Skkn một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường tiểu học

UBND QUẬN THANH XUÂN TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC Lĩnh vực : Nhân viên Cấp học : Tiểu học Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh Đơn vị công tác: Trường TH Khương Đình Chức vụ: Nhân viên văn phòng Năm học 2018 - 2019 skkn MỤC LỤC A – ĐẶT VẤN ĐỀ .1 B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG NHÀ TRƯỜNG Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 1.1 Công tác văn thư: Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ: .3 2.1 Công tác văn thư: 2.1.1.Nội dung công tác văn thư 2.1.2 Nhiệm vụ công tác văn thư 2.2 Công tác lưu trữ 2.2.1.Nội dung công tác lưu trữ 2.2.2 Nhiệm vụ công tác trữ 12 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ 12 3.1 Ý nghĩa công tác văn thư .12 3.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 13 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 13 II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC .15 Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề .16 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm 34 III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 35 Kết luận 35 Đề xuất khuyến nghị 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học A – ĐẶT VẤN ĐỀ Công tác văn thư lĩnh vực thiếu tất quan, đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Với vai trị vậy, cơng tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải cơng việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn lag phương tiện lưu trữ truyền đạt thơng tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ chiếm vai trị vơ quan trọng Tơi xin mạnh dạn trao đổi bạn đồng nghiệp số ý kiến, kinh nghiệm cá nhân xoay quanh đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học” skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG NHÀ TRƯỜNG Để đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học việc cần hiểu đầy đủ, sâu sắc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 1.1 Công tác văn thư: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là tồn cơng việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Công tác lưu trữ: Lưu trữ khâu cuối q trình xử lý thơng tin văn Tất văn đến qua xử lý, lưu văn (bản chính) hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ: 2.1 Công tác văn thư: 2.1.1.Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: - Tiếp nhận giải văn đến; - Tổ chức giải quản lý văn đi; - Tổ chức quản lý văn mật quan; - Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan; - Tổ chức quản lý sử dụng dấu skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học * Tiếp nhận giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắt “Văn đến” Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến quan, tổ chức phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống yêu cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật, sau chuyển đến cá nhân, phận liên quan giải Việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến thực theo trình sau: + Tiếp nhận văn đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến, đóng dấu đến, ghi sổ ngày đến; + Đăng ký văn đến; + Trình, chuyển giao văn đến; + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến (1) (2) Tác Số, ký Ngày giả hiệu tháng (3) (4) Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận (6) (7) (5) Ký Ghi nhận (8) (9) Mẫu sổ chuyển giao văn đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) * Tổ chức quản lý giải văn đi: Tất văn giấy tờ, tài liệu quan, đơn vị gửi gọi chung “Văn đi” Việc tổ chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: Các văn giấy tờ quan, đơn vị để gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Thủ tục quản lý gửi văn làm theo trình sau: + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn đi; + Đăng ký văn đi; + Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật; + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; + Lưu văn Mẫu sổ đăng ký văn Số, ký Ngày hiệu tháng văn văn (1) Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng (3) (4) (5) (6) (7) (2) * Tổ chức quản lý giải văn mật quan Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” có thủ trưởng quan người ủy quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn Văn có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải đóng dấu vào văn phong bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển, khơng đóng dấu mức độ “mật” Sau văn chuyển theo thủ tục văn bình thường * Tổ chức quản lý tài liệu, hồ sơ quan Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện skkn Ghi (8) Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học - Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước sau: + Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ; + Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập; + Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ; + Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Mở hồ sơ: Là việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; - Kết thúc hồ sơ; - Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu * Tổ chức sử dụng dấu - Quản lý sử dụng dấu: + Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 công tác văn thư + Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: > Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; > Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; > Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; > Khơng đóng dấu khống + Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: > Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học > Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị - Đóng dấu + Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định + Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành 2.1.2 Nhiệm vụ cơng tác văn thư - Nhận bóc bì văn đến; - Đóng dấu văn đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký; - Phân loại trình lãnh đạo; - Chuyển giao theo dõi việc giải văn đến phòng ban chức năng; - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn tài liệu; - Gửi văn (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành); - Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ nội quan; - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng bảo quản dấu quan 2.2 Công tác lưu trữ 2.2.1.Nội dung công tác lưu trữ * Thu thập tài liệu lưu trữ q trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Hàng năm đơn vị có trách nhiệm: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học - Các phịng, ban, đơn vị cơng chức, viên chức quan xác định loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; - Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập "mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; - Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" 02 "Biên giao nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp lưu trữ hành bên giữ bản; - "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải đánh máy vi tính (EXCEL) chuyển liệu cho phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư) * Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu khâu nghiệp vụ tài liệu lưu trữ hệ thống hố theo phương pháp thích hợp ñựoc cố định trật tự xếp phịng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hồn chỉnh sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Tài liệu sau chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược yêu cầu sau: - Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy; - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; - Lập công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ: + Viết lịch sử hình thành phông; + Chỉnh lý tài liệu hồ sơ; + Viết bìa hồ sơ; + Viết chứng từ kết thúc skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu - Tên loại trích yếu nội dung văn + Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn + Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ: 23 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học TỜ TRÌNH V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán quản lý nhà trường giai đoạn 2012 - 2015 - Nội dung văn + Thể thức ~ Về nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành ~ Bố cục văn 24 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định: + Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” - Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền + Thể thức Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức: TM BAN GIÁM HIỆU - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu: KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác 25 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học + Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c - Dấu quan, tổ chức + Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP + Dấu quan, tổ chức trình bày số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn - Nơi nhận + Thể thức Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: 26 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn + Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày ô số 9a 9b Phần nơi nhận ô số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp cơng văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối có dấu chấm; gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung cơng văn hành loại văn khác) trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm 27 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học * Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ thực cách ngăn nắp, khoa học theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu phải tốn nhiều cơng sức thời gian (dị tìm sổ văn đến để tìm số văn đến, sau lựa chọn hồ sơ lưu) Do đặc thù nay, tất văn đến điều hành, đạo cấp trên, Phòng Giáo dục Đào tạo Quận gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn Vì muốn quản lý, lưu trữ văn để dễ tìm kiếm nhanh chóng tơi sử dụng phương pháp đơn giản: - Tạo thư mục để chức văn nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử) Chia thư mục nhỏ cho loại văn hợp lý - Tạo file Excel có nội dung giống sổ văn đến (Sổ đăng ký văn đến 2018.xls) 28 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học - Liên kết trích yếu nội dung với file văn tương ứng thư mục chứa văn nhận theo bước sau: Khi làm việc giống hình bên dưới, để tạo liên kết trích yếu nội dung với file văn thư mục chứa văn nhận ta đặt chuột vào ô cần tạo liên kết cột "Tên loại trích yếu nội dung" nhấn chuột phải 29 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Sau nhấn chuột phải ta thấy xuất hình bên dưới, nhấp chuột trái vào "Hyperlink" xuất hộp thoại "Insert Hyperlink" Trong hộp thoại "Insert Hyperlink" hình bên dưới, ta chọn thư mục cần liên kết kích chọn văn cần liên kết 30 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Sau đánh Tên loại trích yếu nội dung vào "Text to display" Sau nhấn chuột vào "Screen Tip", xuất hộp thoại "SetHyperlink 31 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Screentip" đánh Tên loại trích yếu nội dung vào "Screen tip text" giống hình bên nhấn "OK" Sau nhấn "OK" hộp thoại "SetHyperlink Screentip" kết thúc trình tạo liên kết Kết thúc trình liên kết ta tạo liên kết hình bên dưới, muốn xem văn cần nhấn chuột vào liên kết xem văn 32 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học - Đồng thời tạo lọc cho file mũi tên sổ xuống Ví dụ ta muốn tìm văn Phòng, Sở, nơi khác ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phịng, Sở,… file lọc văn Phòng, Sở, hay nơi nào… Các bước lọc: Bơi đen tồn bảng, kích chọn “Data/Fiter” -> tạo thành mũi tên sổ xuống Kích vào mũi tên sổ xuống cột “Tác giả” xuất hộp thoại hình bên 33 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Kích chọn “Phịng GD&ĐT” giống hình bên Sau nhấn “OK” ta lọc file UBND huyện Thanh Oai giống hình bên 34 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Trên biện pháp thực trường công tác văn thư lưu trữ Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Qua thời gian thực công tác văn thư lưu trữ, biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên tổ văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đoàn thể, công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Trước lưu trữ theo truyền thống giấy, số lượng văn đến nhiều, để tìm m0 ột văn lưu tốn nhiều thời gian Từ tơi tìm cách lưu trữ nay, lưu máy, sử dụng liên kết, cơng cụ tìm kiếm trình bày để tìm văn lưu, nhanh chóng hiệu Kết hoạt động trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trường đường lối Đảng; sách pháp luật Nhà nước, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường 35 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Kết luận Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị Đề xuất khuyến nghị Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên vài kinh nghiệm việc thực “Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học” Trong q trình thực chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong ý kiến cấp lãnh đạo, bạn đồng nghiệp để tơi có đuợc nhiều kinh nghiệm việc thực công tác văn thư – lưu trữ trường học Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Hà Nội, ngày 14 tháng năm 2019 Người viết Nguyễn Thùy Linh 36 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 37 skkn ... nghiệp số ý kiến, kinh nghiệm cá nhân xoay quanh đề tài ? ?Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học? ?? skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác. .. skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học * Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ thực... 34 skkn Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ trường Tiểu học Trên biện pháp thực trường công tác văn thư lưu trữ Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Qua thời gian thực công