PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT • Mô tả khung làm việc của quản lý sự tích hợp dự án trong mối quan hệ với các lãnh vực kiến thức và chu trình sống của dự án • Mô tả việc phát triển kế h
CHƯƠNG 10 Quản lý Tích hợp Dự án (PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT) •Mơ tả khung làm việc quản lý tích hợp dự án mối quan hệ với lãnh vực kiến thức chu trình sống dự án •Mơ tả việc phát triển kế hoạch dự án, gồm nội dung kế hoạch dự án, dùng hướng dẫn tài liệu mẫu để phát triển kế hoạch, phân tích stakeholder để quản lý mối quan hệ •Giải thích việc thực thi dự án, quan hệ với hoạt động lập kế hoạch, yếu tố dẫn đến thành công, công cụ kỹ thuật hỗ trợ thực thi dự án •Hiểu qui trình điều khiển thay đổi tích hợp, lập kế hoạch quản lý thay đổi dự án CNTT, phát triển sử dụng hệ điều khiển thay đổi •Mơ tả cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý tích hợp dự án Quản lý dự án Tầm Quan trọng Quản lý Tích hợp Quản trị dự án: phức tạp, nhiều rủi ro Chìa khóa thành cơng: Quản lý tích hợp tốt • Người quản lý dự án phải điều phối tất lãnh vực kiến thức suốt chu trình sống dự án • Nhiều người quản lý dự án gặp khó khăn nhìn vào tranh tổng thể có khuynh hướng muốn tập trung vào nhiều chi tiết • Quản lý tích hợp dự án khơng giống tích hợp phần mềm Qui trình QL Tích hợp Những tiến trình bao gồm : • Phát triển kế hoạch dự án: lấy kết qui trình lập kế hoạch khác đưa vào thành tài liệu quán kết dính – kế hoạch dự án • Thực thi kế hoạch dự án: thực kế hoạch dự án • Điều khiển thay đổi tích hợp: điều phối thay đổi tồn dự án Qui trình QL Tích hợp Phát triển kế hoạch dự án • Kế hoạch dự án tài liệu dùng để điều phối tất tài liệu hoạt động dự án • Mục đích hướng dẫn thực thi dự án • Kế hoạch dự án giúp người QLDA lãnh đạo nhóm dự án đánh giá tình trạng dự án • Cần phải đo việc thực dự án so với kế hoạch Kế hoạch dự án cần có tính chất nào? Các thuộc tính kế hoạch dự án • • • • Kế hoạch dự án mang tính Kế hoạch phải động (dynamic) Kế hoạch phải linh hoạt (flexible) Kế hoạch phải cập nhật có thay đổi • Kế hoạch phải đóng vai trò tài liệu hướng dẫn thực thi dự án Kim nam hành động Các thành phần phổ biến kế hoạch dự án • Tổng quan dự án • Mơ tả cách tổ chức dự án • Các qui trình quản lý kỹ thuật dùng dự án • Thơng tin việc phải làm, lịch biểu, ngân sách • Thơng tin bên liên quan Phân tích Các Bên tham gia Phân tích Các Bên tham gia cung cấp thơng tin quan trọng (thường nhạy cảm) Các Bên tham gia như: • Tên cơng ty Các Bên tham gia • Vai trị họ dự án • Các số liệu thực Các Bên tham gia • Mức ảnh hưởng quan tâm đến dự án • Đề xuất cho quản lý mối quan hệ Thực thi kế hoạch dự án • Thực thi kế hoạch dự án đòi hỏi quản lý thực công việc mô tả kế hoạch dự án • Hầu hết thời gian tiền bạc dùng q trình thực thi dự án • Lãnh vực ứng dụng dự án tác động đến việc thực thi dự án sản phẩm dự án tạo trình Các kỹ quan trọng để thực thi kế hoạch dự án • Các kỹ quản lý tổng quát : – Lãnh đạo – Giao tiếp – Chính trị • Kỹ sản phẩm kiến thức • Kỹ sữ dụng cơng cụ kỹ thuật chun dụng • Kỹ sữ dụng phần mềm QLDA Công cụ & kỹ thuật thực thi dự án Các công cụ kỹ thuật thực thi dự án: • Hệ giao việc (Work Authorization System): phương pháp bảo đảm người đủ điều kiện làm việc lúc trình tự • Họp đánh giá tình trạng (Status Review Meetings): buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin dự án • Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý dự án Điều khiển thay đổi tích hợp • Điều khiển thay đổi tích hợp gồm nhận diện, đánh giá, quản lý thay đổi suốt chu trình sống dự án (Ghi chú: Sách PMBOK 1996 gọi qui trình “điều khiển thay đổi tổng thể”) • Ba mục tiêu điều khiển thay đổi: – Tác động đến yếu tố tạo thay đổi để bảo đảm có lợi – Xác định thay đổi xảy – Quản lý thay đổi thực tế xảy Qui trình Điều khiển thay đổi tích hợp Điều khiển thay đổi dự án CNTT • Cách nhìn trước đây: Nhóm dự án cần nỗ lực làm theo kế hoạch, thời hạn phạm vi ngân sách Vấn đề: bên tham gia đồng ý từ đầu phạm vi dự án, cho thời gian chi phí dự án khơng xác • Cách nhìn đại: Quản lý dự án trình giao tiếp thỏa thuận liên tục Giải pháp: Thay đổi thường có lợi, nhóm dự án cần lập kế hoạch cho điều Hệ điều khiển thay đổi • Một qui trình mang tính hình thức mơ tả tài liệu dự án thay đổi • Mơ tả phép thay đổi thay đổi • Thường gồm Ban điều khiển thay đổi (CCB), quản trị cấu hình, qui trình truyền đạt thay đổi • Ban điều khiển thay đổi (CCB=Change Controlling Board) – Một nhóm người chịu trách nhiệm phê duyệt từ chối thay đổi dự án – CCB cung cấp hướng dẫn để chuẩn bị yêu cầu thay đổi, đánh giá yêu cầu thay đổi, quản lý việc thực thay đổi duyệt – Gồm bên tham gia tồn cơng ty Thay đổi lúc • Một số CCB gặp nhau, thay đổi xảy q lâu • Một số cơng ty có sách cho thay đổi nhạy cảm thời gian – “chính sách 48-giờ” cho phép thành viên nhóm dự án định, sau họ có 48 để chờ phê duyệt lãnh đạo cấp cao – Đưa thay đổi xuống mức thấp được, phải thông báo cho người Quản trị cấu hình • Bảo đảm sản phẩm mơ tả sản phẩm đầy đủ • Tập trung vào quản lý công nghệ cách xác định điều khiển đặc trưng chức vật lý sản phẩm • Các chuyên gia quản trị cấu hình xác định viết tài liệu yêu cầu cấu hình, điều khiển thay đổi, lưu báo cáo thay đổi, kiểm tra sản phẩm xem có phù hợp với u cầu hay khơng Heuristic quản lý thay đổi • Xem quản trị dự án qui trình giao tiếp thỏa thuận liên tục • Lập kế hoạch thay đổi • Thiết lập hệ điều khiển thay đổi hình thức, gồm Ban Điều khiển thay đổi (CCB) • Dùng quản trị cấu hình • Xác định thủ tục định lúc cho thay đổi nhỏ • Dùng báo cáo (viết nói) để nhận diện quản lý thay đổi • Dùng phần mềm quản trị dự án để hỗ trợ quản lý truyền đạtsự thay đổi Dùng Phần mềm để QL Tích hợp Có thể dùng số phần mềm quản lý tích hợp dự án – Có thể tạo tài liệu dùng phần mềm soạn thảo văn – Dùng phần mềm trình bày (như Power Point) – Có thể dùng bảng tính CSDL để theo dõi – Các phần mềm giao tiếp e-mail Web để hỗ trợ liên lạc – Phần mềm quản lý dự án lấy hết thứ cho thấy thông tin chi tiết bảng tổng kết .. .Quản lý dự án Tầm Quan trọng Quản lý Tích hợp Quản trị dự án: phức tạp, nhiều rủi ro Chìa khóa thành cơng: Quản lý tích hợp tốt • Người quản lý dự án phải điều phối tất... trình sống dự án • Nhiều người quản lý dự án gặp khó khăn nhìn vào tranh tổng thể có khuynh hướng muốn tập trung vào q nhiều chi tiết • Quản lý tích hợp dự án khơng giống tích hợp phần mềm Qui trình... lý truyền đạtsự thay đổi Dùng Phần mềm để QL Tích hợp Có thể dùng số phần mềm quản lý tích hợp dự án – Có thể tạo tài liệu dùng phần mềm soạn thảo văn – Dùng phần mềm trình bày (như Power Point)