Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng Sản

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản –Những định hướng cơng ty thời gian tới Trong thời gian tới ,với phát triển đại hoá thị trường in với cạnh tranh hội nhập mạnh mẽ kinh tế thị trường , công ty tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao suất lao động , chất lượng sản phẩm ,thời gian thực Trong suất lao động chất lượng sản phẩm tiêu chí đánh giá sức mạnh thành công công ty ,tạo uy tín tên tuổi cơng ty ngành in nói riêng thị trường nói chung Với phương hướng phát triển ,cơng ty dự kiến định hướng phát triển giai đoạn tới sau : Một :Tiếp tục thực nhiệm vụ trị trung tâm làm số Tạp chí Cộng sản với chất lượng cao ,thời gian nhanh ,khơng sai sót, đảm bảo tốt công tác tuyên truyền Đảng Hai :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh cách chủ động khoa học quy trình cơng nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lượng ,quản lý công nghệ quản lý tài bước loại bỏ khâu lao động thủ công với suất chất lượng thấp Ba :Tiếp tục đầu tư chiều sâu công nghệ nâng cao trình độ chun mơn cho cơng nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán Phát triển sản xuất ,công nghệ phải đôi với tiết kiệm vật tư Hạn chế hao phí khơng đáng có q trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất Bốn :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn công việc nguồn hàng phù hợp với quy trình cấu thiết bị Duy trì ổn định lượng khách hàng cũ tìm cách phát triển nguồn khách hàng ,nâng cao tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình quân cho người lao động ,ổn định công việc đời sống cho người lao động Phấn đấu đạt tiêu năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng + Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng +Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng -Một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty in tạp chí cộng sản 2.1.Tổ chức xếp lại cấu tổ chức phòng ban chức 2.1.1 Ban giám đốc Theo phân tích ,hiện cơng ty ban giám đốc cịn thiếu phó giám đốc phụ trách tổ chức Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất việc tổ chức khơng hợp lý giám đốc khơng thể bao qt tồn cơng ty ma nghiêng nhiều tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao tồn cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm Do cơng ty cần bổ xung phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành cơng ty Việc bổ nhiệm phó giám đốc làm theo hai hướng :Một tuyển dụng người công ty thông qua phương tiện truyền thông Theo cách ,cơng ty tận dụng phương pháp ,tiến khoa học kỹ thuật từ bên ngồi Hai cân nhắc ,thun chuyển trưởng phịng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc Như lại khuyết vị trí trưởng phịng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm Với phương pháp ,cơng ty khuyến khích ,tạo động lực cho cán cơng nhân viên tích cực ,gắn bó với cơng việc Họ cố gắng làm việc với hy vọng thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao 2.1.2 Các phòng ban chức a )Phòng tài vụ Về số lượng phịng tài vụ bao gồm thành viên ,như phòng thiếu nhân viên kế tốn phụ trách cơng việc hạch tốn khoản chi thu cơng ty Do thời gian tới công ty nên tuyển thêm kế tốn viên chun phụ trách cơng việc Việc tuyển dụng dựa số tiêu thức : - Tốt nghiệp đại học quy chuyên ngành kế toán – kiểm toán - Đã có kinh nghiệm làm kế tốn - Biết tiếng anh sử dụng thành thạo vi tính Mặt khác ,trong phòng nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách amngr tiền lương không hợp lý Nên chuyển nhân viên sang phòng TC_HC việc trả lương có nhân viên thủ quỹ phụ trách có rõ ràng cơng việc nhiệm vụ quyền hạn người b ) Phòng TC-HC-TH Về ,phòng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức hoạt động ,bố trí cơng tác hành cơng ty Theo phân tích ,hiện phịng thừa nhân viên theo cấu có nhóm phân chia nhiệm vụ rõ nhân viên :Nguyễn Huy Hải khơng có nhiệm vụ rõ ràng Lượng cơng việc phịng khơng lớn nên tình trạng thừa lao động phịng khơng thể tránh khỏi Có thể tinh giảm giao cho phó phịng kiêm nhiệm số công việc mà nhân viên làm.Mặt khác ,trong phịng khơng có phó phịng nên cơng việc không cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm không rõ ràng Vì nên bầu phó phịng phụ trách riêng Tuy nhiên ,trong phịng có nhân viên nữ thích hợp với cơng việc nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại nữ nên công tác ngoại giao nhiều khơng thuận lợi ,cịn nhân viên nam lại khơng đào tạo quản trị mà kỹ sư hàng hải Ngồi ,cơng việc phịng khơng cụ thể ,chưa rõ ràng phòng với phòng sản xuất kinh doanh Điều quan trọng bầu khơng khí làm việc phịng cịn nặng nề ,khơng có thoải mái q trình thực cơng việc nên hiệu chưa cao Một vấn đề tổ bảo vệ đông so với công việc cần Với việc chia làm hai ca trực cần nhân viên bảo vệ đủ ,như thừa hai nhân viên Tuy nhiên cho họ nghỉ việc người gắn bó với cơng ty có thâm niên làm việc từ lâu ,đây người có tuổi nên họ nghỉ việc thu nhập bị ảnh hưởng họ khó tìm cơng việc khác Đây vấn đề khó ,giải pháp chuyển họ sang làm công việc khác trông coi kho làm cơng việc đóng gói hay giao hàng Tuy nhiên thực thuyên chuyển cần thông báo trước giải thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu khuyến khích cách tăng lương hình thức khuyến khích khác thưởng ,cho nghỉ phép động viên tinh thần c ) Phòng sản xuất kinh doanh Cơng việc tìm hiểu thị trường hoạch định sản xuất nhiệm vụ phịng Hiện phịng có 14 người có trưởng phịng , phó phịng 12 nhân viên Khối lượng công việc lớn nên số lượng cấu đảm nhận hồn thành tốt cơng việc Tuy nhiên phịng chưa có tổ marketing nên chuyển số nhân viên phụ trách mảng marketing Việc dùng nhân viên phịng khơng thuận lợi trình độ chun mơn nên cử họ học lớp ngắn hạn quản trị marketing hoăc thuê chuyên viên marketing hướng dẫn ,giảng thời gian ngắn Không cần tuyển thêm gây thừa cán d )Phòng vật tư+ máy dao Phòng bao gồm 10 thành viên gồm trưởng phịng ,1 thủ kho cơng nhân máy dao ,2 nhân viên CN v/c Hiện phòng cịn khuyết vị trí phó phịng nên bổ xung phó phịng Hiện phịng có cán cân nhắc lên vị trí khơng cần tuyển từ bên ngồi từ phận khác 2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện số hoạt động quản trị nhân lực Công ty Hiện phịng chưa có phịng ban riêng phụ trách vấn đề nhân lực nên công tác nhân lực chưa ý coi trọng ,Nhưng thực tế ,nguồn nhân lực công ty vô quan trọng định thắng lợi công ty hoạt động chiến thắng cạnh tranh Vì nên thời gian tới cơng ty nên thành lập phịng ban chức riêng phụ trách nhân lực đảm bảo thực tốt công tác kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất công ty Mặt khác phịng nhân lực thành lập hoạt động quản trị nhân lực coi trọng : 2.2.1 Đào tạo phát triển Trong công ty cịn nhiều cán có trình độ chun môn không phù hợp với công việc họ làm họ mong muốn cử đào tạo để có đủ kiến thức chun mơn thực cơng việc Vì thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu công việc nguyện vọng nhân viên ,công ty nên cử người không chuyên môn học trường Đại học ,cao đẳng nước khuyến khích họ tự đào tạo lại Công tác đào tạo giúp công ty tăng suất lao động ,cung cấp đội ngũ cán đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hồn thành cơng việc với suất cao 2.2.2 Công tác tuyển dụng Một thực trạng đáng buồn tình trạng tuyển dụng cán phịng ban chủ yếu thơng qua người thân quen công ty mà không áp dụng biện pháp tuyển dụng bên ngồi Hình thức tuyển dụng gây trì trệ phong cách lãnh đạo ,khơng tân dụng ý tưởng từ bên ,và tình trạng bố trí cán khơng phù hợp với chun mơn tất yếu Vì thời gian tới cơng ty nên đa dạng hình thức tuyển dụng ,chủ yếu kết hợp với tuyển từ bên ngồi Như tuyển người có lực thực phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quản lý hiệu sản xuất kinh doanh ,loại bỏ tình trạng làm trái ngành nghề công ty ,nâng cao hứng thú cơng việc giảm chi phí đào tạo cán ,công nhân viên công ty 2.2.3 Tạo động lực vật chất tinh thần Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu cơng ty cịn phải tăng cường áp dụng hình thức tạo động lực cho cán cơng nhân viên • Tạo động lực vật chất Trong công ty ,hầu hết số cán ,công nhân viên chức công ty cho thu nhập thấp khó khăn lớn cơng việc hiên thu nhập ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ họ ,do nâng cao thu nhập cho người lao động biện pháp tạo động lực chủ yếu • Biện pháp tạo động lực tinh thần Công ty cần tạo việc làm ổn định đầy đủ cho nhân viên thông qua việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ n tâm với cơng việc ,hơn cịn làm cho công việc trở nên phong phú giảm thời gian nhàn rỗi xuống Hàng năm tăng cường hình thức khuyến khích tinh thần thơng qua nghỉ mát ,thăm quan , Thông qua công tác thi đua tồn cơng ty :thi đua sáng kiến công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi nhằm tạo điều kiện cho người lao động có hội bộc lộ tài kiến thức họ Ngồi cịn nhiều cơng tac quản lý nhân lực khác địi hỏi phải có phịng nhân lực riêng thực tốt ,nhưng điều quan trọng công ty cần sớm có giải pháp tác động tới nguồn nhân lực công ty nhân tố định thành công hoạt động khác 2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục tăng cường tham gia toàn cán ,nhân viên công ty vào thay đổi cấu máy quản lý Một thực trạng dễ thấy công ty nhiều nhân viên khơng giám đóng góp ý kiến nhiều nguyên nhân : họ cho ý kiến khơng có tác dụng hay làm lịng người lãnh đạo.Đây điều tưởng chừng đơn giản lại có ý nghĩa to lớn người làm việc họ nhận bất hợp lý công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể khơng thể nhìn thấy hết được.Do ban lãnh đạo cần có biện pháp nhằm khai thác ý kiến đóng góp tồn thể cán nhân viên công ty vào công tác xây dựng cấu quản lý Tuy nhiên công việc không đơn giản ,để thành công người lãnh đạo ý tới số phương pháp sau: • Chú ý quan tâm lắng nghe phản ứng nhân viên q trình làm việc thơng qua dư luận nói chuyện,mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ nhận thấy tình hình khó khăn cơng ty thời gian tới cần có thay đổi • Tổ chức lấy ý kiến đóng góp cán cơng nhân viên công ty thông qua họp ,hội thảo ,hội nghị • Cần có sách cụ thể kịp thời động viên khuyến khích ý kiến đóng góp thơng qua hình thức vật chất tinh thần:Tăng thưởng cho ý kiến thiết thực, cho nghỉ giảm thời gian làm việc cá nhân có đóng góp với tổ chức • Thành lập hịm thư bỏ phiếu kín, tổ điều tra tồn cơng ty Biện pháp làm giảm chống đối cán công nhân viên công ty giảm căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu khơng khí văn hố cởi mở công ty 2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán lãnh đạo ,quản lý doanh nghiệp Công tác tuyển dụng hoạt động quản trị nhân lực quan trọng công ty ,và trở nên quan trọng đối tượng tuyển dụng cán quản lý.Do với vị trí cịn thiếu cơng ty cần lựa chọn tuyển nhân viên thích hợp Để làm điêu công ty cần xuất phát từ yêu cầu kỹ vị trí cơng việc cần tuyển dựa số tiêu chuẩn sau: - Kỹ năng, nhận thức ,phân tích giải vấn đề ,lập kế hoạch ,chiến lược cho công ty Đây yêu cầu quan trọng ,nó thể trình độ, lực người quản lý lãnh đạo v - Cá tính người quản lý :Ước muốn làm công việc đó,chính trực trung thực u cầu thể tham vọng phẩm chất đạo đức người lãnh đạo, quản lý - Q trình cơng tác q khứ người lãnh đạo,quản lý sở để dự đoán tư cách sau người lãnh đạo Để lựa chọn cán phù hợp yếu tố cơng ty phải thực kiên định việc tuyển dụng khơng qua quen biết người thân.Có ưu tiên sở ứng viên phải có kỹ phù hợp cần thiết cho cơng việc tránh tình trạng tuyển nhân viên hồn tồn trái ngành nghề họ đào tạo ,do chi phí cho nhân lực cao việc thực công việc không đạt hiệu mong muốn Một số kiến nghị công ty : Trong trình thực tập cơng ty, với hiểu biết em tìm hiểu công ty, em mạnh dạn đề xuất số kiến nghị cá nhân với hy vọng có ý nghĩa thực tiễn: • Thứ nhất:Cơng ty cần thay đổi văn hoá doanh nghiệp.Văn hoá doanh nghiệp yếu tố vơ hình có tác động mạnh mẽ tới hoat hiệu làm việc cơng ty.Cơng ty cần xây dựng khơng khí làm việc phòng ban cởi mở hơn,một tinh thần thái độ làm việc tự giác độc lập Đây cơng việc khó làm tốn thời gian, thực đơn vị thời gian tuần tháng mà cần phải thay đổi dần ,tuy nhiên làm em tin phát huy hiệu cao ,đặc biệt nhân viên gián tiếp • Thứ hai:Việc bố trí sơ đồ làm việc phòng TC-HC chưa hợp lý Lối vào bị vướng bàn máy tính Tưởng chừng đơn giản để ý có khách vào làm việc họ ngại phải qua nhân viên này, cịn bị vướng vào lối Do phịng cần chuyển lại bàn làm việc cho hợp lý Kết luận Đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản” khơng phải đề tài mẻ quan trọng doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp Nhà nước Cơ cấu máy quản lý nhân tố định tới thành công doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với chế thị trường hội nhập khu vực quốc tế Đối với cơng ty In Tạp chí Cộng sản khơng phải ngoại lệ Trong suốt trình hình thành phát triển ,cơ cấu tổ chức Công ty In Tạp chí Cộng sản đạt nhiều thành cơng , đưa công ty lớn mạnh phát triển ngày Tuy nhiên với tác động mơi trường ,chính sách nhân tố khác , cấu máy quản lý công ty gần bộc lộ nhiều hạn chế Thực tế địi hỏi ban lãnh đạo cơng ty cần có điều chỉnh kịp thời xác nhằm khắc phục hạn chế tồn ,đưa công ty tiếp tục tồn phát triển lên Qua thời gian thực tập công ty ,với giúp đỡ bác ,cơ tồn cơng ty em tìm hiểu nhiều kiến thức bổ ích thực tế mà sách chưa triệt để nhắc đến Thơng qua ,em mạnh dạn phân tích mặt tồn cấu tổ chức máy quản lý công ty nêu số giải pháp cho tình trạng Tuy với trình độ kiến thức cịn hạn chế nên phân tích giải pháp đưa chưa triệt để ,nhưng em hy vọng có tác động giúp ích cho cơng ty việc hồn thiện máy quản lý Em xin chân thành cảm ơn ! danh mục tài liệu tham khảo Nguyễn Hữu Thân : Giáo trình : “Quản trị nhân sự”_NXB Thống kê 2.TS Nguyễn ngọc Quân ThS Nguyễn vân Điềm: GIáo trình “Quản trị nhân lực”_NXB Giáo dục -2003 3.PTS Mai văn Bưu ,PTS Đoàn Thị Thu Hà : Quản lý Nhà nước kinh tế_ NXB khoa học xã hội Hà Nội -1999 PGS TS Bùi Anh Tuấn : Giáo trình Hành Vi Tổ Chức Lee kangwoo: Quá trình đổi doanh nghiệp nhà nước Việt Nam giai đoạn 1986-2000 _NXB đại học quốc gia Hà Nội Bài giảng lớp thầy cô Tạp chí cộng sản _tháng 12/2004 Các số báo hàng ngày :báo Hà Nội ,Báo lao động ,Báo tiền phong ,báo Nhân Dân Luận văn tôt nghiệp Lê thị thu Hà 10 Tài liệu cơng ty phịng TC-HC cung cấp ... Đề tài ? ?Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản? ?? khơng phải đề tài mẻ quan trọng doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp Nhà nước Cơ cấu máy quản lý nhân... triển ,cơ cấu tổ chức Công ty In Tạp chí Cộng sản đạt nhiều thành cơng , đưa công ty lớn mạnh phát triển ngày Tuy nhiên với tác động môi trường ,chính sách nhân tố khác , cấu máy quản lý công ty. ..+Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng + Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng +Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng -Một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty in tạp chí