(1) Lấy hàng khỏi kho
(2) Soạn hàng
(3) Xếp hàng lên xe
Hình 2.10: Quy trình giao hàng cho khách
(Nguồn: Tác giả) Hợp Tác Xã quy định buổi sáng mỗi ngày là thời điểm Hợp Tác Xã sẽ giao hàng cho đại lý, nhà bán lẻ của mình. Nhân viên kinh doanh sẽ phải chuẩn bị đơn hàng mà khách hàng của mình đã đặt để giao cho khách.
Phòng kế toán sẽ in ra phiếu xuất kho, hóa đơn tổng và hóa đơn đơn lẻ dành cho từng khách hàng phải giao. Nhân viên kho vận sẽ giữ lại phiếu xuất
kho và hóa đơn tổng để kiểm tra và lưu trữ phục vụ cho việc quản lý kho sau này.
Các nhân viên kinh doanh sẽ tự vào kho lấy đúng chủng loại và đủ số lượng hàng mà mình phải giao trong ngày. Hàng hóa sẽ được tập kết khu vực trước cửa kho. Nhân viên kho vận sẽ kiểm tra việc lấy hàng này.
Sau khi lấy hàng xong, nhân viên kinh doanh sẽ phân loại hàng cho từng khách hàng, kiểm tra lại hàng hóa bên trong. Đối với những thùng hàng nhỏ như những thùng chứa sản phẩm chăm sóc da, khử mùi thì nhân viên kinh doanh sẽ đóng vào những thùng carton lớn hơn và ghi thông tin loại hàng và khách hàng bên ngoài thùng bằng bút long.
Cuối cùng, đội ngũ bốc xếp sẽ xếp hàng lên phương tiện vận tải và đi giao cho khách hàng. Chiều về, nhân viên kinh doanh sẽ tập hợp những đơn hàng mà khách hàng đặt trong lúc đi giao hàng về phòng kinh doanh, từ đó phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất kho cho phòng kế toán để sáng hôm sau sẽ đi giao hàng.
Đánh giá:
Do không có phương tiện cơ giới trợ giúp nên nhân viên kho vận cho phép các nhân viên kinh doanh tự do vào kho lấy hàng gây ra rủi ro rất cao về mất mát hàng hóa. Ngoài ra, nhân viên kinh doanh có thể lấy hàng không đúng quy định, do sự bất tiện hay vấn đề gì đó họ có thể lấy hàng sao cho thuận tiện nhất cho họ mà không lấy theo nguyên tắc FIFO.
Như đã đề cập ở phần 2.5.1, Hợp Tác Xã sử dụng ngay lối ra vào làm khu tập kết hàng tạm là không hợp lý. Rất dễ gây nên tình trạng lộn xộn không kiểm soát được. Nơi soạn hàng, phân loại hàng cần nhiều không gian để hoạt động cho nên Hợp Tác Xã cần xem xét lại vấn đề này.
Việc kiểm đếm hàng hóa vẫn phải thực hiện thủ công trong khi hàng lấy ra nhiều chủng loại nên rất tốn thời gian để kiểm tra.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN HIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI HTX TM&DV CỦ CHI
3.1 Mục tiêu hoàn thiện công tác quản trị kho hàng
Qua những phân tích, nhận định về công tác quản trị kho hàng. Tác giả nhận thấy vẫn còn một số hạn chế nhất định cần được hoàn thiện. Từ đó, tác giả nghiên cứu đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng.
Công tác quản trị kho hàng cần phải được tiến hành một cách tối ưu hóa để tiết kiệm chi phí. Nó bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, các khâu, công đoạn khác nhau và liên quan chặt chẽ đến nhau. Do đó, nhiệm vụ của việc hoàn thiện công tác quản trị kho hàng là tìm ra các biện pháp, công nghệ, thuật toán để giúp cho việc quản lý, thống kê, dịch chuyển hàng hóa sao cho hiệu quả nhất, tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được yêu cầu của công việc.
Đối với trường hợp cụ thể của HTX TM&DV Củ Chi, việc đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng cần phải cải thiện những vấn đề sau:
Xác định lượng hàng cần đặt để không xảy ra tình trạng thiếu hụt vừa đảm bảo giảm thiểu chi phí lưu trữ.
Ứng dụng những công nghệ, kỹ thuật khác nhau để quá trình nhận hàng, quản lý hàng, giao hàng được hiệu quả.
Xem xét lại thiết kế kho hàng để đảm bảo quá trình hoạt động được hiệu quả.
Xem xét lại các phương tiện tác nghiệp trong kho hàng để đạt hiệu quả cao hơn.