nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi

Sự chậm trễ trong giao hàng sẽ gây nhiều thiệt hại cho người sản xuất lẫn người tiêu dùng, hoạt động kho hàng không hiệu quả cũng gây tăng thêm chi phí khi sản phẩm đến tay người tiêu dù

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 3

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ 4

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 6

LỜI MỞ ĐẦU 7

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho 9

1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho 9

1.1.2 Vai trò, chức năng của hàng tồn kho 10

1.1.3 Các mô hình quản trị hàng tồn kho cơ bản 12

1.1.3.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) 13

1.1.3.2 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế với việc giao hàng nhiều đợt 15

1.1.3.3 Lượng đặt hàng kinh tế trong trường hợp có hình thức chiết khấu 17

1.1.4 Phương pháp xác định điểm đặt hàng lại 18

1.2 Những vấn đề cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng 21

1.2.1 Khái niệm về kho hàng 21

1.2.2 Các chức năng của kho hàng 22

1.2.3 Các trang thiết bị chủ yếu được sử dụng trong kho hàng 23

1.2.4 Các ứng dụng của công nghệ thông tin trong kho hàng 29

1.2.5 Các hoạt động chủ yếu trong kho hàng 31

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 33

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của HTX TM&DV Củ Chi 36

2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban 37

2.3.1 Cơ cấu tổ chức 37

2.3.2 Các phòng ban và chức năng, nhiệm vụ 38

2.3.2.1 Lãnh đạo cấp cao 38

2.3.2.2 Các phòng ban trực thuộc 40

2.4 Tình hình kinh doanh mảng phân phối của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi trong những năm 2007 – 2011 41

2.5 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm (2009-2011) 42

2.6 Thực trạng công tác quản trị kho hàng và hàng tồn kho 45

2.6.1 Cách thức xác định khối lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại 45

2.6.2 Công tác nhận hàng từ nhà cung cấp 48

2.6.3 Công tác tổ chức, sắp xếp, lưu trữ hàng trong kho 50

2.6.4 Công tác lấy hàng, phân loại, đóng gói hàng hóa 54

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN HIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI 3.1 Mục tiêu hoàn thiện công tác quản trị kho hàng 56

3.2 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng 56

3.2.1 Xác định sản lượng đặt hàng cho mỗi lần đặt 56

3.2.2 Thiết kế kho hàng 66

3.2.3 Ứng dụng RFID 72

3.2.4 Tổ chức và quản lý kho hàng 80

3.2.4.1 Các công cụ hỗ trợ quản lý kho hàng 80

3.2.4.2 Giai đoạn đem hàng cất vào kho 84

3.2.4.3 Giai đoạn lưu trữ hàng trong kho 88

3.2.4.4 Giai đoạn lấy hàng ra khỏi kho 90

KẾT LUẬN 92

TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

HTX TM & DV Củ Chi : Hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1: Đồ thị mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ 15

Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ với việc giao hàng nhiều đợt 16

Hình 1.3: Đồ thị biểu diễn ROP 20

Hình 1.4: Pallet gỗ và pallet nhựa 24

Hình 1.5: Selective rack 25

Hình 1.6: Push back rack 26

Hình 1.7: Pallet Flow rack 27

Hình 1.8: Drive In rack 27

Hình 1.9: Xe Forlklift 29

Hình 2.1: Bản đồ phạm vi phân phối của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 36

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 38

Hình 2.3: Cách thức đặt hàng của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi 45

Hình 2.4: Mẫu đơn đặt hàng 47

Hình 2.5: Hoạt động nhận hàng 49

Hình 2.6: Bố trí mặt bằng kho 50

Hình 2.7: Các phương tiện vận chuyển 51

Hình 2.8: Quy cách chất xếp hàng 51

Hình 2.9: Một góc hàng hóa trong kho 53

Hình 2.10: Quy trình giao hàng cho khách 54

Hình 3.1: PI trong trường hợp đặt hàng theo số lượng cố định 58

Hình 3.2: PI trong trường hợp đặt hàng theo thời gian cố định 59

Hình 3.3: Sơ đồ mặt bằng HTX TM & DV Củ Chi 66

Hình 3.4: Sơ đồ điều chỉnh thiết kế kho 68

Hình 3.5: Một ví dụ quạt thông gió 69

Hình 3.6: Sơ đồ bố trí mặt bằng kho sau khi điều chỉnh 70

Hình 3.7: Ví dụ về mã vạch 1D 72

Hình 3.8: Ví dụ mã vạch 2D 73

Hình 3.9: Nguyên tắc hoạt động của RFID 74

Hình 3.10: Thẻ RFID và thiết bị đọc/ghi RFID 75

Hình 3.11: Quy trình sử dụng RFID để kiểm hàng 76

Hình 3.12: Cách thức sử RFID để kiểm hàng 78

Hình 3.13: Quy trình tổng quát sử dụng RFID 79

Hình 3.14: Quy cách xác định vị trí hàng (1) 82

Hình 3.15: Quy cách xác định vị trí hàng (2) 83

Hình 3.16: Quy trình đem hàng cất vào kho 85

Hình 3.17: Phần mềm đọc/ghi thẻ RFID đơn giản 87

Hình 3.18: Quy trình dồn pallet 88

Hình 3.19: Quy trình lấy hàng khỏi kho 90

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Doanh số bán hàng của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi trong 5 năm (2007 – 2011) 41 Bảng 2.2: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của HTX TM&DV Củ Chi qua 3

năm (2009 – 2011) 42

Bảng 3.1: Doanh số bán hàng từ 29/11 – 26/12/2012 61 Bảng 3.2: Bảng tính tần suất f 63

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đối với công tác quản trị doanh nghiệp ngày nay, hầu hết các nhà quản trị đều phải lo toan nhiều lĩnh vực trong doanh nghiệp của mình Một trong những lĩnh vực chủ chốt đó là quản trị kho hàng Có thể nói, hàng tồn kho và kho hàng luôn xuất hiện tại bất cứ doanh nghiệp nào Hàng tồn kho giúp cho qua trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, nó là bộ đệm an toàn giữa quá trình sản xuất và cung ứng Giá trị hàng tồn kho chiếm tới 40% giá trị tài sản của toàn doanh nghiệp Do đó, công tác quản trị kho hàng đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán thật chính xác sao cho lượng hàng trong kho mình ở mức tối ưu để cho chi phí tồn trữ là ở mức thấp nhất có thể Bên cạnh đó, việc sắp xếp, bố trí, tổ chức hoạt động kho hàng cũng vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp

Đặc biệt là đối với các nhà phân phối, đại lý cấp 1 thì quản trị hàng tồn kho và kho hàng càng có ý nghĩa quan trọng vì họ là trung gian nối liền giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng Sự chậm trễ trong giao hàng sẽ gây nhiều thiệt hại cho người sản xuất lẫn người tiêu dùng, hoạt động kho hàng không hiệu quả cũng gây tăng thêm chi phí khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng… Chính vì những lý do đó mà tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại và dịch vụ Củ Chi” nhẳm đưa ra một số giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả việc quản trị kho hàng đối với trường hợp là nhà phân phối của công ty Unilever tại địa bàn Hóc Môn

và Củ Chi

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Nắm bắt được công tác quản trị kho hàng hiện thời tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi

- Phân tích, đưa ra những vấn đề cần cải tiến

- Đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị kho hàng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng là hoạt động quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi

- Phạm vi nghiên cứu là Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi

4 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng các phương pháp, công cụ tính toán, phương pháp thống kê nhằm thu thập số liệu, tổng hợp, phân tích, xử lý số liệu, đánh giá thực trạng công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi và các phương pháp nghiên cứu sơ đồ, mô hình hóa, phương pháp toán Từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị kho hàng

5 Kết cấu của đề tài

Kết cấu của đề tài gồm 3 chương:

 Chương 1: Cơ sở lý luận

 Chương 2: Giới thiệu Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi và thực trạng công tác quản trị kho hàng

 Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị kho hàng tại Hợp tác xã thương mại & dịch vụ Củ Chi

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho

Hàng tồn kho là toàn bộ nguồn lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu

thụ sản phẩm ở hiện tại hoặc tương lai [12, tr.528]

Ngày nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều có tồn tại hàng tồn kho trong doanh nghiệp của mình Các doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng trăm hay hàng ngàn sản phẩm trong kho của mình, từ những thứ nhỏ nhất như bút, tập vở, kẹp giấy,… cho đến những thứ rất lớn như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,… Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lưu trữ những sản phẩm mà nó có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như bệnh viện sẽ lưu trữ thuốc men, trang thiết bị y tế v.v… hoặc là công ty chuyên về sản xuất thì lưu trữ các phụ tùng dự trữ sửa chửa máy móc, nguyên vật liệu, nhiên liệu v.v…

 Tồn kho trong sản xuất: Bao gồm các bán sản phẩm hoặc sản phẩm chưa hoàn chình mà nó được hình thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có bốn công đoạn sản xuất theo thứ tự ABCD Do tốc độ làm việc của các công đoạn khác nhau nên xảy ra vấn đề công đoạn A sản xuất ra rất nhiều sản phẩm trong khi đó công đoạn B có tốc độ làm việc chậm hơn nên tiêu thụ rất ít lượng sản phẩm ở công đoạn A đưa qua Chính

vì vậy mà có môt lượng lớn sản phẩm chờ được xử lý giữa công đoạn

A và B, những sản phẩm đó được gọi là hàng tồn kho trong sản xuất

 Tồn kho thành phẩm: Bao gồm những sản phẩm đã được hoàn thành chu kỳ sản xuất và đang chờ tiêu thụ Có thể sản phẩm đang chờ tiêu thụ ở kho của doanh nghiệp hoặc là ở kho của đại lý, nhà bán sỉ, nhà bán lẻ

 Tồn kho phụ tùng thay thế: Bao gồm những sản phẩm đóng vai trò là sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, trang thiết bị sản xuất Đây là dạng tồn kho không liên quan đến sản phẩm doanh nghiệp làm

ra nhưng nó có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra mạch lạc, trơn tru

từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

 Tồn kho trong vận chuyển: Bao gồm những sản phẩm mà đang trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất hoặc từ nhà sản xuất đến nhà bán sỉ, bán lẻ

1.1.2 Vai trò, chức năng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho có những vai trò như sau:

 Đáp ứng nhu cầu được dự báo trước của khách hàng: Một doanh nghiệp dự báo trước nhu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nào đó thì doanh nghiệp đó tiến hành lưu trữ hàng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mình Ví dụ, cuối tháng chạp là tháng mà người tiêu dùng cần rất nhiều bánh kẹo phục vụ cho những ngày tết truyền thống Các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo dự báo nhu cầu khách hàng tăng lên rất mạnh so với những ngày thường nên họ tiến hành tăng cường công suất sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm trước đó mấy tháng và dự trữ để có thể đáp ứng hàng trong những ngày tết

 Đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục: Những doanh nhiệp kinh doanh các sản phẩm mà có độ biến động theo thời gian thường hay gặp rất nhiều khó khăn hoạt động trong những thời điểm trái mùa Những thời điểm đúng mùa thì doanh nghiệp hoạt động liên tục nhưng vào thời điểm trái mủa thì không thể tiến hành hoạt động được do thiếu nguồn nguyên liệu Do đó mà hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ nguyên liệu phục vụ tiếp tục sản xuất ở những thời điểm mà doanh nghiệp sẽ không tìm ra được nguồn nguyên liệu

 Tách rời quá trình cung ứng và sản xuất: Không phải lúc nào quá trình cung ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp cũng diễn ra trôi chảy, thường xuyên được Vì lý do nào đó mà nhà cung cấp không thể giao hàng cho ta đúng lịch, có thể là do hệ thống sản xuất của họ gặp sự cố, nguồn nguyên liệu của họ thiếu hụt, quá trình vận tải gặp gián đoạn v.v… Do đó, nếu doanh nghiệp có lưu trữ hàng tồn kho thì hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp tục sản xuất tạm thời trong khi sự cố được khắc phục mà không phải ngưng trệ theo nhà cung cấp

 Bảo vệ doanh nghiệp khỏi nguy cơ thiếu hụt hàng: Việc trì hoãn trong giao hàng của nhà cung cấp hoặc nhu cầu của khách hàng tăng đột ngột sẽ làm cho doanh nghiệp dễ rơi vào trường hợp “cháy hàng” Việc trì hoãn có thể là do điều kiện thời tiết, giao hàng sai chủng loại,

số lượng, có vấn đề về chất lượng hàng v.v… Cái rủi ro “cháy hàng”

đó có thể khắc phục được bằng cách tiến hành lưu trữ hàng tồn

 Tận dụng các chu kỳ đặt hàng: Để giảm thiểu các chi phí đặt hàng, các doanh nhiệp thường mua hàng với số lượng lớn hơn nhu cầu của mình

Vì mỗi lần đặt hàng đều tốn một khoảng chi phí cho nên để tiết kiệm, các doanh nghiệp sẽ gom các đơn hàng lại và đặt 1 lần Do lượng hàng mua về vượt quá nhu cầu sử dụng nên các doanh nhiệp sẽ lưu trữ cho những lần sử dụng sau

 Ngăn ngừa sự tăng giá hoặc tận dụng chính sách chiết khấu: Giả sử doanh nghiệp dự báo được xu hướng tăng giá của nguyên vật liệu đầu vào nên doanh nghiệp sẽ tiến hành mua hàng với số lượng lớn hơn nhu cầu hiện tại để sử dụng dần Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng tiền đáng kể để đầu tư vào việc khác Hoặc là nhà cung cấp hỗ trợ cho doanh nghiệp chính sách chiết khấu theo sản lượng, theo đó nếu doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn thì doanh nghiệp sẽ được giảm giá theo số lượng Doanh nghiệp mua càng nhiều thì giá bán cảng rẻ Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cũng sẽ tính toán và mua số lượng lớn hơn bình thường Số lượng đó có thể không

sử dụng hết ngay nhưng sẽ được sử dụng dần về sau

 Giúp cho các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra mạch lạc:

Do tốc độ, năng suất làm việc của các công đoạn trong sản xuất không giống nhau nên doanh nghiệp cần có hàng tồn trong sản xuất để các

hoạt động đó có thể tiến hành được [12, tr.530]

1.1.3 Các mô hình quản trị hàng tồn kho cơ bản

Một trong những mục tiêu của quản trị hàng tồn kho là nhà quản trị cần xác định được số lượng hàng mà mình cần đặt Số lượng đó phải là bao nhiêu để cho tổng các chi phí liên quan đến nó là nhỏ nhất

Có thể trong thực tế, những mô hình quản trị hàng tồn kho có nhiều dạng, biến thể khác nhau Tuy nhiên, những biến thể đó thường xuất phát từ những mô hình cơ bản nhất, chúng chỉ khác ở chỗ là những mô hình áp dụng trong thực tế được điều chỉnh lại cho phù hợp với những dữ kiện trong thực tế của doanh nghiệp Sau đây, tác giả xin giới thiệu một số mô hình cơ bản, mà nó làm nền tảng cho những áp dụng trong tương lai

Trước tiên ta cần biết được những chi phí nào liên quan đến hàng tồn kho:

 Chi phí lưu trữ: Đó là chi phí lưu trữ một đơn vị hàng trong một khoảng thời gian nào đó (thường là một năm) Chi phí này bao gồm những chi phí nhỏ như sau: bảo hiểm hàng hóa, thuế liên quan đến việc lưu trữ, sự mất giá của hàng hóa, hàng bị quá “đát”, hư hỏng hàng hóa, hàng bị mất cắp, chi phí phục vụ an ninh cho hàng hóa, điện, nước, nhân công bảo quản hàng v.v… Chi phí lưu trữ thường được xác định theo hai cách: Một là số lượng tiền cho một đơn vị hàng hóa; hai là tốn bao nhiêu phần trăm của giá trị một đơn vị hàng hóa, con số này thường nằm trong khoảng từ 20% - 40%

 Chi phí đặt hàng: Là những chi phí liên quan đến công tác đặt hàng Chi phí này bao gồm những chi phí nhỏ như: Xác định số lượng hàng cần đặt, tìm kiếm nhà cung cấp, thực hiện ký kết hợp đồng, kiểm tra hàng hóa khi hàng được giao v.v… Chi phí đặt hàng thường được tính bằng số tiền cho một lần đặt hàng Chi phí này không phụ thuộc vào mức độ lớn nhỏ của lô hàng mà doanh nghiệp định đặt

 Chi phí mua hàng: Là giá trị của đơn hàng mà doanh nghiệp đặt Chi phí này đơn giản được tính bằng giá trị của một đơn vị hàng hóa nhân cho số lượng hàng đặt mua

 Chi phí thiếu hụt hàng: Là những chi phí phát sinh khi nhu cầu vượt quá lượng hàng có trong tay Chi phí này bao gồm chi phí cơ hội, những mất mát khi không có hàng để bán, sản xuất, tổn thất do mất khách hàng, tổn thất do chậm trễ trong việc giao hàng v.v… Chi phí này rất khó để có thể xác định được, nó thường được ước lượng mang tính tương đối

1.1.3.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Đây là mô hình đơn giản nhất trong các mô hình sẽ đề cập Chính vì đơn giản nên có rất nhiều ràng buộc Sau đây là những giả thiết của mô hình:

 Chỉ liên quan đến một loại hàng được đặt

 Nhu cầu về một loại hàng hằng năm được biết trước

 Nhu cầu về một loại hàng là hằng số và được trải đều trong năm

 “Lead time” đặt hàng không biến động theo thời gian

 Mỗi đơn đặt hàng được nhận một lần duy nhất bất kể số lượng

 Không có việc khấu trừ theo sản lượng [12, tr.538]

Tổng chi phí của mô hình EOQ là:

TC = Chi phí lưu trữ hằng năm + Chi phí đặt hàng hằng năm

H: Chi phí lưu trữ một đơn vị hàng trong một năm

D: Nhu cầu hàng trong một năm

S: Chi phí cho một lần đặt hàng

Lúc đó:

S Q

D H

Hình 1.1: Đồ thị mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ

(Nguồn: Productions & Operations management, P.559)

 Hai là dùng phương pháp đại số Để tìm điểm cực tiểu của hàm số, ta

sẽ tính đạo hàm của hàm số và cho nó bằng 0 Giải phương trình đó, ta

sẽ có được điểm cực tiểu Đó cũng chính là số lượng Q mà làm cho tổng chi phí nhỏ nhất Phương pháp này không phức tạp như phương pháp đồ thị nên tác giả về sau sẽ chỉ đề cập đến phương pháp này

TC’ = 0 Giải phương trình trên ta được:

H

DS

Q0  2

1.1.3.2 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế với việc giao hàng nhiều đợt

Trong mô hình trên, giả thiết là nhà cung cấp giao hàng trong một đợt Tuy nhiên, trong thực tế thì điều này rất khó được thực hiện Có thể vì kích thước lô hàng quá lớn, công suất sản xuất nhà cung cấp có hạn nên nhà cung cấp chỉ có thể giao hàng theo từng đợt Do đó, lượng hàng tồn kho sẽ được bồi đắp dần dần

Tổng chi phí

Chi phí lưu trữ hẳng năm

Chi phí đặt hàng hằng năm Chi phí

Khối lượng

Nếu tốc độ giao hàng của nhà cung cấp lớn hơn tốc độ sử dụng của doanh nhiệp thì lượng hàng tồn sẽ lớn hơn 0 (không) Còn nếu tốc độ giao hàng bằng với tốc độ sử dụng thì sẽ không có hàng tồn kho

Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ với việc giao hàng nhiều đợt

(Nguồn: Productions & Operations management, P.559)

Ta gọi

p: Tốc độ giao hàng của nhà cung cấp (vd: sp/ngày)

u: Tốc độ sử dụng của doanh nghiệp (vd: sp/ngày)

D H

p H

DS Q

1.1.3.3 Lượng đặt hàng kinh tế trong trường hợp có hình thức chiết khấu

Chiết khấu là chính sách mà nhà cung cấp giảm giá bán cho doanh nghiệp nhằm khuyến khích họ mua hàng với số lượng lớn Nếu như doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thì nhiệm vụ của doanh nghiệp là xác định lượng hàng cần đặt

là bao nhiêu để cân bằng chi phí lưu trữ hàng tồn với lợi ích có được khi mua số lượng lớn

Nếu mua càng nhiều thì giá càng rẻ nhưng chi phí lưu trữ sẽ tăng lên và ngược lại Hay nói cách khác, doanh nghiệp cần xác định kích thước đơn đặt hàng để cho tổng chi phí của mô hình là thấp nhất

Tổng chi phí của mô hình là:

TC = Chi phí lưu trữ + Chi phí đặt hàng + Chi phí mua hàng

D P S Q

D H

Tuy nhiên, đường đồ thị TC trong mô hình có hình thức chiết khấu thì lại khác Ta phải xét đến chi phí mua hàng bởi vì đường đồ thị TC sẽ biến động khác nhau do có các mức giá P khác nhau

Cách xác định EOQ trong trường hợp chi phí lưu trữ một đơn vị hàng là hằng số như sau:

 Tính EOQ bình thường

 Chỉ có một mức giá mà nó có EOQ nằm trong khoảng mức giá đó bởi

vì các mức giá không có trùng nhau

 Nếu như EOQ tính được nằm ở mức giá thấp nhất thì đó là EOQ tối ưu cần tìm

 Nếu như EOQ tính được không nằm ở mức giá thấp nhất thì so sánh tổng chi phí của EOQ đó với các tổng chi phí mà của các

điểm chuyển giá ở các mức giá thấp hơn Nếu tổng chi phí nào

thấp nhất ta chọn số lượng Q tương ứng làm EOQ tối ưu cần

 Nếu EOQ khả thi tìm được nằm ở mức giá thấp nhất thì đó là EOQ tối

ưu cần tìm Nếu không thì so sánh tổng chi phí của EOQ khả thi đó tổng chi phí của các điểm chuyển giá ở mức giá thấp hơn, tổng chi phí nào thấp nhất ta chọn số lượng Q tương ứng làm EOQ tối ưu cần tìm

[12, tr.549]

1.1.4 Phương pháp xác định điểm đặt hàng lại

Mô hình EOQ chỉ cho ta biết được số lượng đơn vị hàng hóa hay kích thước của lô hàng định đặt Tuy nhiên, trong thực tế, người quản trị hàng tồn kho cần phải biết được là khi nào thì doanh nghiệp nên tiến hành đặt hàng

Như chúng ta đã biết, không phải lúc nào doanh nghiệp đặt hàng thì nhà cung cấp có thể giao hàng tức thì được Nhà cung cấp cần phải có thời gian để

xử lý đơn hàng, mua nguyên vật liệu nếu chưa có, tiến hành sản xuất, đóng gói, vận chuyển… Chính vì vậy mà luôn có một độ trễ giữa lúc đặt hàng tới nhà cung cấp và nhận hàng từ nhà cung cấp Rõ ràng nếu doanh nghiệp chờ đến lúc hết hàng trong kho mới tiến hành đặt hàng thì lúc đó là đã quá trễ, doanh nghiệp sẽ

rơi vào tình trạng không còn nguyên liệu để sản xuất Nhưng nếu đặt quá sớm thì hàng tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí vì tốn thêm chi phí để lưu trữ

Do đó, yêu cầu đặt ra là phải xác định khi nào thì doanh nghiệp tiến hành đặt hàng để cho giảm thiểu hàng trong kho và tránh được rủi ro thiếu hụt hàng xảy ra Có hai trường hợp có thể xảy ra:

 Nếu đặt hàng theo thời gian cố định (hàng ngày, tuần, tháng, quý…) thì vấn đề rất rõ ràng Chỉ cần xác định mỗi lần đặt là bao nhiêu

 Nếu đặt hàng không theo thời gian cố định thì người ta sẽ dựa vào số lượng hàng còn trong kho để xác định thời điểm đặt hàng

Một khái niệm cần được biết đến đó là điểm đặt hàng lại (ROP – Reorder

Point) ROP cho ta biết trong kho còn bao nhiêu hàng thì ta nên tiến hàng đặt hàng ROP chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố sau:

 Mức độ sử dụng hàng hóa

 Độ dài thời gian của lead time quá trình đặt hàng

 Mức độ biến động của nhu cầu hàng hóa và/hoặc lead time

 Mức độ chấp nhận rủi ro thiếu hụt hàng của doanh nghiệp [12, tr.551]

 Nếu nhu cầu và lead time là hằng số:

Hình 1.3: Đồ thị biểu diễn ROP

(Nguồn: Productions & Operations management)

 Nếu nhu cầu trong thời gian leadtime và độ lệch chuẩn của nó được biết trước:

ROP = Nhu cầu trong thời gian leadtime + dự trữ an toàn

= Nhu cầu trong thời gian leadtime + z.dLT

Trong đó

z : Giá trị được suy ra từ mức độ cung cấp dịch vụ (Service level) Mặc định là dữ liệu được phân phối theo dạng chuẩn Tuy nhiên, nếu dữ liệu được phân phối theo dạng khác thì ROP cũng có giá trị xấp sỉ với ROP được tính theo

dữ liệu được phân phối theo dạng chuẩn

dLT : Độ lệch chuẩn của nhu cầu trong thời gian leadtime

 Nếu chỉ có nhu cầu hàng ngày (d) là thay đổi thì dLT = SQRT(LT).d :

d

LT z LT d

Trong đó

d: Độ lệch chuẩn của nhu cầu hằng ngày d

 Nếu chỉ có leadtime (LT) là thay đổi thì dLT = d.LT :

Q

ROP

Thời gian

LT

LTd z LT d ROP   

Trong đó

LT: Độ lệch chuẩn của leadtime LT

 Nếu cả nhu cầu hằng ngày (d) và leadtime (LT) thay đổi:

2 2 2

.

.

d

1.2 Những vấn đề cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng

1.2.1 Khái niệm về kho hàng

Có rất nhiều người nghĩ rằng kho hàng (warehouse) chỉ đơn thuần là cái nhà để che mưa che nắng, giúp cho hàng hóa tránh được sự tác động của thiên nhiên, bảo quản hàng hóa khỏi bị hỏng hóc v.v… Tuy nhiên, ngày nay kho hàng không đơn thuần có ý nghĩa như thế Kho hàng ngoài là cái nơi để lưu trữ, bảo quản hàng hóa mà nó còn là nơi cung cấp thông tin cho việc quản lý về tình trạng, vị trí của hàng hóa trong kho và nó cũng là nơi có thể xảy ra những quá

trình lắp ráp, hoạt động giá trị gia tăng cho hàng hóa lưu trữ [9, tr.266]

Người ta có thể sử dụng kho hàng để làm những việc sau:

 Hỗ trợ sản xuất (Manufacturing support): Kho hàng đóng vai trò là nơi gom nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để phục vụ quá trình sản xuất của doanh nghiệp

 Phối hợp sản phẩm khác nhau (Product mixing): Kho hàng đóng vai trò là nơi gom nhiều mặt hàng khác nhau từ nhiều nhà máy Sau đó, người ta sẽ

xé lẻ những lô hàng đó và phối hợp nhiều sản phẩm thành một đơn hàng

và giao cho khách hàng

 Gom hàng (Consolidation): Kho hàng đóng vai trò là nơi gom nhiều lô hàng nhỏ khác nhau từ nhiều nhà máy để sắp xếp lại thành một lô hàng

lớn rồi giao cho khách hàng Mục đích của việc này là tiết kiệm chi phí vận tải

 Xé lẻ hàng (Break bulk): Kho hàng đóng vai trò là nơi xé lẻ lô hàng lớn từ

nhà máy và giao cho khách hàng những lô hàng nhỏ hơn [9, tr.269]

1.2.2 Các chức năng của kho hàng

Kho hàng có ba chức năng chính như sau

 Dịch chuyển hàng hóa (Movement)

Chức năng này được thể hiện ở các hoạt động nhỏ hơn bao gồm: Nhận hàng (receiving), cất hàng vào kho (Putaway), Lấy hàng khỏi kho (Order Picking), Giao hàng (Shipping) và Cross-docking

Nhận hàng: Hoạt động nhận hàng là việc dỡ hàng ra khỏi phương tiện xếp

dỡ, kiểm tra hàng hóa xem có hư hỏng không, kiểm đếm hàng hóa, đối chiếu hàng hóa nhận được với đơn đặt hàng và cập nhật thông tin về lô hàng vừa nhận

Cất hàng vào kho: Đơn giản là hoạt động dịch chuyển hàng từ nơi tiếp nhận đến nơi cần lưu trữ hàng

Lấy hàng khỏi kho: Là hoạt động ngược lại so với hoạt động cất hàng vào kho Hoạt động này sẽ lấy hàng từ nơi cất giữ và dịch chuyển hàng đến khu vực sắp xếp, đóng gói, dán nhãn …

Giao hàng: Là hoạt động sắp xếp, đóng gói, dán nhãn… và vận chuyển hàng đến khách hàng cần giao

Cross-docking: Đây là một hoạt động rất phù hợp với hàng hóa cần dịch chuyển nhanh đi nơi khác, có độ nhạy với thời gian Hoạt động này chỉ đơn thuần gồm hai hoạt động nhỏ đó là: Nhận hàng (receiving) và giao hàng (shipping) Rất ít hoặc không có hoạt động lưu kho

 Lưu trữ bán vĩnh viễn (Semipermanent storage): Là việc lưu trữ hàng hóa vượt quá nhu cầu sử dụng bình thường, đó là dự trữ an toàn Những lý do dẫn đến loại dự trữ này đó là sự biến động theo mủa vụ, nhu cầu thay đổi

thất thường, tích trữ hàng hóa… [9, tr.279]

 Trao đổi thông tin (Information transfer)

Chức năng này luôn thể hiện đồng hành với từng hoạt động của kho hàng Như đã đề cập ở trên, kho hàng ngoài công việc chính là lưu trữ hàng hóa thì còn cung cấp thông tin liên quan đến hàng hóa để dễ quản lý Công việc quản lý luôn đòi hỏi yêu cầu chính xác thông tin và thời gian Mọi thông tin về hoạt động trong kho hàng đều có ý nghĩa rất lớn đến hiệu quả quản trị kho Ngày nay, người ta càng ngày càng ứng dụng những công cụ, thiết bị phương tiện điện tử như EDI, mã vạch, RFID… để tự động hóa, giảm bớt sự phức tạp trong việc nhận và xử lý thông tin, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng

1.2.3 Các trang thiết bị chủ yếu được sử dụng trong kho hàng

 Pallet

Pallet là một kết cấu bằng phẳng để tải hàng hóa thường được sử dụng chung với kệ để lưu trữ hoặc được nâng chuyển bởi xe nâng hoặc thiết bị nâng

hạ khác [8, tr.25] Pallet thường được làm bằng gỗ, nhựa hoặc kim loại, giấy…

Pallet có các kích thước chuẩn quốc tế thông dụng như: 1000 x 1200 mm, 1100 x

1100 mm, 1067 x 1067 mm, v.v…

Kể từ khi pallet được giới thiệu vào đầu những năm thế kỷ 20, Pallet đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của Logistics nói chung và hoạt động kho hàng nói riêng Pallet có những ưu điểm như sau:

 Những sản phẩm được đặt trên pallet được di chuyển nhanh hơn và hiệu quả hơn so với việc di chuyển đơn lẻ

 Các thao tác vận chuyển, xếp dỡ đối với hàng hóa chứa pallet sẽ dễ dàng hơn

 Công tác kiểm soát, quản lý hàng hóa được thực hiện dễ dàng hơn

 Pallet giúp cho việc lưu giữ hàng hóa trên kệ đơn giản, dễ thao tác hơn

Hình 1.4: Pallet gỗ và pallet nhựa

(Nguồn: http://www.directindustry.com/cat/storage/pallets-pallet-boxes-U-326.html)

 Hệ thống kệ lưu trữ (Selective rack)

Trước khi có hệ thống kệ lưu trữ này ra đời, người ta xếp hàng hóa chồng lên nhau Nhưng vì khả năng chịu đựng của hàng hóa có hạn nên không thể nào xếp chồng lên nhau nhiều được Hơn nữa, việc xếp chồng đó sẽ gây nhiều khó khăn trong việc lấy hàng nằm ở những tầng thấp hơn, sẽ tốn nhiều chi phí đảo chuyển Còn nếu không xếp chồng lên nhau thì lại không tận dụng được chiều cao của kho hàng, sẽ dẫn đến tình trạng lãng phì không gian Do đó, người ta mới phát minh ra hệ thống kệ để lưu giữ hàng hóa Những chiếc kệ này sẽ phát huy hiệu quả nếu sử dụng kèm với pallet

Selective rack là thiết bị kệ lưu trữ thường được làm bằng thép Mỗi một

kệ gồm nhiều tầng (layer), trên mỗi một tầng người ta chia làm nhiều ô lưu trữ (shelf), mỗi ô tương ứng với một vị trí pallet Selective rack bao gồm dạng kệ đơn và kệ đôi

Khi xe nâng đưa pallet vào vị trí đầu tiên, tức là đặt pallet lên miếng đỡ (cart) trên cùng, và đẩy pallet vào trong Khi miếng đỡ trên cùng bị đẩy vào thì miếng đỡ thứ hai bên dưới sẽ lộ ra Cứ tiếp tục như thế đến khi hàng chiếm đầy các miếng đỡ đó

Còn khi lấy hàng ra, xe nâng kéo cái pallet ngoài cùng trước Khi pallet được lấy đi, lúc này miếng đỡ pallet (cart) sẽ trống và những miếng đỡ sau sẽ tự

động trượt về phía trước và những miếng đỡ sau sẽ xếp chồng lên miếng đỡ trước đó Những pallet phía trong sẽ dần dần được đưa ra phía trước

Hình 1.6: Push back rack

(Nguồn: http://www.cisco-eagle.com/catalog/c-3044-pushback-rack.aspx)

 Pallet Flow Rack

Pallet flow rack là loại kệ đặc biệt được sử dụng trong trường hợp việc lưu trữ hàng hóa theo nguyên tắc Vào trước – Ra trước (First in – First out) đó là những hàng hóa có độ nhạy cảm với thời gian như hàng lương thực, thực phẩm,

mỹ phẩm v.v… Kệ này gồm hai thành phần chính: khung kệ cố định và thanh ray có lắp các bánh xe lăn được Pallet sẽ được đưa vào một đầu và lấy ra ở đầu đối diện của kệ Thanh ray có độ nghiên nhất định để cho các pallet có thể tự trượt về phía đầu lấy ra của kệ Khi xe nâng lấy pallet ở một đầu thì các pallet còn lại sẽ tự dồn về phía ấy

Hình 1.7: Pallet Flow rack

(Nguồn: http://www.cisco-eagle.com/catalog/c-3043-pallet-flow-racks.aspx)

 Drive-in rack

Drive-in rack là loại kệ rất thích hợp trong trường hợp nhà quản trị muốn lưu trữ hàng hóa với mật độ cao và theo nguyên tắc Vào sau – Ra trước (Last in – First out) Drive-in rack được thiết kế đặc biệt cho phép xe nâng có thể chạy sâu vào bên trong kệ để xếp dỡ hàng Giữa các ô (shelf) không có các thanh ngang mà chỉ có các thanh dọc nhỏ để đặt pallet lên

Hình 1.8: Drive In rack

(Nguồn:

http://www.jungheinrich.be/nl/be/index-be/producten-diensten/racking-systems/storage-of-pallets/drive-indrive-through-racking)

 Xe nâng (Forklift)

Có thể nói, xe nâng là phương tiện vận chuyển, xếp dỡ hàng đã được chuẩn hóa trong kho hàng Cùng với pallet, xe nâng là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động kho hàng ngày nay Có nhiều hãng khác nhau sản xuất xe nâng, có thể kể đến những hãng nổi tiếng như Toyota, Mitsubishi, Komatsu, Kion, Nissan…

Xe nâng có thể nâng những kiện hàng từ 1 đến 5 tấn, thậm chí có loại lớn nâng tới 50 tấn Xe nâng có thể chạy bằng động cơ điện hoăc dầu diesel Tuy nhiên, vì đặc thù hoạt động trong kho hàng nên người ta hay dùng xe nâng chạy bằng điện hơn Có nhiều chuẩn khác nhau của xe nâng tùy thuộc vào quốc gia, khu vực nhưng thông dụng nhất là chuẩn ANSI B56 của Hoa Kỳ

Kể từ khi ra đời, xe nâng đã giúp ích rất nhiều trong hoạt động của kho hàng Năng suất xếp dỡ được nâng cao, không cần nhiều nhân lực, tốc độ làm hàng rất nhanh, hiệu quả Ở những nước phát triển, đặc biệt là Nhật Bản, người lái xe nâng phải được đào tạo và sát hạch cấp bằng mới được phép lái xe nâng

Do giá thành vừa phải, hiệu quả hoạt động cao nên xe nâng đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động kho hàng ngày nay

Một dạng biến thể của xe nâng forklift đó là Turret track, loại phương tiện nâng hạ này cho phép hoạt động cực tốt ở những nơi nhỏ hẹp mà xe nâng thông thường không thể hoạt động được Turret track cho phép cabin của tài xế nâng

hạ theo càng nâng của xe, có thể xoay càng nâng 180 độ mà xe vẫn đứng yên Turret track có nhược điểm là giá thành rất cao, chỉ có những doanh nhiệp chuyên nghiệp về dịch vụ kho hàng mới thích hợp dùng loại xe nâng này Hi vọng một ngày không xa, giá thành sẽ giảm xuống để nhiều doanh nghiệp có thể tiếp cận được

Hình 1.9: Xe Forlklift

(Nguồn: http://www.fmmagazine.com.au/news/free-forklift-safety-guide/)

1.2.4 Các ứng dụng của công nghệ thông tin trong kho hàng

Từ xa xưa, hoạt động kho hàng đơn thuần do các hoạt động chân tay của con người đảm nhiệm Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của khoa học, những kho hàng ngày nay dần dần mất hẳn bóng dáng con người Mọi thứ đều được tự động hóa Đóng góp vào sự phát triển đó là các kỹ thuật, công nghệ mới được đưa vào phục vụ kho hàng Tác giả chỉ đề cập đến những công nghệ cơ bản thường được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả của kho hàng

 Trao đổi dữ liệu điện tử EDI (Electronic data interchange)

Ngày nay, EDI được ứng dụng rất nhiều trong nhiều lĩnh vực khác nhau EDI là công nghệ cho phép truyền tải dữ liệu giữa các ứng dụng máy tính khác nhau sử dụng một chuẩn thống nhất chung EDI đặc biệt được sử dụng rất nhiều trong ngành công nghiệp ôtô, bán lẻ tại Hoa Kỳ và Châu Âu

Trước đây, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc trao đổi thông tin với nhau bởi vì mỗi doanh nghiệp đều sử dụng những phần mềm riêng, định dạng dữ liệu khác nhau, hệ thống máy tính khác nhau, hệ thống mạng khác nhau v.v… Để giải quyết vấn đề đó, EDI ra đời nhằm đem lại những lợi ích sau cho doanh nghiệp

 Giảm thiều rủi ro sai sót thông tin do nhập liệu

 Cập nhật thông tin nhanh chóng

 Tiết kiệm chi phí hoạt động

 Dễ dàng chia sẻ thông tin trong toàn doanh nghiệp

Một hệ thống EDI bao gồm những thành phần cơ bản sau:

 Phần cứng và phần mềm: Thường được cung cấp trọn gói bởi doanh nghiệp cung cấp phần mềm như: Oracle, IBM, ProEDI, OpenEC …

 Công nghệ kết nối, giao tiếp: Có thể sử dụng Internet hoặc VAN

 Và quan trọng nhất là chuẩn dữ liệu: Có rất nhiều chuẩn như ANSI ASC X12, EDIFACT, UNTDI v.v… nhưng phổ biến nhất là chuẩn ANSI ASC X12

EDI được ứng dụng trong kho hàng chủ yếu ở khâu doanh nghiệp đặt hàng nhà cung cấp và doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng Những doanh nghiệp mà có khối lượng giao dịch lớn thì sẽ thấy rõ được lợi ích của EDI đem lại mặc dù giá thành để ứng dụng EDI là không hề rẻ

 Công nghệ nhận dạng không dây RFID

RFID – Radio frequency Identification, là công nghệ tiên tiến được phát triển để thay thế cho mã vạch truyền thống RFID sử dụng sóng radio để nhận dạng đối tượng mà không cần phải tiếp xúc với đối tượng, điều mà mã vạch không thể làm được

RFID gồm 2 thành phần chính, đó là:

 Thẻ RFID (tag, transponder): Dùng để chứa nội dung để nhận dạng đối tượng

 Thiết bị đọc/ghi thẻ RFID: Dùng để đọc/ghi nội dung từ thẻ RFID

Thẻ RFID hoạt động dựa trên 2 nguyên lý:

 Bị động: Thẻ RFID không cần nguồn điện riêng để hoạt động, thẻ sẽ lấy năng lượng từ sóng radio từ thiết bị đọc/ghi truyền tới

 Chủ động: Thẻ RFID cần nguồn điện riêng để hoạt động

Thẻ RFID bao gồm nhiều định dạng khác nhau: đồng xu, dạng tiêm dưới

da, thẻ nhựa, nhãn dán v.v… Để thẻ RFID sử dụng được, người ta phải ghi nội dung vào thẻ thông qua đầu đọc/ghi và phần mềm chuyên dụng Sau đó, sẽ gắn hoặc dán vào đối tượng cần theo dõi, quản lý Một dạng biến thể của RIFD đó là công nghệ NFC mà ngày nay bắt đầu phát triển mạnh trên thế giới Tác giả sẽ đề cập đến vấn đề này sau

RFID ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sàn xuất kinh doanh ở nhiều lĩnh vực khác nhau như công nghiệp sản xuất ôtô, chăn nuôi, khai thác cảng, vận tải, kho hàng v.v…

1.2.5 Các hoạt động chủ yếu trong kho hàng

Trong kho hàng có nhiều hoạt động diễn ra, tác giả xin giới thiệu một số hoạt động chủ yếu sau:

 Hoạt động nhận hàng (receiving): Bao gồm các công việc lập lịch giao hàng với nhà vận tải, dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa, đối chiếu hàng hóa…

 Hoạt động đem hàng cất vào kho (Put away): Xác định loại sản phẩm, xác định vị trí lưu trữ, dịch chuyển hàng hóa vào kho, cập nhật dữ liệu kho hàng…

 Hoạt động lưu trữ: Lựa chọn thiết bị lưu trữ, làm hàng phù hợp, kiểm tra, sắp xếp hàng hóa để tận dụng tốt không gian lưu trữ, cập nhât thông tin hàng hóa lưu trữ …

 Hoạt động lấy hàng (Order Picking): Tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, lựa chọn phương pháp lấy hàng…

 Hoạt động chuẩn bị hàng để giao (Shipping preparation): Phân loại hàng, đóng gói hảng hóa, dán nhãn ký mã hiệu hàng hóa, gom nhóm hàng theo yêu cầu…

 Hoạt động giao hàng (Shipping): Lập lịch với nhà vận tải, đưa hàng lên phương tiện vận tải, giao hàng cho nhà vận tải, cập nhật thông tin về lô hàng vừa giao…

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Hợp Tác Xã Thương Mại – Dịch Vụ Củ Chi được Uỷ Ban Nhân Dân Huyện Củ Chi cấp giấy phép thành lập số 002.CC ngày 20/8/1998

 Tên đơn vị: HỢP TÁC XÃ THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ CỦ CHI

 Địa chỉ: 26, Nguyễn Thị Triệu, KP2, Thị Trấn Củ Chi, H.Củ Chi, TP.HCM

vì vậy Hợp Tác Xã từng cấp được ra đời, trong đó có Hợp Tác Xã Thương Mại - Dịch Vụ Củ Chi

Để tồn tại và phát triển như hiện nay, Hợp Tác Xã Củ Chi phải trải qua một quá trình thăng trầm, thậm chí có lúc phải đứng bên bờ giải thể Trước tiên, chỉ là một cửa hàng bán lẻ phục vụ tiêu dùng cho xã viên và nhân dân vùng sâu vùng xa, với các mặt hàng chủ yếu lúc bấy giờ như : Đường, bột ngọt, dầu ăn, nước chấm, v.v… góp phần cùng thương nghiệp quốc doanh phân tán những mặt hàng sơ yếu theo định suất của Cán bộ, Công nhân viên

Đến năm 1981, xét trên bình diện quy mô cũng như chức năng hoạt động ngày càng lớn, cửa hàng Hợp Tác Xã Củ Chi được chấp thuận của UBNN TP đã

có quyết định thành lập Công Ty Tổng Hợp Thương Nghiệp Hợp Tác Xã Huyện

Củ Chi với chức năng hoạt động chính là phục vụ nhu cầu của xã viên và nhân

dân trên địa bàn với hình thức bán lẻ là chủ yếu, phương châm phục vụ đơn vị là

“Người nội trợ đảm đang của nhân dân” theo khẩu hiệu mà thành ủy TP.HCM trao tặng

Đến cuối năm 1989 đầu năm 1990, Công Ty Tổng Hợp Thương Nghiệp Hợp Tác Xã thành lập lại mô hình mới, và lúc này đổi tên thành Liên Hiệp Hợp Tác Xã Mua Bán Huyện Củ Chi Tuy tên hiệu có khác nhau nhưng chức năng hoạt động của Hợp Tác Xã vẫn không thay đổi

Đến tháng 6/1998 thực hiện theo luật Hợp Tác Xã đã được Quốc Hội phê chuẩn ngày 20/03/1996 Liên Hiệp Hợp Tác Xã Mua Bán Củ Chi đã đại hội chuyển đổi thành Hợp Tác Xã Thương Mại – Dịch Vụ Củ Chi (HTX TM&DV

Củ Chi) cho đến nay

HTX TM&DV Củ Chi hợp tác với công ty Unilever và trở thành nhà phân phối (NPP) các sản phẩm của công ty này tại các địa bạn huyện Củ Chi, Hóc Môn và một phần Quận 12 Các sản phẩm phân phối gồm các sản phẩm gia dụng của Unilever Hàng hóa của NPP Củ Chi chia làm 4 dòng mặt hàng chính để dễ dàng theo dõi, đó là: HC (household care); PC1 (personal care 1); PC2 (personal care 2); FOODS (food)

 Hair Care: mặt hàng chăm sóc tóc vd: Dầu gọi Clear, Sunsilk

 Oral Care: mặt hàng chăm sóc răng miệng vd: Kem đánh răng Close

up, P/S;

 PC2 (personal care 2):

 Skin Care: mặt hàng chăm sóc da vd: Vaseline, Ponds

 Skin Cleaning: mặt hàng vệ sinh thân thể vd: Xà bông Lifebouy, sữa tắm Dove, Lux

 Deodorant: mặt hàng dùng để khử mùi cho da vd: Rexona, Axe

 FOODS (food):

 Culinary: thực phẩm và gia vị vd: nước mắm, hạt nêm Knoor

 Tea: mặt hàng giải khát vd: trà Lipton

* Đặc tính hàng hóa của nhóm các sản phẩm giặt tẩy:

- Nhạy cảm với độ ẩm, dễ vón cục trong mô trường độ ẩm cao, hoạt chất sodium percarbonate dễ bị phân rã trong môi trường ẩm thấp

- Nhiệt độ lưu trữ thích hợp là 50oF – 80oF

- Nhạy cảm với ánh nắng mặt trời trực tiếp vì làm cho mùi hương dễ bay hơi

* Đặc tính hàng hóa của nhóm sản phẩm chăm sóc cá nhân:

- Nhạy cảm với ánh nắng mặt trời

- Không tiếp xúc được với không khí lâu

- Nhạy cảm với ánh nắng mặt trời trực tiếp

Hợp Tác Xã hiện sở hữu cơ sở vật chất như sau:

 2 kho hàng có diện tích 1000 m2 mỗi kho

 Khối văn phòng làm việc gần 100 m2

 6 phương tiện vận tải 2.5 tấn

 Và một số thiết bị làm hàng đơn giản khác

Hình 2.1: Bản đồ phạm vi phân phối của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi

(Nguồn: Hợp Tác Xã TM& DV Củ Chi)

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của HTX TM&DV Củ Chi

Hợp Tác Xã Thương Mại Dịch Vụ Củ Chi là đơn vị kinh tế tập thể, hoạt động dựa vào luật Hợp Tác Xã và điều lệ của mình, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng có tài khoản tại ngân hàng và thực hiện chế độ hạch toán độc lập Hợp Tác Xã có chức năng và nhiệm vụ sau :

 Chức năng

 Kinh doanh các mặt hàng Nhà nước cho phép

 Hợp Tác Xã Củ Chi là một đơn vị phân phối chuyên cung cấp sỉ và lẻ hàng tiêu dùng trong gia đình như: bột giặt, dầu gội, dầu xả, kem đánh răng… với nhiều chủng loại và nhãn hiệu khác nhau, ngoài ra còn có các loại thực phẩm như: trà bột pha, viên knnor, snack…

 Nhiệm vụ

 Nhiệm vụ của Hợp Tác Xã Củ Chi là kinh doanh thương mại các sản phẩm gia dụng cho thị trường các tỉnh miền Nam Đây là nhiệm vụ của kinh doanh do công ty Unilever giao cho Hợp Tác Xã

 Trong hoạt động thương mại và dịch vụ, Hợp Tác Xã Củ Chi có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký

 Hợp Tác Xã có nghĩa vụ thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của công ty Unilever và báo cáo bất thường theo yêu cầu của đại diện chủ sở hữu

 Hợp Tác Xã chịu sự kiểm tra của đại diện chủ sở hữu, tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan tài chính

 Hợp Tác Xã có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước theo quyết định của pháp luật

2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban

2.3.1 Cơ cấu tổ chức

Tổng số nhân viên: 62

 Nhân viên bán hàng trực tiếp: 23

 Nhân viên tiếp thị bán lẻ: 20

 Nhân viên tiếp thị bản sỉ: 3

 Nhân viên trưng bày: 5

 1 Trưởng Kho-Vận: Sắp xếp hàng xuất nhập kho, vận chuyển hàng và quản lý hàng tồn kho…

 1 Trưởng phòng kế toán: quản lý kế toán viên và thuế vụ …

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi

(Nguồn: Hợp Tác Xã TM &DV Củ Chi)

2.3.2 Các phòng ban và chức năng, nhiệm vụ

2.3.2.1 Lãnh đạo cấp cao

 Hội đồng quản trị:

- Do đại hội xã viên bầu ra, chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước đại hội xã viên và trước pháp luật, là cơ quan đề ra phương hướng mục tiêu và các chủ trương hoạt động của Hợp Tác Xã

- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Hợp Tác Xã

- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định, trình phương án đầu tư và dự án đầu tư lên đại hội xã viên quyết định

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng của Hợp Tác Xã Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các cán bộ quản lý quan trọng khác của Hợp Tác

Xã thuộc thẩm quyền

- Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó theo quy định của pháp luật

 Ban kiểm soát:

- Do đại hội xã viên bầu ra, là bộ máy kiểm tra giám sát mọi hoạt động của Hợp Tác Xã trong việc thực hiện theo pháp luật và điều lệ của Hợp Tác

2.3.2.2 Các phòng ban trực thuộc

 Phòng tổ chức hành chính:

- Phụ trách việc tham mưu tổ chức bộ máy kinh doanh, bố trí nhân sự hợp

lý với nhu cầu phát triển của đơn vị Đề xuất phải giải quyết các thủ tục tuyển dụng, thử việc, xác định lương, khen thưởng cũng như các chế độ, chính sách và quyền lợi liên quan đến cán bộ, nhân viên của đơn vị

- Theo dõi việc thực hiện các chính sách bảo hiểm xã hội – y tế cho CBNV của Hợp Tác Xã, lập bảng lương hàng tháng và thực hiện các chính sách nhân sự, lao động khác

- Xây dựng kế hoạch, đề xuất các chương trình vui chơi giải trí tập thể cho CBNV trong công ty, đảm bảo sử dụng quỹ phúc lợi hợp lý và có hiệu quả nhất

- Tìm kiếm, tuyển dụng các ứng cử viên có năng lực và các vị trí theo yêu cầu của Ban Giám đốc

- Xây dựng, đề xuất các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ cho các phòng ban

- Tổ chức mạng lưới bán hàng đạt hiệu quả

- Chuyên phụ trách về marketing và kinh doanh mua bán hàng hóa

 Phòng kế toán tài vụ:

- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán …