Nguyên tắc chung khi lập hồ sơ Khi lập hồ sơ phải đảm bảo các nguyên tắc :Các văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng ,nhiệm vụ quyền hạncủa cơ quan ,đơn vị+Phải lựa chọn những
Cơ sở lý luận về công tác văn th 2 I Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th
Khái niệm về công tác văn th
Công văn và giấy tờ là phương tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước Việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lý Để đảm bảo hiệu quả, các hoạt động này cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, bao gồm các quy định về xây dựng văn bản và quản lý, giải quyết văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan hành chính Nhà nước.
Công tác văn thư theo nghĩa rộng, bao gồm xây dựng và quản lý văn bản, cần được áp dụng một cách toàn diện và xuyên suốt ở mọi lúc, mọi nơi Quan điểm này đã được khẳng định rõ ràng tại công văn số 55-CV/TCCB ngày 01-3 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản, phục vụ yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý, thông qua việc soạn thảo, quản lý và sử dụng các tài liệu, văn kiện theo nguyên tắc nhất định Đây là phương tiện thiết yếu để đảm bảo hoạt động của các cơ quan đạt hiệu quả cao.
Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn th
Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý, đồng thời là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan, quyết định đến hiệu quả công việc và uy tín của tổ chức.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị Thông tin phục vụ quản lý Nhà nước được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng nguồn thông tin chính xác và đáng tin cậy nhất là thông tin bằng văn bản.
Thực hiện tốt công tác văn thư là yếu tố quan trọng giúp cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Việc này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn đảm bảo chất lượng công việc, tuân thủ đúng chính sách và chế độ quy định.
+ Yêu cầu của công tác văn th:
Công tác văn th phải đảm bảo các yêu cầu sau :
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc phần lớn vào việc xây dựng và quản lý văn bản hiệu quả Việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc của cơ quan, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và đáp ứng yêu cầu của tổ chức một cách nhanh chóng và chính xác.
Văn bản cần đảm bảo chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc, không trái với văn bản quy phạm pháp luật có liên quan Ngoài ra, văn bản phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định và trình bày đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Việc đánh máy và in ấn văn bản cũng phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các yêu cầu nghiệp vụ.
Trong quá trình xây dựng và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, nhằm đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin Việc tuân thủ các quy định này giúp ngăn chặn việc lộ bí mật quốc gia và bảo vệ lợi ích của tổ chức.
Hiện đại hóa công tác văn thư là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và các cơ quan Việc ứng dụng công nghệ thông tin và trang thiết bị văn phòng hiện đại là nền tảng để hiện đại hóa công tác văn thư, giúp tăng năng suất và chất lượng công việc Bằng cách tận dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại, công tác văn thư có thể trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu của thời đại mới.
Nội dung công tác văn th và tổ chức quản lý văn th
1 Nội dung công tác văn th
Công tác văn th bao gồm:
+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký và ban hành văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản:
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến
- Đăng ký văn bản đi
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ cơ quan.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
2 Hệ thống tổ chức quản lý văn th
+ Cơ quan quản lý Nhà nớc công tác văn th ở trung ơng
Cục lưu trữ Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Chính phủ quản lý thống nhất công tác văn thư từ trung ương đến địa phương Cục này có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp công tác văn thư tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, cũng như các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương, nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong công tác văn thư.
+ Tổ chức văn th ở các cơ quan, các ngành, các cấp
Công tác văn th ở các ngành các cấp đợc phân cấp quản lý nh sau:
Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và cơ quan trực thuộc Chính phủ có vai trò quan trọng trong việc quản lý và chỉ đạo công tác văn thư trong toàn ngành Họ phải đảm bảo rằng công tác văn thư của các đơn vị trực thuộc được thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả Trách nhiệm của họ bao gồm việc ban hành các quy định, hướng dẫn và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư để đáp ứng yêu cầu của Chính phủ.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và chỉ đạo công tác văn thư trên phạm vi toàn tỉnh, thành phố Cụ thể, họ có trách nhiệm quản lý công tác văn thư và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xã và các đơn vị trực thuộc, nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong công tác văn thư.
3 Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ văn th Để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi vì kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ công tác văn th có nội dung phức tạp có những công việc mang tính kỹ thuật khoa học kỹ thuật cao đòi hỏi ngời làm công tác văn th chuyên môn đáp ứng.Chính vì vậy,Ngời làm công tác văn th phải bồi dỡng, nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu của nghành ,cơ quan Đào tạo những cán bộ có trình độ ở bậc sơ cấp để bổ sung đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của từng cơ quan
4 Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn th
Trung tâm nghiên cứu khoa học thuộc cục văn th và lu trữ nhà nớc –Bộ nội vô.
Hoạt động công tác văn th tại Tổng Công ty Thép Việt Nam
Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam
1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty
Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập vào ngày 04 tháng 7 năm 1994 theo quyết định số 344/TTg của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sở hợp nhất Tổng Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng Sau đó, thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về đổi mới và sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước, đặc biệt là các Tổng Công ty then chốt của nền kinh tế, Tổng Công ty Thép Việt Nam đã được thành lập lại vào ngày 29 tháng 4 năm 1995 theo quyết định số 255/TTg của Thủ tướng Chính phủ, hoạt động theo mô hình Tổng công ty Nhà nước - Tổng công ty 91.
Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động với tên giao dịch đối ngoại là VIETNAM STEEL CORPORATION và tên viết tắt là VSC Đơn vị này có địa chỉ đặt trụ sở chính tại số 91, phố Láng Hạ, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Tổng Công ty Thép Việt Nam hiện đang quản lý và vận hành 12 đơn vị thành viên và 14 liên doanh quốc tế Với nguồn vốn nhà nước hơn 1.500 tỷ đồng, Tổng Công ty đang tạo việc làm cho khoảng 17.500 lao động, đóng góp quan trọng vào sự phát triển của ngành thép Việt Nam.
2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty
Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ thành lập, hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 - mô hình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nước Với mục tiêu xây dựng và phát triển mô hình Tập đoàn kinh doanh đa ngành, Tổng Công ty Thép Việt Nam lấy sản xuất và kinh doanh Thép làm nền tảng cốt lõi cho sự phát triển bền vững của mình.
Tổng Công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh trên hầu hết các thị trường trọng điểm tại Việt Nam, bao gồm các công đoạn chính từ khai thác nguyên liệu, sản xuất thép và các sản phẩm thép đến phân phối và tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của Tổng công ty bao gồm khai thác nguyên liệu, sản xuất thép, sản xuất các sản phẩm thép và phân phối, tiêu thụ sản phẩm trên thị trường trong nước.
- Khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung phục vụ cho công nghệ luyện kim.
- Sản xuất gang, thép và các kim loại, sản phẩm Thép.
Công ty chúng tôi chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu thép, vật tư thiết bị và cung cấp các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim, bao gồm nguyên liệu, vật liệu đầu vào cho sản xuất thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật toàn diện.
- Thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây dùng.
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, xăng, dầu, mỡ, gas, dịch vụ và vật t tổng hợp khác.
- Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại, vật liệu xây dựng.
- Đầu t, liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nớc và nớc ngoài.
Tổng Công ty Thép Việt Nam không chỉ thực hiện phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được Nhà nước giao, mà còn được giao nhiệm vụ quan trọng là cân đối sản xuất thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội Đồng thời, Tổng Công ty cũng thực hiện nhập khẩu các mặt hàng thép trong nước chưa sản xuất được để bình ổn giá cả thị trường thép trong nước Mục tiêu của Tổng Công ty là bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước, tạo việc làm và bảo đảm đời sống cho người lao động trong Tổng Công ty.
3 Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành của Tổng Công ty được thiết lập dựa trên quy định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và tuân thủ Điều lệ Tổng Công ty đã được Chính phủ phê chuẩn, đảm bảo hoạt động quản lý và điều hành hiệu quả và minh bạch.
Tổng Công ty Thép Việt Nam hiện có hệ thống các đơn vị thành viên và liên doanh trải rộng trên cả nước, bao gồm các tỉnh thành như Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Nghệ An, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Khánh Hòa, Tây Nguyên, Thành phố Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Cần Thơ, Bình Dương, Biên Hòa và các khu công nghiệp lớn.
Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp của Tổng công ty Thép Việt Nam được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng, một cơ cấu quản trị hiện đại và phổ biến hiện nay.
Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Soát
Phòng Tổ Chức Lao Động
Phó Tổng Giám Đốc hỗ trợ lãnh đạo Doanh nghiệp trong việc chuẩn bị và thực hiện các quyết định Lãnh đạo chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và có toàn quyền quyết định trong phạm vi Doanh nghiệp Việc truyền lệnh và ra quyết định vẫn tuân theo tuyến đã quy định, lãnh đạo các bộ phận chức năng không được ra mệnh lệnh trực tiếp cho đơn vị thành viên cấp dưới.
Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, Tổng Công ty còn áp dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận để tăng cường linh hoạt và chủ động trong điều hành công việc Cách tiếp cận này cho phép tập hợp đội ngũ chuyên gia từ nhiều bộ phận chức năng để nghiên cứu, xây dựng dự án, phương án, chiến lược hoặc chương trình cho từng lĩnh vực cụ thể Các ví dụ về mô hình này bao gồm Hội đồng tư vấn thẩm định tài chính dự án đầu tư, Ban chỉ đạo một số lĩnh vực, Tổ nghiên cứu chiến lược kinh doanh và Mạng lưới tiêu thụ sản phẩm.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng công ty Thép Việt NAM
TT Hợp Tác LĐ Với NN
3.1 Hội đồng quản trị Tổng Công ty
Hội đồng quản trị Tổng Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động của Tổng Công ty dựa trên quy định của điều lệ Tổng Công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước Với chức năng và nhiệm vụ được Nhà nước giao, Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trực tiếp trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về mọi hoạt động của Tổng Công ty.
Hội đồng quản trị Tổng Công ty bao gồm 4 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, trong đó có Chủ tịch Hội đồng quản trị và 3 thành viên khác, đảm bảo cơ cấu và chức năng quản lý hiệu quả.
Ban điều hành Tổng Công ty bao gồm 3 thành viên then chốt, bao gồm 1 thành viên kiêm Tổng giám đốc, 1 thành viên kiêm Trưởng ban kiểm soát và 1 thành viên phụ trách các lĩnh vực quan trọng như đầu tư nghiên cứu khoa học công nghệ và đào tạo nhân lực chất lượng cao.
3.2 Ban kiểm soát Tổng Công ty
Thực trạng công tác văn th của Tổng công ty Thép Việt Nam
Tổng công ty được cấu trúc với 7 phòng chuyên môn, nghiệp vụ và 1 Trung tâm được thành lập bởi Tổng giám đốc, với tổng số 145 nhân sự Các phòng và Trung tâm này thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Tổng công ty, đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả.
+ Phòng Tổ chức Lao động
+ Phòng Đầu t và Phát triển
+ Trung tâm hợp tác lao động với nớc ngoài
II Thực trạng hoạt động công tác văn th Tổng công ty Thép Việt Nam
1 Công tác văn th a Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty
Văn bản đến là các tài liệu, công văn, giấy tờ được cơ quan, đơn vị nhận từ nơi khác gửi đến và phải đảm bảo đầy đủ, hoàn chỉnh Để quản lý và giải quyết văn bản đến hiệu quả, cần tuân thủ các quy định tại Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ, cũng như Bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến của cơ quan ban hành kèm theo Công văn số 30-NV của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.
Ngày 09 - 02 - 1977 là mốc thời gian quan trọng đối với việc ban hành các văn bản pháp luật liên quan Đối với mỗi doanh nghiệp, việc tuân thủ các nguyên tắc pháp luật là bắt buộc và cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và hiệu quả.
+ Tất cả các văn bản đến đều phải đợc qua văn th của Tổng công ty để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất.
+ Khi nhận đợc văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của nhân viên văn th.
Trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết, văn bản cần phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để đảm bảo quá trình xử lý được thống nhất và hiệu quả.
+ Văn bản đến phải đợc xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nớc.
Tổng Công ty Thép Việt Nam đã ban hành Quyết định số 09, theo đó, tính bình quân một năm, Tổng Công ty nhận được khoảng 2.500 văn bản đến Đây là con số đáng kể, cho thấy khối lượng công việc xử lý văn bản tại Tổng Công ty là rất lớn.
Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến của Tổng Công ty Thép Việt Nam gồm 6 bớc:
Bớc 1: Sơ bộ phân loại văn bản
+ Kiểm tra văn bản xem có đúng là đợc gửi cho công ty không, nếu nhầm phải gửi trả lại nơi gửi
+ Phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản (công văn, tài liệu, sách báo), địa chỉ và thẩm quyền nhận v.v
Bớc 2: Bóc bì văn bản
Công đoạn này đợc văn th của Tổng Công ty Thép tiến hành theo nội dung sau:
+ Văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thợng khẩn”, “khẩn” cần đợc bóc bì trớc.
+ Khi bóc bì không làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bu điện
Khi nhận văn bản, cần đối chiếu số, ký hiệu và số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thông tin tương ứng của văn bản lấy ra từ bên trong và so sánh với phiếu gửi (nếu văn bản kèm theo phiếu gửi) để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của văn bản nhận được.
Bớc 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
+ Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn th, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến.
Dấu đến cần được đóng rõ ràng và thống nhất trong khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu của công văn hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Bớc 4: Vào sổ đăng ký
Tổng Công ty Thép Việt Nam áp dụng quy trình đăng ký văn bản đến ngay trong ngày nhận, với việc lập hai sổ đăng ký riêng biệt, bao gồm sổ đăng ký văn bản mật và sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan, nhằm đảm bảo quản lý và theo dõi hiệu quả.
Bớc 5: Trình xử lý văn bản đến
Sau khi hoàn thành việc vào sổ, văn thư trình lên Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng để xin phân phối và giải quyết toàn bộ văn bản đến Sau đó, văn thư sẽ được chuyển lại để vào sổ tiếp theo và chuyển giao cho lãnh đạo Tổng công ty cũng như các đơn vị liên quan.
Bớc 6: Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được giao trực tiếp và đúng đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết, đồng thời đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư Tại Tổng công ty, quá trình giải quyết và quản lý văn bản đi cần được thực hiện một cách khoa học và chặt chẽ để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong công việc.
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn th của công ty.
Tại Tổng Công ty Thép Việt Nam mỗi năm có khoảng 2.000 văn bản đợc phát hành đi.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Tổng Công ty Thép Việt Nam đợc thực hiện qua 4 bớc cơ bản sau:
Bớc 1: Soát lại văn bản
Khi tiếp nhận văn bản, nhân viên văn thư cần kiểm tra kỹ lưỡng các phần và thể thức văn bản để đảm bảo rằng chúng đã tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đồng thời xác minh chữ ký của người có thẩm quyền.
Bớc 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
Ghi số của văn bản (Quyết định Nghị quyết,Công văn,thông báo…và phải đầy đủ ,hoàn chỉnh.)
Việc ghi ngày tháng của văn bản là rất quan trọng, giúp cho việc quản lý và tìm kiếm văn bản trở nên dễ dàng hơn Thông thường, ngày tháng sẽ được ghi phía trên đầu của mỗi văn bản, thuận tiện cho việc vào sổ và tra cứu sau này Theo quy tắc, văn bản gửi ngày nào thì sẽ ghi ngày đó, giúp cho việc xác định thời gian và quản lý văn bản được chính xác.
Bớc 3: Chuyển văn bản đi
Văn bản sẽ được chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành Đối với văn bản có mức độ khẩn, thủ tục phát hành sẽ được thực hiện ngay lập tức sau khi nhận được từ các đơn vị.
Văn bản được gửi qua bưu điện hoặc đa đến địa chỉ nơi nhận, tuy nhiên đều phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ, đảm bảo tính xác thực và minh bạch trong quá trình truyền đạt thông tin.
Bớc 4: Sắp xếp bản lu văn bản
Để đảm bảo tính hiệu quả và khoa học trong công tác văn thư, mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 bản, bao gồm một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở phòng soạn thảo, và một bản lưu ở văn thư để tra tìm phục vụ khi cần thiết Việc sắp xếp và quản lý các bản lưu này cần được thực hiện theo từng loại và năm phát hành, giúp cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.