2.3.2.1 Lãnh đạo cấp cao
Hội đồng quản trị:
- Do đại hội xã viên bầu ra, chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước đại hội xã viên và trước pháp luật, là cơ quan đề ra phương hướng mục tiêu và các chủ trương hoạt động của Hợp Tác Xã.
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Hợp Tác Xã.
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định, trình phương án đầu tư và dự án đầu tư lên đại hội xã viên quyết định.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng của Hợp Tác Xã. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các cán bộ quản lý quan trọng khác của Hợp Tác Xã thuộc thẩm quyền.
- Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó theo quy định của pháp luật
Ban kiểm soát:
- Do đại hội xã viên bầu ra, là bộ máy kiểm tra giám sát mọi hoạt động của Hợp Tác Xã trong việc thực hiện theo pháp luật và điều lệ của Hợp Tác Xã.
Ban giám đốc:
- Trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động kinh doanh trước hội đồng quản trị.
- Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của Hội đồng Quản trị, kế hoạch kinh doanh.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ Hợp Tác Xã theo đúng điều lệ.
- Bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức danh quản lý của Hợp Tác Xã sau khi đã được Hội đồng Quản trị phê duyệt.
- Ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ theo sư phân cấp của Điều lệ Hợp Tác Xã.
- Báo cáo trước Hội đồng Quản trị tình hình hoạt động tài chính, kết quả kinh doanh và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Hợp Tác Xã trước Hội đồng quản trị.
2.3.2.2 Các phòng ban trực thuộc
Phòng tổ chức hành chính:
- Phụ trách việc tham mưu tổ chức bộ máy kinh doanh, bố trí nhân sự hợp lý với nhu cầu phát triển của đơn vị. Đề xuất phải giải quyết các thủ tục tuyển dụng, thử việc, xác định lương, khen thưởng cũng như các chế độ, chính sách và quyền lợi liên quan đến cán bộ, nhân viên của đơn vị.
- Theo dõi việc thực hiện các chính sách bảo hiểm xã hội – y tế cho CBNV của Hợp Tác Xã, lập bảng lương hàng tháng và thực hiện các chính sách nhân sự, lao động khác.
- Xây dựng kế hoạch, đề xuất các chương trình vui chơi giải trí tập thể cho CBNV trong công ty, đảm bảo sử dụng quỹ phúc lợi hợp lý và có hiệu quả nhất.
- Tìm kiếm, tuyển dụng các ứng cử viên có năng lực và các vị trí theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Xây dựng, đề xuất các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ cho các phòng ban.
Phòng kinh doanh:
- Tham mưu cho Ban Giám đốc và thực hiện trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm.
- Chịu trách nhiệm khảo sát tìm kiếm thị trường tiêu thụ, xây dựng phương án mạng lưới bán hàng.
- Tổ chức mạng lưới bán hàng đạt hiệu quả.
- Chuyên phụ trách về marketing và kinh doanh mua bán hàng hóa. Phòng kế toán tài vụ:
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán …
- Thực hiện nhiệm vụ chuyên trách giúp Ban Giám Đốc trong việc quản lý kế toán tài chánh, triển khai công tác kế toán tài vụ của đơn vị theo đúng qui định.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám Đốc về việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính theo từng kế hoạch. Điều phối vốn, tổ chức bộ máy kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Hợp Tác Xã. - Tổng hợp các số liệu từ các chi nhánh gửi tiền để xác định kết quả kinh
doanh.
2.4 Tình hình kinh doanh mảng phân phối của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi trong những năm 2007 – 2011 Chi trong những năm 2007 – 2011
Bảng 2.1: Doanh số bán hàng của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi trong 5 năm (2009 – 2011) Đơn vị tính: đồng 2009 2010 2011 HC 77.464.001.700 86.876.275.900 93.719.353.350 PC1 28.395.079.100 33.496.352.400 39.156.039.983 PC2 17.207.818.000 17.872.803.250 21.081.254.600 FOODS 7.885.451.000 12.816.141.500 14.603.572.200 Tổng 130.952.349.800 151.061.573.050 168.560.220.133
(Nguồn: Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi) Qua bảng số liệu thống kê ta thấy doanh số bán hàng của Hợp Tác Xã TM&DV Củ Chi có bước tăng trưởng đều qua các năm (bình quân khoảng 20%/năm). Mặc dù nền kinh tế trong những năm 2009, 2010, 2011 rơi vào hoàn cảnh khó khăn nhưng doanh số bán hàng của Hợp Tác Xã vẫn tăng trưởng trong những năm đó. Một phần là do những mặt hàng mà Hợp Tác Xã phân phối đại đa số là những mặt hàng thiết yếu cho nhu cầu con người như bột giặt, kem đánh răng, dầu gọi đầu v.v… cho nên kết quả kinh doanh không bị ảnh hưởng mấy bởi khủng hoảng kinh tế. Nhưng phần lớn có được sự thành công đó là do nổ lực hoạt động của toàn thể nhân viên trong Hợp Tác Xã. Đội ngũ tiếp thị thường
Năm Nhóm sp
xuyên tích cực tìm kiếm khách hàng mới kể cả những vùng sâu vùng xa của huyện Củ Chi, Hóc Môn. Ngoài ra, những khách hàng cũ cũng được chăm sóc chu đáo, giao hàng đúng số lượng, chất lượng, đúng thời gian làm cho mức độ hài lòng của khách hàng cả mới lẫn cũ đều tăng cao.
Trong 4 nhóm sản phẩm mà Hợp Tác Xã phân phối cho Unilever, nhóm HC là nhóm có doanh số cao nhất, chiếm tỷ trọng qua các năm lần lượt là 2009 – 59,15%; 2010 – 57,51%; 2011 – 55,6%. Tiếp đó là nhóm PC1 bao gồm các sản phẩm chăm sóc tóc và răng miệng. Còn lại là nhóm sản phẩm PC2 và FOODS. Ngoài ra, mức tăng trưởng của nhóm sản phẩm HC cũng là mạnh nhất (bình quân khoảng 50%/năm) trong khi các nhóm sản phẩm còn lại khoảng 10%/năm – 20%/năm. Do đó, các sản phẩm của nhóm HC cần được quan tâm đặc biệt trong hệ thống kho hàng của Hợp Tác Xã, nhất là số lượng hàng cần lưu trữ để đáp ứng tốt của nhu cầu khách hàng.
2.5 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm (2009-2011) 2011)
Bảng 2.2: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của HTX TM&DV Củ Chi qua 3 năm (2009 – 2011) Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 2009 2010 2011 Chênh lệch 2010/2009 2011/2010 Chênh lệch % Chênh lệch % 1. Doanh thu 232.172,9 315.581,3 461.182,6 83.408,4 26,43 145.601,3 31,57 2. Các khoản giảm trừ DT
4. Giá vốn hàng bán 223.881,8 302.906,1 432.211,6 79.024,3 26,09 129.305,5 29,92
5. Lợi nhuận gộp 8.291,1 12.675,2 28.971,0 4.384,1 34,59 16.295,8 56,25
6. Chi phí lãi vay 498,5 1263,4 1.124,6 765,1 60,56 -138,8 -12,34
7. Chi phí bán hàng 5.233 7.631,4 8.963,2 2.398,4 31,43 1.331,8 14,86
8. Chi phí quản lý
doanh nghiệp 2.107,3 3.013,5 2.983,2 906,2 30,07 -30,3 -1,01 9. Lợi nhuận thuần 452,4 766,9 15.900 314,5 41,0 15.133,1 95,18
10. Thu nhập khác
11. Chi phí khác
12. Lợi nhuận khác 13. Lợi nhuận trước
thuế 452,4 766,9 15.900 314,5 41,0 15.133,1 95,18 14. Thuế TNDN 126,6 214,7 6.360 88,0 41,0 6.145,3 96,62
15. Lợi nhuận sau
thuế 325,8 552,2 9.540 226,5 41,0 8.987,8 94,21
(Nguồn: Phòng kế toán – tài vụ Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi)
Nhìn chung, hiệu quả hoạt động kinh doanh năm 2010 khả quan hơn so với năm 2009. Tổng doanh thu năm 2010 tăng so với năm 2009 là 83.408,4 triệu đồng (tỷ lệ tương ứng 26,43%) , điều này chứng tỏ Hợp Tác Xã có thành công trong thành tích phấn đấu tăng khối lượng hàng hóa bán ra.
Giá vốn hàng bán tăng 79.024,2 triệu đồng (tương ứng tỷ lệ 26,09%). Với tỷ lệ tăng này, mức tăng giá vốn hàng bán vẫn thấp hơn mức tăng của doanh thu
thuần (tỷ lệ tăng doanh thu thuần 26,43%) giúp lợi nhuận gộp năm 2010 tăng thêm so năm 2009 là 4.384,2 triệu đồng (tỷ lệ 34,59%).
Chi phí bán hàng cũng tăng nhiều 2.398,4 triệu đồng (tương ứng tỷ lệ 31,43%). Tuy với mức tăng này là hơi cao, cao hơn mức tăng doanh thu thuần (26,43%) nhưng vẫn thấp hơn hơn mức tăng lợi nhuận gộp (34,59%). Điều này chứng tỏ Hợp Tác Xã đã chú trọng đầu tư nhiều cho khâu bán hàng để tăng doanh thu trong năm. Bên cạnh đó, chi phí bán hàng và chi phí tài chính (chi phí lãi vay) cũng tăng theo góp phần giúp doanh thu thuần tăng, nhưng với tỷ lệ tăng như bảng phân tích trên thì quả thật là có cao hơn mức tăng doanh thu thuần.
Tuy nhiên, nếu xét chi tiết hơn về tình hình kinh tế thị trường thực tế năm 2010 thì quả thật có thể là mức biến động tăng chi phí bán hàng, chi phí quản lý và nhất là chi phí lãi vay là do tác động của lạm phát năm 2010 tăng khá cao làm cho các chi phí này cũng tăng theo. Vì vậy, với nguyên nhân khách quan này thì ta có thể chấp nhận được khi nhận được bảng kết quả kinh doanh.
Với tình hình kinh doanh khả quan như đã phân tích trên, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cũng tăng khá cao 314,5 triệu đồng (tỷ lệ tương ứng 41%). Đây là con số đánh dấu cho tình hình kinh doanh tốt của Hợp Tác Xã, chứng tỏ Hợp Tác Xã đã thực hiện tốt nhiệm vụ chính trong kinh doanh.
Do nhiệm vụ chính trong kinh doanh của Hợp Tác Xã là thương mại, nên lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính là tổng lợi nhuận kế toán trước thuế nên chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp cũng tăng tương ứng với tỷ lệ tăng của lợi nhuận thuần là 41% vẫn là một biểu hiện rất tốt mà 1 doanh nghiệp mong đợi.
Tổng doanh thu năm 2011 tăng so với năm 2010 là 145.601,3 triệu đồng (tỷ lệ tương ứng 31,57%) . Trong khi đó các chi phí năm 2011 đã giảm so với năm 2010 như: chi phí lãi vay giảm 138,8 triệu đồng ( -12,34%), chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 30,3 triệu đồng (-1,01%). Điều này cho thấy Hợp Tác Xã đã
có nhiều biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh được phát triển tốt.
Tuy các chi phí được cắt giảm bớt nhưng giá vốn hàng bán vẫn tăng 129.305,5 triệu đồng (29,92%) là do Hợp Tác Xã đã tăng chi phí bán hàng lên 1.331,8 triệu đồng (14,86%).
Qua bảng phân tích ta thấy, việc cắt giảm chi phí của công ty đã góp phần làm tăng lợi nhuận thuần năm 2011 lên 15.133,1 triệu đồng (95,18%). Một sự tăng vọt đáng kể của lợi nhuận so với giai đoạn 2009 – 2010. Đây là một dấu hiệu tốt cho sự phát triển trong giai đoạn tiếp theo của Hợp Tác Xã.
Để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp không chỉ mở rộng thêm hoạt động, đầu tư vào khoa học công nghệ hiện đại, tìm kiếm khách hàng mới, nâng cao chất lượng hàng hoá và tăng doanh thu mà còn phải hạn chế tới mức thấp nhất những chi phí của doanh nghiệp trong điều kiện có thể.
2.6 Thực trạng công tác quản trị kho hàng và hàng tồn kho
2.6.1 Cách thức xác định khối lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại
(1) Đơn hàng đề nghị
(2) Đơn hàng chỉnh sửa
(3) Giao hàng cho NPP
Hình 2.3: Cách thức đặt hàng của Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi
(Nguồn: Tác giả) Hiện tại, HTX TM&DV Củ Chi đang áp dụng cách thức đặt hàng theo tiêu chuẩn của Unilever đưa ra. Do tập đoàn Unilever có rất nhiều nhà phân phối khác nhau không chỉ ở Việt Nam mà còn ở nước ngoài và sản xuất nhiều mặt hàng khác nhau như hóa mỹ phẩm, chất tẩy rửa, thực phẩm v.v… cho nên tập
đoàn Unilever đưa ra tiêu chuẩn đặt hàng chung áp dụng cho tất cả nhà phân phối trong hệ thống của mình.
Vì nếu không có tiêu chuẩn chung này, tập đoàn sẽ rất khó trong việc xử lý và giải quyết các đơn hàng cũng như phải lập kế hoạch sản xuất riêng biệt cho phù hợp với từng điều kiện đơn hàng, kế hoạch sản xuất rất dễ bị xáo trộn do nhiều đơn hàng có đặc điểm khác nhau. Do đó mà Hợp Tác Xã cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Sau đây là những tiêu chuẩn, quy tắc đặt hàng của tập đoàn Unilever:
Mỗi ngày các nhà phân phối phải tiến hành đặt hàng cho Unilever trước 9h hằng ngày trừ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ. Đơn hàng sẽ được giao cho nhà phân phối trong vòng 24h, tức là trước 9h ngày hôm sau. Tất cả các đơn hàng phải được đặt qua mạng internet thông qua website dành riêng cho các nhà phân phối. Hệ thống tiếp nhận là tự động hoàn toàn. Máy tính của tập đoàn Unilever sẽ tự động nhận và phân loại đơn hàng rồi gửi đến ban điều hành sản xuất.
Mỗi buổi sáng, hệ thống máy tính của tập đoàn Unilever sẽ tự động tính toán sản lượng một đơn hàng cho Hợp Tác Xã trong ngày hôm đó. Chủng loại mặt hàng là tất cả các mặt hàng mà Hợp Tác Xã chịu trách nhiệp phân phối trên địa bàn. Máy tính của Unilever sẽ căn cứ vào doanh số bình quân hằng ngày của 13 tuần trước đó.
Đơn vị tính để đặt hàng được tính bằng đơn vị thùng chẵn. Vì Unilever chỉ giao hàng theo đơn vị nguyên, nhiều sản phẩm sẽ được đóng vào một thùng chuẩn, cho nên Unilever yêu cầu nhà phân phối lấy hàng theo đơn vị tính là thùng.
Hình 2.4: Mẫu đơn đặt hàng
(Nguồn: Bộ phận kho vận Hợp Tác Xã TM & DV Củ Chi) Tuy nhiên, mức đề nghị này có thể được điều chỉnh bởi nhà phân phối, biên độ giao động điều chỉnh tùy từng mặt hàng thông thường là -50%/+10%. Đặc biệt, trong dịp tết nguyên đán thì Unilever cho phép tăng biên độ lên tới 99%. Những mặt hàng nào mà có điều chỉnh đặc biệt chẳng hạn như mặt hàng bán không được hay tồn kho quá cao hay hàng đang bán rất chạy mà không thể tăng vượt quá biên độ cho phép thì phải gửi email riêng trình bày lý do chính đáng, lúc đó Unilever sẽ xem xét riêng.
Đánh giá:
Việc đặt hàng theo tiêu chuẩn, quy tắc của Unilever khiến kho việc quản lý hàng tồn kho của HTX TM&DV Củ Chi trở nên khó khăn hơn. Hợp Tác Xã không được chủ động trong việc ấn định thời gian khi nào sẽ nên đặt hàng và cũng không thể chủ động ấn định số lượng hàng đặt tùy thuộc vào tình hình kinh doanh hiện tại.
Hơn nữa, với cách đặt hàng hiện tại thì Hợp Tác Xã không tính tới những khả năng thiếu hụt hàng do nhu cầu tăng mạnh bất chợt bởi vì máy tính của Unilever chỉ căn cứ vào doanh số bình quân hằng ngày trong khi con số này không phản ánh được mức độ phân tán của dữ liệu.
Việc ấn định biên độ điều chỉnh tùy thuộc vào sự “ước đoán” của nhân viên bộ phận kho vận mà không hình thành trên cơ sở tính toán nào.
Do đó, việc tìm giải pháp giải quyết vấn đề này không đơn giản chút nào, làm sao để Hợp Tác Xã quản lý hàng tồn kho tối ưu, tránh rủi ro thiếu hụt vửa để tuân thủ đúng tiêu chuẩn, quy tắc của Unilever đề ra.
Điểm đặc biệt rất đáng quan tâm là Hợp Tác Xã đang thực hiện theo chính sách của Unilever nên đã hiện đại hóa trong khâu đặt hàng, giúp quá trình này diễn ra nhanh, ít sai sót vì được lập và truyền trực tiếp trên hệ thống máy tính.
2.6.2 Công tác nhận hàng từ nhà cung cấp
Sau khi Hợp Tác Xã gửi đơn hàng cho Unilever, Unilever sẽ chuẩn bị và giao hàng cho Hợp Tác Xã trong vòng 24h sau đó. Unilever thuê đội xe bên ngoài để thực hiện việc giao hàng cho các nhà phân phối nên việc thực hiện đúng thời gian vận chuyển là điều gần như chắc chắn (Leadtime quá trình giao hàng có thể xem là không đổi).
Trước khi hàng từ Unilever về, đội ngũ bốc xếp sẽ thực hiện việc đảo kho nhằm những hàng hóa đã nhập trước đó sẽ được đưa lên phía đầu dãy theo