2.8.2 Ch c n ng và nhi m v c a b máy k toán
* K toán tr ng: hi n t i công ty ch a có nhân viên ph trách nhi m v k toán tr ng.
* K toán t ng h p:
Th c hi n qu n lý toàn b công tác k toán, t ng c ng tài kho n, đ i chi u, l p b ng cân đ i k toán và l p các báo cáo tài chính h ng quý, n m.
T ch c luân chuy n và b o qu n ch ng t trong th i h n quy đ nh.
* K toán thu :
Th c hi n vi c kê khai thu xu t nh p kh u, thu giá tr gia t ng, thu tiêu th đ c bi t … v i c quan thu nhà n c, thu n p thu đ y đ .
K toán kho K toán thu K toán thanh toán Th qu K toán công n K toán t ng h p K toán tr ng
Th c hi n vi c ghi chép, c p nh t s sách, l p b ng kê các tái kho n v thu hàng tháng.
* K toán công n
Th c hi n vi c ghi s theo dõi các tài kho n thanh toán th c t nh ng i
bán hàng, ng i mua hàng, công n ph i thu, ph i tr , n t m ng … l p các b ng
kê và nh t ký ch ng t t ng ng v i các tài kho n công n . Theo dõi qu n lý thanh toán các kho n n khi đ n h n.
* K toán thanh toán:
Theo dõi vi c thanh toán b ng ti n m t và thanh toán qua các ngân hàng mà công ty giao dch.
L p b ng kê và chi ti t s ch ng t , qu n lý l u tr h s ch ng t ngân hàng và ch ng t thanh toán b ng ti n m t.
Th c hi n th t c thanh toán qua ngân hàng, th t c vay và tr n ngân hàng.
* K toán kho
Theo dõi, qu n lý hàng hoá nh p xu t t n, ghi chép, l p b ng kê, b ng cân đ i nh p xu t t n hàng hoá. Th c hi n ki m kê hàng hoá đ nh k .
Ki m tra quá trình mua bán hàng hoá cung c p đ y đ thông tin cho kinh doanh.
* Th qu :
Ch u trách nhi m nh p, xu t qu ti n m t, gi và qu n lý qu . Qu n lý qu ti n m t và h n ch sai sót.
Ti n hành ki m kê qu hàng tháng theo quy đ nh.
2.8.3 Ph ng pháp k toán áp d ng t i công ty
Hình th c s k toán:Nh t Ký Chung S đ hình th c Nh t ký chung
TRÌNH T GHI S K TOÁN
THEO HÌNH TH C K TOÁN NH T KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cu i tháng, ho c đ nh k Quan h đ i chi u, ki m tra
Ch ng t k toán S CÁI B ng t ng h p chi ti t S ,th k toán chi ti t S Nh t Ký Chung S nh t ký đ c bi t B ng cân đ i s phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Hình th c k toán
Ch đ k toán áp d ng: Theo Q s 48/2006/Q -BTC ngày 14/09/2006 c a B
Tr ng B tài chính.
B máy k toán công ty v n hành theo hình th c t p trung. M i công vi c nh : phân lo i ch ng t , ki m tra ch ng t ban đ u, đ nh kho n, ghi s chi ti t, s t ng h p, l p báo cáo....đ u thu c phòng k toán.
Ph ng pháp h ch toán hàng t n kho theo ph ng pháp kê khai th ng
xuyên.
Công ty n p thu GTGT theo ph ng pháp kh u tr .
Niên đ k toán t i công ty là t 01/01 đ n 31/12 cùng n m. n v ti n t s d ng đ ghi nh n là ti n đ ng Vi t Nam.
Ph ng pháp tính giá hàng t n kho xu t kho theo ph ng pháp bình quân gia quy n.
Kh u hao TSC theo ph ng pháp đ ng th ng.
Ph n m m k toán đang áp d ng là ph n m m k toán SMART
2.8.4 H th ng ch ng t và s sách
Công ty s d ng ch y u các lo i ch ng t sau:
Phi u nh p kho, biên b n giao nh n hàng (phi u xu t kho) Phi u thu, phi u chi, biên lai thu ti n.
Biên b n ki m kê qu , báo cáo qu .
Các ch ng t l p c a th qu , đ t ng h p thu, chi, t n đ nh k . Hoá đ n GTGT…
B ng kê thu ti n
H th ng báo cáo tài chính t i công ty
- Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh m u s B02-DN - Báo cáo l u chuy n ti n t m u s B03-DN
- Thuy t minh báo cáo tài chính B09-DN
Hình th c k toán Nh t ký chung g m các lo i s ch y u sau: - S Nh t ký chung, S Nh t ký đ c bi t;
- S Cái;
- Các s , th k toán chi ti t.
Ghi chú:
Ghi h ng ngày:
Ghi cu i tháng, ho c đ nh k : Quan h đ i chi u, ki m tra:
Công ty s d ng ph n m m k toán SMART. Ph n m m thi t k d a trên hình th c Nh t Ký Chung.
H th ng s sách, tài kho n s d ng, l u ch ng t tuân theo quy t đ nh s 48
c a B Tài Chính ban hành ngày 14 tháng 09 n m 2006.
Hàng ngày, k toán c n c vào ch ng t k toán đã đ c ki m tra, đ c dùng làm c n c ghi s , xác đ nh tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có đ nh p d li u vào máy vi tính theo các b ng, bi u đã đ c thi t k trên ph n m m k toán.
Theo quy trình c a ph n m m k toán, các thông tin đ c t đ ng nh p vào s k toán t ng h p và s k toán chi ti t và các b ng bi u báo cáo liên quan.
PH N M M K TOÁN Máy vi tính S K TOÁN -S t ng h p -S chi ti t
-Báo cáo tài chính -Báo cáo k toán qu n tr CH NG T K TOÁN B NG T NG H P CH NG T K TOÁN C NG LO I
Cu i k k toán th c hi n các thao tác khoá s và l p báo cáo tài chính. Vi c đ i chi u gi a s li u t ng h p v i s li u đ c th c hi n t đ ng và luôn đ m b o trung th c và chính xác theo thông tin đã nh p trong k . Ng i làm k toán có th ki m tra, đ i chi u s li u gi a s k toán v i báo cáo tài chính sau khi đã in ra gi y.
2.8.5 Gi i thi u s l c v ph n m m k toán c a công ty
SMART là ph n m m t đ ng hóa k toán, tr giúp trong vi c qu n lý, đi u hành doanh nghi p. Các k toán có đ c s tr giúp toàn di n trong công vi c.Giám đ c đi u hành luôn có s n thông tin ho t đ ng t chi ti t đ n t ng h p, theo m i khía c nh và b t c lúc nào. Các nhân viên trong công ty đ c quy n khai thác thông tin theo nhu c u và nguy n v ng c a mình. H th ng b o m t, phân quy n,
quy n khai thác thông tin trên m ng giúp ti t ki m đ c nhi u chi phí cho doanh
nghi p.
Các u đi m c a ph n m m SMART:
Qu n lý ti n, hàng hóa, công n (theo ti n Vi t ho c ngo i t ), tài s n c
đ nh, ti n l ng…r t hi u qu , ph n m m đ n gi n, d s d ng giúp gi m
thi u công viêc cho k toán.
Ch y trên WINDOWS, giao di n ti ng Vi t, h th ng tài kho n theo quy đ nh c a B tài chính. In ra các lo i s sách, các báo cáo qu n tr , báo cáo tài chính m t cách nhanh chóng.
S phong phú trong các y u t qu n lý, tính th ng nh t trong giao di n nh p d li u, không c n ph i nh nhi u lo i hình nh p d li u, không c n ph i
nh nhi u phím b m….
Không c n ph i thao tác trung gian (nh t ng h p d li u) tr c khi xem, in
m t b ng bi u, s sách…
Ngoài các b ng bi u chi ti t, t ng h p, báo cáo tài chính theo quy đ nh SMART còn có th in các b ng bi u qu n tr khác theo nhu c u kinh doanh
c a doanh nghi p.
Khi ch y trên m ng, h th ng phân quy n nh p li u c ng nh phân quy n khai thác thông tin phong phú và b o m t. M i nhân viên k toán đ c c p m t password đ truy c p vào h th ng.
CH NG 3: TH C TR NG H TH NG KI M SOÁT
N I B HÀNG T N KHO T I CÔNG TY C PH N D C THIÊN THÀNH
3.1 Khái quát v môi tr ng ki m soát n i b t i công ty
Tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành
Công ty t ch c h p m t tháng ít nh t m t l n đ n m b t tình hình công ty hi n t i và đ gi i quy t các công vi c t n đ ng trong tháng.
Công ty có xây d ng m c tiêu, k ho ch kinh doanh trong t ng tháng nh là: doanh s bán c a tháng, các ch ng trình bán hàng c a tháng, k ho ch thanh toán công n .
Nh ng nhà qu n lý c p cao c a công ty đ u là nh ng ng i giàu kinh nghi m trong l nh v c kinh doanh d c ph m nên nh n th c r t rõ m i hành vi và
quy t đ nh c a h có nh h ng r t l n đ n ho t đ ng kinh doanh c a công ty nên
r t th n tr ng trong các quy t đ nh kinh doanh đ có th gi m kh n ng x y ra r i ro
m t cách th p nh t. Bên c nh đó ban lãnh đ o đã quan tâm và khuy n khích nhân
viên quan tâm phát hi n, đánh giá và phân tích đ nh l ng tác h i c a các r i ro hi n h u và ti m n.
Ban lãnh đ o luôn tôn tr ng và th c hi n đ y đ ngh a v v i Nhà N c,
m i ho t đ ng c a doanh nghi p luôn n m trong khuôn kh pháp lu t.
Tính chính tr c và giá tr đ o đ c
Tính tuân th pháp lu t c a các c p lãnh đ o trong công ty khá cao, tuân th nghiêm túc vi c l p Báo cáo tài chính, Báo cáo thu , th c hi n đ y đ các kho n
ngha v v i ngân sách nhà n c, ch p hành t t các qui đ nh nhà n c và các th
t c pháp lý trong quá trình ho t đ ng, nh t là trong v n đ s d ng lao đ ng, t t c ng i lao đ ng c a công ty đ u đ c ký h p đ ng lao đ ng, đ c h ng các ch đ nh l ng, th ng, tr c p khó kh n, m đau, thai s n… đúng theo Lu t lao đ ng quy đ nh.
i v i khách hàng: i v i m t doanh nghi p s hài lòng c a khách hàng là y u t s ng còn và đ c đ t lên hàng đ u. Vì v y công ty luôn l ng nghe, theo dõi, đo l ng s hài lòng c a khách hàng v các v n đ nh giá c , ch t l ng, s l ng, th i gian giao hàng hay thái đ , cung cách ph c v khách hàng. Bên c nh đó công ty c ng có nh ng chính sách u đãi dành cho nh ng khách hàng l n c a công ty h ng đ n m i quan h kinh doanh lâu dài.
i v i nhà cung c p: công ty luôn th c hi n vi c thanh toán đúng th i h n quy đ nh trên h p đ ng, không đ tình tr ng n quá h n làm m t uy tín gây nh
h ng t i m i quan h v i nhà cung c p.
i v i các nhân viên trong công ty: ban lãnh đ o th ng xuyên khuy n khích các cán b , nhân viên trong công ty đ xu t ý ki n đóng góp cho các ho t đ ng kinh doanh c a công ty đ công ty ngày càng phát tri n h n. Công ty luôn luôn t o m i đi u ki n cho các thành viên phát huy h t kh n ng, n ng l c, luôn t o cho nhân viên s bình đ ng, đ c nói lên ti ng nói riêng c a b n thân.
Cách th c phân đ nh quy n h n và trách nhi m
Doanh nghi p đã ph bi n r ng rãi các quy t c, chu n m c đ m i thành viên trong công ty đ u n m b t k p th i.
Các v trí lãnh đ o c a đ n v đ c b nhi m b ng v n b n chính th c nêu rõ, vai trò c a ng i lãnh đ o.
Quy n h n, trách nhi m và ngha v trong ba l nh v c: C p phép và phê duy t các v n đ tài chính, k toán kho và th kho đ c phân đ nh đ c l p rõ ràng.
Doanh nghi p đã ban hành v n b n quy đ nh rõ ràng nh ng ai có quy n và/ ho c đ c y quy n phê duy t toàn b hay m t lo i v n đ tài chính nào đó.
Nhân viên t t c các b ph n trong công ty ph i hi u đ c trách nhi m,
ngha v c ng nh quy n l i c a mình nh h ng đ n công vi c c a nh ng cá nhân
nào, nh ng b ph n nào đ ý th c đ c vi c mình có b n ph n ph i làm và hoàn thành.
Các cán b c p cao trong công ty đ u là nh ng nhà qu n lý có nhi u kinh
nghi m, thành th o trong công tác k t h p v i đ i ng nhân viên tr đ c đào t o
t t đa s nhân viên có trình đ là cao đ ng và đ i h c r t n ng đ ng, nhi t tình trong công vi c đã có th đáp ng đ c yêu c u qu n lý, th c hi n m c tiêu kinh doanh c a công ty. Riêng th kho b o qu n d c ph m c a công ty có trình đ chuyên
môn là d c s đ đ m b o t t quá trình b o qu n s n ph m trong kho. i u ki n
này đáp ng t t nhu c u đ c thù c a công ty.
Xem ph l c th ng kê v trình đ nhân s c a công ty
V i s l ng nhân viên hi n nay đã đáp ng v a đ v ch t và v l ng so v i
quy mô c a công ty. Nh ng v i xu h ng th tr ng ngày càng phát tri n hi n nay,
khi công ty có đ đi u ki n đ m r ng thêm th tr ng và quy mô ho t đ ng thì
c n tuy n thêm nhân s cho phù h p. Bên c nh đó, c n th ng xuyên t ch c các l p đào t o cho nhân viên, đ h có th b t k p s phát tri n c a th tr ng c ng nh nâng cao nghi p v c a mình.
Chính sách nhân s
V i quan đi m: “Con ng i c a công ty chính là th ng hi u c a công ty, th ng hi u c a công ty chính là v n hóa c a công ty”, Thiên Thành đã không
ng ng xây d ng và hoàn thi n đ tr thành m t công ty có môi tr ng làm vi c
thân thi n, chuyên nghi p. đó, m i thành viên trong công ty luôn có s s chia,
đ ng c m giúp đ nhau cùng phát tri n. Công ty luôn luôn t o m i đi u ki n cho
các thành viên phát huy h t kh n ng, n ng l c, luôn t o cho nhân viên s bình đ ng, đ c nói lên ti ng nói riêng c a b n thân. Bên c nh đó, công ty c ng luôn chú tr ng t i đ i s ng tinh th n c a nhân viên. Chính vì v y, v n hóa Thiên Thành tr thành ni m t hào, là đ ng l c ph n đ u c a m i thành viên trong công ty.
L c l ng lao đ ng c a công ty là nh ng nhân viên n ng đ ng, nhi t tình, trình đ chuyên môn cao, đ c đào t o t t. ây c ng là tài s n quý báu c a công ty, do đó công ty luôn có nh ng chính sách, ch đ u đãi t t nh m khuy n khích và