III- Nhận xột về cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty In Tạp
3. Nguyờn nhõn của những hạn chế trờn
3.1 Nguyờn nhõn khỏch quan .
Sự nghiệp chuyển đổi nền kinh tế ớt nhiều cú tỏc động đến cụng ty ,những thúi quen ,tinh thần của cơ chế quản lý tập trung bao cấp vẫn cũn ảnh hưởng đến phong cỏch làm việc cũng như thỏi độ của cụng nhõn viờn ,cựng với lượng lao động mới tuyển thỡ khụng thể trỏnh khỏi vẫn cũn một số lượng lớn lao động là sản phẩm của nền kinh tế cũ .Đõy là nhõn tố gõy sự trỡ trệ ,kỡm hóm sự phỏt triển của cụng ty .
Mặt khỏc ,tuy cụng ty được quyền quyết định vận mệnh của mỡnh nhưng nhiệm vụ chớnh trị quan trọng và cao cả của cụng ty là đảm bảo đỏp ứng đầy đủ và kịp thời 24 số ấn phẩm tạp chớ trong năm ,ngoài ra những định hướng ,chỉ đạo của Đảng và Nhà nước khụng phải lỳc nào cũng phự hợp ,tạo thuận lợi cho cụng ty .
3.2 Nguyờn nhõn chủ quan .
Bản thõn những người lao động cũng khụng muốn cú sự thay đổi bởi khi cú sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của họ đó làm việc quỏ lõu với cơ chế cũ ,hơn nữa do chưa cổ phần nờn tinh thần trỏch nhiệm và tớnh tự giỏc chưa cao ,phần lớn họ chỉ coi cụng việc là chỗ để chắc ăn khi về hưu cú chế độ lương của Nhà nước .
Ngoài ra việc phỏt triển nguồn nhõn lực trong cụng ty cũn nhiều hạn chế bởi cụng tỏc quản lý nguồn nhõn lực trong cụng ty bị xem nhẹ .
Một nguyờn nhõn khỏc là xuất phỏt từ cụng tỏc tuyển dung đầu vào chưa được quản lý chặt và chất lượng .Chủ yếu việc tuyển dụng thờm do thõn quen nờn chất lượng nguồn lao động chưa cao .
Như vậy ,nguyờn nhõn chủ yếu của cụng ty là từ nguồn nhõn lực mà bộ mỏy lónh đạo cũng bao gồm trong đú .Do đú trong thời gian tới cụng ty cần đưa ra những giải phỏp nhằm tổ chức ,xắp xếp laik cơ ccấu bộ mỏy quản
tiếp.Với những hiểu biết nhất định cộng thờm những điều em đó tỡm hiểu được trong quỏ trỡnh thực tập tại cụng ty ,em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với hy vọng nú sẽ cú ý nghĩa thiết thực trong thực tế tại cụng ty.
Chương 3 :Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty In Tạp chớ Cộng Sản .
1 –Những định hướng của cụng ty trong thời gian tới .
Trong thời gian tới ,với sự phỏt triển và hiện đại hoỏ của thị trường in cựng với sự cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường , cụng ty vẫn tiếp tục phỏt triển bền vững ,nõng cao năng suất lao động , chất lượng sản phẩm ,thời gian thực hiện .Trong đú năng suất lao động và chất lượng sản phẩm là tiờu chớ cơ bản đỏnh giỏ được sức mạnh và sự thành cụng của cụng ty ,tạo được uy tớn và tờn tuổi của cụng ty trong ngành in núi riờng và trờn thị trường núi chung .Với phương hướng phỏt triển như vậy ,cụng ty đó dự kiến định hướng phỏt triển trong giai đoạn tới như sau :
Một là :Tiếp tục thực hiện nhiệm vụ chớnh trị trung tõm là làm cỏc số Tạp chớ Cộng sản với chất lượng cao nhất ,thời gian nhanh nhất ,khụng sai sút, đảm bảo tốt cụng tỏc tuyờn truyền của Đảng .
Hai là :Tiếp tục xắp xếp ,bố trớ lại sản xuất ,điều chỉnh một cỏch chủ động và khoa học quy trỡnh cụng nghệ ,quy trỡnh quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lượng ,quản lý cụng nghệ và quản lý tài chớnh từng bước loại bỏ những khõu lao động thủ cụng với năng suất chất lượng thấp.
Ba là :Tiếp tục đầu tư chiều sõu về cụng nghệ và nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn cho cụng nhõn sản xuất ,năng lực quản lý cho cỏn bộ .Phỏt triển sản xuất ,cụng nghệ phải đi đụi với tiết kiệm vật tư .Hạn chế những hao phớ khụng đỏng cú trong quỏ trỡnh sản xuất ,gúp phần giảm giỏ thành sản xuất .
Bốn là :Đẩy mạnh cụng tỏc tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn cụng việc và nguồn hàng phự hợp với quy trỡnh cơ cấu thiết bị .Duy trỡ ổn định lượng khỏch hàng cũ và tỡm mọi cỏch phỏt triển nguồn khỏch hàng mới ,nõng cao chỉ tiờu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bỡnh quõn cho người lao động ,ổn định cụng việc và đời sống cho người lao động .
Phấn đấu đạt cỏc chỉ tiờu cơ bản năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng .
+ Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng .
+Thu nhập bỡnh quõn :2.300.000 đồng /người /thỏng .
2 -MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí TẠI CễNG TY IN TẠP CHÍ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí TẠI CễNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN.
2.1.Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong cỏc phũng ban chức năng .
2.1.1 Ban giỏm đốc .
Theo như phõn tớch trờn ,hiện nay trong cụng ty ban giỏm đốc cũn thiếu một phú giỏm đốc phụ trỏch tổ chức .Việc giỏm đốc trực tiếp phụ trỏch kiờm tất cả việc tổ chức như vậy là khụng hợp lý bởi như vậy thỡ giỏm đốc khụng thể bao quỏt toàn cụng ty ma nghiờng nhiều về tổ chức trong khi hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao toàn bộ cho phú giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh đảm nhiệm .Do đú cụng ty cần bổ xung một phú giỏm đốc phụ trỏch chuyờn sõu khõu tổ chức hành chớnh của cụng ty .Việc bổ nhiệm phú giỏm
cụng ty thụng qua cỏc phương tiện truyền thụng .Theo cỏch này ,cụng ty cú thể tận dụng được những phương phỏp ,tiến bộ khoa học kỹ thuật từ bờn ngoài .Hai là cõn nhắc ,thuyờn chuyển trưởng phũng TC-HC lờn giữ chức vị phú giỏm đốc .Như vậy lại khuyết vị trớ trưởng phũng TC-HC nờn lại phả bổ nhiệm thờm .Với phương phỏp này ,cụng ty cú thể khuyến khớch ,tạo động lực cho cỏn bộ cụng nhõn viờn tớch cực ,gắn bú hơn với cụng việc .Họ sẽ cố gắng làm việc với hy vọng được thăng tiến ,đề bạt lờn cấp cao hơn .
2.1.2 Cỏc phũng ban chức năng
a )Phũng tài vụ .
Về số lượng thỡ trong phũng tài vụ hiện bao gồm 5 thành viờn ,như vậy phũng cũn thiếu một nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch cụng việc hạch toỏn cỏc khoản chi và thu của cụng ty .Do đú trong thời gian tới cụng ty nờn tuyển thờm một kế toỏn viờn chuyờn phụ trỏch cụng việc này .Việc tuyển dụng cú thể dựa trờn một số tiờu thức cơ bản như :
- Tốt nghiệp đại học chớnh quy chuyờn ngành kế toỏn – kiểm toỏn .
- Đó cú kinh nghiệm làm kế toỏn .
- Biết tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tớnh .
Mặt khỏc ,trong phũng cũn nhõn viờn Vũ Bỏ Khang phụ trỏch về amngr tiền lương là khụng hợp lý .Nờn chuyển nhõn viờn này sang phũng TC_HC cũn việc trả lương đó cú nhõn viờn thủ quỹ phụ trỏch như vậy cú sự rừ ràng hơn trong cụng việc cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của từng người .
Về cơ bản ,phũng TC- HC cú nhiệm vụ tổ chức cỏc hoạt động ,bố trớ cụng tỏc hành chớnh trong cụng ty .Theo phõn tớch ở trờn ,hiện nay phũng thừa một nhõn viờn vỡ theo cơ cấu thỡ chỉ cú 5 nhúm chớnh và được phõn chia nhiệm vụ khỏ rừ nhưng nhõn viờn :Nguyễn Huy Hải khụng cú nhiệm vụ rừ ràng .Lượng cụng việc trong phũng khụng lớn nờn tỡnh trạng thừa lao động trong phũng là khụng thể trỏnh khỏi .Cú thể tinh giảm và giao cho phú phũng kiờm nhiệm một số cụng việc mà nhõn viờn này đang làm.Mặt khỏc ,trong phũng khụng cú phú phũng nờn cụng việc khụng cụ thể ,việc quy kết trỏch nhiệm khụng rừ ràng .Vỡ thế nờn bầu ra một phú phũng phụ trỏch riờng .Tuy nhiờn ,trong phũng cú một nhõn viờn nữ rất thớch hợp với cụng việc này bởi nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại là nữ nờn cụng tỏc ngoại giao nhiều khi khụng thuận lợi ,cũn nhõn viờn nam thỡ lại khụng được đào tạo về quản trị mà là kỹ sư hàng hải .
Ngoài ra ,cụng việc của phũng khụng cụ thể ,chưa rừ ràng giữa phũng với phũng sản xuất kinh doanh .Điều quan trọng hơn là bầu khụng khớ làm việc trong phũng cũn nặng nề ,khụng cú được sự thoải mỏi trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc nờn hiệu quả chưa cao .
Một vấn đề nữa là tổ bảo vệ cũn quỏ đụng so với cụng việc hiện cần .Với việc chia làm hai ca trực thỡ chỉ cần 4 nhõn viờn bảo vệ là đủ ,như vậy thừa hai nhõn viờn .Tuy nhiờn hiện nay khụng thể cho họ nghỉ việc vỡ đõy là những người gắn bú với cụng ty và cú thõm niờn làm việc từ lõu ,đõy là những người đó cú tuổi nờn nếu giờ họ nghỉ việc thỡ thu nhập bị ảnh hưởng và họ sẽ khú tỡm được một cụng việc khỏc .Đõy là một vấn đề rất khú ,giải phỏp cú thể là chuyển họ sang làm cụng việc khỏc như trụng coi kho hoặc làm cụng việc đúng gúi hay giao hàng .Tuy nhiờn khi thực hiện thuyờn chuyển cần thụng bỏo trước và giải thớch cho họ hiểu ,trong thời gian đầu cú
thể khuyến khớch bằng cỏch tăng lương hoặc cỏc hỡnh thức khuyến khớch khỏc như thưởng ,cho nghỉ phộp hoặc động viờn tinh thần .
c ) Phũng sản xuất kinh doanh .
Cụng việc tỡm hiểu thị trường và hoạch định sản xuất là những nhiệm vụ chớnh của phũng .Hiện phũng cú 14 người trong đú cú một trưởng phũng , một phú phũng và 12 nhõn viờn .Khối lượng cụng việc khỏ lớn nờn số lượng cơ cấu này mới cú thể đảm nhận và hoàn thành tốt cụng việc .Tuy nhiờn trong phũng chưa cú tổ marketing vỡ vậy nờn chuyển một số nhõn viờn phụ trỏch về mảng marketing .Việc dựng nhõn viờn trong phũng cú thể khụng thuận lợi về trỡnh độ chuyờn mụn nờn cú thể cử họ đi học một lớp ngắn hạn về quản trị marketing hoăc thuờ một chuyờn viờn marketing về hướng dẫn ,giảng trong một thời gian ngắn .Khụng cần tuyển thờm sẽ gõy thừa cỏn bộ .
d )Phũng vật tư+ mỏy dao .
Phũng bao gồm 10 thành viờn trong đú gồm 1 trưởng phũng ,1 thủ kho và 3 cụng nhõn mỏy dao ,2 nhõn viờn và 3 CN v/c .Hiện trong phũng cũn khuyết vị trớ phú phũng vỡ vậy nờn bổ xung một phú phũng .Hiện trong phũng cú một cỏn bộ cú thể cõn nhắc lờn vị trớ này do đú khụng cần tuyển từ bờn ngoài hoặc từ bộ phận khỏc .
2.2.Biện phỏp nhằm hoàn thiện một số hoạt động quản trị nhõn lực trong Cụng ty .
Hiện trong phũng chưa cú một phũng ban riờng phụ trỏch vấn đề nhõn lực nờn cỏc cụng tỏc về nhõn lực chưa được chỳ ý coi trọng ,Nhưng trong thực tế ,nguồn nhõn lực của bất kỳ cụng ty nào cũng vụ cựng quan trọng quyết định sự thắng lợi của cụng ty trong hoạt động và chiến thắng trong
cạnh tranh .Vỡ thế nờn trong thời gian tới cụng ty nờn thành lập một phũng ban chức năng riờng phụ trỏch về nhõn lực đảm bảo thực hiện tốt cụng tỏc kế hoạch nguồn nhõn lực phự hợp với kế hoạch sản xuất của cụng ty .Mặt khỏc khi phũng nhõn lực được thành lập thỡ cỏc hoạt động quản trị nhõn lực mới được coi trọng :
2.2.1 Đào tạo và phỏt triển .
Trong cụng ty hiện cũn rất nhiều cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn khụng phự hợp với cụng việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo để cú đủ kiến thức chuyờn mụn thực hiện cụng việc .Vỡ thế trong thời gian tới nhằm đỏp ứng yờu cầu của cụng việc và nguyện vọng của nhõn viờn ,cụng ty nờn cử những người khụng đỳng chuyờn mụn đi học tại cỏc trường Đại học ,cao đẳng trong cả nước hoặc khuyến khớch họ tự đi đào tạo lại .
Cụng tỏc đào tạo sẽ giỳp cụng ty tăng năng suất lao động ,cung cấp một đội ngũ cỏn bộ đầy đủ kiến thức chuyờn mụn nghiệp vụ nhằm hoàn thành cụng việc với năng suất cao .
2.2.2 Cụng tỏc tuyển dụng .
Một thực trạng đỏng buồn là tỡnh trạng tuyển dụng cỏn bộ cỏc phũng ban chủ yếu thụng qua người thõn quen trong cụng ty mà khụng ỏp dụng cỏc biện phỏp tuyển dụng bờn ngoài .Hỡnh thức tuyển dụng này gõy ra sự trỡ trệ trong phong cỏch lónh đạo ,khụng tõn dụng được những ý tưởng mới từ bờn ngoài ,và tỡnh trạng bố trớ cỏn bộ khụng phự hợp với chuyờn mụn là tất yếu .Vỡ thế trong thời gian tới cụng ty nờn đa dạng cỏc hỡnh thức tuyển dụng ,chủ yếu và kết hợp với tuyển mới từ bờn ngoài .Như vậy mới tuyển được những người cú năng lực thực sự và phự hợp với cụng việc gúp phần nõng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh ,loại bỏ được tỡnh trạng làm trỏi
ngành nghề trong cụng ty ,nõng cao hứng thỳ trong cụng việc và giảm chi phớ đào tạo cỏn bộ ,cụng nhõn viờn trong cụng ty .
2.2.3 Tạo động lực vật chất và tinh thần .
Ngoài việc trả lương cứng theo thỏng ,để nõng cao hiệu quả cụng ty cũn phải tăng cường ỏp dụng cỏc hỡnh thức tạo động lực cho cỏn bộ và cụng nhõn viờn .
Tạo động lực vật chất .
Trong cụng ty hiện nay ,hầu hết số cỏn bộ ,cụng nhõn viờn chức trong cụng ty đều cho rằng thu nhập thấp là khú khăn lớn nhất trong cụng việc hiờn nay và thu nhập đó ảnh hưởng đến tinh thần ,thỏi độ của họ ,do đú nõng cao thu nhập cho người lao động là một biện phỏp tạo động lực chủ yếu .
Biện phỏp tạo động lực tinh thần .
Cụng ty cần tạo ra việc làm ổn định và đầy đủ cho nhõn viờn thụng qua việc mở rộng thị trường tiờu thụ sảnm để họ yờn tõm với cụng việc ,hơn nữa cũn làm cho cụng việc trở nờn phong phỳ và giảm thời gian nhàn rỗi xuống .Hàng năm tăng cường cỏc hỡnh thức khuyến khớch tinh thần thụng qua cỏc cuộc nghỉ mỏt ,thăm quan ,
Thụng qua cụng tỏc thi đua trong toàn cụng ty như :thi đua sỏng kiến trong cụng việc ,phong trào thi đua lao động giỏi ... nhằm tạo điều kiện cho người lao động cú cơ hội bộc lộ tài năng và kiến thức của họ .
Ngoài ra cũn rất nhiều cụng tac quản lý nhõn lực khỏc nhưng đũi hỏi phải cú phũng nhõn lực riờng mới cú thể thực hiện tốt được ,nhưng một điều quan trọng là cụng ty cần sớm cú những giải phỏp tỏc động tới nguồn nhõn lực trong cụng ty bởi đõy là nhõn tố quyết định sự thành cụng trong cỏc hoạt động khỏc .
2.2.4 Đàm phỏn ,tiếp xỳc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục và tăng cường sự tham gia của toàn bộ cỏn bộ ,nhõn viờn trong cụng ty vào sự cường sự tham gia của toàn bộ cỏn bộ ,nhõn viờn trong cụng ty vào sự thay đổi của cơ cấu bộ mỏy quản lý.
Một thực trạng dễ thấy là ở trong cụng ty nhiều khi nhõn viờn khụng giỏm đúng gúp ý kiến của mỡnh bởi nhiều nguyờn nhõn như : họ cho rằng ý kiến của mỡnh khụng cú tỏc dụng hay làm mất lũng người lónh đạo.Đõy là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại cú ý nghĩa to lớn bởi chớnh những người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong cụng tỏc tổ chức mà người lónh đạo chưa thể hoặc khụng thể nhỡn thấy hết được.Do vậy ban lónh đạo cần cú những biện phỏp nhằm khai thỏc được những ý kiến đúng gúp của toàn thể cỏn bộ nhõn viờn trong cụng ty vào cụng tỏc xõy dựng cơ cấu quản lý .Tuy nhiờn cụng việc này khụng đơn giản ,để thành cụng người lónh đạo cú thể chỳ ý tới một số phương phỏp sau:
Chỳ ý quan tõm lắng nghe những phản ứng của nhõn viờn trong quỏ trỡnh làm việc thụng qua dư luận hoặc những cuộc núi chuyện,mặt khỏc cần làm cho họ hiểu rừ và nhận thấy tỡnh hỡnh khú khăn của cụng ty trong thời gian tới và rất cần cú sự thay đổi .
Tổ chức lấy ý kiến đúng gúp của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty