Quản lý tích hợp dự án hệ thống thông tin

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN HTTT PGS TS HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Nội dung Giới thiệu chung Phát triển Tuyên bố dự án Phát triển kế hoạch quản lý dự án Hướng dẫn quản lý thực dự án Giám sát điều khiển công việc dự án Thực thi điều khiển thay đổi tích hợp Đóng dự án pha dự án Nhóm quy trình quản lý tích hợp DA  Gồm trình hành động QLDA cần để nhận dạng, định nghĩa, kết hợp, thống nhất, phối hợp trình hoạt động QLDA khác  Rất quan trọng để hoàn thành dự án, quản lý thành công mong đợi đáp ứng yêu cầu bên liên quan Giới thiệu chung  Cần thiết tương tác kết hợp trình riêng rẽ  Ví dụ, ước tính chi phí cần thiết cho kế hoạch dự phịng ⇒ tích hợp quy trình tri thức miền chi phí, thời gian, rủi ro Chẳng hạn, rủi ro thay nhân viên một/nhiều quy trình cần xem xét  Thành phẩm dự án cần tích hợp từ số quy trình  Một số hoạt động đội quản lý dự án:  (i) Phân tích hiểu phạm vi Điều bao gồm dự án yêu cầu sản phẩm, tiêu chuẩn, giả định, khó khăn, ảnh hưởng khác liên quan đến dự án, làm người quản lý giải dự án;  (ii) Thông tin cần xác định sau biến thành kế hoạch quản lý dự án;  (iii) Thực hành động sản xuất thành phẩm dự án;  (iv) Đo lường giám sát tiến độ dự án, đưa hành động thích hợp đề đạt mục tiêu dự án Quy trình phát triển Tuyên bố dự án       Nội dung Quy trình xây dựng tài liệu ủy quyền thức cho dự án / giai đoạn lập hồ sơ yêu cầu ban đầu đảm bảo yêu cầu mong đợi bên liên quan Thiết lập quan hệ đối tác người thực người thụ hưởng Tuyên bố thức phê duyệt khởi động dự án Người quản lý dự án xác định trao quyền hình thành tuyên bố dự án trước lập kế hoạch Quản lý dự án tham gia vào hình thành Tuyên bố dự án Dự án tuyên bố người bên ngoài: nhà tài trợ, PMO, Hội đồng đạo danh mục Trực tiếp giao quản lý dự án xây dựng Tuyên bố dự án QT phát triển TB DA: Sơ đồ tương tác    Sơ đồ tương tác với quy trình khác đầu vào đầu ra: Tuyên bố dự án liên quan tới quy trình nhóm quy trình quy trình ngồi nhóm quy trình ĐV PT TBố DA: Phát biểu công việc DA  ĐV1: Phát biểu công việc dự án  Phát biểu công việc DA (The statement of work: SOW)  Mô tả thuật lại sản phẩm/dịch vụ  Dự án nội bộ: dựa nhu cầu kinh doanh, yêu cầu sản phẩm/dịch vụ Dự án ngoài: từ khách hàng phần tài liệu đấu thầu (yêu cầu thầu, yêu cầu thông tin, yêu cầu giá…)  Phát biểu công việc DA thường bao gồm:  Nhu cầu kinh doanh: đòi hỏi thị trường, tiến công nghệ, yêu cầu pháp luật/quy định quyền,  Mơ tả phạm vi sản phẩm: Đặc trưng sản phẩm, mối quan hệ sản phẩm với nhu cầu kinh doanh  Kế hoạch chiến lược: mối liên kết dự án với kế hoạch chiến lược ĐV QT PTTBố DA: Trường hợp kinh doanh  ĐV2: Trường hợp kinh doanh (tài liệu)  Cung cấp thông tin cần thiết theo quan điểm kinh doanh giá trị yêu cầu đầu tư cho dự án  Bao gồm nội dung sau:  Nhu cầu thị trường Ví dụ, nhu cầu chia sẻ hình ảnh quảng cáo       hệ thống chia sẻ hình ảnh cho phép xây dựng hệ thống Nhu cầu tổ chức: Doanh nghiệp đào tạo nghề đồ họa máy tính lập dự án mở chương trình đào tạo nghề để tăng doanh thu Nhu cầu khách hàng: ĐHQGHN lập dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý cán Nhu cầu đổi công nghệ: Công ty máy tính lập dự án chế tạo nhanh máy tính xách tay nhỏ hơn, rẻ dựa tiến công nghệ nhớ công nghệ điện tử Nhu cầu pháp lý: Dự án khắc phục tượng thâm nhập trái phép hệ thống Tác động sinh thái: Nâng cao độ phù hợp sinh thái sản phẩm máy tính Nhu cầu xá hội: Dự án hệ thống thông tin dự báo nhu cầu nhân lực ĐV QT PTTBố DA: đầu vào khác ĐV3: Hợp đồng   Hợp đồng đầu vào dự án từ đấu thầu ĐV4: Yếu tố môi trường doanh nghiệp       Tiêu chuẩn Chính phủ ngành Hạ tầng tổ chức Các điệu kiện thị trường liên quan tới doanh nghiệp … ĐV5: Tài sản quy trình tổ chức  Các quy trình, sách chuẩn có tổ chức định nghĩa chuẩn trình tổ chức  Mẫu biểu  Thông tin lịch sử Cơ sở tri thức học kinh nghiệm  … Kỹ thuật PT TBố DA: Ý kiến chuyên gia Dùng để đánh giá chi tiết kỹ thuật quản lý đầu vào phát triển tuyên bố dự án Nguồn ý kiến chuyên gia          Các đơn vị khác tổ chức Các nhà tư vấn Các bên liên quan bao gồm khách hàng nhà tài trợ Hội nghề nghiệp kỹ thuật Nhóm cơng nghiệp Chun gia chủ đề Bộ phận quản lý dự án (PMO) 10 Quy trình Định hướng & QL thực DA        Thực công việc xác định kế hoạch quản lý dự án để đạt mục tiêu dự án: Thực hành động để hoàn thành mục tiêu dự án Tạo thành phẩm dự án Chọn nhân sự, đào tạo, quản lý thành viên đội DA tới dự án Thu nhận, quản lý, sử dụng nguồn tài nguyên gồm có vật liệu, cơng cụ, thiết bị sở vật chất Thi hành phương pháp tiêu chuẩn lên kế hoạch Thiết lập quản lý kênh thông tin DA: nội bên ngồi 20 Quy trình Định hướng & QL thực DA            Nội dung (tiếp) Sinh liệu DA: chi phí, tiến độ, tiến độ kỹ thuật chất lượng, trạng thái để tạo điều kiện dự báo Đặt vấn đề thay đổi yêu cầu làm phù hợp yêu cầu thay đổi chấp nhận vào phạm vi, kế hoạch môi trường DA Quản lý rủi ro thi hành hành động ứng phó rủi ro Quản lý người bán hàng nhà cung cấp Thu thập tài liệu học kinh nghiệm thi hành cải tiến quy trình phê duyệt Chủ thể Người quản lý dự án đội quản lý dự án: dẫn dắt thực hoạt động lên kế hoạch, quản lý giao diện kỹ thuật tổ chức Quy trình bị ảnh hưởng trực tiếp từ miền ứng dụng DA Thành phẩm sản xuất đầu thực hoàn thành công việc lên kế hoạch lập lịch Thông tin hiệu công việc tập hợp phần thực dự án 21 Định hướng & QL thực DA     Nội dung với thay đổi chấp nhận Hành động hiệu chỉnh: Hướng dẫn văn thực công việc DA đưa hiệu tương lai kỳ vọng công việc DA theo tuyến kế hoạch QLDA Hành động phòng ngừa: Hướng dẫn văn để tiến hành công việc giảm thiểu xác suất hậu tiêu cực từ rủi ro DA Sửa chữa khiếm khuyết: Định danh văn hóa thức khiếm khuyết thành phần DA với đề xuất sửa chữa khiếm khuyết thay thành phần 22 Định hướng & QL thực DA: Đầu vào  ĐV1: Kế hoạch quản lý DA  Đã giới thiệu  ĐV2: Yêu cầu thay đổi phê duyệt  Là phần quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu  Một cập nhật trạng thái điều khiển thay đổi số thay đổi phê duyệt, số khác khơng  Đội DA lập lịch thi hành yêu cầu thay đổi chấp nhận  Yêu cầu thay đổi phê duyệt: mở rộng/thu hẹp phạm vi DA  ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp  Văn hóa, cấu trúc tổ chức cơng ty khách hàng  Hạ tầng (hiện có)  Quản lý nhân (hướng dẫn thuê/sa thải, đánh giá hiệu suất nhân viên, hồ sơ đào tạo)  Dung sai rủi ro bên liên quan  Hệ thống thông tin quản lý dự án 23 Định hướng & QL thực DA: Đầu vào ĐV4: Tài sản quy trình tổ chức   Hướng dẫn chuẩn hướng dẫn công việc  Yêu cầu truyền thông xác định phương tiện truyền thông, lưu giữ     hồ sơ, yêu cầu an ninh cho phép Các thủ tục vấn đề quản lý khiếm khuyết định nghĩa điều khiển vấn đề khiếm khuyết, định danh giải pháp vấn đề khiếm khuyết, dị tìm mục hành động CSDL đo lường trình dùng để thu thập tạo liệu đo lường sẵn có trình sản phẩm Hồ sơ từ dự án trước CSDL quản lý vấn đề lỗi chứa trạng thái, thông tin điều khiển vấn đề lỗi lịch sử, giải pháp vấn đề lỗi, kết mục hành động 24 Định hướng & QL thực DA: Kỹ thuật  KT1: Ý kiến chuyên gia  Các loại hình chuyên gia, tập trung vào đơn vị khác nội công ty, nhà tư vấn, bên liên quan (bao gồm nhà tài trợ khách hàng), hội nghề nghiệp kỹ thuật  KT2: Hệ thống thông tin quản lý dự án  phần yếu tố môi trường doanh nghiệp  công cụ phần mềm lập lịch, hệ thống quản lý cấu hình, hệ thống thu thập phân bố thông tin… 25 Định hướng & QL thực DA: Đầu  ĐR1: Thành phẩm  Thành phẩm phê duyệt : sản phẩm, kết quả, lực thi hành dịch vụ … độc đáo kiểm chứng  ĐR2: Thông tin hiệu suất công việc  Tình trạng thành phẩm  Tiến độ theo lập lịch  Chi phí phát sinh  ĐR3: Các yêu cầu thay đổi  Thực cơng việc DA: có vấn đề phát sinh dẫn tới thay đổi sách - thủ tục DA, phạm vị DA, chi phí ngân sách, lịch dự án, chất lượng DA  Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa; Sửa chữ khiếm khuyến; cập nhật tài liệu 26 Định hướng & QL thực DA: Đầu                ĐR4: Cập nhật kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý lịch biếu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch quản lý nguốn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý mua sắm Các đường sở DA ĐR5: Cập nhật tài liệu dự án Các tài liệu yêu cầu Nhật ký DA Đăng ký rủi ro Đăng ký bên liên quan 27 QT giám sát &điều khiển công việc DA    theo dõi, xem xét điều chỉnh tiến độ để đáp ứng mục tiêu hiệu suất xác định kế hoạch quản lý dự án Giám sát (Monitor) thực suốt dự án Thu thập, đo lường phân phối thông tin hiệu năng; đánh giá độ đo xu hướng để cải tiến quy trình; liên tục cung cấp thơng tin cho đơi quản lý DA Điều khiển (Contrrol): xác định hành động sửa chữa hay phòng ngừa tái lập lịch theo dõi hiệu công việc 28 QT giám sát &điều khiển công việc DA         Nội dung So sánh hiệu DA thực tiễn với theo kế hoạch Đánh giá hiệu nhằm xác định: hành động hiệu chỉnh phòng ngừa định tư vấn hành động Xác định rủi ro phân tích, theo dõi giám sát rủi ro dự án thời để đảm bảo rủi ro xác định, tình trạng chúng báo cáo, kế hoạch thích hợp ứng phó rủi ro thực Duy trì sở thơng tin xác, kịp thời liên quan đến sản phẩm DA làm tài liệu chúng Cung cấp thông tin hỗ trợ báo cáo tình trạng, đo lường tiến bộ, dự báo Cung cấp dự báo để cập nhật chi phí thơng tin lịch trình Giám sát thực thay đổi phê duyệt chúng xảy 29 Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào          ĐV1: Kế hoạch quản lý DA Như giới thiệu ĐV2: Báo cáo hiệu báo cáo đội dự án chuẩn bị chi tiết hoạt động, thành quả, kiện quan trọng, vấn đề xác định, toán Trạng thái thời Thành đáng kể khoảng thời gian Các hành động lập lịch Dự báo Các vấn đề 30 Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào  ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp     Chuẩn phủ chuẩn ngành Hệ thống xác thực công việc công ty\ Dung sai rủi ro bên liên quan Hệ thống thông tin quản lý dự án        ĐV4: Tài ngun quy trình tổ chức u cầu truyền thơng tổ chức Thủ tục kiểm sốt tài chính: báo cáo thời gian, mã số kế tốn, đánh giá chi phí giải ngân, quy định hợp chuẩn khác Thủ tục quản lý vấn đề lỗi thủ tục kiểm soát rủi ro: phân loại rủi ro, định nghĩa xác suất tác động, ma trận xác suất tác động CSDL đo lường trình CSDL học kinh nghiệm 31 GS & ĐK công việc DA: Kỹ thuật & Đầu            KT: Ý kiến chuyên gia Đã giới thiệu ĐR1: Yêu cầu thay đổi Đã giới thiệu ĐR2: Cập nhật kế hoạch quán lý DA Tập trung vào: Kế hoạch quản lý lich biểu, kế hoạch quản lý chi phí; Kế hoạch quản lý chất lượng; Đường sở phạm vi; đường sở lịch biểu; đường sở hiệu chi phí ĐR3: Cập nhật tài liệu DA Các dự báo Báo cáo hiệu Nhật ký vấn đề … 32 Điều khiển thay đổi tích hợp hiệu  Giới thiệu  xem xét tất yêu cầu thay đổi, phê duyệt thay đổi quản lý thay đổi sản phẩm trung, tài sản trình tổ chức, tài liệu dự án, kế hoạch quản lý dự án 33 Quy trình đóng DA/ pha DA  Nội dung  hoàn thiện tất hoạt động tất trình quản lý dự án thức hóa hồn thành tồn giai đoạn dự án 34 ... bố dự án Phát triển kế hoạch quản lý dự án Hướng dẫn quản lý thực dự án Giám sát điều khiển công việc dự án Thực thi điều khiển thay đổi tích hợp Đóng dự án pha dự án Nhóm quy trình quản lý tích. .. quản lý dự án Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý lịch biếu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch quản lý nguốn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản. .. kỹ thuật  KT2: Hệ thống thông tin quản lý dự án  phần yếu tố môi trường doanh nghiệp  công cụ phần mềm lập lịch, hệ thống quản lý cấu hình, hệ thống thu thập phân bố thông tin? ?? 25 Định hướng