: Kiểm tra,đối chiếu số liệu
3.2.Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm nói trên, công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 còn tồn tại những nhược điểm cần khắc phục như sau:
• Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, tức là các phòng ban có vai trò trợ giúp hoạt động cho ban giám đốc. Tuy nhiên điều khó tránh khỏi là chức năng của nhiều phòng ban nhiều khi bị chồng chéo lên nhau, giải quyết công việc không hiệu quả, tốn thời
gian và chi phí hơn. Các phòng ban trong đơn vị đôi khi thực thi các quyết định của ban giám đốc một cách chậm chạp, chưa thể hiện tác phong công nghiệp của thời đại.
• Thứ hai: Về hệ thống chứng từ:
Một số các chứng từ chưa được hoàn thiện các yếu tố như: chữ kí người mua hàng, đôi khi có những chứng từ chưa có chữ kí của giám đốc nhưng vẫn được phản ánh vào sổ sách. Điều này thể hiện công tác kiểm tra kế toán chưa được chặt chẽ và khoa học. Các sổ chi tiết mới chỉ chi tiết cho từng mặt hàng mà chưa được chi tiết cho từng cửa hàng, điều này làm công ty khó kiểm soát hơn tình hình kinh doanh của từng cửa hàng.
Thứ ba: Về Tk sử dụng:
Công ty hầu như không sử dụng Tk cấp hai để hạch toán làm cho việc hạch toán của công ty không được chi tiết theo yêu cầu quản lý làm ban giám đốc khó theo dõi sự biến động của tài sản.
Mặt khác công ty không phân bổ chi phí mua hàng trong kì, tức là trong kì phát sinh chi phí thu mua là bao nhiêu thì đều được hạch toán vào trong giá vốn hàng bán. Điều này thứ nhất là vi phạm nguyên tắc hạch toán của chuẩn mực kế toán. Hơn nữa làm theo cách này sẽ làm cho giá vốn hàng bán phản ánh không chính xác được số lượng hàng hóa bán ra. Vì không phải tất cả hàng hóa mua vào trong kì đều được bán hết trong kì. Do vậy nên công ty phải phân bổ chi phí này một cách hợp lý và hiệu quả hơn.
• Thứ tư: Về ghi chép sổ sách:
Như đã nói ở trên, do hóa đơn đôi khi không được lập vào ngày phát sinh các nghiệp vụ, nên việc hạch toán các nghiệp vụ đó cũng không đáp
ứng theo yêu cầu của luật định. Bên cạnh đó nhiều nghiệp vụ còn không được hạch toán chính xác, hay gặp nhiều sai sót trong việc chuyển sổ đã làm cho quá trình không phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ.
• Thứ năm: Về công tác lập dự phòng.
Hiện tại các Tk cơ bản đã được công ty sử dụng khá thành thạo và khoa học. Tuy nhiên công ty lại chưa chú trọng đến công tác lập dự phòng cho các khoản phải thu và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mặc dù phương thức thanh toán của công ty tập trung chủ yếu bằng phương thức thanh toán ngay bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng nhưng với những khách hàng là tổ chức được phép trả chậm thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là công tác hoàn toàn cần thiết. Mặt khác các mặt hàng công ty cung cấp là những mặt hàng có hàm lượng khoa học công nghệ cao, vì vậy hao mòn vô hình là điều khó tránh khỏi. Do vậy để tránh những thiệt hại về hao mòn đó, công ty nên tiến hành trích khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để bù đắp cho sự hao mòn của những hàng hóa đó cho các kì kế toán sau.
Thứ sáu: Về công tác thu hồi nợ:
Ngày nay khách hàng lớn của công ty ngày càng phát triển hơn nhờ uy tín của công ty đã được nâng cao trên thị trường nội địa. Do vậy vốn của công ty bị chiếm dụng là không ít làm cho tỉ lệ nợ tồn đọng của công ty ngày càng cao. Đồng thời do công tác đòi nợ được tiến hành vào cuối kì kế toán làm khả năng thu hồi nợ giảm, ảnh hưởng đến tình hình thanh khoản của công ty. Công ty còn gặp tình trạng nhiều khách hàng trong kỳ không phát sinh các nghiệp vụ mua hàng nhưng các khoản nợ cũ vẫn chưa đòi được làm chồng chất các khoản nợ trong khi công ty vẫn chưa có cách giải quyết.