Vòng đời dự án hệ thống thông tin và quản lý dự án trong tổ chức

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Nội dung

2

1 Vòng đời dự án

 Vòng đời: Life cycle

 Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo nhau

của dự án

 Tên gọi và số lượng “giai đoạn” do:

 việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên quan đến dự án

 “Giai đoan”  “Bước” dự án

 bản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự án

 Là khác nhau theo các dự án khác nhau, khác nhau theo các tổ chức khác nhau

 Vòng đời được xác định: các khía cạnh “đơn nhất” của tổ chức , của người sử dụng công nghệ

 Vòng đời cung cấp một khung cơ bản cho quản lý dự án

Vòng đời dự án: Đặc trưng tài nguyên

 Tài nguyên (Chi phí và nhân lực)

 Chi phí và mức nguồn nhân lực thấp lúc khởi đầu, cao lên khi công việc được thực hiện và giảm một cách đáng kể khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc

4

Vòng đời dự án: Đặc trưng ảnh hưởng

 Ảnh hưởng của nhà đầu tư, những rủi ro và tính không chắc chắn là rất lớn ở lúc bắt đầu dự án Những nhân tố này giảm dần trong vòng đời của

dự án

 Chi phí thay đổi và hiệu chỉnh lỗi tăng đáng kể khi dự án tiến dần đến việc hoàn thành

Giai đoạn trong vòng đời dự án

 Dự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một phần trong vòng đời dự án”.

 Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ thực hiện

và dễ kiểm tra, giám sat

 Số giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả năng tác động lên dự án.

 Đặc trưng của “giai đoạn”

 Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển giao

 Công việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khác

 Sự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều hơn để chắc chắn thành công Kiểm tra thêm được tiến hành song mang tính nhắc lại

6

Về cách thức giai đoạn của dự án

 Không có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự án

 Thông thường: sử dụng cấu trúc tham khảo

 Các dự án trong cùng một ngành công nghiệp, cùng một tổ chức vẫn khác biệt

 Có cấu trúc chuẩn hóa dự án (như quy định) hoặc không chuẩn hóa mà mỗi dự án sẽ tùy bản chất của dự án và quản lý dự án & đội dự án lựa chọn

 Tính đa phương án: đề xuất một số phương án và sau đó lựa chọn

 Ví dụ

 “Việc xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi một dự án”: hoặc tiền

dự án, hoặc đưa vào pha đầu tiên, hoặc một dự án độc lập

 Cùng một mức dự án: đội dự án này có thể chia một giai đoạn, một đội dự án khác chia hai hai đoạn

Quản lý dự án xuyên suốt vòng đời

 Tiếp cận quản lý dự án

 Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều hành dự án

 Quản lý dự án phải phù hợp với khung cảnh rộng hơn chương trình hay tổ chức

 Quản lý dự án & đội dự án phải xác định phương pháp thích hợp tổ chức quản lý dự án.

 Vai trò của cấu trúc giai đoạn

 “Chi để trị”

 Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá

 Xác định được input và output cho mỗi giai đoạn

 Hai công việc điển hình

 xác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?

 phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là được thực hiện tốt không ?

8

Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạn

Quan hệ các giai đoạn: kế tiếp

 Dự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và quan hệ chồng lấp.

 Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước nó đã hoàn thành Bản chất từng bước một của cách tiếp cận này làm giảm độ không chắc chắn, nhưng loại bỏ những tuỳ chọn để giảm thời gian.

 Ví dụ tiếp cận làm sạch miền chất thải nguy hiểm: ngừng hoạt động, loại bỏ chất thải/làm sạch; tạo cảnh quan mới.

10

Quan hệ giai đoạn: chồng lấp

 Dự án gồm các giai đoạn chồng lấp: một giai đoạn bắt đầu trước khi hoàn thành giai đoạn trước nó Đôi khi được áp dụng với kỹ thuật “ép lịch trình” (sự điều chỉnh nhanh) có thể gia tăng mối

rủi ro và có thể dẫn đến kết quả phải làm lại.

 Tiếp cận tiềm năng xây dựng một nhà máy mới: Giai đoạn/pha thiết kế; giai đoạn/pha xây dựng

Quan hệ giai đoạn: tương tác

 chỉ một giai đoạn được lập kế hoạch tại thời điểm đã cho bất kỳ và việc lập kế hoạch cho giai đoạn kế tiếp đang được thực hiện khi đang tiến triển công việc trên giai đoạn hiện hành và thực hiện việc chuyển giao Cách tiếp cận này rất

hữu ích chủ yếu trong môi trường không xác định, không chắc chắn hoặc có biến đổi nhanh như trong việc nghiên cứu, nhưng nó có thể giảm khả năng cung cấp kế hoạch dài hạn Mục tiêu khi ấy được quản lý bởi sự lớn mạnh của sản

phẩm được giao liên tục và những đòi hỏi ưu tiên cho việc giảm tới mức cực tiểu các rủi ro của dự án và tối đa hoá giá trị kinh doanh của sản phẩm Nó cũng có thể bắt tất cả các thành viên của đội dự án (người thiết kế, người phát triển,

…) luôn phải sẵn sàng suốt quá trình dự án hoặc ít nhất, cũng là cho hai giai đoạn kế tiếp nhau.

12

Vòng đời dự án và vòng đời sản phẩm

 Một sản phẩm có thể được hoàn thành từ một dự án hoặc một số

dự án Khi có nhiều dự án: chương trình.

 Vòng đời sản phẩm là một tập các pha liên tục theo lệ thường

 Vòng đời dự án xảy ra trong một hoặc nhiều pha của vòng đời sản phẩm: Một vòng đời sản phẩm có thể có một số vòng đời dự án:

dự án tạo sản phẩm mới, dự án cải tiến sản phẩm

 Quan niệm cũ phân biệt sản phẩm với dịch vụ Khoa học dịch vụ coi đơn vị kinh tế là dịch vụ, sản phẩm hàng hóa là cơ chế mang sản phẩm dịch vụ.

 Vòng đời dự án cho sản phẩm mới là pha đầu tiên vòng đời sản phẩm Vòng đời dự án cải tiến sản phẩm là pha con trong vòng đời sản phẩm

2 Quản lý dự án trong tổ chức

 Thực hiện công việc trong một tổ chức

 Tổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục tiêu

 Hai loại công việc: thường xuyên (điều hành tác nghiệp) và dự án

 Các đặc trưng giống nhau

 Được thực hiện bởi các cá nhân trong tổ chức

 Giới hạn bởi các áp lực, sức ép về nguồn lực

 Được lập kế hoạch, thi hành, giám sát và kiểm tra

 Được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc kế hoạch chiến lược

 Các điểm khác nhau

 Tác nghiệp đang tiến hành và sản xuất ra các sản phẩm/dịch vụ/kết quả có tính lặp đi lặp lại <> Một dự án một lần

 Tác nghiệp luôn tiếp diễn và duy trì mãi mãi <> Dự án (đội dự án

và các cơ hội) là tạm thời, có thời điểm kết thúc

14

Mối quan hệ giữa dự án và tác nghiệp

 Dự án tác động tới tác nghiệp

 Dự án thành công bổ sung vào tác nghiệp: được tích hợp mục tiêu dự án vào thực tế hoạt động tác nghiệp

 Làm thay đổi hay đóng góp vào hoạt động tác nghiệp:

 Dự án tạo sản phẩm/dịch vụ mới được bổ sung vào dây chuyền sản xuất và bán

 Lắp đặt sản phẩm/dịch vụ mới đòi hỏi thực hiện liên tục công việc

 Nâng cao trình độ nhân viên, làm phong phú văn hóa tổ chức,

 Tác nghiệp hỗ trợ dự án

 Môi trường tác nghiệp hỗ trợ môi trường miền ứng dụng cho dự án

 Tương tác giữa Ban tác nghiệp với quản lý & đội dự án

 Thu nhận thông tin môi trường từ tác nghiệp

Nhà đầu tư

 Khái niệm

 Người hoặc những tổ chức (khách hàng, người tài trợ, người tổ chức thực hiện hoặc công chúng) là những người có liên quan đến dự án mà sự quan tâm của họ có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện và hoàn thành dự án

 Nhà đầu tư bên trong và nhà đầu tư bên ngoài

 Phạm vi xác định nhà đầu tư

16

Nhà đầu tư: khách hàng/người sử dụng

 Khái niệm

 Khách hàng/người sử dụng là những người hoặc những tổ chức

sẽ sử dụng các sản phẩm hoặc các dịch vụ hoặc các kết quả Khách hàng/người sử dụng, có thể là người bên trong hoặc ngoài tổ chức thực hiện dự án Cũng có thể có lớp người sử dụng phức tạp

 Ví dụ

 khách hàng của sản phẩm dược phẩm có thể là các bác sỹ - người kê đơn, là những bệnh nhân - người sử dụng, và có thể là người bảo hiểm tức là người trả tiền thuốc

 một số phạm vi ứng dụng, khách hàng và người sử dụng đồng nghĩa với nhau

 phạm vi khác, khách hàng lại là thực thể giành được sản phẩm của dự án, và người sử dụng là người sử dụng trực tiếp sản

Nhà đầu tư: người tài trợ

Nhà đầu tư: quản lý danh mục và chương trình

 Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm về việc quản lý các

dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc quản

lý các dự án riêng biệt Những người quản lý chương trình kết hợp với những người quản lý từng dự án để cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn cho từng dự án riêng biệt

 Cung cấp thông tin môi trường ngoài dự án/chương trình tới dự án

 chịu trách nhiệm lãnh đạo tập hợp các dự án hoặc các chương trình ở bậc cao mà chúng có hoặc không phụ thuộc lẫn nhau

 Cung cấp thông tin môi trường ngoài chương trình tới dự án

 (Ban) xem xét danh mục là những ban thường được thành lập từ những người thực hiện dự án, những người này hoạt động như là nhóm lựa chọn của dự án: xem xét mỗi một dự án về tiền lãi của

Nhà đầu tư: Ban quản lý dự án

 Khái niệm

 là một cơ cấu tổ chức hoặc một thực thể được trao những trách nhiệm khác nhau liên quan tới việc quản lý tập trung vào sự phối hợp quản lý của những dự án dưới quyền

 Đào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự án

 Hỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử dụng các công cụ như thế nào

 Phân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự án

 Là trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự

án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án

20

Nhà đầu tư: Người quản lý dự án

 Khái niệm

 Là người chịu trách nhiệm cá nhân tổ chức thực hiện dự án nhằm đạt được các mục đích của dự án

 Có khả năng hiểu được các chi tiết của dự án, nhưng lại quản lý

từ nhãn quan bao quát

 Đòi hỏi tính năng động, phán quyết đúng đắn, bản lĩnh lãnh đạo tốt, kỹ năng thương lượng và sự hiểu biết tốt về công tác quản lý

dự án

 Trách nhiệm có thể có

 Phát triển kế hoạch quản lý dự án và các thành phần khác có liên quan

 Duy trì dự án trong giới hạn về thời gian và ngân sách

 Xác định rõ, theo dõi và trả lời về rủi ro

 Cung cấp các báo cáo chính xác và đúng hạn

Nhà đầu tư: Đội dự án và khác

 Đội dự án

 gồm người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án và những thành viên khác của đội, những người thực hiện các công việc

 Không có người không liên quan đến việc quản lý dự án

 cá nhân từ những nhóm khác nhau có hiểu biết về các chủ đề riêng biệt hoặc với các kỹ năng đặc biệt để thực hiện dự án

 Quản lý chức năng

 Quản lý thực hiện

 Người bán hàng/đối tác kinh doanh

22

Yếu tố văn hóa và quy trình tổ chức tới dự án

 Chuẩn văn hóa của tổ chức

 Bao gồm văn hóa và phong cách của tổ chức

 sự hiểu biết chung về việc làm thế nào để tiếp cận lợi ích công việc, những biện pháp gì được xem xét để đạt được lợi ích công việc, và ai là người có ảnh hưởng trong việc làm giảm nhẹ công việc

 văn hóa và phong cách là nhân tố môi trường của doanh nhiệp

có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các mục tiêu

 văn hoá riêng biểu lộ nhiều cách ảnh hưởng

 Chia sẻ quan điểm, giá trị, chuẩn mực, niềm tin và những mong ước

 Chính sách, phương pháp và các qui trình

 Quan điểm về mối quan hệ quyền lực

 Ý thức làm việc và giờ giấc làm việc

 người quản lý dự án nên hiểu phong cách và văn hoá của tổ chức khác nhau Ví dụ, một số trường hợp, một người có vị trí

Kiểu tổ chức theo mức độ quản lý dự án

Quyền lực của

người quản lý dự

án

Ít hoặc không Giới hạn Thấp/Vừa phải Vừa phải /Cao Cao tất cả tới

Cao tới tất cả

Người điều khiển

nguồn kinh phí của

dự án

Người quản

lý chức năng

Người quản lý chức năng

Hỗ hợp Người

quản lý

dự án

Người quản lý

dự án Vai trò của người

quản lý dự án

Bán thời gian

Bán thời gian

Toàn bộ thời gian

Toàn bộ thời gian

Toàn bộ thời gian Nhân viên tác

nghiệp dự án Bán gian thời Bán gian thời Bán thời gian Toàn bộ thời gian Toàn bộ thời gian

Tài sản quy trình

 Khái niệm

 Là tất cả các phương thức có liên quan đến quy trình từ tất cả các tổ chức liên quan trong dự án, được sử dụng nhằm đạt được thành công của dự án

 (i) các kế hoạch, chính sách, qui trình thực hiện, và những hướng dẫn; (ii) cơ sở tri thức của tổ chức như các bài giảng và những thông tin lịch sử

 Quy trình và hướng dẫn

 Các qui trình chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, chính sách (về an toàn, về sức khoẻ, về đạo đức, về quản lý dự án), chuẩn sản xuất và vòng đời của dự án, các chính sách về chất lượng, các qui trình (qui trình kiểm toán, mục tiêu cải thiện, bản liệt kê các danh mục kiểm tra, việc xác định qui trình chuẩn hoá được

sử dụng trong tổ chức)

 Các trang thiết bị thông tin liên lạc của tổ chức (về sự sẵn sàng công nghệ thông tin liên lạc, cho phép thông tin liên lạc đa phương tiện, chính sách lưu trữ các sổ sách ghi chép, các trang thiết bị bảo mật)

 Những hướng dẫn hoặc các trang thiết bị kết thúc dự án (về kiểm toán dự án, đánh giá dự án, đánh giá sản phẩm)

 Các qui trình kiểm tra tài chính (thời gian báo cáo, việc chi tiêu

và xem xét việc chi tiêu, các mã kế toán, các điều khoản hợp đồng chuẩn)

26

Quy trình và hướng dẫn

 Quy trình và hướng dẫn

 Những thủ tục quản lý đúng và sai để xác định việc kiểm tra đúng và sai, phân biệt và giải pháp đúng và sai, và các hoạt động khác có liên quan

 Thay đổi thủ tục kiểm tra bao gồm các bước mà theo đó các chuẩn, chính sách, kế hoạch và thủ tục chính thức của công ty - hoặc các văn bản dự án - sẽ được thay đổi, và có bao nhiêu những thay đổi sẽ được thông qua và có giá trị

 Những thủ tục kiểm tra rủi ro, gồm phạm trù rủi ro, khả năng xác định và những ảnh hưởng

 Những thủ tục được ưu tiên, được thông qua và những quyền hạn trong công việc

Cơ sở tri thức quy trình

 Cơ sở dữ liệu đo qui trình được dùng để thu thập và tạo ra dữ liệu đo các qui trình và sản phẩm

 Hồ sơ dự án (qui mô, chi phí, lịch trình và vạch gianh giới đo đạc, lịch công tác, sơ đồ kế hoạch làm việc, ghi nhận rủi ro, kế hoạch thực hiện khi gặp rủi ro, xác định ảnh hưởng của rủi ro)

 Thông tin lịch sử (các tài liệu và hồ sơ dự án, tất cả những thông tin và văn bản về kết thúc dự án, thông tin về cả kết quả của quyết định lựa chọn dự án trước đó lẫn thông tin thực hiện dự

án, thông tin từ nỗ lực quản lý rủi ro)

 Các cơ sở dữ liệu quản lý kết quả đúng và sai, thông tin kiểm tra, cách giải quyết, và kết quả của các hoạt động khác

 Căn cứ hiểu biết quản lý gồm các các quy định quản lý chính thức, các chính sách, các thủ tục và bất kỳ văn bản dự án nào

 Các cơ sở dữ liệu tài chính gồm các thông tin như giờ làm việc, chi phí, ngân sách và chi phí phụ trội của dự án

28

Vai trò quan trọng của quy trình tổ chức

Các yếu tố thành công then chốt

Hình ảnh trong các thị trường tài

Danh tiếng công nghệ với khách

hàng Tỷ lệ đơn đặt hàng của khách hàng / giá tỷ lệ,Kết quả phỏng vấn “nhận thức” khách hàng

của sản phẩm),

Độ tăng trưởng thị phần của công ty

Dự đoán độ rủi ro trong hồ sơ và

Khách hàng "mới" hoặc "cũ"

Quan hệ khách hàng trước đây

tương tự trong cùng dòng sản phẩm

Hiệu suất dự toán theo công việc Giá công việc, tỉ lệ dự toán /thực tế