PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT

Cụng ty Cp Tự Động hoỏ Tõn Phỏt Cụng ty CP TB Điện Tõn Phỏt  Cỏc thành tựu chớnh đạt được : Với sự kinh doanh chuyờn nghiệp và hiệu quả của mỡnh Cụng ty đó đạt được những thành tựu vin

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TÂN PHÁT

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trô së chÝnh: Km 12 - Quèc lé 1A - Thanh Tr× - Hµ Néi

Tæng DiÖn tÝch v¨n phßng : 1500m2

Tæng DiÖn tÝch kho tµng vµ xëng : 4.500 m2

§Þa chØ: D8 - Km 11+500 Km 1A Thanh Tr× - Hµ Néi

V¨n phßng t¹i TP HCM: Sè A8 Phan V¨n TrÞ - Phêng 10 - QuËn Gß VÊp - TP HCM Vốn điều lệ là 35.000.000.000 VND (Ba mươi lăm tỷ Việt nam đồng)

 Lịch sử hình thành

- Tháng 9 năm 1999 được chuyển đổi lại là công ty TNHH Tân Phát

- Tháng 2 năm 2006 chuyển đổi thành công ty CPTB TÂN PHÁT

 Các đơn vị trực thuộc

Công ty CP Tân Phát Sài Gòn

Cụng ty Cp Tự Động hoỏ Tõn Phỏt

Cụng ty CP TB Điện Tõn Phỏt

 Cỏc thành tựu chớnh đạt được : Với sự kinh doanh chuyờn nghiệp và hiệu quả của mỡnh Cụng ty đó đạt được những thành tựu vinh quang như:

- Cỳp vàng ISO 2008

- Cỳp vàng thương hiệu Việt uy tớn chất lượng năm 2007

- Cỳp Vàng Hội Nhập WTO

- Cỳp Vàng Thương Hiệu Cụng Nghiệp

- Huy chương Vàng Hội chợ Quốc tế hàng cụng nghiệp Việt Nam năm 2007

- Vỡ sự phỏt triển doanh nhõn Việt Nam năm 2008

- Huy chương vàng sản phẩm chất lượng năm 2007

- Huy chương vàng: Cỏnh tay robot cụng nghiệp năm 2007

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp

 Ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất gia công và sửa chữa các sản phẩm cơ khí, điện tử, tự động hóa;

- Buôn bán máy móc, thiết bị công nghiệp, thiết bị sản xuất khí than, thiết bị dâychuyền sản xuất dầu than, thiết bị kiểm tra kiểm định, dây chuyền sản xuất lắp ráp ôtô,

xe máy, phơng tiện vận tải và xây dựng;

- T vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật công nghiệp;

- Đào tạo và dạy nghề: Công nghệ ôtô; Điện công nghiệp; Điện tử công nghiệp; Kỹthuật lắp đặt điện và điều khiển trong công nghiệp

- Thiết kế, sản xuất lắp ráp, mua bán các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp, lò sinhkhí than, dây chuyền sản xuất dầu than, máy công cụ, thiết bị dạy nghề và tự độnghóa ; Thiết kế mạng máy tính, mạng thông tin liên lạc hệ thống camera quan sát;

- Buôn bán máy móc, thiết bị công nghiệp nhiệt năng, áp lực nh nồi hơi, nồi dẫn dầu tảinhiệt, máy phát điện, nhà máy nhiệt điện, thiết bị chuyển đổi năng lợng, thiết bị tiếtkiệm năng lợng;

- Sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu: Thiết bị đào tạo nghề, thiết bị dạy học, đồ dùnghọc tập, thiết bị giáo dục;

- Nhận thầu chọn gói các công trình theo phơng thức (EPC) chìa khóa trao tay;

- Sản xuất gia công và sửa chữa điện;

- Quản lý, xây dựng, lắp đặt, cho thuê trạm thu phát sóng BTS, thiết bị viễn thông

 Lĩnh vực chuyên ngành mũi nhọn là:

- T vấn, thiết kế xởng cơ khí và sửa chữa ôtô

- T vấn cung cấp thiết bị đào tạo nghề cho:

+ Các trung tâm đào tạo nghề

+ Các trờng, Cao đẳng, trung cấp nghề

+ Các trờng Đại học

Thuộc các ngành cơ khí, ôtô, điện, tự động hóa

- T vấn, thiết kế và cung cấp mô hình học cụ, phần mềm cho đào tạo cơ khí, điện ôtô,dây chuyền kiểm định ôtô, dây chuyền lắp ráp ôtô, thiết bị gia công đại tu, sửa chữa

ôtô, dây chuyền xử lý bề mặt, sơn sấy ôtô theo công nghệ mới và tiêu chuẩn quốc tế

- T vấn thiết kế, cung cấp thiết bị điện, tự động hoá: Chế tạo, lắp đặt, hiệu chỉnh cácdây chuyền tự động hoá, thiết bị điều khiển động cơ xoay chiều và một chiều, cung cấpcác thiết bị cơ khí t liệu sản xuất, cung cấp các thiết bị điều khiển tự động hoá, cungcấp hệ thống thiết bị trung hạ thế, tủ điện, bàn điều khiển trong công nghiệp, cung cấpcác thiết bị đo lờng chính xác, hệ thống điều khiển Cung cấp các phần mềm điều hànhsản xuất, quản lý nhân sự các phần mềm theo yêu cầu, hệ thống thông tin và giám sát

an ninh…

- Cung cấp thiết bị đơn lẻ hoặc đồng bộ cho các nhà cung ứng, dây chuyền sản xuấtcông nghiệp nh ôtô, xe máy

- Thiết bị ngành nhiệt năng cho cán thép, giấy, cao su, nồi hơi, phát điện

- T vấn kỹ thuật, cung cấp thiét bị và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực cung cấp

hệ thống nh: lò khí than, lò than xích, lò nhiệt d ximăng, turbine máy phát điện, nhàmáy nhiệt điện, nồi hơi, nồi dẫn dầu tải nhiệt, thiết bị chuyển đổi năng lợng, thiết bịtiết kiệm năng lợng; thực hiện thi công nhiều gói thầu EPC đặc biệt chuyên ngànhcông nghiệp phục vụ cho các nhà máy cán thép, mạ kẽm, gốm sứ, cao su, giấy, bột giặt

và hóa chất, nhiệt luyện, nhà máy mía đờng, gạch, gốm sứ, thuỷ tinh, thức ăn chănnuôi, sấy tinh bột Nhằm tạo ra sự đột phá cho các doanh nghiệp về tiết kiệm nhiênliệu, giảm giá thành sản phẩm, tạo ra sức mạnh mới;

- Cung cấp toàn bộ linh kiện, thiết bị cho dây chuyền sản xuất gốm xứ, gạch men nh:

lò nung tuynel các loại (con lăn, xe goong…) con lăn, dây đai các loại, băng chuyền,bép đốt, bép phun, van các loại, can nhiệt, dây điện cực động cơ, hộp số, máy bơm,

đồng hồ điện, lỡi cắt, lỡi mài…

- Quản lý, xây dựng, lắp đặt, cho thuê trạm thu phát sóng BTS, thiết bị viễn thông, xâydựng các hệ thống điều khiển, cảnh báo các thiết bị của trạm từ xa…

1.3 Cơ cấu tổ chức hoạt động tại Cụng ty

Công ty tổ chức hoạt động theo sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần thiết bị Tân Phát

P hành chính nhân sự

hội đồng quản trị

p Dự án P kinh doanh P kỹ thuật

công nghệ

P kD thiết bị

ôtô

Bộ phận

t vấn Thiết kế

Bộ phận

Đào tạo Pchính hành

Bộ phận Lắp đặt

Bộ phận Công nghệ

p dự án 2

p dự án 1

Phòng kd Thiết bị cn

Bộ phận Bảo hành

P Kế toán tài chính P vật t & kho hàng P xuât nhập khẩu chất l ợngP quản lý

nhập hàng

giao dịch n

ớc ngoài

quản lý thực hiện

xây dựng mục tiêu chất l ợng

p dự án 4

p dự án 3

phòng

DV & CSKH

Nhiệm vụ của các phòng ban:

♣Phòng dự án: Được quản lý của các Phó tổng giám đốc

+ Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, điều hành toàn bộcác dự án của Công ty

+Phối hợp với Phòng Đầu tư - Phát triển đề xuất các vấn đề liên quan đếnviệc đầu tư xây dựng các công trình mới, cải tạo các công trình đã xây dựng+ Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty lập tiến độ nhu cầu vốncác dự án, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc Công ty xét duyệt, thanh toántheo tiến độ các dự án

+ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến các dự án của Công ty.+ Theo dõi, đôn đốc, giám sát việc khảo sát, thiết kế, thi công công trìnhthuộc dự án và thẩm định trước khi trình Ban Tổng Giám đốc Công ty duyệttheo quy định

+ Liên hệ các cơ quan chức năng lập các thủ tục chuẩn bị đầu tư: Thiphương án thiết kế kiến trúc, thoả thuận phương án kiến trúc qui hoạch, trìnhduyệt thiết kế cơ sở, dự án đầu tư, xin giấy phép xây dựng….

♣Phòng kinh doanh

+ Điều tra trường, xây dựng kế họach sản xuẩt trong công ty để hoàn thành

kế hoạch

+ Tìm kiếm và cung cấp thông tin cho khách hàng

+ Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá bán buôn và bán lẻ

♣Phòng kỹ thuật công nghệ:

Chịu trách nhiệm cập nhật các thiết bị công nghệ mới và hướngdẫn sử dụng các thiết bị mà cung cấp cho khách hàng Làm dịch vụ bảohành và sửa chữa thiết bị ngoài bảo hành theo nhu cầu của khách hàng

♣Phòng hành chính nhân sự

+ Quản lý nhân sự, các vấn đề về chính sách

+ Quản lý tiền lương, xõy dựng định mức lao động, thanh quyếttoỏn tiền lương, quản lý quỹ lương, thưởng

+ Quản lý cụng tỏc tuyển dụng+ Quản lý cụng tỏc bảo vệ, y tế

♣Phũng tài chớnh kế toỏn

+ Quản lý tài chớnh của cụng ty+ Phõn tớch hoạt động tài chớnh của cụng ty + Ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế vào sổ sỏch kế toỏn, tổng hợp chiphớ sản xuất, tớnh giỏ thành sản phẩm

+ Tớnh tiền lương cho cụng nhõn viờn+ Thực hiện cụng tỏc thu tiền khỏch hàng , quản lý quỹ tiền mặt vàthực hiện một số chức năng quản lý vốn khỏc như huy động vốnngõn hàng, đầu tư ngắn hạn và dài hạn,

♣Phũng vật tư và kho hàng: Nhiệm vụ là nhập, lưu trữ và xuất kho hànghoỏ, vật tư khi cú đủ giấy tờ của cỏc bộ phận gửi đến Cuối mỗi kỳ thỡkiểm kờ và đối chiếu tỡnh hỡnh hàng hoỏ cũn trong kho để lập bỏo cỏotrỡnh cho ban giỏm đốc

♣Phũng xuất nhập khẩu: Làm cỏc thủ tục nhập khẩu hàng hoỏ và giải quyếtcỏc vấn đề phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhập khẩu

1.4 Quy trỡnh cung cấp hàng húa, dịch vụ

Việc cung cấp hàng hoá của Công ty xuất phát từ hai bộ phận là phòng dự

án và phòng kinh doanh Đối với phòng dự án thì đảm nhiệm cung cấp hàng hoá,dịch vụ cho các công trình có giá trị lớn và dài hạn Còn phòng kinh doanh thì

đảm nhiệm cung cấp hàng hoá, dịch vụ và tìm kiếm khách hàng là các công tybán buôn, bán lẻ hàng hoá Vì vậy mà xuất phát từ 2 phòng ban này mà quy trìnhcung ứng hàng hoá có khác nhau

 Từ dựa án: hồ sơ thầu  hợp đồng xuất hàng

 Từ kinh doanh:

 Bán lẻ: Gửi báo giá  chấp nhận mua hàng xuất hàng

 Bán buôn: hợp đồng  xuất hàng

_ Phòng sơn thơng hiệu Tân Phát dùng cho xe du lịch

Mụ tả sản phẩm

Model: TP-PB04

Hóng sản xuất: Tõn Phỏt

- Phũng sơn sấy thiết kế và sản xuất theo tiờu chuẩn Chõu Âu

- Cú bộ tuần hoàn khớ núng giỳp tăng hiệu quả sấy

- Cú bộ hỳt khớ thải theo tiờu chuẩn Chõu Âu, nờn điều chỉnh được ỏp suất trong phũng sơn theo ý muốn, trỏnh được bụi quẩn trong phũng sơn

- Thiết kế mới nhất là loại cú hệ thống đốn được gắn bờn sườn của phũng sơn, khung được làm bằng hợp kim nhụm, mụtơ quạt giú cấp nhiệt được đặt độc lập với đường giú núng nờn tăng tuổi thọ của mụtơ Với kết cấu mới việc bảo dưỡng và sửa chữa hết sức đơn giản và thuận tiện

Bảng thụng số kỹ thuật chi tiết:

1.5 Nguồn nhân lực của công ty:

Đội ngũ nhân viên từ kinh doanh, chuyên viên kỹ thuật, thiết kế, nghiên

cứu kỹ thuật, lập dự án đầu t đến lắp đặt thiết bị, bảo hành, bảo trì và chuyển giao

công nghệ có tay nghề cao đợc đào tạo nâng cao cập nhật kiến thức do chính các

nhà cung cấp hớng dẫn Luôn sẵn sàng đến hiện trờng để khảo sát đo đạc, lập bản

vẽ thiết kế thi công và hớng dẫn chủ đầu t thi công nền móng công trình

Tuyển dụng nhân viên từ các tr ờng đã đ ợc đào tạo cơ bản:

+ Toàn bộ nhân viên khi tuyển dụng vào làm việc đều phải qua các khâu

kiểm tra cơ bản về bằng cấp và trình độ chuyên môn sao cho đúng ngời và đúng

việc nhất sau đó đợc các chuyên gia của nhà cung cấp đào tạo lại

+ Các cán bộ kỹ thuật và kinh doanh đều đợc tốt nghiệp từ các trờng đạihọc hàng đầu trong nớc nh: Đại học Bách khoa, Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân,

Trờng Đại học Thơng mại, Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội, Trờng Đại học

Ngoại thơng

Đào tạo nội bộ là công việc th ờng xuyên của Công ty Tân phát

+ Để không ngừng nâng cao chất lợng về nhân sự, nhiệm vụ đào tạo nội bộcủa Công ty đặt lên hàng đầu Công ty thờng xuyên có các chơng trình đào tạo

nội bộ vào các thứ bẩy hàng tuần, để nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn

+ Phòng Kỹ thuật - Công nghệ kết hợp với bộ phận đào tạo nội bộ cónhiệm vụ chuẩn bị tài liệu, giáo trình về đào tạo kỹ thuật và kiến thức về công

nghệ mới, để đào tạo cho toàn bộ nhân viên của Công ty

+ Các cán bộ chủ chốt của các phòng Dự án, Kinh doanh liên tục tham giacác khóa đào tạo ngắn hạn của trờng Đại học Kinh tế Quốc dân sau đó về Công

ty đào tạo lại cho nhân viên Dự án, nhân viên Kinh doanh của Công ty và các

phòng ban bộ phận có liên quan trong Công ty

+ Công ty định kỳ từ 3 đến 4 tháng mời các chuyên gia nớc ngoài và cácgiáo s, tiến sỹ của các trờng Đại học về đào tạo ngắn hạn hay mở cuộc tọa đàm

nâng cao kiến thức cho nhân viên

+ Nhân viên thờng xuyên đợc đào tạo cập nhập kiến thức do chính các nhàcung cấp về kiến thức bán hàng cũng nh kiến thức công nghệ

Năng lực nhõn sự của cụng ty

Đội ngũ nhõn viờn của Cụng ty hầu hết được đào tạo bài bản cú hệ thốngtại cỏc trường Đại học và Cao đẳng trong cả nước và nước ngoài với nhiều

53 Nhõn viờn tốt nghiệp cao đẳng kỹ thuật

49 Nhõn viờn trung cấp

Dưới đõy là danh sỏch cỏn bộ chủ chốt của Cụng ty

cụng tỏc

Trỡnh độ chuyờn mụn

Nhiệm vụ được giao Chức vụ

1 Nguyễn Trung Phong 9 Cử nhõn kinh tế Điều hành, quản lý chỉ đạo chung Chủ tịch

4 Ngô Quốc Huy

6

Cử nhân kinh tế Đại Học Thương Mại

Quản lý và chịu trách nhiệm chung phòng Dự án 1 Thiết lập, tổ chức, triển khai thực

hiện các dự án

Phó tổng

GĐ phòng DA2

6 Đỗ Quang Dũng

4 Cử nhân kinh tế Quản lý và chịu trách nhiệm

chung phòng Dự án 3

Trưởng phòng DA3

7 Nguyễn Quốc Đại 4 Cử nhân ngoại ngữ

ĐH Hà Nội

Quản lý và chịu trách nhiệm chung phòng Dự án 4

Trưởng phòng DA4

ĐHBK khóa 87-92

Quản lý và chịu trách nhiệm chung về kỹ thuật

Giám đốc KT-CN

Xe-Máy Học viện kỹ thuật quân sự

Phụ trách kế hoạch và đào tạo GĐ kế hoạch và

Phụ trách tài chính Kế toán trưởng

13 Trương Văn Long 3 Kỹ sư công nghệ

15 Nguyễn Công Long 6 Cử nhân cao đẳng

tự động khóa ĐHBKHN

Phụ trách thiết kế tư vấn, thi công nền móng, thực hiện các bản vẽ

Phụ trách thiết

kế phòng KT - CN

PHẦN HAI: HỆ THỐNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN CỦA

CÔNG TY

2.1 HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

2.1.1 Đặc điểm về tổ chức kế toán của Công ty

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty cổ phần thiết bị Tân Phát là nhậpkhẩu và cung cấp hàng hoá thiết bị theo hợp đồng và theo dự án nên khi tổng hợpgiá thành kế toán tổng hợp theo từng hợp đồng hàng hóa và từng dự án Riêngđối với các dự án lớn thì toàn bộ chi phí phát sinh kế toán tổng hợp riêng, còn đốivới các hợp đồng thì chi phí sẽ tổng hợp theo tháng và phân bổ những chi phíchung cho mỗi hợp đồng Khi thu thập số liệu đầu vào, bộ phận kế toán thu thập

và xử lý chứng từ ban đầu, ghi chép, theo dõi một số sổ nhật ký chung, nhật kýmua hàng, nhật ký thu chi tiền, sổ cái chi tiết của mỗi tài khoản Cuối kỳ tổnghợp số liệu, lập các báo cáo kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo chung toànCông ty

2.1.2 Tổ chức nhân sự kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy thực hiện kế toán

1- Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ phải thu: Trần Thị Hương

• Thủ quỹ:

- Hàng ngày xuất nhập quỹ theo phiếu thu, chi

- Nộp, rút tiền từ ngân hàng về quĩ

- Thực hiện ghi chép thực tế nhập xuất tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt, chốt số

dư cuối ngày

- Cuối ngày đối chiếu số dư trên sổ quĩ TM và số tiền tồn thực tế, đối chiếuvới kế toán theo dõi Mọi chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và đối chiếukịp thời

- Cuối tháng, thủ quĩ và kế toán tiến hành theo dõi, kiểm tra quĩ và lập biênbản kiểm kê theo qui định, ngoài ra có thể tiến hành kiểm kê quĩ đột xuất

• Công nợ

- Thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng hay trực tiếp cán bộ kinh doanhbán hàng cho khách hàng đó để đảm bảo các khoản công nợ được hạch toánđầy đủ và đúng

- Đối chiếu theo dõi các khoản tiền nộp bảo lãnh bằng tiền mặt tại các đơn vịkhác để kịp thời thu hồi đúng thời hạn

- Cuối tháng căn cứ theo hỗ trợ hạch toán kế toán để tính toán hạch toán hoahồng nhân viên được hưởng, khách hàng được hưởng Khi có đề nghị thanhtoán hoa hồng thì kiểm tra xem số tiền hoa hồng được tính và hưởng theo chế

Kế toán kho

Kế toán thanh toán

Kế toán tổng hợp

- Hạch toán các nghiệp vụ giao dịch với Ngân hàng vào sổ và lưu trữ chứng từtheo từng ngân hàng Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để kịp thời pháthiện chênh lệch nếu có

- Lập phương án kinh doanh để vay ngân hàng các hợp đồng nội và hợp đồngngoại Hoàn thiện bộ hồ sơ vay theo đúng yêu cầu của ngân hàng

- Cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết số dư từng ngân hàng

- Làm các Bảo lãnh dự thầu, hợp đồng, tạm ứng, bảo hành ngoài Ngân hàng

- Theo dõi tiền ký quỹ bảo lãnh, mở L/C tại Ngân hàng Theo dõi chính xác và kịp thời số tiền dư nợ tại ngân hàng

- Lên kế hoạch trả lãi vay và gốc vay ngân hàng vào cuối tháng

3- Kế toán kho: Bùi Thị Thơm

- Phòng kinh doanh, dự án chuyển hợp đồng hay phiếu báo giá hàng hoá hoặcgiấy xuất mượn- giữ, kế toán làm phiếu xuất kho

- Khi hàng nhập về: Căn cứ vào chứng từ báo của phòng XNK, các nhân viên,

kế toán làm phiếu nhập kho, phân bổ đầy đủ các chi phí để phiếu nhập phánánh chính xác giá vốn

- Nếu có hàng nhập trả lại, xem xét đầy đủ các chứng từ hợp lệ thì nhập trả lại

- Hàng tháng làm kiểm kê kho: Đối chiếu số liệu tồn thực tế với sổ chi tiết kếtoán và thẻ kho hàng ở kho đảm bảo tính khớp đúng của số liệu

- Hàng tuần, khi bộ phận mô hình đưa phiếu xuất nhập có đầy đủ chữ ký thìxuất, nhập vật tư, tập hợp theo từng thành phẩm sản xuất

- Hàng tháng phải kiểm kê đối chiếu số liệu tồn thực tế và sổ của kế toán môhình với sổ chi tiết kế toán và thẻ kho của công ty

4- Kế toán tổng hợp: Nguyễn Thị Ngọc Hà

- Hàng ngày nhập phiếu thu, chi tiền mặt

- Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh khi có giấy đề nghị thanh toán đã đầy đủchữ ký

- Cuối tháng lên báo cáo thuế GTGT, báo cáo sử dụng hóa đơn nộp lên cơ quanthuế

- Theo dõi và hạch toán TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ

- Hạch toán theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương

- Cuối tháng tổng hợp toàn bộ số liệu, đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết, lậpBCTC trình kế toán trưởng

5- Kế toán thanh toán: Nguyễn Thanh Hương

- Đối với các đơn vị uỷ thác: Theo dõi các chứng từ, lập giá và viết hoá đơn,tính các chi phí phải trả, chênh lêch VAT, tính lãi vay

- Nhận bộ hồ sơ nhận hàng từ phòng XNK, kiểm tra và gửi đi cho người nhậnhàng, theo dõi hàng về, báo cho nhân viên kho

- Thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp trong và ngoàinước để đảm bảo các khoản nợ được hạch toán đúng và đủ

- Lên kế hoạch công nợ phải trả hàng tuần

- Hạch toán và theo dõi công nợ tạm ứng

- Hạch toán và theo dõi công nợ vay và cho vay cá nhân, tính lãi vay phải trả

và phải thu làm căn cứ hạch toán lãi vay hàng tháng

- Hoàn thiện thủ tục, mua hoá đơn GTGT

6- Kế toán trưởng: Nguyễn Mỹ Dung

- Hàng ngày kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ phát sinh cũng như tính hợp pháp,hợp lệ của chứng từ thu chi

- Ký duyệt tất cả các nghiệp vụ hạch toán trong ngày của công ty, của kế toánquản trị

- Nắm toàn bộ số liệu kế toán, cung cấp thông tin cho Ban giám đốc nếu có yêucầu

- Phân tích, đưa ra các tư vấn cần thiết cho Ban giám đốc công ty về tình hình tàichính công ty, nhằm tiết kiệm chi phí, tăng cường kiểm soát nội bộ trong côngty

- Giao dịch với cơ quan chức năng

Nhận xét: Cách tổ chức nhân sự trong phòng kế toán của công ty là hợp lý theo

đặc thù kinh doanh.Tuy nhiên việc phân giao nhiệm vụ cho mỗi nhân viên kếtoán còn chồng chéo và chưa rõ ràng

2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán của công ty

Tại công ty cổ phần thiết bị Tân Phát, hình thức kế toán được áp dụng là hìnhthức nhật ký chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở hoá đơn chứng

từ gốc đều được ghi vào nhật ký chung hay nhật ký đặc biệt trước khi ghi vàocác sổ cái , lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối ngày

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Đây là hình thức ghi sổ rất phổ biến đối mà các công ty vừa và nhỏ hiện nayđang dùng Hình thức này khá đơn giản do quy trình của nó ngắn ngọn, tất cả cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi nhận ngay vào sổ nhật ký chung, sổ kếtoán Công ty áp dụng hình thức này nên mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cao chocông việc của các nhân viên

2.1.3.1 Các sổ sách, biểu mẫu, chứng từ

Các biểu mẫu:

Các biểu mẫu chứng từ và các loại sổ, thẻ

Biểu mẫu báo cáo:

• Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DNN

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DNN

• Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DNN

• Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F01 – DNN

+ Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung nên sử dụng các sổ sáchsau:

- Sổ nhật ký chung : mẫu số S03a-DNN

- Sổ Nhật ký thu tiền: mẫu số S03a1- DNN

- Sổ Nhật ký chi tiền: mẫu số S03a2- DNN

- Sổ Nhật ký mua hàng: mẫu số S03a3- DNN

- Sổ Nhật ký bán hàng: mẫu số S03a4- DNN

- Sổ Cái: mẫu số S03b- DNN

- Sổ quỹ tiền mặt: mẫu số S05- DNN

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán bằng ngoại tệ: mẫu số S14- DNN

…

+ Các chứng từ thường dùng:

- Bảng thanh toán tiền lương

- Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hóa

- Bảng kê mua hàng

- Phiếu thu; Phiếu chi

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Hóa đơn bán hàng

- Giấy đề nghị tạm ứng

…

2.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

Dựa trên quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung của mình Hiện tại,Công ty sử dụng phần mền kế toán Fast 2004 để vào sổ và lập các báo cáo:

Chứng từ gốc

Nhập vào các phiếu trong phần mềm

Sơ đồ : Quy trình thực hiện kế toán trên phần mềm

Mỗi 1 nhân viên kế toán ứng với nhiệm vụ của mình sẽ được apply sử dụnghoặc 2 modul trên phần mềm kế toán Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi

Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phânmền kế toán

- Theo quy trình của phần mền kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ nhật ký, Sổ, thẻ chi tiết có liên quan và Sổ cái)

- Cuối tháng (hoặc bất kì vào thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện cácthao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa các sốliệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chínhxác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì Người làm kế toán có thểkiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ragiấy

- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kếtoán ghi bằng tay Ngoài ra Công ty còn lưu bản mềm vào đĩa CD để lưu trữ.Mặt khác, các máy trong công ty được nối mạng với nhau vì thế rất thuậntiện trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận Ngoài ra, việc tra cứu tin tức,các quy định mới cũng được cập nhật nhanh hơn tạo điều kiện cho việc quản lýcủa bộ phận kế toán trở nên nhanh chóng, đáp ứng kịp thời, chính xác

Minh hoạ quy trình nhập thông tin vào các phiếu và sổ từ giấy tạm ứng

Ta có từ giấy đề nghị tạm ứng ( phục lục 1) thì kế toán nhập vào phiếu chivới các thông tin như sau:

Công ty Cổ phần thiết bị Tân Phát Mẫu số 01

Km12, quốc lộ 1A, Thanh Trì, HN ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Quyển số: 20031

Nợ: 6429

Có: 1111

Phiếu Chi

Ngày: 30/05/2009Người nhận tiền: Trần Thế Anh

Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

( Ký, họ tên, đóng dấu ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Phần này chị chỉ thêm cho em là sau khi nhập phiếu chi vào phần

mềm thì số liệu đi vào các sổ tiếp theo nhu thế nào?

2.1.4 Nhận xét chung về hệ thống kế toán

Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty đã đảm bảo thực hiện đầy đủ chức

năng, nhiệm vụ cũng như yêu cầu công tác kế toán Hoạt động kế toán đã cung

cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cho hoạt động quản lý doanh

nghiệp, đạt được mục tiêu đã xác định

Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty đã đảm bảo được các yêu cầu chế độ

kế toán nhà nước đề ra:

(1) Phù hợp với quy mô và đặc điểm của một Công ty kinh doanh thương

mại lớn như Tân Phát

(2) Đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán và cơ chế quản lý kinh tế - tài chính

của ngành, của Nhà nước Chế độ kế toán áp dụng trong Công ty theo quyết định

số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 Để có thể quản lý, kiểm tra chặt chẽ sự

vận động của từng loại tài sản, các từng nguồn hình thành tài sản của Công ty

cũng như quá trình hạch toán các chi phí cho từng công trình, từng hạng mục

công trình công ty đã sử dụng hầu như toàn bộ hệ thống tài khoản kế toán ban

hành theo chế độ Công ty xây dựng các tài khoản cấp II, cấp III phục vụ choviệc ghi chép kế toán chi tiết đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết.

(3) Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, có khảnăng áp dụng công nghệ tin học vào hạch toán để nâng cao năng suất lao động vàgiảm chi phí hạch toán Bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức thành phòng Kếtoán Phòng này thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ,luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính và từ đó phân tích kinh tếđưa ra hướng phát triển cho Công ty

Việc áp dụng kế toán máy và sử dụng phần mềm vào ghi chép chứng tỏCông ty đã theo kịp thời đại công nghệ hóa Tuy nhiên Công ty vẫn chưa cậpnhập phiên bản phần mềm mới cho công việc cũng là 1 khiếm khuyết

2.2 PHÂN TÍCH CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH

2.2.1 Đối tượng và phương pháp phân loại chi phí

Xác định đối tượng chi phí sản xuất chính là việc xác định giới hạn tập hợpchi phí mà thực chất là xác định nơi phát sinh chi phí và chịu chi phí Dựa vàocác yếu tố, tính chất kinh doanh là mua và bán hàng hoá nên đơn vị tính giáthành trong Công ty cổ phần thiết bị Tân Phát thường là từng hàng hoá Đốitượng hạch toán thường là các chi phí giá mua và các phát sinh liên quan đến đơnmua hàng

• Phân loại chi phí sản xuất

- Chi phí sản xuất kinh doanh có thể xác định theo nhiều tiêu thức khácnhau tuỳ thuộc vào mục đích và yêu cầu của công tác quản lý Tuy nhiên, về mặthạch toán thì công ty áp dụng cách phân loại chi phí theo yếu tố

Phân theo yếu tố chi phí: Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội

dung kinh tế ban đầu đồng nhất của nó mà không xét đến công dụng cụ thể, địađiểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố Cách phân loại này tạo điều kiệnthuận lợi cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việclập, kiểm tra, phân tích dự toán chi phí Các yếu tố chi phí gồm:

Yếu tố chi phí nguyên vật liệu

Yếu tố chi phí nhân công

Yếu tố khấu hao TSCĐ

Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài

Yếu tố chi phí khác bằng tiền

2.2.2 Quy trình hạch toán một số khoản mục chủ yếu

 Tập hợp chi phí thu mua ( TK 156)

Trong tổng chi phí hàng hoá thì chi phí thu mua chiếm một tỷ trọng rất lớn Nó

bao gồm: giá mua hàng( tính theo giá CIF); chi phí kho hàng, bến bãi, thuế nhậpkhẩu, chi phí bốc dỡ vận chuyển về kho, …

+ Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn mua hàng, hoá đơn GTGT và thuế XNK

- Phiếu chi ( cho vận chuyển, bến bãi, bốc dỡ…)

- Phiếu nhập kho + Sơ đồ hạch toán:

Ví dụ: (đvt: 1.000đ)

1) Ngày 22/04/2008 nhập kho 26 bộ cầu nâng 2 trụ 3P GL-3.2-2E với đơn

giá NK 13.000 Thuế suất nhập khẩu là 15% và thuế GTGT là 10% Chi phí vận

chuyển toàn bộ lô hàng này là 14.000 Đã thanh toán bằng chuyển khoản và

bằng tiền mặt cho phí vận chuyển

Hạch toán NV như sau:

a) Nợ Tk 156 388.700 c) Nợ Tk 156 14.000

Có Tk 112 338.000 Có Tk 111 14.000

Có Tk 3333 50.700 b) Nợ Tk 133 38.870

Có Tk 3331 38.870

111, 112, 331,334

Mua HH nhập kho

Thuế XNK, thuế TTĐB

Nhận góp vốn bằng hàng hóa

Nhập kho HH thuê gia công, chế biến hoàn thành

Kiểm kê phát hiện thừa chưa có qđ xử lý

Thuế GTGT được KT( nếu có)

Xuất bán HH, xuất tiêu dùng nội bộ,

C/lệch giữa giá đánh lại < giá ghi sổ

C/lệch giữa giá đánh lại > giá ghi sổ

CKTM, GGHB, HBBTL

Kiểm kê phát hiện thiếu HH chờ xử lý

133

2) Ngày 10/05/2008 xuất kho 20 bộ cầu nâng 2 trụ 3P GL-3.2-2E nhập khongày 22/04.2008 với đơn giá là 23.000 Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng

BTa) Nợ Tk 632 260.549 BTb) Nợ Tk 131 506.000

Có Tk 156 260.549 Có Tk 511 460.000

Có Tk 3331 46.000

 Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản này công ty dùng để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp Đó

là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của toàn Công ty bao gồmcác chi phí: lương nhân viên bộ phận quản lý, BHYT, BHXH, KPCĐ của nhânviên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế và lệ phí,chi phí dịch vụ mua ngoài (điện nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản,…), chi phílắp đặt bảo hành sản phẩm, chi phí khác bằng tiền

Tài khoản 642 được mở chi tiết cho từng loại chi phí Công ty chỉ sử dụng tàikhoản cấp 2 là 6422 và mở tài khoản cấp 3 cho tài khoản này

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ

Cuối kỳ được kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 911- xác định kết quả kinhdoanh

- Một số loại chứng từ sử dụng để ghi sổ tài khoản 642:

+ Hóa đơn thanh toán tiền điện, tiền nước, cước điện thoại viễn thông

+ Hóa đơn mua đồ dùng văn phòng phẩm ( kèm bảng kê hàng hóa muavào )

+ Bảng thanh toán lương cho nhân viên quản lý

+ Biên lai nộp thuế và lệ phí

+ Giấy tạm ứng chi cho tiếp khách, hội nghị, công tác phí

…

Sơ đồ hạch toán: