Tài liệu luận văn: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In Tạp chí Cộng Sản” pdf

TRƯỜNG KHOA…………………… BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tp Cng Sn Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt chuyên đề thực tập cháu xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản ,Bác anh chị phịng TC-HC-TH nhiệt tình giúp đỡ cháu suốt trình thực tập.Qua ,em xin chân thành cám ơn GS.TS , Phạm Đức Thành đồng ý tận tình hướng dẫn em hồn thành chun đề Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyªn ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp LỜI NĨI ĐẦU Trong q trình mở cửa hội nhập nước ta bắt tay làm bạn với nhiều nước, doanh nghiệp có nhiều hội để phát triển phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để đứng vững Trong cạnh tranh gay gắt ngày người ta nhận tầm quan trọng nguồn lực người ,đó nguồn tài sản quý báu doanh nghiệp Nguồn nhân lực yếu tố đầu vào cuả trình sản xuất kinh doanh Nhưng thông thường nhắc đến nguồn nhân lực nghĩ tới người công nhân sản xuất ,những người trực tiếp sản xuất sản phẩm dịch vụ ma quên phận nguồn nhân lực vô quan trọng thiếu cơng ty ,đó đội ngũ cán quản lý Tuy họ người trực tiếp tạo sản phẩm họ giữ vai trị quan trọng cơng tác điều hành hoạt động cơng ty Bộ máy quản lý ví người cầm lái hướng thuyền sản xuất kinh doanh hướng ,đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổ chức bất biến mà khả biến Nó tuỳ thuộc vào biến động mơi trường bên bên ngoài.Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện cách mạng khoa học công nghệ thông tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý ln ln cần hồn thiện Sự hoàn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp doanh ,tiếp tục tồn phát triển lên ,nâng cao khả chiến thắng cạnh tranh Là Cơng ty trực thuộc Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản ,phục vụ công tác tuyên truyền Đảng,Công ty In Tạp chí Cộng Sản cơng ty có bề dày kinh nghiệm ngành in ,ln thực tốt nhiệm vụ Đảng Nhà Nước giao phó Tuy nhiên việc chuyển đổi kinh tế tập trung sang kinh tế thị trường có quản lý Nhà Nước ,cơ cấu máy quản lý cơng ty chưa có thay đổi để thích ứng nên cịn nhiều bất cập cơng tác lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất cơng ty Vì thời gian thực tập công ty em định chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty In Tạp chí Cộng Sản” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề gồm chương : Chương :Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý Chương :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng Sản Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng Ty In Tạp chí Cộng Sản Mặc dù cố gắng hạn chế thời gian ,trình độ , nguồn số liệu nên chắn viết em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy tồn Cơng Ty để em hồn thành chun đề Em xin chân thành cảm ơn! Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I.Các khái niệm 1.Quản lý Quản lý tác động chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trường Quản lý bao gồm điều kiện : -Phải có chủ thể quản lý tạo tác động đối tượng quản lý nhận tác động chủ thể quản lý tạo -Phải có mục tiêu xác định cho đối tượng chủ thể Mục tiêu đưể chủ thể quản lý tạo tác động -Chủ thể phải thực hành việc rác động 2.Tổ chức Tổ chức thường hiểu tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Các tổ chức tồn xã hội vơ phong phú đa dạng Có thể có nhiều loại hình tổ chức khác tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng lại tổ chức thường có đặc điểm sau : -Mọi tổ chức đưều mang tính mục đích Tổ chức mang mục đích tự thân mà cơng cụ để thực mục đích định Đây yếu tố tổ chức Mặc dù mục đích Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ca cỏc tổ chức khác khác ,nhưng khơng có mục đích tổ chức dẽ khơng có lý để tồn -Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích –các kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định điều cần phải làm để thực mục đích ,khơng tổ chức tồn phát triển hiệu -Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Một doanh nghiệp cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lượng ,máy móc ,thơng tin từ nhà cung cấp ,cần hoạt động khuôn khổ quản trị vĩ mô Nhà Nước ,cần hợp tác cạnh tranh với doanh nghiệp khác ,cần hộ gia đình tổ chức mua sản phẩm họ -Cuối ,mọi tổ chức cần nhà quản trị ,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao Vai trị nhà quản trị rõ nét tổ chức tổ chức khác thiếu họ tổ chức gặp lúng túng 3.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức ,biểu thị xắp đặt theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng 4.Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý tổ chức tổ chức ,là quan điều khiển hoạt động toàn tổ chức Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể người lao động với phương tiện quản lý liên kết theo số nguyên tắc ,quy tắc định nhằm đạt mục tiêu định 5.Tổ chức máy quản lý Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tổ chức máy quản lý trình dựa chức ,nhiệm vụ xác định máy quản lý để xắp xếp lực lượng ,bố trí cấu ,xây dựng mơ hình giúp cho tồn hệ thống quản lý hoạt động chỉnh thể có hiệu 6.Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành ,các phận có mối liên hệ mật hữu phụ thuộc lẫn chun mơn hố ,thực phần việc quản trị định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức quản trị mục tiêu chung tổ chức 7.Lao động quản lý Lao động quản lý họt động hay nói cách khác lao động người thực chức quản lý tổ chức định Phân loại lao động quản lý :  Căn theo cấp quản lý : Quản lý doanh nghiệp :Giám đốc ,Phó giám đốc ,Kế toán trưởng - Lãnh đạo doanh nghiệp :Trưởng phịng ,Phó phịng tương đương - Viên chức chuyên môn nghiệp vụ :các nhân viên  Căn theo chức ,nhiệm vụ : - Lao động cán lãnh đạo :là lao động người đứng đầu tổ chức ,có quyền định quản lý ,tổ chức thực định quản lý chịu trách nhiệm định - Lao động chuyên gia :là lao động người có trình độ chun mơn sâu lĩnh vực chuyên môn quản lý ,làm Lê Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tèt nghiÖp nhiệm vụ chuẩn bị đề xuất phương án ,quyết định cho cán lãnh đạo - Lao động nhân viên nghiệp vụ :là lao động người làm công tác vụ ,chủ yếu phục vụ thông tin giúp việc cho cán lãnh đạo chuyên gia  Căn phạm vi bao quát nhiệm vụ : - Lao động quản lý tổng hợp :chịu trách nhiệm toàn diện mặt tổ chức Đó thường lao động cấp trưởng - Lao động quản lý chức :Chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động tổ chức Đó lao động cấp phó phận quản lý chức - Lao động tác nghiệp cụ thể lao động nhân viên quản lý thừa hành :các nhân viên kiểm tra ,đánh giá  Căn theo lĩnh vực chuyên môn : Lao động quản lý kinh tế ,quản lý xã hội , quản lý an ninh quốc phòng II-Một số vấn đề liên quan đến cấu tổ chức máy quản lý 1.Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích hệ thống Phương hướng,mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức cảu hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn với mục tiêu phương hướng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phương hướng máy quản lý hoạt động hiệu Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.2 Chuyờn mơn hố cân đối Theo ngun tắc tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối ,loại trừ chức ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế 1.3 Linh hoạt thích nghi với mơi trường Theo ngun tắc tổ chức máy quản lý khơng bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà ln phải linh hoạt ,thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi thay đổi tồn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với môi trường ,để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt thể việc thíêt kế phận phù hợp với đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt hiệu cao phát triển tài cán ,công nhân viên chức phận Nói khơng có nghĩa cấu tổ chức chịu chi phối môi trường mà chừng mực thay đổi tác động vào mơi trường theo hướng định phù hợp với mục đích 1.4 Bảo đảm tính hiệu quản lý Hiệu hiệu lực ln mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức ln đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy quản lý phải : -Tăng cường lãnh đạo tập trung thống cấp cao ,phát huy tính tích cực quan quản lý cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với cơng việc Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Da trờn nguyờn tắc nâng cao hiệu quản lý để xác định biên chế tổ chức chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp cấp cách tốt ,phải lựa chọn phương thức truyền tin ,trao đổi nghiệp vụ doanh nghiệp cách nhanh phân công hợp lý để phận ,mỗi công việc có người phụ trách - Gắn cấp quản lý thành dây xích ,Trách nhiệm ,quyền hạn phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với Mỗi cấp có người lệnh,tránh mâu thuẫn làm tổn hao công sức phải tăng cường hợp tác doanh nghiệp -Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức cơng việc biện pháp kiểm tra 1.5 Tính hệ thống Tính hệ thống thể : -Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhiều yếu tố khác nhân lực ,vật lưc, thơng tin hợp thành -Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp ln có mối liên hệ với Trong tổ chức ,các yếu tố tác động qua lại ,bổ xung cho chỉnh thể thống Yếu tố chịu chi phối yếu tố khác ngược lại Đơi tác động dẫn đến xung đột ,tuy nhiên xung đột lại sở để tạo thích hợp ,đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu -Tính mục đích :Mọi tổ chức có mục đích định ,rõ ràng Mục đích tổ chức mà người tổ chức cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ tổ chức khác mà mục đích khác (một tổ chức tham gia sản xuất mục đích đạt lợi nhuận tối đa tổ chức phúc lợi xã hội mục đích phục vụ nhiều cơng tác xã Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tip.Vi nhng hiu biết định cộng thêm điều em tìm hiểu q trình thực tập cơng ty ,em mạnh dạn đưa số kiến nghị với hy vọng có ý nghĩa thiết thực thực tế công ty Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản –Những định hướng công ty thời gian tới Trong thời gian tới ,với phát triển đại hoá thị trường in với cạnh tranh hội nhập mạnh mẽ kinh tế thị trường , công ty tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao suất lao động , chất lượng sản phẩm ,thời gian thực Trong suất lao động chất lượng sản phẩm tiêu chí đánh giá sức mạnh thành công công ty ,tạo uy tín tên tuổi cơng ty ngành in nói riêng thị trường nói chung Với phương hướng phát triển ,công ty dự kiến định hướng phát triển giai đoạn tới sau : Một :Tiếp tục thực nhiệm vụ trị trung tâm làm số Tạp chí Cộng sản với chất lượng cao ,thời gian nhanh ,khơng sai sót, đảm bảo tốt cơng tác tun truyền Đảng Hai :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh cách chủ động khoa học quy trình cơng nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lượng ,quản lý công nghệ quản lý tài bước loại bỏ khâu lao động thủ cơng với suất chất lượng thấp Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ba :Tiếp tục đầu tư chiều sâu công nghệ nâng cao trình độ chun mơn cho cơng nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán Phát triển sản xuất ,công nghệ phải đôi với tiết kiệm vật tư Hạn chế hao phí khơng đáng có q trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất Bốn :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn công việc nguồn hàng phù hợp với quy trình cấu thiết bị Duy trì ổn định lượng khách hàng cũ tìm cách phát triển nguồn khách hàng ,nâng cao tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình quân cho người lao động ,ổn định công việc đời sống cho người lao động Phấn đấu đạt tiêu năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng + Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng +Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng -MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN 2.1.Tổ chức xếp lại cấu tổ chức phòng ban chức 2.1.1 Ban giám đốc Theo phân tích ,hiện cơng ty ban giám đốc cịn thiếu phó giám đốc phụ trách tổ chức Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất việc tổ chức khơng hợp lý giám đốc khơng thể bao qt tồn cơng ty ma nghiêng nhiều tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao tồn cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm Do cơng ty cần bổ xung phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành cơng ty Việc bổ nhiệm phó giám đốc làm theo hai hướng :Một tuyển dụng người ngồi Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp cơng ty thơng qua phương tiện truyền thơng Theo cách ,cơng ty tận dụng phương pháp ,tiến khoa học kỹ thuật từ bên ngồi Hai cân nhắc ,thun chuyển trưởng phịng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc Như lại khuyết vị trí trưởng phịng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm Với phương pháp ,cơng ty khuyến khích ,tạo động lực cho cán cơng nhân viên tích cực ,gắn bó với cơng việc Họ cố gắng làm việc với hy vọng thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao 2.1.2 Các phòng ban chức a )Phòng tài vụ Về số lượng phịng tài vụ bao gồm thành viên ,như phòng thiếu nhân viên kế tốn phụ trách cơng việc hạch tốn khoản chi thu cơng ty Do thời gian tới công ty nên tuyển thêm kế tốn viên chun phụ trách cơng việc Việc tuyển dụng dựa số tiêu thức : - Tốt nghiệp đại học quy chun ngành kế tốn – kiểm - Đã có kinh nghiệm làm kế toán - Biết tiếng anh sử dụng thành thạo vi tính tốn Mặt khác ,trong phòng nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách amngr tiền lương không hợp lý Nên chuyển nhân viên sang phòng TC_HC việc trả lương có nhân viên thủ quỹ phụ trách có rõ ràng cơng việc nhiệm vụ quyền hạn người b ) Phịng TC-HC-TH Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp V c ,phịng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức hoạt động ,bố trí cơng tác hành cơng ty Theo phân tích ,hiện phịng thừa nhân viên theo cấu có nhóm phân chia nhiệm vụ rõ nhân viên :Nguyễn Huy Hải khơng có nhiệm vụ rõ ràng Lượng cơng việc phịng khơng lớn nên tình trạng thừa lao động phịng khơng thể tránh khỏi Có thể tinh giảm giao cho phó phịng kiêm nhiệm số cơng việc mà nhân viên làm.Mặt khác ,trong phịng khơng có phó phịng nên cơng việc khơng cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm khơng rõ ràng Vì nên bầu phó phịng phụ trách riêng Tuy nhiên ,trong phịng có nhân viên nữ thích hợp với cơng việc nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại nữ nên công tác ngoại giao nhiều không thuận lợi ,cịn nhân viên nam lại khơng đào tạo quản trị mà kỹ sư hàng hải Ngồi ,cơng việc phịng khơng cụ thể ,chưa rõ ràng phòng với phòng sản xuất kinh doanh Điều quan trọng bầu khơng khí làm việc phịng cịn nặng nề ,khơng có thoải mái q trình thực cơng việc nên hiệu chưa cao Một vấn đề tổ bảo vệ cịn q đơng so với cơng việc cần Với việc chia làm hai ca trực cần nhân viên bảo vệ đủ ,như thừa hai nhân viên Tuy nhiên cho họ nghỉ việc người gắn bó với cơng ty có thâm niên làm việc từ lâu ,đây người có tuổi nên họ nghỉ việc thu nhập bị ảnh hưởng họ khó tìm cơng việc khác Đây vấn đề khó ,giải pháp chuyển họ sang làm cơng việc khác trơng coi kho làm cơng việc đóng gói hay giao hàng Tuy nhiên thực thuyên chuyển cần thơng báo trước giải thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu có Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp th khuyn khớch cách tăng lương hình thức khuyến khích khác thưởng ,cho nghỉ phép động viên tinh thần c ) Phòng sản xuất kinh doanh Cơng việc tìm hiểu thị trường hoạch định sản xuất nhiệm vụ phịng Hiện phịng có 14 người có trưởng phịng , phó phịng 12 nhân viên Khối lượng cơng việc lớn nên số lượng cấu đảm nhận hồn thành tốt cơng việc Tuy nhiên phịng chưa có tổ marketing nên chuyển số nhân viên phụ trách mảng marketing Việc dùng nhân viên phịng khơng thuận lợi trình độ chun mơn nên cử họ học lớp ngắn hạn quản trị marketing hoăc thuê chuyên viên marketing hướng dẫn ,giảng thời gian ngắn Không cần tuyển thêm gây thừa cán d )Phòng vật tư+ máy dao Phòng bao gồm 10 thành viên gồm trưởng phịng ,1 thủ kho công nhân máy dao ,2 nhân viên CN v/c Hiện phịng cịn khuyết vị trí phó phịng nên bổ xung phó phịng Hiện phịng có cán cân nhắc lên vị trí khơng cần tuyển từ bên từ phận khác 2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện số hoạt động quản trị nhân lực Cơng ty Hiện phịng chưa có phòng ban riêng phụ trách vấn đề nhân lực nên công tác nhân lực chưa ý coi trọng ,Nhưng thực tế ,nguồn nhân lực công ty vô quan trọng định thắng lợi công ty hoạt động chiến thắng Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cnh tranh Vì nên thời gian tới cơng ty nên thành lập phòng ban chức riêng phụ trách nhân lực đảm bảo thực tốt công tác kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất cơng ty Mặt khác phịng nhân lực thành lập hoạt động quản trị nhân lực coi trọng : 2.2.1 Đào tạo phát triển Trong cơng ty cịn nhiều cán có trình độ chun mơn khơng phù hợp với công việc họ làm họ mong muốn cử đào tạo để có đủ kiến thức chun mơn thực cơng việc Vì thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu công việc nguyện vọng nhân viên ,công ty nên cử người không chuyên môn học trường Đại học ,cao đẳng nước khuyến khích họ tự đào tạo lại Công tác đào tạo giúp công ty tăng suất lao động ,cung cấp đội ngũ cán đầy đủ kiến thức chun mơn nghiệp vụ nhằm hồn thành công việc với suất cao 2.2.2 Công tác tuyển dụng Một thực trạng đáng buồn tình trạng tuyển dụng cán phịng ban chủ yếu thông qua người thân quen công ty mà khơng áp dụng biện pháp tuyển dụng bên ngồi Hình thức tuyển dụng gây trì trệ phong cách lãnh đạo ,không tân dụng ý tưởng từ bên ngồi ,và tình trạng bố trí cán khơng phù hợp với chun mơn tất yếu Vì thời gian tới cơng ty nên đa dạng hình thức tuyển dụng ,chủ yếu kết hợp với tuyển từ bên Như tuyển người có lực thực phù hợp với cơng việc góp phần nâng cao hiệu quản lý hiệu sản xuất kinh doanh ,loại bỏ tình trạng làm trái Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp ngành nghề cơng ty ,nâng cao hứng thú cơng việc giảm chi phí đào tạo cán ,công nhân viên công ty 2.2.3 Tạo động lực vật chất tinh thần Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu cơng ty cịn phải tăng cường áp dụng hình thức tạo động lực cho cán công nhân viên  Tạo động lực vật chất Trong công ty ,hầu hết số cán ,công nhân viên chức công ty cho thu nhập thấp khó khăn lớn cơng việc hiên thu nhập ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ họ ,do nâng cao thu nhập cho người lao động biện pháp tạo động lực chủ yếu  Biện pháp tạo động lực tinh thần Công ty cần tạo việc làm ổn định đầy đủ cho nhân viên thông qua việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ n tâm với cơng việc ,hơn cịn làm cho công việc trở nên phong phú giảm thời gian nhàn rỗi xuống Hàng năm tăng cường hình thức khuyến khích tinh thần thơng qua nghỉ mát ,thăm quan , Thông qua công tác thi đua tồn cơng ty :thi đua sáng kiến công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi nhằm tạo điều kiện cho người lao động có hội bộc lộ tài kiến thức họ Ngồi cịn nhiều cơng tac quản lý nhân lực khác địi hỏi phải có phịng nhân lực riêng thực tốt ,nhưng điều quan trọng cơng ty cần sớm có giải pháp tác động tới nguồn nhân lực công ty nhân tố định thành cơng hoạt động khác Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục tăng cường tham gia toàn cán ,nhân viên công ty vào thay đổi cấu máy quản lý Một thực trạng dễ thấy công ty nhiều nhân viên khơng giám đóng góp ý kiến nhiều nguyên nhân : họ cho ý kiến khơng có tác dụng hay làm lòng người lãnh đạo.Đây điều tưởng chừng đơn giản lại có ý nghĩa to lớn người làm việc họ nhận bất hợp lý công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể khơng thể nhìn thấy hết được.Do ban lãnh đạo cần có biện pháp nhằm khai thác ý kiến đóng góp tồn thể cán nhân viên cơng ty vào công tác xây dựng cấu quản lý Tuy nhiên công việc không đơn giản ,để thành công người lãnh đạo ý tới số phương pháp sau:  Chú ý quan tâm lắng nghe phản ứng nhân viên trình làm việc thơng qua dư luận nói chuyện,mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ nhận thấy tình hình khó khăn cơng ty thời gian tới cần có thay đổi  Tổ chức lấy ý kiến đóng góp cán cơng nhân viên công ty thông qua họp ,hội thảo ,hội nghị  Cần có sách cụ thể kịp thời động viên khuyến khích ý kiến đóng góp thơng qua hình thức vật chất tinh thần:Tăng thưởng cho ý kiến thiết thực, cho nghỉ giảm thời gian làm việc cá nhân có đóng góp với tổ chức  Thành lập hịm thư bỏ phiếu kín, tổ điều tra tồn cơng ty Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Biện pháp làm giảm chống đối cán công nhân viên công ty giảm căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu khơng khí văn hố cởi mở cơng ty 2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán lãnh đạo ,quản lý doanh nghiệp Công tác tuyển dụng hoạt động quản trị nhân lực quan trọng cơng ty ,và trở nên quan trọng đối tượng tuyển dụng cán quản lý.Do với vị trí cịn thiếu cơng ty cần lựa chọn tuyển nhân viên thích hợp Để làm điêu công ty cần xuất phát từ u cầu kỹ vị trí cơng việc cần tuyển dựa số tiêu chuẩn sau: - Kỹ năng, nhận thức ,phân tích giải vấn đề ,lập kế hoạch ,chiến lược cho công ty Đây u cầu quan trọng ,nó thể trình độ, lực người quản lý lãnh đạo v - Cá tính người quản lý :Ước muốn làm cơng việc đó,chính trực trung thực u cầu thể tham vọng phẩm chất đạo đức người lãnh đạo, quản lý - Q trình cơng tác khứ người lãnh đạo,quản lý sở để dự đoán tư cách sau người lãnh đạo Để lựa chọn cán phù hợp ngồi yếu tố cơng ty phải thực kiên định việc tuyển dụng không qua quen biết người thân.Có ưu tiên sở ứng viên phải có kỹ phù hợp cần thiết cho cơng việc tránh tình trạng tuyển nhân viên hoàn toàn trái ngành nghề họ đào tạo ,do chi phí cho nhân lực cao việc thực công việc không đạt hiệu mong muốn Một số kiến nghị công ty : Lê Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp Trong q trình thực tập cơng ty, với hiểu biết em tìm hiểu cơng ty, em mạnh dạn đề xuất số kiến nghị cá nhân với hy vọng có ý nghĩa thực tiễn:  Thứ nhất:Cơng ty cần thay đổi văn hố doanh nghiệp.Văn hố doanh nghiệp yếu tố vơ hình có tác động mạnh mẽ tới hoat hiệu làm việc công ty.Công ty cần xây dựng khơng khí làm việc phịng ban cởi mở hơn,một tinh thần thái độ làm việc tự giác độc lập Đây công việc khó làm tốn thời gian, khơng thể thực đơn vị thời gian tuần tháng mà cần phải thay đổi dần ,tuy nhiên làm em tin phát huy hiệu cao ,đặc biệt nhân viên gián tiếp  Thứ hai:Việc bố trí sơ đồ làm việc phịng TC-HC chưa hợp lý Lối vào bị vướng bàn máy tính Tưởng chừng đơn giản để ý có khách vào làm việc họ ngại phải qua nhân viên này, đơi cịn bị vướng vào lối Do phịng cần chuyển lại bàn làm việc cho hợp lý KẾT LUẬN Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản” khơng phải đề tài mẻ quan trọng doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp Nhà nước Cơ cấu máy quản lý nhân tố định tới thành cơng doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với chế thị trường hội nhập khu vực quốc tế Đối với công ty In Tạp chí Cộng sản khơng phải ngoại lệ Trong suốt trình hình thành phát triển ,cơ cấu tổ chức Cơng ty In Tạp chí Cộng sản đạt nhiều thành công , đưa công ty lớn mạnh phát triển ngày Tuy nhiên với tác động mơi trường ,chính sách nhân tố khác , cấu máy quản lý công ty gần bộc lộ nhiều hạn chế Thực tế địi hỏi ban lãnh đạo cơng ty cần có điều chỉnh kịp thời xác nhằm khắc phục hạn chế tồn ,đưa công ty tiếp tục tồn phát triển lên Qua thời gian thực tập công ty ,với giúp đỡ bác ,cơ tồn cơng ty em tìm hiểu nhiều kiến thức bổ ích thực tế mà sách chưa triệt để nhắc đến Thông qua ,em mạnh dạn phân tích mặt cịn tồn cấu tổ chức máy quản lý công ty nêu số giải pháp cho tình trạng Tuy với trình độ kiến thức cịn hạn chế nên phân tích giải pháp đưa chưa triệt để ,nhưng em hy vọng có tác động giúp ích cho cơng ty việc hồn thiện máy quản lý Em xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân : Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Giỏo trỡnh : Qun trị nhân sự”_NXB Thống kê 2.TS Nguyễn ngọc Quân ThS Nguyễn vân Điềm: GIáo trình “Quản trị nhân lực”_NXB Giáo dục -2003 3.PTS Mai văn Bưu ,PTS Đoàn Thị Thu Hà : Quản lý Nhà nước kinh tế_ NXB khoa học xã hội Hà Nội 1999 PGS TS Bùi Anh Tuấn : Giáo trình Hành Vi Tổ Chức Lee kangwoo: Quá trình đổi doanh nghiệp nhà nước Việt Nam giai đoạn 1986-2000 _NXB đại học quốc gia Hà Nội Bài giảng lớp thầy Tạp chí cộng sản _tháng 12/2004 Các số báo hàng ngày :báo Hà Nội ,Báo lao động ,Báo tiền phong ,báo Nhân Dân Luận văn tôt nghiệp Lê thị thu Hà 10 Tài liệu cơng ty phịng TC-HC cung cấp Lª Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I.Các khái niệm 1.Quản lý 2.Tổ chức 3.Cơ cấu tổ chức 4.Bộ máy quản lý 5.Tổ chức máy quản lý 6.Cơ cấu tổ chức máy quản lý 7.Lao động quản lý II-Một số vấn đề liên quan đến cấu tổ chức máy quản lý 1.Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích hệ thống 1.2 Chun mơn hố cân đối 1.3 Linh hoạt thích nghi với mơi trường 1.4 Bảo đảm tính hiệu quản lý 1.5 Tính hệ thống 3.Một số kiểu cấu tổ chức máy quản lý 11 3.1 Cơ cấu theo trực tuyến 11 3.2 Cơ cấu theo chưc 13 3.3 Cơ cấu theo trực tuyến –chức .14 3.4 Cơ cấu theo trực tuyến –tham mưu 15 3.5 Cơ cấu theo chương trình –mục tiêu .16 3.6 Cơ cấu ma trận .17 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý .20 4.1 Nhũng yếu tố khách quan 20 4.2 Những yếu tố chủ quan 21 5.Các yếu tố cần quan tâm thiết kế cấu tổ chức máy quản lý 21 5.1 Quá trình thiết kế tổ chức 21 5.2 Một số yếu tố cần quan tâm : 22 5.4 Hệ thống điều hành 26 5.5 Tập quyền phân quyền 26 5.6 Chính thức hố 27 Lª Duy T­íng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cỏc yu t ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý .28 6.1 Chiến lược 28 6.2 Quy mô 28 6.3 Công nghệ 28 6.4 Môi trường .28 III - SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN 29 1.Tầm quan trọng cấu tổ chức máy quản lý 29 Các áp lực thúc đẩy hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng sản 30 2.1 Bên 30 2.2 Bên 31 Chương :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng sản .33 I-Vài nét chung công ty 33 –Quá trình hình thành phát triển cơng ty 33 Giai đoạn 1978-1987 35 Giai đoạn 1988-1997 35 Giai đoạn 1978-nay 37 Tình hình sản xuất kinh doanh công ty năm gần 39 BẢNG :KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 40 3.CÁC ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ –KỸ THUẬT CÓ ẢNH HƯỞNG TỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN 42 3.1 Thị trường tiêu thụ sản phẩm 42 3.2 Quy trình cơng nghệ in ấn phẩm .42 3.3 Về lao động công ty 45 Những thuận lợi khó khăn cơng ty 47 4.1 Thuận lợi 47 4.2 Khó khăn 47 II- Phân tích thực trạng cấu máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản 48 Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý công ty .48 2- Phịng tổ chức, hành chính, tổng hợp: a Cơ cấu tổ chức: 50 3- Phòng tài vụ: 52 4.Phòng sản xuất kinh doanh: 54 Phân xưởng chế bản: 55 Lê Duy Tướng - QTNL 43B Chuyên đề thực tập tèt nghiÖp Phân xưởng máy in: 56 Phân xưởng sách: 57 III- Nhận xét cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản 58 1.Những kết đạt 58 2.Những hạn chế .59 Nguyên nhân hạn chế 60 Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản 62 –Những định hướng công ty thời gian tới 62 -MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN .63 2.1.Tổ chức xếp lại cấu tổ chức phòng ban chức 2.1.1 Ban giám đốc 63 2.1.2 Các phòng ban chức 64 2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện số hoạt động quản trị nhân lực Công ty .66 2.2.1 Đào tạo phát triển 67 2.2.2 Công tác tuyển dụng 67 2.2.3 Tạo động lực vật chất tinh thần 68 2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục tăng cường tham gia toàn cán ,nhân viên công ty vào thay đổi cấu máy quản lý 69 2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán lãnh đạo ,quản lý doanh nghiệp 70 Một số kiến nghị công ty : 70 KẾT LUẬN .71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 Lª Duy T­íng - QTNL 43B ... Chương :Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý Chương :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý cơng ty In Tạp chí Cộng Sản Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng... Các áp lực thúc đẩy hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng sản 2.1 Bên  Cơ cấu tổ chức máy quản lý : Cơ cấu tổ chức máy quản lý cơng ty In Tạp chí Cộng sản nhiều bất cập... PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN 1.Tầm quan trọng cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý có vai trị quan trọng định tồn hoạt động tổ chức