Quản lý chi phí Dự án Hệ thống thông tin

Opening Case: Juan Gonzales nhà phân tích hệ thống chuyên gia mạng cho phần lớn nhà máy nước Mexico Ông thích giúp đỡ thành phố phát triển sở hạ tầng Mục tiêu nghề nghiệp ông trở thành người quản lý dự án để thể có tầm ảnh hưởng nhiều Một đồng nghiệp ông mời ông tham dự họp đánh giá dự án quan trọng dự án lớn phủ, bao gồm dự án Pro Surveyor, dự án mà Juan quan tâm Dự án tra Pro khái niệm để phát triển hệ thống thông tin phức tạp bao gồm hệ thống chuyên gia, hướng đối tượng sở liệu truyền thông không dây Hệ thống cung cấp thông tin lập tức, đồ họa cho phủ điều tra để giúp họ làm công việc họ Ví dụ, sau giám định viên chạm vào đồ hình thiết bị cầm tay, hệ thống nhắc nhở cô cho loại thông tin cần thiết cho khu vực Hệ thống giúp lập kế hoạch triển khai thực nhiều dự án, từ lắp đặt cáp sợi quang để cài đặt đường ống nước Tuy nhiên, Juan ngạc nhiên phần lớn họp dành thảo luận vấn đề chi phí liên quan Các quan chức phủ xem xét nhiều dự án có để đánh giá hiệu suất tác động tiềm tàng chúng đến ngân sách phủ trước thảo luận tài trợ cho dự án Juan không hiểu nhiều điều khoản biểu đồ hiển thị “Giá trị thu/kiếm được” họ tiếp tục đề cập đến gì? Làm để họ ước tính chi phí để hoàn thành dự án kéo dài bao lâu? Juan nghĩ tìm hiểu thêm công nghệ dự án Surveyor Pro để sử dụng, ông phát chi phí ước tính lợi ích dự kiến vấn đề quan tâm quan chức phủ họp Cũng nhiều nỗ lực hướng nghiên cứu tài chi tiết trước công việc kỹ thuật bắt đầu Juan ước thực số khóa học kế toán tài để hiểu từ viết tắt khái niệm mà người thảo luận Mặc dù Juan có kỹ sư điện, ông không giáo dục thức kinh nghiệm tài Tuy nhiên, Juan hiểu hệ thống mạng lưới thông tin , ông tự tin ông hiểu vấn đề tài cho dự án Ông viết vội câu hỏi để thảo luận với đồng nghiệp sau họp 7.1 Tầm quan trọng việc quản lý chi phí dự án: Các dự án CNTT có hồ sơ theo dõi việc đáp ứng mục tiêu ngân sách Một nghiên cứu năm 2011 công bố Harvard Business Review kiểm tra CNTT thay đổi sáng kiến gần 1.500 dự án báo cáo thấu chi ngân sách trung bình 27 phần trăm Chi phí phát sinh khoản phần trăm hay số tiền thêm vào mà chi phí thực tế vượt ước tính Nghiên cứu coi nghiên cứu lớn phân tích dự án CNTT Các dự án dao động từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý thông tin hệ thống quản lý quan hệ khách hàng Hầu hết dự án phát sinh chi phí cao, với chi phí trung bình 167 triệu $; dự án lớn có chi phí 33 $ billion Phát quan trọng nghiên cứu, nhiên, phát số lượng lớn hàng hóa dư thừa khổng lồ phân tích liệu tràn dự án Một sáu tất dự án nghiên cứu có "thiên nga đen": kiện có ảnh hưởng lớn đoán trước, xảy nhìn lại Những dự án CNTT thiên nga đen có chi phí phát sinh trung bình 200 phần trăm tràn tiến độ gần 70 phần trăm "Điều nhấn mạnh cạm bẫy thực CNTT thay đổi sáng kiến: chúng đặc biệt dễ bị vượt chi phí cao trung bình, tư vấn quản lý nghiên cứu khoa học gợi ý trước Đó tỷ lệ lớn bất thường họ phải chịu lượng hàng tồn kho lớn, có số lượng không cân xứng thiên nga đen Bằng cách tập trung trung bình thay giá trị ngoại lai nguy hiểm hơn, hầu hết nhà quản lý chuyên gia tư vấn bị tích vấn đề thực Rõ ràng, dự án CNTT có chỗ cho cải tiến việc đáp ứng mục tiêu chi phí Chương mô tả khái niệm quan trọng việc quản lý chi phí dự án, đặc biệt kế hoạch quản lý chi phí, tạo ước tính tốt, quản lý sử dụng giá trị thu (EVM) để hỗ trợ cho việc kiểm soát chi phí What went wrong? Chương trình đại hóa CNTT Vương Quốc Anh: Dịch vụ Y tế Quốc gia (NHS) gọi "thảm họa CNTT lớn lịch sử" nhà báo London Chương trình 10 năm, bắt đầu vào năm 2002, tạo để cung cấp hệ thống điện tử hồ sơ bệnh nhân, đặt hẹn, hệ thống thuốc theo toa Anh xứ Wales phủ Lao động nước Anh ước tính chương trình cuối có chi phí 55 tỷ $, chi phí phát sinh $ 26 tỷ Chương trình bị cản vấn đề kỹ thuật hệ thống không tương thích, kháng cự từ bác sĩ nói họ không tham vấn đầy đủ tính hệ thống, tranh luận nhà thầu người chịu trách nhiệm cho việc Một kiểm toán phủ vào tháng Sáu năm 2006 cho thấy chương trình, dự án dân IT lớn thực toàn giới, tiến triển bất chấp vấn đề cấu hình cao Trong nỗ lực để giảm chi phí phát sinh, chương trình NHS trả tiền cho sản phẩm giao hàng, chuyển số trách nhiệm tài cho nhà thầu chính, bao gồm BT Group, Accenture, Fujitsu Services.4 Ngày 22 tháng năm 2011, quan chức phủ Hoa Anh công bố họ tháo dỡ Chương trình Quốc gia Sức khỏe CNTT Bộ trưởng Y tế Andrew Lansley nói chương trình "hạ thấp NHS lãng phí tiền bạc người nộp thuế." 7.1a Chi phí gì? Một giáo trình kế toán chi phí nêu "Kế toán thường xác định chi phí nguồn lực bỏ bỏ qua để đạt mục tiêu cụ thể." Từ điển Webster định nghĩa chi phí "một bỏ để trao đổi." Chi phí thường đo số lượng tiền tệ, USD , phải trả để có hàng hóa dịch vụ (Để thuận tiện, ví dụ chương sử dụng đô la cho lượng tiền tệ.) Bởi dự án đòi hỏi tiền bạc tiêu thụ tài nguyên mà sử dụng nơi khác, quan trọng nhà quản lý dự án để hiểu quản lý chi phí dự án Nhiều chuyên gia CNTT, nào, thường phản ứng với chi phí phát sinh thông tin với nụ cười Họ biết nhiều người dự toán chi phí ban đầu cho dự án CNTT thấp dựa vào yêu cầu dự án không rõ ràng, tất nhiên phát sinh chi phí Không nhấn mạnh tầm quan trọng ước tính chi phí thực tế dự án từ đầu phần vấn đề Ngoài ra, nhiều chuyên gia CNTT cho chuẩn bị dự toán công việc cho kế toán Ngược lại, chuẩn bị dự toán tốt đòi hỏi, kỹ quan trọng mà nhiều chuyên gia cần phải có Một lý nhận thức cho chi phí phát sinh nhiều dự án CNTT liên quan đến công nghệ, quy trình kinh doanh Bất kỳ công nghệ hay quy trình kinh doanh không kiểm chứng có rủi ro vốn có Như vậy, chi phí tăng thất bại mong đợi, phải không? Sai Sử dụng quản lý chi phí dự án tốt thay đổi nhận thức sai lầm 7.1b Chi phí quản lý dự án gì? Nhớ lại từ chương 1, hạn chế quản lý dự án liên quan đến việc cân mục tiêu phạm vi, thời gian, chi phí Chương thảo luận phạm vi dự án quản lý thời gian, chương mô tả quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình cần thiết để đảm bảo nhóm dự án hoàn thành dự án phạm vi ngân sách phê duyệt Chú ý hai cụm từ quan trọng định nghĩa này: "một dự án" “Ngân sách phê duyệt", nhà quản lý dự án phải đảm bảo dự án xác định rõ ràng, có thời gian xác dự toán chi phí, có ngân sách thực tế họ tham gia vào việc phê duyệt Đây công việc quản lý dự án để đáp ứng bên liên quan dự án liên tục phấn đấu để giảm thiểu kiểm soát chi phí Có bốn quy trình quản lý chi phí dự án: Lập kế hoạch quản lý chi phí liên quan đến việc xác định sách, thủ tục tài liệu sử dụng cho việc lập kế hoạch, thực kiểm soát chi phí dự án Kết trình kế hoạch quản lý chi phí Ước lượng chi phí liên quan đến việc phát triển xấp xỉ hay ước tính chi phí nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án Các kết trình lập dự toán chi phí hoạt động ước tính chi phí, sở dự toán, tài liệu dự án cập nhật Xác định ngân sách liên quan đến việc phân bổ dự toán tổng chi phí hạng mục công việc cá nhân để thiết lập đường sở dùng để đo hiệu suất Các kết trình lập ngân sách chi phí đường sở chi phí, yêu cầu tài trợ dự án, tài liệu dự án cập nhật Kiểm soát chi phí liên quan đến việc thay đổi kiểm soát ngân sách dự án Các kết trình kiểm soát chi phí thông tin công việc thực hiện, dự báo chi phí, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án tổ chức trình cập nhật tài sản Hình 7-1 tóm tắt trình kết đầu ra, cho thấy chúng xuất dự án điển hình Để hiểu trình quản lý chi phí dự án, trước tiên bạn phải hiểu nguyên tắc quản lý chi phí Một vài số nguyên tắc để quản lý dự án; Tuy nhiên, nhà quản lý dự án cần phải hiểu làm nguyên tắc liên quan đến dự án cụ thể họ 7.2 Nguyên lý quản lý chi phí: Nhiều dự án CNTT không khởi xướng chuyên gia CNTT không hiểu tầm quan trọng nguyên tắc kế toán tài khái niệm quan trọng ròng phân tích giá trị, lợi nhuận đầu tư thu hồi vốn phân tích thảo luận chương 4, Quản lý dự án tích hợp Tương tự vậy, nhiều dự án bắt đầu không kết thúc vấn đề quản lý chi phí Hầu hết thành viên ban điều hành có tốt hiểu biết điều khoản tài CNTT, quan tâm nhiều tài Do đó, dự án CNTT quản lý cần phải có khả trình bày thảo luận thông tin dự án điều kiện tài điều kiện kỹ thuật Ngoài phân tích giá trị ròng, lợi nhuận đầu tư, phân tích thu hồi vốn, quản lý dự án phải hiểu số chi phí khác nguyên tắc quản lý, khái niệm thuật ngữ Phần mô tả chủ đề chung lợi nhuận, vòng đời dự toán kinh phí, phân tích dòng tiền mặt, chi phí lợi ích hữu hình vô hình, chi phí trực tiếp, chi phí chìm, học lý thuyết đường cong, dự trữ Một topic- quan trọng giá trị thu quản lý, công cụ kỹ thuật để kiểm soát dự án chi phí; mô tả chi tiết phần nói kiểm soát chi phí Lợi nhuận doanh thu trừ chi phí Để tăng lợi nhuận, công ty tăng doanh thu, giảm chi phí, cố gắng làm hai Hầu hết giám đốc điều hành có nhiều quan tâm lợi nhuận so với vấn đề khác Khi biện minh cho việc đầu tư vào hệ thống thông tin công nghệ, điều quan trọng tập trung vào tác động lợi nhuận, không doanh thu chi phí Hãy xem xét ứng dụng thương mại điện tử mà bạn ước tính tăng doanh thu cho công ty $ 100 triệu 10 phần trăm Bạn đo lường lợi ích tiềm ứng dụng mà tỷ suất lợi nhuận tỷ suất lợi nhuận tỷ suất lợi nhuận doanh thu Nếu doanh thu 100 $ tạo $ lợi nhuận, có tỷ suất lợi nhuận phần trăm Nếu công ty $ cho $ 100 doanh thu, có tỷ suất lợi nhuận 22 phần trăm vòng đời dự toán kinh phí cung cấp nhìn hình ảnh lớn chi phí dự án suốt vòng đời Điều giúp bạn phát triển chiếu xác chi phí tài dự án lợi ích vòng đời dự toán kinh phí xem xét tổng chi phí sở hữu, phát triển cộng chi phí hỗ trợ, cho dự án Ví dụ, công ty hoàn thành dự án để phát triển thực hệ thống dịch vụ khách hàng năm, hệ thống chỗ cho 10 năm quản lý dự án, với hỗ trợ từ chuyên gia tài họ tổ chức, nên tạo ước tính chi phí lợi ích dự án cho toàn chu kỳ sống (10 năm ví dụ trước) Nhớ lại từ Chương ròng phân tích giá trị cho dự án bao gồm toàn thời gian 10 năm chi phí lợi ích quản lý dự án quản lý hàng đầu cần phải xem xét chi phí vòng đời dự án họ đưa định tài Ảnh truyền thông Mục tiêu hàng đầu nhiều dự án để đạt số loại lợi ích tài chính, đo lường cách sử dụng vòng đời chi phí Tiêu chí thành công dự án thường bao gồm đạt lợi nhuận định đầu tư (ROI) vòng đời Bạn đo lường ROI cho dự án bạn trình đo lường lợi ích chỗ Làm để bạn biết bạn kiếm tiết kiệm tiền định năm sau dự án hoàn thành bạn cách để đo lường nó? Theo báo cáo năm 2015 PMI: • Nhiều tổ chức trình đo lường lợi ích • Chỉ có hai mươi phần trăm báo cáo tổ chức có mức lợi nhuận cao thành thực • Ba mươi chín phần trăm tổ chức có hiệu suất cao báo cáo lợi ích cao thực trưởng thành so với chín phần trăm người biểu diễn thấp "Các tổ chức với quy trình phúc lợi trưởng thành thực hưởng lợi từ: • Làm rõ phần thưởng chiến lược trước bắt đầu dự án • Hiệu đánh giá giám sát rủi ro cho thành công dự án • Chủ động lên kế hoạch cho việc thực thay đổi cần thiết tổ chức • Rõ ràng việc xác định trách nhiệm cho thành công dự án • Thường xuyên mở rộng trách nhiệm hội nhập cho nhóm dự án " Các tổ chức có lịch sử không dành đủ tiền giai đoạn đầu dự án CNTT, mà ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu Ví dụ, nhiều chi phí hiệu để chi tiêu tiền bạc vào việc xác định yêu cầu người sử dụng làm xét nghiệm sớm dự án CNTT đợi cho vấn đề xuất sau thực Nhớ lại từ Chương mà sửa lỗi phần mềm muộn dự án chi phí nhiều sửa chữa khiếm khuyết sớm Bởi tổ chức phụ thuộc vào CNTT đáng tin cậy, chi phí lớn kết hợp với thời gian chết • Khi Facebook giảm 20 phút 03 Tháng năm 2014, họ $ 22,453 cho phút nhiều $ 500,000 • Vào ngày 19 tháng năm 2013, Amazon.com xuống khoảng 30 phút, chi phí họ $ 66,240 phút gần triệu $ • Đối với Fortune 1000 công ty, chi phí trung bình thất bại sở hạ tầng 100.000 $ giờ; chi phí trung bình thất bại ứng dụng quan trọng triệu $ 500,000 đến $ cho giờ, $ 8,300 đến $ 16,600 phút • Trong năm 2014, chi phí trung bình hàng năm thời gian chết kế hoạch ứng dụng 1000 công ty 1,25 $ tỷ đến $ 2,5 tỷ USD Thực cho đúng? Một chiến lược cắt giảm chi phí quan trọng truyền cảm hứng nhấn mạnh toàn cầu cải thiện môi trường Đầu tư vào IT xanh sáng kiến giúp hai môi trường dòng công ty Michael Dell, CEO Dell, cho biết ông nhằm làm cho công ty "carbon trung tính" năm 2008 "Gã khổng lồ máy tính tìm kiếm để zero-ra lượng khí thải carbon thông qua số sáng kiến, chẳng hạn cung cấp doanh nghiệp nhỏ người tiêu dùng tái chế lề đường máy tính cũ họ, nhét túi tái chế nhỏ với bưu miễn phí vào hộp mực máy in mực mới, điều hành "Trồng cho Me 'chương trình" 12 Dell đạt mục tiêu mình; tháng ba năm 2012, Dell giúp khách hàng tiết kiệm gần tỷ $ chi phí lượng Dell tiếp tục thực hành trách nhiệm công ty cách giúp môi trường Trong năm 2014, họ báo cáo tiến độ sau đây: • Thu hồi 230.900.000 bảng điện tử sử dụng đà đạt mục tiêu tỷ bảng Anh vào năm 2020 • Giảm cường độ lượng trung bình dòng sản phẩm 23,2 phần trăm so với FY12 • Giảm phát thải khí hoạt động 10 phần trăm • Được sử dụng 10 triệu bảng nhựa sau tái chế sản phẩm Phân tích dòng tiền mặt phương pháp để xác định chi phí hàng năm lợi ích ước tính cho dự án kết dòng tiền hàng năm quản lý dự án phải tiến hành lưu chuyển tiền tệ phân tích để xác định giá trị ròng Hầu hết người tiêu dùng hiểu khái niệm dòng tiền: Nếu họ đủ tiền ví tài khoản ngân hàng, họ mua Lãnh đạo cao phải xem xét mối quan ngại dòng tiền lựa chọn dự án để đầu tư Nếu quản lý đầu lựa chọn nhiều dự án có cao dòng tiền cần năm, công ty hỗ trợ tất dự án trì lợi nhuận Nó quan trọng để làm rõ năm sử dụng để phân tích USD lượng Ví dụ, sở công ty tất chi phí 2012 ước tính, cần phải chiếm lạm phát yếu tố khác chiếu chi phí lợi ích tương lai USD năm chi phí lợi ích hữu hình vô hình loại để xác định tổ chức xác định chi phí ước tính lợi ích cho dự án chi phí hữu hình lợi ích dễ đo lường đô la Ví dụ, giả sử dự án Pro Surveyor mô tả trường hợp mở đầu chương bao gồm nghiên cứu khả thi sơ Nếu Công ty hoàn thành nghiên cứu cho $ 100.000, chi phí hữu hình 100.000 $ Nếu phủ quan ước tính thực nghiên cứu cho $ 150,000, lợi ích hữu hình nghiên cứu 50.000 $ cho phủ: Nó trả tiền cho nghiên cứu sau gán nhân viên phủ, người làm cho việc nghiên cứu dự án khác Ngược lại, chi phí lợi ích vô hình khó để đo lường đô la Giả sử Dũng vài người khác dành thời gian riêng cá nhân họ sử dụng phủ nước máy tính, sách, nguồn lực khác để nghiên cứu lĩnh vực liên quan đến nghiên cứu Mặc dù họ tài liệu phủ nước không tính vào dự án, họ coi chi phí vô hình lợi ích vô hình cho dự án thường bao gồm hạng mục thiện chí, uy tín, tuyên bố chung việc cải thiện suất mà tổ chức dễ dàng dịch sang đồng đô la Bởi chi phí lợi ích vô hình khó định lượng, chúng thường khó khăn để biện minh Phân tích dòng tiền phương pháp để xác định chi phí hàng năm ước tính lợi ích cho dự án kết dòng tiền hàng năm Quản lý dự án phải tiến hành phân tích dòng tiền để xác định giá trị ròng Hầu hết người tiêu dùng hiểu khái niệm dòng tiền: Nếu họ đủ tiền ví tài khoản ngân hàng, họ mua Lãnh đạo cấp cao phải xem xét mối quan ngại dòng tiền lựa chọn dự án để đầu tư Nếu quản lý cấp cao lựa chọn nhiều dự án có dòng tiền cao cần năm, công ty hỗ trợ tất dự án trì lợi nhuận Nó quan trọng để làm rõ năm sử dụng để phân tích lượng USD Ví dụ, công ty vào tất chi phí ước tính năm 2012, cần phải phân thích lạm phát yếu tố khác dự định chi phí lợi ích tương lai USD năm Chi phí lợi ích hữu hình vô hình loại để xác định để tổ chức xác định chi phí ước tính lợi ích cho dự án Chi phí hữu hình lợi ích dễ đo lường đô la Ví dụ, giả sử dự án Pro Surveyor mô tả trường hợp mở đầu chương bao gồm nghiên cứu khả thi sơ Nếu Công ty hoàn thành nghiên cứu cho 100.000$, chi phí hữu hình 100.000 $ Nếu quan phủ ước tính thực nghiên cứu cho 150.000$, lợi ích hữu hình nghiên cứu 50.000 $ cho phủ: Nó trả tiền cho nghiên cứu sau phân phát cho nhân viên phủ, người làm cho việc nghiên cứu dự án khác Ngược lại, chi phí lợi ích vô hình khó để đo lường đô la Giả sử Dũng vài người khác dành thời gian riêng cá nhân họ sử dụng máy tính, sách, nguồn lực khác phủ để nghiên cứu lĩnh vực liên quan đến nghiên cứu Mặc dù họ tài liệu phủ nước không tính vào dự án, chúng coi chi phí vô hình Lợi ích vô hình cho dự án thường bao gồm hạng mục thiện chí, uy tín, tuyên bố chung việc cải thiện suất mà tổ chức dễ dàng đổi sang đồng đô la Bởi chi phí lợi ích vô hình khó định lượng, chúng thường khó khăn để biện minh Chi phí trực tiếp liên quan trực tiếp đến việc tạo sản phẩm dịch vụ dự án Bạn tượng trưng chi phí trực tiếp cho dự án cụ thể Ví dụ, chi phí trực tiếp bao gồm tiền lương người làm việc toàn thời gian dự án chi phí phần cứng phần mềm mua riêng cho dự án quản lý dự án nên tập trung vào chi phí trực tiếp họ kiểm soát Chi phí gián tiếp không trực tiếp liên quan đến sản phẩm dịch vụ dự án, lại gián tiếp liên quan đến việc thực công việc dự án Ví dụ, chi phí gián tiếp bao gồm chi phí điện, khăn giấy, nhu yếu khác tòa nhà lớn có 1.000 nhân viên làm việc nhiều dự án Chi phí gián tiếp phân bổ cho dự án quản lý dự án có khả kiểm soát chúng Chi phí chìm tiền chi tiêu khứ Hãy xem xét nó, giống tàchìm mà không nâng lên Khi định dự án đầu tư tiếp tục, bạn không nên bao gồm chi phí chìm Ví dụ, trường hợp mở đầu chương, giả sử văn phòng Juan chi triệu $ dự án ba năm qua để tạo hệ thống thông tin địa lý, chưa sản xuất thứ có giá trị Nếu phủ ông đánh giá vốn dự án cho năm tới văn phòng đề nghị tiếp tục tài trợ cho dự án hệ thống thông tin địa lý $ triệu chi cho trước đó, văn phòng không coi cho chi phí chìm yếu tố quan trọng định lựa chọn dự án Nhiều người rơi vào bẫy việc tiếp tục chi tiền cho thất bại dự án nhiều tiền chi cho Cái bẫy tương tự bạc tiếp tục đặt cược họ tiền Chi phí chìm nên quên, thường khó để suy nghĩ theo cách Học thuyết đường cong nói nhiều mặt hàng sản xuất lặp lặp lại, đơn giá mặt hàng giảm mô hình thường xuyên nhiều đơn vị sản xuất Ví dụ, giả sử dự án Pro Surveyor có khả sản xuất 1.000 thiết bị cầm tay chạy phần mềm truy cập thông tin qua vệ tinh Giá đơn vị thiết bị cầm tay cao nhiều so với chi phí đơn vị sau Học thuyết đường cong giúp chi phí ước tính dự án có liên quan đến việc sản xuất lượng lớn hạng mục Học thuyết đường cong áp dụng cho số lượng thời gian cần thiết để hoàn thành số nhiệm vụ Ví dụ, lần nhân viên thực nhiệm vụ cụ thể, nhiều thời gian so với lần thứ mười nhân viên thực nhiệm vụ giống Dự trữ số tiền đô la ước tính chi phí để giảm thiểu rủi ro chi phí cách cho phép tình tương lai mà khó dự đoán Khoản dự phòng cho phép tình tương lai lên kế hoạch cho phần (đôi gọi ẩn số biết đến) bao gồm đường sở chi phí dự án Ví dụ, tổ chức biết có 20% doanh thu cho nhân viên CNTT, cần bao gồm khoản dự phòng phải trả cho chi phí tuyển dụng đào tạo cán CNTT Dự trữ cho phép người quản lí tình tương lai đoán trước (đôi gọi ẩn số chưa biết) Ví dụ, người quản lý dự án bị bệnh hai tuần nhà cung cấp quan trọng khỏi kinh doanh Quản lý dự trữ không bao gồm sở chi phí, bạn tìm hiểu sau chương 7.3 Kế hoạch quản lý chi phí Bước việc quản lý chi phí dự án lên kế hoạch chi phí quản lý suốt dự án Chi phí dự án, lịch trình dự án, phát triển khỏi tài liệu mà bắt đầu dự án, điều lệ dự án Người quản lý dự án bên liên quan khác sử dụng dẫn chuyên gia, kỹ thuật phân tích, 10 mục thay số khoản rời rạc Ví dụ, nhóm nghiên cứu ước tính chi phí kiểm thử vào khoảng $60,000 đến $80,000 ghi lại giả định họ việc xác định giá trị Cập nhật dự toán chi phí phần quan trọng, đặc biệt có thay đổi lớn xảy dự án Sau tổng dự toán phê duyệt, nhóm sau phân bổ chi phí cho tháng, dựa tiến độ dự án hay có chi phí phát sinh Nhiều tổ chức yêu cầu dự toán chi phí phải phân bổ vào mục ngân sách định, mô tả phần 7.5 Xác định ngân sách Xác định ngân sách việc phân bổ dự toán chi phí dự án cho nguồn lực vật chất cá nhân hạng mục công trình theo thời gian Những nguồn nguyên vật liệu hạng mục công trình dựa hoạt động bảng cấu trúc phân chia công việc dự án Kế hoạch quản lý chi phí, phạm vi sở, dự toán chi phí hoạt động, sở dự toán, tiến độ dự án, lịch tài nguyên, đăng ký rủi ro, hiệp định tài sản trình tổ chức tất yếu tố đầu vào để xác định ngân sách (các thuật ngữ quản lý dự án: http://giangdt.com/thuat-ngu-quan-tri-du-an-st/ ) Mục đích trình lập ngân sách chi phí để tạo sở chi phí nhằm đo lường hiệu dự án xác định yêu cầu tài trợ dự án Quá trình dẫn đến việc cập nhật tài liệu dự án, chẳng hạn mặt hàng thêm vào, gỡ bỏ, sửa đổi tuyên bố phạm vi tiến độ dự án Nhóm nghiên cứu dự án Surveyor Pro sử dụng dự toán chi phí từ hình 7-2 với tiến độ dự án thông tin khác để phân bổ chi phí cho tháng Hình 7-4 ví dụ sở chi phí cho dự án Một sở chi phí ngân sách theo giai đoạn mà nhà quản lý dự án sử dụng để đo lường giám sát hiệu chi phí Một lần nữa, việc thành viên nhóm ghi chép giả định phát triển sở chi phí có số chuyên gia xem xét quan trọng Hầu hết tổ chức có trình thiết lập tốt để chuẩn bị ngân sách Ví dụ, nhiều tổ chức yêu cầu dự toán ngân sách bao gồm số FTE cho tháng dự án Một FTE thường có nghĩa 40 làm việc Một người giao toàn thời gian cho dự án để cung cấp FTE, hai người gán nửa thời gian để cung cấp FTE Con số cung cấp sở cho việc ước tính tổng chi phí bồi thường năm Nhiều tổ chức muốn biết số tiền dự kiến phải nộp cho nhà cung cấp chi phí lao động họ hàng hoá mua, dịch vụ khác Loại ngân sách phổ biến khác bao gồm lại, khấu hao, thuê cho thuê, nguồn cung cấp hay chi tiêu khác Điều quan trọng phải hiểu loại ngân sách trước phát triển dự toán để đảm bảo liệu thu thập phù hợp Tổ chức sử dụng thông tin để theo dõi chi phí qua hoạt động dự án phi dự án đồng thời tìm cách để giảm chi phí Họ sử dụng thông tin cho mục đích pháp lý thuế 22 Ngoài việc cung cấp sở chi phí, dự toán chi phí cho hoạt động dự án theo thời gian cung cấp quản lý dự án quản lý hàng đầu với tảng cho việc kiểm soát chi phí dự án, mô tả phần Lập ngân sách chi phí, thay đổi làm rõ yêu cầu, dẫn đến cập nhật kế hoạch quản lý chi phí, phần nhỏ kế hoạch quản lý dự án Xem Phụ lục A để biết thông tin việc sử dụng dự án năm 2013 cho kiểm soát chi phí Chi phí ngân sách cung cấp thông tin cho yêu cầu tài trợ dự án Một số dự án có tất quỹ có sẵn dự án bắt đầu, số khác phải dựa vào nguồn tài trợ định kỳ để tránh vấn đề dòng tiền Nếu chi phí ban đầu cho thấy nhiều quỹ yêu cầu tháng định so với dự kiến có sẵn, tổ chức phải thực điều chỉnh để tránh vấn đề tài 7.6 Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí dự án bao gồm giám sát hiệu suất chi phí, đảm bảo thay đổi thích hợp dự án bao gồm sở chi phí sửa đổi, thông báo cho bên liên quan dự án việc thay đổi thẩm quyền dự án ảnh hưởng đến chi phí Kế hoạch quản lý dự án, yêu cầu tài trợ dự án, liệu hiệu suất làm việc, tài sản trình tổ chức đầu vào cho việc kiểm soát chi phí Kết đầu trình thông tin công việc thực hiện, dự báo chi phí, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, tài liệu cập nhật dự án, cập nhật tài sản qui trình tổ chức Một vài công cụ kỹ thuật hỗ trợ việc kiểm soát chi phí dự án Như trình bày Phụ lục A, dự án 2013 có nhiều tính quản lý chi phí để giúp bạn nhập chi phí ngân sách, thiết lập đường sở, nhập hàng hóa thực tế, tính toán phương sai, chạy báo cáo chi phí khác 23 Ngoài việc sử dụng phần mềm, bạn cần hệ thống kiểm soát thay đổi để xác định thủ tục cho việc thay đổi sở chi phí Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí phần hệ thống điều khiển thay đổi tích hợp mô tả Chương 4, Quản lý dự án tích hợp Bởi nhiều dự án không tiến triển kế hoạch, dự toán sửa đổi thường yêu cầu, ước tính để đánh giá khóa học thay hành động Các họp đánh giá kết công cụ mạnh mẽ cho việc giúp kiểm soát chi phí dự án Mọi người thường thực tốt họ biết họ phải báo cáo tiến độ họ Một công cụ quan trọng khác để kiểm soát chi phí đo lường hiệu suất Mặc dù nhiều phương pháp kế toán tổng hợp có sẵn để đo lường hiệu chi phí, quản lý giá trị thu (EVM) kỹ thuật kiểm soát chi phí mạnh mẽ cho lĩnh vực quản lý dự án 7.6a Quản lý giá trị thu Quản lý giá trị thu (EVM) kỹ thuật đo lường hiệu suất dự án tích hợp liệu phạm vi, thời gian, chi phí Với sở chi phí thực hiện, quản lý dự án đội họ xác định dự án đạt phạm vi, thời gian, mục tiêu chi phí cách nhập thông tin thực tế sau so sánh với đường sở Một sở số ngân sách kế hoạch dự án ban đầu cộng với thay đổi phê duyệt thông tin thực tế bao gồm có hay không mục WBS hoàn thành, khoảng công việc hoàn thành, công việc thực bắt đầu kết thúc, công việc hoàn thành thực có chi phí Trong khứ, quản lý giá trị thu (EVN) sử dụng chủ yếu vào dự án lớn phủ Ngày nay, ngày có nhiều công ty nhận giá trị việc sử dụng công cụ để giúp kiểm soát chi phí Hơn nữa, thảo luận số chuyên gia khoa học quản lý giá trị thu học viên thực cho thấy cần thiết phải làm rõ làm để tính toán giá trị thu Brenda Taylor, người quản lý dự án cao cấp cho P2 Giải pháp quản lý dự án Johannesburg, Nam Phi, đặt câu hỏi tính xác việc tính toán giá trị thu đơn giản cách nhân giá trị lên kế hoạch cho ngày giá trị hoàn chỉnh tỷ lệ phần trăm Cô đề nghị sử dụng tỷ lệ hiệu suất thay vào đó, mô tả Quản lý giá trị thu liên quan đến việc tính toán ba giá trị cho hoạt động hoạt động tóm tắt từ WBS dự án • Giá trị dự kiến (PV), gọi ngân sách, phần tổng dự toán duyệt chi cho hoạt động khoảng thời gian định 24 Bảng 7-3 cho thấy ví dụ tính toán giá trị thu Giả sử dự án bao gồm hoạt động tổng hợp việc mua cài đặt máy chủ web Giả sử thêm rằng, theo kế hoạch, tuần chi phí tổng cộng $ 10,000 cho lao động, phần cứng phần mềm Do đó, giá trị dự kiến (PV) cho hoạt động tuần 10.000 $ • Chi phí thực tế (AC) tổng chi phí trực tiếp gián tiếp phát sinh việc hoàn thành công việc hoạt động khoảng thời gian định Ví dụ, giả sử thực hai tuần chi phí $ 20,000 để mua cài đặt máy chủ web Giả sử $ 15,000 chi phí thực tế phát sinh tuần $ 5,000 phát sinh Tuần Những số tiền chi phí thực tế (AC) cho hoạt động tuần • Giá trị thu (EV) ước tính giá trị công việc vật lý thực hoàn thành EV dựa chi phí dự kiến ban đầu cho dự án hoạt động tốc độ mà nhóm nghiên cứu hoàn tất công việc dự án hoạt động Tỷ lệ thực (RP) tỷ số công việc thực tế hoàn thành với tỷ lệ công việc theo kế hoạch hoàn thành thời điểm đời dự án hoạt động Ví dụ, giả sử cài đặt máy chủ nửa đường hoàn thành vào cuối tuần Tỷ lệ hiệu suất 50 phần trăm vào cuối tuần 1, tiến độ kế hoạch phản ánh nhiệm vụ cần hoàn chỉnh có 50 phần trăm công việc hoàn thành Trong bảng 7-3, ước tính giá trị thu sau tuần $5000 25 Các tính toán giá trị thu Bảng 7-4 thực sau: EV = 10,000 * 50% = 5,000 CV = 5,000 - 15,000 = -10,000 SV = 5,000 - 10,000 = -5,000 CPI = 5,000/15,000 = 33% SPI = 5,000/10,000 = 50% Bảng 7-4 tóm tắt công thức sử dụng quản lý giá trị thu Lưu ý công thức cho phương sai số bắt đầu với EV, giá trị thu Chênh lệch tính cách trừ chi phí thực tế giá trị dự kiến từ EV, số tính cách chia EV chi phí thực tế giá trị dự kiến Sau tính tổng EV, AC, PV liệu cho tất hoạt động dự án, bạn sử dụng số CPI SPI để lên kế hoạch tốn chi phí để hoàn thành dự án dựa hiệu suất Với ngân sách lúc hoàn thành thời gian ước tính ban đầu, bạn phân chia số thích hợp để tính toán ước tính lúc hoàn thành (EAC) ước tính thời gian để hoàn thành, giả sử hiệu suất mà giữ nguyên Không có từ viết tắt tiêu chuẩn cho điều khoản thời gian để hoàn thành thời gian ước tính ban đầu Chi phí phương sai (CV) giá trị thu trừ chi phí thực tế Nếu chi phí phương sai số âm, có nghĩa thực công việc có giá cao kế hoạch Nếu chi phí phương sai số dương, thực công việc có giá so với kế hoạch 26 Lịch trình phương sai (SV) giá trị thu trừ giá trị dự kiến Một lịch trình phương sai âm có nghĩa nhiều thời gian dự kiến để thực công việc, lịch trình phương sai dương có nghĩa công việc thời gian so với kế hoạch Các số hiệu suất chi phí (CPI) tỷ số giá trị thu chi phí thực tế; sử dụng để ước tính chi phí dự kiến hoàn thành dự án Nếu số CPI một, 100 phần trăm, sau chi phí kế hoạch thực tế bình đẳng, chi phí xác ngân sách Nếu số CPI 100 %, dự án ngân sách Nếu số CPI lớn nhiều 100 %, dự án thuộc ngân sách Hình 7-5 Biểu đồ giá trị thu cho dự án sau năm tháng Lưu ý nói chung, số âm cho chi phí lịch trình sai vấn đề lĩnh vực Số âm có nghĩa dự án tốn chi phí so với kế hoạch nhiều thời gian so với kế hoạch Tương tự vậy, số CPI SPI 100 phần trăm vấn đề tương tự Các số hiệu suất chi phí sử dụng để tính toán ước tính lúc hoàn thành (EAC) - chi phí ước tính hoàn thành dự án dựa hiệu suất 27 Tương tự vậy, số hiệu suất lịch trình sử dụng để tính toán thời gian ước tính để hoàn thành dự án Bạn vẽ đồ thị thông tin giá trị thu để theo dõi thực dự án Hình 75 cho thấy biểu đồ giá trị thu cho dự án năm sau năm tháng Lưu ý chi phí thực tế dòng giá trị thu kết thúc lúc năm tháng liệu thu thập ước tính thời điểm Biểu đồ bao gồm ba dòng hai điểm, sau: • • • • • Giá trị dự kiến (PV), số kế hoạch tích lũy cho tất hoạt động tháng Lưu ý đường giá trị lên kế hoạch mở rộng cho chiều dài ước tính dự án kết thúc điểm BAC Chi phí thực tế (AC), số tiền thực tế tích lũy cho tất hoạt động tháng giá trị thu (EV), số tiền thu giá trị tích lũy cho tất hoạt động tháng Ngân sách điểm hoàn thành (BAC), tổng kinh phí ban đầu cho dự án, $ 100,000 ví dụ Điểm BAC vẽ bảng xếp hạng thời gian ước tính ban đầu 12 tháng Ước tính hoàn thành (EAC), ước tính $ 122,308 ví dụ Con số tính cách lấy BAC, $ 100,000 trường hợp này, chia cho số CPI, mà 81,761 phần trăm điểm EAC vẽ bảng xếp hạng vào thời điểm dự kiến hoàn thành 12,74 tháng Con số tính cách lấy thời gian ước tính ban đầu, 12 tháng trường hợp này, chia cho SPI, mà ví dụ 94,203 phần trăm Xem thông tin giá trị thu dạng biểu đồ giúp bạn hình dung dự án thực Ví dụ, bạn thấy hiệu suất lên kế hoạch cách nhìn vào dòng giá trị kế hoạch Nếu dự án theo kế hoạch, kết thúc 12 tháng có giá 100.000 $ Chú ý ví dụ hình 7-5 đường chi phí thực tế luôn phía đường giá trị thu được, mà chi phí so với kế hoạch Dòng giá trị dự kiến gần với đường giá trị thu cao chút tháng vừa qua Mối quan hệ có nghĩa dự án tiến độ tháng cuối cùng, dự án bị chậm tiến độ Quản lý cấp cao, người giám sát nhiều dự án thường xuyên để xem thông tin hiệu dạng đồ họa, chẳng hạn biểu đồ giá trị thu hình 7-5 Ví dụ, trường hợp khai mạc, quan chức phủ xem xét biểu đồ giá trị thu EACs cho dự án khác Bảng xếp hạng giá trị thu cho phép bạn xem cách nhanh chóng dự án thực Nếu có chi phí hiệu suất lịch trình gặp vấn đề nghiêm trọng, quản lý cấp cao định chấm dứt dự án có 28 hành động khắc khác Các EACs đầu vào quan trọng để định ngân sách, đặc biệt tổng số vốn hạn chế Quản lý giá trị thu kỹ thuật quan trọng sử dụng có hiệu quả, giúp quản lý cấp cao nhà quản lý dự án đánh giá tiến độ đưa định quản lý âm Tham khảo Hướng dẫn PMBOK® nguồn lực khác để biết thêm thông tin tính toán giá trị thu Nếu quản lý giá trị thu công cụ kiểm soát chi phí mạnh mẽ, sau tổ chức sử dụng nó? Tại nhiều dự án Chính phủ yêu cầu nó, nhiều dự án thương mại không? Hai lý EVM’s tập trung vào theo dõi hiệu suất thực tế so với hiệu suất lên kế hoạch tầm quan trọng liệu hoàn thành tỷ lệ phần trăm việc tính toán Nhiều dự án, đặc biệt dự án CNTT, thông tin quy hoạch tốt, theo dõi hiệu suất chống lại kế hoạch sản xuất thông tin sai lệch Một số ước tính chi phí thường thực dự án CNTT, theo dõi chi phí ước tính gần chi phí thực tế liên quan rườm rà Ngoài ra, ước tính tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ sản xuất thông tin sai lệch Có nghĩa nói công việc thực 75 phần trăm hoàn thành sau ba tháng? tuyên bố thường không đồng nghĩa với nói nhiệm vụ hoàn thành tháng sau chi tiêu thêm 25 phần trăm ngân sách theo kế hoạch Để thực quản lý giá trị thu đơn giản để sử dụng, tổ chức thay đổi mức độ chi tiết gặt hái lợi ích kỹ thuật Ví dụ, bạn sử dụng liệu hoàn thành tỷ lệ phần trăm phần trăm cho hạng mục chưa bắt đầu, 50 phần trăm cho hạng mục tiến trình, 100 phần trăm cho nhiệm vụ hoàn thành Khi dự án quy định đủ chi tiết, điều đơn giản hóa liệu hoàn thành tỷ lệ phần trăm nên cung cấp đủ thông tin tóm tắt cho phép nhà quản lý để xem dự án thực tổng thể Bạn nhận tổng số thông tin thực dự án xác sử dụng khoản hoàn chỉnh tỷ lệ phần trăm đơn giản Ví dụ, sử dụng số tiền hoàn chỉnh tỷ lệ đơn giản hóa cho dự án năm với báo cáo hàng tuần kích thước trung bình công việc tuần, bạn mong đợi tỷ lệ lỗi phần trăm Bạn nhập thu thập liệu giá trị thu mức tóm tắt WBS Quentin Fleming, tác giả sách Earned Value Quản lý dự án, 20 thường cho thuyết trình quản lý giá trị thu Nhiều người bày tỏ thất vọng họ việc cố gắng để thu thập thông tin chi tiết Fleming giải thích bạn không cần phải thu thập thông tin cấp gói công việc sử dụng quản lý giá trị thu Nó quan trọng để có WBS chuyển giao theo định hướng, nhiều mặt hàng WBS tóm tắt vài subdeliverables Ví dụ, bạn có WBS cho nhà 29 bao gồm mặt hàng cho phòng nhà Thu thập liệu thu giá trị cho phòng cung cấp thông tin có ý nghĩa thay cố gắng để thu thập thông tin chi tiết cho phận phòng, chẳng hạn ván sàn, đồ nội thất, ánh sáng Điều quan trọng EVM ước tính Toàn trình EVM bắt đầu việc ước tính, việc ước tình dừng toàn việc tính toán dừng trước tổ chức thử dùng EVM, tổ chức phải học cách phát triển khả ước tính tốt Quản trị giá trị thu phương pháp sơ cấp có sẵn cho việc tích hợp hiệu suất, chi phí, ;ịch trình liệu Nó công cụ hữu ích cho ng quản lý dự án cấp cao dùng để đánh giá hiệu suất dự án Phần mềm quản lý dự án Project 2013, bao gồm bảng chứa liệu báo cáo mà tính toán sai thông tin Project 2013 cho phép bạn dễ dàng tạo biểu đồ giá trị thu được, tương tự Figure 7-5, mà không cần nhập liệu vào Microsoft Excel Một cách khác để tiếp cận việc đánh giá hiệu suất dự án khác quản lý danh mục dự án, miêu tả đây: VẤN ĐỀ TOÀN CẦU: Học viện quản trị dự án hướng dẫn môn học năm 2011 để giúp hiểu đo lường mức độ cua việc ứng dụng EVM Các nhà nghiên cứu khảo sát 600 học viên quản trị dự án 61 quốc gia, cung cấp nhìn cắt ngang việc ứng dụng EVM Người trả lời phân loại ngành công nghiệp, động lực cho việc dùng EVM, vai trò tổ chức vị trí địa lý Người học bao gồm phát quan trọng đây: • • • • • EVM dùng toàn giới thường phổ biến Trung Đông, Nam Á, Canada châu Âu Hầu hết quôc gia yêu cầu EVM cho dự án phòng thủ phủ (xem Figure 7-6) Evm dùng ngành công nghiệp tư nhân IT, xây dựng, lượng sản xuất Tuy nhiên hầu hết công ty tư nhân chưa ứng dụng EVM vào dự án họ việc quản trị không yêu cầu điều đó, cảm giác việc ohức tạp không hiệu chi phí Mức độ sử dụng EVM kỳ hạn khác tổ chức dự án, ngân sách xuất trở thành yếu tố định quan trọng Sự đóng góp EVM hiệu chi phí nhận biết rộng rãi, hầu hết người trả lời nói họ đồng ý hoăc đồng ý cách mạng mẽ EVM cung cấp dấuhiệu cảnh báo sớm, giúp họ kiểm 30 soát phạm vi dự án, thời gian chi phí Sự đóng góp EVM vào hiệu chi phí xếp cao hiệu kế hoạch khác biệt có ý nghĩa mặt thống kê • Các rào cản đứng đầu để nâng cao việc sử dụng EVM thiếu động lức thẩm định • Các yếu tố hỗ trợ quản trị đứng đầu thuê nhân viên dự án, huấn luyện, văn hóa tổ chức khả lãnh đạo trưởng thành hệ thống quản trị dự án yếu tố quan trọng việc sử dụng thành công EVM 7.6b Quản lý danh mục dự án: 31 Nhiều tổ chức thu thập kiểm soát toàn dự án hoạc việc đầu tư tập hợp hoạt động liên quan với nơi – gọi danh mục Một vài công cụ phần mềm cung cấp đồ ọa để tóm tắt hiệu suất danh mục dự án (xem chapter 4) Số liệu chính, bao gồm chi phí, thường đực thể màu xanh lá, vàng đỏ, biểu thị thứ kế hoạch vấ đề tồn tương ứng Người quản lý dự án cần phải hiểu dựa án họ phù hợp tranh lớn Ví dụ, có danh mục cho dự án IT danh mục cho loại dự án khác khác Nhìn vào loại dự án tương tự cho phép nhà quản lý dự án giúp tổ chức họ đưa định đầu tư khôn ngoan Một tổ chức xem việc quản trị danh mục dự án có mức, từ đơn giản đến phúc tạp sau: Đặt tất dự án vào sở liệu Ưu tiên dự án sở dự liệu Chia dự án thành hay ngân sách dựa loại đầu tư tiện ích hoạc yêu cầu hệ thống giữ cho thứ hoạt động, tăng cường việc nâng cấp đầu tư chiến lược Tự động hóa kho Áp dụng lý thuyết danh mục đại, bao gồm công cụ rủi ro mà sơ đồ rủi ro biểu dĩn đường cong Nhiều nhà quản lý dự án muốn tiếp tục quản lý dự án lớn hơn, trở thành nhà quản lý chương trình, sau phó gám đốc chí CEO Vì hiểu việc quản lý danh mục dự án quan trọng cho dự án thành công tổ chức Jane Walton, người quản lý danh mục cho dự án IT Schlumberger, thu cho công ty triệu USD năm cách tổ chức 120 dự án IT công ty thành danh mục Các công ty sản xuất dùng danh mục quản lý dự án từ thập niên 1960, Walton biết trước cần thiết việc chứng minh đầu tư dự án IT nhà quản lý phải chứng minh nguồn vốn đầu tư dự án Bà tìm 80% dự án tổ chức bị chồng lên nhau, 14 dự án tách cố gắng hoàn thành điều tương tự Các nhà quản lý khác Douglas Hubbard, giám đốc công ty tư vấn,nhận thấy cần thiết việc sử dụng danh mục quản lý dự án, đạc biệt dự án IT Hubbard gợi ý “Rủi ro đầu tư cho IT lớn Đã đến lúc làm điền này.” Nhà quản lý danh mục dự án co thể bắt đầu việc dùng phần mềm bảng tính để phát triển quản lý danh mục dự án, họ dùng phần mềm tinh vi đươc thiết kế để giúp quản lý danh mục dự án Một vài công cụ phần mềm có sẵn giúp 32 nhà quản lý danh mục dự án tóm tắt giá trị thu thông tn danh mục dự án (được mô tả phần tiếp theo) 7.7 Dùng phần mềm quản lý dự án để hỗ trợ việc quản lý cho phí dự án Hầu hết tổ chức dùng phần mềm để hỗ trợ quản lý chi phí dự án Các bảng tính công cụ thường dùng để ước tính chi phí, ngân sách kiểm soát chi phí Nhiều công ty dùng nhiều phần mềm chuyên sâu tập trung tài để cung cấp thông tin quan trọng liên quan đến chi phí cho nhân viên kế toán tài Phần tập trung vào việc cách bạn sử dụng phần mềm quản lý chi phí dự án Phần mềm quản lý dự án gia tăng hiệu nhà quản lý dự ántrong suốt trình củqa việc quản lý chi phí dự án Nó giúp bạn hiểu tổng quan dự án hoạc xách định tập trung vào công việc mà vượt giới hạn chi phí Bạn dùng phần mềm để định chi phí cho nguồn lực công việc, chuẩn bị ước tính chi phí, phát triển ngân sách kiểm soát việc sử dụng chi phí Projet 2013 có vài báo cáo chi phí tiêu chuẩn như: dòng tiền, ngân sách, công việc nguồn lực vượt ngân sách báo cáo giá trị thu Đối với vài báo cáo này, bạn phải cho biết thông tin phần trăm hoàn thành công việc chi phí thực tế giống bạn tính toán thông thường giá trị thu phân tích khác Nhiều nhà quản trị dự án IT dùng công cụ khác để quản lý chi phí họ ko biết họ dùng phần mềm họ không theo dõi chi phí dựa WBS hầu hết phần mềm quản lý dự án khác Thay dùng phần mềm cung cấp sãn để quản lý chi phí, mp65t vào nhà quản lý dự án IT dùng hệ thống kế toán công ty, người khác dùng phần mềm bảng tính để linh động Nhà quản trị dự án dùng phần mềm khác thường làm hệ thống khác thông thường chấp nhận tổ chức họ nhiều người biết cách dùng chúng Để cải thiện việc quản lý chi phí, vài công ty phát triển phương pháp liên kết liệu phần mềm quản lý dự án phần mền kế toán họ Bất kể người dùng cần hướng dẫn để dùng phần mềm quản lý dự án hiểu đạc trưng cò sẵn Nhiều tổ chức dùng phần mềm để tổ chức phân tích loại liệu dự án thành danh mục dự án thông qua toàn doanh nghiệp Doanh nghiệp công cụ quản lý danh mục dự án (PPM) t1ich hợp thông tin từ nhiều dự án để thể trạng thái dự án Năm 2012, nửa phản hồi từ trung tâm khác (PMI’s PMI Pulse of the Professional trung tâm khảo sát PricewaterhouseCoopers) báo cáo tần suất sử dụng PPM Mức cao báo cáo từ tổ chức bán lẻ, bảo hiểm, tự động, ngân hàng, 33 thị trường vốn, viễn thông, sản xuất, lượng Lý khiến tổ chức dùng PPM bao gồm thỏa mãn khách hàng, giảm chi phí tăng doanh thu Gần đây, báo cáo năm 2014 Gartner nói thi trường cho phần mềm PPM tiếp tục phát triển với doanh thu hàng năm 1,65 tỷ USD “Nhu cầu ứng dụng PPM cho IT khônghề dao động trog 13 năm gia tăng theo cấp số nhân vỏng 10 năm qua Tốc độ thay đổi dẫn dắt nhu cầu cho sản phẩm phần mềm doanh nghiệp tiếp tục tăng, điều giúp hiệu lập kế hoạch, điều hành quản trị dự án chương trình vật chất hóa từ cần thiết cho doanh nghiệp để thay đổi phù hợp nhanh chóng môi trường doanh nghiệp.” Một nghiên cứu Forrester ước tính công ty đạt lợi nhuận 250% từ đầu tư họ công cụ PPM Ở hội nghị giải pháp PPM Planisware năm 2014, khách hàng chia sẻ ví dụ câu chuyện thành công họ việc đạt lợi nhuận cao: Pfizer dùng PPM để đẩy nhanh tiên độ đổi cải thiện minh bạch trách nhiệm nguồn lực để chuyển giao khoa học Pfizer nhanh chón truy cập vào liệu phân tích tin tưởng để phân bổ nguồn lực chi61n lược mà làm gia tăng tối đa gia trị danh mục • Ford dùng Planishware để gia tăng mihn bạch danh mục dự án họ Sư mihn bạch nhiều mang đến ho việc quản lý hiểu rõ nguồn lực chia sẻ thông qua dự án tăng cường giao tiếp trạng thái Họ nhanh chóng cảnh báo ảnh hưởng người quản trị chương trình rủi ro tiềm ẩn đội phát triển sản phẩm nên họ thực chiến lược quản trị rủi ro • Tuy nhiên với việc sử dụng phần mềm nào, người quản trị phải đảm bảo liệu xác kịp thời, đặt câu hỏi thích hợp trước đưa định chuyên môn Case wrap-up Sau nói chuyện với đồng nghiệp ông họp, Juan có ý tưởng tốt tầm quan trọng quản lý chi phí dự án Ông hiểu giá trị việc nghiên cứu chi tiết trước thực khoản chi lớn vào dự án mới, đặc biệt sau học mức chi phí cao hiệu chỉnh lỗi muộn dự án Ông học tầm quan trọng việc phát triển dự toán chi phí tốt giữ cho chi phí ổn định suốt trình Ông thích nhìn thấy cách dự toán chi phí phát triển 34 cho dự án Surveyor Pro, mong muốn tìm hiểu thêm công cụ ước tính kỹ thuật khác Tại họp, quan chức phủ hủy bỏ số dự án nhà quản lý dự án cho thấy yếu dự án tiến hành họ thừa nhận họ không lập kế hoạch phân tích nhiều từ bắt đầu dự án Juan biết ông tập trung vào khía cạnh kỹ thuật dự án, ông muốn tiếp nghiệp Ông bắt đầu tự hỏi liệu số dự án mà thành phố xem xét có thực xứng đáng với số tiền người nộp thuế Các vấn đề quản lý chi phí thêm chiều hướng cho công việc Juan Chương tổng kết Dự án quản lý chi phí điểm yếu lâu đời/truyền thống dự án CNTT(công nghệ thông tin) Các nhà quản lý dự án CNTT phải thừa nhận tầm quan trọng quản lý chi phí chịu trách nhiệm hiểu rõ khái niệm chi phí bản, chi phí dự toán, dự toán ngân sách kiểm soát chi phí Các nhà quản lý dự án phải hiểu số nguyên tắc quản lý chi phí có hiệu việc quản lý chi phí dự án Khái niệm quan trọng bao gồm lợi nhuận tỷ suất lợi nhuận, vòng đời chi phí, phân tích dòng tiền mặt, chi phí chìm, học thuyết đường cong học tập Quản lý chi phí quy hoạch liên quan đến việc xác định sách, thủ tục tài liệu sử dụng cho việc lập kế hoạch, thực kiểm soát chi phí dự án Kết trình kế hoạch quản lý chi phí Ước tính chi phí phần quan trọng quản lý chi phí dự án Có số loại ước tính chi phí, bao gồm độ xác độ lớn thô(ROM)(là chi phí thời gian ước tính dự án vào thời gian đầu, phạm vi yêu cầu chưa ấn định đầy đủ), ngân sách, cuối Mỗi loại dự toán thực suốt giai đoạn khác chu kỳ sống dự án, loại có mức xác khác Một số công cụ kỹ thuật giúp bạn phát triển dự toán chi phí, bao gồm dự toán tương tự, dự toán từ lên , dự toán tham số, công cụ máy vi tính Chức phân tích điểm sử dụng để ước tính chi phí phát triển phần mềm Xác định ngân sách liên quan đến việc phân bổ chi phí cho hạng mục công trình riêng biệt theo thời gian Điều quan trọng phải hiểu cách thức tổ chức chuẩn bị ngân sách để ước tính thực cho phù hợp 35 Chi phí kiểm soát bao gồm giám sát hiệu suất chi phí, kiểm tra lại thay đổi, thông báo cho bên liên quan dự án thay đổi liên quan đến chi phí Nhiều nguyên tắc kế toán tài liên quan đến chi phí quản lý dự án Quản lý giá trị thu phương pháp quan trọng sử dụng để đo lường hiệu dự án Quản lý giá trị thu tích hợp phạm vi, chi phí thông tin lịch trình Quản lý danh mục đầu tư dự án cho phép tổ chức thu thập kiểm soát toàn dự án khoản đầu tư thành tập hợp hoạt động liên quan đến Một số sản phẩm phần mềm hỗ trợ việc quản lý chi phí dự án Dự án 2013 có nhiều tính quản lý chi phí, bao gồm quản lý giá trị thu Phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp phần mềm quản lý danh mục đầu tư giúp nhà quản lý đánh giá liệu nhiều dự án 36