Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng giao thông thừa thiên huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG THỪA THIÊN HUẾ Si

Trang 1

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

- -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG

THỪA THIÊN HUẾ

Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn:

Trần Thị Minh Hảo Th.S Phan Thị Hải Hà Lớp: K45C Kế toán kiểm toán

Trang 2

Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận này, tôi đã nhận được rất nhiều nguồn động viên và giúp đỡ to lớn

Trước hết tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn đến quý thầy cô giáo Trường Đại học Kinh Tế Huế nói chung và các thầy cô trong khoa Kế toán Kiểm toán nói riêng, đã truyền thụ những kiến thức chuyên môn quý giá và ý nghĩa Tôi xin chân thành cám ơn Ban giám đốc, các anh chị phòng kế toán tài vụ tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế cũng như các anh chị tại Xí nghiệp xây lắp 6 đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập, thu thập thông tin, nắm bắt được tình hình thực tế tại công ty

Đặc biệt, tôi xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo - Thạc sỹ Phan Thị Hải Hà đã rất tận tình, dành nhiều thời gian và công sức trong việc dẫn dắt và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm đề tài từ lúc xây dựng đề cương cho đến lúc hoàn thành khóa luận này

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cám ơn đến gia đình, bạn bè - những người đã luôn đồng hành cùng tôi, luôn chia sẻ, động viên, giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình

Tuy nhiên do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy

cô giáo, những người quan tâm đóng góp để đề tài được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, tôi xin chân thành cám ơn /

Huế, tháng 05 năm 2015 Sinh viên thực hiện Trần Thị Minh Hảo

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 3

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp CCDC: Công cụ dụng cụ CPXL: Chi phí xây lắp CPMTC: Chi phí máy thi công CPSX: Chi phí sản xuất DN: Doanh nghiệp GTGT: Giá trị gia tăng HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ HĐQT: Hội đồng quản trị

KTTC: Kỹ thuật thi công KPCĐ: Kinh phí công đoàn KSNB: Kiểm soát nội bộ NVL: Nguyên vật liệu NVLTT: Nguyên vật liệu trực tiếp SXKD: Sản xuất kinh doanh TSCĐ: Tài sản cố định TCTC: Tổ chức thi công

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Cơ cấu ngành hàng kinh doanh của công ty qua 3 năm 2012 - 2014 24

Bảng 2.2: Tình hình lao động của công ty giai đoạn 2012-2014 30

Bảng 2.3: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2012 -2014 31

Bảng 2.4: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2012-2014 32

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 5

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7

Sơ đồ 2.1 : Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty 25

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 27

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp 29

Sơ đồ 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 33

Sơ đồ 2.5: Bộ máy kế toán của Xí nghiệp 34

Sơ đồ 2.6: Quy trình mua nguyên vật liệu khi công ty cung cấp 41

Sơ đồ 2.7 : Quy trình nhập kho vật liệu 43

Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí nhân công trực tiếp 52

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 6

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iii

DANH MỤC SƠ ĐỒ iv

MỤC LỤC v

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

I.1 Lý do chọn đề tài 1

I.2 Mục tiêu nghiên cứu 1

I.3 Đối thượng nghiên cứu 2

I.4 Phạm vi nghiên cứu 2

I.5 Phương pháp nghiên cứu 2

I.6 Cấu trúc đề tài 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP 4 1.1 Khái quát chung về HTKSNB trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ: 6

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 7

1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán 9

1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát 10

1.1.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 11

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.4 Các vấn đề cơ bản về doanh nghiệp xây lắp 12

1.1.4.1 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp 12

1.1.4.2 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 14

1.1.4.3 Dự toán chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp 15

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 7

1.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 15

1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp 15

1.2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 15

1.2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp 17

1.2.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công 18

1.2.2.4 Chi phí sản xuất chung 18

1.2.3 Các rủi ro thường gặp trong quá trình xây lắp 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG THỪA THIÊN HUẾ 21

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế: 21

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế 21

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty 22

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 23

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý tại Công ty 23

2.1.5 Tình hình về nguồn lực của công ty trong giai đoạn từ năm 2012-2014 30

2.1.5.1 Tình hình nguồn lao động 30

2.1.5.2 Tình hình tài sản, nguồn vốn 31

2.1.5.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 32

2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 33

2.2 Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế 35

2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế 35

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế 37

2.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp 6 39

2.2.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 39

2.2.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 50

2.2.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 56

2.2.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 62

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 8

2.3 Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP xây dựng

giao thông Thừa Thiên Huế 66

2.3.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế 66

2.3.2 Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế 67

2.3.2.1 Về bộ máy tổ chức 67

2.3.2.2 Về hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty 68

2.3.3 Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế 69

2.3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 69

2.3.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 70

2.3.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 70

2.3.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 70

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG GIAO THÔNG THỪA THIÊN HUẾ 72

3.1 Về môi trường kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng Giao thông TTH: 72

3.2 Về hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP xây dựng giao thông TTH 72

3.3 Về thủ tục kiểm soát tại Công ty CP xây dựng giao thông TTH 73

3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 73

3.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 74

3.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 75

3.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 75

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 76

III.1 Kết luận 76

III.2 Kiến nghị: 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 9

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

I.1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, cùng với sự phát triển của đất nước hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông của nước ta cũng đã có những bước phát triển mạnh mẽ Những thành tựu đó chính là nhờ những đóng góp vô cùng to lớn của ngành xây dựng cơ bản Đặc điểm nổi bật của hoạt động xây dựng là đòi hỏi vốn đầu tư lớn, thời gian thi công kéo dài nên vấn đề đặt ra là làm sao quản lý vốn tốt, có hiệu quả đồng thời khắc phục tình trạng thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh, góp phần tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp

Vấn đề thất thoát trong xây dựng cơ bản đặc biệt là xây dựng cầu đường là một bài toán khó hiện nay Các nhà quản lý ở đơn vị thi công không kiểm soát được chi phí trong quá trình thi công nên buộc phải thay đổi thiết kế như giảm bớt khối lượng xi măng, sắt, thép làm cho chất lượng công trình giảm sút Biết bao dự án xây dựng cầu, đường vừa mới được đưa vào sử dụng đã bị hư, hỏng, không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật Điều này đặt ra mối quan tâm lớn cho các nhà quản lý ở các đơn vị thi công: làm thế nào để hạ thấp chi phí thi công mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình Chính

vì vậy, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát về chi phí tại doanh nghiệp là công việc hữu ích, cần thiết nhằm tạo sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong xu thế phát triển và hội nhập như hiện nay

Nhận thức được tầm quan trọng và cấp thiết của vấn đề trên, tôi đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: “ Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây dựng

Giao thông Thừa Thiên Huế ”

I.2 Mục tiêu nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, đề tài hướng đến các mục tiêu sau:

- Nắm vững cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, những vấn

đề cơ bản về doanh nghiệp xây lắp và kiểm soát chi phí xây lắp

- Tìm hiểu và có sự so sánh giữa lý thuyết được học và thực trạng hoạt động kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 10

- Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, các vấn đề về kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế trong các công trình xây dựng, nhằm tìm ra những mặt còn tồn tại và hạn chế Từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể, khoa học nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại các công trình cầu đường của công ty

I.3 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế

I.4 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản xuất thi công xây dựng công trình tại công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế do xí nghiệp xây lắp 6 trực thuộc công ty tiến hành thi công Trong đề tài này tác giả lựa chọn đơn vị xí nghiệp xây lắp 6 làm đơn vị đại diện cho công ty bởi các lý do sau:

+ Tại công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế, các xí nghiệp, đội thi công đều là các đơn vị hạch toán phụ thuộc Qua quá trình tìm hiểu các kênh thông tin cũng như phỏng vấn các anh chị phòng kế toán - tài vụ tại công ty, tác giả được biết các đơn vị này đều có quy trình sản xuất tương tự nhau

+ Xí nghiệp xây lắp 6 và các đơn vị trực thuộc khác đều có bộ máy kế toán, hệ thống sổ sách, chứng từ; cách thức hạch toán các khoản mục chi phí đều tương tự nhau

+ Bên cạnh đó, do hạn chế về thời gian cũng như khó khăn trong vấn đề địa lý nên tôi không thể tiến hành nghiên cứu được hết tất cả các đơn vị trực thuộc

I.5 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp chứng từ kế toán: nhằm phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế

đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý Cơ sở để sử dụng phương pháp này

là sử dụng các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+Phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung cấp

thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này được sử dụng dựa trên các bảng hỏi đã chuẩn bị từ trước Đây là phương pháp hiệu quả trong quá trình thu thập thông tin

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 11

+ Phương pháp quan sát: Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quá trình tri

giác ( mắt thấy, tai nghe) và ghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá

+ Phương pháp thu thập số liệu: thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ

thống chứng từ, sổ sách liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài Bên cạnh đó, thông qua các kênh thông tin như: trang web của công ty, sách báo để tìm hiểu những thông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức, các báo cáo tài chính của công ty

+ Phương pháp xử lý thông tin: sử dụng các phương pháp so sánh, đối chiếu,

tổng hợp những dữ liệu thu thập được, phân tích dữ liệu để tạo thành thông tin tương ứng, từ đó đưa ra những nhận định, ý kiến về đối tượng theo mục tiêu nghiên cứu

I.6 Cấu trúc đề tài

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần

Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

tại Công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế

Phần III: Kết luận và kiến nghị Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 12

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHI PHÍ XÂY LẮP

1.1 Khái quát chung về HTKSNB trong doanh nghiệp

1.1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

a Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam định nghĩa: Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Định nghĩa KSNB được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring Organizations) - một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (Treadway Commission): Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật

lệ quy định

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

Mặc dù có nhiều khái niệm khác nhau về KSNB nhưng có thể hiểu một cách chung nhất KSNB thực chất là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người KSNB không chỉ

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 13

người trong tổ chức Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng Tuy nhiên, KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được.Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người Một nguyên tắc

cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát

b Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ

 Bảo vệ tài sản:

HTKSNB sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau

 Bảo đảm độ tin cậy của thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống KSNB được thiết lập trong DN, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực Cụ thể HTKSNB cần:

• Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có thể liên quan đến các hoạt động của DN

• Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của DN

• Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

 Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 14

hiệu quả các nguồn lực trong DN Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá các kết quả hoạt động của DN được thực hiện với cơ chế giám sát của HTKSNB của DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý DN

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị

c Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ

• Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn, giảm bớt các rủi ro tiềm tàng

• Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát Ngăn ngừa các gian lận

và sai sót, đảm bảo tính chính xác và trung thực số liệu, báo cáo kế toán

• Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của

tổ chức cũng như các quy định của pháp luật

• Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu

1.1.2 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ:

Theo quan điểm của IFAC các bộ phận hợp thành HTKSNB gồm bốn bộ phận:

môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 15

Sơ đồ 1.1: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị

Các nhân tố bên trong bao gồm:

a Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong DN Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện

Môi trường

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát

Tổ chức chứng từ

Tổ chức

sổ kế toán

Tổ chức báo cáo

Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc ủy quyền phê duyệt

Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự

Công tác kế hoạch

Ủy ban kiểm soát

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 16

pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không được vận hành một cách hiệu quả

Vì vậy, DN cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó

sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 17

e Uỷ ban kiểm soát:

Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

Các n hân tố bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát của ban quản lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quy

trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý DN

1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để ghi chép, báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ

kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán

Ngoài yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin (tính kịp thời, hiệu quả), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán phải đạt được như sau:

• Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

• Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắn các nghiệp vụ

• Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

• Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

• Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 18

1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

• Lập, kiểm ra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị

• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

• Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

• Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

• Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán

• Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

• So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán

• Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát bởi công việc của một nhân viên khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn, thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của

người đó

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách hiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

• Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 19

• Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản

• Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ

 Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn:

Theo sự ủy quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vị nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục

mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính trung lập của DN

1.1.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị

Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực

về các hoạt động trong doanh nghiệp Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

Tuyển chọn những nhân viên có đạo đức nghề nghiệp, có năng lực chuyên môn

và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng một HTKSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi

có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 20

đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, HTKSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

• Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới…

• Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

• Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường xuyên bị bỏ qua

• Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

• Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

• Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của HTKSNB là nguyên nhân khiến cho HTKSNB không đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình

1.1.4 Các vấn đề cơ bản về doanh nghiệp xây lắp

1.1.4.1 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp

a Khái niệm chi phí xây lắp:

Chi phí sản xuất xây lắp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất xây lắp trong một thời kỳ nhất định [8]

b Phân loại chi phí xây lắp

• Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế

• Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng của chi phí

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 21

• Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí

• Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí

• Phân loại chi phí xây lắp theo mối quan hệ số lượng sản phẩm sản xuất Tuy nhiên, với giới hạn của đề tài, tác giả xin trình bày chi tiết cách phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí Đây là phương pháp phân loại chi phí phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng

Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí trong sản xuất để chia ra các khoản mục chi phí khác nhau, mỗi khoản mục chi phí có cùng mục đích

và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào Qua đó biết được tổng chi phí bỏ ra ban đầu để làm căn cứ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí

Toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố:

• Chi phí NVL trực tiếp: Là toàn bộ giá trị NVL sử dụng sản xuất kinh doanh trong kỳ, bao gồm: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu

• Chi phí nhân công trực tiếp: Là toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả khác cho công nhân tực tiếp thi công xây lắp

• Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí bảo trì, bảo dưỡng và chi phí bằng tiền khác

• Chi phí sản xuất chung: bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây lắp phát sinh trong phạm vi đội như: chi phí tiền công, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đơn vị, các khoản BHYT, BHXH và KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp, chi phí khấu hao máy móc, nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho hoạt động quản lý đơn vị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

c Ý nghĩa chi phí xây lắp:

• Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp

• Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập

mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 22

• Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh

• Cùng với các thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh thông tin về chi phí xây lắp ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp

1.1.4.2 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

Xây lắp là một hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp…nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội Cũng như mọi hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những đặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát, xây lắp có đặc thù riêng so với sản phẩm công nghiệp khác như sau:

• Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ, nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu không đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp Do đó, việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt

• Sản phẩm xây lắp là những công trình hoặc vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mỗi sản phẩm được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật và giá dự toán riêng

Do đó, đòi hỏi mỗi sản phẩm trước khi tiến hành sản xuất phải lập dự toán về thiết kế thi công và trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp phải tiến hành so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo

• Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thanh toán với đơn

vị chủ thầu, giá này thường được xác định trước khi tiến hành sản xuất thông qua hợp đồng giao nhận thầu Mặt khác sản phẩm xây lắp không thuộc đối tượng lưu thông, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ sản phẩm vì vậy sản phẩm xây lắp là loại hàng hóa

có tính chất đặc biệt

• Thời gian sử dụng của sản phẩm xây lắp là lâu dài và giá trị của sản phẩm xây lắp rất lớn Đặc điểm này đòi hỏi các DN xây lắp trong quá trình sản xuất phải kiểm tra chặt chẽ chất lượng công trình để đảm bảo cho công trình và tuổi thọ của

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 23

1.1.4.3 Dự toán chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp

Một trong những cơ sở để công trình được khởi công xây dựng là dự toán công trình được duyệt Tổng dự toán công trình là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng công trình thuộc dự án, được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật Tổng dự toán công trình được xác định dùng để khống chế và quản lý các chi phí trong quá trình thực hiện dự án Để có mức giá khống chế khi giao thầu hoặc đấu thầu phải xác định giá trị dự toán một cách chi tiết cho từng hạng mục xây dựng phù hợp với các quy định cho từng khu vực hoặc địa điểm xây dựng cụ thể

1.2 Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

1.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

• Đảm bảo sự tuân thủ , hiệu quả và hiệu năng của tổ chức đối với các chính sách, các

kế hoạch và dự án cũng như các quy định của các cơ quan chức năng về quản lý CPXL

• Đảm bảo cho công tác kiểm soát CPXL được diễn ra theo mục tiêu quản lý

• Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực cho xây lắp một cách tiết kiệm và hiệu quả

1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp

1.2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong các công trình, hạng mục công trình, vì vậy ảnh hưởng rất lớn đến giá thành và quyết định hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị Vì vậy, phải được kiểm soát ngay từ lúc mua cho đến lúc sử dụng

a Quy trình mua vật liệu:

Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư, các phiếu này phải được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu công việc và khối lượng thi công Sau đó thủ kho sẽ xem xét lượng vật tư tồn kho có đáp ứng đủ hay không, nếu không đủ thì bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua vật tư Khi phiếu

đề nghị mua vật tư được xét duyệt phải lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải ghi rõ loại vật tư, các thông tin liên quan đến vật tư cần mua và phải được đánh số nhất quán Các chứng từ mua vật tư như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn vận chuyển… phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp Các chứng từ này phải được hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 24

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, chức năng mua vật tư, chức năng bảo quản kho và kế toán vật tư Mọi nghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập phiếu đề nghị mua vật tư

b Khâu nhập vật liệu:

Khi nhận vật tư, đòi hỏi phải có quá trình kiểm soát thích hợp, đó là phải thực hiện kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian hàng đến… có đúng như đã ghi trên hóa đơn trước sự chứng kiến của thủ kho và bộ phận thu mua Sau đó, kế toán vật tư viết phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và cho nhập kho, thủ kho chịu trách nhiệm quản lý số vật tư trên, phiếu nhập kho được gửi tới phòng kế toán 1 liên, tại kho 1 liên

c Khâu sử dụng và bảo quản vật tư:

Xuất vật tư: thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được giấy đề nghị xuất kho vật tư (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) có đầy đủ chữ ký duyệt của trưởng phòng vật tư

và thủ trưởng đơn vị Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tư được duyệt

và ghi vào phiếu xuất kho, sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán và lưu trữ

Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu cả số lượng và giá trị Cuối kỳ kế toán sẽ lên báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Cần phải so sánh, đối chiếu số liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho với biên bản kiểm

kê hàng tồn kho để xem xét lượng vật tư có bị thất thoát hay không và kịp thời xử lý

Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quả giữa thực hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến động trên 2 mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung

Vật tư ở doanh nghiệp xây lắp thường được bảo quản tại kho ở công trường thi công nên cần có những biện pháp bảo quản tốt hơn tránh việc vật tư không đảm bảo chất lượng khi xuất kho thi công Thủ kho luôn phải theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho vật tư, báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn vật tư cho phòng vật tư, lập hồ sơ cập nhật cho các bộ phận vật tư dự trữ theo số lượng, chủng loại và giá trị, kiểm tra sự thừa thiếu của dự trữ, đảm bảo an toàn cho sản xuất với chi phí dự trữ thấp nhất

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 25

1.2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp

a Thuê và tuyển dụng nhân công, nhân viên văn phòng: tất cả những trường

hợp tuyển dụng và thuê phải được ký hợp đồng lao động, trong đó ghi rõ mức lương, trách nhiệm cũng như quyền lợi của hai bên Khi có biến động về lương, xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự, bộ phận nhân sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tính lương

 Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời

gian lao động (số giờ công, ngày công) hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trả lương theo sản phẩm) để làm cơ sở tính lương Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ có thể sử dụng các thủ tục sau:

- Người quản lý nhân công phải lập bảng chấm công

- Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý và báo cáo sản lượng, khối lượng công việc hoàn thành với kết quả thẩm định công trình thi công

 Tính và lập bảng lương: Bộ phận tính lương có nhiệm vụ chính là tính toán về

số lượng tiền phải trả cho từng nhân viên Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự, theo dõi lao động hay trả lương Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và các kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng cá nhân để làm cơ sở chi lương, trong đó phải ghi rõ tiền lương và các khoản khấu trừ

 Thanh toán lương: Chức năng này phải được thực hiện do một người độc

lập với phòng nhân sự, theo dõi lao động tiền lương Nhân viên này sẽ căn cứ vào bảng lương để phát lương cho nhân viên

Khi nhận được phiếu chi hoặc sec chi lương kèm theo bảng thanh toán tiền lương, thưởng thì nhân viên phát lương phải kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền nhận được giữa phiếu chi hoặc sec chi lương với danh sách trên bảng thanh toán tiền lương, thưởng Các phiếu chi hoặc sec chi lương phải được ký duyệt bởi người không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương

Sau khi kiểm tra xong phiếu chi hoặc sec chi lương thì tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu người nhận ký vào phiếu chi hoặc sec chi lương, đồng thời nhân viên phát lương phải đóng dấu “đã chi tiền”và ký vào các phiếu Các phiếu chi hoặc sec chi lương phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 26

Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là sử dụng dịch vụ ngân hàng phát lương cho nhân viên, nhờ đó sẽ giảm đáng kể công việc của phòng tài vụ và hạn chế khả năng sai phạm xảy ra

1.2.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công

 Đối với chi phí nhiên liệu, năng lượng (xăng, dầu, điện, khí nén, dầu mỡ bôi trơn) phải tuân theo các quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khi bộ phận có nhu cầu yêu cầu vật tư đến khi phê duyệt, cung ứng, sử dụng và bảo quản Các chứng từ có liên quan như: giấy đề nghị cung ứng vật tư, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng,… phải được phê duyệt ký nhận của người có thẩm quyền, được hạch toán và bảo quản

 Đối với chi phí tiền lương thợ điều khiển máy: Công tác chấm công, theo dõi số giờ máy hoạt động phải được đảm nhận bởi bộ phận quản lý một cách công khai, chặt chẽ Công tác kiểm kê, sửa chửa và bảo hành máy thi công được tiến hành đều đặn và thường xuyên nhằm hạn chế và khắc phục các sự cố hỏng hóc, hư hại, đảm bảo tiến độ thi công Nhu cầu sửa chữa, thay thế phụ tùng phải được phê duyệt bởi bộ phận quản lý sau khi kiểm định và khảo sát

 Việc tính khấu hao máy thi công phải tuân theo các quy định của pháp luật Cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công, thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí

Cần quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn của các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến máy thi công như: mua mới, thanh lý, nhượng bán… Nên tách biệt công tác bảo quản với việc ghi chép nghiệp vụ, việc quản lý với

kế toán TSCĐ Phân chia trách nhiệm liên quan đến máy thi công nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau như: quản lý, theo dõi hoạt động máy, ghi chép sổ sách, thanh toán lương, cấp nguyên vật liệu cho máy…

1.2.2.4 Chi phí sản xuất chung

Kiểm soát chi phí sản xuất chung nhằm hạn chế các sai sót và gian lận đối với các khoản chi phí có liên quan đến việc tổ chức, phục vụ và quản lý thi công của các đội thi công xây lắp và các đội ở các công trường Bên cạnh đó, chi phí sản xuất chung

có liên quan đến nhiều loại chi phí khác nên trong quá trình kiểm soát chi phí này sẽ

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 27

Vì đây là khoản chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận như các khoản về giao dịch, công tác phí… Vì thế nhà quản lý cần tăng cường kiểm soát thông qua một số thủ tục sau:

 Đối với các chi phí nhân viên đội xây lắp: cần thiết lập các thủ tục kiểm

soát tương tự như kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm việc chấm công, theo dõi giờ làm của nhân viên ban quản lý đội xây lắp Việc chấm công phải công khai, chính xác, đảm bảo đúng nguyên tắc, quy định Phải tách biệt giữa các chức năng theo dõi nhân sự, thời gian làm việc, khối lượng lao động với chức năng lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương của ban quản lý đội

Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn đều phải được tính dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành hoặc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động

 Đối với chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho đội xây lắp: phải tuân thủ các thủ tục tương tự như kiểm soát chi phí nguyên vật liệu từ khi

yêu cầu vật tư cho đến khi sử dụng, hạch toán Khi có yêu cầu sử dụng vật tư, giấy đề nghị vật tư phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, căn cứ vào số lượng được duyệt và phiếu xuất kho, thủ kho sẽ xuất vật tư Các chứng từ như: phiếu xuất kho, hóa đơn phải được hạch toán và bảo quản tại phòng kế toán Cần phải lưu ý đến công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần và phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác

 Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động của đội: phương pháp

tính khấu hao phải phù hợp và được áp dụng nhất quán, giá trị khấu hao phải được xác định hợp lý, thời gian sử dụng và thanh lý phải được tính hợp lý, việc tính khấu hao phải chính xác Phải căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ để theo dõi tình hình TSCĐ dùng cho đội thi công từ đó có công tác kiểm soát phù hợp Các chi phí mua ngoài, chi phí bằng tiền khác phải được phê duyệt, ký nhận của người có thẩm quyền

1.2.3 Các rủi ro thường gặp trong quá trình xây lắp

a Rủi ro chung trong quá trình xây lắp

• Các rủi ro xuất phát từ điều kiện tự nhiên và môi trường rủi ro thời tiết, khí hậu, nhiệt độ, mưa, bão, lũ lụt, động đất và các rủi ro này thường không thể dự báo được, nên rất khó khăn quản lý và kiểm soát chúng

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 28

• Các rủi ro có nguyên nhân từ xã hội con người như giao thông, khai thác tài nguyên, quy hoạch kiến trúc, giải pháp mặt bằng, cung cấp điện nước, tổ chức nhân lực, v.v Các rủi ro này có thể dự báo, thống kê phân tích và đánh giá được

• Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trình hoặc do hạng mục công trình không đúng yêu cầu phải phá bỏ làm lại

• Lập dự toán không chính xác do người lập dự toán lập sai khối lượng công việc cần hoàn thành, lập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng

b Rủi ro đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

• Xuất vật tư chưa được phê duyệt

• Vật tư bị mất cắp, bị hoán đổi những vật tư kém chất lượng

• Một số trường hợp nguyên vật liệu thừa không được nhập lại tại công trình

c Rủi ro đối với chi phí nguyên nhân công trực tiếp

• Có sự sai lệch, khai khống trong quá trình chấm công

• Tổ trưởng khai khống nhân công, biển thủ lương của nhân công khai khống

• Không tách biệt nhiệm vụ tính lương và chi lương

d Rủi ro đối với chi phí sử dụng máy thi công

• Thất thoát nhiên liệu: nhiên liệu bị mất cắp hoặc sử dụng không đúng quy định

• Tính số giờ công sử dụng máy không chính xác

• Thuê những máy móc đã lạc hậu làm chậm tiến độ công việc

e Rủi ro đối với chi phí sản xuất chung

• Phân bổ chi phí không hợp lý

• Các chi phí tiếp khách, công tác không có hóa đơn hợp lệ, hợp lý

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận chung về chi phí xây lắp, kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp Từ những lý luận này, tác giả lấy cơ sở để đi sâu nghiên cứu thực tế về kiểm

soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 29

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG

THỪA THIÊN HUẾ

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế:

- Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG THỪA THIÊN HUẾ

- Tên quốc tế: Thua Thien Hue Construction Transportation Joint stock Company

- Tên viết tắt: HCTC

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 3300101011

- Vốn điều lệ: 24.000.000.000 VNĐ (Hai mươi bốn tỷ đồng)

- Địa chỉ: Trụ sở chính: Lô 77, Phạm Văn Đồng, Vĩ Dạ, Thành phố Huế, Thừa

Sau khi có nghị định 388/HĐBT ngày 20/11/1991 và Nghị định 156/HĐBT ngày 5/7/1992 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế đã ra quyết định số 143 QĐ/UBND ngày 5/2/1993

và đổi tên từ công ty xây dựng cầu đường thành công ty Công trình Giao thông Thừa Thiên Huế

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 30

Sau khi có nghị định 50CP ngày 28/8/1996 của Thủ tướng Chính phủ về thành lập, tổ chức lại, giải thể và phá sản doanh nghiệp nhà nước và Nghị định 38CP ngày 28/4/1997 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 50 CP UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế đã ra quyết định số 564/QĐ-UBND ngày 27/2/2002 về việc sát nhập công

ty Xây dựng - Giao thông 3-2 Thừa Thiên Huế vào công ty Công trình Giao thông Thừa Thiên Huế thành công ty Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế

Năm 2004 có Nghị định 187/2004/NĐ-CP ngày 16/11/2004 của Chính phủ về việc chuyển đổi công ty nhà nước thành công ty cổ phần UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế

ra quyết định số 139/QĐ-UBND ngày 16/01/2006 về việc chuyển đổi công ty Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế thành công ty CP Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế

Trong những năm qua, công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế cũng tạo dựng một nền tảng tài chính đủ mạnh để công ty phát triển bền vững Doanh thu của công ty năm sau luôn cao hơn năm trước Công ty cũng đang áp dụng một chính sách quản lý chặt chẽ và minh bạch, đã niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán

Mục tiêu của công ty là “Chất lượng, tiến độ, mỹ thuật, phát triển bền vững”, công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế sẵn sàng hợp tác liên

doanh liên kết với các đối tác trong khu vực và cả nước trên lĩnh vực xây dựng đầu tư

và phát triển với phương châm bình đẳng các bên cùng có lợi

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty

• Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác (chi tiết: xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, thủy lợi, giao thông)

• Chuẩn bị mặt bằng ( chi tiết: San lấp mặt bằng hạ tầng đô thị)

• Thi công lưới điện hạ thế và cấp nước sinh hoạt

• Tư vấn, khảo sát và thiết kế các công trình giao thông

• Cung ứng phương tiện vật tư thiết bị, phụ tùng giao thông vận tải

• Kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn

• Kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng và theo tuyến cố định, đại lý vận tải

• Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng đường bộ

• Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 31

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

a Chức năng

Công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước được cổ phần hóa từ đầu năm 2006 Cho đến nay, công ty có số vốn điều lệ là 19 tỷ đồng trong đó tỷ lệ cổ phần nhà nước còn nắm giữ là 0% và hoạt động tập trung chính là xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, kết cấu hạ tầng, các công trình dân dụng và công nghiệp, khai thác khoáng sản, kinh doanh xăng dầu, vật liệu xây dựng, khảo sát thiết kế các công trình giao thông, hạ tầng kỹ thuật

Công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế phải không ngừng vươn lên trong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế, trở thành một công ty phát triển ổn định, bền vững, đủ sức cạnh tranh trong tỉnh, khu vực và trên toàn quốc, thỏa mãn yêu cầu cao nhất của khách hàng và thị trường

b Nhiệm vụ

Hội đồng quản trị đã xác định các nhiệm vụ chủ yếu của công ty như sau:

+ Chuyển chứng khoán của công ty từ sàn giao dịch chứng khoán tại thị trường UPCoM sang sàn niêm yết giao dịch chính thức tại Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) vào thời điểm thích hợp

+ Đa dạng hoá ngành nghề một cách có chiều sâu, hướng vào những lĩnh vực

mà thị trường có nhu cầu và thuộc thế mạnh của công ty Từ đó phấn đấu trở thành một doanh nghiệp mạnh, đủ sức cạnh tranh trên thị trường trong các lĩnh vực xây dựng giao thông - dân dụng - công nghiệp - vật liệu xây dựng - thảm nhựa nóng và bêtông thương phẩm Đáp ứng được tất cả các yêu cầu về chất lượng, quy mô, kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ ngày càng cao của thị trường

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý tại Công ty

a Đặc điểm sản phẩm và quy trình sản xuất

 Đặc điểm sản phẩm

Sản phẩm của công ty thường là các công trình, hạng mục công trình Mỗi công trình, hạng mục đều có dự toán và thiết kế riêng Hơn nữa, việc xây dựng thường được giao khoán cho các đội nên đối tượng tập hợp CPSX ở công ty là từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 32

Tại xí nghiệp thực hiện bàn giao thanh toán cho công ty theo từng giai đoạn hoàn thành nên sản phẩm dở dang là các giai đoạn xây lắp chưa hoàn thành Thông thường, cuối mỗi quý công ty đều tiền hành nghiệm thu thanh toán cho xí nghiệp nên sản phẩm

dở dang là các giai đoạn xây lắp chưa hoàn thành tính từ đầu quý đến cuối quý

Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng vì vậy doanh thu chính của công ty chủ yếu là doanh thu xây lắp, doanh thu bán đá gạch, cắt, bê tông nhựa, cơ khí và một

số nguồn thu khác được thể hiện ở bảng 2.1

Qua số liệu thống kê ở bảng cho thấy, tỷ trọng doanh thu kinh doanh xây lắp qua các năm luôn chiếm tỷ trọng cao( > 65%) trong tổng số doanh thu kinh doanh của công ty, cụ thể năm 2012 là 72,35%, năm 2013 là: 67,70%, năm 2014 là 72,43% Điều này chứng tỏ xây lắp là mặt hàng kinh doanh chủ lực của công ty

Bảng 2.1 : Cơ cấu ngành hàng kinh doanh của công ty qua 3 năm 2012 - 2014

Doanh thu

Tỷ trọng (%)

Doanh thu

Tỷ trọng (%)

1 Doanh thu xây lắp 163.594.109.915 72,35 130.298.358.518 67,70 166.578.467.636 72,43

4 Doanh thu xăng

dầu, nhiên liệu 19.048.725.943 8,42 19.229.495.387 9,99 10.400.238.232 4,52 Tổng doanh thu 226.105.667.806 100,00 192.453.346.075 100,00 229.991.105.783 100,00

(Nguồn: Thuyết minh báo cáo tài chính của công ty)

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 33

 Quy trình sản xuất

 Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty:

1

Lãnh đạo công ty Phụ trách đơn vị

P kế hoạch

2

Đơn vị thi công P.Kỹ thuật P.Tổng hợp

Bảng vẽ,

Dự toán trúng thầu

3

Hồ sơ theo nghị định 209 Chính phủ

7

Nghiệm thu nội bộ

8

Thiết kế TCTC

Chọn P/án tối ưu Thiết kế KTTC Thực hiện thi công

KS chất lượng tiến độ

Trang 34

 Thuyết minh quy trình sản xuất - kinh doanh

- Sau khi ký kết hợp đồng thi công xây lắp với các chủ đầu tư, công ty tiến hành

ký hợp đồng giao khoán nội bộ cho các đơn vị trực thuộc và chuẩn bị phương án triển khai thi công

- Thực hiện các công tác chuẩn bị ban đầu, tiếp nhận mặt bằng, khảo sát công trường, thi công hàng rào, bãi tập kết vật liệu …

- Triển khai công việc thi công tại công trường theo kế hoạch thi công chi tiết

đã được vạch sẵn - bao gồm 3 giai đoạn cơ bản, mỗi giai đoạn đều có phần kiểm tra, giám sát và nghiệm thu hoàn thành từng giai đoạn, từng hạng mục, …

- Sau khi hoàn thành thi công, chuẩn bị tổng hợp hồ sơ công trình

- Lập hồ sơ quyết toán trình với các chủ đầu tư

- Lập thủ tục bàn giao công trình đưa vào sử dụng

- Thanh lý hợp đồng thi công xây lắp

- Cán bộ trực tiếp tham gia dự án đánh giá nội bộ về công việc đã thực hiện

- Tổng hợp lưu trữ hồ sơ

- Thực hiện trách nhiệm bảo hành theo quy định

Hình thức sản xuất kinh doanh mà công ty đang thực hiện gồm chủ yếu cả nhận chỉ định thầu và đấu thầu

Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu từ ( Bên A), công ty tiến hành thực hiện hợp đồng xây lắp Căn cứ vào tính chất, đặc điểm từng loại công trình và từng loại công việc, công ty giao cho các đơn vị phù hợp với công trình và phần việc đó Việc kiểm tra, chỉ đạo tiến độ, kỹ thuật, sử dụng vốn, tham gia nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu thanh toán khối lượng đều do các phòng chức năng đảm nhiệm Các phòng chức năng phải phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu vật tư, máy móc thiết bị thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình như hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư Tuy nhiên, tùy theo tính phức tạp và quy mô của công trình, giám đốc công ty có thể xem xét ủy quyền cho các trưởng đơn vị trực tiếp làm việc với các bên liên quan trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng Các đơn vị trực thuộc nhận nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện hợp đồng giao khoán nội bộ giữa

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 35

Khi kết thúc hợp đồng xây lắp, công ty trực tiếp tổ chức quyết toán, thanh lý hợp đồng, bàn giao công trình, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả quá trình thực hiện hợp đồng Về công tác bảo hành, đơn vị trực thuộc được giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện và chịu chi phí Công ty kiểm tra, giám sát công tác bảo hành và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác này khi cần thiết

b Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Công ty cổ phần Xây dựng Giao thông Thừa Thiên Huế là một đơn vị kinh doanh độc lập với quy mô hoạt động rộng và chức năng kinh doanh phong phú Để quản lý tốt các hoạt động của công ty ngày càng phát triển, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo

mô hình trực tuyến chức năng với đặc trưng gọn nhẹ và ngày càng hoàn thiện

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Tổng giám đốc Hội đồng quản trị

Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát

Phó tổng giám đốc thị trường Quảng Trị

Phòng kế toán - tài vụ

Chi nhánh Quảng Trị

+ Các xí nghiệp thi công cơ giới + Các xí nghiệp xây lắp

+ Các xí nghịêp khai thác chế biến đá và sản xuất vật liệu xây dựng

+ Các đội xây lắp + Các đội liên kết xây dựng + Xí nghiệp tư vấn khảo sát thiết kế

Trang 36

 Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ

quan quyền lực cao nhất của công ty quyết định những vấn đề được Pháp luật và điều

lệ công ty quy định

 Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý có toàn quyền quyết định các vấn đề

liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị còn có trách nhiệm giám sát hoạt động của giám đốc và những người quản lý khác

 Ban kiểm soát: ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát công tác điều

hành và các báo cáo tài chính của công ty để đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông và tuân thủ quy định của pháp luật

 Giám đốc: là người đại diện lợi ích hợp pháp của tập thể cán bộ công nhân

viên và của các cổ đông Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo thực hiện thắng lợi các kế hoạch của công ty Giám đốc có quyền sử dụng và bồi dưỡng cán bộ, có quyền quyết định việc điều hành hoạt động của công ty theo đúng chính sách pháp luật của Nhà nước

 Phó giám đốc: Các phó giám đốc điều hành doanh nghiệp theo sự phân

công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giám đốc phân công và uỷ quyền

• Kiểm tra hồ sơ dự thầu, tham mưu cho giám đốc quyết định giá đấu thầu

• Tham mưu cho lãnh đạo lập kế hoạch điều động các phương tiện, thiết bị đặc chủng do công ty quản lý, lập phương án mua sắm một số máy móc, thiết bị đặc chủng mà các đơn vị trực thuộc không thể mua sắm

• Đề xuất cho tổng giám đốc quyết định tỷ lệ phân cấp hạch toán đối với từng công trình để làm cơ sở ký kết hợp đồng nội bộ

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 37

 Phòng kỹ thuật:

• Kiểm tra các biện pháp kỹ thuật thi công đối với từng công trình

• Tính toán chi phí theo phân cấp hạch toán của các đội đầy đủ, phối hợp phòng kế hoạch thu chi phí xe máy và vật tư thiết bị do các đội thuê của công ty

• Chủ trì nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu thanh toán

• Kiểm tra kế hoạch sản xuất của từng đơn vị trực thuộc

• Phối hợp với các đơn vị thực hiện bảo hành công trình

• Kiểm tra hướng dẫn các hoạt động tài chính, kế toán của đơn vị trực thuộc

• Kiểm tra, đôn đốc và trực tiếp tham gia cùng các đơn vị để đối chiếu thu hồi công nợ, thanh quyết toán công trình

• Lập và tổng hợp kế hoạch báo cáo tài chính năm với cấp trên

 Các đội trực thuộc:

Hiện tại công ty có 1 chi nhánh, 1 nhà máy gạch, 1 cửa hàng, và 16 đội, xí nghiệp trực thuộc Tất cả các đơn vị này đều chịu sự quản lý của công ty về tài chính cũng như công tác hạch toán Đồng thời các đơn vị này phải lập báo cáo chi tiết về tình hình thu chi của từng đội và thực hiện quyết toán vào cuối mỗi quý

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp

Trang 38

2.1.5 Tình hình về nguồn lực của công ty trong giai đoạn từ năm 2012-2014

2.1.5.1 Tình hình nguồn lao động

Lao động của công ty sử dụng bao gồm các ngành nghề phù hợp với các ngành nghề doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, trên cơ sở đảm bảo về cơ cấu, trình độ được đào tạo Sau khi được chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần Số lượng lao động của công ty được tinh giảm theo nghị định 41/1998/ NĐ - CP của chính phủ Đến năm 2012 lao động của công ty còn 357 người Tình hình lao động của

công ty 3 năm gần đây được thể hiện qua bảng 2.2

Qua bảng 2.2 ta thấy lao động của công ty năm 2013 tăng 33 người tương ứng 9,24% so với năm 2012, năm 2014 giảm 8 người tương ứng 2,05% so với năm 2013 Việc giảm này là do công ty nhận thấy được một lượng lao động dư thừa, sử dụng lãng phí và không hợp lý như thế sẽ làm tăng chi phí cho công ty Tuy nhiên chất lượng lao động của công ty vẫn được nâng cao thể hiện ở chỗ các lao động có trình độ đại học, cao đẳng hay trung cấp được tăng lên, chỉ có lao động trình độ phổ thông giảm sút Tuy nhiên số lao động phổ thông này luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng lao động của công ty (gần 70%), điều này phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng

Bảng 2.2: Tình hình lao động của Công ty giai đoạn 2012-2014

Đơn vị: người

Ch ỉ tiêu

Số lượng Tỷ lệ (%)

2014/2013 2013/2012 +/- % +/- %

(Nguồn: Phòng tổng hợp của công ty)

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 39

Qua bảng 2.3 ta có thể thấy rằng trong tổng tài sản của công ty thì tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn, trong đó chủ yếu là các khoản phải thu ngắn hạn và hàng tồn kho Qua các năm tỷ trọng này luôn chiếm tỷ lệ trên 70% Nhìn chung, tình hình tài sản của công ty qua 2 năm 2012, 2013 biến động không đáng kể Cụ thể tài sản của công ty năm 2013 giảm 5.666.482.459 đồng tương ứng với mức giảm 2,46% Năm

2014 so với năm 2013, tài sản của công ty có tăng nhưng tăng không đáng kể, chỉ 1,46% Tài sản ngắn hạn của công ty tăng 10.625.374.843 đồng tương ứng tăng 6,24% Tài sản ngắn hạn năm 2014 của công ty tăng là do các chỉ tiêu như tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, các khoản phải thu ngắn hạn trong năm đều tăng so với năm 2013 Qua các năm từ 2012 đến 2014, ta thấy rằng chỉ tiêu TSNH tăng dần qua các năm và ngược lại TSDH đang giảm dần qua các năm Lý do là một

số TSCĐHH trong năm 2014 đã được thanh lý hoặc nhượng bán

Nguồn vốn của công ty năm 2013 giảm 5.666.482.459 đồng tương ứng với mức giảm 2,46% Trong đó nợ ngắn hạn và nợ dài hạn đều giảm, chỉ vốn chủ sở hữu tăng 1.088.097.778 đồng tương ứng với mức tăng 3,64% Trong năm 2014, đáng chú ý một điều là nợ dài hạn của công ty đã giảm 15.248.950.464 đồng tương ứng giảm 46,56%

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Trang 40

so với năm 2013 Điều này là do trong năm công ty đã trả bớt một số lượng tiền nợ dài hạn người bán Tuy nhiên nợ ngắn hạn lại tăng 18.142.200.647 đồng tương ứng tăng 11,27% Tốc độ giảm của nợ dài hạn bé hơn tốc độ tăng của nợ ngắn hạn, điều này đã làm nợ phải trả của năm 2014 vẫn tăng so với năm 2013 Bên cạnh đó, ta còn thấy rằng nợ phải trả của công ty qua các năm luôn chiếm > 70% tổng nguồn vốn Điều này cho thấy tính tự chủ về tài chính của công ty còn thấp

2.1.5.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 2.4: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2012-2014

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty)

Dựa vào bảng 2.4 ta thấy rằng doanh thu thuần của công ty năm 2013 giảm 33.232.819.030 đồng tương ứng giảm 14,76% Nguyên nhân chính là do doanh thu hoạt động xây lắp trong năm 2013 đã giảm 33.295.751.400 đồng tương ứng giảm 20,35% Điều này kéo theo giá vốn năm 2013 giảm 29.739.206.396 đồng tương ứng giảm 15,02% Tuy giá vốn hàng bán và doanh thu thuần năm 2013 của công ty giảm so với năm 2012 nhưng lợi nhuận từ hoạt động SXKD tăng 2.227.724.756 đồng tương ứng tăng 176,98 % Giải thích cho điều này đó là: trong năm 2013 công ty đã trả một số tiền vay và nợ dài hạn dẫn đến chi phí lãi vay năm 2013 giảm so với năm 2012, bên cạnh đó công ty cũng đã tiết kiệm được một số tiền từ chi phí bán hàng Đó cũng chính là lý do dẫn tới lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2013 tăng 1.664.834.791 đồng tương ứng tăng 153,84%

Năm 2014 doanh thu thuần của công ty tăng 37.225.253.951 đồng tương ứng tăng 19,40 % so với năm 2013 Đây có thể coi là một dấu hiệu tốt Doanh thu thuần tăng dẫn đến giá vốn của công ty cũng tăng 24,38 % so với năm 2013 Ta nhận thấy tốc độ tăng của chi phí lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu Điều này công ty cần lưu ý

Đạ i h

ọc Kinh

tế Hu

ế

Định dạng
Số trang	115
Dung lượng	3,63 MB