Các quy trình quản lý và khởi động dự án hệ thống thông tin

Tài liệu này dành cho sinh viên, giáo viên khối ngành công nghệ thông tin tham khảo và có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành công nghệ thông tin

BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG 4. CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN và KHỞI ĐỘNG, LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1 Nội dung 1. Các quy trình lý dự án 2. Đề xuất dự án 3. Khởi động dự án 4. Lập kế hoạch dự án 2 Tham khảo bài giảng “Quản lý dự án” chương trình đào tạo Thạc sỹ về “Thương mại điện tử và CNTT-TT cho quản lý” tại the Polytechnic University of Turin, 2010-2011 1. Các quy trình quản lý dự án  Khái niệm quản lý dự án  Quản lý dự án là khái niệm để chỉ hoạt động áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào hoạt động của một dự án cụ thể nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án (xem Chương 1).  Một định nghĩa khác: Một tiếp cận có tính tổ chức và phương pháp luận coi dự án như một mục tiêu đặc biệt của tổ chức nhằm đáp ứng toàn bộ dự kiến về thời gian, giá thành và chất lượng.  Đòi hỏi cân bằng giữa:  nhu cầu cạnh tranh về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro và chất lượng;  các bên liên quan với các nhu cầu và kỳ vọng khác nhau;  Các yêu cầu xác định và không xác định 3 Các vùng kiến thức quản lý dự án  Ba nhóm vùng kiến thức liên quan  Tổ chức: Quản lý tài nguyên con người, quản lý truyền thông, quản lý tích hợp  Dự án: Quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý chất lượng, quản lý nhà cung cấp  Khách hàng: Quản lý hợp đồng 4 Các thành phần quản lý dự án  Bốn thành phần quản lý dự án  Phương pháp luận: Lập kế hoạch dự án, đo lường dự án, phân tích tiến độ, ước tính độ hoàn thiện  Tổ chức: Đội dự án, bộ phận dự án  Kỹ thuật: (i) WBS: Work breakdown structure; OBS: Organizational Breakdown Structure ; (ii) PERT: Project Evaluation and Review Technique, (iii) CPM: Critical path method; (iv) Gantt (chart): sơ đồ găng; (v) Earned Value.  Công cụ: MS Project (Carl Chatfield, Timothy Johnson D. (2010). Microsoft® Project 2010 Step by Step, Microsoft)/ Others 5 Sử dụng phương pháp luận  Tính hiệu quả trong quản lý dự án thi hành được chỉ bởi đòn bẩy của kinh nghiệm:  Lặp lại những công việc tốt  Tránh được những điều tồi  Nâng cao sự tiến bộ trong quá trình quản lý  Một phương pháp luận nhận dạng được một quá trình chung, sử dụng lại có thể áp dụng được cho mọi dự án mới  Sử dụng một phương pháp luận cho lợi thế lớn lao trong quản lý dự án, làm tăng đáng kể hiệu năng dự án  Rút gọn thời gian thực hiện dự án do có phạm vị hiệu quả hơn  Giảm thiểu rủi ro dự án tổng thể  Tăng hiệu quả trong các quá trình tạo quyết định  Tăng thêm sự hài lòng của khách hàng (theo nghĩa đẩy mạnh kinh doanh…) 6 Phương pháp luận: các đặc trưng chính  Đặc trưng cốt lõi một PPL hiệu quả dựa trên các quá trình tích hợp, gồm có:  Một mức khuyến nghị chi tiết  Một định nghĩa chuẩn và khuôn mẫu  Các kỹ thuật chuẩn hóa để lập kế hoạch, lập tiến độ, kiểm tra tiến bộ và lập báo cáo  Một định nghĩa các giai đoạn chuẩn hóa cho vòng đời dự án  Các phần tử linh hoạt để phù hợp với mọi dự án  Cung cấp khả năng nâng cao và cải tiến hơn nữa khi cần thiết  Cấu trúc PPL dựa trên hướng dẫn và tư vấn hơn là chính sách và thủ tục chặt chẽ  Sự phổ biến toàn bộ tổ chức/công ty dường như chứng thực chính cho quản lý dự án 7 Vòng đời dự án  Một dự án, cũng như một sản phẩm, được đặc trưng bằng vòng đời của mình  Được chia thành một số pha để dễ quản lý và điều khiển  Được đặt tương ứng ~ với các phương pháp luận chuẩn và được xác định trước  Vòng đời xác định:  Bản chất của công việc/hoạt động được đưa vào trong mỗi pha (chẳng hạn, hoạt động chính yếu “xác định yêu cầu” trong pha thiết kế hoặc pha thực thi…)  Bản chất của các tài nguyên tham gia vào mỗi pha (chẳng hạn, đưa người phát triển phần mềm vào pha thiết kế…)  Đặc trưng điển hình của vòng đời dự án:  Chi phí và tài nguyên thuê mướn là thấp trong pha khởi động; chúng tăng đáng kể trong pha trung tâm và giảm nhanh vào thời gian cuối  Khả năng chi phối kết quả ưự án giảm dần khi các pha tiếp diễn và hệ quả là giá thành làm lại tăng lên  Xác suất thành công của dự án tăng lên khi các pha tiến triển 8 Pha trong vòng đời dự án  Mỗi pha của dự án  Là sự ghi nhận việc hoàn thành một/một vài kết quả chính và hoàn thành các sản phẩm liên quan (tính phân phát)  Các đối tượng hiển và thấy được là kết quả lôgic của một/một vài bó công việc (chẳng hạn, một tài liệu phân tích, một môđun phần mềm được hoàn thành, một cấu trúc tổ chức, một học liệu …)  Các thành phần liên quan một cách lôgic được tổng hợp lại để thi hành sản phẩm cuối cùng như là mục tiêu của dự án  Sự ghi nhận có tính khái quát bởi một đánh giá chính thức (theo cổng giai đoạn) bởi cả tính phân phát và hiệu quả dự án theo thời gian:  Để xác định dự án nên tiếp tục ở pha tiếp theo của nó (Quyết định Go/Not Go)  Để phát hiện và làm chính xác chi phí xử lý lỗi một cách hiệu quả 9 Định danh các pha của dự án  Một xác định tổng quát, chuẩn gồm có các pha:  Xác định dự án (“Define”)  Lập kế hoạch và khởi động dự án (“Structure & Plan”)  Thực hiện dự án (“Execute”, “Control the Project”, “Report project status”)  Đóng dự án (“Close”) 10 [...]... của dự án và đánh giá hiệu năng hệ thống Giải phóng đội dự án và cấu trúc dự án Các hoạt động chính của pha này  Thực hiện đánh giá dự án kết luận với khách hàng và sự thu nhận kết quả     cuối cùng mọi phân bố dự án Đo lường hiệu năng dự án khi so sánh với thời gian và chi phí theo kế hoạch Cấu trúc và lưu giữ thông tin và tài liệu dự án Chuẩn bị báo cáo kết thúc dự án Theo dõi và ghi nhận các. ..        Theo dõi và giám sát tiến độ dự án (hoạt động và chi phí) Đưa phù hợp các tài nguyên cần thiết và kế hoạch dự án để đạt được các mục tiêu của dự án về thời gian, chi phí và chất lượng Định danh và giải quy t các vấn đề mở Định danh và quản lý các rủi ro dự án Theo dõi tình trạng và hiệu quả bản chất của các dự án liên quan Phối hợp các định vị tài nguyên Đánh giá và phê duyệt mọi phân... của dự án    Pha xác định dự án: Define Pha lập kế hoạch và khởi động dự án: Structure & Plan Pha thực thi dự án (Implementation)     Thực hiện Điều khiển dự án Lập báo cáo hiện trạng dự án Pha đóng dự án (Clossure) Các quá trình quản lý dự án là liên kết chặ chẽ nhau    Trong nội bộ mỗi pha để hoàn thành quá trình Trong các pha khác nhau thông qua cung cấp đầu ra cho các pha tiếp theo và. .. Khái niệm: nhà đầu tư dự án là các cá nhân và tổ chức được cuốn hút tích cực vào dự án   Quan tâm của họ có tác động tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện dự án hay hoàn thiện dự án  Họ có thể đưa ảnh hưởng, trực tiếp hoặc gián tiếp, lên dự án và kết quả của nó        Với mọi kiểu dự án, các nhà đầu tư quan trọng gồm: Người quản lý dự án: chịu trách nhiệm quản lý dự án Khách hàng: sử dụng... cần có các kỹ năng liên ngành, gồm có       Tính lãnh đạo mạnh mẽ Năng lực tổ chức tốt Đủ trí tuệ để hiểu các chủ đề liên quan tới dự án Các kỹ năng truyền thông hiệu quả Kỹ năng làm việc nhiều người hiệu quả Kiến thức về kỹ thuật quản lý dự án 15 Nói thêm về quá trình quản lý dự án   Các quá trình quản lý dự án mô tả, tổ chức và hoàn thành các công việc của dự án Được nhóm phù hợp với các pha... tiết cần thiết để khởi động dự án Các hoạt động chính của pha này            Xác định phạm vi dự án Xác định các hoạt động của dự án Xác định cấu trúc tổ chức của dự án và lên kế hoạch tài nguyên cần thiết Chuẩn bị một lịch hành động Ước tính ngân sách Phân tích rủi ro và xác định các kế hoạch ứng phó Xác định các chuẩn và thủ tục dự án Chuẩn bị Tuyên bố dự án Thực hiện đánh giá kinh tế cuối... đội dự án Giải quy t các xung đột Phối hợp các hợp đồng phụ Quản lý truyền thông nội bộ Quản lý quan hệ khách hàng 21 Pha thực thi: Thực hiện  Lược đồ của pha này và liên phụ thuộc liên quan 22 Pha thực thi: Kiểm tra dự án   Kiểm tra sự đạt được mục tiêu dự án (thời gian, chi phí và chất lượng), phân tích mọi biến đổi với kế hoạch dự án và định danh các hành động chỉnh lý thích hợp Các hoạt động. .. dự án Cơ quan thực hiện dự án: cung cấp tài nguyên để hiện thực hóa dự án Các thành viên trong đội dự án: nhóm thực hiện các công việc của dự án Nhà tài trợ: cung cấp tài nguyên tài chính cho dự án và hỗ trợ kết quả của nó Một số nhà đầu tư khác:  Nhà thầu phụ  Người dùng hệ thống 11 Quản lý kỳ vọng của nhà đầu tư  Để hoàn thành các mục tiêu của dự án, kỳ vọng của mỗi nhà đầu tư phải được quản lý. .. của dự án    Nhóm quy trình khởi tạo gồm hai quy trình: Phát triển tuyên bố dự án và Xác định nhà đầu tư khi bắt đầu một dự án mới /một pha mới của một dự án Tuyên bố dự án Bao gồm: (i) Xác định phạm vi ban đầu; (ii) Cam kết nguồn lực ban đầu về tài chính; (iii) Xác định các nhà đầu tư: những người (bên trong/bên ngoài)có tương tác và ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án; (iv)Người quản lý dự án; ... dung dự án  Năng lực quan hệ  Văn hóa, đạt được từ quản lý đội dự án trong suốt quá trình thực hiện mọi pha của dự án nhờ  Lập kế hoạch, phát triển và tiến hóa nó  Thi hành công việc đội dự án  Kích thích sự phát triển tinh thần hợp lực từ các năng lực khác nhau  Phương pháp luận, dựa trên kinh nghiệm và được sử dụng để  Đảm bảo chất lượng của quản lý dự án một cách mạch lạc  Ngăn ngừa các vấn . kỹ thuật quản lý dự án 15 Nói thêm về quá trình quản lý dự án  Các quá trình quản lý dự án mô tả, tổ chức và hoàn thành các công việc của dự án  Được nhóm phù hợp với các pha của dự án  Pha. dung 1. Các quy trình lý dự án 2. Đề xuất dự án 3. Khởi động dự án 4. Lập kế hoạch dự án 2 Tham khảo bài giảng Quản lý dự án chương trình đào tạo Thạc sỹ về “Thương mại điện tử và CNTT-TT cho quản. tích hợp  Dự án: Quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý chất lượng, quản lý nhà cung cấp  Khách hàng: Quản lý hợp đồng 4 Các thành phần quản lý dự án  Bốn