2.2.4.1. Trình tự ghi sổ kế toán.
Áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật vào bộ máy kế toán, công ty đã sử dụng công nghệ thông tin với phần mềm Fast Accounting với sự trợ giúp của Excell vào các bộ sổ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006. Nhờ đó mà quá trình xử lý thông tin đã được giảm bớt tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho ban giám đốc. Ngoài ra áp dụng kế toán máy cũng giúp công ty giảm bớt đi số lượng sổ cồng kềnh cần phải có khi xử lý thông tin bằng kế toán thủ công. Từ đó mà giảm bớt các công việc kế toán viên cấn phải làm đảm bảo tính hiệu quả cao trong công việc, chi phí của công ty cũng từ đó giảm nhẹ.
Phần mềm Fast Accounting được thiết kế theo nguyên tắc của cả 4 loại hình thức sổ kế toán: Nhật kí chung, Nhật kí chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật kí sổ cái nhưng công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ
bách khoa 4 đã chọn hình thức Chứng từ ghi sổ để phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty.
Có thể mô tả sơ lược quá trình ghi sổ kế toán của công ty như sau:
• Hàng ngày khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán các phần hành tương ứng sẽ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ đó. Tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của thông tin sẽ được kiểm tra rồi sau đó sẽ được cập nhật vào các dữ liệu máy vi tính theo các bảng biểu, các chứng từ đã được lập trình sẵn trên phần mềm.
• Khi được nhập vào phần mềm rồi, các thông tin sẽ tự động nhập vào các sổ, thẻ kế toán và các sổ kế toán tổng hợp liên quan.
• Đột xuất và định kì, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm tra lại các chứng từ gốc để xem xét tính hiện hữu và xác thực của thông tin.
• Cuối kì kế toán tổng hợp sẽ thực hiện thao tác cộng sổ và lập báo cáo tài chính cho công ty. Trước khi cộng sổ, kế toán tổng hợp phải đối chiếu sổ tổng hợp với các sổ chi tiết tương ứng để tìm ra những sai sót khác biệt để từ đó tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục.
• Báo cáo tài chính in ra sẽ được kế toán trưởng kiểm tra lại tính hợp lý của thông tin để từ đó có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về xu hướng phát triển của tình hình kinh doanh trong kì tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạch định các chính sách kế toán trong tương lai. Nếu thấy được thông tin trên báo cáo tài chính là hợp lý thì kế toán trưởng sẽ trình lên cho ban giám đốc để ban giám đốc xem xét và đóng dấu.
Cùng với quá trình trên, kế toán từng phần hành lập các báo cáo quản trị mang tính nội bộ để giúp ban giám đốc hoạch định các định mức cho tương
lai cho phù hợp. Ví dụ như kế toán thanh toán lập bản kế hoạch dự trù về vấn đề thu- chi tiền mặt trong kì kế toán kế tiếp…Và để các báo cáo quản trị này đến được với giám đốc thì báo cáo quản trị này sẽ được kế toán trưởng kiểm tra lại thông tin và bổ sung, điều chỉnh nếu thấy cần thiết.
2.2.4.2. Quá trình ghi sổ sách kế toán tại công ty.
Như đã giới thiệu ở trên, công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ với sự hỗ trợ của Excell trên máy vi tính để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Là phương tiện cơ bản để người làm kế toán ghi chép, phản ánh các thông tin kế toán theo một trình tự xác định, vì vậy xác định đúng hình thức sổ kế toán là điều vô cùng cần thiết. Không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát, kiểm tra các thông tin kế toán sau này, sổ sách kế toán còn đóng vai trò lưu trữ các số liệu thông tin cho công ty. Do đó công ty TNHH Thương mại và Phát triển công nghệ bách khoa 4 đã lựa chọn cho mình một bộ sổ kế toán theo mẫu của quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 9 năm 2006.
Sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán phải ghi các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian vào hai loại sổ chuyên biệt, đó là sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ và Sổ cái ít cột.Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ vừa dùng để đăng kí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh vào thời điểm cuối kì kế toán. Còn sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong các chế độ kế toán Việt Nam. Số liệu trên Sổ cái được dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết và là nguồn để các kế toán viên lập nên Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo Tài chính.Đặc điểm của Sổ cái là mở cho từng tài khoản, mỗi tài khoản tùy vào số các nghiệp vụ phát sinh mà được ghi nhiều hay ít trang.
Quá trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ sẽ được cụ thể hóa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: QUY TRÌNH CỦA HÌNH THỨC SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kếtoán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh