Sau khi Hợp Tác Xã gửi đơn hàng cho Unilever, Unilever sẽ chuẩn bị và giao hàng cho Hợp Tác Xã trong vòng 24h sau đó. Unilever thuê đội xe bên ngoài để thực hiện việc giao hàng cho các nhà phân phối nên việc thực hiện đúng thời gian vận chuyển là điều gần như chắc chắn (Leadtime quá trình giao hàng có thể xem là không đổi).
Trước khi hàng từ Unilever về, đội ngũ bốc xếp sẽ thực hiện việc đảo kho nhằm những hàng hóa đã nhập trước đó sẽ được đưa lên phía đầu dãy theo nguyên tắc FIFO (First In – First Out). Việc làm này dùng để tránh việc xảy ra tình trạng hàng bị quá hạn sử dụng.
Khi xe giao hàng đến, Hợp Tác Xã sẽ thuê đội ngũ bốc xếp từ bên ngoài thực hiện việc dỡ hàng từ trên xe xuống. Hàng hóa được dỡ xuống khu vực ngay cửa ra vào kho. Sau đó, nhân viên kho vận sẽ kiểm đếm và kiểm tra hàng hóa dưới sự chứng kiến của lái xe. Nhân viên kho vận sẽ đối chiếu số hàng nhận được với P/O mà Hợp Tác Xã đã gửi cho Unilever để xem có đúng số lượng, đúng sản phẩm hay không. Nếu không có sự thiếu hụt, sai sót hay hư hại nào thì nhân viên kho nhận sẽ ký vào hóa đơn và biên nhận của lái xe. Kể từ lúc ký vào biên nhận thì mọi trách nhiệm về hàng hóa lúc này sẽ do nhân viên kho vận đảm nhận.
Cuối cùng, nhân viên kho vận sẽ cập nhật dữ liệu vào máy tính để thuận tiện cho việc quản lý sau này và gửi hóa đơn về cho phòng kế toán để lập phiếu thanh toán. Phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán tiền cho Unilever và lập phiếu nhập kho lô hàng vừa nhận.
Hình 2.5: Hoạt động nhận hàng
(Nguồn: Tác giả) Đánh giá:
Việc nhận hàng từ Unilever của Hợp Tác Xã vẫn còn mang tính thủ công nên hiệu quả chưa thực sự tốt. Nếu như khối lượng hàng nhỏ thì làm theo cách thủ công đó thì có thể đảm nhận được nhưng khối lượng hàng lớn hơn thì khó đáp ứng được yêu cầu, có thể dẫn đến sai sót gây ra thiệt hại về kinh tế.
Quá trình kiểm đếm chỉ đơn thuần bằng quan sát. Nếu như việc nhận hàng chỉ một loại sản phẩm thì còn dễ dàng nhưng nếu như nhận cùng lúc nhiều sản phẩm thì rất dễ nhầm lẫn giữa các loại với nhau.
Do các sản phẩm được đóng gói trong thùng carton nên vấn đề thiếu hụt hàng trong thùng cũng như hàng bị hư hỏng bên trong không thể kiểm soát bằng quan sát bằng mắt thường bên ngoài được. Chỉ khi soạn hàng để giao cho khách hàng thì Hợp Tác Xã mới biết được là có sự thiếu hụt từ Unilever hay hàng hư hỏng từ trước.