Phần trên tác giả đề cập đến những công cụ cần thiết để một kho hàng hoạt động hiệu quả. Nhưng vấn đề khó ở đây là làm sao để có thể biết được hàng nào để ở vị trí nào trong kho, khi lấy hàng thì làm sao để lấy hàng cũ trước rồi mới lấy hàng mới. Nếu như xếp hàng theo trật tự ngày nhập hàng trên các kệ hàng thì cách sắp xếp này sẽ giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa sẽ nhanh chóng và đơn giản nhưng nó cũng có nhược điểm là không tận dụng tốt không gian của kho hàng, không thể trộn hàng từ những pallet khác nhau lại được. Mỗi một pallet, vị trí chỉ chứa hàng của ngày nhập hàng nào đó. Giả sử một pallet chứa hàng có ngày nhập hàng 20/01/2013, qua ngày hôm sau Hợp Tác Xã giao cho khách hàng một số thùng nào đó mà không lấy hết trên pallet. Và pallet chứa hàng ngày 21/01/2013 cũng như vậy. Sẽ là tiết kiệm diện tích hơn nếu như ta dồn các thùng hàng của các pallet đó lại cùng một pallet để lưu trữ. Nhưng quản lý theo cách sắp xếp hàng theo trật tự ngày nhập sẽ không cho phép ta làm thế.
Qua những nhận định đó, tác giả xin đề xuất một giải pháp mà có thể lưu trữ hàng tự do trên kệ cho từng chủng loại hàng trong khi vẫn quản lý hiệu quả hàng trong kho, vẫn lấy hàng được theo nguyên tắc FI-FO.
Quay lại quy trình nhận hàng từ nhà cung cấp Unilever mà tác giả đã giới thiệu ở phần 3.2.3 một chút. Ở khâu tiếp nhận hàng từ xe vận tải của Unilever, hàng được đặt lên một băng chuyền đi qua đầu đọc RFID đề đọc thông tin từ các thùng hàng, những thông tin đó bao gồm Mã sản phẩm, mã thùng và ngày sản xuất. Những thông tin này được lưu trữ trong máy tính để quản lý. Tuy nhiên, để quản lý hàng trong kho thì Hợp Tác Xã cần thêm thông tin là thùng hàng đó để chỗ nào trong kho.
Để làm được điều này, thông tin về vị trí của thùng phải được lưu trong máy tính cùng với dữ liệu mà đọc được từ thẻ RFID. Quy trình cất hàng vào kho như sau:
Hình 3.16: Quy trình đem hàng cất vào kho
(Nguồn: Tác giả)
Bước 1: Lập pallet hàng sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp Unilever. Mỗi chủng loại hàng hóa đều có cách thiết lập pallet khác nhau do sự khác nhau về quy cách bao bì, đóng gói, trọng lượng v.v… Tất cả cách lập pallet phải theo khuyến nghị của Unilever.
Lập pallet hàng Xác định vị trí cần
đặt pallet Đọc mã nhận dạng
của các thẻ RFID
Ghi thông tin vị trí pallet vào thẻ
RFID Cập nhật vị trí của
các thùng vào dữ liệu hàng tồn kho
Bước 2: Đọc mã nhận dạng các thẻ RFID bằng đầu đọc RFID được kết nối với pocket PC. Mỗi một thẻ RFID khi sản xuất đều có một mã nhận dạng riêng, không thẻ nào giống thẻ nào. Bước này cần được thực hiện vì máy tính cần biết những thùng hàng nào nằm trên pallet nào. Không thể sử dụng mã thùng mà tác giả đề xuất vì những ngày sản xuất khác nhau có thể có mã thùng giống nhau. Mã thùng chỉ có ý nghĩa giúp cho nhà quản lý nhận dạng dễ dàng do mã nhận dạng của thẻ RFID là một chuỗi ký tự rất khó nhớ. Nguyên tắc đọc và ghi của đầu đọc/ghi RFID là sẽ giao tiếp với tất cả các thẻ RFID nằm trong phạm vi mà nó có thể đọc/ghi. Chính vì vậy mà cần phải đọc trước mã nhận dạng thẻ RFID để khi vào cất hàng vào kho ghi thông tin vào thẻ RFID không bị ảnh hưởng sang những thùng hàng nằm trên những pallet khác.
Bước 3: Sau khi đọc hết những mã nhận dạng các thẻ RFID trên pallet, nhân viên kho vận sẽ đem hàng vào kho. Do được quản lý bằng máy tính nên không cần thiết phải tính toán trước vị trí cần đặt. Nhân viên kho vận chỉ cần đặt pallet vào chổ nào còn trống.
Bước 4: Tiếp đến nhân viên kho vận sẽ ghi thêm thông tin về vị trí pallet vào các thẻ RFID của các thùng trên pallet. Lúc này nội dung của thẻ RFID như sau:
Trong đó, xxxx là nội dung cũ trong thẻ được ghi từ nhà sản xuất Unilever. Việc ghi thông tin vị trí của pallet vào từng thẻ RFID nhằm tránh tình trạng nhầm lẫn khi lấy hàng và sắp xếp lại các thùng ở các pallet khác nhau. Nhưng còn một vấn đề cần giải quyết ở đây là hầu hết các phần mềm đọc/ghi RFID mà nhà sản xuất cung cấp cho khách hàng là những phần mềm đơn giản, tức là chỉ có thao tác cơ bản là nhập nội dung cần ghi và ghi hoặc là đọc thông tin từ thẻ là hết. Muốn ghi thông tin mà
có điều kiện chẳng hạn như chỉ ghi thông tin về vị trí vào các thẻ mà có mã nhận dạng thẻ cần ghi thì những phần mềm đi kèm đó không đáp ứng được. Những nhà sản xuất thiết bị đọc/ghi RFID đều cung cấp cho khách hàng công cụ giao tiếp với thiết bị của họ thông qua các thư viện liên kết động (DLL) được sử dụng rộng rãi trong các ngôn ngữ lập trình trên máy tính. Công việc này đòi hỏi phải có đơn vị công nghệ thông tin chuyên nghiệp đảm trách. Do đó, Hợp Tác Xã nên thuê công ty bên ngoài xây dựng riêng cho mình phần mềm này.
Hình 3.17: Phần mềm đọc/ghi thẻ RFID đơn giản
(Nguồn: http://www.d-logic.net/index.php/ufr)
Bước 5: Khi tiến hành ghi thông tin vào thẻ RFID xong, nhân viên kho vận sẽ tiến hành đồng bộ hóa dữ liệu của pocket PC và máy tính quản lý hàng tồn kho chung. Dữ liệu được đồng bộ chính là thông tin về vị trí của các thùng hàng trên kệ. Lúc này trong cơ sở dữ liệu quản lý hàng tồn kho có đầy đủ thông tin về vị trí hàng hóa: