Quản lý chi phí Dự án Hệ thống thông tin

Juan nghĩ mình sẽ tìm hiểu thêm về các công nghệ mới dự án Surveyor Pro để sử dụng, nhưng ông phát hiện ra rằng chi phí ước tính và lợi ích dự kiến là vấn đề được quan tâm nhất đốivới cá

Opening Case:

Juan Gonzales là một nhà phân tích hệ thống và chuyên gia mạng cho phần lớn các nhà máy nước ở Mexico Ông thích giúp đỡ thành phố phát triển cơ sở hạ tầng Mục tiêu nghề nghiệp tiếp theo của ông là trở thành một người quản lý dự án để thể có tầm ảnh hưởng nhiều hơn Một trong những đồng nghiệp của ông đã mời ông tham dự một cuộc họp đánh giá dự án quan trọng đối với các dự án lớn của chính phủ, bao gồm cả các dự ánPro Surveyor, dự án mà Juan quan tâm nhất Dự án thanh tra Pro là một khái niệm để phát triển một hệ thống thông tin phức tạp bao gồm hệ thống chuyên gia, hướng đối tượng cơ sở dữ liệu và truyền thông không dây Hệ thống sẽ cung cấp thông tin ngay lập tức, đồ họa cho chính phủ điều tra để giúp họ làm công việc của họ Ví dụ, sau khi một giám định viên chạm vào một bản đồ trên màn hình của thiết bị cầm tay, hệ thống sẽ nhắcnhở anh ta hoặc cô cho các loại thông tin cần thiết cho khu vực đó Hệ thống này sẽ giúp lập kế hoạch và triển khai thực hiện nhiều dự án, từ lắp đặt cáp sợi quang để cài đặt đường ống nước

Tuy nhiên, Juan đã rất ngạc nhiên khi phần lớn các cuộc họp đã được dành thảo luận về vấn đề chi phí liên quan Các quan chức chính phủ đã xem xét nhiều dự án hiện

có để đánh giá hiệu suất và tác động tiềm tàng của chúng đến ngân sách chính phủ trước khi thảo luận tài trợ cho bất kỳ dự án mới Juan không hiểu nhiều về các điều khoản và biểu đồ được hiển thị “Giá trị thu/kiếm được” họ tiếp tục đề cập đến là gì? Làm thế nào

để họ ước tính được các chi phí để hoàn thành dự án hoặc nó sẽ kéo dài bao lâu? Juan nghĩ mình sẽ tìm hiểu thêm về các công nghệ mới dự án Surveyor Pro để sử dụng, nhưng ông phát hiện ra rằng chi phí ước tính và lợi ích dự kiến là vấn đề được quan tâm nhất đốivới các quan chức chính phủ tại cuộc họp Cũng có vẻ như rất nhiều nỗ lực sẽ đi về hướng nghiên cứu tài chính chi tiết trước khi bất kỳ công việc kỹ thuật có thể bắt đầu Juan ước gì mình đã thực hiện một số các khóa học về kế toán và tài chính để có thể hiểu được các từ viết tắt và khái niệm mà mọi người đang thảo luận Mặc dù Juan đã có một bằng kỹ sư điện, nhưng ông không được giáo dục chính thức và ít kinh nghiệm về tài chính Tuy nhiên, nếu Juan có thể hiểu được hệ thống và mạng lưới thông tin , ông tự tin rằng ông có thể hiểu được các vấn đề tài chính cho các dự án Ông đã viết vội các câu hỏi

để thảo luận với các đồng nghiệp sau cuộc họp

7.1 Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án:

Các dự án CNTT có một hồ sơ theo dõi kém trong việc đáp ứng các mục tiêu ngânsách Một nghiên cứu năm 2011 được công bố trên Harvard Business Review kiểm tra CNTT thay đổi các sáng kiến trong gần 1.500 dự án và báo cáo một thấu chi ngân sách trung bình 27 phần trăm Chi phí phát sinh là khoản phần trăm hay số tiền thêm vào mà chi phí thực tế vượt quá ước tính Nghiên cứu này được coi là nghiên cứu lớn nhất từng

phân tích dự án CNTT Các dự án dao động từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý thông tin và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng Hầu hết các dự án phát sinh chi phí cao, với chi phí trung bình 167 triệu $; dự án lớn nhất có chi phí 33 $ billion

Phát hiện quan trọng nhất trong nghiên cứu, tuy nhiên, đã phát hiện ra một số lượng lớn hàng hóa dư thừa khổng lồ khi phân tích các dữ liệu tràn dự án Một trong sáu của tất cả các dự án nghiên cứu có một "thiên nga đen": một sự kiện có ảnh hưởng lớn đó

là rất hiếm và không thể đoán trước, nhưng không phải không thể xảy ra khi nhìn lại Những dự án CNTT thiên nga đen đã có chi phí phát sinh trung bình là 200 phần trăm và tràn tiến độ gần 70 phần trăm "Điều này nhấn mạnh các cạm bẫy thực sự của CNTT thayđổi sáng kiến: đó là không phải chúng đặc biệt dễ bị vượt chi phí cao trên trung bình, như

tư vấn quản lý và nghiên cứu khoa học đã gợi ý trước đó

Đó là một tỷ lệ lớn bất thường của họ phải chịu lượng hàng tồn kho lớn, có một sốlượng không cân xứng của thiên nga đen Bằng cách tập trung trên trung bình thay vì các giá trị ngoại lai nguy hiểm hơn, hầu hết các nhà quản lý và chuyên gia tư vấn đã bị mất tích vấn đề thực sự

Rõ ràng, các dự án CNTT có chỗ cho cải tiến trong việc đáp ứng các mục tiêu chi phí Chương này mô tả các khái niệm quan trọng trong việc quản lý chi phí dự án, đặc biệt là kế hoạch quản lý chi phí, tạo ra ước tính tốt, và quản lý sử dụng giá trị thu được (EVM) để hỗ trợ cho việc kiểm soát chi phí

What went wrong?

Chương trình hiện đại hóa CNTT Vương Quốc Anh: Dịch vụ Y tế Quốc gia (NHS) được gọi là "thảm họa CNTT lớn nhất trong lịch sử" của một nhà báo ở London Chương trình này 10 năm, bắt đầu vào năm 2002, được tạo ra để cung cấp một hệ thống điện tử hồ sơ bệnh nhân, đặt cuộc hẹn, và một hệ thống thuốc theo toa ở Anh và xứ Wales chính phủ Lao động của nước Anh ước tính rằng chương trình cuối cùng sẽ có chiphí hơn 55 tỷ $, chi phí phát sinh $ 26 tỷ Chương trình này đã bị cản bởi các vấn đề kỹ thuật do hệ thống không tương thích, sự kháng cự từ các bác sĩ nói rằng họ không được tham vấn đầy đủ về các tính năng của hệ thống, và tranh luận giữa các nhà thầu về người chịu trách nhiệm cho việc này Một kiểm toán chính phủ vào tháng Sáu năm 2006 cho thấy rằng chương trình, một trong các dự án dân IT lớn nhất được thực hiện trên toàn thế giới, đã được tiến triển bất chấp vấn đề cấu hình cao Trong một nỗ lực để giảm chi phí phát sinh, các chương trình NHS sẽ không phải trả tiền cho các sản phẩm cho đến khi giao hàng, chuyển một số trách nhiệm tài chính cho các nhà thầu chính, bao gồm BT Group, Accenture, và Fujitsu Services.4 Ngày 22 tháng 9 năm 2011, các quan chức chính

phủ ở Hoa Anh công bố rằng họ đã tháo dỡ các Chương trình Quốc gia về Sức khỏe CNTT Bộ trưởng Y tế Andrew Lansley nói rằng chương trình "hạ thấp NHS và lãng phí tiền bạc của người nộp thuế."

7.1a Chi phí là gì?

Một giáo trình về kế toán chi phí nêu rằng "Kế toán thường xác định chi phí như làmột nguồn lực đã bỏ ra hoặc bỏ qua để đạt được một mục tiêu cụ thể." Từ điển Webster định nghĩa chi phí như là "một cái gì đó bỏ ra để trao đổi." Chi phí này thường được đo bằng số lượng tiền tệ, như USD , phải trả để có được hàng hóa và dịch vụ (Để thuận tiện,các ví dụ trong chương này sử dụng đô la cho một lượng tiền tệ.) Bởi vì các dự án đòi hỏitiền bạc và tiêu thụ tài nguyên mà có thể được sử dụng ở những nơi khác, nó rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án để hiểu quản lý chi phí dự án

Nhiều chuyên gia CNTT, bất kể thế nào, thường phản ứng với chi phí phát sinh thông tin với một nụ cười Họ biết rằng nhiều người trong dự toán chi phí ban đầu cho các dự án CNTT thấp hoặc dựa vào yêu cầu của dự án không rõ ràng, vì vậy tất nhiên sẽ phát sinh chi phí Không nhấn mạnh tầm quan trọng của ước tính chi phí thực tế dự án ngay từ đầu chỉ là một phần của vấn đề Ngoài ra, nhiều chuyên gia CNTT cho rằng chuẩn bị dự toán là một công việc cho kế toán Ngược lại, chuẩn bị dự toán tốt là một đòi hỏi, kỹ năng quan trọng mà nhiều chuyên gia cần phải có được

Một lý do nhận thức cho chi phí phát sinh là nhiều dự án CNTT liên quan đến công nghệ, quy trình kinh doanh mới Bất kỳ công nghệ hay quy trình kinh doanh mới không được kiểm chứng và có những rủi ro vốn có Như vậy, chi phí tăng và thất bại là được mong đợi, phải không? Sai rồi Sử dụng quản lý chi phí dự án tốt có thể thay đổi nhận thức sai lầm này

7.1b Chi phí quản lý dự án là gì?

Nhớ lại từ chương 1, 3 hạn chế của quản lý dự án liên quan đến việc cân bằng các mục tiêu phạm vi, thời gian, và chi phí Chương 5 và 6 thảo luận về phạm vi dự án và quản lý thời gian, và chương này mô tả quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng một nhóm dự án hoàn thành một dự án trongphạm vi ngân sách được phê duyệt Chú ý hai cụm từ quan trọng trong định nghĩa này:

"một dự án" và “Ngân sách đã được phê duyệt", và các nhà quản lý dự án phải đảm bảo

dự án được xác định rõ ràng, có thời gian chính xác và dự toán chi phí, và có một ngân sách thực tế rằng họ đã tham gia vào việc phê duyệt

Đây là công việc quản lý dự án để đáp ứng các bên liên quan dự án trong khi liên tục phấn đấu để giảm thiểu và kiểm soát chi phí Có bốn quy trình quản lý chi phí dự án:

1. Lập kế hoạch quản lý chi phí liên quan đến việc xác định các chính sách,

thủ tục và tài liệu sẽ được sử dụng cho việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm

soát chi phí dự án Kết quả chính của quá trình này là một kế hoạch quản lý chi phí

2. Ước lượng chi phí liên quan đến việc phát triển một xấp xỉ hay ước tính chi

phí của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án Các kết quả chính của quá trình lập dự toán chi phí hoạt động là ước tính chi phí,

cơ sở dự toán, và các tài liệu dự án cập nhật

3. Xác định ngân sách liên quan đến việc phân bổ dự toán tổng chi phí hạng

mục công việc cá nhân để thiết lập một đường cơ sở dùng để đo hiệu suất

Các kết quả chính của quá trình lập ngân sách chi phí là một đường cơ

sở chi phí, yêu cầu tài trợ dự án, và các tài liệu dự án cập nhật.

4. Kiểm soát chi phí liên quan đến việc thay đổi kiểm soát ngân sách dự án

Các kết quả chính của quá trình kiểm soát chi phí là thông tin công việc thực hiện, dự báo chi phí, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án và tổ chức quá trình cập nhật tài sản.

Hình 7-1 tóm tắt các quá trình và kết quả đầu ra, cho thấy khi chúng xuất hiện trong một

dự án điển hình

Để hiểu mỗi quá trình quản lý chi phí dự án, trước tiên bạn phải hiểu được những nguyên tắc cơ bản của quản lý chi phí Một vài trong số những nguyên tắc là không chỉ

có duy nhất để quản lý dự án; Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án cần phải hiểu làm thế nàonhững nguyên tắc liên quan đến các dự án cụ thể của họ

7.2 Nguyên lý cơ bản của quản lý chi phí:

Nhiều dự án CNTT không bao giờ được khởi xướng bởi các chuyên gia CNTT không hiểu tầm quan trọng của nguyên tắc kế toán và tài chính cơ bản khái niệm quan trọng như hiện tại ròng phân tích giá trị, lợi nhuận trên đầu tư và thu hồi vốn phân tích đãđược thảo luận trong chương 4, Quản lý dự án tích hợp Tương tự như vậy, nhiều dự án được bắt đầu không bao giờ kết thúc vì những vấn đề quản lý chi phí Hầu hết các thành viên của một ban điều hành có một tốt hơn hiểu biết về các điều khoản tài chính hơn về CNTT, và quan tâm nhiều hơn về tài chính Do đó, dự án CNTT quản lý cần phải có khả năng trình bày và thảo luận về thông tin dự án cả trong điều kiện tài chính và các điều kiện kỹ thuật Ngoài phân tích giá trị hiện tại ròng, lợi nhuận trên đầu tư, phân tích và thuhồi vốn, quản lý dự án phải hiểu một số chi phí khác nguyên tắc quản lý, khái niệm và thuật ngữ Phần này mô tả các chủ đề chung như vậy như lợi nhuận, vòng đời dự toán kinh phí, phân tích dòng tiền mặt, chi phí và lợi ích hữu hình và vô hình, chi phí trực tiếp,chi phí chìm, học lý thuyết đường cong, và dự trữ Một topic- quan trọng giá trị thu được quản lý, là một trong những công cụ chính và kỹ thuật để kiểm soát dự án chi phí; nó được mô tả chi tiết trong phần nói về kiểm soát chi phí

Lợi nhuận là doanh thu trừ chi phí Để tăng lợi nhuận, một công ty có thể tăng doanh thu, giảm chi phí, hoặc cố gắng làm cả hai Hầu hết các giám đốc điều hành có nhiều quan tâm lợi nhuận hơn so với các vấn đề khác Khi biện minh cho việc đầu tư vào

hệ thống thông tin mới và công nghệ, điều quan trọng là tập trung vào các tác động về lợinhuận, không chỉ doanh thu hoặc chi phí Hãy xem xét một ứng dụng thương mại điện tử

mà bạn ước tính sẽ tăng doanh thu cho một công ty $ 100 triệu 10 phần trăm Bạn không thể đo lường những lợi ích tiềm năng của các ứng dụng mà không biết tỷ suất lợi nhuận

tỷ suất lợi nhuận là tỷ suất lợi nhuận doanh thu Nếu doanh thu 100 $ tạo ra $ 2 trong lợi nhuận, có một tỷ suất lợi nhuận 2 phần trăm Nếu các công ty mất $ 2 cho mỗi $ 100 trong doanh thu, có một tỷ suất lợi nhuận 22 phần trăm vòng đời dự toán kinh phí cung cấp một cái nhìn hình ảnh lớn về chi phí của một dự án trong suốt của nó vòng đời Điều này giúp bạn phát triển một chiếu chính xác về chi phí tài chính của một dự án và lợi ích vòng đời dự toán kinh phí xem xét tổng chi phí sở hữu, hoặc phát triển cộng chi phí hỗ trợ, cho một dự án Ví dụ, một công ty có thể hoàn thành một dự án để phát triển và thực hiện một hệ thống dịch vụ khách hàng mới trong 1 hoặc 2 năm, nhưng hệ thống mới có thể được tại chỗ cho 10 năm quản lý dự án, với sự hỗ trợ từ các chuyên gia tài chính của

họ các tổ chức, nên tạo ra những ước tính về chi phí và lợi ích của dự án cho toàn bộ của

nó chu kỳ cuộc sống (10 năm trong ví dụ trước) Nhớ lại từ Chương 4 rằng hiện tại ròng phân tích giá trị cho dự án sẽ bao gồm toàn bộ thời gian 10 năm của chi phí và lợi ích quản lý dự án và quản lý hàng đầu cần phải xem xét các chi phí vòng đời của dự án khi

họ đưa ra quyết định tài chính

Ảnh truyền thông

Mục tiêu hàng đầu của nhiều dự án là để đạt được một số loại lợi ích tài chính, đo lường bằng cách sử dụng vòng đời chi phí Tiêu chí thành công của dự án thường bao gồm đạt được một lợi nhuận nhất định trên đầu tư (ROI) trong vòng đời Bạn không thể

đo lường ROI cho các dự án nếu bạn không có một quá trình đo lường lợi ích tại chỗ Làm thế nào để bạn biết được bạn đã kiếm hoặc tiết kiệm được bao nhiêu tiền nhất định mỗi năm sau khi dự án được hoàn thành nếu bạn không có một cách để đo lường nó? Theo một báo cáo năm 2015 của PMI:

• Nhiều tổ chức không có một quá trình đo lường lợi ích nào cả

• Chỉ có hai mươi phần trăm các báo cáo tổ chức có mức lợi nhuận cao thành hiện thực

• Ba mươi chín phần trăm của các tổ chức có hiệu suất cao báo cáo lợi ích cao thực

sự trưởng thành so với chín phần trăm của người biểu diễn thấp

"Các tổ chức với quy trình phúc lợi trưởng thành hiện thực có thể được hưởng lợi từ:

• Làm rõ các phần thưởng chiến lược trước khi bắt đầu một dự án

• Hiệu quả đánh giá và giám sát rủi ro cho sự thành công của dự án

• Chủ động lên kế hoạch cho việc thực hiện những thay đổi cần thiết trong tổ chức

• Rõ ràng việc xác định trách nhiệm cho sự thành công dự án

• Thường xuyên mở rộng trách nhiệm về hội nhập cho nhóm dự án "

Các tổ chức có một lịch sử không dành đủ tiền trong giai đoạn đầu của dự án CNTT, mà ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu Ví dụ, nó là nhiều chi phí hiệu quả hơn đểchi tiêu tiền bạc vào việc xác định yêu cầu người sử dụng và làm xét nghiệm sớm dự án CNTT hơn là đợi cho các vấn đề xuất hiện sau khi thực hiện Nhớ lại từ Chương 5 mà sửa lỗi phần mềm muộn trong một dự án chi phí nhiều hơn sửa chữa các khiếm khuyết

sớm Bởi vì các tổ chức phụ thuộc vào CNTT đáng tin cậy, chi phí lớn được kết hợp với thời gian chết.

• Khi Facebook đã giảm trong 20 phút trên 03 Tháng 9 năm 2014, họ đã mất một íthơn $ 22,453 cho mỗi phút hoặc nhiều hơn $ 500,000

• Vào ngày 19 tháng 8 năm 2013, Amazon.com đã đi xuống trong khoảng 30 phút,chi phí họ $ 66,240 mỗi phút hoặc gần 2 triệu $

• Đối với Fortune 1000 công ty, chi phí trung bình của một sự thất bại cơ sở hạ tầng là 100.000 $ mỗi giờ; chi phí trung bình của một thất bại ứng dụng quan trọng là triệu $ 500,000 đến $ 1 cho mỗi giờ, hoặc $ 8,300 đến $ 16,600 mỗi phút

• Trong năm 2014, chi phí trung bình hàng năm của thời gian chết không có kế hoạch ứng dụng trong 1000 công ty này là 1,25 $ tỷ đến $ 2,5 tỷ USD

Thực hiện sao cho đúng?

Một chiến lược cắt giảm chi phí quan trọng đã được truyền cảm hứng bởi sự nhấn mạnh trên toàn cầu về cải thiện môi trường Đầu tư vào IT xanh và các sáng kiến đã giúp

cả hai môi trường và dòng dưới cùng công ty Michael Dell, CEO của Dell, cho biết ông nhằm làm cho công ty "carbon trung tính" của mình trong năm 2008 "Gã khổng lồ máy tính đang tìm kiếm để zero-ra lượng khí thải carbon của mình thông qua một số sáng kiến, chẳng hạn như cung cấp các doanh nghiệp nhỏ và người tiêu dùng tái chế tại lề đường của máy tính cũ của họ, nhét túi tái chế nhỏ với bưu chính miễn phí vào các hộp mực máy in mực mới, và điều hành một "Trồng một cây cho Me 'chương trình" 12 Dell

đã đạt được mục tiêu của mình; như của tháng ba năm 2012, Dell đã giúp khách hàng tiết kiệm gần 7 tỷ $ trong chi phí năng lượng

Dell tiếp tục thực hành trách nhiệm của công ty bằng cách giúp môi trường Trong năm 2014, họ đã báo cáo tiến độ sau đây:

• Thu hồi 230.900.000 bảng điện tử được sử dụng và đang trên đà

đạt được mục tiêu của chúng tôi là 2 tỷ bảng Anh vào năm 2020

• Giảm cường độ năng lượng trung bình của dòng sản phẩm của chúng tôi bằng 23,2 phần trăm so với FY12

• Giảm phát thải khí hoạt động bằng 10 phần trăm

• Được sử dụng hơn 10 triệu bảng của nhựa sau tái chế

trong các sản phẩm của chúng tôi.

Phân tích dòng tiền mặt là một phương pháp để xác định chi phí hàng năm và lợi

ích ước tính cho một dự án và kết quả là dòng tiền hàng năm quản lý dự án phải tiến hành lưu chuyển tiền tệ phân tích để xác định giá trị hiện tại ròng Hầu hết người tiêu dùng hiểu được những khái niệm cơ bản của dòng tiền: Nếu họ không có đủ tiền trong ví của mình hoặc tài khoản ngân hàng, họ không thể mua một cái gì đó Lãnh đạo cao nhất phải xem xét mối quan ngại dòng tiền khi lựa chọn dự án để đầu tư Nếu quản lý đầu lựa chọn quá nhiều dự án có cao dòng tiền cần trong cùng một năm, công ty sẽ không thể hỗ trợ tất cả các dự án của mình và duy trì lợi nhuận của nó Nó cũng quan trọng để làm rõ các năm sử dụng để phân tích USD lượng Ví dụ, nếu một cơ sở công ty tất cả các chi phítrên 2012 ước tính, nó sẽ cần phải chiếm lạm phát và các yếu tố khác khi chiếu chi phí vàlợi ích trong tương lai USD năm chi phí và lợi ích hữu hình và vô hình là loại để xác định như thế nào một tổ chức có thể xác định các chi phí ước tính và lợi ích cho một dự

án chi phí hữu hình hoặc lợi ích dễ đo lường bằng đô la Ví dụ, giả sử rằng các dự án ProSurveyor được mô tả trong trường hợp mở đầu của chương bao gồm một nghiên cứu khả thi sơ bộ Nếu một Công ty đã hoàn thành nghiên cứu này cho $ 100.000, chi phí hữu hình của nó là 100.000 $ Nếu một chính phủ cơ quan ước tính rằng nó có thể đã thực hiện nghiên cứu cho $ 150,000, những lợi ích hữu hình của nghiên cứu này sẽ là 50.000 $cho chính phủ: Nó có thể trả tiền cho nghiên cứu và sau đó gán các nhân viên chính phủ, người đã có thể làm cho việc nghiên cứu các dự án khác Ngược lại, chi phí hoặc lợi ích

vô hình rất khó để đo lường bằng đô la Giả sử Dũng và một vài người khác đã dành thời gian của riêng cá nhân của họ sử dụng chính phủ nước máy tính, sách, và các nguồn lực khác để nghiên cứu các lĩnh vực liên quan đến nghiên cứu Mặc dù giờ của họ và các tài liệu của chính phủ nước sẽ không được tính vào dự án, họ có thể được coi là chi phí vô hình lợi ích vô hình cho các dự án thường bao gồm các hạng mục như thiện chí, uy tín,

và tuyên bố chung của việc cải thiện năng suất mà một tổ chức không thể dễ dàng dịch sang đồng đô la Bởi vì chi phí và lợi ích vô hình là khó định lượng, chúng thường khó khăn hơn để biện minh

Phân tích dòng tiền là một phương pháp để xác định chi phí hàng năm và ước tính lợi ích cho một dự án và kết quả là dòng tiền hàng năm Quản lý dự án phải tiến hành phân tích dòng tiền để xác định giá trị hiện tại ròng Hầu hết người tiêu dùng hiểu được những khái niệm cơ bản của dòng tiền: Nếu họ không có đủ tiền trong ví của mình hoặc tài khoản ngân hàng, họ không thể mua một cái gì đó Lãnh đạo cấp cao phải xem xét mối quan ngại dòng tiền khi lựa chọn dự án để đầu tư Nếu quản lý cấp cao lựa chọn quá nhiều dự án có dòng tiền cao cần trong cùng một năm, công ty sẽ không thể hỗ trợ tất cả các dự án của mình và duy trì lợi nhuận của nó Nó cũng quan trọng để làm rõ các năm

đã từng sử dụng để phân tích lượng USD Ví dụ, nếu một công ty căn cứ vào tất cả các chi phí ước tính trong năm 2012, nó sẽ cần phải phân thích được lạm phát và các yếu tố khác khi dự định chi phí và lợi ích trong tương lai USD năm.

Chi phí và lợi ích hữu hình và vô hình là loại để xác định như thế nào để một tổ chức có thể xác định các chi phí ước tính và lợi ích cho một dự án Chi phí hữu hình hoặclợi ích dễ đo lường bằng đô la Ví dụ, giả sử rằng các dự án Pro Surveyor được mô tả trong trường hợp mở đầu của chương bao gồm một nghiên cứu khả thi sơ bộ Nếu một Công ty đã hoàn thành nghiên cứu này cho 100.000$, thì chi phí hữu hình của nó là 100.000 $ Nếu một cơ quan chính phủ ước tính rằng nó có thể đã thực hiện nghiên cứu cho 150.000$, những lợi ích hữu hình của nghiên cứu này sẽ là 50.000 $ cho chính phủ:

Nó có thể trả tiền cho nghiên cứu và sau đó phân phát cho các nhân viên chính phủ, là những người đã có thể làm cho việc nghiên cứu các dự án khác

Ngược lại, chi phí hoặc lợi ích vô hình rất khó để đo lường bằng đô la Giả sử Dũng và một vài người khác đã dành thời gian riêng của cá nhân họ sử dụng máy tính, sách, và các nguồn lực khác của chính phủ để nghiên cứu các lĩnh vực liên quan đến nghiên cứu Mặc dù giờ của họ và các tài liệu của chính phủ nước sẽ không được tính vào

dự án, chúng có thể được coi là chi phí vô hình Lợi ích vô hình cho các dự án thường bao gồm các hạng mục như thiện chí, uy tín, và tuyên bố chung của việc cải thiện năng suất mà một tổ chức không thể dễ dàng đổi sang đồng đô la Bởi vì chi phí và lợi ích vô hình là khó định lượng, chúng thường khó khăn hơn để biện minh

Chi phí trực tiếp có thể liên quan trực tiếp đến việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụcủa dự án Bạn có thể tượng trưng chi phí trực tiếp cho một dự án cụ thể Ví dụ, chi phí trực tiếp bao gồm tiền lương của những người làm việc toàn thời gian về dự án và chi phíphần cứng và phần mềm được mua riêng cho dự án quản lý dự án nên tập trung vào chi phí trực tiếp bởi vì họ có thể kiểm soát

Chi phí gián tiếp không trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án, nhưng lại gián tiếp liên quan đến việc thực hiện công việc trên dự án Ví dụ, chi phí gián tiếp sẽ bao gồm chi phí điện, khăn giấy, và các nhu yếu khác trong một tòa nhà lớn có 1.000 nhân viên làm việc trên nhiều dự án Chi phí gián tiếp được phân bổ cho dự án và quản lý dự án có rất ít khả năng kiểm soát chúng

Chi phí chìm là tiền đã được chi tiêu trong quá khứ Hãy xem xét nó, giống như một chiếc tàchìm mà không bao giờ có thể được nâng lên Khi quyết định những dự án đầu tư hoặc tiếp tục, bạn không nên bao gồm chi phí chìm Ví dụ, trong trường hợp mở đầu của chương, giả sử rằng văn phòng của Juan đã chi 1 triệu $ trên một dự án trong ba

năm qua để tạo ra một hệ thống thông tin địa lý, nhưng chưa bao giờ được sản xuất bất cứthứ gì có giá trị Nếu chính phủ của ông đã đánh giá vốn của các dự án cho năm tới và một văn phòng đề nghị tiếp tục tài trợ cho các dự án hệ thống thông tin địa lý vì 1 $ triệu

đã được chi cho nó trước đó, văn phòng này sẽ không đúng khi coi cho chi phí chìm là một yếu tố quan trọng trong quyết định lựa chọn dự án Nhiều người rơi vào cái bẫy của việc tiếp tục chi tiền cho một thất bại dự án vì quá nhiều tiền đã được chi cho nó Cái bẫy này là tương tự như các con bạc tiếp tục đặt cược vì họ đã mất tiền Chi phí chìm nên quên, mặc dù thường rất khó để suy nghĩ theo cách đó

Học thuyết đường cong nói rằng khi nhiều mặt hàng được sản xuất lặp đi lặp lại, các đơn giá của những mặt hàng giảm trong một mô hình thường xuyên như nhiều đơn vịđược sản xuất Ví dụ, giả sử rằng các dự án Pro Surveyor sẽ có khả năng sản xuất ra 1.000 thiết bị cầm tay có thể chạy các phần mềm mới và truy cập thông tin qua vệ tinh Giá của các đơn vị thiết bị cầm tay đầu tiên sẽ là cao hơn nhiều so với chi phí của các đơn vị sau đó Học thuyết đường cong có thể giúp chi phí ước tính các dự án có liên quanđến việc sản xuất lượng lớn các hạng mục

Học thuyết đường cong cũng áp dụng cho số lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một số nhiệm vụ Ví dụ, lần đầu tiên một nhân viên mới thực hiện một nhiệm vụ cụthể, nó sẽ có thể mất nhiều thời gian hơn so với lần thứ mười nhân viên đó thực hiện một nhiệm vụ giống như vậy

Dự trữ là số tiền đô la trong một ước tính chi phí để giảm thiểu rủi ro về chi phí bằng cách cho phép các tình huống trong tương lai mà khó có thể dự đoán Khoản dự phòng cho phép các tình huống trong tương lai có thể được lên kế hoạch cho một phần (đôi khi được gọi là ẩn số được biết đến) và bao gồm trong đường cơ sở chi phí dự án Ví

dụ, nếu một tổ chức biết nó có 20% doanh thu cho nhân viên CNTT, cần bao gồm khoản

dự phòng phải trả cho chi phí tuyển dụng và đào tạo cán bộ CNTT Dự trữ cho phép người quản lí những tình huống trong tương lai và không thể đoán trước (đôi khi được gọi là ẩn số chưa biết) Ví dụ, nếu một người quản lý dự án bị bệnh trong hai tuần hoặc một nhà cung cấp quan trọng đi ra khỏi kinh doanh Quản lý dự trữ không được bao gồm trong một cơ sở chi phí, như bạn sẽ tìm hiểu sau này trong chương này

7.3 Kế hoạch quản lý chi phí.

Bước đầu tiên trong việc quản lý chi phí dự án là lên kế hoạch như thế nào các chi phí sẽ được quản lý trong suốt cả dự án Chi phí dự án, như lịch trình dự án, phát triển ra khỏi tài liệu cơ bản mà bắt đầu một dự án, như các điều lệ của dự án Người quản lý dự

án và các bên liên quan khác sử dụng những chỉ dẫn của chuyên gia, kỹ thuật phân tích,

và các cuộc họp để sản xuất kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chi phí, như kế hoạch phạm vi và quản lý tiến độ, có thể được chính thức và rộng hoặc chính thức và chi tiết, dựa trên nhu cầu của dự án Nói chung, một kế hoạch quản lý chi phí bao gồm các thông tin sau:

• Mức độ chính xác : ước tính chi phí hoạt động thường có hướng dẫn làm

tròn, chẳng hạn như làm tròn đến gần 100$ Cũng có thể có hướng dẫn chocác số tiền của quỹ dự phòng ,chẳng hạn như 10% hoặc 20%

• Đơn vị đo : Mỗi đơn vị được sử dụng trong các phép đo chi phí, chẳng hạn

như giờ lao động hoặc ngày, cần được xác định

• Liên kết thủ tục tổ chức : Nhiều tổ chức tham khảo “The work breakdown

structure” (WBS) phần được sử dụng để hạch toán chi phí dự án “The control account” (CA) Mỗi tài khoản kiểm soát thường được giao một mã duy nhất được sử dụng trong hệ thống kế toán của tổ chức nhóm dự án phải hiểu và sử dụng các mã số đúng

• Ngưỡng kiểm soát: Tương tự như lịch trình phương sai, chi phí thường có

một quy định số lượng biến thể cho phép trước khi hành động cần được thực hiện, chẳng hạn như ± 10 phần trăm của chi phí cơ bản

• Quy định về đo lường hiệu suất : Nếu dự án sử dụng quản lý giá trị thu được

(EVM), như mô tả sau này, việc quản lý chi phí kế hoạch sẽ xác định quy tắc đo lường, chẳng hạn như chi phí thực tế thường như thế nào thì sẽ theo dõi và đến mức độ chi tiết gì

• Báo cáo định dạng: Phần này sẽ mô tả các định dạng và tần số báo cáo chi

phí cần thiết cho dự án

• Miêu tả quy trình : Các kế hoạch quản lý chi phí cũng sẽ mô tả làm thế nào

để thực hiện tất cả các quy trình quản lý chi phí

7.4 Dự toán chi phí:

Các nhà quản lý dự án phải tiến hành tính toán dự toán chi phí một cách nghiêmtúc nếu họ muốn hoàn thành dự án với ngân sách cho phép Sau khi phát triển một danhsách các yêu cầu về những nguồn lực chất lượng của dự án, các nhà quản lý dự án và cácđội dự án của họ phải ước tính chi phí cho các nguồn lực hiện có Từ Chương 6, chúng ta

đã biết rằng một trong những tiến trình quan trọng nhất của việc quản lý thời gian dự án

là hoạt động ước tính chi phí cho các nguồn lực Ví dụ, nếu dự án đang thực hiện có mộthoạt động thực hiện một loại hình kiểm tra cụ thể, danh sách yêu cầu về các tài nguyênhoạt động sẽ mô tả mức độ kỹ năng cần thiết để thực hiện kiểm tra, số lượng người và sốgiờ đề xuất để thực hiện các kiểm tra, nhu cầu của phần mềm hoặc các thiết bị đặc biệt,

và các yêu cầu khác Tất cả các thông tin này đòi hỏi phải dự toán chi phí một cách tốtnhất Phần dưới đây sẽ mô tả các loại khác nhau của dự toán chi phí, công cụ và kỹ thuậtcho việc dự toán chi phí, vấn đề điển hình liên quan đến dự toán chi phí CNTT và một ví

dụ chi tiết của việc dự toán chi phí cho một dự án CNTT

7.4a Phân loại dự toán chi phí:

Một trong những kết quả đầu ra của việc quản lý chi phí dự án là bảng dự toán chi phí Các nhà quản lý dự án thường phải chuẩn bị một số loại dự toán chi phí cho hầu

hết các dự án thực hiện Có ba loại dự toán chi phí cơ bản sau, bao gồm:

- Mức độ lệnh thô cường độ (ROM) của dự toán cho phép chúng ta ước tính chi phí của

dự án Một ước tính ROM cũng có thể được gọi là một ước tính gần đúng.Loại dự toánnày được thực hiện từ rất sớm trong một dự án hoặc thậm chí trước khi dự án được chínhthức bắt đầu Các nhà quản lý dự án và nhà quản lý hàng đầu sử dụng ước tính này đểgiúp đưa ra quyết định lựa chọn dự án Các khung thời gian cho loại hình ước tính nàythường là ba hoặc nhiều hơn các năm trước để hoàn thành dự án Độ chính xác của mộtước tính ROM thường là -50% đến 100%, có nghĩa là chi phí thực tế của dự án có thể là50% dưới mức ước tính ROM hoặc 100% trên mức tính ROM Ví dụ, chi phí thực tế chomột dự án với ước tính ROM là $100,000 có thể dao động từ $50.000 đến $200,000 Đốivới dự toán dự án CNTT, phạm vi chính xác này thường là lớn hơn nhiều

- Ngân sách dự toán được sử dụng để phân bổ tiền vào ngân sách của tổ chức Nhiều tổ

chức phát triển ngân sách này ít nhất hai năm trong tương lai Dự toán ngân sách đượcthực hiện 1-2 năm trước khi hoàn thành dự án Độ chính xác của ngân sách dự toánthường là -10% đến 25%, có nghĩa là chi phí dự án thực tế có thể ít hơn 10% hoặc nhiềuhơn 25% ngân sách dự toán Ví dụ, chi phí thực tế cho một dự án với ngân sách dự toán

là $100,000 có thể dao động từ $90,000 đến $125,000

- Dự toán cuối cùng cung cấp một ước tính chính xác về chi phí dự án Dự toán cuối cùng

được sử dụng để làm nhiều quyết định mua mà ước lượng chính xác được yêu cầu và đểước tính chi phí dự án cuối cùng Ví dụ, nếu một dự án liên quan đến việc mua 1.000 máytính cá nhân từ một nhà cung cấp bên ngoài trong ba tháng tới, một ước tính dứt khoát sẽđược yêu cầu để hỗ trợ trong việc đánh giá các đề xuất nhà cung cấp và phân bổ quỹ đểtrả các nhà cung cấp lựa chọn Dự toán chính thức được thực hiện trong một năm hoặc íthơn trước hoàn thành dự án Một ước tính dứt khoát phải là chính xác nhất của ba loại dựtoán Sự chính xác của loại hình này ước tính là bình thường -5 phần trăm đến 10 phầntrăm, có nghĩa là chi phí thực tế có thể là 5 phần trăm ít hoặc nhiều hơn so với dự toándứt khoát 10 phần trăm Ví dụ, chi phí thực tế cho một dự án với một ước tính dứt khoát

là $ 100,000 có thể dao động từ $ 95,000 đến $ 110,000 Bảng 7-1 tóm tắt dự toán ba loại

cơ bản

Bảng 7-1 Các loại dự toán chi phí

Loại dự toán Thời gian hoàn thành Lý do hoàn thành Tỷ lệ chính xácROM Rất sớm, thường từ 3-5

năm trước khi dự án hoànthành

Cung cấp ước tính vềchi phí để hỗ trợ raquyết định lựa chọn

hành dự toán tương tự khi cần thiết Một yếu tố quan trọng trong việc chuẩn bị dự toánchi phí là chi phí lao động, bởi vì một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí dự án thường chi phílao động Nhiều tổ chức ước tính số lượng người hoặc giờ họ cần dựa trên các phòng banhoặc các kỹ năng cần thiết trong một chu kỳ của dự án Ví dụ, khi Northwest Airlinesphát triển ước tính chi phí ban đầu cho việc đặt phòng của mình Dự án hệ thống ResNet

đã xác định số lượng tối đa thời gian tương đương (FTE) nhân viên đó có thể gán cho dự

án mỗi năm đối với mỗi bộ phận (Bảng 7-2 phía trên cho ta thấy được thông tin này)

7.4b Các công cụ và kỹ thuật để dự toán chi phí:

Như bạn thấy, để phát triển một dự toán tốt là không dễ dàng May mắn thay, một sốcông cụ và kỹ thuật có sẵn để hỗ trợ việc tạo ra các dự toán chi phí này Các công cụ và

kỹ thuật bao gồm: phán đoán chuyên gia, chi phí dự toán tương tự, ước tính từ dưới lên,

ba điểm lập dự toán, ước lượng tham số, chi phí của chất lượng, quản lý dự án ước tínhphần mềm, đấu giá, phân tích và phân tích dự trữ

Ước tính tương tự, cũng được gọi là ước tính từ trên xuống, sử dụng chi phí thực

tế của một dự án tương tự như là cơ sở cho việc ước tính chi phí của các dự án hiện tại

Kỹ thuật này đòi hỏi một chuyên gia phán xét và nói chung là ít tốn kém hơn so với khác

kỹ thuật, nhưng nó cũng kém chính xác hơn Ước tính tương tự là đáng tin cậy nhất khi

dự án trước đây cũng tương tự như trong thực tế, không chỉ về bên ngoài Ngoài ra, cácnhóm chuẩn bị dự toán phải có chuyên môn cần thiết để xác định xem liệu nhất định các

bộ phận của dự án sẽ được nhiều hơn hoặc ít tốn kém hơn so với các dự án tương tự Ví

dụ, ước lượng thường cố gắng để tìm thấy một dự án tương tự và sau đó tùy chỉnh hoặcsửa đổi nó để cho thấy sự khác biệt Tuy nhiên, nếu dự án được ước tính liên quan đếnmột ngôn ngữ lập trình mới hoặc làm việc với một loại mới của phần cứng hoặc mạng,các kỹ thuật ước tính tương tự có thể dễ dàng dẫn đến ước tính với hiệu quả thấp

Ước tính từ dưới lên liên quan đến việc ước tính chi phí của các công việc cá

nhân hoặc hoạt động và tổng hợp chúng để có được một dự án tổng Cách tiếp cận nàyđôi khi được gọi là Hoạt động dựa trên chi phí Nếu một WBS chi tiết có sẵn cho một dự

án, quản lý dự án có thể yêu cầu mỗi người chịu trách nhiệm cho một gói công việc đểphát triển một dự toán bằng gói công việc đó, hoặc ít nhất là một ước tính số lượng tàinguyên cần thiết Một người đảm nhận lĩnh vực tài chính của một tổ chức thường xuyêncung cấp các nguồn tài nguyên mức chi phí, chẳng hạn như tỷ lệ lao động hoặc chi phícho mỗi pound nguyên liệu, có thể được nhập vào phần mềm quản lý dự án để tính toánchi phí Phần mềm tự động tính toán thông tin để tạo ra ước tính chi phí cho mỗi cấp độcủa WBS và cuối cùng cho toàn bộ dự án Sử dụng các công việc nhỏ hơn làm tăng độchính xác của dự toán chi phí bởi vì những người được phân công phát triển các dự toánchi phí thay vì một người nào đó không quen thuộc với công việc Ước tính ba điểm liênquan đến việc ước tính có khả năng nhất, lạc quan, và bi quan cho các hạng mục Bạn cóthể sử dụng một công thức như bình quân gia quyền PERT được mô tả trong Chương 6,

Dự án Quản lý thời gian, để tính toán chi phí hoặc sử dụng một Monte Carlo mô phỏng,

mô tả trong Chương 11, Quản lý rủi ro dự án

Ước lượng tham số sử dụng đặc điểm của dự án (các tham số) trong toán học mô

hình để ước tính chi phí của dự án Ví dụ, một mô hình tham số có thể cung cấp một ướctính $50 cho mỗi dòng mã cho một dự án phát triển phần mềm dựa trên các lập trìnhngôn ngữ các dự án đang sử dụng, mức độ chuyên môn của các lập trình viên, kích thước

và độ phức tạp của các dữ liệu có liên quan Và như vậy, mô hình tham số là đáng tin cậynhất khi thông tin lịch sử sử dụng để tạo ra các mô hình là chính xác, các tham số được

dễ dàng định lượng, và các mô hình linh hoạt về quy mô của dự án Nhiều dự án dùngtrong xây dựng dự toán tham số dựa trên chi phí cho mỗi ô vuông Các chi phí khác nhaudựa trên chất lượng xây dựng, vị trí, vật liệu và các yếu tố khác Trong thực tế, nhiềungười thấy rằng việc sử dụng một sự kết hợp hoặc phương pháp lai với tương tự từ dướilên, ba điểm, và ước lượng tham số cung cấp các ước tính chi phí tốt nhất

7.4c Vấn đề điển hình của dự toán chi phí CNTT

Mặc dù nhiều công cụ và kỹ thuật có thể hỗ trợ trong việc tạo ra các dự toán chiphí dự án nhưng nhiều dự toán chi phí dự án CNTT vẫn còn rất không chính xác, đặc biệt

là những công nghệ mới hay phát triển phần mềm Tom DeMarco, một tác giả nổi tiếng

về phát triển phần mềm, gợi ý bốn lý do cho những điều không chính xác và một số cách

để khắc phục chúng

- Các ước tính được thực hiện quá nhanh Phát triển một ước tính cho một phần mềm

lớn là một công việc phức tạp, đòi hỏi nỗ lực đáng kể Nhiều dự toán phải được thực hiệnmột cách nhanh chóng và trước yêu cầu hệ thống rõ ràng đã được sản xuất Ví dụ, cácPro dự án Surveyor được mô tả trong các trường hợp khai mạc bao gồm rất nhiều phứctạp phát triển phần mềm Trước khi điều tra những thông tin đầy đủ sự hiểu biết cần trong

hệ thống, một người nào đó sẽ phải tạo ra một ước lượng ROM và dự toán ngân sách chocác dự án này Sau đó ước tính chi phí chính xác hơn ít hơn so với ước tính trước đó chocác dự án CNTT Điều quan trọng là phải nhớ các ước tính được thực hiện ở các giaiđoạn khác nhau của dự án, và các nhà quản lý dự án cần phải giải thích lý do cho từng dựtoán

- Những người thiếu các ước tính kinh nghiệm Những người phát triển phần mềm ước

tính chi phí thường không có nhiều kinh nghiệm với dự toán chi phí, đặc biệt cho các dự

án lớn Họ cũng không có đủ các dữ liệu chính xác và đáng tin cậy để làm cơ sở dự toán.Nếu một tổ chức sử dụng kỹ thuật quản lý dự án tốt và phát triển lịch sử của việc giữthông tin dự án đáng tin cậy, bao gồm cả dự toán, dự toán của tổ chức sẽ được cải thiện.Cho phép người dân IT được đào tạo và tư vấn về dự toán chi phí sẽ cũng cải thiện dựtoán

- Con người có xu hướng đánh giá thấp Ví dụ, các chuyên gia IT cao cấp hoặc các nhà

quản lý dự án có thể thực hiện ước tính dựa vào riêng của họ khả năng và quên rằngnhiều người trẻ tuổi sẽ được làm việc trên một dự án Dự toán cũng có thể quên để chophép chi phí phụ trội cần thiết cho hội nhập và thử nghiệm các dự án CNTT lớn Điềuquan trọng đối với các nhà quản lý dự án và trên cùng là quản lý để xem xét dự toán vàđặt câu hỏi quan trọng để đảm bảo các ước tính không thiên vị

- Quản lý mong muốn chính xác Quản lý có thể yêu cầu một dự toán nhưng thực sự

muốn có một số chính xác hơn để giúp họ tạo ra một nỗ lực để giành chiến thắng một lớn

hợp đồng hoặc nhận được tài trợ nội bộ Vấn đề này cũng tương tự như tình hình thảoluận trong Chương 6, Dự án Quản lý thời gian, trong đó các nhà quản lý hàng đầu hoặccác bên liên quan khác muốn lịch trình dự án được ngắn hơn so với dự toán Điều quantrọng là các nhà quản lý dự án để giúp phát triển tốt chi phí, tiến độ dự toán và sử dụngcác kỹ năng lãnh đạo và đàm phán của mình để đứng bởi những ước tính Nó cũng quantrọng phải thận trọng với dự toán ban đầu Lãnh đạo cao nhất không bao giờ quên dự toánđầu tiên và hiếm khi thay đổi được chấp nhận làm ảnh hưởng đến ước tính Nó là một quátrình không bao giờ kết thúc và rất quan trọng để duy trì sự ổn định của việc quản lý, để

từ đó thông báo về việc sửa đổi dự toán chi phí

Trước khi bắt đầu một dự toán chi phí, bạn phải thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về dự án và cách làm thế nào một tổ chức lên kế hoạch sử dụng dự toán chi phí Nếu chi phí ước tính là cơ sở để lập hợp đồng và báo cáo hiệu suất thì nó phải là một ước tính dứt khoát và chính xác càng tốt, như mô tả ở trên

Các nguyên tắc cơ bản rõ ràng và giả định đối với dự toán cũng là điều quan trọng trong quản lý chi phí Theo các Surveyor chuyên nghiệp thì một dự toán dự án bao gồm các nguyên tắc cơ bản và giả định sau đây:

• Dự án này đã từng được nghiên cứu chi tiết trước đây và chứng minh khái niệm (POC – proof of concept

https://www.vietinbank.vn/web/home/vn/research/10/100119.html ) cho thấy rằng nó có thể phát triển phần cứng và phần mềm cần thiết cho Surveyor và liên kết các thiết bị mới vào hệ thống thông tin hiện có Chứng minh khả năng dự án tạo ra một thiết bị thiết bị cầm tay nguyên mẫu với nhiều phần mềm để cung cấp chức năng cơ bản cũng như liên kết với các hệ thống định vị toàn cầu (GPS) và các cơ sở dữ liệu của chính phủ được sử dụng bởi các Surveyor Một số dữ liệu có sẵn để giúp dự toán chi phí nhân công trong tương lai, đặc biệt đối với sự phát triển phần mềm, và để giúp ước tính chi phí của các thiết bị cầm tay

• Mục tiêu chính của dự án này là để sản xuất 100 thiết bị cầm tay, tiếp tục phát triển phần mềm (đặc biệt là giao diện người dùng), thử nghiệm hệ thống mới trong lĩnh vực, vàđào tạo 100 Surveyor tại các thành phố được lựa chọn để sử dụng hệ thống mới Hợp đồng tiếp theo sẽ được dự kiến số lượng lớn các thiết bị dựa trên sự thành công của dự ánnày

5. Đào tạo và hỗ trợ

6. Dự trữ

• Chi phí phải được ước lượng bởi WBS và theo tháng Người quản lý dự án sẽ báo cáo tiến độ dự án thông qua việc phân tích các giá trị thu được, điều này đòi hỏi loại ước tính này

• Chi phí sẽ được tính bằng $USD Bởi vì dự án kéo dài một năm nên lạm phát sẽ không được tính đến

• Dự án sẽ được quản lý bởi Văn phòng dự án của chính phủ Dự án sẽ yêu cầu một người quản lý dự án bán thời gian và một nhóm bốn thành viên Các thành viên trong nhóm sẽ giúp quản lý các phần khác nhau của dự án và sử dụng những kiến thức chuyên môn của họ trong các lĩnh vực phát triển phần mềm, đào tạo và hỗ trợ Tổng số giờ sẽ được phân bổ như sau: 25 phần trăm dùng để quản lý dự án, 25 phần trăm để phát triển phần mềm, 25 phần trăm để đào tạo và hỗ trợ, và 25 phần trăm dành cho các công việc phi dự án

• Dự án liên quan đến việc mua các thiết bị cầm tay từ cùng một công ty phát triển thiết bị nguyên mẫu Dựa vào sản xuất 100 thiết bị, tỷ lệ chi phí được ước tính là $ 600 cho mỗi đơn vị Dự án sẽ yêu cầu thêm bốn server để chạy các phần mềm cần thiết cho các thiết bị và cho quản lý dự án

• Dự án đòi hỏi phải mua giấy phép phần mềm để truy cập vào GPS và ba hệ thống bên ngoài khác Phát triển phần mềm bao gồm việc phát triển một giao diện người dùng

đồ họa cho các thiết bị, hệ thống trợ giúp trực tuyến, và một mô-đun mới để theo dõi hiệusuất sử dụng thiết bị của Surveyor

• Chi phí kiểm tra nên ở mức thấp do sự thành công của các dự án mẫu Một dự toán dựa vào việc nhân tổng chi phí các phần cứng và phần mềm ước tính với 10 phần trăm là đủ

• Đào tạo sẽ bao gồm các lớp học có giảng viên hướng dẫn tại năm địa điểm khác nhau Các nhóm dự án cho rằng tốt nhất là thuê ngoài hầu hết việc huấn luyện, bao gồm phát triển tài liệu học tập, tổ chức các phiên họp, và cung cấp bàn trợ giúp hỗ trợ trong vòng ba tháng khi các Surveyor bắt đầu sử dụng thiết bị của họ trong lĩnh vực này

• Bởi vì một số rủi ro có liên quan đến dự án này nên có 20% tổng dự toán dùng để

dự trữ

• Bạn phải phát triển một mô hình máy tính cho việc dự toán để bạn có thể dễ dàng thay đổi một số yếu tố đầu vào, chẳng hạn như số giờ lao động cho các hoạt động khác nhau hoặc tỷ lệ lao động

May mắn thay, nhóm dự án có thể dễ dàng truy cập vào dự toán chi phí và thông tin thực tế từ các dự án tương tự Một số lượng lớn các thông tin có sẵn từ các dự án chứng

minh khả năng (POC), và nhóm nghiên cứu cũng có thể trao đổi với các nhà thầu từ các

dự án trước đây để giúp họ triển khai dự toán Mô hình máy tính cũng có sẵn, chẳng hạn như một công cụ phần mềm dự toán dựa trên các điểm chức năng Điểm chức năng là một phương tiện đo lường kích thước phần mềm dựa trên những gì các phần mềm đem đến cho người dùng cuối Điểm chức năng bao gồm các yếu tố đầu vào, đầu ra, yêu cầu,

dữ liệu nội bộ, và các dữ liệu giao diện bên ngoài Allen Albrecht đã xác định lần đầu những số liệu này trong những năm 1970, và ngày nay nó là tiêu chuẩn quốc tế được dùng để đo lường kích thước phần mềm Đây là cách phổ biến nhất sử dụng số liệu kích thước phần mềm, tiếp theo là dòng mã

Do ước tính phải được thực hiện bởi WBS và theo tháng, nhóm quản lý cần xem xét một bảng dự thảo tiến độ dự án trước tiên Nhóm quyết định bắt đầu bằng việc ước tính chi phí của từng hạng mục WBS, sau đó xác định khi công việc được thực hiện, mặc dù chi phí có thể phát sinh tại những thời điểm khác nhau Chuyên gia ngân sách của đội đã phê duyệt phương pháp này cho các dự toán Nhóm cần có nhiều giả định và thông tin hơn nữa để ước tính chi phí cho mỗi hạng mục WBS:

1. Quản lý dự án: Dự toán dựa trên bồi thường cho người quản lý dự án part-time

và 25 phần trăm thời gian của nhóm 4 người Các chuyên gia ngân sách cho dự

án này đề nghị sử dụng tỷ lệ lương là $100 / giờ cho các quản lý dự án và $75 / giờ cho mỗi thành viên trong nhóm, làm việc trung bình 160 giờ mỗi tháng, toàn thời gian Do đó, tổng số giờ cho quản lý dự án thuộc loại này là 960 giờ

(160/2*12=960) Chi phí cũng bao gồm cho bốn thành viên nhóm dự án là người dành 25 phần trăm thời gian của họ: tổng cộng 160 giờ mỗi tháng cho toàn bộ nhân sự dự án (160*12=1920) Thêm một khoản tiền cho tất cả lao động hợp đồng được ước tính bằng cách nhân 10% tổng số ước tính cho phát triển phần mềm và chi phí thử nghiệm (10% * ($594.000 + $69,000))

2. Phần cứng

2.1 Các thiết bị cầm tay: 100 thiết bị dự toán của nhà thầu là $600/thiết bị 2.2 Máy chủ: Bốn máy chủ ước tính khoảng $4.000, dựa trên máy chủ gần đây đã mua

sẽ cung cấp các ước tính nhân công đầu vào, và chuyên gia kỹ thuật địa phương

sẽ thực hiện ước tính điểm chức năng

4. Thử nghiệm: Căn cứ vào các dự án tương tự, việc thử nghiệm sẽ được ước tính

là 10 phần trăm tổng chi phí phần cứng và phần mềm