(Skkn rất hay) một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

PHẦN I.  ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị … nhiều, nên đòi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ, văn phịng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải cơng việc cách tốt nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ giao kn sk Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,… đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời, cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay khơng? Vì cơng tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan, đơn vị nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Chính vậy, tơi mạnh dạn chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư trường học” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ trường học kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư - Lưu trữ II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc công tác văn thư - Lưu trữ , mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư - Lưu trữ hoạt động nhà trường   kn sk                   PHẦN II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Vậy cơng tác văn thư gì?: Là hoạt động đảm bảo thơng tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ gì?: Là trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ bao gồm nội dung: Thu thập tài liệu lập hồ sơ hành, phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong q trình thực nội dung cơng việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt cơng tác nghiên cứu, quản lý, giảng  dạy và học tập thì vi ệc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ quan trọng, thể điểm sau: - Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành kn sk - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, ngành; thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường II CƠ SỞ THỰC TIỄN            Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức            Với vai trị vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau:            Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, Nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác            Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan… sk kn            Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo cơng tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện toàn ngành, cấp            Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là:            - Văn thư trường nhìn chung chưa kiện tồn theo quy định nhà nước            - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư            - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn            - Việc lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan chưa thực triệt để, khoa học            - Việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế bất cập, chưa đồng III THỰC TRẠNG Thuận lợi: Được quan tâm sát Phòng Nội vụ, Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Gia Lâm, quan tâm Ban giám hiệu nhà trường tạo mội điều kiện để triển khai thực có hiệu công tác văn thư – lưu chữ trường học nhằm nâng cao cơng tác cải cách hành Cơng tác văn thư-lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường.  Đội ngũ giáo viên động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức, có tinh thần trách nhiệm cao Bản thân biết cách thức áp dụng xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 sk kn           Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho cơng tác văn thư, lưu chữ Khó khăn Việc giao, nhận văn bản, công văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng nên xếp chưa đồng hình thức           Số lượng hồ sơ năm học tương đối lớn chưa thống hình thức lưu việc thực lưu hồ sơ công tác kiểm định chất lượng, lưu hồ sơ theo quy trình ISO việc thực lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Bản thân Ban đạo bỡ ngỡ với ISO, chưa hiểu hết ISO, chưa có nhiều kinh nghiệm ISO Thực trạng Hiện hầu hết trường mầm non việc quan tâm đến xếp công việc làm không quan tâm, công việc nhà trường thực theo lối người trước làm người sau làm lặp lại vậy, theo lối mòn cũ nên việc cập nhật thực theo văn nhiều hạn chế công việc người lại làm theo cách khác nên chưa có đồng hoạt động nhà trường           Vào đầu năm học bắt tay vào khảo sát số Cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường đạt kết sau: STT Nội dung Đạt Tỷ lệ Chưa đạt Tỷ lệ 51 32 63 19 36 51 17 33 34 67 51 38 74 13 26 51 0 51 100 Biết sắp xếp hồ sơ, sổ sách gọn gàng khoa học Biết giải cơng việc theo quy trình Xử lý cơng việc đảm bảo đúng thời gian Thực quy trình ISO kn IV CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN sk   Kết Số CB GVNV 1. Tăng cường công tác tuyên truyền Đây biện pháp quan trọng, giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường hiểu rõ, hiểu công tác Văn thư - Lưu trữ trường học Bản thân Tôi chủ động tham mưu với BGH tạo điều kiện triển khai nội dung tuyên truyền đến toàn thể CBGVNV buổi họp Hội đồng nhà trường Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng quy định pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên trường để nhận thức đắn vai trò, ý thức trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư; Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến văn Luật Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà Nước, UBND Thành Phố, UBND huyện cơng tác văn thư, lưu trữ Qua đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trường hiểu nắm nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ nội dung công việc hàng ngày mà thân thực Tích cực tăng cường cơng tác tun truyền, phổ biến nâng cao trách nhiệm đồng chí tổ trưởng, tổ phó chun mơn, trách nhiệm viên chức nhà trường tuân thủ quy trình ISO           Nhà trường đưa nội dung thực công tác ISO trường học vào kế hoạch trọng tâm công tác tháng để triển khai thực Trong tháng cần đánh giá điểm làm chưa làm để rút kinh nghiệm cho tháng sau           Cấp phát tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO tổ nhóm chun mơn để người nghiên cứu áp dụng thực quy trình ISO kn sk Bồi dưỡng chuyên môn để nâng cao nghiệp vụ văn thư lưu trữ Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn u cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác. Tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, hệ thống quản lý chất lượng ISO với trường để giúp tiến thực tốt nhiệm vụ cơng tác ISO trường học có hiệu - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Từ việc hiểu thực theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Đối với văn phận nhà trường sản sinh phải qua phận văn phịng, Tơi xem sửa thể thức, kỹ thuật trình bày in ký nháy vào văn trước mang trình ký Chính mà văn nhà trường ln mang tính thống nội dung hình thức, văn phong văn ln đảm bảo theo hướng dẫn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Để giúp phận đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường nắm nội dung Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để thực cho đồng Bản thân Tôi xin ý kiến đạo Ban Giám Hiệu nhà trường cho phép tuyên truyền rộng tới tồn thể nhà trường, với mục đích để phận nắm kỹ thuật trình bày văn theo Nghị định nhất, khơng cịn tình trạng văn sai thể thức kỹ thuật hình thành nhà trường - Ln tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường sk kn - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ, đẹp, thể thức Quản lý tốt hồ sơ,  công văn đến công văn 3.1 Quản lý công văn đến Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị Khi có cơng văn chuyển đến tơi người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ công văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (Nơi gửi cơng văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ, (ghi vào sổ) Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở File “So van ban den”, file để đường dẫn văn lúc ta việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Đây biện pháp thực thực thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Cơng văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau đó, đóng dấu đến ghi vào sổ cơng văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày cơng văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Từ lưu trữ xếp hồ sơ theo nội dung sau: - Lưu trữ sử dụng hồ sơ theo tên - Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề máy) kn sk + Bên ngồi ghi tên số thơng tin khác, bên xếp kí hiệu theo ngày gần đến xa nhất, phát sinh liên tục chia giai đoạn + Tên chủ đề cần đặt cụ thể khơng chung chung (Có thể tạo lập - Lưu trữ hồ sơ theo địa danh chủ + Cần thuyết lập hồ sơ giống chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, đề để dễ truy tìm - Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần - Lưu trữ xếp hồ sơ theo thời gian + Phương pháp dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm mang lại bảo mật Sau vào sổ cơng văn đến Thực tế năm, phịng Nội Vụ huyện Gia Lâm có tổ chức tập huấn công tác văn thư - lưu trữ, qua lần tập huấn lần đúc rút số kinh nghiệm, quan trọng phù hợp với đơn vị thực Đối với đơn vị trường học thường số lượng văn đến khơng nhiều nên chọn hình thức lưu theo tháng hợp lý dễ tra tìm Vậy nên Tơi ln áp dụng lưu theo hình thức Tơi mở bìa hồ sơ theo tháng, với văn đến in ra, tơi đóng dấu đến, vào sổ lưu vào bìa hồ sơ tháng đó, đến ngày cuối tháng khép hồ sơ mở hồ sơ cho tháng Tương ứng với việc đó, hình thành hộp lưu giữ văn đến gồm: 01 văn đến theo quy định bìa kẹp văn đến vào sổ lưu từ tháng 01 đến tháng 12 năm  3.2 Giải công văn kn sk Công văn văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, cơng văn đề nghị, Tờ trình, Quyết định… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Bởi mà Tôi thực yêu cầu việc quản lý văn theo quy định Cũng cách quản lý văn đến, văn Tơi hình thành hộp lưu giữ văn đi, bên gồm có: Sổ đăng ký văn bìa kẹp loại văn chia thành tháng, phục vụ cho việc lưu trữ tr tìm thuận tiện khoa học Do số lượng văn nhà trường phát hành 01 năm học không nhiều nên đánh số thống 01 loại Các văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu công văn đi, lưu vào kẹp hồ sơ theo Chuẩn Quốc gia quy định đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn trước phát hành Những công văn trước ký gửi kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Ngồi ra, quan cịn số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi.      3.3 Bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học cơng tác quan trọng, địi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp phải khoa học kn sk           Làm tốt cơng tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường học nói riêng Bởi thân Tôi xác định rõ tầm quan trọng thực theo quy định hành nhà nước Hằng năm, sau kết thúc năm, thu hồ sơ phận phân loại, rà soát biên mục nộp lưu vào lưu trữ nhà trường gói hồ sơ năm trước Tôi lại số lượng hồ sơ phát hành năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau Số lượng bìa hồ sơ cơng việc vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho phận thực việc lưu hồ sơ theo đầu việc mảng công việc phân công Cứ kết thúc năm, phận phải nộp lưu vào lưu trữ nhà trường, sau Tơi vào Danh mục hồ sơ đầu năm xây dựng để thu phân loại hồ sơ, biên mục hồ sơ trước đưa vào lưu trữ Chính việc xây dựng Danh mục công việc năm mà nhà trường khơng có tình trạng bỏ sót công việc, hồ sơ lưu lại mặt hoạt động năm Giúp cho Hiệu trưởng quản lý thuận tiện hơn, việc thực theo Kế hoạch năm học xuyên xuốt việc quản lý hồ sơ nhà trường chặt chẽ nhiều so với trước chưa thực việc lập Danh mục hồ sơ Việc tra cứu khai thác dễ ràng hơn, khoa học Sẽ khơng cịn tình trạng hồ sơ bị bó gói, khơng rõ nội dung trước           - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 năm tài Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01, tương tự thực năm           - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, dùng bìa hồ sơ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục           - Cuối năm tất đóng lại thành tập hồ sơ có kẹp thể rõ nội dung nơi phát hành sồ sơ đó, phân loại theo mảng hoạt động, mục lục hồ sơ, biên mục loại đưa vào lưu trữ nội dung thành phần hồ sơ, lưu trữ ngăn nắp, khao học tủ lưu trữ nhà trường           3.4 Quản lý hồ sơ học sinh, sổ đăng sk kn           Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng để tra cứu thống kê Phổ cập giáo dục xác Để quản lý tốt học bạ thiết phải có:           - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục)            Trình tự quản lý theo dõi:           - Sổ đăng bộ:           + Sau hồ sơ tuyển sinh xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định)           + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học           + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng            3.5 Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức           - Thực xếp thành phần hồ sơ cán bộ, công chức theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/06/2019 Bộ Nội Vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức           Xác định tầm quan trọng thành phần hồ sơ với cán bộ, viên chức nhà trường Tôi cập nhật kịp thời, chủ động đề xuất với ban Giám hiệu tổ chức cho CB, GV, NV bổ sung thành phần hồ sơ theo mẫu Thông tư số 07/2019/TT-BNV Sau nghiên cứu kỹ chi tiết, Tôi tổ chức hướng dẫn viên chức nộp bổ sung đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định           - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng minh           - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/06/2019 Bộ Nội Vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức - Sắp xếp hồ sơ theo đầu mối đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay khơng thất lạc hồ sơ ví dụ: BGH, tổ VP, Tổ ni, Tổ GV kn sk 3.6 Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị - Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau:  - Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO đồng bộ, hiệu quả, quy định Trong nhà trường có nhiều phịng, lớp có chức hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng giáo dục nhà trường Vậy thực hệ thống quản lý chất lượng, nhà trường phải đưa tất phịng, tổ chun mơn vào phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dẫn đến việc áp dụng đồng hiệu Vì dụ: năm học 2022-203, nhà trường xây dựng áp dụng 15 quy trình có quy trình khung bắt buộc Điều cho thấy hoạt động nhà trường xây dựng đồng cải tiến quan trọng hoạt động nhà trường Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, thành viên Ban đạo ISO cần ý nhận diện hoạt động tổ chun mơn, phịng trường tương ứng với điều khoản ISO Việc nhận diện xác rõ ràng hỗ trợ trình xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng hiệu phù hợp với yêu cầu ISO 9001:2015 kn sk Ví dụ : Nếu Ban đạo ISO nhà trường dựa thực tiễn đơn vị mà nhận diện rõ ràng nhận thấy hội để nhà trường phát triển rủi ro gặp phải, qua xây dựng phương án khắc phục rủi ro nhằm hạn chế tổn thất làm ảnh hưởng đến hình ảnh uy tín đơn vị Nếu Ban đạo ISO mà khơng nhận diện hệ thống quản lý khơng phù hợp, khơng có chất lượng, hiệu khơng cao Trong trình xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng, nhà trường phải mô tả hệ thống quản lý dạng văn Đây vấn đề khó khăn khơng nhỏ Để có hệ thống tài liệu có hiệu lực phải tập trung vào quy trình, xem bước quy trình phù hợp chưa? Và không phù hợp để điều chỉnh, sửa chữa Để xây dựng quy trình phù hợp người soạn thảo phải người nắm rõ: mục đích quy trình xây dựng để làm gì, Phạm vi áp dụng cơng việc phận nào, tài liệu viện dẫn (cơ sở pháp lý, văn có liên quan đến nội dung quy trình, tiêu chuẩn ISO quy định rõ, ), bước thực quy trình (bước làm gì, bước làm gì, …), hồ sơ lưu (gồm có gì? Lưu bao lâu, phận lưu), phụ lục – biểu mẫu phục vụ quy trình Sau soạn thảo xong cần trình đồng chí Phó Hiệu trưởng phụ trách mảng có hiểu biết định nội dung quy trình xem xét lại chỉnh sửa Cuối trình Hiệu tưởng phê duyệt Quy trình sau ban hành đưa vào áp dụng nhìn vào quy trình ứng dụng Ví dụ: Quy trình quản lý văn đến (tài liệu, hồ sơ) - Việc đầu tiền cá nhân, phận phải thực quy trình soạn thảo văn thể thức, nội dung đầy đủ, quy định theo bước hướng dẫn soạn thảo văn tổ chức quản lý văn đến - Đối với văn (tài liệu, hồ sơ) có đơn vị Nhân viên văn phịng cần phải phân loại hồ sơ theo tổ chuyên môn theo hoạt động quản lý đơn vị, xếp hồ sơ theo thời gian hình thành hồ sơ, hồ sơ lưu thành cặp hộp, xếp vào tủ giá ngắn, Sau đánh mã tủ hồ sơ, cặp hồ sơ (tên hồ sơ, vị trí lưu) cuối lập danh mục hồ sơ, tài liệu truy cập theo biểu mẫu quy trình Cứ vậy, ai, cá nhân hay tổ chức đến nhà trường nắm nhà trường có hồ sơ, tài liệu tài liệu hồ sơ lưu đâu thơng qua danh mục hồ sơ, tài liệu truy cập nhà trường Đây lợi ích quan trọng mà việc thực công tác ISO mang lại cho nhà trường Tài liệu, hồ sơ xếp ngăn nắp có hệ thống theo lĩnh vực cơng việc, tránh tình trạng để lộn xộn, dễ bị thất lạc IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: sk kn           Qua thời gian làm công tác văn thư, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân tơi đạt kết sau: Thời gian Nội dung Biết sắp xếp hồ sơ, sổ sách gọn gàng khoa học Biết giải cơng Đầu năm việc theo quy trình Xử lý công việc đảm bảo đúng thời gian Thực quy trình ISO Cuối Biết sắp xếp hồ sơ, sổ năm sách gọn gàng khoa học Biết giải cơng việc theo quy trình Kết Số CB GVNV Đạt Tỷ lệ Chưa đạt Tỷ lệ 51 32 63 19 36 51 17 33 34 67 51 38 74 13 26 51 0 51 100 51 49 96 51 46 90 10 Xử lý công việc đảm bảo đúng thời gian Thực quy trình ISO Nhìn vào kết cho thấy: 51 50 98 51 42 82 18           - Thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp ứng yêu cầu nhà trường cấp đề           - Hồ sơ, văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp khoa học, ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết           - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, đẹp mắt           - Công việc chủ động giải mang tính thường xuyên           - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cập nhật thông tin kịp thời thành phần hồ sơ lưu trữ cẩn thận theo yêu cầu Thông tư số 07/2019/TT-BNV sk kn PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ I KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng  nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lý việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo q trình để có thực tiễn ban hành định tồn thơng tin tài liệu lưu trữ qua khau xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: Thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng … Hơn việc tra cứu tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng tiết kiệm Vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ làm tốt tạo điều kiện cho quan hành nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu tố chức công dân           Thông tin sở thực tiễn, sở pháp lý tập hợp đầy đủ, xác giúp q trình xử lý thông tin, đề phương án khác lựa chọn phương án định nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý hành nhà nước ngày cao giai đoạn           Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua cơng tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thơng tin đi, đến cách đầy đủm xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý nhà trường đạt hiệu cao, thực thắng lợi cho nhiệm vụ năm học nghành giáo dục đề Hiện công tác văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trị tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác, tìm biện pháp tích cực nhất, đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp sk           Tuy nhiên trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động nhà trường, số viên chức nhà trường cảm thấy khơng có lợi ích cho riêng mà phải làm việc tốt hơn, trách nhiệm phải cao hơn, kỹ giải cơng việc phải chặt chẽ hơn, từ gây sức ì cho hệ thống Chính vậy, mà tâm Ban giám hiệu nhà trường điều kiện tiên để việc áp dụng thành công kn           Việc thực công tác ISO trường học việc làm thiết thực, phù hợp với xu phát triển thời đại Do đó, địi hỏi cá nhân, tổ chức nhà trường phải nỗ lực hết mình, đồng quan điểm, tâm thực có hiệu cơng tác quản lý, cải cách hành nhà trường phát triển bền vững uy tín, hình ảnh đơn vị nâng tầm * Bài học kinh nghiệm: Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực cơng việc người làm công tác văn thư lớn nên địi hỏi người làm cơng tác phải bình tỉnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì    Người làm công tác văn thư luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hồ nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật yêu quý công việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học II KHUYẾN NGHỊ Về phía Phịng Giáo Dục:  Rất mong cấp lãnh đạo quan tâm việc tổ chức lớp tập huấn, kiến tập chuyên đề văn thư lưu trữ, lưu trữ hồ sơ sổ sách cho cán giáo viên nhân viên Về phía nhà trường: Khuyến khích cán giáo viên, nhân viên nghiên cứu thông tư, Nghị định hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ sổ sách Nhân viên văn thư tổ chức tập huấn cho cán giáo viên nhân viên trường việc lưu trữ hồ sơ sổ sách kn sk Trên số kinh nghiệm xin đề xuất để áp dụng công tác văn thư – lưu trữ trường học tơi mong biện pháp mang lại hiệu tốt cho công tác quản lý nhà trường Tuy nhiên, trình triển khai thực không tránh khỏi hạn chế thiếu sót mong tham gia đóng góp ý kiến đồng chí lãnh đạo, bạn đồng nghiệp                 Xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO   - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 của Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/06/2019 Bộ Nội Vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức       Tác giả: Nguyễn Thị Ngọc Thủy - Văn thư kn sk