MỘT số GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN cơ cấu tổ CHỨC bộ máy QUẢN lý tại CÔNG TY CP KHÔNG GIAN hòa BÌNH

Mục tiêu nghiên cứu Góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp từ đó góp phần hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn :TS TRƯƠNG QUANG DŨNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn :Ts TRƯƠNG QUANG DŨNG Sinh viên thực hiện

MSSV: 0854010394

:

LÊ NHỰT TRÍ Lớp: 08DQD1

TP Hồ Chí Minh, 2012

DANH SÁCH CÁC BẢNG

Bảng 1: Danh sách thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất của công ty 28

Bảng 2: Nguồn nhân lực của công ty 30

Bảng 3: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc 35

Bảng 4: Cơ cấu phòng kinh doanh 39

Bảng 5: Cơ cấu phòng tài chính kế toán 40

Bảng 6: Cơ cấu phòng kỹ thuật 43

Bảng 7: Cơ cấu phòng đầu tư xây dựng cơ bản 44

Bảng 8: Cơ cấu phòng nhân sự 45

Bảng 9: Cơ cấu lao động quản lý của công ty 50

Bảng 10: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc công ty 62

Bảng 11: Đề xuất cơ cấu ban giám đốc mới 62

1 Sơ đồ 1.1.3.4: Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý 7

2 Sơ đồ 1.3.1.1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến 9

3 Sơ đồ 1.3.1.2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng 10

4 Sơ đồ 1.3.1.3: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến – chức năng 11

5 Sơ đồ 1.3.1.4: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến – tham mưu 12

6 Sơ đồ 1.3.1.5: Cơ cấu theo kiểu ma trận 13

7 Sơ đồ 1.3.1.6: Cơ cấu theo kiểu dự án (hay theo sản phẩm) 14

8 Sơ đồ 2.1.6.1: Quy trình sản xuất của công ty 31

9 Sơ đồ 2.2.1: Cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty 34

10 Sơ đồ 2.2.2.7: Khối đơn vị sản xuất trực tiếp 48

11 Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty 61

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và các số liệutrong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại công ty CP KHÔNG GIAN HÒA

BÌNH, không sao chép từ bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệmtrước nhà trường về sự cam đoan này

TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 06 năm 2012

Người làm báo cáo

(ký tên)

LÊ NHỰT TRÍ

ii

Để khóa luận tốt nghiệp đạt kết quả tốt đẹp, trước hết em xin gửi tới toànthể các thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh lời chúc sức khỏe, lời chào trân trọng

và lời cảm ơn sâu sắc nhất Với sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của thầy cô, đến nay

em đã có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài:

“Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH”.

Để có được kết quả này em xin đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành nhất tớithầy giáo – Ts Trương Quang Dũng đã quan tâm giúpđ ỡ, vạch kế hoạch hướngdẫn em hoàn thành một cách tốt nhất khóa luận tốt nghiệp trong thời gian qua

Không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị cán

bộ tại công ty đã t ạo điều kiện thuận lợi nhất trong suốt thời gian thực tập tại công

ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để em

có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tếsau này Em xin chân thành cảm ơn !

iii

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

( ký tên )

v

L Ờ

I N Ó

I Đ Ầ U

có vai tròđặc biệt quan trọng, những người làm công tác chuẩn

bị và lãnh đạohoạt động sản xuất kinh doanh về mọi mặt, mà hoạt động lao động của họ có tác

dụng quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp, ảnh

hưởng đến việc thực hiện mục tiêu quản lý

- Công tác lãnhđạo luôn luôn gắn liền với mọi hoạ t động sản xuất kinh

doanh của công ty, doanh nghiệp

và mang tính chất quyết định Từ

đó, đề tàinghiên cứu về bộ máy cơ cấu quản

lý trong các công ty, doanh nghiệp vẫn còn là

đề tài hấp dẫn, thú vị và có sức mời gọi người nghiên cứu.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp từ

đó góp phần hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian

lao động, sử dụng có hiệu quả các yếu tố cấu thành của quá trình kinh doanh, đồng

thời làm cho bộ máy quản lý năng động, gọn nhẹ, hoạt động nhịp nhàng và đạt

hiệu quả cao

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trong đề tài đó là

bộ máy tổ chức quản lý của công

ty Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty muốn tồn tại và phát

triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh

doanh Vì vậy đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp

với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh công ty Nó là điều kiện đủ quyết

định sự thành công của công ty trên thương trường Phạm vi nghiên cứu là bộ máy

cơ cấu quản lý hoạt động trong công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH Do đó,

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của công

ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chính ở đây

đó là phương pháp so sánh, phươngpháp phân tích lịch sử, phương pháp đối chiếu, phương pháp logic, và cuối cùng là

phương pháp phân tích thống kê trong phạm vi thực hiện đề tài

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần lời mở đầu và phần kết luận, khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về bộ máy quản lý

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty CP KHÔNG

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

1

LỚP 08DQD1

GIAN HÒA BÌNH

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lí tại Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

SVTH:

LÊ NHỰT TRÍ

2

LỚP 08DQD1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm về quản lý

- Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng quản lý

là hành chính là cai trị, có quan niệm lại cho rằng: q uản lý là điều hành, điều

khiển, là chỉ huy Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ

động khác nhau

• Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy

luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về

kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật

để tác động đến các yếu tố vật chất

quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý).

- Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau,

tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác

định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông

qua hành vi của đối tượng quản lý và mối quan

hệ ngược có thể giúp chủ thể quản

lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra

1.1.2 Khái niệm về bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệpbao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

3 LỚP 08DQD1

hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền

sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản

lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý

doanh nghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục

đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực

chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh

doanh

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

• Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

• Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

• Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ

của bộ máy

Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định

1.1.3 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý 1.1.3.1 Lao động quản lý

- Lao động quản lý bao

gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc

thực hiện các chức năng quản lý Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý

rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì

trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau

- Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn vịsản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một số

loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo

công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình

- Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu là

lao động quản lý Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao động

quản lý có thực hiện tốt các chức năng quản lý hay không

1.1.3.2 Phân loại lao động quản lý

Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người

ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:

• Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp

gồm có giám đốc, các vị phó giámđốc, kế toán trưởng Các cán bộ này có nhiệm

vụ phụ trách từng phần công việc,

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

4 LỚP 08DQD1

chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng

hợp của doanh nghiệp

• Hai là: Cán bộ lãnh đạo

doanh nghiệp gồm trưởng

và phó quản đốc phânxưởng (còn gọi là lãnh đạo t ác nghiệp), t rưởng, phó phòng ban chức năng Đội

ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của

lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho

bộ phận chuyên môn của mình

• Ba là: Viên chức chuyên

môn nghiệp vụ, bao gồm những người thực hiệnnhững công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại

Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì

ba loại lao động quản

lý nói trên đều cần thiết và phải

có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và

tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp

Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao

và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian

có vai trò và

vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố

cơ bản quyết định s ự thành bại

của bộ máy

quản lý và đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của

một giàn nhạc giao hưởng

1.1.3.3 Chức năng của lao động quản lý

Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của quản lý, thể hiện

những phương pháp tác động của chủ thể quản

lý lên đối tượng quản lý nhằm thực

hiện những mục tiêu quản lý

• Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những người được đào tạo ở các trường kỹ

thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tương đương được

cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp làm công tác kỹ

thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp Loại này bao gồm:

- Giám đốc hoặc phó giám đốc kỹ thuật, quản đốc hoặc phó quản đốc phụtrách kỹ thuật, trưởng phòng và phó phòng, ban kỹ thuật

- Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật

• Nhân viên quản lý kinh tế: là những người làm công tác tổ chức, lãnh đạo,quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như:

- Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách về kinh doanh, kế toán trưởng

- Các cán bộ, CNV công tác ở các phòng, ban, bộ phận như: kế toán, tài vụ,

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

5 LỚP 08DQD1

kế hoạch, thống kê, lao động – tiền lương,…

Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao dộng quản

lý được chia thành:

• Cán bộ lãnh đạo: là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức

năng lãnh đạo Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám Đốc, Quản đốc, Phó quản đốc, các

Trưởng ngành, Đốc công, trưởng

và các phó phòng ban trong bộ máy quản lý t ại

doanh nghiệp

• Các chuyên gia: là những lao động thực hiện công việc chuyên môn, khôngthực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp Bao gồm: các cán bộ kinh tế,

kỹ thuậtviên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt động của họ

mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng, trong công tác

quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đích quản lý chung

1.1.3.4 Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

- Theo quan điểm điều

khiển học, nền kinh tế quốc dân cũng như bất kỳ

một đơn vị kinh tế nào đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai phân

hệ: chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý (hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ

phận bị quản lý)

- Bộ phận quản lý bao gồm các chức năng quản lý, đội ngũ cán bộ nhânviên quản lý, các phương tiện quản lý và hệ thống các phương tiện quản lý

- Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống các phân xưởng, các bộ phận sản

xuất, các hệ thống máy móc thiết bị, các phương tiện công nghệ, nhà máy,…

- Hai bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫnnhau tạo nên một chỉnh thể thống nhất Có thể minh họa mối quan hệ giữa chủ thể

quản lý và đối tượng quản lý qua sơ đồ sau:

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

6 LỚP 08DQD1

Sơ đồ 1.1.3.4: Mối quan

hệ giữa chủ thể quản lý

và đối tượng quản lý

Chủ thể quản lýCác mục

tiêu

Mối quan hệngược

Đối tượn

g quản lý

(Nguồn : Kỹ Năng Quản

mối quan hệ ngược mà chủ thể quản lý có thể điều chỉnh quyết định đưa ra Trong

mỗi một tổ chức, một doanh nghiệp khi được thành lập đều có

bộ phận chịu tráchnhiệm điều hành những công việc thuộc phạm vi chuyên môn của bộ phận đó và

tổng thể các bộ phận chuyên trách

như vậy đã tạo nên bộ máy quản lý doanhnghiệp.

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm và yêu cầu của tổ chức

- Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là

sự liên kết tất cả các cá nhân, quá

trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra

- Theo mối quan hệ: Tổ chức là bao gồm

sự xác định cơ cấu và liên kết các

hoạt động khác nhau của tổ chức

1.2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

là dựa trên những chức năng, nhiệm

vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp

về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây

dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động

như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

7 LỚP 08DQD1

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là gồm những bộ phận có trách nhiệm khácnhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp

quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý

xác định Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan

hệ phụ thuộclẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao nhận những nhiệm vụ nhất định và

được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý hệ thống Cơ cấu

quản lý được hình thành bởi các

bộ phận quản lý và các cấp quản lý

1.2.2 Yêu cầu đối với tổ chức

bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy

đủ, toàn diện các chức năng quản

lý của đơn vị

• Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ

• Thứ tư, phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực.

1.3 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1.1 Mô hình cơ cấu theo trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới

Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người

lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới

quyền Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các

chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm

về hệ thống mình phụ trách Còn

người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh

của người đó mà thôi

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

8 LỚP 08DQD1

Sơ đồ 1.3.1.1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

N g ư ờ i

l ã n h

đ ạ o

Nhâ

n viên quản

lý 1

Các đối tượn

g quản lý

Nhân viên quản lý 2

Các đối tượng quản lý

(Nguồn: Kỹ năng quản lý doanh

nghiệp_ Ths Nguyễn Thơ Sinh - Nhà xuất bản

thống kê- Hà Nội 2002)

 Ưu điểm

Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung quy trách

nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ Duy trì tính

kỷ luật và kiểm tra Người lãnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn về các kết quả

hoạt động của cấp dưới quyền

 Nhược điểm

Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải

có kiến thức toàn diện, tổng hợp,

đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo

chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc

quản lý không quá phức tạp

1.3.1.2 Mô hình cơ cấu theo chức năng

Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi

là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến,

được Taylor xây dựng trong phạm vi phân xưởng Trong phân xưởng người lao

động nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc công) mà nhiều cấp khác nhau,

trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản

lý nhất định Với tư cách thiết lập

mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng đã bỏ qua

tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ Có thể mô tả cơ cấu này qua sơ đồ sau:

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

9 LỚP 08DQD1

Sơ đồ 1.3.1.2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Ngư

ời lãnh đạo

Bộ phậ

n chứ

c năn

g A

Bộ phận chức năng B

Bộ phận chức năng C

Bộ phận

SX 1

Bộ phận

SX 2

Bộ phận SX

Bộ phận SX

(Nguồn: : Kỹ năng quản lý doanh

nghiệp_ Ths Nguyễn Thơ Sinh - Nhà xuất bản

thống kê- Hà Nội 2002)

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá,chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành

viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trư ởng Như vậy

khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến

ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho

người cấp dưới

 Ưu điểm : Thu hút được các chuyên

gia vào công tác l ãnh đạo, sử dụng

tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người

chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho

người lãnh đạo

 Nhược điểm: Đào sâu sự phân chia

giữa các đơn vị chức năng Đối tượng

quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ

trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm

suy yếu chế độ thủ trưởng Mỗi đơn vị chỉ

chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng

của mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ

chức Chính vì chỉ tập trung vào các

mục tiêu của đơn vị mình, các đơn vị chức

năng dễ mâu thuẫn với nhau trong phối

hợp công việc Sau cùng là mặt đào tạo các

quản trị viên tương lai, mô hình này

không tạo điều kiện thuận lợi để họ có cái nhìn

tổng hợp về toàn bộ tổ chức

1.3.1.3 Mô hình cơ cấu tổ chức theo

trực tuyến - chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu

trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp

dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn

những bộ phận chức năng chỉ làm

nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những

lời khuyên và kiểm tra sự hoạt

độngcủa các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi

hỏi người lãnh đạo tổ chức phải

thường xuyên giải quyết mối quan

hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức

năng

Sơ đồ 1.3.1.3: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Bộ phậ

n lãn

h đạo

tổ chứ c

Bộ phận chức năng 1

Bộ phận chức năng 2

Bộ phận tuyến 1

Bộ phận chức năng 3

B

ộ p h ậ n tu yế

n 2

Bộ phận chức năng 4

(Nguồn: Quản trị học_ PGS.TS

Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản thống kê -

Hà Nội 2004)

 Ưu điểm : Lợi dụng được

ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức

năng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn

của các bộ phận chứ c năng, đồng

thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của

lãnh đạo cấp cao của tổ chức Đây

là kiểu cơ cấu tổ chức được xem là có nhiều ưu

điểm nhất so với các kiểu cơ cấu

tổ chức đã nêu trên, vì nóđã t ận dụng các ưu

điểm, đồng thời khắc phục nhiều

nhược điểm các cơ cấu trực tuyến và cơ cấu

chức năng và phù hợp hơn với những

doanh nghiệp có qui mô lớn Chính vì vậy mà

hiện nay hầu hết các doanh nghiệp

thường tổ chức và vận hành theo kiểu này, chỉ

có sự khác nhau ở việc phân chia

các tuyến sản xuất – kinh doanh theo tiêu thức

nào, hoặc chia theo lãnh thổ, hoặc

theo khách hàng, hoặc theo sản phẩm

 Nhược điểm: thường có sự mâu thuẫn

giữa các lãnh đ ạo chức năng và lãnh

đạo các tuyến sản xuất – kinh doanh do nhiều

nguyên nhân khác nhau Cơ cấu

phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người

lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên

giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận

trực tuyến với bộ phận chức năng

1.3.1.4 Mô hình cơ cấu trực tuyến -

tham mưu

Người lãnh đ ạo ra lệnh và chịu hoàn

toàn trách nhiệm đối với người thừa

hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề

phức tạp người lãnh đ ạo phải tham

khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu

giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép

11

LỚP 08DQD1

người lãnh đ ạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia,

giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi h ỏi người lãnh đ ạo phải

tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các ĩnh v ực Mô hình này cóưu và

nhược điểm tương tự như mô hình

tr ực tuyến – chức năng, có thể áp dụng cho

những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

Sơ đồ 1.3.1.4.: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu

Ngư

ời lãnh đạo

Tham mưu 1

Tham mưu 2

Tham mưu 3

Người quản lý tuyến 1

Người quản lý tuyến 2

Th

am mư

u 1

Tham mưu 2

Tham mưu 1

Tham mưu 2

Các đối tượng quản lý

(Nguồn: Quản trị học_ PGS.TS Nguyễn Thị

Liên Diệp Nhà xuất bản thống kê

-Hà Nội 2004)

1.3.1.5 Mô hình cơ cấu ma trận

Trong mô hình ma trận, các nhà quản

trị sắp xếp nguồn lực theo hai chiều

đồng thời: theo chức năng và theo sản phẩm

Ưu điểm của mô hình này là các học

viên khi được gom nhóm theo chức năng sẽ dễ

dàng học hỏi chia sẻ kiến thức với

nhau hơn, và gom nhóm theo ản phẩm giúp

cho nhân viên dễ định hướng theo

mục tiêu chung của sản phẩm Với cách bố trí

này, mô hình ma trận cho phép nhà

quản trị quản trị quản lý tổ chức của mình một

cách linh hoạt Tuy nhiên, nhược

điểm lớn nhất của mô hình này là chính là một

nhân viên phải báo cáo đến 2

người quản lý: người quản lí theo phòng chức

năng và quản lý theo sản phẩm

Việc này gây nhiều khó khăn cho

cả nhân viên và cả người quản lý

Sự xung đột

sẽ có nguy cơ xảy ra trong phân công công việc, đánh giá kết quả làm việc

Sơ đồ 1.3.1.5:

Sơ đồ cơ cấu theo

ma trận

Các nhân viên có 2 cấp trên trực tiếp

Các đơn vị dự án sản phẩm

Mô hình tổ chức theo dự

án sẽ khắc phục nhược điểm lớn nhất của mô hình

tổ chức ma trận bằng cách các nhân viên sẽ gán dài hạn vào một dự án hay một

sản phẩm Khi đó, nhân viên chỉ báo cáo trực tiếp cho trưởng dự án hay trưởng

nhóm sản phẩm Người trưởng phòng ban chức năng lúc đó chỉ đóng vai trò tư

vấn, hỗ trợ cho các nhân viên, tổ chức chia sẻ kiến thức chuyên môn cho các nhân

viên chứ không trực tiếp phân công công việc cho các nhân viên này

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

13 LỚP 08DQD1

Sơ đồ 1.3.1.6: Sơ

đồ cơ cấu theo dự án

Giám đốc dự án/sản phẩm

Thành viên dự án/ nhóm sản phẩm

- Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản

lý mới dựa vào việcthừa kế những kinh nghiệm đã thành công, đã gạt bỏ những yếu

tố bất hợp lý của

cơ cấu tổ chức có sẵn Cơ sở phương pháp luận

để xác định sự tương tự là xác

định sự phân loại đối tượng quản lý, căn cứ vào những dấu hiệu nhất định Chẳng

hạn: tính đồng nhất về sản phẩm cuối cùng của hoạt động quản lý, tính đồng nhất

về chức năng quản lý được thực hiện, tính khác nhau về lãnh thổ, đặc điểm kinh tế

kỹ thuật,…

- Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấunhanh, chi phí để thiết kế kết cấu ít, thừa kế có phân tích nh ững kinh nghiệm quý

báu của những người đi trước

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

14 LỚP 08DQD1

- Tuy nhiên, cũng có các hạn chế là thường xảy ra sự sao chép một cách

máy móc, thiếu sự phân tích thực

tế của cơ cấu sắp hoạt động Đó là những

khuynh hướng cần phải ngăn ngừa Đây là phương pháp áp dụng phổ biến ở nhiều

nơi, nhiều nước

1.3.2.2 Phương pháp đối chiếu

- Đây là một phương pháp khoa học được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp,mọi đối tượng quản lý Phương pháp này thường được chia làm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: + Xây dựng sơ

đồ cơ cấu tổng quát

+ Xây dựng những kết luận

có tính nguyên tắc của cơ cấu

Giai đoạn 2: + Xác định các

thành phần cho các bộ phận

cơ cấu

+ Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận

Giai đoạn 3 : + Xác định

những đặc trưng của các yếu

tố cơ cấu (chức năng,nhiệm vụ và mối quan hệ)

+ Quy định hoạt động của

cơ cấu tổ chức quản lý (điều lệ, nội

quy, quy chế)

- Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang hoạt động, cần phải bắt đầunghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành hoạt động của nó theo những căn

cứ nhất định Cơ cấu tổ chức quản lý và các bộ phận của nó thường được biểu hiện

dưới dạng sơ đồ Từ đó sẽ chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và từng chức

năng mà nó phải thi hành

1.3.2.3 Phương pháp kinh nghiệm

Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế

thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu

tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với

cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành

cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa

vào một cơ cấ u tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị

mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ

thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp

Do vậy đôi khi phương pháp này còn

được gọi là phương pháp tương tự

 Ưu điểm: của phương pháp này là quá

trình hình thành cơ cấu nhanh và chi

SVTH: LÊ

NHỰT TRÍ

15 LỚP 08DQD1

tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ.

Theo phương pháp này, ệc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại

được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành

đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các

chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý

của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở

đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế,

thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận

cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

 Ưu điểm: Phương pháp này

phân tích được những điều kiện thực tế của cơ

quan, đánh giá được các mặt hợp

lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ