đánh giá thực trạng bộ máy kế toán tại công ti tnhh thương mại và phát triển công nghệ

công ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổchức trong nước và ngoài nước. Nhiệm vụ: Giống như các công ty khác hoạt động trong nền kinh tế, công ty TNHH Thương

PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẢ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty.

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty.

Nền kinh tế phát triển đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng cácngành nghề kinh doanh trong nội địa Cùng với các ngành sản xuất, cácngành thương mại cũng đã kiếm được cho mình một chỗ đứng vững chắctrong lòng người tiêu dùng, thỏa mãn những nhu cầu về sản phẩm mà cácngành sản xuất trong nước còn non kém và chưa đạt hiệu quả cao Đáp ứngyêu cầu đó, công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa

4 ra đời để đưa đến tay những người tiêu dùng những máy móc thiết bị côngnghệ điện tử hiện đại với ưu việt về tính dụng và lợi thế về cạnh tranh giúpmọi người có thể đạt được những mục tiêu mà mình đề ra một cách hiệu quả

và tiết kiệm

Công ty được thành lập ngaỳ 20/6/2000, được Sở Kế hoạch và Đầu tư

Hà Nội cấp giấy phép số 0102002388, hoat động chủ yếu trong các lĩnh vựckhoa học công nghệ cao, cung cấp các thiết bị điện tử cho các hoạt động vănphòng, y tế, và các dịch vụ khoa học kĩ thuật trong lĩnh vực tin học

 Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂNCÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4

 Tên giao dịch: BACHKHOA4 TECHNOLOGY DEVELOPMENTCOMPANY LIMITED

 Tên viết tắt: bk4 Co.Ltd

 Vốn pháp định: 3.000.000.000 (3 tỉ đồng)

 Giám đốc công ty: Nguyễn Thị Giang

 Trụ sở công ty: 82/116-Nhân Hòa- Nhân Chính-Thanh Xuân- HàNội

 Email: kinhdoanh bk4@yahoo.com

Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 đã có

tư cách pháp nhân thể hiện qua những điều sau:

 Có con dấu riêng

 Độc lập về tài sản

 Có điều lệ hoạt động riêng của công ty

 Tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh củacông ty mình

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty.

Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 ra đời

là sự kết hợp và hội tụ của nhóm kĩ sư công nghệ thông tin bách khoa năngđộng, sáng tạo, nhiệt huyết và trí tuệ Ngay từ những ngày đầu mới thànhlập, công ty đã đi theo tôn chỉ” Kĩ thuật và dịch vụ tạo nên chất lượng vàthương hiệu của doanh nghiệp”

1.1.2.1 Giai đoạn trước năm 2002

Từ năm 2000-2002 là giai đoạn công ty mới thành lập, nên công ty vẫncòn bỡ ngỡ trước thị trường rộng mở Trong giai đoạn này, công ty chủ yếu

đi tìm cho mình phương châm hoạt động phù hợp với mình Công ty đã xácđịnh rằng” Kinh doanh bằng kĩ thuật chứ không kinh doanh bằng thươnghiệu”, nên công ty đã bắt đầu tập trung vào đào tạo và chuyển giao côngnghệ đồng thời cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao

1.1.2.2 Giai đoạn năm 2002 tới năm 2010

Từ năm 2002 đến nay, công ty đã thực hiện nhập khẩu và phân phối cácsản phẩm nổi tiếng: Dell- Compaq- IBM và đã nhận được sự ủng hộ củangười tiêu dùng

Công ty bắt đầu hoạt động từ năm 2000, sau 10 năm hoạt động công ty

đã đạt được một số thành tựu vượt bậc: không ngừng mở rộng quan hệ vớicác đối tác quốc tế, doanh số liên tục tăng, sản phẩm đa dạng, đội ngũ cán

bộ nhân viên tăng từ 9 người lên đến 95 người, cơ cấu và tổ chức hoạt độngngày càng chuyên nghiệp, và hệ thống khách hàng trong nước liên tụctăng…

1.2 Đặc điểm kinh doanh tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

 Chức năng: Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ

bách khoa 4 là một thực thể kinh tế hoạt động theo sự điều chỉnh của phápluật của Nhà nước Việt Nam nói chung, luật Doanh nghiệp và luật Thươngmại nói riêng Là một loại hình công ty thương mại, vì vậy chức năng chínhcủa công ty không phải là sản xuất mà là tổ chức lưu thông hàng hóa mà

công ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của cá nhân và các tổchức trong nước và ngoài nước.

 Nhiệm vụ: Giống như các công ty khác hoạt động trong nền kinh tế,

công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 muốn hoạtđộng được trước hết phải làm tròn nghĩa vụ kinh tế của mình với nhà nước:phải kê khai thuế TNDN đầy đủ, không được trốn thuế… Đối với nhân viêncủa mình, công ty phải trả lương đầy đủ, tạo cho nhân viên một cuộc sốngtinh thần phong phú… Đối với khách hàng, công ty phải chịu trách nhiệmchất lượng hàng hóa của mình: đạt tiêu chuẩn về mặt kĩ thuật, có những điềukiện bảo hành phù hợp… Đối với nền kinh tế, công ty phải bảo đảm lưuthông hàng hóa diễn ra thường xuyên, ổn định, liên tục tránh tình trạng đểhàng hóa trì trệ trong kho Đối với những người góp vốn, công ty phải bảođảm sử dụng vốn hiệu quả, không bị thất thoát để tránh tình trạng lãng phívốn…

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.

Các sản phẩm kinh doanh của công ty:

 Máy tính để bàn (Personal Computer): HP Compaq Presario, DellOptiplex

 Máy tính xách tay (Laptop): Dell Vostro.A860, LenovoB450

 Màn hình (Monitor CRT, LCD): Samsung, LG

 Linh kiện máy tính chính hãng: Maxtor, Quảtum, Seagate, Samsung

 Các thiết bị mạng: Cisco, 3Com, Intel

 Các phần mềm quản lý và truyền thông

Ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ tư vấn và thiết kế lắp đặt về

hệ thống mạng: LAN, WAN, wirelessLAN…

Có thể nói khách hàng chủ yếu mà công ty muốn hướng đến không chỉ

là những cá nhân mua phục vụ cho mục đích dùng của bản thân Vì vậy để

đa dạng hóa các khách hàng của mình, công ty đã có nhiều chính sáchkhuyến khích các doanh nghiệp và nhiều tổ chức khách hàng chú ý tới sảnphẩm và thương hiệu của mình Từ đó nâng cao khả năng kinh doanh củacông ty và nâng cao thương hiệu của công ty trong nhiều tầng lớp người tiêudùng

1.2.3.Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty.

Là một công ty thương mại hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các thiết

bị máy tính và các dịch vụ tin học, nên hoạt động kinh doanh chính củacông ty là mua hàng hóa từ nhà cung cấp chính rồi sau đó sẽ tiêu thụ cáchàng hóa này qua các kênh phân phối phù hợp với chiến lược kinh doanhcủa công ty Do đó có thể tóm tắt hoạt động kinh doanh tại công ty thôngqua hai bước quan trọng: quá trình mua hàng và quá trình bán hàng

1.2.3.1 Về quá trình mua hàng

Quá trình mua hàng bắt đầu ngay từ khi công ty tìm nhà cung cấp chomình.Sau khi điều tra thấy nhu cầu một mặt hàng có khả năng sẽ tăng trongmột tương lai gần, công ty bắt đầu tìm đối tác để nhập hàng về Đối tác này

có thể là từ các nhà sản xuất trong nước hoặc từ các nhà xuất khẩu, thôngthường các đối tác này đã có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty Do muahàng là khâu quan trọng đầu tiên trong quá trình lưu thông, tức là nó sẽ cóành hưởng quan trọng đến quá trình tiêu thụ hàng hóa sau này, vì vậy công

ty phải đảm bảo rằng hàng mua được có chất lượng cao, thuộc loại thế hệ

mới, không phải là hàng tồn kho của nhà cung cấp.Có thể tổng kết các hìnhthức mua hàng của công ty như sau:

 Phương thức mua trực tiếp: Công ty sau khi đặt đơn đặt hàng với

nhà cung cấp, một số nhân viên chuyên môn của công ty sẽ trực tiếp đến lấyhàng tại nơi sản xuất Với các biện pháp kỹ thuật, các nhân viên này sê trựctiếp kiểm tra chất lượng và quy cách của mặt hàng xem có đáp ứng đúng và

đủ yêu cầu của công ty không Sau khi kiểm tra xong, thấy hàng hóa không

có gì sai sót, các nhân viên của công ty sẽ vận chuyển hàng về kho, giaohàng cho thủ kho và các chứng từ liên quan cho những người có tráchnhiệm

 Nhập khẩu hàng hóa: Mặt hàng công ty kinh doanh là những

hàng hóa mang tính khoa hoc công nghệ cao, là những mặt hàng mà cácngành công nghiệp trong nước còn rất non trẻ nên mua hàng qua phươngthức nhập khẩu được công ty sử dụng khá phổ biến Nhưng cũng chính vì làhàng nhập khẩu nên rủi ro gặp phải hàng chất lượng không cao mà khôngđược trả lại là cao hơn so với việc mua hàng trực tiếp từ các nhà sản xuấttrong nước, nên công ty thường hướng tới các nhà nhập.Quy trình quenthuộc của công ty khi có nhu cầu nhập khẩu là công ty qua điện thoại hoặcfax sẽ liên lạc với nhà nhập khẩu để đặt hàng và làm hợp đồng kinh tế Khihàng cập cảng, nhân viên của công ty sẽ đến kiểm nghiệm hàng và vậnchuyển về kho Thông thường, giá nhập khẩu sẽ được tính bằng giá CIF.1.2.3.2.Về quá trình bán hàng

Công ty tồn tại hai hình thức bán hàng là hình thức bán lẻ và bán buôn.Phương thức bán lẻ được thực hiện thông qua các showroom của công tydưới sự chỉ đạo, giám sát của ban dự án bán lẻ.Nhiệm vụ của ban dự án bán

lẻ là triển khai, phổ biến các chính sách của công ty cho showroom và thuthập thông tin cũng như doanh số từ showroom để qua đó tồng kết được tìnhhình kinh doanh của công ty Ban dự án này cũng có nhiệm vụ phát hiệnnhững sự kiện bất thường trong tình hình kinh doanh để cung cấp thông tinkịp thời cho các phòng liên quan để tìm ra các chính sách giải quyết Có thểnói hoạt động của ban quản lý này góp phần không nhỏ vào sự thành côngtrong hoạt động kinh doanh của công ty.

Đồng thời với xu hướng đa dạng hóa khách hàng, công ty cũng đã thànhlập một số đại lý phân phối được đặt tại Hà Nội Các đại lý này có nhiệm vụphân phối hàng hóa đến các cửa hàng bán lẻ và những người tiêu dùng Đểnâng cao tính cạnh tranh của hình thức này, công ty đã tạo điều kiện về vậnchuyển, huy động vốn… giúp cho các nhà phân phối này có thể tìm lợinhuận dễ hơn

Tương ứng với hai kênh phân phối này, công ty cũng xây dựng hai bảnggiá phù hợp là: giá bán buôn và giá bán lẻ Sự đặt giá cho hai giá này phụthuộc vào kết quả điều tra nhu cầu thị trường, giá cả của đối thủ cạnhtranh,chiến lược kinh doanh của công ty vào từng thời kì…

Sơ đồ 1.1: Tổ chức hoạt động kinh doanh tại công ty 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy tại công ty.

Hoạt động theo cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng, công ty có mộtphòng ban giám đốc với các phòng ban chức năng phù hợp với vai trò trợgiúp phòng ban giám đốc có những quyêt định đúng đắn và hiệu quả Nhữngquyết định quản lý đã được ban giám đốc thông qua sê được truyền xuốngcác phòng ban chức năng liên quan Nhận được các quyết định này, cácphòng ban chức năng liên quan một mặt xem xét tính khả thi của quyết định

đó, nếu thấy có những bất ổn trong quyết định đó thì nên báo cáo lại với bangiám đốc còn nếu không thì sẽ thực hiện nghiêm túc để hoàn thành tốt quyếtđịnh đó Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng có nhiệm vụ thammưu cho ban giám đốc thông qua các bản tổng kết định kì Đồng thời cáctrưởng phòng sẽ được trao những quyền nhất định để họ có thể có tự quyếtđịnh trong phạm vi quyền lực cho phép Có thể tóm tắt sơ bộ bộ máy củacông ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 như sau:

NHÀ CUNG

CẤP CHÍNH

BAN DỰ ÁN BÁN LẺ

CÁC ĐẠI LÝ PHÂN PHỐI

CÔNG TY

SHOWROOM

 Giám đốc là người điều hành hoạt động thường ngày của công ty,

chịu trách nhiệm trước công ty về các quyết định của mình Chức năngnhiệm vụ chính của giám đốc bao gồm:

 Quyết định mọi vấn đề liên quan đến các hoạt động thường ngày củacông ty

 Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong côngty

 Là lãnh đạo cao nhất của công ty nên giám đốc sẽ quyết định các vấn

đề mang tính chiến lược và quan trọng như cách sử dụng nguồn vốn hiệuquả, cách huy động nguồn vốn…

 Phòng kế hoạch có chức năng chủ yểu sau:

 Dựa vào kết quả điều tra thị trường mà phòng kế hoạch xây dựng chocông ty những kế hoạch, chiến lược sản phẩm và tiêu thụ sản phầm hàngnăm

 Dựa vào kết quả hoạt động của những kì trước, phòng kế hoạch sẽgiao cho các đơn vị bán lẻ kế hoạch tiêu thụ tương ứng để đảm bảo thựchiện tiến độ như đã dự kiến

 Đồng thời phòng kế hoạch phải lập kế hoạch hàng hóa phục vụ chokinh doanh cho các kì kế tiếp để tránh trường hợp hàng trong kho quá nhiềuhoặc số lượng hàng không đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng

 Phòng thị trường cũng có những chức năng riêng biệt sau:

 Phải luôn nghiên cứu, tìm hiểu thị trường để nhạy bén phát hiện ranhững biến đổi khác biệt của thị trường, từ đó cung cấp thông tin cho phòng

kế hoạch để có những quyết định hợp lý

 Xác định các mức giá phù hợp cho từng loại sản phẩm, trong từngthời kì nhất định Đây là công việc rất quan trọng vì nó sẽ quyết định xemsản phẩm của công ty có đủ sức cạnh tranh với các đối thủ không thông quacuộc chiến giá cả trên thị trường

 Điều tra phản ứng của khách hàng với sản phẩm của mình để từ đóquyết định xem nên tiếp tục kinh doanh các mặt hàng nào cho thỏa mãnđược nhu cầu của người tiêu dùng và có lợi nhất cho công ty

 Xây dựng các chiến lược tiếp thị, chào hàng, quảng cáo cho phù hợp

 Phòng hành chính nhân sự có các chức năng sau:

 Bố trí, sắp xếp các nhân viên theo yêu cầu của từng phòng ban vớicác vị trí phù hợp với trình độ của từng người

 Xây dựng các chính sách tuyển dụng nhân viên phù hợp với điều lệcủa công ty

 Phát triển các chính sách khen thưởng phù hợp với đặc điểm kinhdoanh của công ty

 Đề ra các chương trình đào tạo tay nghề cho nhân viên tạo ra nguồnnhân viên có chất lượng cao cho công ty

 Phòng tài chính- kế toán có các chức năng sau:

 Thu thập các thông tin, các số liệu kế toán theo các chuẩn mực kếtoán được chấp nhận rộng rãi ở nước ta

 Kiểm tra các khoản thu chi, các hoạt động thanh toán nợ với ngườicung cấp

 Nhanh chóng phát hiện những bất cập trong luân chuyển chứng từ đểkịp thời ngăn ngừa các hành vi phạm pháp luật và kịp thời hoàn thiện côngtác kế toán tại công ty

 Giám sát các hoạt động trong quá trình lập, lưu trữ chứng từ có liênquan đến các hoạt động kinh doanh của công ty

 Phân tích các số liệu có được để hỗ trợ giám đốc đưa ra những quyếtđịnh chính xác và kịp thời

 Cung cấp thông tin kế toán đã được quy định theo pháp luật ViệtNam

 Phòng dịch vụ có các chức năng chủ yếu sau:

 Lựa chọn người cung cấp hàng hóa với các tiêu chuẩn đã đề ra đồngthời cũng là phòng chịu trách nhiệm trong việc trả lại hàng kém chất lượngcho nhà cung cấp

 Thực hiện các dịch vụ tư vấn khách hàng, giải đáp thắc mắc củakhách hàng về sản phẩm để nâng cao uy tín, hình ảnh của công ty

 Tiếp nhận các mặt hàng kém chất lượng do khách hàng đem trả Đềxuất ra các cách giải quyết cho những vấn đề còn tồn tại trong mẫu mã, chấtlượng, giá cả thông qua các thông tin phản hồi từ khách hàng

 Phòng kĩ thuật có các chức năng sau:

 Lắp đặt hệ thống thiết bị phần cứng, máy tính, máy văn phòng, điện

tử theo yêu cầu của khách hàng

 Lắp đặt tại nơi các thiết bị ngoại vi như máy in, projector, scanner

 Bảo trì và phát triển các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụngtin học

 Chịu trách nhiệm trước việc kiểm nghiệm chất lượng của hàng hóakhi nhập từ các nhà cung cấp

 Trực tiếp giải đáp các thắc mắc liên quan đến vấn để kĩ thuật chokhách hàng

 Phòng bảo hành có những chức năng sau:

 Quản lý các thiết bị bảo hành

 Bố trí các nhân viên kĩ thuật đến xem xét và khắc phục sự cố chokhác hàng trong thời gian sớm nhất

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 được tóm tắt lại qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty.

Là một tế bào nhỏ trong nền kinh tế Việt Nam, công ty TNHH Thươngmại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 hoạt động không ngoài mục đíchtối đa hóa lợi nhuận, phục vụ lợi ích cho người góp vốn và các nhân viênlàm việc cho công ty Công ty đã có những điều chỉnh chính sách phù hợpvới thị trường để kịp đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng vì vậy mà kếtquả kinh doanh của công ty được cải thiện theo thời gian Để được sự cảithiện như vậy phải kể đến sự phối hợp nhịp nhàng của các phòng ban chứcnăng, sự nhạy bén, quyết đoán của nhà quản lý, sự đoàn kết của các nhân

nhânsự

Phòngkĩthuật

Phòngkếhoạch

Phòngthịtrường

Phòngbảohành

Phòngdịchvụ

viên trong công ty…Minh họa cho sự cải thiện này là bảng thể hiện kết quả

kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây nhất

Bảng 1.1: Bảng chỉ tiêu phát triển của công ty

Đơn vị tính: nghìn

đồng

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.089.013 23.013.024 12.611.086

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.089.013 23.013.024 12.609.459

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 858.141 1.054.650

6 Doanh thu hoạt động tài chính 1.706 3.203 2.342.905

13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 285.229 145.331 450.221

15 Thu nhập bình quân đầu người 4,074 /người 1,546/người 4,739 /người

(Nguồn: Phòng tài chính- kế toán và phòng hành chính nhân sự)

Nhìn vào bảng trên ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ củacông ty trong cả ba năm đều tăng, mặc dù là tốc độ tăng có thể không giốngnhau Có thể thấy rằng, doanh thu của năm 2009 tăng lên gấp gần hai lần sovới doanh thu năm 2008, đây cũng là thời kì công ty mở rộng phạm vi kinhdoanh, hàng hóa công ty nhập về được đa dạng hóa về chủng loại và chấtlượng Điều đó chứng tỏ rằng công ty đã có hướng đi đúng đắn phù hợp vớiyêu cầu của thị trường và được thị trường ủng hộ Nhưng doanh thu của 6tháng đầu năm 2010 thì chỉ tăng nhẹ, không biến đổi quá lớn so với năm

2009 Tuy nhiên phải đặt sự biến đổi này trong bối cảnh môi trường kinh tếlúc đấy, khi mà nền kinh tế đang trong giai đoạn chạm đáy của thời kì suythoái thì kết quả kinh doanh của công ty vẫn tăng được đã là 1 dấu hiệu rấtđáng mừng So sánh với tình trạng nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vựcnày phải tạm ngừng hoạt động hoặc vẫn hoạt động nhưng trong tình trạngthua lỗ thì sự tăng doanh thu của công ty thực sự là một tín hiệu khởi sắc

Do doanh số tăng nên giá vốn hàng bán cũng tăng theo là một điều dễhiểu Nhưng mức độ tăng của giá vốn hàng bán không theo tỉ lệ của mứctăng của doanh thu chứng tỏ hàng hóa bán ra rất đa dạng và phong phú, chứdoanh thu này không tập trung vào một dòng hàng hóa nào cả

Tuy nhiên nếu xét khoản mục giảm trừ doanh thu thì công ty đã phátsinh những tín hiệu đáng lo ngại Chỉ tiêu này trong hai năm 2008, 2009 đềubằng không nhưng đến 6 tháng đầu năm 2010 thì chỉ tiêu này đã đạt hơn 1triệu chứng tỏ chất lượng hàng hóa của công ty đã có dấu hiệu giảm sút.Xem xét chỉ tiêu này doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ nguyên nhân của sự thayđổi này để tìm ra các biện pháp tối ưu giải quyết Bởi vì gặp khó khăn trongđầu ra này nếu kéo dài có thể ảnh hưởng đến doanh thu và ảnh hưởng đếnhình ảnh của công ty trong mắt khách hàng

Doanh thu tăng cùng với giá vốn tăng đã dẫn đến sự tăng lên trong lợinhuận gộp nhưng lợi nhuận kế toán trước thuế lại giảm đi trong năm 2009

so với năm 2008 Nguyên nhân là do chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lênquá nhiều, kéo theo sự sụt giảm về lợi nhuận của công ty Do đây là thời kỳkhủng hoảng nên công ty đã phải đầu tư rất nhiều vào marketing để điều tranhu cầu thị trường, đồng thời để giới thiệu sản phẩm của công ty tới kháchhàng…một nguyên nhân khác làm lợi nhuận kế toán thay đổi là do năm2009,doanh nghiệp đã huy động vốn vay từ nhiều nguồn, làm xuất hiện chiphí tài chính, làm giảm lợi nhuận kế toán trước thuế của công ty Cách huyđộng vốn từ các nguồn vốn vay có thể là chiến lược kinh doanh do ban giámđốc quyết định để hướng tới hai mục đích chính Thứ nhất vốn huy động từnguồn vốn vay có thể có chi phí huy động thấp hơn nếu so sánh với chi phí

cơ hội của việc sử dụng nguồn vốn của chủ sở hữu Thứ hai là mặc dù sửdụng vốn vay sẽ làm giảm lợi nhuận kế toán trước thuế của doanh nghiệpnhưng đó cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt mức thuế doanh nghiệp màcông ty phải đóng Vì theo luật định thì chi phí lãi vay được coi là chi phíhợp lý được tính vào lợi nhuận trước thuế, làm tăng chi phí và giảm lợinhuận của công ty Có thể nói đây hứa hẹn sẽ là một sự thay đổi hợp lýtrong chính sách huy động vốn lâu dài của công ty

Xét về chỉ tiêu nhân viên của công ty, có thể thấy rằng số lượng laođộng và thu nhập bình quân một lao động tăng trong cả ba năm, chứng tỏdoanh nghiệp đã có chính sách tiền lương và chế độ thưởng phù hợp để giữnhững nhân viên lâu năm và thu hút lực lượng lao động lành nghề phục vụcho mục đích hoạt động của công ty

Như vậy thông qua một số chỉ tiêu thể hiện tình hình kinh doanh củacông ty trong ba năm gần đây nhất có thể thấy rằng công ty đã có những

biến đổi rất lớn theo chiều hướng tích cực, đáp ứng được yêu cầu vi mô củanhà quản lý cũng như yêu cầu vĩ mô của nhà nước Với phương châm hoạtđộng: Đoàn kết- hợp tác- cùng phát triển, công ty đã tự xây dựng cho mìnhmột mạng lưới nhà cung cấp phong phú và đầy uy tín Hệ thống bán hàngcũng đa dạng tạo điều kiện đẩy mạnh tình hình kinh doanh của công ty vàthúc đẩy quá trình đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng Với chính sách đãingộ phù hợp, công ty đã có trong mình một nguồn nhân lực dồi dào, có trình

độ chuyên môn cao, đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công củacông ty Trong những năm qua, mặc dù không tránh khỏi thời kì công ty códoanh thu bị giảm sút nhưng nhìn chung, công ty đã có tốc độ tăng trưởngtrung bình là 45% - một con số đáng kinh ngạc đối với một công ty mới cótuổi đời là 10 năm Sự phát triển tăng trưởng mạnh của công ty chính lànhững nhân tố thúc đẩy nền kinh tế ta phát triển ngày càng vững mạnh vàlâu dài

PHẦN 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

TNHH THƯƠNG MẠI VẢ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4.

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán

Một công ty muốn thành công thì phải xây dựng cho mình những trụ đỡphù hợp Phù hợp cả về số lượng cả về chất lượng, cả về mô hình và quy

mô, có như vậy thì những trụ đỡ đó mới không cản đường, chặn lối trên conđường phát triển của công ty Nắm được nguyên lí đó, công ty TNHHThương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 đã tự xây dựng cho mìnhmột hệ thống các phòng ban phù hợp để trợ giúp và hỗ trợ nhau trong quátrình hoạt động kinh doanh của mình Bộ máy kế toán cũng là một bộ phậntrong các phòng ban đó Với chức năng chính là thu thập, xử lý các thông tin

kế toán để hỗ trợ ban giám đốc cũng như các phòng ban liên quan trong việc

ra những quyết định quan trọng, bộ máy kế toán của công ty đã góp phầnkhông nhỏ vào sự thành công chung của công ty Với chính sách đãi ngộphù hợp, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán chuyên nghiệp,lành nghề, nhiệt tình đảm bảo công tác kế toán các phần hành được thựchiện đầy đủ và trọn vẹn nhất

Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệbách khoa 4 hoạt động theo mô hình tập trung một cấp, tức là công ty chỉ

mở một bộ sổ kế toán đồng nhất, không tồn tại hai hay nhiều bộ sổ khác biệt

để tin tránh tình trạng trùng lặp công việc giữa các kế toán viên Theo đócác giai đoạn của các phần hành kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý các thôngtin kế toán đều được vào một bộ sổ kế toán với sự hỗ trợ của hệ thống máy

tính Cũng giống như quan hệ của bộ máy quản lý của công ty, bộ máy kếtoán của công ty cũng hoạt động theo kiểu quan hệ trực tuyến-tham mưu tức

là kế toán các phần hành sẽ chịu sự điều hành của kế toán trưởng, còn kếtoán trưởng sẽ đóng vai trò tham mưu cho giám đốc để hỗ trợ giám đốctrong việc ra các quyết định quan trọng

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán công ty gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và các kế toánphần hành tương ứng Trong các kế toán phần hành đó thì mỗi kế toán viênlại giữ những vai trò khác nhau Kế toán phần hành thanh toán phụ trách cácphần hành liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển Kếtoán phần hành công nợ phụ trách các phần hành liên quan đến các khoảnthanh toán phải thu khách hàng, phải trả người bán và các khoản vay nợ củadoanh nghiệp Kế toán bán hàng phụ trách các phần hành liên quan đếndoanh thu và chi phí bao gồm cả doanh thu tài chính Kế toán phần hànhhàng tồn kho phụ trách sự biến động của hàng tồn kho khi có các lần nhập-xuất hàng tồn kho Kế toán tổng hợp phụ trách các phần hành còn lại, và đếncuối mỗi kì kế toán là người chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo tàichính Mỗi kế toán viên đều được công ty trang bị riêng cho một máy tính

và tách biệt với người khác bằng việc đặt mật khẩu Đặt mật khẩu không chỉgiúp cho jcác kế toán viên an tâm về tính bảo mật thông tin mà còn giúp chomỗi người có một sự độc lập nhất định cho công việc mình đang làm Tổchức bộ máy kế toán như trên đã đảm bảo các nguyên tắc kế toán được chấpnhận rộng rãi ở nước ta: nguyên tắc bảo mật thông tin, nguyên tắc bất kiêmnhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc hợp tác- chuyên mônhóa giữa các lao động Cụ thể việc phân nhiệm các nhiệm vụ của kế toánviên được thể hiện rõ như sau:

 Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ máy kế toán Không chỉ

đóng vai trò là người trực tiếp điều hành các kế toán phần hành, kế toántrưởng còn là người giúp việc trưc tiếp cho giám đốc công ty, nên kế toántrưởng sẽ có những chức năng sau:

 Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán cho công ty

 Kiểm tra, giám sát hoạt động của các kế toán phần hành và của bộmáy kế toán

 Là người phổ biến các chủ trương của cấp trên và hướng dẫn các kếtoán phần hành thực hiên tốt các chủ trương đó

 Được quyền kí duyệt các tài liệu kế toán

 Thực hiện kiểm kê ngân quỹ đột xuất và đối chiếu với các sổ sáchliên quan để kiểm tra tính trung thực của thủ quỹ cũng như của các kế toánphần hành

 Có quyền từ chối, không kí những tài liệu vể tài chính liên quan đến

vi phạm các chế độ quy định và các thông lệ kế toán được chập nhận ở ViệtNam

 Hàng ngày cập nhật đối chiếu các thông tin kế toán từ máy tính vớicác chứng từ gốc để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ gốc đó

 Cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho ban giám đốc, chịu tráchnhiệm vể tính trung thực của các thông tin trên báo cáo tài chính cũng nhưtrên các báo cáo quản trị

 Có quyền đề xuất với ban giám đốc về việc bổ nhiệm thêm kế toánphần hành nếu thấy cần thiết

 Phân tích tổng hợp số liệu kế toán để từ đó đề ra các giải pháp phục

vụ yêu cầu quản trị của ban giám đốc

 Đối với kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán thanh toán,

kế toán hàng tồn kho thì có một số chức năng chính sau:

 Tiếp nhận các chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lệ của những chứng từgốc đó Nếu thông tin trong các chứng từ gốc đó có gì đáng nghi ngờ thì sẽxin chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng Còn nếu thấy hợp lý thì tương ứngvới phần hành mà mình phụ trách, các kế toán viên chuyển thông tin vào cácbảng, biểu đã được thiết kế trên máy vi tính và các sổ tương ứng trên Excell

 Thường xuyên đối chiếu số liệu trên các chứng từ kế toán với các sổsách kế toán để tránh thiếu sót, nhầm lẫn

 Cung cấp và chịu trách nhiệm với kế toán trưởng về những dữ liệu

mà mình đã cung cấp

 Kế toán tổng hợp ngoại trừ những chức năng đã nêu trên của kế

toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán thanh toán, thì kế toán tổng hợp còn

có chức năng khóa sổ, lập lên các báo cáo tài chính và in các báo cáo đó chonhững người có nhu cầu

 Thủ quỹ là người phụ trách số tiền còn trong két của công ty Chức

năng của thủ quỹ là:

 Chi tiền theo yêu cầu của giám đốc và kế toán trưởng

 Kiểm tra tính đúng đắn của thông tin trên các phiếu thu, phiếu chitrước khi tiến hành các hoạt động thu chi tiền

 Có trách nhiệm kiểm kê ngân quỹ thường xuyên để kiểm tra thực tế

số tiền có trong két và số tiền ghi trên sổ sách Nếu thấy có sự chênh lệchphải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo lại với kế toán trưởng

Tóm lại, tổ chức bộ máy kế toán- tài chính có thể được khái quát qua sơ

đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán tại công ty.

2.2.1 Các chính sách kế toán chung.

Công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 hiệnvẫn đang tuân thủ theo các chế độ kế toán được quy định theo quyết định số48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006,

Kế toáncông nợ

Kế toántổnghợp

Kế toánbánhàng

Kế toánthanhtoán

Kế toánhàngtồn khoThủ quỹ

KẾ TOÁNTRƯỞNG

đồng thời cũng áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các nguyên tắc

kế toán được chấp nhận rộng rãi Lựa chọn và áp dụng các nguyên tắc kếtoán đó vào công ty mình, công ty đã có một hệ thống các chính sách kếtoán chung tương đối phù hợp như sau:

 Chữ viết sử dụng trong kế toán đồng nhất là tiếng Việt, không sửdụng bất kì ngôn ngữ nước ngoài nào

 Mặc dù tiến hành nhập khẩu hàng hóa với nhiều nhà cung cấp nướcngoài nhưng đơn vị tiền tệ công ty sử dụng là Đồng Việt Nam Các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đồng ngoại tệ phải được chuyển đổi sangđồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch của ngân hàng Ngoại thương ViệtNam

 Kì kế toán của công ty là năm tài chính bắt đầu từ 01/01 tới 31/12hàng năm

 TSCĐ được ghi nhận theo nguyên tắc giá lịch sử Do là công tythương mại nên TSCĐ của công ty không lớn, công ty quyết định sử dụngphương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng để thuận lợi chocông tác trích khấu hao

 Nguyên tắc ghi nhận giá hàng tồn kho là theo nguyên tắc giá gốc lịchsử

 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: do công ty kinh doanh nhữngmặt hàng có mức độ hao mòn vô hình cao nên công ty quyết định sử dụngphương pháp nhập trước- xuất trước để tối thiểu hóa chi phí hao mòn này

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty sử dụng phương pháp

kê khai thường xuyên

 Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính : theo nguyên tắc giálịch sử.

 Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối: là lợi nhuận sau khi

đã tính thuế TNDN

 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Tuân theo chuẩn mực kế toán số Doanh thu và thu nhập khác

14-2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty.

Các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng đều tuân theo quy định củaQuyết định số 48/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ Tàichính Được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán là cơ

sở để người quản lý quản lý được sự biến động của tài sản trong công ty.Đồng thời chứng từ kế toán cũng là cơ sở để các kế toán viên ghi các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh do vậy các kế toán viên phải chịu trách nhiệm trước cácnghiệp vụ mà mình định khoản cũng như tính hợp lệ của các chứng từ kếtoán tương ứng Cụ thể các chứng từ được sử dụng trong công ty được phânloại như sau:

 Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm cônglàm thêm giờ, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toán nhâncông làm thêm thuê ngoài…

 Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn, bản kê bán lẻ hàng hóa…

 Chứng từ về tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứngtạm ứng tiền mặt, biên bản kiểm kê tiền mặt

 Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ,biên bản bàn giao sửa chữa lớnTSCĐ hoàn thành, biên bản kiểm kê TSCĐ,biên bản đánh giá lại TSCĐ…

Để bộ máy kế toán hoạt động tốt thì một trong những điều kiện quantrọng là chứng từ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lệ, hợppháp theo quy định của Bộ Tài chính Một chứng từ phù hợp là một chứng

từ ghi đầy đủ yếu tố cần thiết và bổ sung, có đầy đủ chữ kí của người liênquan để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ Vì vậy các thông tin kế toántrên chứng từ cũng như nội dung các nghiệp vụ kinh tế cũng đã được công

ty xem xét kĩ trước khi vào sổ Chứng từ sau khi đã được ghi vào sổ cũng đãđược bảo quản trong thời gian quy định tạo thuận lợi cho công ty trong việckiểm tra, thanh tra sau này

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại công ty.

Tuân theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hànhngày 14 tháng 9 năm 2006 và áp dụng linh hoạt vào hình thức kinh doanhhàng hóa của công ty, công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoảnphù hợp, hỗ trợ rất lớn cho các kế toán viên trong việc ghi lại các nội dungkinh tế đang diễn ra trong công ty Hệ thống này được sắp xếp theo nguyêntắc cân đối giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản để phù hợp vớicác chỉ tiêu được phản ánh trên báo cáo tài chính Cụ thể như sau:

 TK nhóm 1 gồm: Tk 111, Tk 112,Tk 113, Tk 141,Tk 156, Tk 131…

 Tk nhóm 2 gồm: Tk 211, Tk 214, Tk 241…

 Tk nhóm 3 gồm: Tk 331, Tk 334, Tk335, Tk 338, Tk 341…

 Tk nhóm 4 gồm: Tk 411, Tk 413, Tk 414, TK421,…

Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006 Nhờ đó mà quá trình xử

lý thông tin đã được giảm bớt tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tinchính xác và kịp thời cho ban giám đốc Ngoài ra áp dụng kế toán máy cũnggiúp công ty giảm bớt đi số lượng sổ cồng kềnh cần phải có khi xử lý thôngtin bằng kế toán thủ công Từ đó mà giảm bớt các công việc kế toán viêncấn phải làm đảm bảo tính hiệu quả cao trong công việc, chi phí của công tycũng từ đó giảm nhẹ

Phần mềm Fast Accounting được thiết kế theo nguyên tắc của cả 4 loạihình thức sổ kế toán: Nhật kí chung, Nhật kí chứng từ, Chứng từ ghi sổ,Nhật kí sổ cái nhưng công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ

bách khoa 4 đã chọn hình thức Chứng từ ghi sổ để phù hợp với hình thứckinh doanh của công ty.

Có thể mô tả sơ lược quá trình ghi sổ kế toán của công ty như sau:

 Hàng ngày khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán các phần hànhtương ứng sẽ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ đó Tính hợp lý, hợp lệ,hợp pháp của thông tin sẽ được kiểm tra rồi sau đó sẽ được cập nhật vào các

dữ liệu máy vi tính theo các bảng biểu, các chứng từ đã được lập trình sẵntrên phần mềm

 Khi được nhập vào phần mềm rồi, các thông tin sẽ tự động nhập vàocác sổ, thẻ kế toán và các sổ kế toán tổng hợp liên quan

 Đột xuất và định kì, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm tra lại cácchứng từ gốc để xem xét tính hiện hữu và xác thực của thông tin

 Cuối kì kế toán tổng hợp sẽ thực hiện thao tác cộng sổ và lập báo cáotài chính cho công ty Trước khi cộng sổ, kế toán tổng hợp phải đối chiếu sổtổng hợp với các sổ chi tiết tương ứng để tìm ra những sai sót khác biệt để

từ đó tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục

 Báo cáo tài chính in ra sẽ được kế toán trưởng kiểm tra lại tính hợp lýcủa thông tin để từ đó có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về xu hướngphát triển của tình hình kinh doanh trong kì tạo điều kiện thuận lợi cho quátrình hoạch định các chính sách kế toán trong tương lai Nếu thấy đượcthông tin trên báo cáo tài chính là hợp lý thì kế toán trưởng sẽ trình lên choban giám đốc để ban giám đốc xem xét và đóng dấu

Cùng với quá trình trên, kế toán từng phần hành lập các báo cáo quản trịmang tính nội bộ để giúp ban giám đốc hoạch định các định mức cho tươnglai cho phù hợp Ví dụ như kế toán thanh toán lập bản kế hoạch dự trù về

vấn đề thu- chi tiền mặt trong kì kế toán kế tiếp…Và để các báo cáo quản trịnày đến được với giám đốc thì báo cáo quản trị này sẽ được kế toán trưởngkiểm tra lại thông tin và bổ sung, điều chỉnh nếu thấy cần thiết.

2.2.4.2 Quá trình ghi sổ sách kế toán tại công ty

Như đã giới thiệu ở trên, công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ với

sự hỗ trợ của Excell trên máy vi tính để phù hợp với đặc điểm kinh doanh vàyêu cầu quản lý của công ty Là phương tiện cơ bản để người làm kế toánghi chép, phản ánh các thông tin kế toán theo một trình tự xác định, vì vậyxác định đúng hình thức sổ kế toán là điều vô cùng cần thiết Không chỉ tạođiều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát, kiểm tra các thông tin kế toán saunày, sổ sách kế toán còn đóng vai trò lưu trữ các số liệu thông tin cho công

ty Do đó công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4

đã lựa chọn cho mình một bộ sổ kế toán theo mẫu của quyết định số48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006

Sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán phải ghi các nghiệp vụ kinh

tế theo trình tự thời gian vào hai loại sổ chuyên biệt, đó là sổ Đăng kí chứng

từ ghi sổ và Sổ cái ít cột.Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ vừa dùng để đăng kí cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để đối chiếu số liệuvới bảng cân đối số phát sinh vào thời điểm cuối kì kế toán Còn sổ cái là sổ

kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tàikhoản kế toán được quy định trong các chế độ kế toán Việt Nam Số liệutrên Sổ cái được dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi vào Bảng tổnghợp chi tiết và là nguồn để các kế toán viên lập nên Bảng cân đối số phátsinh và Báo cáo Tài chính.Đặc điểm của Sổ cái là mở cho từng tài khoản,mỗi tài khoản tùy vào số các nghiệp vụ phát sinh mà được ghi nhiều hay ít trang