Vòng đời dự án hệ thống thông tin và quản lý dự án trong tổ chức

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTT và QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨC PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1 Nội dung 1. Vòng đời dự án 2. Quản lý dự án trong tổ chức 2 1. Vòng đời dự án  Khái niệm vòng đời dự án  Vòng đời: Life cycle  Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo nhau của dự án  Tên gọi và số lượng “giai đoạn” do:  việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên quan đến dự án  “Giai đoan” ≠ “Bước” dự án  bản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự án  Là khác nhau theo các dự án khác nhau, khác nhau theo các tổ chức khác nhau  Vòng đời được xác định: các khía cạnh “đơn nhất” của tổ chức , của người sử dụng công nghệ  Vòng đời cung cấp một khung cơ bản cho quản lý dự án  Đặc trưng vòng đời dự án  Đặc trưng khung nhìn: Cấu trúc chung (khung nhìn mức cao): (i) Khởi đầu dự án, (ii) Công tác tổ chức và chuẩn bị, (iii) Thực hiện dự án, (iv) Kết thúc dự án. Khung nhìn mức cao tạo thuận lợi cho “truyền thông dự án”, tránh sa vào chi tiết 3 Vòng đời dự án: Đặc trưng tài nguyên  Tài nguyên (Chi phí và nhân lực)  Chi phí và mức nguồn nhân lực thấp lúc khởi đầu, cao lên khi công việc được thực hiện và giảm một cách đáng kể khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc 4 Vòng đời dự án: Đặc trưng ảnh hưởng  Ảnh hưởng của nhà đầu tư, những rủi ro và tính không chắc chắn là rất lớn ở lúc bắt đầu dự án. Những nhân tố này giảm dần trong vòng đời của dự án  Chi phí thay đổi và hiệu chỉnh lỗi tăng đáng kể khi dự án tiến dần đến việc hoàn thành 5 Giai đoạn trong vòng đời dự án  Dự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một phần trong vòng đời dự án”.  Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ thực hiện và dễ kiểm tra, giám sat  Số giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả năng tác động lên dự án.  Đặc trưng của “giai đoạn”  Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển giao  Công việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khác  Sự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều hơn để chắc chắn thành công. Kiểm tra thêm được tiến hành song mang tính nhắc lại 6 Về cách thức giai đoạn của dự án  Không có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự án  Thông thường: sử dụng cấu trúc tham khảo  Các dự án trong cùng một ngành công nghiệp, cùng một tổ chức vẫn khác biệt  Có cấu trúc chuẩn hóa dự án (như quy định) hoặc không chuẩn hóa mà mỗi dự án sẽ tùy bản chất của dự án và quản lý dự án & đội dự án lựa chọn.  Tính đa phương án: đề xuất một số phương án và sau đó lựa chọn  Ví dụ  “Việc xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi một dự án”: hoặc tiền dự án, hoặc đưa vào pha đầu tiên, hoặc một dự án độc lập.  Cùng một mức dự án: đội dự án này có thể chia một giai đoạn, một đội dự án khác chia hai hai đoạn 7 Quản lý dự án xuyên suốt vòng đời  Tiếp cận quản lý dự án  Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều hành dự án  Quản lý dự án phải phù hợp với khung cảnh rộng hơn chương trình hay tổ chức  Quản lý dự án & đội dự án phải xác định phương pháp thích hợp tổ chức quản lý dự án.  Vai trò của cấu trúc giai đoạn  “Chi để trị”  Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá  Xác định được input và output cho mỗi giai đoạn  Hai công việc điển hình  xác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?  phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là được thực hiện tốt không ? 8 Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạn  Dự án chỉ có một giai đoạn  Một tiếp cận dự án một giai đoạn quản lý việc lắp đặt một mạng viễn thông 9 Quan hệ các giai đoạn: kế tiếp  Dự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và quan hệ chồng lấp.  Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước nó đã hoàn thành. Bản chất từng bước một của cách tiếp cận này làm giảm độ không chắc chắn, nhưng loại bỏ những tuỳ chọn để giảm thời gian.  Ví dụ tiếp cận làm sạch miền chất thải nguy hiểm: ngừng hoạt động, loại bỏ chất thải/làm sạch; tạo cảnh quan mới. 10 [...]... người quản lý dự án nên hiểu phong cách và văn hoá của tổ chức khác nhau Ví dụ, một số trường hợp, một người có vị trí cao trong tổ chức nhưng lại không có thực quyền 23 Kiểu tổ chức theo mức độ quản lý dự án Cấu trúc của tổ chức Đặc trưng dự án Quyền lực của người quản lý dự án Tính sẵn sàng về nguồn lực Người điều khiển nguồn kinh phí của dự án Vai trò của người quản lý dự án Nhân viên tác nghiệp dự án. .. phương pháp     luận, và các mẫu hướng dẫn Đào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự án Hỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử dụng các công cụ như thế nào Phân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự án Là trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án 20 Nhà đầu tư: Người quản lý dự án Khái niệm   Là người... là cơ chế mang sản phẩm dịch vụ Vòng đời dự án cho sản phẩm mới là pha đầu tiên vòng đời sản phẩm Vòng đời dự án cải tiến sản phẩm là pha con trong vòng đời sản phẩm 13 2 Quản lý dự án trong tổ chức Thực hiện công việc trong một tổ chức   Tổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục tiêu  Hai loại công việc: thường xuyên (điều hành tác nghiệp) và dự án       Các đặc trưng giống... nhiệm về việc quản lý các dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc quản lý các dự án riêng biệt Những người quản lý chương trình kết hợp với những người quản lý từng dự án để cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn cho từng dự án riêng biệt  Cung cấp thông tin môi trường ngoài dự án/ chương trình tới dự án  Người quản lý danh mục... liên quan Duy trì dự án trong giới hạn về thời gian và ngân sách Xác định rõ, theo dõi và trả lời về rủi ro Cung cấp các báo cáo chính xác và đúng hạn thông tin liên lạc với nhà đầu tư, nhà tài trợ, đội thực hiện dự án chiếm vị trí trung tâm của các tương tác giữa nhà đầu tư và chính dự án 21 Nhà đầu tư: Đội dự án và khác  Đội dự án  gồm người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án và những thành viên... khác của dự án 19 Nhà đầu tư: Ban quản lý dự án Khái niệm   là một cơ cấu tổ chức hoặc một thực thể được trao những trách nhiệm khác nhau liên quan tới việc quản lý tập trung vào sự phối hợp quản lý của những dự án dưới quyền  Có thể là nhà tài trợ  Trách nhiệm của ban dự án có thể liệt kê từ việc cung cấp các chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp dự án Trách... phẩm  Một sản phẩm có thể được hoàn thành từ một dự án hoặc một     số dự án Khi có nhiều dự án: chương trình Vòng đời sản phẩm là một tập các pha liên tục theo lệ thường Vòng đời dự án xảy ra trong một hoặc nhiều pha của vòng đời sản phẩm: Một vòng đời sản phẩm có thể có một số vòng đời dự án: dự án tạo sản phẩm mới, dự án cải tiến sản phẩm Quan niệm cũ phân biệt sản phẩm với dịch vụ Khoa học dịch... Trung bình Mạnh Tổ chức dự án Ít hoặc Giới hạn không Thấp/Vừa Vừa Cao tới phải phải /Cao tất cả Ít/ Không Thấp/Vừa Vừa Cao tới phải phải /Cao tất cả Hỗ hợp Người Người quản lý quản lý dự án dự án Toàn bộ Toàn bộ Toàn bộ thời gian thời gian thời gian Bán thời Toàn bộ Toàn bộ gian thời gian thời gian Giới hạn Người quản Người lý chức quản lý năng chức năng Bán thời Bán thời gian gian Bán thời Bán thời gian... các tổ chức liên quan trong dự án, được sử dụng nhằm đạt được thành công của dự án  (i) các kế hoạch, chính sách, qui trình thực hiện, và những hướng dẫn; (ii) cơ sở tri thức của tổ chức như các bài giảng và những thông tin lịch sử  Quy trình và hướng dẫn  Các qui trình chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, chính sách (về an toàn, về sức khoẻ, về đạo đức, về quản lý dự án) , chuẩn sản xuất và vòng đời. .. trình và sản phẩm Hồ sơ dự án (qui mô, chi phí, lịch trình và vạch gianh giới đo đạc, lịch công tác, sơ đồ kế hoạch làm việc, ghi nhận rủi ro, kế hoạch thực hiện khi gặp rủi ro, xác định ảnh hưởng của rủi ro) Thông tin lịch sử (các tài liệu và hồ sơ dự án, tất cả những thông tin và văn bản về kết thúc dự án, thông tin về cả kết quả của quyết định lựa chọn dự án trước đó lẫn thông tin thực hiện dự án, thông . NỘI 1 Nội dung 1. Vòng đời dự án 2. Quản lý dự án trong tổ chức 2 1. Vòng đời dự án  Khái niệm vòng đời dự án  Vòng đời: Life cycle  Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng. BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTT và QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨC PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA. khác chia hai hai đoạn 7 Quản lý dự án xuyên suốt vòng đời  Tiếp cận quản lý dự án  Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều hành dự án  Quản lý dự án phải phù hợp với khung