Hệ thống kho hàng của Hợp Tác Xã gồm 2 kho được bố trí theo sơ đồ như sau:
Kho 1 Kho 2
Văn Phòng
Cửa kho Cửa kho
Lối đi 25 m
Hình 3.3: Sơ đồ mặt bằng HTX TM & DV Củ Chi
(Nguồn: Tác giả) Các lối ra vào kho cùng nẳm tại một vị trí, cách thiết kế này có những ưu điểm như sau:
Tận dụng tốt trang thiết bị làm hàng, một thiết bị có thể làm được hàng xuất khỏi kho và hàng nhập vào kho.
Linh động trong việc sử dụng nhân viên, nhân viên quản lý kho có thể cùng làm công việc quản lý hàng xuất kho và nhập vào kho.
Khả năng quan sát, kiểm soát tốt hơn so với việc tách rời cửa nhập và cửa xuất.
Vấn đề an ninh được bảo đảm vì có một lối vào kho, ra kho duy nhất. Tuy nhiên, cách thiết kế này cũng có được những nhược điểm như sau:
Gia tăng chi phí vận chuyển trong kho hàng (in-house transport) vì khi vị trí hàng nằm ở cuối kho thì mất chi phí di chuyển hàng từ cửa kho đến cuối kho và mất chi phí di chuyển hàng từ cuối kho đến cửa kho, tính ra mất 2 lần chi phí.
Không thể thực hiện việc nhận hàng và giao hàng đồng thời vì rất dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, không kiểm soát được.
Do Hợp Tác Xã là nhà phân phối nên khối lượng hàng luân chuyển ra vào kho là rất lớn nên tác giả nhận định cách thiết kế kho hàng như trên là không hiệu quả vì 2 nhược điểm chính mà tác giả trình bày ở trên.
Ngoài cách thiết kế cửa kho dạng kết hợp (combined docks), người ta còn có thể sử dụng các cách thiết kế cửa kho khác như: cửa kho dạng tách rời (seperated docks), cửa kho dạng phân tán (scatter docks). Sau khi xem xét diện tích xung quanh kho hàng, các khoảng trống còn lại, tác giả đánh giá cách thiết kế như sau sẽ cơ bản giải quyết được vấn đề:
Kho 1 Kho 2
Văn Phòng
Cửa kho Cửa kho
Lối đi C ửa kh o 25 m C ửa kho
Hình 3.4: Sơ đồ điều chỉnh thiết kế kho
(Nguồn: Tác giả) Tận dụng khoảng không gian còn trống giữa hai kho, Hợp Tác Xã nên mở thêm cửa xuất hàng ở bên hông của mỗi kho, còn cửa kho cũ sẽ chỉ dùng cho việc nhận hàng. Phương án này có những ưu điểm như sau:
Có thể diễn ra đồng thời quá trình vừa nhận hàng và vừa xuất hàng, tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sót có thể xảy ra vì 2 cửa hoàn toàn độc lập nhau.
Có khả năng đáp ứng được khi mà lượng hàng nhập hoặc xuất gia tăng bất thường.
Đặc biệt là giảm chi phí vận chuyển trong kho hàng đáng kể. Nếu hàng vừa nhập vào được đặt gần cửa xuất thì khi xuất hàng, việc lấy hàng rất nhanh và tiện lợi. Còn vị trí hàng nằm gần cửa nhập thì chỉ tốn 1 lần vận chuyển về cửa xuất. Phương án này làm giảm chi phí vận chuyển trong kho hàng khoảng 50% so với phương án cũ.
Tuy có sự tách biệt giữa 2 cửa khác nhau nhưng khả năng quan sát, kiểm soát vẫn được đảm bảo do mỗi cửa chỉ thực hiện một chức năng duy nhất. Thêm vào đó là việc ứng dụng những công nghệ máy móc hiện đại (sẽ đề cập ở phần sau) sẽ đảm bảo tốt hơn quá trình kiểm soát trong kho.
Do việc nhận hàng từ nhà cung cấp và giao hàng cho khách hàng diễn ra thường xuyên hằng ngày nên việc tăng thêm nhân sự không phải là vấn đề quá lớn.
Còn vấn đề thông thoáng cho kho hàng, Hợp Tác Xã nên gắn thêm cửa chớp vừa đảm bảo sự thoáng mát vừa có thể lấy thêm ánh sáng mặt trời cho kho hàng, hạn chế sử dụng điện chiếu sáng, giúp tiết kiệm chi phí hoạt động của kho hàng.
Ngoài ra, để tăng hiệu quả thông gió và kiểm soát tốt nhiệt độ, độ ẩm. Hợp Tác Xã có thể sử dụng quạt hút gió có các lá chắn kim loại bên ngoài. Khi cần thiết, nhiệt độ trong kho hàng tăng cao thì sử dụng quạt hút để điều hòa lại nhiệt độ, tránh tình trạng nhiệt độ bên trong kho hàng và bên ngoài kho hàng chênh lệch nhau nhiều dẫn đến hiện tượng đổ mồ hôi bên trong hàng hóa. Khi quạt không hoạt động thì các lá chắn sẽ đóng lại không cho côn trùng hay các động vật khác chui vào trong kho.
Hình 3.5: Một ví dụ quạt thông gió
Thông số kỹ thuật: Mã hàng: QV-074S Công suất: 1 HP Đường kính cánh: 660 mm Lượng gió: 11.000 m3/h Vòng tua: 1.400 rpm
Tác giả cũng xin đề xuất mặt bằng bố trí chung của kho hàng như sau: Cửa kho Cửa kh o Hàng Thực phẩm WC Khu vực soạn hàng
Hình 3.6: Sơ đồ bố trí mặt bằng kho sau khi điều chỉnh
(Nguồn: Tác giả) Sơ đồ bố trí trên đã dành ra khoảng không gian làm lối đi để tác nghiệp lấy hàng. Hiện tại, hàng hóa tại Hợp Tác Xã được đặt sát tường sẽ gây khó khăn cho việc cất và lấy hàng, muốn di chuyển qua lại phải đánh vòng ngược lại lối đi chính. Diện tích cho lối đi nên chiếm khoảng từ 10% - 15% diện tích của kho.
Đặc biệt chú ý tới khu vực dành riêng cho hàng thực phẩm, khu vực này phải được thiết kế kín để tránh tình trạng bám mùi từ những hàng hóa khác.
Cần thiết phải dành riêng một khu vực để cho nhân viên giao hàng có thể soạn hàng theo từng đơn hàng nhỏ khác nhau. Mỗi một lần đi giao hàng, nhân viên sẽ phải gom hết đơn hàng phải giao trong ngày và đi giao một lượt. Do đó, khi lấy hàng, sẽ có rất nhiều loại hàng hóa khác nhau cần phải được phân loại gom nhóm lại cho từng khách hàng một. Nếu không có khu vực dành riêng để làm việc này thì khi giao hàng cho khách, nhân viên giao hàng rất khó lấy hàng trên xe vận tải vì hàng trên xe không sắp sếp theo đối tượng cần phải giao, nhân viên sẽ phải tốn thời gian, công sức để lấy từng loại hàng trong xe. Còn khi có khu vực dành riêng cho việc này thì nhân viên chỉ việc đưa hàng lên xe theo từng đối tượng khách hàng. Những khách hàng nào cần giao trước trên đường đi thì để ngoài cùng xe, còn những khách hàng nào giao sau thì để bên trong. Khi đến nơi chỉ cần lấy xuống đúng số lượng chủng loại đã xếp sẵng ngay từ trong kho.
Ngoại trừ khu vực dành riêng cho hàng thực phẩm, những mặt hàng còn lại có thể được bố trí theo khuyến nghị của Unilever hoặc theo từng trường hợp cụ thể tùy tình hình của Hợp Tác Xã. Tuy nhiên, cần lưu ý những quy tắc sau khi xác định vị trí cho từng mặt hàng trong kho:
Tính tương thích (Compatibility): Có những mặt hàng không thể để gần nhau vì chúng có những đặc điểm vật lý, hóa lý không phù hợp. Ví dụ như hàng thực phẩm không thể để gần những mặt hàng có mùi mạnh như xà bông, dầu xả, hoặc các chất tẩy v.v… Do đó mà cần phải có một khu vực riêng dành cho hàng thực phẩm và tránh xa các mặt hàng có mùi như trên.
Tính đồng hành (Complementarity): Tính đồng hành thể hiện ở chỗ, khi khách hàng mua sản phẩm này thường sẽ mua thêm sản phẩm khác kèm theo. Ví dụ, khi khách hàng mua kem đánh răng P/S hay Close up, khách có khuynh hướng mua thêm bàn chải đánh răng hoặc nước sút miệng. Hoặc là dao cạo râu cùng với kem cạo râu v.v… Vì vậy mà cần xếp các loại hàng này gần nhau để giảm chi phí di chuyển.
Tính phổ biến (Popularity): Tính phổ biến thể hiện thông qua doanh số bán của một mặt hàng nào đó. Những mặt hàng nào bán chạy, doanh số lớn, thường xuyên lấy hàng thì nên để cửa xuất hoăc nơi thuận tiện nhất.