(1) Đơn hàng đề nghị
(2) Đơn hàng chỉnh sửa
(3) Giao hàng cho NPP
Hình 2.3: Cách thức đặt hàng của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi
(Nguồn: Tác giả) Hiện tại, HTX TM&DV Củ Chi đang áp dụng cách thức đặt hàng theo tiêu chuẩn của Unilever đưa ra. Do tập đoàn Unilever có rất nhiều nhà phân phối khác nhau không chỉ ở Việt Nam mà còn ở nước ngoài và sản xuất nhiều mặt hàng khác nhau như hóa mỹ phẩm, chất tẩy rửa, thực phẩm v.v… cho nên tập
đoàn Unilever đưa ra tiêu chuẩn đặt hàng chung áp dụng cho tất cả nhà phân phối trong hệ thống của mình.
Vì nếu không có tiêu chuẩn chung này, tập đoàn sẽ rất khó trong việc xử lý và giải quyết các đơn hàng cũng như phải lập kế hoạch sản xuất riêng biệt cho phù hợp với từng điều kiện đơn hàng, kế hoạch sản xuất rất dễ bị xáo trộn do nhiều đơn hàng có đặc điểm khác nhau. Do đó mà Hợp Tác Xã cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Sau đây là những tiêu chuẩn, quy tắc đặt hàng của tập đoàn Unilever:
Mỗi ngày các nhà phân phối phải tiến hành đặt hàng cho Unilever trước 9h hằng ngày trừ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ. Đơn hàng sẽ được giao cho nhà phân phối trong vòng 24h, tức là trước 9h ngày hôm sau. Tất cả các đơn hàng phải được đặt qua mạng internet thông qua website dành riêng cho các nhà phân phối. Hệ thống tiếp nhận là tự động hoàn toàn. Máy tính của tập đoàn Unilever sẽ tự động nhận và phân loại đơn hàng rồi gửi đến ban điều hành sản xuất.
Mỗi buổi sáng, hệ thống máy tính của tập đoàn Unilever sẽ tự động tính toán sản lượng một đơn hàng cho Hợp Tác Xã trong ngày hôm đó. Chủng loại mặt hàng là tất cả các mặt hàng mà Hợp Tác Xã chịu trách nhiệp phân phối trên địa bàn. Máy tính của Unilever sẽ căn cứ vào doanh số bình quân hằng ngày của 13 tuần trước đó.
Đơn vị tính để đặt hàng được tính bằng đơn vị thùng chẵn. Vì Unilever chỉ giao hàng theo đơn vị nguyên, nhiều sản phẩm sẽ được đóng vào một thùng chuẩn, cho nên Unilever yêu cầu nhà phân phối lấy hàng theo đơn vị tính là thùng.
Hình 2.4: Mẫu đơn đặt hàng
(Nguồn: Bộ phận kho vận Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi) Tuy nhiên, mức đề nghị này có thể được điều chỉnh bởi nhà phân phối, biên độ giao động điều chỉnh tùy từng mặt hàng thông thường là -50%/+10%. Đặc biệt, trong dịp tết nguyên đán thì Unilever cho phép tăng biên độ lên tới 99%. Những mặt hàng nào mà có điều chỉnh đặc biệt chẳng hạn như mặt hàng bán không được hay tồn kho quá cao hay hàng đang bán rất chạy mà không thể tăng vượt quá biên độ cho phép thì phải gửi email riêng trình bày lý do chính đáng, lúc đó Unilever sẽ xem xét riêng.
Đánh giá:
Việc đặt hàng theo tiêu chuẩn, quy tắc của Unilever khiến kho việc quản lý hàng tồn kho của HTX TM&DV Củ Chi trở nên khó khăn hơn. Hợp Tác Xã không được chủ động trong việc ấn định thời gian khi nào sẽ nên đặt hàng và cũng không thể chủ động ấn định số lượng hàng đặt tùy thuộc vào tình hình kinh doanh hiện tại.
Hơn nữa, với cách đặt hàng hiện tại thì Hợp Tác Xã không tính tới những khả năng thiếu hụt hàng do nhu cầu tăng mạnh bất chợt bởi vì máy tính của Unilever chỉ căn cứ vào doanh số bình quân hằng ngày trong khi con số này không phản ánh được mức độ phân tán của dữ liệu.
Việc ấn định biên độ điều chỉnh tùy thuộc vào sự “ước đoán” của nhân viên bộ phận kho vận mà không hình thành trên cơ sở tính toán nào.
Do đó, việc tìm giải pháp giải quyết vấn đề này không đơn giản chút nào, làm sao để Hợp Tác Xã quản lý hàng tồn kho tối ưu, tránh rủi ro thiếu hụt vửa để tuân thủ đúng tiêu chuẩn, quy tắc của Unilever đề ra.
Điểm đặc biệt rất đáng quan tâm là Hợp Tác Xã đang thực hiện theo chính sách của Unilever nên đã hiện đại hóa trong khâu đặt hàng, giúp quá trình này diễn ra nhanh, ít sai sót vì được lập và truyền trực tiếp trên hệ thống máy tính.