Yêu c u mua hàng
Trong tháng c n c vào báo cáo t n kho c a th kho và d a vào h n m c t n kho Phòng kinh doanh s c n c trên nhu c u đ l p Phi u đ ngh mua hàng. Phi u này
ph i đ c phê duy t giám đ c kinh doanh phê duy t.
Phi u đ ngh mua hàng đ c l p b ng máy b o đ m các n i dung sau nh : ngày
đ ngh , s hi u ch ng t , s l ng, quy cách hàng mua, ng i đ ngh mua hàng và ng i xét duy t… ây là ch ng t đ u tiên c a chu trình nghi p v mua hàng t i công ty c ph n d c Thiên Thành, khi k t h p v i các ch ng t khác nó cung c p b ng ch ng v s phát sinh nghi p v mua hàng hay s hi n h u c a hàng t n kho.
Ví d : Phi u đ ngh mua hàng ngày 22 tháng 01 n m 2010 (xem ph l c)
t hàng t Hàng Nh n hàng Nh p kho Chuy n Giao Hàng Hóa Xu t Kho Hàng Hóa
Sau khi đ c giám đ c kinh doanh ký vào phi u đ ngh mua hàng nhân viên phòng kinh doanh s ti n hành l p email đ t hàng cho nhà cung c p, ngay sau khi g i email nhân viên s g i đi n tho i tr c ti p cho nhà cung c p đ thông báo email đ t hàng đã đ c g i.
n đ t hàng c a công ty l p bao g m nh ng n i dung sau: tên m t hàng, đ n v tính, s l ng, bên giao, đ i ch bên giao, bên nh n, đ a ch bên nh n, đ i di n c a các bên, ngày. Nhà cung c p sau khi nh n đ c email đ t hàng s ti n hành c nhân viên giao hàng và xu t hóa đ n giá tr gia t ng. Nhà cung c p do giám đ c kinh doanh l a ch n và th ng th o h p đ ng v giá c , ch t l ng, s l ng, ph ng th c giao hàng, đi u ki n thanh toán…Hi n t i công ty ch có hai nhà cung c p chính.
Ví d : n đ t hàng ngày 13 tháng 01 n m 2010 (xem ph l c)
Th c Hi n Các Th T c Pháp Lý C n Thi t
Trong quá trình mua hàng, phòng kinh doanh c a công ty th c hi n vi c so n th o các h p đ ng, các th t c pháp lý c n thi t đ b o v quy n l i c a công ty.
Vi c mua bán hàng hóa đ c th c hi n trên c s h p đ ng mua bán hàng hóa c a
công ty đ c th c hi n thông qua h p đ ng b ng v n b n và email đ đ t hàng. Các yêu c u pháp lý c a h p đ ng mua bán c a công ty luôn đ c giám đ c kinh doanh xem xét th t k l ng tr c khi ra quy t đ nh đ tránh các r i ro phát sinh nh h ng đ n l i ích c a công ty.
Ví d : xem ph l c H p đ ng kinh t s : 311209/H KT và H p đ ng kinh t
s : 04/NTB//TT-SL/2010
Nh n hàng
Khi nhân viên c a bên bán v n chuy n hàng hóa đ n kho c a công ty, th kho ti n hành ki m tra hàng hóa xem s l ng, quy cách, h n s d ng th c t đã kh p v i s l ng, quy cách, s lô, h n s d ng, đ n giá, tên đ n v , mã s thu , t ng giá tr thanh toán ….so v i hóa đ n giá tr gia t ng c a nhà cung c p g i. N u t t c các s đ c ki m tra đã kh p thì th kho s ti n hành cho nh p kho hàng hóa .
Sau khi ki m tra hàng xong ng i giao hàng yêu c u th kho ký tên vào biên b n
nh n hàng.
Sau đó th kho ti n hành ghi nh n s li u nh p kho t c th kho s l p phi u nh p kho đ ng th i ghi vào s kho và th kho.
D a vào s kho c a th kho s theo dõi đ c s l ng, s lô, date c a t t c các m t hàng còn c n c trên th kho s theo dõi đ c chi ti t t ng m t hàng. Th kho ch theo dõi v s l ng c a các m t hàng.
Sau khi đã ti n hành ghi vào s kho và th kho th kho s g i ch ng t g c bao g m liên 2 c a hoá đ n giá tr gia t ng do nhà cung c p phát hành và phi u nh p kho cho phòng k toán đ k toán kho ti n hành nh p vào ph n m m k toán theo dõi nh p xu t t n trên s t ng h p nh p xu t t n và theo dõi chi ti t trên s k toán chi ti t hàng t n kho đ i v i t ng m t hàng. K toán s theo dõi c v m t s l ng l n giá tr .
Hàng tu n th kho ph i g i báo cáo nh p xu t t n cho phòng bán hàng c p nh t s li u t n kho. ây là c s mà phòng bán hàng s d a vào đ ra quy t đ nh l p phi u đ ngh mua hàng và l p đ n đ t hàng.
Hàng tu n th kho ti n hành đ i chi u t n kho theo s sách v i phòng k toán.
Tr l i hàng
Trong khi ki m nh n, n u phát hi n hàng không đúng quy cách, ch t l ng không đ m b o ho c s l ng không đúng v i Hóa đ n giá tr gia t ng c a nhà cung c p g i th kho có quy n t ch i nh n hàng. Nhân viên bên bán s ki m tra l i m t l n n a n u th y đúng nh th kho đã ki m tra thì s g i đi n tho i tr c ti p v công ty yêu c u xu t thêm hàng. Khi hàng đ n thì th kho l i ti n hành công vi c theo trình t ban đ u.
C n c vào các ch ng t g c trong chu trình mua hàng k toán công n th c hi n ghi nh n kho n n ph i tr cho nhà cung c p và theo dõi, qu n lý thanh toán các kho n n khi đ n h n. Khi đ n h n ph i tr cho nhà cung c p ti n hành l p y nhi m chi thanh toán ti n hàng cho nhà cung c p và ghi nh n gi m n ph i tr vào
ph n m m k toán.
T ch c h th ng ch ng t và thanh toán
C n c vào hóa đ n giá tr gia t ng và phi u nh p kho do th kho l p đ c (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chuy n lên, k toán kho s ghi nh n nghi p v mua hàng vào s k toán chi ti t hàng t n kho. Phòng k toán s l u b ch ng t g c c a t ng nghi p v mua hàng bao g m H p đ ng mua bán (n u có), Hóa đ n c a nhà cung c p và Phi u nh p kho. B ch ng t này s đ c l u vào h s mua hàng theo s th t c a Phi u nh p kho.
Bên c nh đó, các ch ng t nh H p đ ng mua bán, Hóa đ n c a nhà cung
c p (b n chính) s đ c chuy n cho k toán công n đ ghi nh n N ph i tr . B
ch ng t này đ c l u vào h s các hóa đ n ch a thanh toán theo th t th i gian thanh toán.
3.2.3.2 Quá trình b o qu n, ki m kê hàng hóa 3.2.3.2.1 Quá trình b o qu n