Yêu c u mua hàng
Khi có yêu c u mua hàng, b ph n có liên quan (Phòng Kinh doanh, Kho
ho c các c a hàng) s c n c trên nhu c u đ l p Phi u đ ngh mua hàng. ây là
ch ng t kh i đ u c a chu trình nghi p v mua hàng do đó có th cung c p b ng
hi n h u c a hàng t n kho. Phi u đ ngh mua hàng có th đ c l p b ng tay ho c
b ng máy tuy nhiên ph i đ m b o có các n i dung chính nh ngày đ ngh , s hi u
ch ng t , s l ng, quy cách hàng mua, ng i đ ngh mua hàng và ng i xét
duy t… phi u này ph i đ c phê duy t thích h p. M t s đ n v có th áp d ng
chính sách phê duy t chung cho các đ ngh mua hàng nh m ph c v quá trình kinh doanh hàng ngày.
Thí d khi l ng hàng t n kho gi m xu ng đ n m c d tr t i thi u, Phi u
đ ngh mua hàng s đ c th kho l p và không c n ph i đ c phê duy t c th .
i v i các yêu c u mua hàng đ c bi t, đ ngh mua hàng ph i đ c s phê duy t đ c bi t tùy theo t ng c p đ . Do đ ngh mua hàng có th xu t phát t nhi u b ph n khác nhau nên không nh t thi t ph i đánh s th t liên t c tr c khi s d ng đ i v i Phi u đ ngh mua hàng.
t hàng
Phi u đ ngh mua hàng sau đó đ c chuy n cho b ph n ph trách mua hàng. ki m soát n i b t t, b ph n này ph i đ c t ch c đ c l p v i các phòng ban khác và chu trách nhi m th c hi n m i nghi p v mua hàng hóa, dch v t
bên ngoài. i v i các doanh nghi p có quy mô nh , vi c t ch c b ph n mua
hàng đ c l p có th khi n cho chi phí th c hi n th t c này v t quá l i ích. Tuy nhiên khâu mua hàng c ng nên giao cho m t cá nhân đ c l p và đ c giám sát ch t ch .
Sau khi nh n đ c Phi u đ ngh mua hàng đã đ c phê duy t, b ph n mua hàng ti n hành các th t c l a ch n nhà cung c p. Quá trình l a ch n nhà cung c p ph i đ c giám sát ch t ch đ tránh tình tr ng thông đ ng gi a nhân viên đ t hàng v i nhà cung c p có th d n đ n thi t h i cho đ n v . Tr ng h p đ n v có quan h t t và đ t hàng th ng xuyên v i m t nhà cung c p nào đó, giá c và các đi u ki n bán hàng c a nhà cung c p đó ph i đ c xem xét đ nh k và so sánh v i các nhà cung c p khác ho c v i m t b ng chung c a th tr ng.
Trong b t kì tình hu ng nào, ki m soát n i b h u hi u th ng yêu c u quá trình l a ch n nhà cung c p ph i cung c p đ c b ng ch ng rõ ràng đã th a mãn đ ng th i ba đi u ki n sau đây:
- Không có b t kì m i quan h v l i ích hay ràng bu c nào gi a b phân mua hàng v i nhà cung c p đ c ch n.
- Giá chào bán cho nhà cung c p đ c ch n đ a ra là giá h p lý nh t so v i
m i ngu n cung c p khác.
- Vi c l a ch n nhà cung c p ph i đ c phê duy t b i ng i có th m quy n. i v i các nghi p v mua hàng có giá tr l n, c n có s phê duy t c a các nhà qu n lý c p cao. Khi c n thi t, đ n v nên ti n hành các th t c đ u th u c nh tranh và công khai.
Khi đã xác đ nh đ c nhà cung c p b ph n mua hàng s l p n đ t hàng.
n đ t hàng ph i đ c đánh s tr c và bao g m các n i dung quan tr ng nh
ngày đ t hàng, s l ng và quy cách đ t mua, giá c , tên và đ a ch nhà cung c p, ng i l p đ n hàng và ng i xét duy t…
B n chính c a n đ t hàng sau đó đ c chuy n cho nhà cung c p đ đ t
hàng chính th c. Các b n l u c a đ n đ t hàng s đ c l u t i b ph n mua hàng và
chuy n cho các b ph n liên quan nh b ph n hàng, k toán n ph i tr … đ n đ t
hàng có th đ c qu n lý b ng ba h th ng: H th ng n đ t hàng ch a th c hi n: l u tr và theo dõi các n đ t hàng đã phát hành nh ng ch a nh n đ c hàng. H th ng n đ t hàng đã th c hi n: l u tr các n đ t hàng đã phát hành và đã nh n đ c hàng. H th ng n đ t hàng b h y: l u tr các n đ t hàng đã phát hành nh ng không đ c th c hi n.
n đ t hàng là ch ng t th hai trong chu trình nghi p v mua hàng và khi k t h p v i các ch ng t khác có th cung c p b ng ch ng v s phát sinh c a
nghi p v mua hàng hay s hi n h u c a hàng t n kho. Ngoài ra, ki m tra vi c đánh
s th t liên t c c a n đ t hàng và đ i chi u các n đ t hàng đã nh n đ c
hàng v i s sách ghi nh n nghi p v mua hàng có th cung c p b ng ch ng v s
đ y đ c a nghi p v mua hàng hay hàng t n kho.
Th c hi n các th t c pháp lý c n thi t
Trong quá trình mua hàng, b ph n mua hàng ph i th c hi n các th t c pháp lý c n thi t đ b o v quy n l i c a đ n v n u có phát sinh tranh ch p sau này. Theo lu t th ng m i, vi c mua bán hàng hóa đ c th c hi n trên c s h p đ ng và h p đ ng mua bán hàng hóa có th th c hiên b ng l i nói, b ng v n b n ho c
b ng hành vi c th . i v i các lo i h p đ ng mua bán hàng hóa mà pháp lu t quy
đ nh ph i đ c l p thành v n b n thì ph i tuân theo các quy đ nh đó; ngoài ra, đi n báo, telex, fax, th đi n t và các hình th c thông tin đi n t khác c ng đ c coi là hình th c v n b n. Tùy theo yêu c u và m c đích qu n lý, đ n v có th s d ng các hình th c sau:
Khi g i đ n t hàng cho nhà cung c p đã chào hàng trong th i gian hi u l c c a b n chào hàng, đ n v nên yêu c u nhà cung c p g i l i v n b n ch p thu n đ có b ng ch ng v s giao k t gi a hai bên.
N u có ký k t h p đ ng mua bán hàng hóa v i nhà cung c p, c n chú ý đ m
b o các yêu c u pháp lý c a h p đ ng. Nh n hàng
Khi hàng đ c v n chuy n đ n đ a đi m giao hàng đã đ c th a thu n tr c,
b ph n nh n hàng s c n c vào n đ t hàng và H p đ ng mua bán (n u có) đ
ki m tra th c t quy cách, s l ng và ch t l ng c a hàng nh n. Ngoài ra, b phân nh n hàng còn ph i ti n hành ki m tra các n i dung ghi trên Hóa đ n c a nhà cung c p, đ c bi t là các chi ti t nh tên đ n v mua hàng, mã s thu , s l ng, đ n giá và giá tr hàng ghi trên Hóa đ n ph i kh p v i n đ t hàng ho c H p đ ng mua bán…
Sau khi ki m tra, b ph n nh n hàng có nhi m v nh n hàng và l p Phi u
nh p kho ho c Báo cáo nh n hàng. Ch ng t này cung c p b ng ch ng v vi c hàng
đã đ c nh n đ theo đúng quy cách, ph m ch t đã đ t. Trên c ph ng di n qu n
lý và công tác ki m toán, Phi u nh p kho là m t ch ng t r t quan tr ng. Cùng v i đ n đ t hàng, nó cung c p b ng ch ng v s phát sinh c a nghi p v mua hàng, s
hi n h u và đ y đ c a hàng t n kho. Phi u nh p kho c n đ c đánh s tr c đ d
ki m soát và n i dung c n ph n ánh đ y đ các thông tin c n thi t nh ngày nh n
hàng, các s tham chi u (S n đ t hàng, Hóa đ n c a nhà cung c p, H p đ ng mua bán), s l ng th c nh n c a t ng quy cách hàng hóa, ch t l ng hàng nh n,
ng i nh n hàng….
Tr l i hàng
Trong khi ki m nh n, n u phát hi n hàng không đúng quy cách, ch t l ng
không đ m b o ho c s l ng không đúng v i n đ t hàng, H p đ ng mua bán và
Hóa đ n, b ph n nh n hàng có quy n t ch i nh n và xúc ti n các th t c tr l i
hàng. i di n c a nhà cung c p (th ng là nhân viên giao hàng) và đ i di n c a
bên nh n hàng s ti n hành l p Biên b n tr l i hàng, trong đó nêu rõ lý do hàng b tr l i và cùng kí tên xác nh n vào biên b n. Biên b n này s đ c b ph n nh n hàng l u m t b n đ ch ng minh hàng đ t mua v n ch a nh n đ c. Sau đó, hai tr ng h p có th x y ra là:
Nhà cung c p ch p nh n giao lô hàng khác theo đúng H p đ ng mua bán và đ c đ n v ch p thu n. Lúc này, các th t c nh n hàng s đ c ti n hành l i theo các b c đã nêu trên; ho c
Hai bên s ti n hành thanh lý H p đ ng mua bán do không đ t đ c s th a
thu n v vi c giao hàng l i. Trong tr ng h p này, Biên b n thanh lý h p đ ng s
đ c l p đ làm ch ng t cho vi c h y b cam k t mua hàng. n đ t hàng và H p
đ ng mua bán s đ c chuy n sang h th ng n đ t hàng b h y và l u cùng v i
Biên b n thanh lý h p đ ng và chu trình nghi p v mua hàng s k t thúc. T ch c h th ng ch ng t và thanh toán
C n c vào các ch ng t liên quan, k toán hàng t n kho s ghi nh n nghi p v mua hàng vào s k toán chi ti t hàng t n kho. B ch ng t g c đ y đ c a t ng
nghi p v mua hàng bao g m Phi u đ ngh mua hàng, n đ t hàng, H p đ ng
mua bán (n u có), Hóa đ n c a nhà cung c p và Phi u nh p kho. B ch ng t này
s đ c l u vào h s mua hàng theo s th t c a Phi u nh p kho.
Bên c nh đó, các ch ng t nh n đ t hàng, H p đ ng mua bán, Báo cáo
nh n hàng, Hóa đ n c a nhà cung c p (b n chính) s đ c chuy n cho k toán công
n đ ghi nh n N ph i tr . B ch ng t này đ c l u vào h s các hóa đ n ch a
thanh toán theo th t th i gian thanh toán.
1.2.4.2 Ki m soát quá trình b o qu n và ki m kê hàng hóa
1.2.4.2.1 i v i quá trình b o qu n
Sau khi nh p kho, hàng s đ c b o qu n t i kho hàng cho đ n khi đ c xu t kho s n xu t hay bán. Vì th , đ n v c n t ch c h th ng kho bãi m t cách khoa
h c, b o đ m các yêu c u v an toàn đ ch ng cháy n , h n ch t i đa vi c xâm
nh p c a nh ng ng i không có ph n s đ đ phòng tr m c p. Bên c nh đó, đ
b o qu n t t hàng t n kho, đ n v ph i quan tâm đ n đi u ki n c a các kho hàng
cho đúng theo nh ng yêu c u đ c thù đ i v i t ng lo i hàng t n kho, nh không b t (đ i v i hàng nông s n, xi m ng…), ch ng nóng (đ i v i các lo i hàng d cháy n nh x ng d u, thu c n …), làm l nh (đ i v i th y h i s n xu t kh u, các lo i
thu c thú y, hay các yêu c u khác v ánh n ng, gió… Riêng v i các lo i hàng có
tính ch t đ c h i, d cháy n ho c nh h ng đ n môi tr ng c n có nh ng th t c
ki m soát ch t ch phù h p v i nh ng quy đ nh c a Lu t pháp. Các quy đ nh này
ph i đ c ph bi n r ng rãi đ n nh ng nhân viên có liên quan.
1.2.4.2.2 Ki m kê hàng t n kho
Ki m soát n i b đ i v i hàng t n kho c ng yêu c u vi c ti n hành các cu c ki m kê đ nh kì và/ ho c ki m kê đ t xu t. Ki m kê là m t công c ki m soát vô cùng quan tr ng và không th thay th vì giúp xác đ nh s l ng hàng t n kho th c
t , đ ng th i cho bi t v tình tr ng c a hàng t n kho đ có bi n pháp x lý thích h p. Ngoài ra, vi c ti n hành các cu c ki m kê đ t xu t đóng vai trò m t công c
giám sát th ng xuyên c a các nhà qu n lý đ i v i hàng t n kho. Thông th ng,
cu c ki m kê s bao g m đ i di n c a b ph n k toán hàng t n kho, nhân viên kho và m t ng i giám sát đ c l p v i hai b ph n v a nêu.
Theo Lu t k toán, vào cu i kì k toán n m, đ n v ph i ki m kê tài s n tr c khi l p báo cáo tài chính. i v i các đ n v áp d ng h th ng kê khai th ng xuyên, k t qu ki m kê s đ c đ i chi u v i s l ng hàng t n kho ghi trên s chi ti t đ phát hi n và x lý k p th i các khác bi t. Sau khi đã đ i chi u v i k t qu ki m kê, s li u trên s sách k toán hàng t n kho s đ c dùng đ l p báo cáo tài chính.
i v i đ n v áp d ng h th ng ki m kê đ nh k , s d hàng t n kho trên báo cáo tài chính hoàn toàn ph thu c vào k t qu ki m kê. M t khác, k t qu ki m
kê c ng đ c s d ng đ tính toán giá v n hàng bán trong k . Do đó, đ i v i các
đ n v này, vi c ki m kê hàng n m h t s c quan tr ng, vì b t kì m t sai sót nào c ng d n đ n sai l ch trên báo cáo tài chính.
i v i h th ng kê khai th ng xuyên, vi c ki m kê không đòi h i ph i ti n hành m t l n vào ngày k t thúc niên đ cho t t c các m t hàng, b i vì thông tin c n thi t đ l p báo cáo tài chính luôn có s n t i m i th i đi m. Nói cách khác, m c
đích chính c a vi c th c hiên ki m kê trong h th ng kê khai th ng xuyên là đ
đánh giá tính h u hi u c a h th ng và duy trì ki m soát v t ch t đ i v i hàng t n kho, h n là đ xác đ nh chính xác s l ng th c t c a hàng t n kho. Do đó, đ n v nên t ch c ki m kê đ t xu t ho c luân phiên gi a các m t hàng hay gi a các kho hàng. Ngoài ra, c n đ m b o r ng m i m t hàng hay kho hàng ph i đ c ki m kê t i thi u m t l n trong n m.
1.2.4.3 Ki m soát quá trình xu t kho hàng hóa
Th kho có trách nhi m giao hàng cho khách hàng đ m b o giao đ s l ng, đúng ch t l ng, ph m ch t c a hàng hoá, giao đúng th i h n c a h p đ ng.
Khi giao hàng cho khách hàng c n ký xác nh n vào phi u g i hàng và g i kèm theo
phi u xu t hàng v i s hàng hoá g i đi đ đ m b o r ng không có s thông đ ng,
gian l n nh m bi n th hàng hoá, giao hàng kém ch t l ng cho khách hàng.
Khi phi u g i hàng đ c chuy n đ n kho hàng, th kho ki m tra l i phi u