Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho tại Công ty cổ phần dược Thiên Thành

B GIÁO DC VÀ ÀO TO TRNG I HC M THÀNH PH H CHÍ MINH KHOA K TOÁN - TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG ***** NGUYN TH OANH MSSV: 40604078  TÀI: H THNG KIM SOÁT NI B V HÀNG TN KHO TI CÔNG TY C PHN DC THIÊN THÀNH KHÓA LUN TT NGHIP NGÀNH: K TOÁN NGI HNG DN KHOA HC Th.S OÀN VN HOT TPHCM - 2010 MC LC Li m đu CHNG 1: TNG QUAN V KIM SOÁT NI B VÀ KIM SOÁT NI B V HÀNG TN KHO 1 1.1 NHNG VN  CHUNG V H THNG KIM SOÁT NI B 1 1.1.1 S lc v s hình thành và tin hóa ca kim soát ni b 1 1.1.2 nh ngha và các khái nim c bn trong đnh ngha 2 1.1.3 Các mc tiêu ca kim soát ni b 3 1.1.4 Li ích ca h thng kim soát ni b hu hiu 4 1.1.5 Các b phn hp thành h thng kim soát ni b 5 1.1.5.1 Môi trng kim soát 5 1.1.5.1.1 Tính chính trc và giá tr đo đc: 5 1.1.5.1.2 m bo v nng lc, phm cht đi ng nhân viên 5 1.1.5.1.3 Hi đng qun tr và y ban Kim toán 6 1.1.5.1.4 Trit lý qun lý và phong cách điu hành ca nhà qun lý 6 1.1.5.1.5 C cu t chc 6 1.1.5.1.6 Cách thc phân đnh quyn hn và trách nhim 7 1.1.5.1.7 Chính sách nhân s 7 1.1.5.2 ánh giá ri ro 7 1.1.5.2.1 Xác đnh mc tiêu ca đn v 8 1.1.5.2.2 Nhn dng ri ro 8 1.1.5.2.3 Phân tích và đánh giá ri ro 9 1.1.5.2.4 Các bin pháp đi phó vi ri ro 10 1.1.5.3 Hot đng kim soát 11 1.1.5.3.1 Phân chia trách nhim đy đ 11 1.1.5.3.2 Kim soát quá trình x lý thông tin và các nghip v 12 1.1.5.3.3 Kim soát vt cht 12 1.1.5.3.4 Kim tra vic đc lp thc hin 12 1.1.5.3.5 Phân tích rà soát (hay soát xét li vic thc hin) 13 1.1.5.4 Thông tin và truyn thông 13 1.1.5.5 Giám sát 14 1.1.6 Nhng hn ch tim tàng ca h thng kim soát ni b 14 1.2 KIM SOÁT NI B HÀNG TN KHO 15 1.2.1 Ni dung và đc đim ca khon mc hàng tn kho 15 1.2.1.1 Ni dung 15 1.2.1.2 c đim 16 1.2.2 Ri ro tim tàng ca khon mc hàng tn kho 17 1.2.3 Mc đích kim soát ni b hàng tn kho 18 1.2.4 Các th tc kim soát ni b hàng tn kho 19 1.2.4.1 Kim soát quá trình mua hàng nhp kho 19 1.2.4.2 Kim soát quá trình bào qun và kim kê hàng hóa 24 1.2.4.2.1 i vi quá trình bo qun 24 1.2.4.2.2 Kim kê hàng tn kho 24 1.2.4.3 Kim soát quá trình xut kho hàng hóa 25 CHNG 2: GII THIU KHÁI QUÁT V CÔNG TY C PHN DC THIÊN THÀNH 27 2.1 Tng quan v công ty C phn dc Thiên Thành 27 2.2 Lch s hình thành và phát trin 27 2.2.1 Lch s hình thành công ty 27 2.2.2 Lch s hình thành chi nhánh 28 2.3 Chc nng, nhim v và mc tiêu hot đng ca công ty 28 2.3.1Chc nng 28 2.3.2 Nhim v 28 2.3.3 Mc tiêu hot đng 29 2.5 Nhng thun li và khó khn ca công ty 29 2.6 Phng hng phát trin ca công ty 30 2.7 C cu t chc qun lý sn xut kinh doanh 30 2.7.1 S đ b máy t chc 30 2.7.2 Chc nng nhim v các phòng ban 32 2.8 T chc k toán ti công ty 34 2.8.1 S đ t chc b máy k toán 34 2.8.3 Phng pháp k toán áp dng ti công ty 35 2.8.4 H thng chng t và s sách 37 2.8.5 Gii thiu s lc v phn mm k toán ca công ty 40 CHNG 3: THC TRNG H THNG KIM SOÁT NI B HÀNG TN KHO TI CÔNG TY C PHN DC THIÊN THÀNH 42 3.1 Khái quát v môi trng kim soát ni b ti công ty 42 3.2 H thng kim soát ni b v hàng tn kho ti công ty 45 3.2.1 c đim hàng tn kho ca công ty 45 3.2.2 H thng chính sách k toán tài chính v hàng tn kho 49 3.2.3 Kim soát quá trình vn đng ca hàng tn kho 50 3.2.3.1 Quá trình mua hàng nhp kho 50 3.2.3.2 Quá trình bo qun, kim kê hàng hóa 53 3.2.3.2.1 Quá trình bo qun 53 3.2.3.2.2 Quá trình kim kê hàng hóa 54 3.2.3.3 Các th tc kim soát ch yu đi vi chu trình mua hàng, bo qun và kim kê ti công ty c phn dc Thiên Thành 54 3.2.3.3.2 Nhng th tc kim soát c th 56 3.2.3.3 Quá trình xut hàng hóa ra khi kho 59 3.2.3.4 Kim soát quá trình tip nhn đn đt hàng và xét duyt bán chu60 CHNG 4: NHN XÉT VÀ KIN NGH V KIM SOÁT NI B V HÀNG TN KHO TI CÔNG TY C PHN DC THIÊN THÀNH 62 4.1 NHN XÉT CHUNG V MÔI TRNG KIM SOÁT TRONG H THNG KIM SOÁT NI B CA CÔNG TY 62 4.1.1 u đim 62 4.1.2 Hn ch 64 4.2 NHN XÉT H THNG KIM SOÁT NI B V HÀNG TN KHO CA CÔNG TY 64 4.2.1 u đim 64 4.2.2 Hn ch có th phát sinh ri ro v hàng tn kho 66 4.3 Mt s kin ngh nhm hoàn thin quá trình kim soát hàng tn kho 68 Kt lun Ph Lc Tài liu tham kho Li m đu Hin ti tr các doanh nghip liên doanh vi nc ngoài và các doanh nghip đã có và đang xây dng h thng chng ch ISO, TQM Theo đánh giá ca nhiu chuyên gia, phn ln các doanh nghip cha hiu rõ s cn thit, li ích cng nh cách xây dng, t chc và vn hành bài bn mt h thng kim soát ni b. Công tác kim tra, kim soát thng chng chéo, phin din, tp trung vào các ch s kinh t - tài chính và kt qu cui cùng vi thói quen tìm li, đ trách nhim ch ít chú trng kim tra, kim soát toàn b hot đng ca t chc, ly ngn chn, phòng nga là chính. ây là mt trong các đim yu mà các doanh nghip cn khc phc đ nâng cao sc cnh tranh khi hi nhp vào nn kinh t toàn cu.Vì th vai trò ca kim soát ni b là ht sc quan trng trong hot đng kinh t ca các doanh nghip và t chc. Kim soát ni b giúp các nhà qun tr qun lý hu hiu và hiu qu hn các ngun lc kinh t ca công ty mình nh: con ngi, tài sn, vn ….,góp phn hn ch ti đa nhng ri ro phát sinh trong quá trình sn xut kinh doanh, đng thi giúp doanh nghip xây dng đc mt nn tng qun lý vng chc phc v cho quá trình m rng, và phát trin đi lên ca doanh nghip. Bên cnh đó, hàng tn kho gi vai trò rt quan trng đi vi các doanh nghip sn xut – thng mi. Nó là trung gian trong vic chuyn hóa các ngun lc thành kt qu kinh doanh và nh hng đn nhiu hot đng kinh doanh ca doanh nghip. Do đó mi sai sót liên quan đn hàng tn kho có th nh hng trc tip đn bng cân đi k toán và báo cáo kt qu hot đng kinh doanh. Vi mong mun đc tip cn thc t công tác kim soát đi vi chu trình bán hàng – thu tin ca mt doanh nghip c th, đng thi ng dng nhng kin thc đã hc trong nhà trng, so sánh vi thc tin nm bt, m rng hiu bit , em đã quyt đnh chn đ tài “H thng kim soát ni b v hàng tn kho ti công ty c phn dc Thiên Thành”. PHM VI NGHIÊN CU Khi công ty phát trin lên thì li ích ca mt h thng kim soát ni b cng tr nên to ln hn vì ngi ch công ty s gp nhiu khó khn hn trong vic giám sát và kim soát các ri ro này nu ch da vào kinh nghim giám sát trc tip ca bn thân. Mt h thng kim soát ni b vng mnh s góp phn to nên s tin tng cao ca c đông. Xét v đim này, mt h thng kim soát ni b vng mnh là mt nhân t ca mt h thng qun tr doanh nghip vng mnh, và điu này rt quan trng đi vi công ty có nhà đu t bên ngoài.  tài tìm hiu kim soát ni b trong doanh nghip, c th là kim soát ni b đi vi hàng tn kho nhm nâng cao hiu qu kinh doanh ca công ty thng mi. Do hn ch v thi gian nên gii hn nghiên cu đ tài: a đim: Công ty c phn dc Thiên Thành. Phm vi nghiên cu: Tp trung nghiên cu h thng kim soát ni b hàng tn kho ca công ty t khâu mua hàng - nhp - lu tr và bán hàng. Phng pháp nghiên cu: Quan sát thc t, thu thp d liu, phng vn nhân viên trong công ty cùng vi s kt hp kin thc đã hc và tham kho các tài liu. Ni dung ca đ tài: gm có 4 chng Chng 1: Tng quan v kim soát ni b và kim soát ni b v hàng tn kho. Chng 2: Gii thiu khái quát v công ty c phn dc Thiên Thành. Chng 3: Thc trng h thng kim soát ni b hàng tn kho ti công ty c phn dc Thiên Thành. Chng 4: Nhn xét và kin ngh v kim soát ni b hàng tn kho ti công ty c phn dc Thiên Thành. Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 1 CHNG 1: TNG QUAN V KIM SOÁT NI B VÀ KIM SOÁT NI B V HÀNG TN KHO 1.1 NHNG VN  CHUNG V H THNG KIM SOÁT NI B 1.1.1 S lc v s hình thành và tin hóa ca kim soát ni b Khái nim kim soát ni b ra đi t đu th k 20 trong thut ng ca các kim toán viên đc lp, mô t các hot đng t kim soát ti doanh nghip. Kim toán viên s tìm hiu và đánh giá h thng này nhm phc v cho vic điu chnh các th tc kim toán 1 . S phát trin mnh m ca các hình thc gian ln làm thit hi ln ti các công ty đã dn đn s quan tâm ca xã hi đn hot đng kim soát ni b. Nm 1992, y ban các t chc hot đng bo tr (thng đc gi là COSO) ca Hi đng quc gia chng gian ln báo cáo tài chính Hoa K (thng gi là y ban Treadway) đã công b Báo cáo 1992, đa ra mt khuôn mu v kim soát ni b, đã đt nn tng cho các lý thuyt v kim soát ni b hin nay. Báo cáo này cung cp mt h thng lý lun đy đ và khá hoàn chnh v h thng kim soát ni b cho ti thi đim hin nay và đc chp nhn rng rãi  nhiu quc gia trên th gii. Báo cáo COSO nm 1992 gm có 4 phn:  Phn 1: Tóm tt dành cho nhà qun lý Phn này cung cp mt cái nhìn tng quát v kim soát ni b  mc đ cao dành riêng cho các nhà qun lý, giám đc điu hành, ban giám đc, các ngh s và c quan qun lý Nhà nc.  Phn 2: Khuôn kh chung ca kim soát ni b 1 Website hi k toán Tp.HCM Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 2 ây là phn c bn nht ca Báo cáo COSO, trong đó có đnh ngha v kim soát ni b, mô t các b phn cu thành ca kim soát ni b, đa ra các tiêu chí c th đ đánh giá h thng kim soát ni b.  Phn 3: Báo cáo cho bên ngoài ây là tài liu b sung, cung cp hng dn cho cho các t chc cách thc báo cáo cho các đi tng bên ngoài v h thng kim soát ni b cho mc tiêu báo cáo thông tin tài chính.  Phn 4: Các công c đánh giá kim soát ni b Phn này đa ra các công c hng dn, gi ý rt thit thc cho vic đánh giá h thng kim soát ni b. 1.1.2 nh ngha và các khái nim c bn trong đnh ngha “Kim soát ni b là mt quá trình do ngi qun lý, hi đng qun tr và các nhân viên ca đn v chi phi, nó đc thit lp đ cung cp mt s bo đm hp lý nhm thc hin ba mc tiêu di đây:  Báo cáo tài chính đáng tin cy  Các lut l và quy đnh đc tuân th  Hot đng hu hiu và hiu qu” 2 Trong đnh ngha trên, có bn khái nim nn tng là quá trình, con ngi, đm bo hp lý và mc tiêu. Chúng đc hiu nh sau: Kim soát ni b là mt quá trình: Kim soát ni b bao gm mt chui hot đng kim soát hin din  mi b phn trong đn v và đc kt hp vi nhau thành mt th thng nht. Quá trình kim soát là phng tin đ giúp cho đn v đt đc các mc tiêu ca mình. Kim soát ni b đc thit k và vn hành bi con ngi: Cn hiu rng kim soát ni b không ch đn thun là nhng chính sách, th tc, biu mu…mà 2 Giáo trình Kim toán ca trng i Hc Kinh T Tp.HCM Khóa lun tt nghip GVHD: Th.s oàn Vn Hot SVTH: Nguyn Th Oanh Trang 3 phi bao gm c nhng con ngi trong t chc nh Hi đng Qun tr, Ban Giám đc và các nhân viên. Chính con ngi s đnh ra mc tiêu, thit lp c ch kim soát  mi ni và vn hành chúng. Kim soát ni b cung cp mt s đm bo hp lý, ch không phi đm bo tuyt đi là các mc tiêu s đt đc. Vì khi vn hành h thng kim soát, nhng yu kém có th xy ra do các sai lm ca con ngi…nên dn đn không đt đc các mc tiêu. Kim soát ni b có th ngn chn và phát hin nhng sai phm nhng không th đm bo là chúng không bao gi xy ra. Hn na, mt nguyên tc c bn trong vic đa ra quyt đnh qun lý là chi phí cho quá trình kim soát không th vt quá li ích đc mong đi t quá trình kim soát không th vt quá li ích đc mong đi t quá trình kim soát đó. Do đó, tuy ngi qun lý có th nhn thc đy đ v các ri ro, th nhng nu chi phí cho quá trình kim soát quá cao thì h vn không áp dng các th tc kim soát các ri ro. Kim soát ni b thng đc chia thành các loi sau: 3 Kim soát k toán là chính sách và quá trình thc hin nhm đt đc hai mc tiêu đu tiên là bo v tài sn và bo đm thông tin k toán trung thc và đáng tin cy. Kim soát qun lý là đ thúc đy hiu qu hot đng kinh doanh và khuyn khích s tham gia ca công nhân viên đi vi các chính sách qun lý. 1.1.3 Các mc tiêu ca kim soát ni b i vi báo cáo tài chính, kim soát ni b phi đm bo v tính trung thc và đáng tin cy, bi vì chính ngi qun lý đn v phi có trách nhim lp báo cáo tài chính phù hp vi chun mc và ch đ k toán hin hành. i vi tính tuân th, kim soát ni b trc ht phi bo đm hp lý vic chp hành lut pháp và các quy đnh. iu này xut phát t trách nhim ca ngi qun lý đi vi nhng hành vi không tuân th trong đn v. Bên cnh đó, kim soát ni b còn phi hng mi thành viên trong đn v vào vic tuân th các chính sách, quy đnh ni b ca đn v, qua đó bo đm đc nhng mc tiêu ca đn v 3 Giáo trình H thng thông tin k toán ca trng i Hc Kinh T Tp.HCM [...]... Company Chi nhánh (kho) : Fax: (08)38 68 50 21 Email: contacthcm@thienthanh.vn Mã s 0308107517 2.2 L ình thành và phát tri 2.2.1 L ình thành công ty Tên doanh nghi Tr Công ty TNHH Thiên Thành A12,T à Th àng C 043.5729118 Fax: 043.5729528 Email: contact@thienthanh.vn Website: http://thienthanh.vn ành l v th Tr ình thành và phát tri thành trên c Ngay t ình thành, công ty TNHH Thiên Thành không ng ng SVTH:... àng hóa và d 2.2.2 L ình thành chi nhánh Chi nhánh mi Công ty c ph Công ty C ên Thành ên Thành thành l ào tháng 4/2007 V M S à giá tr Ngành ngh ph 2.3 Ch m ã góp 50.000 c ho th àm êu ho 2.3.1Ch Công ty C ên Thành là m pháp nhân h à mua bán, phân ph các s th 2.3.2 Nhi Phát tri g hi êu dùng trên kh c à ho ã à tài chính tín d t SVTH: Nguy à qu ãh Trang 28 Khóa lu 2.3.3 M êu ho Công ty ho không ng g khai... thành k ò trung gian gi hàng t ình kinh doanh nên ình này Trong ên h hàng – tr ình bán hàng – thu ti ình mua Hàng t ng à chi v y ài s àng t àh ài chính ùng lúc nhi lo àng, kh àng t l hàng t SVTH: Nguy Trang 16 Khóa lu nhau Vi th ên d àng t kho có th à Báo cáo k Hàng t c ho à m à ch êng, m àng t th ành ki K hàng t à công vi à ph thu k toán Ngoài ra, có nhi ành khác nhau, nhi hàng t à nhi àng t à ch... lu Khi giao hàng cho khách hàng c phi àng v àng và g àng hoá g gian l g àng àng, th ã có ch theo s i g, ch ki àng hoá trong phi àng Th hành xu ùng khách hàng ã xác nh ào phi ùng ký àng Th àng giao cho khách h hàng t SVTH: Nguy èm theo ós àng hoá, giao hàng kém ch Khi phi s ào phi èm m ên c àng v ên c àm b ã Trang 26 Khóa lu PH ÊN THÀNH 2.1 T hiên Thành Tên doanh nghi Tên ti Công ty C ên Thành Thienthanh... cho m Công c chu : là nh : là nh : là nh ã hoàn t ên quan ình s n Trang 15 Khóa lu Hàng hóa t : là nh Hàng g : là nh kho c àng g có th Ch àng g êu d òng gi ph hàng ký g àng t ã hoàn ình bày b àng t xu ào chi phí s rong k Theo chu VAS) 02 Hàng t t ình bày theo giá th th êu c àng à giá tr ên v d ình bày theo giá g giá tr o bán c này th ên v s à doanh nghi àng t ò trung gian trong quá trình chuy thành. .. k ên d x th hàng t 1.2.2 R àk o ti àng c àng t Có th àng t àng ch Nhân viên mua hàng gian l mà nhân viên này s Nhân viên mua hàng có th hoá/d viên này nh SVTH: Nguy ùh àng ch êng và có th àng ình hoá à cung c à không bán hàng iá th ì nhân à cung c Trang 17 Khóa lu Nhân viên nh àng có th àng - ch sai v Nhà cung c ành và g ng, giá tr ho Khi thanh toán b có th à cung c quy Hàng t à vi M à công nhân có... ti ành các th c tranh và công khai ã xác à cung c àng ph àng s àng và bao g àng, s à cung c B à cung c hàng chính th àng s chuy àng và àng, k hàng có th H à theo dõi các ã phát àng H ã nh àng ã th i ã phát hành àng H àng b àng là ch ã phát hành nh i trong chu trình nghi àng và khi k SVTH: Nguy Trang 21 Khóa lu nghi àng hay s s àng t ài ra, ki ên t ã nh hàng v àng có th àng hay hàng t Th hi các th t pháp... Khóa lu o ên d soát không còn phù h Ki à sai sót c c Các th vi à sai sót c l ên ìm cách b Chính nh ình gian trên c à nguyên nhân khi ki à ch êu c ình 1.2 KI ÀNG T 1.2.1 N àng t 1.2.1.1 N Hàng t ng ình bày trên B ình bày g phòng gi công b àng t ài s êu: giá tr àng t ãl àt o ong B ài chính, bao g hàng t : : là nh ã thu quy ãv t Nguyên li ch t : là nh bi SVTH: Nguy êu à th ài s Chi phí s Thành ph ài hay... t àng àng Phi ày ph òng ban khác và ch àng hóa, d nhiên khâu mua hàng c ên giao cho m ch Sau khi nh hàng ti ã ành các th à cung c ph v ê duy ình l à cung c ình tr à cung c thi t bán hàng c àng ên v à cung c à cung c giá c à so sánh v cung c SVTH: Nguy Trang 20 à Khóa lu Trong b ì tình hu trình l ào, ki êu c à cung c - Không có b mua hàng v õ ràng ã th ìm àng bu ào gi ãn b à cung c - Giá chào bán cho... Các chính sách, bi Ki hi à gian l à phát àn b à ki Ki ình k d ình k soát nh ình sau Ki : thi àt tc g các ho à phát tri ình và h ki : là các chính sách, th Ki th 1.1.5.3.3 Ki Là t m ài s ãng phí, l - H - B - S - Ki - B ài s 1.1.5.3.4 Ki Là vi ài s ãi, password máy tính… ào công ty ê tài s ài s êu chu p th ành b cá nhân (ho àm này t à công vi theo dõ SVTH: Nguy Trang 12 Khóa lu x ành vi tham ô hay c ình . Kim kê hàng tn kho 24 1.2.4.3 Kim soát quá trình xut kho hàng hóa 25 CHNG 2: GII THIU KHÁI QUÁT V CÔNG TY C PHN DC THIÊN THÀNH 27 2.1 Tng quan v công ty C phn dc Thiên Thành. v hàng tn kho ti công ty 45 3.2.1 c đim hàng tn kho ca công ty 45 3.2.2 H thng chính sách k toán tài chính v hàng tn kho 49 3.2.3 Kim soát quá trình vn đng ca hàng tn kho. kim soát ni b và kim soát ni b v hàng tn kho. Chng 2: Gii thiu khái quát v công ty c phn dc Thiên Thành. Chng 3: Thc trng h thng kim soát ni b hàng tn kho ti công ty