đánh giá thực trạng bộ máy kế toán tại công ti tnhh thương mại và phát triển công nghệ

PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẢ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4. 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty. 1.1.1. Giới thiệu chung về công ty. Nền kinh tế phát triển đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng các ngành nghề kinh doanh trong nội địa. Cùng với các ngành sản xuất, các ngành thương mại cũng đã kiếm được cho mình một chỗ đứng vững chắc trong lòng người tiêu dùng, thỏa mãn những nhu cầu về sản phẩm mà các ngành sản xuất trong nước còn non kém và chưa đạt hiệu quả cao. Đáp ứng yêu cầu đó, công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 ra đời để đưa đến tay những người tiêu dùng những máy móc thiết bị công nghệ điện tử hiện đại với ưu việt về tính dụng và lợi thế về cạnh tranh giúp mọi người có thể đạt được những mục tiêu mà mình đề ra một cách hiệu quả và tiết kiệm. Công ty được thành lập ngaỳ 20/6/2000, được Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy phép số 0102002388, hoat động chủ yếu trong các lĩnh vực khoa học công nghệ cao, cung cấp các thiết bị điện tử cho các hoạt động văn phòng, y tế, và các dịch vụ khoa học kĩ thuật trong lĩnh vực tin học. • Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4. • Tên giao dịch: BACHKHOA4 TECHNOLOGY DEVELOPMENT COMPANY LIMITED. • Tên viết tắt: bk4 Co.Ltd. • Vốn pháp định: 3.000.000.000 (3 tỉ đồng). • Giám đốc công ty: Nguyễn Thị Giang • Trụ sở công ty: 82/116-Nhân Hòa- Nhân Chính-Thanh Xuân- Hà Nội. • Điện thoại: 84.4.5584097-5584098-5571958. • Email: maytinhbk4@gmail.com. • Văn phòng công ty: Số 4 ngõ 139- Lê Thanh Nghị- Hai Bà Trưng- Hà Nội. • Điện thoại: 84.4.628.4763. • Email: kinhdoanh bk4@yahoo.com. Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 đã có tư cách pháp nhân thể hiện qua những điều sau: • Có con dấu riêng. • Độc lập về tài sản. • Có điều lệ hoạt động riêng của công ty. • Tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty mình. 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty. Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 ra đời là sự kết hợp và hội tụ của nhóm kĩ sư công nghệ thông tin bách khoa năng động, sáng tạo, nhiệt huyết và trí tuệ. Ngay từ những ngày đầu mới thành lập, công ty đã đi theo tôn chỉ” Kĩ thuật và dịch vụ tạo nên chất lượng và thương hiệu của doanh nghiệp”. 1.1.2.1. Giai đoạn trước năm 2002 Từ năm 2000-2002 là giai đoạn công ty mới thành lập, nên công ty vẫn còn bỡ ngỡ trước thị trường rộng mở. Trong giai đoạn này, công ty chủ yếu đi tìm cho mình phương châm hoạt động phù hợp với mình. Công ty đã xác định rằng” Kinh doanh bằng kĩ thuật chứ không kinh doanh bằng thương hiệu”, nên công ty đã bắt đầu tập trung vào đào tạo và chuyển giao công nghệ đồng thời cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao. 1.1.2.2. Giai đoạn năm 2002 tới năm 2010 Từ năm 2002 đến nay, công ty đã thực hiện nhập khẩu và phân phối các sản phẩm nổi tiếng: Dell- Compaq- IBM và đã nhận được sự ủng hộ của người tiêu dùng. Công ty bắt đầu hoạt động từ năm 2000, sau 10 năm hoạt động công ty đã đạt được một số thành tựu vượt bậc: không ngừng mở rộng quan hệ với các đối tác quốc tế, doanh số liên tục tăng, sản phẩm đa dạng, đội ngũ cán bộ nhân viên tăng từ 9 người lên đến 95 người, cơ cấu và tổ chức hoạt động ngày càng chuyên nghiệp, và hệ thống khách hàng trong nước liên tục tăng… 1.2. Đặc điểm kinh doanh tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.  Chức năng: Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 là một thực thể kinh tế hoạt động theo sự điều chỉnh của pháp luật của Nhà nước Việt Nam nói chung, luật Doanh nghiệp và luật Thương mại nói riêng. Là một loại hình công ty thương mại, vì vậy chức năng chính của công ty không phải là sản xuất mà là tổ chức lưu thông hàng hóa mà công ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổ chức trong nước và ngoài nước.  Nhiệm vụ: Giống như các công ty khác hoạt động trong nền kinh tế, công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 muốn hoạt động được trước hết phải làm tròn nghĩa vụ kinh tế của mình với nhà nước: phải kê khai thuế TNDN đầy đủ, không được trốn thuế… Đối với nhân viên của mình, công ty phải trả lương đầy đủ, tạo cho nhân viên một cuộc sống tinh thần phong phú… Đối với khách hàng, công ty phải chịu trách nhiệm chất lượng hàng hóa của mình: đạt tiêu chuẩn về mặt kĩ thuật, có những điều kiện bảo hành phù hợp… Đối với nền kinh tế, công ty phải bảo đảm lưu thông hàng hóa diễn ra thường xuyên, ổn định, liên tục tránh tình trạng để hàng hóa trì trệ trong kho. Đối với những người góp vốn, công ty phải bảo đảm sử dụng vốn hiệu quả, không bị thất thoát để tránh tình trạng lãng phí vốn… 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Các sản phẩm kinh doanh của công ty: • Máy tính để bàn (Personal Computer): HP Compaq Presario, Dell Optiplex. • Máy tính xách tay (Laptop): Dell Vostro.A860, LenovoB450. • Màn hình (Monitor CRT, LCD): Samsung, LG. • Linh kiện máy tính chính hãng: Maxtor, Quảtum, Seagate, Samsung. • Các thiết bị mạng: Cisco, 3Com, Intel. • Các phần mềm quản lý và truyền thông. Ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ tư vấn và thiết kế lắp đặt về hệ thống mạng: LAN, WAN, wirelessLAN… Có thể nói khách hàng chủ yếu mà công ty muốn hướng đến không chỉ là những cá nhân mua phục vụ cho mục đích dùng của bản thân. Vì vậy để đa dạng hóa các khách hàng của mình, công ty đã có nhiều chính sách khuyến khích các doanh nghiệp và nhiều tổ chức khách hàng chú ý tới sản phẩm và thương hiệu của mình. Từ đó nâng cao khả năng kinh doanh của công ty và nâng cao thương hiệu của công ty trong nhiều tầng lớp người tiêu dùng. 1.2.3.Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty. Là một công ty thương mại hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị máy tính và các dịch vụ tin học, nên hoạt động kinh doanh chính của công ty là mua hàng hóa từ nhà cung cấp chính rồi sau đó sẽ tiêu thụ các hàng hóa này qua các kênh phân phối phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Do đó có thể tóm tắt hoạt động kinh doanh tại công ty thông qua hai bước quan trọng: quá trình mua hàng và quá trình bán hàng. 1.2.3.1. Về quá trình mua hàng. Quá trình mua hàng bắt đầu ngay từ khi công ty tìm nhà cung cấp cho mình.Sau khi điều tra thấy nhu cầu một mặt hàng có khả năng sẽ tăng trong một tương lai gần, công ty bắt đầu tìm đối tác để nhập hàng về. Đối tác này có thể là từ các nhà sản xuất trong nước hoặc từ các nhà xuất khẩu, thông thường các đối tác này đã có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Do mua hàng là khâu quan trọng đầu tiên trong quá trình lưu thông, tức là nó sẽ có ành hưởng quan trọng đến quá trình tiêu thụ hàng hóa sau này, vì vậy công ty phải đảm bảo rằng hàng mua được có chất lượng cao, thuộc loại thế hệ mới, không phải là hàng tồn kho của nhà cung cấp.Có thể tổng kết các hình thức mua hàng của công ty như sau:  Phương thức mua trực tiếp: Công ty sau khi đặt đơn đặt hàng với nhà cung cấp, một số nhân viên chuyên môn của công ty sẽ trực tiếp đến lấy hàng tại nơi sản xuất. Với các biện pháp kỹ thuật, các nhân viên này sê trực tiếp kiểm tra chất lượng và quy cách của mặt hàng xem có đáp ứng đúng và đủ yêu cầu của công ty không. Sau khi kiểm tra xong, thấy hàng hóa không có gì sai sót, các nhân viên của công ty sẽ vận chuyển hàng về kho, giao hàng cho thủ kho và các chứng từ liên quan cho những người có trách nhiệm.  Nhập khẩu hàng hóa: Mặt hàng công ty kinh doanh là những hàng hóa mang tính khoa hoc công nghệ cao, là những mặt hàng mà các ngành công nghiệp trong nước còn rất non trẻ nên mua hàng qua phương thức nhập khẩu được công ty sử dụng khá phổ biến. Nhưng cũng chính vì là hàng nhập khẩu nên rủi ro gặp phải hàng chất lượng không cao mà không được trả lại là cao hơn so với việc mua hàng trực tiếp từ các nhà sản xuất trong nước, nên công ty thường hướng tới các nhà nhập.Quy trình quen thuộc của công ty khi có nhu cầu nhập khẩu là công ty qua điện thoại hoặc fax sẽ liên lạc với nhà nhập khẩu để đặt hàng và làm hợp đồng kinh tế. Khi hàng cập cảng, nhân viên của công ty sẽ đến kiểm nghiệm hàng và vận chuyển về kho. Thông thường, giá nhập khẩu sẽ được tính bằng giá CIF. 1.2.3.2.Về quá trình bán hàng. Công ty tồn tại hai hình thức bán hàng là hình thức bán lẻ và bán buôn. Phương thức bán lẻ được thực hiện thông qua các showroom của công ty dưới sự chỉ đạo, giám sát của ban dự án bán lẻ.Nhiệm vụ của ban dự án bán lẻ là triển khai, phổ biến các chính sách của công ty cho showroom và thu thập thông tin cũng như doanh số từ showroom để qua đó tồng kết được tình hình kinh doanh của công ty. Ban dự án này cũng có nhiệm vụ phát hiện những sự kiện bất thường trong tình hình kinh doanh để cung cấp thông tin kịp thời cho các phòng liên quan để tìm ra các chính sách giải quyết. Có thể nói hoạt động của ban quản lý này góp phần không nhỏ vào sự thành công trong hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời với xu hướng đa dạng hóa khách hàng, công ty cũng đã thành lập một số đại lý phân phối được đặt tại Hà Nội. Các đại lý này có nhiệm vụ phân phối hàng hóa đến các cửa hàng bán lẻ và những người tiêu dùng. Để nâng cao tính cạnh tranh của hình thức này, công ty đã tạo điều kiện về vận chuyển, huy động vốn… giúp cho các nhà phân phối này có thể tìm lợi nhuận dễ hơn. Tương ứng với hai kênh phân phối này, công ty cũng xây dựng hai bảng giá phù hợp là: giá bán buôn và giá bán lẻ. Sự đặt giá cho hai giá này phụ thuộc vào kết quả điều tra nhu cầu thị trường, giá cả của đối thủ cạnh tranh,chiến lược kinh doanh của công ty vào từng thời kì… Sơ đồ 1.1: Tổ chức hoạt động kinh doanh tại công ty 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy tại công ty. Hoạt động theo cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng, công ty có một phòng ban giám đốc với các phòng ban chức năng phù hợp với vai trò trợ giúp phòng ban giám đốc có những quyêt định đúng đắn và hiệu quả. Những quyết định quản lý đã được ban giám đốc thông qua sê được truyền xuống các phòng ban chức năng liên quan. Nhận được các quyết định này, các phòng ban chức năng liên quan một mặt xem xét tính khả thi của quyết định đó, nếu thấy có những bất ổn trong quyết định đó thì nên báo cáo lại với ban giám đốc còn nếu không thì sẽ thực hiện nghiêm túc để hoàn thành tốt quyết định đó. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc thông qua các bản tổng kết định kì. Đồng thời các trưởng phòng sẽ được trao những quyền nhất định để họ có thể có tự quyết định trong phạm vi quyền lực cho phép. Có thể tóm tắt sơ bộ bộ máy của công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 như sau: NHÀ CUNG CẤP CHÍNH BAN DỰ ÁN BÁN LẺ CÁC ĐẠI LÝ PHÂN PHỐI CÔNG TY SHOWROOM  Giám đốc là người điều hành hoạt động thường ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước công ty về các quyết định của mình. Chức năng nhiệm vụ chính của giám đốc bao gồm: • Quyết định mọi vấn đề liên quan đến các hoạt động thường ngày của công ty. • Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty. • Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. • Là lãnh đạo cao nhất của công ty nên giám đốc sẽ quyết định các vấn đề mang tính chiến lược và quan trọng như cách sử dụng nguồn vốn hiệu quả, cách huy động nguồn vốn…  Phòng kế hoạch có chức năng chủ yểu sau: • Dựa vào kết quả điều tra thị trường mà phòng kế hoạch xây dựng cho công ty những kế hoạch, chiến lược sản phẩm và tiêu thụ sản phầm hàng năm. • Dựa vào kết quả hoạt động của những kì trước, phòng kế hoạch sẽ giao cho các đơn vị bán lẻ kế hoạch tiêu thụ tương ứng để đảm bảo thực hiện tiến độ như đã dự kiến. • Đồng thời phòng kế hoạch phải lập kế hoạch hàng hóa phục vụ cho kinh doanh cho các kì kế tiếp để tránh trường hợp hàng trong kho quá nhiều hoặc số lượng hàng không đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng.  Phòng thị trường cũng có những chức năng riêng biệt sau: • Phải luôn nghiên cứu, tìm hiểu thị trường để nhạy bén phát hiện ra những biến đổi khác biệt của thị trường, từ đó cung cấp thông tin cho phòng kế hoạch để có những quyết định hợp lý. • Xác định các mức giá phù hợp cho từng loại sản phẩm, trong từng thời kì nhất định. Đây là công việc rất quan trọng vì nó sẽ quyết định xem sản phẩm của công ty có đủ sức cạnh tranh với các đối thủ không thông qua cuộc chiến giá cả trên thị trường. • Điều tra phản ứng của khách hàng với sản phẩm của mình để từ đó quyết định xem nên tiếp tục kinh doanh các mặt hàng nào cho thỏa mãn được nhu cầu của người tiêu dùng và có lợi nhất cho công ty. • Xây dựng các chiến lược tiếp thị, chào hàng, quảng cáo cho phù hợp.  Phòng hành chính nhân sự có các chức năng sau: • Bố trí, sắp xếp các nhân viên theo yêu cầu của từng phòng ban với các vị trí phù hợp với trình độ của từng người. • Xây dựng các chính sách tuyển dụng nhân viên phù hợp với điều lệ của công ty. • Phát triển các chính sách khen thưởng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. • Đề ra các chương trình đào tạo tay nghề cho nhân viên tạo ra nguồn nhân viên có chất lượng cao cho công ty. [...]... số ti n ghi trên sổ sách Nếu thấy có sự chênh lệch phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo lại với kế toán trưởng Tóm lại, tổ chức bộ máy kế toán- tài chính có thể được khái quát qua sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán hàng tồn kho Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán tại. .. tức là công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán đồng nhất, không tồn tại hai hay nhiều bộ sổ khác biệt để tin tránh tình trạng trùng lặp công việc giữa các kế toán viên Theo đó các giai đoạn của các phần hành kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý các thông tin kế toán đều được vào một bộ sổ kế toán với sự hỗ trợ của hệ thống máy tính Cũng giống như quan hệ của bộ máy quản lý của công ty, bộ máy kế toán của công. .. những quyết định quan trọng, bộ máy kế toán của công ty đã góp phần không nhỏ vào sự thành công chung của công ty Với chính sách đãi ngộ phù hợp, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, lành nghề, nhiệt tình đảm bảo công tác kế toán các phần hành được thực hiện đầy đủ và trọn vẹn nhất Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 hoạt động theo... tuyến-tham mưu tức là kế toán các phần hành sẽ chịu sự điều hành của kế toán trưởng, còn kế toán trưởng sẽ đóng vai trò tham mưu cho giám đốc để hỗ trợ giám đốc trong việc ra các quyết định quan trọng 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán Bộ máy kế toán công ty gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và các kế toán phần hành tương ứng Trong các kế toán phần hành đó thì mỗi kế toán viên lại... trò là người trực ti p điều hành các kế toán phần hành, kế toán trưởng còn là người giúp việc trưc ti p cho giám đốc công ty, nên kế toán trưởng sẽ có những chức năng sau: • Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán cho công ty • Kiểm tra, giám sát hoạt động của các kế toán phần hành và của bộ máy kế toán • Là người phổ biến các chủ trương của cấp trên và hướng dẫn các kế toán phần hành thực hiên tốt các... triển ngày càng vững mạnh và lâu dài PHẦN 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẢ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán Một công ty muốn thành công thì phải xây dựng cho mình những trụ đỡ phù hợp Phù hợp cả về số lượng cả về chất lượng, cả về mô hình và quy mô, có như vậy thì những trụ đỡ đó... Riêng đối với các Tk công nợ thì công ty phải chi ti t cho từng nhà cung cấp và khách hàng 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 2.2.4.1 Trình tự ghi sổ kế toán Áp dụng các ti n bộ khoa học kĩ thuật vào bộ máy kế toán, công ty đã sử dụng công nghệ thông tin với phần mềm Fast Accounting với sự trợ giúp của Excell vào các bộ sổ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành... tại công ty 2.2.1 Các chính sách kế toán chung Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 hiện vẫn đang tuân thủ theo các chế độ kế toán được quy định theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006, đồng thời cũng áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi Lựa chọn và áp dụng các nguyên tắc kế toán. .. các thông tin kế toán sau này, sổ sách kế toán còn đóng vai trò lưu trữ các số liệu thông tin cho công ty Do đó công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 đã lựa chọn cho mình một bộ sổ kế toán theo mẫu của quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006 Sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán phải ghi các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian vào hai loại... chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 được tóm tắt lại qua sơ đồ sau: Giám đốc Phòng tài chínhkế toán Phòng hành chính nhân sự Phòng kĩ thuật Phòng kế hoạch Phòng thị trường Phòng bảo hành Phòng dịch vụ Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Là một tế bào nhỏ trong nền kinh tế Việt Nam, công ty TNHH Thương . công ty mình. 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển công ty. Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 ra đời là sự kết hợp và hội tụ của nhóm kĩ sư công nghệ thông tin. máy kế toán Bộ máy kế toán công ty gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và các kế toán phần hành tương ứng. Trong các kế toán phần hành đó thì mỗi kế toán viên lại giữ những vai trò khác nhau. Kế toán. của công ty chính là những nhân tố thúc đẩy nền kinh tế ta phát triển ngày càng vững mạnh và lâu dài. PHẦN 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẢ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ