| SLE BO GIAO DUC VA DAO TAO
; TRƯỜNG ĐHDL KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TPHCM
KHOA QUAN TRI KINH DOANH
————— ———~ 7
TRUONG DHDL-KTCN
THU VIEN
lsố 1£ 422 -—— 2
` Hướng dẫn : T6Nguyễn Văn Thuận
Thực hiện : ŠV.Bùi Anh Tú
| MGSV :97Q124
| ChNganh : Quản Trị TC-KT
Trang 2BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CN Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Tu 000 - ĐẠI HỌC DÂN LAP KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ VP: 110 CAO THANG Q.3 TPHCM ĐT :8 332.875- 8.324.277
Khoa ne nh MIE AR WU UA VAM POW NGIHEED
Bo mon : vee — Chú ý : Sinh viên phải dân tờ giấy này vào trang thứ nhất
của bản thuyết mình
Họ và tên ` : Dwi ACI Tu _ " `
Ngành © ETA txCls VỆtbac ke Lớp - : 4TfWX
"đ ORES eed eR EE EEC EERE EER CERT ESE ES .S OTST ERSTE SEES REESE ST OTE TEESE ELST TTT EE
ne ae SEeUrtkd ‘aug Nưà CIR Ê&,, cccccee 2 Nhiệm vụ :
a Số liệu ban dau:
b Nội dung :
* Phần tính toán và thuyết minh :
AVE das, bàng, yal, oe Gd ae eueueasssveneasesaestvssauecensaceees
Dene een E Ree eee TES EER EEE REESE EPO ESET REEDS OEE RE OEE REE EDR REESE FERRER TEESE RESEDA EER EEE DG MORSE R US RES SP ESTA SSE SO RES AE SERS TOE e TOT a EEE ETE
Trang 33 Ngày giao nhiệm vụ luận vans (SAO sesvavacatsevevsvssseeeseasaes caceecnennnusetscncnnenecsennunenetenset
4 Ngày hoàn thành nhiệm vụ : AM YIM "
5 Họ tên người hướng dẫn 1 T5 CQen.\08a T6, Sa thuy TT 2 Ql cccccccccavsceeentectelessuecceceetsaeeeceseeaaeneeneeens Bl ccccsessvssssssesscsuscaseuseneeesvestersesessesssesserees H1 TH Nội dung và yêu cầu LVTN đã được thông qui Ngày thắng /Ðð năm 20Ø1 Chủ nhiệm khoa (Ký và ghỉ t5 họ en) NGƯỜI HƯỚNG DẪN CHÍNH : (Ký và ghi rd fio tén)
PHAN DANH CHO KHOA, BO MON
Người duyệt (chấm sơ 1n
Đơn VỊ: - ¬
Ngày bảo vệ : ¬— e
Điểm tOng Quat ces ee rere
Trang 4NHÂN X*? CỦA GIAO VIÊN HƯỚNG DẪN Men xi mã đồ bù mg: DI 4 co Vân Ế, 0 tam Mia EF OLY đam hà với bạ ÁP 1 2 đổ có
HAG mbant athe Sind Wh ip dp Cle a8)
Tế “là Male Gai Am xi 4 đa
we Vui AXễ- này,, -A
" a fe gi ay hint bid cit Kad 0 Beg 2
dy Heh ph ae “0d Mé rat i tay = ay
phan Supp wa
ran om ta bán Hek amer &
Tea tự ÁA belt bea bein Aha ti ging Al ir Céiy tế dibs Sat BE plea dang
Trang 5
NHÂN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
sess Ainds.aitr, Bu Atal la ragbectn dae, Abate, baci
Hay Ag yd il Ms gia dls Lig é
ae Busi se dán Abe lin Ad paghision db Mkt f ‘ 4,
‡
tá pau, tiết, mm (iu .ha |aDÀ, gá Ênuk, la, Fog , sẽ 7T # ; , - Ở Á ng,
21d Cet eon 4 al La tit MCh tin todrelaag, tei °
is 7 7 ⁄
; i
Trang 6
LOI CAM ON
Lởi đầu tiên em xin được bày tổ lòng biết ơn chân thành đến các thầy cô và cán bộ nhân viên Khoa Quản Trị Kinh Doanh Trường Đại Học
Kỹ Thuật Công Nshệ TDHCM, chính nhờ sự tận tâm và nhiệt tỉnh của mọi
_ người trong công tác giảng dạy và quần lý đã tạo điều kiện thuận lợi để
em hoàn thành tốt đẹp chương trình học tại trưởng, Đặc biệt, em xin cẩm ơn Thầy Nguyễn Văn Thuận về những chỉ bảo và hướng dẫn tận tỉnh trong suốt quá trình thực hiện Luận văn tốt nghiệp này
ổau nữa, em xin được cẩm dn Ban giám đốc Công ty Đăng Khoa đã cho phép và tạo điều kiện để em được thực tập tại Công ty, nhất là các anh chị nhân viên phòng kinh doanh, những người đã trực tiếp hướng dẫn
em trong việc tiếp cận môi trường thực tế và cung cấp tài liệu cần thiết
phục vụ cho việc nghiên cứu để em hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
Chuối cùng, lời cẩm ơn chân thành và sâu sắc nhất em xin dành cho
tất cả người thân, bạn bẻ - những người đã luôn quan tâm, ủng hộ và giúp
đỡ em về mọi mặt trons suốt thởi aian học tập vita qua
TP.HCM ngày tháng nam
ŠŸ.Bùi Ánh Tú
te
Trang 7LỜI MỞ ĐẦU
| Nếu được yêu cầu đánh giá khả năng hoạt động của một doanh nghiệp thì thông tín đầu j ¡ tiên mà bạn muốn biết là sị ® Có lẽ đó là con số doanh thu tiêu thụ Nó hầu như là một thông tín |
ị phần ánh khái quát nhất hoạt động của doanh nghiệp Bởi vì qua nó, ta đánh giá được khả năng | | thích ứng với thị trường, sự phù hợp của sắn phẩm với nhu cầu, khả năng đáp ứng thị trường của |' doanh nghiệp và phần nào nói lên được hiệu quả hoạt động, Dó là kết quả cửa quá trình tiêu thụ
ị sẵn phẩm được thể hiện dưới hình thức bán hàng Có tổ chức tốt công tác này thì giá trị sẩn phẩm |
¡ mới được thực hiện, vốn được thu hồi, nhờ đó mang lai Idi ich cho doanh nghiệp, tạo điều kiện ị thuận lợi cho viêc đầu tư tái mổ rộng #ản xuất, sia tăng vị thế của doanh nghiệp trên thị trường,
Như vậy có Lhể thấy rằng, bán hàng là một nghiệp vụ có vai trỏ rất quan trọng trong toàn |
| bd hoạt động của một doanh nghiệp Diều nay càng đặc biệt có ý nghĩa trong tỉnh hình cạnh tranh ¡ mạnh mẽ trên thị trường như hiện nay Cho nên vấn đẻ xây dựng và tổ chức tốt hoạt động bán |
| hàng luôn là nhiệm vụ hàng đầu đối với nhà quản lý Nó không chỉ là việc tiêu thụ ngày cảng nhiều |
ƒ sản phẩm mà còn phẩi nằm trong tam kiểm soát cửa doans nghiệp để có thể đẩm bảo được hiệu ¡
¡quả hoạt động, tạo điều kiện để nhà quần lý thực hiện chức năng kiểm soát của mình Và điều nay | i được thực hiện bằng công cụ chủ yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ ị
ị Tất cả những điều đó, cộng với quá trình tiếp xúc thực tế tại Công ty Đăng Khoa, là lý do
ị cho việc chọn đề tài "Đánh giá hệ thống kiếm soᆠnội bộ đối với hoạt động bán
ị hang tai Công Ty May Túi Xách Đăng Khoa” của em cho bài luận văn tốt nghiệp Mục |
ị đích của nó là nhằm, một mặt củng cố những kiến thức đã học và thu thập những kinh nghiệm thực ị
tế cho bản hân, mặt khác giúp cho công Ly có một cái nhìn tổng quát về hoạt động bán hàng của |
F mình để ngày càng hoàn thiện hơn
: Một vấn đẻ quan trọng cần phải lưu ý khi xem xét dé tai này là, thoạt nhìn nó có vẻ như |
ị một vấn đề thuộc lĩnh vực kiểm toán, nhưng thực ra không phải vậy Nội dung nghiên cứu của để |
ị tải không được đặt dưới cái nhìn của một kiểm toán viên mà là dưới góc độ của một nhà quần trị |
ị Nghĩa là, nó không sử dụng các phương pháp của kiểm toán để di vào phân tích hoạt động của | | doanh nghiệp nhằm đưa ra một báo cáo kiểm toán, mà dùng các phương pháp quẩn trị để đánh giá |
ị hoạt động của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin cho ban quần lý trong việc điều hành Hơn ị
ị nữa, đề tải cũng không di vào nghiên cứu những kỹ năng, kỹ xảo của khoa học và nghệ thuật bán j
Trang 8MUG LUG
PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN
L NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1
I4 161/8: 4)) 01 1
2 Muc ti€u 800 80:60): 1 a 2
3 Các bộ phận của HTKSNB 2 +-52t+ExEE errrrirrrrreree 3
D8; 0910.806040: 0n §
5 Yéu cau 70,8: c) 1 9
I8) (91890))/£5)/6):012)301408:7.9)8:7)) có 9
1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng - ¿s5 te 9
2 Nội dung các khoản mục liên quan óc sereiereirrsrer 11
II HTKSNB ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG -2-©c+ccccvzxeesrree 12
1 Quy trình nghiệp vụ bán hàng . -. Sen Hi Hi 12
2 Quy trình kế toán bán hàng 5-5-5 khe rà 12
PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐĂNG KHOA
I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN . -ccccvcczxercre l6 II SẲN PHẨM, THỊ TRƯỜNG VÀ HỆ THỐNG PHÂN PHỐI 18
II CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TTY -.-. +222t tt 19
IV BỘ MÁY KẾ TỐN TÀI CHÍNH .-. - 2-2 +x+E+EEEeEtzrerkerrrrererrerrrtke 21
N90 40:4)0:096)ic5 c1 24
PHAN III PANH GIA HTKSNB DOI VGI HOAT DONG BAN HANG
TAI CONG TY TNHH MAY TUI XACH BANG KHOA
CHUONG MG DAU : TONG QUAN VE NOI DUNG NGHIEN CỨU
IL ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH . -‹s -c+ 26
1 Đặc điểm sắn phẩm + 5S 219383 19227 121138121211151 111111111 krkrkrke 27 2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh - -¿ - 55+ ss+c+x+escvsxerrree 28 II NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ - - S2 S313 1 3231211111215031711112112 xe 29
1 Mục đích xây dựng HTKSNB cà HH HH H4 1411 v14 nhe 29
2 Nội dung đánh Biá 2-22 tt 2222 22111211111112111171112111-T1 xe 30
CHƯƠNG I : MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT CHUNG
I CƠ CẤU TỔ CHỨC -2 222+++2E12212E1111221111211E211111711E012112114.17111 2115.0221 cee 31
II CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ DỰ TOÁN . -2cccseccxecreerrrreerree 34 II ®;ii\:87.(:8:7.98:79 c7 37 IV PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ BÁN VÀ GIÁ THÀNH ĐỊNH MỨC 40
Trang 9CHƯƠNG II ; QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
NHƯ (00:9): cnảV 44 1 Tiếp cận khách hàng . - 65+ St ket erree 44 2 Làm mẫu và tính giá - 5+ St Sà hen ng 00.1 44 3 Báo giá, duyệt mẫu và ký kết hợp đỒng cccccerseeirrrrrerrrer 48
Iiiy:0/95:1178:/500) cm Ắố 51
I0 1.1.6 An .((.uA«£äÀ 51
2 Giao hàng và thanh toán «+ - + sc< S999 1111 91 14k thư 52
3 Thanh lý hợp đồng nhe 54
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG . - 55 CHƯƠNG II : KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
A HỆ THỐNG KẾ TOÁN ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 57 9:01:87 {e8 9i Ă -'ồ''' ÔỎ 57
ifs {e:7 06:79:04: 957 2 59
II HỆ THỐNG SỐ SÁCH, CHỨNG TỪ VÀ TÀI KHOẢN -.- 60
B QUY TRÌNH KẾ TỐN NGHEP VU BAN HÀNG -. 5c ccccccecerees 61
I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG .5: 525cccctErrrtrrrrrkrrrree 61 II GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG 22: 22252ccttttrrtrrrrrtrrrrrrre 62
ĐÁNH GIÁ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG .- -ccc-ccc 73
CHƯƠNG IV : KIỂM SOÁT HỆ THỐNG PHÂN PHỐI BÁN HÀNG
I ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG PHÂN PHỐI BÁN HÀNG -. ei 75 IL TỔ CHỨC NHÂN SỰ VÀ CÁCH THỨC QUẢN LÝ -. -:+ x++exee 78
II QUY TRÌNH MỞ CỬA HÀNG ĐẠI LÝ - c5-5ccccceerrrrrrrrrrrrrrei 80
IV TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG 2+¿+2ccvcsrerrrrer 81 PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
I HỀ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ -2¿-222vvrrtEEErtrrrttrrrrrtrrtrerrrre 85
1 Những vấn để chung - + «5-2 2k 2 re 85
2 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng - - ©2222 88
I08:/07.w;/9)0)/657.9080.79 e1 89
1 Sản phẩm và thị trưỜng - ¿cac rtrrrrerrireie 89
2 Chi phí sản xuất và giá bán sản phẩm . -c-©ccccscseierrrrrerirer 90
3 Hệ thống phân phối bán hàng 5à tt 212211 re 91
470W) \NlÝÝÝâÝÝỶ®ẺÝẲỶẲỶẮ Ơ 92
Trang 10Phan I Co 83 Lý Luận
I.NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Chức năng kiểm sốt ln chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quy trình
quản lý và được thực hiện bởi công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ
(Internal Control System) của đơn vị Có nhiều quan niệm và định nghĩa về kiểm
soát nội bộ Chẳng hạn như có quan niệm cho rằng kiểm soát nội bộ chỉ đơn thuần là
một hệ thống kỹ thuật nhằm xây dựng sự kiểm soát đối với mọi người, và chú trọng các khía cạnh là quy trình, nhiệm vụ và công nghệ Để hiểu thực chất vấn để, chúng
ta sẽ xem xét định nghĩa sau đây
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết
lập tại đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục đích sau :
e Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực, ngăn ngừa và phát hiện
mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt
quá thẩm quyển
e_ Cung cấp những thông tin đáng tin cậy cho việc ra quyết định quản lý
e_ Định kì đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành
e©_ Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ
Định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để
điểu hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động, và kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác
về hành chính, quan ly sản xuất, Như vậy cần có một quan niệm đúng đắn về kiểm
soát nội bộ, phải nhận thức rằng nó không thể chỉ là một hệ thống kỹ thuật đơn thuần hay chỉ là công việc của các nhà quản lý, mà kiểm soát nội bộ phải là một hệ
thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt
động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung của đơn vị
Trang 11
Phản L Cơ Sở Lý Luận
Như vậy ta có thể định nghĩa khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ như sau
“Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách thủ tục liên quan đến mọi hoạt động, được thiết lập để huy động mọi thành viên trong đơn vị
cùng tham gia vào viéc kiểm soát nhằm bảo đảm cho đơn vị đạt được các mục tiêu
quần lý và hiệu quả hoạt động”
2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm thoả mãn các mục tiêu kiểm soát sau :
® Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có thực) Cơ cấu kiểm sốt nội bộ khơng thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tổn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách
@ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn) Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn hợp lệ, nó có thể dẫn đến một nghiệp vụ
lừa đảo hoặc làm lãng phí hay phá hoại tài sản của đơn vị
® Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghỉ sổ (tính đầy đủ) Nghĩa là hệ
thống kiểm soát nội bộ phải ngăn ngừa được sự loại bỏ, giấu bớt hay để ngoài sé
sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
@ Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá) Một cơ cấu
kiểm soát nội bộ đây đủ bao gồm các thủ tục để tránh các sai phạm trong tính toán
và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ, trong các quá trình khác nhau của việc thực hiện nghiệp vụ, trong việc áp dụng các chính sách của đơn vị
® Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Bảo đảm
số liệu phải được phân loại theo sơ đồ tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn vào các loại sổ sách kế tốn có liên quan Ngồi ra sự phân loại cũng còn bao
gồm những sắp xếp, phân chia theo các chỉ tiêu nhóm như lĩnh vực, sản phẩm,
® Các nghiệp vụ phải được phản ánh đúng lúc (thời hạn) Việc ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không
ghi sổ hoặc ghi sổ với số tiền không chính xác Ngoài ra còn ảnh hưởng đến tính
Trang 12
Phân L Co Sở Lý Luận
chính xác và trung thực của các báo cáo tài chính do bởi tác động của các bút toán
khoá số vào cuối kỳ
® Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp
chính xác (chuyển sổ và tổng hợp) Số liệu kế toán phải được ghi vào sổ phụ và
tổng hợp chính xác để giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh
doanh của đơn vị
3 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống kiểm soát
nội bộ như chia thành kiểm soát nội bộ về kế toán (Internal Accounting Controls), kiểm soát nội bộ về hành chinh (Internal Administrative Controls), Nhưng thông
thường, người ta chia hệ thống kiểm soát nội bộ thành ba bộ phận, đó là môi trường
kiểm soát (Control Environment), hệ thống kế toán (Accounting System) và các thủ
tục kiểm soát (Control Procedures) Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm
cung cấp sự đắm bảo hợp lý là đạt được những mục tiêu đã dé ra 3.1 Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá
trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ Trong đó, nhân tố
chủ yếu, gây tác động mạnh mẽ đến mức độ hữu hiệu của kiểm soát nội bộ chính là
nhận thức và hành động của các nhà quản lý Sau đây là một số nhân tố chính của
mơi trường kiểm sốt :
® Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao cấp : các nhà quản lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị
Các nhà quản lý cao cấp, thông qua hoạt động của mình, cho nhân viên thấy được tâm quan trọng của vấn để kiểm soát Vì thế, đường lối quản trị cũng như tư cách của họ là vấn để trung tâm trong môi trường kiểm sốt
® Cơ cấu tổ chức : để chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị thì cơ cấu tổ chức đóng một vai trò quan trọng Cơ cấu tổ chức sẽ xác định các mối quan hệ trách
nhiệm và quyền hạn đang tôn tại Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự
phân công phân nhiệm, sự ủy quyển, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách
Trang 13
Phan I Co 83 Lý Luận
được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng sai phạm Một cơ cấu tổ chức phù hợp
với quy mô và hoạt động của đơn vị sẽ giúp cho đơn vị hoạt động hiệu quả, thông tin
được thu thập và truyền đạt nhanh chóng
® Nhân sự : sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân
viên Họ luôn là một nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ Nếu lực lượng này
của đơn vị yếu kém về năng lực, tỉnh thân làm việc và đạo đức thì dù đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể
phát huy hiệu quả được Ngược lại, một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giảm bớt
được những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ Vì thế, đơn vị phải có chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, để bạt, lương bổng, khen thưởng, kỷ luật, để
khuyến khích mọi người tích cực đóng góp năng lực của mình cho đơn vị
® Kế hoạch và dự toán : hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản
xuất, tiêu thụ, thu chỉ quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định,
đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính,
kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai Nếu việc lập và thực hiện
các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Nó là cơ sở cho việc kiểm tra, theo dõi, so sánh, đánh giá kết
quả hoạt động Chính vì thế, các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực
hiện kế hoạch, định kì so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch để phát
hiện những vấn để bất thường và xử lý kịp thời
® Kiểm tốn nội bộ : đây là một bộ phận quan trọng mang trong mình chức năng
kiểm soát độc lập đối với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị chịu trách nhiệm
và báo cáo trực tiếp với Ban giám đốc Thông qua kiểm toán hoạt động và kiểm
toán tuân thủ, bộ phận kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm thực hiện sự kiểm tra,
giám sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vị Qua đó, phát hiện những sai phạm làm thất thoát tài sản, sử dụng vốn không đúng mục đích, những vi
phạm trong việc tuân thủ quy chế kiểm soát nội bộ đã được thiết lập, để xuất những biện pháp cải tiến hoạt động Chính vì thế, đây cũng là một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng đến mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trang 14
Phản L Cơ Sở Lý Luận
® Các yếu tố bên ngoài : ngoài các nhân tố bên trong đã nêu ở trên, hoạt động của
đơn vị còn chịu ảnh hưởng bởi tác dộng của môi trường bên ngồi như mơi trường luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan quản lý Nhà Nước, ảnh hưởng của các
khách hàng, nhà cung cấp, Những nhân tố bên ngồi tuy khơng thuộc tâm kiểm
soát của các nhà quản lý, nhưng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lý trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ Chẳng hạn việc thiết kế xây dựng hệ thống tài chính kế toán phải phù hợp với chế độ thể lệ tài chính kế toán
hiện hành
3.2 Hệ thống kế tốn
Thơng qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng
hợp và lập báo cáo, chẳng những hệ thống kế toán cung cấp những thông tin can
thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các
mặt hoạt động của đơn vị Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng trong kiểm soát nội bộ Một hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu phải đảm bảo cho các
mục tiêu tổng quát sẽ được thực hiện
Hệ thống kế toán bao gồm chính sách kế toán là các nguyên lý, cơ sở, quy
ước, luật lệ, các thủ tục được Ban giám đốc công nhận để soạn thảo và trình bày các
báo cáo tài chính một cách trung thực về tình hình tài chính và kết quả hoạt động
của đơn vị phù hợp với những chuẩn mực kế toán hiện hành; và hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế toán Nó có thể được mô
tả bằng văn bản hay hình vẽ, và có tác dụng kiểm soát quá trình ghi chép, tính toán
và việc chấp hành chính sách kế toán của đơn vị
Để hiểu quá trình xử lý thông tin và đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội
bộ, người ta thường nghiên cứu quy trình kế toán qua các giai đoạn :
® Lập chứng từ : đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng do bởi số liệu kế toán
chỉ chính xác một khi việc lập chứng từ được thực hiện nghiêm túc Nghĩa là, chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh Điều này sẽ giúp bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vi
Trang 15
Phản I Cơ Sở Lý Luận
® Sổ sách kế toán : là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế tốn thơng
qua việc ghi chép, phân loại, tính toán và tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông
tin trên báo cáo Trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có một vai trò
quan trọng Nó giúp cho việc bảo vệ tài sản thông qua việc thu thập, tổng hợp, lưu trữ thông tin về các loại tài sản, là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ, là trung gian
giữa chứng từ và báo cáo tài chính
® Báo cáo tài chính : là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các
số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo Các thông tin được thể hiện
trên báo cáo tài chính không đơn thuẫn chỉ là sự mang sang từ số sách kế toán, mà
nó phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của
đơn vị, và phải được trình bày tuân thủ đúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành
3.3 Các thủ tục kiểm soát
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý còn phải qui định các
thủ tục kiểm soát Chúng phải được thiết kế phù hợp với cơ cấu tổ chức, đặc điểm
hoạt động kinh doanh của đơn vị, và thường được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc,
đó là phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc ủy quyển
và phê chuẩn Để cụ thể hoá, ta có thể phân chia chúng thành năm loại sau :
® Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm : là nhằm ngăn ngừa
các hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thể như không đươc bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ như phê chuẩn — thực hiện nghiệp vụ - kế toán — bảo quản tài sản, hay
không thể có sự kiêm nhiệm giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát Chẳng hạn, nếu kế toán viên kiêm thủ quỹ thì có thể họ sẽ tìm cách điểu chỉnh sổ sách để che giấu hành vi tham ô tiền quỹ Đối với một đơn vị có quy mô nhỏ điều
này là khó tránh khỏi Tuy nhiên, ít nhất cũng nên đạt được sự cách lý thích hợp về
trách nhiệm như sau :
e_ Cách ly việc bảo quản tài sản với kế tốn
e©_ Cách ly quyển phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản liên quan
e©_ Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi số
Trang 16
Phan I Co 86 Ly Luận
® Phải ủy nhiệm cho người có thẩm quyên phê chuẩn các nghiệp vụ một các thích hợp : tùy theo cách thức điều hành của nhà quản lý mà họ có thể quy định
thẩm quyển hay thủ tục phê chuẩn khác nhau Ví dụ, nhà quần lý có thể ban hành
những chính sách cụ thể về danh mục giá bán, quy định về hạn mức tín dụng áp
dụng cho khách hàng, ủy quyển việc phê chuẩn nghiệp vụ bán chịu, Sự phân quyển và xác định rõ thẩm quyển phê chuẩn của từng người xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quan lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn để Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế được sự tùy tiện trong khi giải quyết
công việc của các nhân viên
® Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ : tác dụng của chứng từ và sổ sách đã được để
cập ở phân trên như là cơ sở cung cấp sự đẩm bảo hợp lý rằng tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi số chính xác Để
đảm bảo cho thủ tục kiểm soát này, khi quy định hình thức, cách sử dụng chứng từ
và ghi chép sổ sách, nên tuân thủ một số nguyên tắc sau, chứng từ và sổ sách phải :
e Được đánh số liên tục để dễ dàng dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu, và tạo điều kiện thuận lợi cho việc định vị chứng từ khi cần
e Được lập và ghi chép ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó
càng sớm càng tốt
e_ Đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu
e_ Được thiết kế cho nhiều công dụng nhằm giảm thiểu số lượng mẫu khác nhau
Ngoài ra, để đảm bảo cho việc vận dụng đúng đắn thú tục này ta còn phải dé cập đến một số vấn để sau :
e Hệ thống tài khoản và sơ đồ hạch toán : bao gồm hệ thống các tài khoản sử
dụng và quy trình hạch toán các nghiệp vụ Nó có thể được mô tả bằng văn bản
dưới dạng quyền sổ tay hay bằng các sơ đổ Đây là một cơng cụ kiểm sốt quan
trọng bởi vì một mặt nó giúp cho việc phân loại đúng đắn các nghiệp vụ, mặt khác còn cho thấy sự vận động của luồng thơng tin kế tốn tại các bộ phận, và quá trình tổng hợp thông tin để hình thành nên các báo cáo
Trang 17
Phan I Co 5ở Ly Luan
e Cẩm nang thủ tục : là các tai liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị Tài liệu này giúp áp dụng thống nhất
mọi thủ tục trong toàn đơn vị nên tạo điểu kiện cho việc thu thập thông tin và
kiểm soát sự vận động của tài sản, và giúp cho việc ghi số đây đủ Ngoài ra, các
bước kiểm soát được thiết lập trong quá trình thực hiện các thủ tục sẽ giúp cho
những người có thẩm quyển thực hiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra hỗ
tương giữa những người hay các bộ phận có liên quan
® Kiểm sốt vật chất đối với tài sản và sổ sách : biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát
vật chất Ví dụ như xây dựng các nhà kho, sử dụng két sắt, trang bị hệ thống báo
động, Ngoài ra, cần hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổ sách của đơn vị khi
chưa có phép của người quản lý Ví dụ như ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào
kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo tài liệu kế
toán, các dữ liệu trên máy tính,
® Kiểm sốt độc lập việc thực hiện : là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của
những kiểm soát viên độc lập với những đối tượng bị kiểm tra nhằm xem xét việc
thực hiện bốn loại thủ tục kiểm soát nêu trên Sự kiểm soát này cần thiết phải được
thiết lập xuất phát từ những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ Một đặc điểm cơ
bản quan trọng cho việc thực thi thủ tục này là tính độc lập với những đối tượng có
trách nhiệm liên quan đến việc kiểm soát Một phân giá trị đáng kể của việc kiểm
soát độc lập sẽ mất đi khi bộ phận thực hiện dưới quyển của bộ phận chịu trách nhiệm ban đầu hoặc thiếu tính độc lập theo một cách nào đó
4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong thực tế không thể có một hệ thống kiểm sốt nội bộ hồn hảo, nghĩa là
một hệ thống kiểm soát đảm bảo có thể ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra Nói cách khác, một hệ thống tốt cũng chỉ có thể hạn chế tối đa những sai phạm Các hạn chế vốn có xuất phát từ những nguyên nhân sau :
e Một yêu cầu của các nhà quản lý là những chi phí cho kiểm soát phẩi hiệu quả,
nghĩa là phải ít hơn tổn thất do các sai phạm và gian lận gây ra
Trang 18
Phan L Cơ Sở Lý Luận
e Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế khó có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường
e©_ Sai phạm của nhân viên xảy ra do sự thiếu thận trọng, xao lãng trong công viỆc,
sai lâm trong xét đoán hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên
e Việc diéu hành và kiểm soát có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bên ngoài
hoặc giữa các nhân viên của đơn vị
e Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp do những điều kiện thực tế đã thay đổi và thực tế là chúng luôn thay đổi
5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội được thiết lập nhằm đáp ứng các yêu cầu của công
tác quản lý, điều hành doanh nghiệp Do đó, nó phải đáp ứng được các yêu cầu sau : e_ Bảo đảm và không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, đáp ứng được nhu cầu của môi trường kinh doanh
e_ Các công việc, hoạt động trong doanh nghiệp được thông suốt, từng người, từng
bộ phận nhận thức được công việc của mình, có ý thức trách nhiệm, hỗ trợ, ràng
buộc lẫn nhau trong công tác
e Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là phải đảm bảo mọi hoạt động trong
doanh nghiệp là kiểm tra được, nghĩa là luôn nằm trong khả năng kiểm soát
nhằm có biện pháp xử lý kịp thời, hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức thực hiện
e_ Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được xây dựng sao cho thích ứng với những biến
đổi của mơi trường trong và ngồi doanh nghiệp
II NOI DUNG NGHIEP VU BAN HANG
1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng
1.1 Khái niệm
Bán hàng là hình thức của quá trình tiêu thụ sản phẩm Đó là quá trình đưa các loại sản phẩm đã sản xuất vào lưu thông Trong quá trình này sẽ phát sinh các
quan hệ về chuyển giao và thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng, phát sinh
các chi phí liên quan, và nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước Đặc điểm của quá
trình này là bộ phận giá trị mới sáng tạo ra trong khâu sản xuất sẽ được thực hiện và
Trang 19
Phan I Cơ Sở Lý Luận
biểu hiện dưới hình thức lợi nhuận, vốn của doanh nghiệp sẽ được chuyển từ hình
thái hiện vật sang hình thái tiền tệ
1.2 Phương thức và hình thức bán hàng
Phương thức bán hàng trực tiếp : bán hàng trực tiếp là phương thức giao
hàng cho người mua tại kho (hay tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp
Sản phẩm sau khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và doanh
nghiệp mất quyền sở hữu đối với số hàng đó
Phương thức chuyển hàng theo hợp đông : bên bán chuyển hàng cho bên
mua theo địa điểm đã ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền
sở hữu của doanh nghiệp Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn
(một phần hay tồn bộ) thì số hàng chuyển đi này mới được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu đối với số hàng đó
Phương thức giao hàng đại lý : là phương thức bán hàng mà theo đó doanh nghiệp sẽ chuyển giao hàng hoá cho cơ sở nhận đại lý theo một hợp đồng đại lý đã
được ký kết giữa doanh nghiệp và cơ sở đại lý đó Số hàng chuyển giao này vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi cơ sở đại lý thanh toán hoặc chấp
nhận thanh toán và số hàng được chính thức xác định là tiêu thụ
Phương thức bán trả góp : theo phương thức này, khi giao hàng cho người
mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ Về thực chất, chỉ khi nào người mua thanh toán hết số tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số còn lại người mua chấp nhận trả
dần ở các kì tiếp theo và phải chịu một tỉ lệ lãi suất nhất định
Các trường hợp được coi là tiêu thự khác : ngoài các phương thức trên đây,
các doanh nghiệp còn sử dụng hàng hoá, sản phẩm, vật tư để biếu tặng, thanh toán tiễn lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên Trong các trường hợp này, sản
phẩm cũng được coi là tiêu thụ
1.3 Điều kiện hàng bán được hạch toán vào doanh thu
e Phải thông qua mua bán và thanh toán bằng tiền theo một phương thức thanh
toán nhất định
Trang 20
Phản L Cơ 5ở Lý Luận
Doanh nghiệp mất quyền sở hữu đối với hàng hoá, đã thu được tiền hoặc người mua chấp nhận nợ
Sản phẩm hàng hoá bán ra thuộc lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng
ký, do doanh nghiệp mua vào, sản xuất và chế biến
Sản phẩm hàng hoá xuất để đổi lấy một sản phẩm hàng hoá khác, còn gọi là hàng đối lưu (hàng đổi hàng)
Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương cho công nhân viên, thanh toán thu nhập
chia cho các bên tham gia liên doanh, thanh toán các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá cho người mua
Sản phẩm hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán hàng mà theo hợp đồng bên mua phải gánh chịu
2 Nội dung các khoản mục liên quan đến nghiệp vụ bán hàng
Trong quá trình bán hàng, đơn vị phẩi phản ánh được những khoản mục liên quan sau :
Doanh thu bán hàng : là tổng giá trị sản phẩm hàng hoá được thực hiện do việc
doanh nghiệp bán, cung cấp sản phẩm hàng hoá cho khách hàng
Tổng số doanh thu : là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng, trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ, sản phẩm hàng hoá (kể cả số doanh thu bị chiết khấu, doanh
thu của hàng bán bị trả lại và phần giảm giá cho người mua đã chấp thuận nhưng
chưa được ghi trên hoá đơn)
Doanh thu thuần : là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu với các khoản giảm
giá, chiết khấu bán hàng, doanh thu của số hàng bán bị trả lại và các loại thuế như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (nếu có)
Chiết khấu bán hàng : là số tiền tính giảm trừ cho người mua do việc người mua
hàng đã thanh toán số tiền mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ trước thời hạn thanh toán đã thoả thuận hoặc vì lý do ưu đãi khác
Giảm giá hàng bán : là các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng
trong kì hạch toán Giảm giá là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngồi hố đơn
hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm
chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp
Trang 21
Phan L Co 88 Ly Luận
đồng Bớt giá là khoản giảm trừ trên giá bán thông thường do mua một khối
lượng hàng hoá lớn trong một đợt Hồi khấu là khoản trả cho khách hàng do trong một khoảng thời gian dài đã tiến hành mua một khối lượng lớn hàng hoá
se Hàng bán trả lại : là trị giá của số sản phẩm hàng hoá đã được coi là tiêu thụ
nhưng bị người mua từ chối, trả lại do các nguyên nhân như vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách kỹ thuật, không đúng chúng loại,
e Giá vốn hàng bán : là trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất
bán và đã xác định tiêu thụ trong kỳ
e Chi phf ban hang : là các khoản chỉ phí bỏ ra trong quá trình tiêu thụ sản phẩm,
hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu,
bảo hành sản phẩm
se Chỉ phí quản lý : là các khoản chỉ phí chung của doanh nghiệp liên quan đến
việc điều hành, quản lý doanh nghiệp
“e Ngoài ra, còn có một số khoản mục có liên quan khác như các khoản công nợ
phải thu khách hàng, các khoản thuế phải nộp,
II HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng
- Nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn
- Doanh thu ghi sổ là của hàng hoá gửi cho những khách hàng có thực - Các nghiệp vụ bán hàng hiện có phải được ghi sé
- Doanh thu ghi sổ là của số tiền hàng hoá được gửi đi, được tính đúng và ghi sổ một
cách chính xác
- Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn
- Doanh thu ghi sổ căn cứ theo thời gian va chi phí liên quan được phân bổ đúng kì - Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi chép dúng đắn vào số phụ và tổng hợp một
cách chính xác
2 Quy trình nghiệp vụ bán hàng
Mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ riêng cho nghiệp vụ
bán hàng Tuy vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu thường đòi hỏi
Trang 22
Phan L Co 83 Ly Luận
phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân, bộ phận khác nhau
phụ trách Đối với nghiệp vụ bán hàng ta có thể xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ
qua chu trình bán hàng sau :
® Lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho) : căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng
gửi đến, các bộ phận liên quan sẽ duyệt xét lại đơn đặt hàng về số lượng, chủng
loại, để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của mình, và lập lệnh bán hang
(hay phiếu xuất kho)
® Phê chuẩn việc bán chịu : trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách tín dụng cần kiểm tra và đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y việc bán chịu
® Xuất kho hàng hoá : căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận tín
dụng, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng
@ Gởi hàng : sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gởi hàng hoá cho khách
hàng Đồng thời các vận đơn được ghi vào số gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận lập hoá đơn Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận,
bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát về lượng hàng hoá được giao
® Lập hố đơn : do hoá đơn là một phương tiện thông tin cho khách hàng về số tiền
mà họ sẽ trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thời gian Thơng thường thì hố
đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng Bộ
phận độc lập này có trách nhiệm :
e©_ Đánh số thứ tự các chứng từ gửi hàng
e So sánh lệnh bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông báo
điều chỉnh (nếu có)
e_ Ghi tất cả những dữ liệu này vào hoá đơn
e©_ Ghi giá vào hố đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp
e Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hố đơn
e© Trước khi gửi hoá đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hoá đơn
Trang 23
Phan I Co 83 Ly Luận
® Theo dõi thanh toán : sau khi hoá đơn đã được lập và hàng hoá đã xuất giao cho khách hàng, thì có hai trường hợp, nếu là nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì chu
trình đến đây là kết thúc, còn nếu là nghiệp vụ bán chịu thì kế toán sẽ phải tiếp tục
theo dõi các khoản phải thu
@® Chuẩn y hàng bán bị trả lại và giảm giá : khi nào khách hàng không hài lòng
với số hàng nhận được do những vấn để về quy cách, chủng loại, phẩm chất họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp Vì thế, tại các doanh nghiệp cần có bộ phận độc
lập chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận hàng trả lại, xét duyệt các khoản giảm giá
cũng như khấu trừ công nợ liên quan đến số hàng này
Cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được : khi không còn hy vọng thu hổi được các khoản phải thu, nhà quần lý có trách nhiệm xem xét để chuẩn y việc
eR os ` x 2 ` s A A ^ z ~ : ˆ ` as
xoá sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào số sách
3 Quy trình kế toán bán hàng
Ngoài ra, ta sẽ xem xét đến chức năng kiểm soát nội bộ của hệ thống kế tốn
thơng qua các bước của chu trình kế toán bán hàng sau :
© Lap (thu nhận) và kiểm tra chứng từ : bộ phận kế toán có nhiệm vụ thiết lập hệ
thống chứng từ ban đầu (bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, đám bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm
tra tính hợp lệ, hợp pháp, và tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng
vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu vừa là cơ sở để kiểm tra và ghi sổ nhanh
chóng Tổ chức việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ chặt chẽ, phù hợp với những quy
định đối với chứng từ và trình tự luân chuyển Các chứng từ đối với nghiệp bán hàng
bao gồm các hoá đơn, phiếu xuất kho, các phiếu thu chi là cơ sở để ghi nhận doanh
thu, theo đõi công nợ phải thu, giá vốn hàng bán, các chi phí bán hang, chi phi quan
lý phát sinh, các khoản nghĩa vụ thuế đối với nhà nước,
® T6 chức sổ sách kế toán : việc tổ chức hệ thống số sách phải phù hợp với hình thức tổ chức sổ kế toán đã được thiết lập và phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản
lý của đơn vị Nó có tác dụng quan trọng để phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin
được nhanh chóng chính xác Trong chu trình kế toán bán hàng, hệ thống số sách có
Trang 24
Phân L Cơ Sở Lý Luận
thể là các nhật ký bán hàng, hệ thống sổ cái cho từng tài khoản liên quan, các loại
sổ sách chỉ tiết cho các khoản mục doanh thu, cơng nợ phải thu, Ngồi ra, còn là
z 2 72 A 4 2 ^“ Z
các bảng biểu phục vụ cho công tác kiểm tra kế tốn
® Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh : việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh phải
tuân theo những quy định, phương pháp kế toán như chứng từ và kiểm kê, đánh giá
và tính giá, tài khoản và ghi sổ kép, tổng hợp và cân đối kế toán Đối với nghiệp vụ
bán hàng đó là việc ghi nhận doanh thu vào sổ sách theo đúng thời điểm, việc tính toán giá vốn hàng bán, ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, công nợ phải thu, các chi phí liên quan, vào các loại sổ sách phù hợp Quá trình này được thực hiện thông qua việc lập các định khoản, xác định đúng tài khoản để ghi vào các loại sổ sách dựa vào các chứng từ gốc phù hợp
® Khoá sổ kế toán : theo nguyên tắc kế toán, cuối mỗi kì kế toán, kế toán phải
thực hiện việc khoá sổ các tài khoản đã sử dụng trong kì đảm bảo rằng tất cả các
nghiệp vụ phát sinh đểu đã được ghi chép đúng kì, không có việc ghi nhận trước của Kì sau Đối với nghiệp vụ bán hàng, đó là việc tổng cộng doanh thu, giá vốn hàng bán theo đúng kì, tổng cộng công nợ phải thu khách hàng, phân bổ chi phí phát sinh trong kì tương xứng với doanh thu, điểu chỉnh mức dự phòng các khoản phải thu khó
đòi, Sau đó, kế toán tiến hành tính toán số dư cuối kì của từng tài khoản, làm cơ sở
để lập các báo cáo tài chính
® Lập các báo cáo tài chính liên quan : các báo cáo tài chính được lập sau khi kết thúc một kì kinh doanh (tháng, quý, năm) Theo quy định, các báo cáo tài chính bắt
buộc phải lập là Bảng cân đối tài sản, Báo cáo kết quả kinh doanh Ngoài ra, hàng
tháng, quý, còn có các báo cáo hoạt động khác phục vụ cho công tác quản lý trong
nội bộ doanh nghiệp như báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng,
Trang 25
Phản IL Giới Thiệu Chung Vé Công Ty TNH May Túi Xách Đăng Khoa
I VAI NET VE LICH SU HINH THANH VA PHÁT TRIEN, HOAT
DONG SAN XUAT KINH DOANH CUA CONG TY DANG KHOA
Công ty TNHH May Túi Xách Đăng Khoa được thành lập năm 1997, từ sự
kết hợp nhiều phân xưởng sản xuất nhỏ đã hoạt động từ năm 1991, theo Giấy phép thành lập số do Cấp ngày e Giám Đốc : Bà Nguyễn Thị Thanh Thúy e_ Vốn hoạt động : 70.000 USD e©_ Tài khoản : 4311.00.30.00.1676 Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Đông Á e Trụ sở chính : + Địa chỉ : 01 ấp Thuận Đạo, huyện Bến Lức, tỉnh Long An + Điện thoại : (84-72) 872263 - 872264 + Fax : (84-72) 871106
e Tén giao dich : DangKhoa Co.,Ltd
Đăng Khoa là một công ty trách nhiệm hữu hạn chuyên hoạt động trong lnh
vực kinh doanh sản xuất — thương mại — dịch vụ (xuất nhập khẩu) Phạm vi hoạt
động của Công ty được qui định theo Giấy phép kinh doanh số đO sec CẤD TẦY DAO gỒm :
e Sản xuất và kinh doanh túi xách các loại bằng chất liệu nylon, polyestes,
canvas, giả da phục vụ xuất khẩu và thị trường nội địa với chất lượng cao
e© Thiết kế, sản xuất và kinh doanh mặt hàng logo các loại với công nghệ hiện đại
theo yêu cầu của khách hàng
e Nhận làm hàng quảng cáo, hàng gia công và hàng xuất khẩu cho các đơn vị
trong và ngoài nước
e Thiết kế mẫu mã túi xách và trang phục
e Cung ứng nguyên phụ liệu may túi xách và trang phục
Trang 26
Phan IL Giới Thiệu Chung Ye Cong Ty TNH May Tui Xach Dang Khoa
Ngoài trụ sở chính trên, Công ty còn hai chỉ nhánh phục vụ cho hoạt động
sản xuất kinh doanh bao gồm :
Phân xưởng I:
+ Địa chỉ : 01 ấp Chợ, huyện Bến Lức, tỉnh Long An + Điện thoại : (84-72) 872077, Fax : (84-72) 872077
Văn phòng đại diện và phân xưởng II :
+ Địa chỉ : 131 Lê Lợi, Quận Gò Vấp, TP.HCM
+ Điện thoại : (84-8) 8940772 — 9851613 — 8955283, Fax : (84-8) 8451925 - Những thuận lợi và khó khăn hiện nay của Công (ty :
+ Thuận lợi :
Lực lượng lao động đầy đủ, tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm sẵn sàng đáp ứng
mọi nhu cầu sẵn xuất
Máy móc trang thiết bị tốt, công nghệ hiện đại, nguyên phụ liệu đạt tiêu chuẩn
cao bảo đắm năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm
Sản phẩm da dạng về chủng loại, kiểu dáng sẵn sàng phục vụ mọi nhu cầu của
khách hàng trong và ngoài nước
Mẫu mã sắn phẩm luôn thay đổi phù hợp nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng Sản phẩm của Công ty đã được biết đến tại nhiều nước trên thế giới và có được một lượng khách hàng thường xuyên ổn định
Tổ chức dịch vụ cung ứng tốt đảm bảo giao hàng đúng hạn
+ Khó khăn :
Nhãn hiệu sản phẩm chưa được biết nhiều trên thị trường nội địa
Sản phẩm chưa được gắn kết chặt chẽ với tên, nhãn hiệu Công ty
Sản phẩm gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các cơ sở sản xuất trong nước, hàng hoá nhập từ nước ngoài và tình trạng hàng nhập lậu tràn lan trên thị trường
Giá bán sản phẩm thường cao hơn so với các sản phẩm cùng loại do giá nguyên phụ liệu đầu vào nhập từ nước ngoài cao và những chỉ phí khác đầu tư cho sản
xuất lớn nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm
Chưa có được chiến lược kinh doanh ổn định, lâu dài, hợp lý để khắc phục khuyết điểm, phát huy lợi thế của Công ty
Trang 27
Phản IL Giới Thiệu Chung Yé Công Ty TWHH May Túi Xách Đăng Khoa
II SAN PHAM, TH] TRUONG VA HE THONG PHAN PHỐI
1 Sản phẩm
- Nhãn hiệu sản phẩm : ngoài hai nhãn hiệu mà Công ty đã đăng ký là Valentino Christy và Sunshine, sản phẩm của Công ty còn mang những nhãn hiệu nổi tiếng
khác như Adidas, Champion, Rossignol, Disney, Samsonite,
- Dàn sản phẩm : bao gồm những mặt hàng chủ yếu sau
e Túi xách : túi du lịch, TDD, TMK, Valentino Christy, e_ Balô : Bông lúa, Collection, Hunsan, Fila, Snoopy, Taguar e©_ Cặp : Spalding, Shunshine, Yankees, cặp học sinh, cặp da nữ, se Valy : Samsonite, Mickey, Delsey, IKEA,
e_ Bóp : Desente, Snoopy, bóp nam, bóp nữ,
e©_ Mặt hàng logo : sản xuất theo yêu cầu của khách hàng
2 Thị trường
- Đa số sản phẩm của Công ty được xuất khẩu ra nước ngoài (chiếm 90% doanh số), thị trường trong nước chỉ chiếm một khối lượng nhỏ Hiện nay, Công ty đang xây dựng kế hoạch để mở rộng hơn nữa thị phần nội địa, gia tăng tỉ trọng doanh thu
nội địa so với doanh thu xuất khẩu
- Thị trường nước ngoài : Công ty có một lượng khách hàng thường xuyên ổn định
tại nhiều nước thuộc nhiều châu lục như
e Châu Âu : Pháp, Đức, Thụy Điển, Thuy Sĩ, Bi, Y,
e ChauA : Nhat, Han Quốc, Singapore, Malaysia e© Châu Mĩ: Canada, Hoa Kỳ,
e Châu Phi và Trung Đông
- Thị trường trong nước : chủ yếu tập trung ở ba thành phố lớn là TPHCM, Đà Nẵng và Hà Nội
3 Hệ thống phân phối
- Sản phẩm của Công ty hiện đang được bày bán và tiêu thụ rộng rãi tại các thành
phố lớn thông qua hệ thống phân phối sau :
e Nhà sách : Fahasa, Nhân văn, Tân Định, Trường Sơn, Văn Lang, Âu Cơ,
Trang 28
Phản II Giới Thiệu Chung Yé Công Ty TWữữ May Túi Xách Đăng Khoa
e Siéu thi : Miền Đông, Cora, Tenmark, Vymark, Cora An Lạc, Hà Nội e Trung tâm thương mại : Nhật Nam, Bách Khoa
e_ Công ty thương mại : Hừng Sáng, Việt Hà, IKEA, Tổng Hợp Sài Gòn,
e Các cửa hang và nhà bán lẻ khác
- Ngồi ra, Cơng ty còn tổ chức một gian hàng trưng bày và giới thiệu sản phẩm tại TPHCM để khuếch trương tên, nhãn hiệu sản phẩm của Công ty
II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 1 So dé cơ cấu tổ chức GLAM DOG Director TRO LY GM DOG Director Assistant
P.KINH D0ANH P.NHÂN SỰ P.T0KT P.XUẤT NHẬP KHẨU
Marketing Dept Personnel Dept Finance Dept Ex-Im Department
PHÒNG MẪU BP.§ẢN XUẤT BP.MUA HANG
Sample Department Production Dept Purchasing Dept
2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám Đốc : điều hành chung, chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan Nhà Nước về nghĩa vụ và trách nhiệm của Cơng ty, với tồn thể công nhân viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Trợ lý giám đốc :
e_ Hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh
e Tham mưu cho các bộ phận, phòng ban trong việc hoạch định chiến lược, xây
dựng kế hoạch hoạt động
Trang 29
Phản II Giới Thiệu Chung Yê Công Ty TAH May Túi Xách Đăng Khoa
- Phòng kinh doanh :
e Tiếp cận thị trường, nắm bắt thị hiếu, nhu cầu của khách hàng và phát triển
mẫu hàng phù hợp phục vụ cho thị trường nội địa và xuất khẩu
e_ Xây dựng và phát triển mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Công ty trên thị trường trong và ngoài nước
e_ Thực hiện và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
e Theo dõi thanh toán và kiểm sốt cơng nợ khách hàng - Phòng nhân sự :
e© Bảo quần, lưu trữ hồ sơ nhân viên, các qui định và thông báo của Ban giám đốc
e_ Chấm công hàng ngày kịp thời chuyển giao phòng kế toán để tính lương e_ Tuyển dụng, lên kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
e_ Quan tâm và sâu sát với công nhân viên, thực hiện tốt các chính sách lao động
để đảm bảo công ăn việc làm, ổn định đời sống và cải thiện môi trường làm
việc cho người lao động
e_ Cập nhật thường xuyên và tuân thủ các qui định, chính sách lao động hiện hành
- Phòng tài chính kế toán :
e Tổ chức bộ máy kế toán tài chính theo đúng chế độ tài chính kế toán của Nhà
Nước và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty
e Thiết lập hệ thống sổ sách và hồ sơ luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban e_ Ghi nhận đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cân đối thu chi, lên
kế hoạch và dự toán các nhu cầu về tài chính
© Hỗ trợ giám đốc trong các giao dịch với cơ quan tài chính, thuế vụ, ngân hàng
và các giao dịch tài chính khác
e©_ Lập các báo cáo tài chính cần thiết vào cuối niên độ
- Phòng xuất nhập khẩu :
e© Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về xuất nhập khẩu
e_ Hỗ trợ, tham mưu cho các phòng ban khác trong các hoạt động xuất nhập khẩu
- Phòng mấu :
e Lập thông số sản xuất và định mức nguyên phụ liệu, thời gian và qui trình sản xuất cho các phòng ban liên quan
e©_ Ra rập, may mẫu đối cho khách hàng duyệt
Trang 30
Phân IL Giới Thiệu Chung Yẻ Công Ty TNHH May Túi Xách Đăng Khoa
e Triển khai qui trình và mẫu cho xưởng sản xuất, kiểm tra thực tế chuyển
e_ Lưu trữrập, tài liệu, sơ đổ cắt và mẫu trong và sau khi sản xuất
e Thiết kế mẫu và phát triển ý tưởng từ khách hàng và các phòng ban khác - Bộ phận sản xuất :
e_ Lên kế hoạch sản xuất và tổ chức thực hiện sắn xuất đảm bảo tiến độ, yêu cầu
chất lượng, kỹ thuật với chỉ phí thấp nhất
e Kiểm tra và theo dõi gui trình công nghệ, bảo quản và duy tu máy móc thiết bị,
nhà xưởng sản xuất
e_ Kiểm tra chất lượng hàng xuất xưởng và đóng gói nhập kho thành phẩm
- Bộ phận mua hàng :
e_ Cân đối vật tư, lên kế hoạch thu mua vật tư kịp thời phục vụ sản xuất
e_ Cấp phát nguyên phụ liệu cho bộ phận sản xuất theo kế hoạch sản xuất đầy đủ,
kịp thời, đảm bảo chất lượng
e_ Thực hiện việc mua sắm vật tư, trang thiết bị một cách có hiệu quả
e Bảo quản kho nguyên vật liệu và theo đõi chặt chẽ tình hình nhập xuất, tình trạng kho bãi, vật tư kịp thời báo cáo để có biện pháp xử lý thích hợp
1V BỘ MÁY KẾ TỐN TÀI CHÍNH 1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trải rộng
trên nhiễu địa bàn (Long An và TPHCM), để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống
nhất của kế toán trưởng, bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán Phòng kế toán trung tâm sẽ thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tồn Cơng ty, đồng thời tổng hợp các
tài liệu kế toán từ các bộ phận kế toán khác gửi đến, lập báo cáo kế tốn chung
tồn Cơng ty Bộ phận kế toán tại các phân xưởng, chi nhánh trực thuộc sẽ phụ
Trang 31Phản II Giới Thiệu Chung Yẻ Công Tự TNHHÍ May Túi Xác Đăng Khoa
2 Hình thức sổ kế toán và phương pháp ghi sổ kế toán 2.1 Hình thức số kế toán
Do đặc điểm tổ chức, quản lý sắn xuất kinh doanh, tính chất của các nghiệp
vụ, đối tượng kế toán, và điều kiện trang bị kỹ thuật cho công tác kế tốn, Cơng ty
hiện nay đang áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghỉ chép, xử lý và tổng hợp số
liệu từ các chứng từ kế toán Theo đó, các loại sổ được tổ chức như sau :
- Sổ tổng hợp : Sổ nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản
- Các số chỉ tiết : bao gồm các loại sau
e Sổ tài sản cố định
© Sổ chỉ tiết vật liệu, thành phẩm e_ Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
e© Sổ chỉ tiết thanh toán : người mua, người bán, nội bộ, ngân sách nhà nước
Trang 32Phan II Giới Thiệu Chung Ye Cong Ty TNHH May Tui Xach Dang Khoa 3 Cơ cấu và nhiệm vụ của các phần hành kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN
VT - TSCĐ TỔNG HỢP CƠNG NỢ THANH TỐN
+ Ỷ ‡
KẾ TOÁN HẠCH TOÁN THỦ
TRỰC THUỘC THONG KE QUY
- Kế toán trưởng : tổ chức và chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán thống
kê, hướng dẫn việc thực hiện ghi chép đây đủ hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán của Cơng ty, kiểm sốt tình hình kinh tế tài chính, lập báo
cáo tài chính của công ty Đồng thời, tổ chức hoạt động tài chính từ khâu huy động
đến khâu sử dụng vốn một cách có hiệu quả
- Kế toán vật tư - TSCĐ : tổ chức ghi chép, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,
nhập xuất và tồn kho, tính giá thành thực tế; hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng,
các kho và các phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần
thiết; kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, các định mức dự trữ, tiêu hao;
tham gia công tác kiểm kê, đánh giá, lập các báo cáo về tình hình vật tư tài sản
- Kế toán tổng hợp : theo dõi tổng hợp các loại tài khoản, số sách; tập hợp chi phí
và tính giá thành sản phẩm; ghi chép, tổng hợp và phân bổ doanh thu, chỉ phí đúng kì; hỗ trợ kế toán trưởng trong việc lập các báo cáo tài chính
- Kế tốn cơng nợ : ghi chép, tổng hợp số liệu về các khoản công nợ, kịp thời lập các báo biểu phân tích tình hình cơng nợ
- Kế tốn thanh toán : thực hiện các giao dịch thanh toán, ghi chép và tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán
- Thủ quỹ : thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về thu chi quỹ; kiểm kê và lập
báo cáo về tình hình thu chi quỹ hàng ngày
Trang 33
Phân II Giới Thiệu Chung Je Công Ty TNH May Tui Xach Dang Khoa
- Hạch toán thống kê : ghi chép tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng lao động, vật tư, thiết bị, số lượng chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân xưởng, các bộ phận phụ trách; tham gia kiểm kê, đánh giá sản phẩm đở dang; cung cấp tài liệu và
lập báo cáo định kì về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất
- Kế toán trực thuộc : thu thập, xử lý, chuyển giao chứng từ kế toán phát sinh tại
bộ phận phụ trách cho Phịng kế tốn Cơng ty V QUI TRÌNH CƠNG NGHỆ 1 Qui trình sản xuất mặt hàng logo NPL và Khuôn F-—>| PhachếNPL Ƒ—>| Hấp trộn NPL | KCS Hấp thành phẩm |£—| Đổ khuôn
Qui trình công nghệ sản xuất hàng logo trải qua các công đoạn trên với những qui định nghiêm ngặt về kỹ thuật từ khâu cung ứng nguyên phụ liệu, tạo
khuôn cho đến khi ra thành phẩm (KCS) Các nguyên phụ liệu chú yếu để sản xuất
logo bao gồm DDP (chất hoá dẻo), bột màu, chất dẻo, và các khuôn mẫu đúc sẵn
Nguyên phụ liệu sau khi được cung ứng đem pha chế theo tỉ lệ do phòng mẫu tính
toán để đạt được những tiêu chuẩn về màu sắc, sau đó được chuyển qua khâu hấp trộn làm nóng chảy và trộn đều để đổ vào khuôn Các khuôn được thiết kế theo qui
cách, kiểu dáng, mẫu mã sản phẩm tùy theo yêu cầu của khách hàng Nguyên phụ
liệu sau khi được đổ khuôn sẽ chuyển sang khâu hấp thành phẩm và được hấp trong khoảng 30 giây để cô đặc lại cho ra thành phẩm Thành phẩm logo sau khi
hấp sẽ được lấy ra khỏi khuôn chuyển qua bộ phận KCS kiểm tra chất lượng Nếu
thành phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ được dán nhãn, đóng gói và vô bao thành phẩm
Công việc này cùng với việc kiểm tra chất lượng bao bì cũng được thực hiện bởi bộ
phận KCS Đến đây là hoàn tất toàn bộ qui trình sản xuất mặt hàng logo
Trang 34
Phan IL Gisi Thiéu Chung Ye Công Tự TNữữ May Túi Xách Đăng Khoa 2 Qui trình sản xuất các mặt hàng may Nguyên phụ liệu Ƒ——*| Cát F—>| May -—>! KCS
Các nguyên liệu chính của qui trình sản xuất mặt hàng may bao gồm vải các
loại và các phụ liệu khác như chỉ, logo, đai, kéo, Nguyên liệu vải sau khi được
cung cấp từ kho vật tư sẽ được chuyển qua bộ phận Cắt Bộ phận này sẽ triển khai
cắt theo từng lô phù hợp với mẫu đã được duyệt Bộ phận May nhận các lô vải cắt
sẵn, kiểm tra và tiến hành công đoạn may Yêu cầu của công đoạn này là phải đảm bảo sự đồng bộ của thành phẩm, may hàng theo 16 màu có gắn giấy xác định để
đảm bảo không bị khác màu trên cùng một loại sản phẩm Sau đó tiến hành đính
logo trên sản phẩm Các logo này được cung cấp từ bộ phận sản xuất logo mang
nhãn hiệu của Công ty hay nhãn hiệu khác tùy theo yêu cầu của khách hàng (nếu
có) Thành phẩm hoàn thành ở khâu cắt được chuyển sang bộ phận KCS kiểm tra
chất lượng, gắn mạc, thể treo và làm vệ sinh trước khi vô bao, đóng gói, đóng
thùng, nhập kho thành phẩm Các loại mạc, thẻ treo, bao bì cũng phải được kiểm
tra mẫu mã, chất lượng và việc đóng gói phải theo đúng yêu cầu và cách thức
khách hàng yêu cầu (nếu có)
Trang 35
Phản II - Chương Mở Đảu Tổng Quan 3¿ Nội Dung Đánh Giá TKSÑB
CHƯƠNG MỞ ĐẦU:
TỔNG QUAN VỀ NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
I BAC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
- Mục đích : để có thể xem xét đánh giá rõ ràng, chính xác về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng ta cần phải nắm rõ được các đặc điểm hoạt động
kinh doanh của Công ty về các vấn để :
e Đặc điểm sản phẩm : đây là một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức
sản xuất, tiêu thụ và quản lý hoạt động kinh doanh của một công ty Bởi vì, với mỗi loại sản phẩm khác nhau ta sẽ có những kế hoạch tổ chức sản xuất kinh
doanh khác nhau Giá sử đối với những loại sản phẩm phục vụ nhu cầu thiết yếu
hàng ngày như đường, sữa, bột ngọt thì công ty sẽ tổ chức sản xuất sẵn để đảm bảo được nhu cầu tiêu dùng trên thị trường Còn đối với những loại sản phẩm
mang tính thời trang như sản phẩm của Công ty Đăng Khoa thì việc tổ chức sản
xuất kinh doanh sẽ mang đặc điểm riêng tùy theo nhu cầu của khách hàng
e Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh : mỗi công ty sẽ có một cách thức tổ
chức quản lý của riêng mình cho phù hợp với tình hình cụ thể để đảm bảo được
hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình Do đó cần phải nghiên cứu trước về đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh thì mới có thể có được cái nhìn rõ
ràng hơn khi nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Xác định được tẩm quan trọng của vấn để trên, sau đây chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu
đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm những nội dung sau :
Trang 36
Phan Ill - Chương Mở Đảu Tổng Quan ¿ Nội Dung Đánh Giá HTKSNB
1 Đặc điểm sản phẩm
Những sản phẩm hiện nay Công ty đang cung cấp cho thị trường rất đa dạng
về mẫu mã, phong phú về chủng loại bao gồm những sản phẩm Công ty đã đăng ký
nhãn hiệu như Valentino Christy và Sunshine, và các sản phẩm mang những nhãn
hiệu nổi tiếng khác như Adidas, Samsonite, Rossignol, Disney, Champion, Ellesse, Eila, Clive, Snoopy, Reebok,
Sản phẩm của Công ty mang tính chủ động, linh hoạt và sáng tạo cao Do bởi
Công ty tổ chức sản xuất sản phẩm bao gồm cả qui trình thiết kế mẫu mã, qui cách
theo yêu cầu của khách hàng, Nhờ đó, sản phẩm của Công ty luôn mang lại sự thỏa mãn cao nhất cho nhu cầu, thị hiếu của thị trường
Sản phẩm của Công ty luôn đảm bảo một mức chất lượng cao thông qua qui
trình sắn xuất nghiêm ngặt, kiểm soát gắt gao từ khâu thiết kế đến đóng gói thành
phẩm được thực hiện bởi đội ngũ quần lý giỏi giàu kinh nghiệm và lực lượng công
nhân lành nghề Thêm nữa, phần lớn nguyên phụ liệu dùng cho sắn xuất đều được nhập khẩu từ nước ngoài nên luôn đạt được những yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng
Sản phẩm của Công ty là một mặt hàng mang tính thời trang nên có chu kì
sống rất ngắn chỉ kéo dài trong vài tháng, mặt khác mẫu mã sản phẩm rất dễ bị ăn
cắp, nhái kiểu Do đó, Công ty luôn chú tâm đến công tác phát triển sản phẩm mới,
hàng tháng luôn có những mẫu mã mới để tung ra thị trường
Sản phẩm của Công ty mang tính thẩm mĩ và phụ thuộc rất cao vào thị hiếu của khách hàng Cho nên, trong thời gian qua, Công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng hệ thống phân phối bán hàng, đội ngũ nhân viên kinh doanh và triển khai
những chiến lược tiếp thị để giới thiệu tận mắt, giao hành tận tay khách hàng những
sản phẩm của mình để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đồng thời tiếp thu
những ý kiến đóng góp của khách hàng để tạo ra sản phẩm phù hợp hơn với nhu
cầu
Trên thị trường, các sản phẩm của Công ty đang bị cạnh tranh rất gay gắt
Ngoài những cơ sở sản xuất trong nước, còn có những sản phẩm cùng loại nhập khẩu
từ nước ngoài và nhất là tình trạng hàng nhập lậu tràn lan như hiện nay
Trang 37
Phản III - Chương Mở Đầu Tổng Quan Yé Nội Dung Đánh Giá TRKSÑB
Giá bán sản phẩm của Công ty thường cao hơn so với các sản phẩm cùng loại
trên thị trường Điều này là do giá nguyên phụ liệu đầu vào nhập từ nước ngoài
thường cao cộng với những chỉ phí khác đầu tư cho sản xuất lớn Tình hình đó gây
ảnh hưởng rất lớn đến lợi thế cạnh tranh của Công ty so với đối thủ Do đó, hiện nay,
Công ty đang tập trung hoàn thiện các quy trình sản xuất để giảm bớt chi phí cũng như cách thức tổ chức quản lý, phương pháp tính giá sao cho phù hợp hơn nhằm nâng
cao năng lực cạnh tranh của Công ty
2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
- Đặc điểm chung :
e Trước đây, hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu tập trung vào thị trường
xuất khẩu, thị trường nội địa chưa được chú trọng chỉ là nhằm giải quyết tình trạng hàng xuất khẩu bị ứ đọng, không thể xuất hoặc những sản phẩm bị lỗi trong quá trình sản xuất Hiện nay, Công ty đã và đang từng bước thiết lập chiến lược tiếp cận thị trường nội địa nhằm gia tăng thị phần trong nước đồng thời gia tăng tỉ trọng doanh thu nội địa so với doanh thu xuất khẩu
e©_ Các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của Công ty được xây dựng chưa mang tính
định hướng lâu dài mà chỉ là tình trạng đối phó, tự phát Hiện nay, Công ty đã và
đang cố gắng sắp xếp để việc xây dựng thiết lập kế hoạch chiến lược kinh doanh
thực sự trở thành nhiệm vụ trọng tâm trong hoạt động của mình, đông thời đưa việc triển khai thực hiện đi vào quỹ đạo hợp lý, chặt chẽ, linh động phù hợp với từng giai đoạn phát triển cụ thể
- Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng :
e Sản phẩm của Công ty hiện nay chủ yếu được sản xuất theo các đơn đặt hàng,
các hợp đồng ký kết với khách hàng Ngồi ra, Cơng ty còn thực hiện việc bán
hàng ký gửi và sản xuất hàng chợ bán lẻ
e Mỗi đơn hàng, hợp đồng do một nhân viên phòng kinh doanh phụ trách Việc ký gửi, giao hàng bán lẻ do người nào thực hiện thì người đó chịu trách nhiệm theo
đối quản lý
Trang 38
Phan Ill - Chuong Mé Dau Téng Quan Yé Noi Dung Danh Gia HTKSNB
Việc thực hiện một nghiệp vụ bán hàng thường bao gồm từ khâu thiết kế, sản xuất đến việc ký kết, thực hiện hợp đồng Nhân viên kinh doanh nào phụ trách hợp đồng nào phải có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra toàn bộ qui trình để đảm bảo
tiến độ thực hiện hợp đồng đó
Nghiệp vụ bán hàng được chia làm hai mảng chính là bán hàng xuất khẩu và bán hàng nội địa Trong đó, phòng kinh doanh chủ yếu thực hiện các đơn hàng, hợp
đồng nội địa và phụ trách thị trường tiêu dùng nội địa (hàng chợ)
Có sự tham gia và kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban trong chu trình nghiệp vụ bán hàng
Giá bán đo phòng kinh doanh chủ động tính toán dựa trên các định mức chỉ phí
và mức lợi nhuận cần thiết
Các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán thường là sự thỏa thuận giữa Công ty
và khách hàng, chưa có một qui định cụ thể Các khoản hàng trả lại thường là
hàng ký gửi không tiêu thụ được, khi đó Công ty sẽ để nghị với khách hàng giảm
giá hoặc thu hồi hàng về
IL NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
1 Mục đích xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu là phải đảm bảo được
những vấn để sau :
Mọi hoạt động của các bộ phận, phòng ban đều được kiểm soát, mọi người có nhiệm vụ hỗ trợ nhau, liên kết chặt chẽ trong việc thực hiện nhiệm vụ
Các hoạt động của Công ty được tổ chức một cách quy củ, rõ ràng, chặt chẽ và
hợp lý để mọi công việc được diễn ra một cách thông suốt, các nhân viên được
chủ động trong công tác của mình
Có những qui định rõ ràng về việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn, chức năng,
nhiệm vụ của mỗi bộ phận, phòng ban để họ xác định được những việc mình cần
Trang 39
Phản III - Chương Mở Đáu Tổng Quan ẻ Nội Dung Đánh Gia HTKSNB
phai lam, được làm và chịu trách nhiệm đối với những hoạt động của mình trước
Công ty
e Hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty luôn được ổn định và ngày càng gia
tăng, tài sản được bảo quản và sử dụng một cách hữu hiệu
e Việc thực hiện các hợp đồng, đơn hàng nhanh chóng đẩm bảo tiến độ, chứng từ
và sổ sách đầy đủ, theo dõi thanh toán và kiểm soát công nợ chặt chẽ, kịp thời
báo cáo kết quá hoạt động cho Ban Giám Đốc
e Hệ thống kế toán kịp thời ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình, hạch toán doanh
thu và phân bổ chi phí theo đúng qui định
2 Nội dung đánh giá hệ thống KSNB đối với hoạt động bán hàng
Dựa trên những vấn để đã nêu ở những phần trước, qua quá trình nghiên cứu
thực tế tại Công ty, có thể khái quát nội dung đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
của Công ty bao gồm những vấn dé sau :
e_ Môi trường kiểm soát chung e_ Qui trình nghiệp vụ bán hàng
e _ Kế toán nghiệp vụ bán hàng
e©_ Kiểm soát hệ thống phân phối bán hàng
e Đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ và kết quả hoạt động kinh doanh Các vấn để này sẽ được nghiên cứu cụ thể ở những phần tiếp theo
Trang 40
Phản III - Chương L Môi Trường Kiểm Soat Chung
CHUONG I:
MOI TRUONG KIEM SOAT CHUNG ĐỐI VỚI HOẠT DONG BAN HANG
Môi trường kiểm soát chung đối với hoạt động bán hàng tại Công ty được xây dựng
nhằm đảm bảo cho những mục tiêu sau :
e_ Định hướng cho các bộ phận liên quan trong việc xây dựng kế hoạch, mục tiêu
hoạt động, chủ động trong thực hiện công việc
e_ Đảm bảo sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn và sự ràng buộc trong công việc giữa các bộ phận
e_ Cơ sở để Ban giám đốc đánh giá năng lực, hiệu quả hoạt động của các bộ phận
e_ Hoạt động bán hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và kiểm tra được
Để đạt được các mục tiêu trên, môi trường kiểm soát chung được xây dựng
bao gồm các nhân tố sau :
I CƠ CẤU TỔ CHỨC
Như đã trình bày ở phần trước, do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty, hoạt động bán hàng có liên quan đến rất nhiều bộ phận, phòng ban Do đó cần phải có những quy định về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban
đó để hoạt động bán hàng được thông suốt, hiệu quả Cơ cấu tổ chức đối với hoạt
động bán hàng được xây dựng với các chức năng nhiệm vụ như sau :
1 Chức năng nhiệm vụ
- Phòng kinh doanh :
e Lên kế hoạch giới thiệu, khuếch trương tên, nhãn hiệu sản phẩm, mở rộng thị trường
e_ Chuẩn bị việc tiếp xúc khách hàng, tìm kiếm các hợp đồng, đơn hàng e©_ Tính toán giá bán, báo giá và ký kết hợp đồng
e Gidn tiếp theo dõi kiểm soát tiến độ sản xuất bảo đảm thực hiện hợp đồng về
thời gian giao hàng, số lượng, chất lượng sản phẩm