Skkn một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

MỤC LỤC I ĐẶT VẤN ĐỀ: II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Cơ sở lý luận Cơ sở thực tiễn (thực trạng vấn đề) Các biện pháp tiến hành Biện pháp1: Công tác vận động tuyên truyền: Biện pháp 2: Giải chi tiết, cụ thể công việc công tác Văn thư - Lưu trữ trường học: - Tổ chức quản lý công văn đến: - Tổ chức giải công văn - Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học - Quản lý hồ sơ học sinh, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển - đến - Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức - Quản lý sử dụng dấu III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC IV KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ V TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/21 skkn I ĐẶT VẤN ĐỀ: Tầm quan trọng vấn đề nghiên cứu: Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,… đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời, cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay khơng? Những thực trạng liên quan đến vấn đề: Vì cơng tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan, đơn vị nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có tính dự báo cao, Đến đạo sâu sát Phòng GD&ĐT quận Long Biên, quan tâm Ban Giám hiệu nhà trường tìm tịi học hỏi, sáng tạo thân thời gian thực nhiệm vụ phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường có nhiều tiến đáng kể 2/21 skkn Lý chọn đề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa cơng tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm sau: - Công tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành 3/21 skkn - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, ngành; thúc đẩy nhanh trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Qua nhiều năm làm công tác văn thư - Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư trường học” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư Lưu trữ trường học kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư - Lưu trữ Phạm vi đối tượng nghiên cứu: Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư - lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo bản, kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ Mục đích nghiên cứu: Hiện nay, hầu hết trường học bố trí nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp công việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải cơng việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu 4/21 skkn Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác cịn giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: Cơ sở lý luận: Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Thu thập tài liệu lập hồ sơ hành, phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu Cơ sở thực tiễn (thực trạng vấn đề): a Đặc điểm tình hình chung Cơng tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức 5/21 skkn Với vai trị vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trị, ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, Nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan… Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện tồn ngành, cấp Tuy nhiên: Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Văn thư trường nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn thư - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan chưa thực triệt để, khoa học - Việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế bất cập, chưa đồng b Thuận lợi Công tác văn thư-lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử Trường Được quan tâm đạo trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo quận Long Biên Ban giám hiệu nhà trường Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ giáo viên động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức, hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác c Khó khăn 6/21 skkn Việc giao, nhận văn bản, công văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng, xếp chưa đồng hình thức Số lượng hồ sơ sản sinh năm học tương đối lớn chưa thống hình thức lưu việc thực lưu hồ sơ công tác kiểm định chất lượng việc thực lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Chính vấn đề chồng chéo, xúc thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng, khoa học, hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Các biện pháp tiến hành: * Biện pháp 1: Công tác vận động tuyên truyền: Đây biện pháp quan trọng, giúp Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường hiểu rõ, hiểu công tác Văn thư - Lưu trữ trường học Bản thân Tôi chủ động báo cáo xin ý kiến đạo Chi bộ, Ban Giám Hiệu nhà trường, tạo điều kiện để Tôi triển khai nội dung tuyên truyền kết hợp buổi họp Hội đồng nhà trường Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trường để nhận thức đắn vai trò, ý thức trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ 7/21 skkn Hình ảnh tuyên truyền, phổ biến văn đạo quy định công tác văn thư - lưu trữ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến văn Luật Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà Nước, Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố, UBND Quận công tác văn thư, lưu trữ Qua đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trường hiểu nắm nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ nội dung công việc hàng ngày mà thân Tôi thực Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa loại hình sử dụng tài liệu cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nhà trường xác định tầm quan trọng công tác, nên kịp thời đầu tư đầy đủ trang thiết bị phục cho cho công tác văn thư - Lưu trữ với 02 máy tính (trong 01 máy để xử dụng cài đặt phần mềm quản lý quan trọng); Bàn làm việc; 04 tủ lưu hồ sơ lưu trữ; Có điều hòa đảm bảo cho việc bảo quản, lưu giữ hồ sơ không bị ẩm mốc, mối mọt * Biện pháp 2: Giải chi tiết, cụ thể công việc công tác Văn thư - Lưu trữ trường học: Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư muốn hồn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Từ việc hiểu thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV Đối với văn phận nhà trường sản sinh phải qua phận văn phịng, Tơi xem sửa thể thức, kỹ thuật trình bày in ký nháy vào văn trước mang trình ký Chính mà văn nhà trường ln mang tính thống nội dung hình thức, văn phong văn đảm bảo theo hướng dẫn Thông tư 01 Bộ Nội Vụ Để giúp phận đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường nắm nội dung Thông tư để thực cho đồng Bản thân Tôi xin ý kiến đạo Ban Giám Hiệu nhà trường cho phép tuyên truyền rộng tới tồn thể nhà trường, với mục đích để phận nắm kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư 8/21 skkn hướng dẫn nhất, khơng cịn tình trạng văn sai thể thức kỹ thuật hình thành nhà trường Hình ảnh triển khai tập huấn kỹ thuật trình bày văn theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV - Ln tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ, đẹp, thể thức Tổ chức quản lý công văn đến Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị 9/21 skkn Khi có công văn chuyển đến người trực tiếp tiếp nhận đăng ký vào sổ công văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (Nơi gửi cơng văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ, (ghi vào sổ) Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở File “So van ban den”, file để đường dẫn văn lúc ta việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Đây biện pháp thực thực thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng Cơng văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau đó, đóng dấu đến ghi vào sổ công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Từ lưu trữ xếp hồ sơ theo nội dung sau: - Lưu trữ sử dụng hồ sơ theo tên + Bên ghi tên số thông tin khác, bên xếp kí hiệu theo ngày gần đến xa nhất, phát sinh liên tục chia giai đoạn - Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề + Tên chủ đề cần đặt cụ thể không chung chung (Có thể tạo lập máy) - Lưu trữ hồ sơ theo địa danh + Cần thuyết lập hồ sơ giống chủ đề cần có cách tra cứu theo tên, chủ đề để dễ truy tìm - Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần - Lưu trữ xếp hồ sơ theo thời gian + Phương pháp dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm mang lại bảo mật Sau vào sổ cơng văn đến Thực tế năm, phịng Nội Vụ Quận có tổ chức tập huấn cơng tác văn thư - lưu trữ, qua lần tập huấn lần đúc rút số kinh nghiệm, quan trọng phù hợp với đơn vị thực Đối với đơn vị trường học thường số lượng văn đến khơng nhiều nên chọn hình thức lưu theo tháng hợp lý dễ tả tìm Vậy nên Tơi ln áp dụng lưu theo hình thức 10/21 skkn Tơi mở bìa hồ sơ theo tháng, với văn đến in ra, tơi đóng dấu đến, vào sổ lưu vào bìa hồ sơ tháng đó, đến ngày cuối tháng khép hồ sơ mở hồ sơ cho tháng Tương ứng với việc đó, hình thành hộp lưu giữ văn đến gồm: 01 văn đến theo quy định bìa kẹp văn đến vào sổ lưu từ tháng 01 đến tháng 12 năm Hình ảnh Hồ sơ lưu văn đến nhà trường Tổ chức giải công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, công văn đề nghị, Tờ trình, Quyết định… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Bởi mà Tôi thực yêu cầu việc quản lý văn theo quy định Cũng cách quản lý văn đến, văn Tơi hình thành hộp lưu giữ văn đi, bên gồm có: Sổ đăng ký văn bìa kẹp loại văn chia cụ thể thành loại Báo cáo, kế hoạch, Quyết định, Tờ trình, Cơng văn, Thông báo… khác nhau, phục vụ cho việc lưu trữ tr tìm thuận tiện khoa học 11/21 skkn Hình ảnh Hồ sơ lưu văn nhà trường Các văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu công văn đi, lưu vào kẹp hồ sơ theo Chuẩn Quốc gia quy định đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn trước phát hành Những công văn trước ký gửi kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển cơng văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Ngồi ra, quan cịn số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học cơng tác quan trọng, địi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt công tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường học nói riêng Bởi thân Tôi xác định rõ tầm quan trọng thực theo quy định hành nhà nước Hằng năm, sau kết thúc năm, thu hồ sơ phận phân loại, rà soát biên mục nộp lưu vào lưu trữ nhà 12/21 skkn trường gói hồ sơ năm trước Tơi lại số lượng hồ sơ phát hành năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau Số lượng bìa hồ sơ cơng việc vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho phận thực việc lưu hồ sơ theo đầu việc mảng công việc phân công Cứ kết thúc năm, phận phải nộp lưu vào lưu trữ nhà trường, sau Tơi vào Danh mục hồ sơ đầu năm xây dựng để thu phân loại hồ sơ, biên mục hồ sơ trước đưa vào lưu trữ Chính việc xây dựng Danh mục công việc năm mà nhà trường khơng có tình trạng bỏ sót cơng việc, hồ sơ lưu lại mặt hoạt động năm Giúp cho Hiệu trưởng quản lý thuận tiện hơn, việc thực theo Kế hoạch năm học xuyên xuốt việc quản lý hồ sơ nhà trường chặt chẽ nhiều so với trước chưa thực việc lập Danh mục hồ sơ Việc tra cứu khai thác dễ ràng hơn, khoa học Sẽ khơng cịn tình trạng hồ sơ bị bó gói, khơng rõ nội dung trước Hình ảnh hồ sơ chưa phân loại, xác định giá trị theo Danh mục - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 năm tài Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, dùng bìa hồ sơ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập hồ sơ có kẹp thể rõ nội dung nơi phát hành sồ sơ đó, phân loại theo mảng hoạt động, mục lục hồ sơ, biên mục loại đưa vào lưu trữ nội dung thành phần hồ sơ, lưu trữ ngăn nắp, khao học tủ lưu trữ nhà trường 13/21 skkn Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau phân loại nộp lưu theo quy định 14/21 skkn Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau phân loại nộp lưu theo quy định 15/21 skkn Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau phân loại nộp lưu theo quy định Quản lý hồ sơ học sinh, sổ đăng bộ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng để tra cứu thống kê Phổ cập giáo dục xác Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục)  Trình tự quản lý theo dõi: - Sổ đăng bộ: + Sau hồ sơ tuyển sinh xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng 16/21 skkn Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức: - Thực xếp thành phần hố sơ cán bộ, công chức theo Quyết Định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/06/2007 Bộ Nội Vụ việc Ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV, ngày 06 tháng 11 năm 2016, việc ban hành quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức Bộ Nội Vụ Xác định tầm quan trọng thành phần hồ sơ với cán bộ, viên chức nhà trường Tôi cập nhật kịp thời, chủ động đề xuất với ban Giám hiệu đầu tư toàn hệ thống hồ sơ theo mẫu QĐ 06/2007/QĐ-BNV với đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định Sau nghiên cứu kỹ chi tiết, Tôi tổ chức hướng dẫn viên chức khai lý lịch theo Hồ sơ Hình ảnh triển khai hồ sơ viên chức theo QĐ 06/2007/QĐ-BNV 17/21 skkn Hình ảnh hướng dẫn viên chức khai lý lịch theo yêu cầu hồ sơ - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV Bộ Nội Vụ ngày 18/06/2007 việc Ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị - Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: 18/21 skkn - Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: Qua thời gian làm công tác văn thư, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp ứng yêu cầu nhà trường cấp đề - Hồ sơ, văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp khoa học, ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, đẹp mắt 19/21 skkn Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ nhà trường - Công việc chủ động giải mang tính thường xuyên - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cập nhật thông tin kịp thời thành phần hồ sơ lưu trữ cẩn thận theo yêu cầu Quyết định 06/2007/QĐ - BNV đoàn kiểm tra cấp đánh giá cao 20/21 skkn - Hàng tháng, hàng tuần, kiểm tra vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp IV KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ: Hiện công tác văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác, tìm biện pháp tích cực nhất, đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp * Bài học kinh nghiệm: Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực công việc người làm công tác văn thư lớn nên địi hỏi người làm cơng tác phải bình tỉnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Người làm công tác văn thư luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hồ nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật u q cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ tơi Tuy khơng hồn hảo lắm, giúp cho tơi hồn thành tốt công việc giao V TÀI LIỆU THAM KHẢO: 21/21 skkn - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Thơng tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng năm 2002 Bộ Công an Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) việc hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức;  - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV Bộ Nội Vụ ngày 18/06/2007 việc Ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV, ngày 06 tháng 11 năm 2016, việc ban hành quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức Bộ Nội Vụ 22/21 skkn ... dạn viết sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư trường học? ?? Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư Lưu trữ trường học kinh nghiệm mà tơi tích luỹ... góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành 3/21 skkn - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt... đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Qua nhiều năm làm công tác văn thư - Lưu trữ mạnh dạn