báo cáo thực tập tốt nghiệp tại bưu điện tỉnh hải dương

- Hạch toán các hoạt động kinh doanh và các hoạt động công iách theo quy định củaTổng công ty - Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, côngkhai tài chính hàng năm và cung cấp cácthông tin c

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp nhằm giúp sinh viên tìm hiểu, thu thập các tài liệu thực tế ởđơn vị, đồng thời vận dụng kiến thức đã học để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vựcquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Đây cũng là cơ hội tốt để sinh viênnâng cao kiến thức và kinh nghiệm thực tế

Được sự phân công của Khoa Quản trị kinh doanh 1 – Học viện Công nghệ Bưuchính Viễn thông, em được giới thiệu về Bưu điện Tỉnh Hải Dương thực tập tốt nghiệptrong thời gian 10 tuần

Trong thời gian 10 tuần thực tế tại Bưu điện tỉnh Hải Dương đã giúp em có đượccách nhìn tổng quan hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị Thời gian thực tậptuy không nhiều nhưng nhờ có sự quan tâm tạo điều kiện của Ban Giám đốc, các phòngban, em đã hoàn thành công tác thực tập và có dịp tìm hiểu, nắm bắt thực tiễn hoạt độngsản xuất kinh doanh tại Bưu điện tỉnh Hải Dương

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, các phòng ban chức năng của Bưu điệntỉnh Hải Dương, cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong Học viện Công nghệ Bưu chínhViễn thông đã giúp đỡ, chỉ bảo giúp em hoàn thành bản báo cáo này

Do thời gian thực tập có hạn nên bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của em không thểtránh khỏi những thiếu sót về nội dung và hình thức Để bản báo cáo được hoàn thiện hơn,

em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn

Dưới đây là bản báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bưu điện tỉnh Hải Dương

Chương 1: Giới thiệu chung về Bưu điện Tỉnh Hải Dương.

Chương 2: Tổ chức sản xuất kinh doanh tại Bưu điện tỉnh Hải Dương

Chương 3: Đánh giá về hoạt động sản xuất kinh doanh của BĐT Hải Dương.

Chương 4: Hướng đề tài tốt nghiệp.

Mục Lục

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH HẢI DƯƠNG 2

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bưu điện Tỉnh Hải Dương 2

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện Tỉnh Hải Dương 2

1.2.1 Chức năng 2

1.2.2 Nhiệm vụ 3

1.3.Cơ cấu tổ chức của Bưu điện Tỉnh Hải Dương 4

1.3.1 Mô hình tổ chức tại Bưu điện Tỉnh Hải Dương 4

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 4

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI 12

BƯU ĐIỆN TỈNH HẢI DƯƠNG 12

2.1 CÔNG TÁC KẾ HOẠCH 12

2.1.1 Căn cứ lập kế hoạch: 12

2.1.2 Các loại kế hoạch 13

2.1.3 Quy trình lập kế hoạch 14

2.1.4 Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch 15

2.1.5 Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch trong quý 1 năm 2008 18

2.2 CÔNG TÁC TÀI CHÍNH 19

2.2.1 Quản lý, sử dụng vốn và tài sản 19

2.2.2 Quản lý doanh thu và chi phí kinh doanh 21

2.2.3 Xác định lợi nhuận và phân phối lợi nhuận 22

2.2.4 Cơ chế phân cấp quản lý tài chính của BĐT cho các đơn vị cơ sở 24

2.3 CÔNG TÁC KẾ TOÁN 25

2.3.1 Tổ chức công tác kế toán 25

2.3.2 Kế toán kinh doanh dịch vụ Bưu chính 27

2.3.3 Kế toán kinh doanh khác hạch toán riêng 28

2.3.4 Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản 28

2.3.5 Kế toán tăng giảm nguồn vốn 28

2.3.6 Kế toán lao động tiền lương 28

2.3.7 Kế toán Tài sản cố định 29

2.3.8 Báo cáo kế toán tài chính, kế toán quản trị 32

2.3.9 Công tác kiểm toán nội bộ tại Bưu điện tỉnh Hải Dương 32

2.4 CÔNG TÁC NHÂN SỰ 33

2.4.1 Công tác tuyển dụng lao động 33

1 Căn cứ xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động 33

2.4.2 Tình hình tuyển dụng lao động năm 2008 35

2.4.3 Đào tạo lao động 35

2.4.4 Tổ chức lao động 36

2.4.5 Định mức lao động 38

2.4.6 Đánh giá thực hiện công việc của người lao động 38

2.4.7 Trả lương và đãi ngộ lao động 39

2.4.8 Cơ cấu lao động theo trình độ, tuổi tác, chuyên môn 41

2.5 CÔNG TÁC MARKETING 42

2.5.1 Bộ máy Marketing 42

2.5.2 Thực trạng hoạt động Marketing tại Bưu điện tỉnh Hải Dương 42

2.5.3 Chiến lược Marketing Mix tại Bưu điện tỉnh Hải Dương 44

2.5.4 Tình hình cạnh tranh trên địa bàn tỉnh Hải Dương 47

2.5.5 Công tác chăm sóc khách hàng tại Bưu điện tỉnh Hải Dương 49

2.6 CÔNG TÁC ĐẦU TƯ 50

2.6.1 Phân cấp và ủy quyền đầu tư: 50

2.6.2 Các dự án đầu tư tại bưu điện tỉnh Hải Dương 51

2.6.3 Lập dự án đầu tư 51

2.6.4 Thẩm định dự án đầu tư 52

2.6.5 Đấu thầu dự án đầu tư 52

2.6.6 Quản lý dự án đầu tư 52

2.7 TỔ CHỨC SXKD TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH HẢI DƯƠNG 53

2.7.1 Mạng lưới Bưu chính – Phát hành báo chí 53

2.7.2 Tính tối ưu của mạng Bưu chính 55

2.8 CÔNG TÁC THỐNG KÊ 55

2.8.1 Thống kê lao động 55

2.8.2 Thống kê tài sản của đơn vị 56

2.9 CÔNG TÁC PHÂN TÍCH 57

2.9.1 Nội dung phân tích 57

2.9.2 Chỉ tiêu phân tích 57

2.9.3 Phương pháp phân tích 58

CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 59

TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH HẢI DƯƠNG 59

3.1 Về công tác kế hoạch 59

3.2 Về công tác tài chính - kế toán 60

3.3 Về công tác tổ chức nhân sự 60

3.4 Về công tác Marketing 61

3.5 Về công tác tổ chức sản xuất kinh doanh 64

3.6 Về công tác Thống kê, phân tích 65

CHƯƠNG 4: HƯỚNG ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP 66

LỜI KẾT 67

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH HẢI DƯƠNG

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bưu điện Tỉnh Hải Dương.

Sau khi chính quyền về tay nhân dân (1945), để phục vụ yêu cầu nhiệm vụ mới củacách mạng và đáp ứng nhu cầu tình cảm của nhân dân trong tỉnh, Ty Bưu điện Hải Dươngđược hình thành trên cơ sở tổ chức giao thông liên lạc của Tỉnh uỷ có từ trước Cách mạngtháng Tám và Sở dây thép Hải Dương do chính quyền cũ để lại

Ngày 26-1-1968, Uỷ ban thường vụ Quốc hội đã quyết định thành lập tỉnh Hải Hưngtrên cơ sở hợp nhất hai tỉnh Hải Dương và Hưng Yên (Quyết định số 504-NQ/TVQH).Sau đó Ty Bưu điện Hải Hưng được thành lập trên cơ sở sát nhập Ty Bưu điện Hải Dương

và Ty Bưu điện Hưng Yên

Đến năm 1996, sau 28 năm sát nhập thành tỉnh Hải Hưng, tỉnh Hải Dương và HưngYên đã được tái lập Ngày 14-6-1997 Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện Việt Nam đã

ký quyết định số 336/QĐ-TCCB thành lập doanh nghiệp nhà nước Bưu điện tỉnh HảiDương Bưu điện tỉnh Hải Dương có tên giao dịch quốc tế là: Hai Duong Posts andTelecommunications (viết tắt là Hai Duong P&T), có trụ sở chính tại số 01 Đại lộ Hồ ChíMinh - Thành phố Hải Dương

Đến ngày 06/12/2007 thực hiện phương hướng chia tách Bưu chính, Viễn thông trênđịa bàn tỉnh thành phố theo quyết định của tập đoàn, Tổng giám đốc Tổng công ty Bưuchính Việt Nam đã ký quyết định số 550/QĐ- TCCB/HĐQT thành lập bưu điện tỉnh Hảidương Theo đó Bưu điện tỉnh Hải Dương là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổngcông ty bưu chính Việt Nam, có con dấu riêng theo tên gọi, được đăng ký kinh doanh,được mở tài khoản tại ngân hàng và có trụ sở chính đặt tại thành phố Hải dương Bưu điệntỉnh Hải Dương được phép hoạt động, sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực, ngành nghềkinh doanh được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106000918 ngày10/8/2007 của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam và các ngành nghề khác khi được Tổngcông ty Bưu chính Việt Nam cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện Tỉnh Hải Dương.

Căn cứ vào quyết định số 28/QĐ-TCLĐ ngày 07/12/2007 về việc Ban hành Điều lệ

tổ chức và hoạt động của Bưu điện tỉnh Hải Dương do Tổng giám đốc Tổng công ty Bưuchính Việt Nam ban hành thì Bưu điện tỉnh Hải Dương có các chức năng và nhiệm vụ sau

- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính dành riêng theo quy định của Tổng công ty và cơquan nhà nước có thẩm quyền.

- Kinh doanh các loại dịch vụ bưu chính, chuyển phát, phát hành báo chí, tài chính,ngân hàng trong và ngoài nước trên địa bàn tỉnh

- Hợp tác các doanh nghiệp viễn thông cung cấp, kinh doanh các dịch vụ viễn thông,công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh

- Tư vấn, nghiên cứu đào tạo và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực bưuchính, chuyển phát

- Tổ chức kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật và được Tổngcông ty cho phép

1.2.2 Nhiệm vụ

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng nghành nghề đã đăng ký

- Bảo toàn và phát triển vốn, tài sản và các nguồn lực khác của Nhà nước được Tổngcông ty giao cho Bưu điện tỉnh và vốn Bưu điện tỉnh tự huy động

- Quản lý và sử dụng vốn, tài sản và các nguồn lực trực tiếp phục vụ nhiệm vụ kinhdoanh và công ích theo quy định vảu Tổng công ty, của Nhà nước

- Hạch toán các hoạt động kinh doanh và các hoạt động công iách theo quy định củaTổng công ty

- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, côngkhai tài chính hàng năm và cung cấp cácthông tin cần thết để đánh giá trung thực về hiệu quả hoạt động của Bưu điện tỉnh

- Thiết lập và duy trì hoạt động của mạng lưới bưu chính công cộng trên phạm vu địabàn tỉnh theo quy định của Tổng công ty, phối hợp với các cơ quan chính quyền có liênquan bảo đảm thông tin liên lạc phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước

- Cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích do Tổng công ty giao hoặc cơ quan nhà nước

có thẩm quyền đặt hàng

- Chịu sự chỉ đạo và điều hành mạng thông tin Bưu chính thống nhất của Tổng công ty

- Chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về kết quả hoạt động của đơn vị, chịu tráchnhiệm trước khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ do đơn vị cung cấp

- Xây dựng quy hoạch phát triển đơn vị trên cơ sở chiến lược, quy hoạch của Tổngcông ty và phạm vi chức năng nhiệm vụ của đơn vị trong địa bàn và trong lĩnh vực Bưuchính

- Đổi mới, hiện đại hoá thiết bị mạng lưới, công nghệ và phương thức quản lý trongquá trình xây dựng và phát triển đơn vị trên cơ sở phương án đã được Tổng cônh ty phêduyệt.

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quyền lợi đối với người lao động theo quy định của Bộluật lao động, bảo đảm cho người lao động tham gia quản lý đơn vị

- Chịu sự quản lý, kiểm tra, kiểm soát của Tổng công ty Tuân thủ các quy định vềthanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của phápluật

1.3.Cơ cấu tổ chức của Bưu điện Tỉnh Hải Dương.

Cơ cấu quản lý của Bưu điện tỉnh gồm Giám đốc, các phó giám đốc, Kế toántrưởng và bộ máy giúp việc.Khi chưa hoạt động theo mô hình mới chia tách tính đến trướcngày (01/01/2008) Bưu điện tỉnh Hải Dương có 10 phòng ban và 24 đơn vị trực thuộc.Nhưng khi hoạt động theo mô hình mới được áp dụng từ ngày 1/1/2008 thì Bưu điện tỉnhHải Dương gồm 6 phòng ban chức năng và 12 đơn vị trực thuộc

1.3.1 Mô hình tổ chức tại Bưu điện Tỉnh Hải Dương (Trang bên)

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

Tổ chức bộ máy Bưu điện tỉnh Hải Dương gồm 2 khối: Khối quản lý và khối sản xuất.

A/ Khối quản lý

a/ Ban giám đốc.

- Giám đốc: Giám đốc Bưu điện tỉnh Hải Dương do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễnnhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc Giám đốc là đại diện phápnhân của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật về quản lý vàđiều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được quy định tạiĐiều lệ và các văn bản quy định khác của Tổng công ty Giám đốc là người phụ tráchchung, người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của đơn vị

- Phó giám đốc: Là người giúp giám đốc quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vựchoạt động của đơn vị theo sự phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc

và pháp luật về nhiệm vụ được phân công

b/ Các đơn vị quản lý

Tổ chức Lao động

Phòng Kinh doanh bưu chính

Phòng Kinh doanh Viễn Thông – Tin Học

Bưu điện Tứ Kỳ Bưu điện Thanh Miện Bưu điện Kim Thành

Bưu điện TP.Hải Dương

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kếtoán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Chấp hành đầy đủ chế độ quản lý vốn, tài sản, các quỹ, chế độ hạch toán, kế toán,kiểm toán theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc, giải quyết các vướng mắc về cácgiao dịch với ngân hàng, kho bạc

- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, công khai báo cáo tài chính và cung cấp cácthông tin cần thiết để đánh giá các hoạt động tài chính của Bưu điện tỉnh

- Trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theoquy định của pháp luật, các khoản phải nộp về Tổng công ty

- Phối hợp với các phòng chức năng liên quan và các đơn vị trực thuộc tổ chức quản lýtài sản, vật tư, trang thiết bị

- Xây dựng kế hoạch, nội dung và tổ chức tập huấn, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình

độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán theo yêu cầu công tác

- Tổ chức triển khai, phổ biến, xây dựng các quy chế, quy định và hướng dẫn các đơn

vị cơ sở thi hành kịp thời các chế độ, chính sách tài chính theo quy định

- Quản lý và sử dụng vốn, tài sản và các nguồn lực trực tiếp phục vụ nhiệm vụ kinhdoanh và công ích theo quy định của Tổng công ty, của Nhà nước

- Phối hợp với các phòng chức năng của Bưu điện tỉnh, tổ chức thực hiện các nhiệm vụkhác theo yêu cầu của Giám đốc Bưu điện tỉnh

Tổ chức

Phòng kế toán thống kê tài chính do Trưởng phòng phụ trách, chịu trách nhiệm trướcGiám đốc về mọi hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng Phó trưởng phònggiúp việc quản lý, điều hành trong một số lĩnh vực và các chuyên viên, cán sự chuyênmôn, nghiệp vụ giúp việc trong từng lĩnh vực

3 Phòng kế hoạch đầu tư

Phòng Kế hoạch Đầu tư do Trưởng phòng phụ trách, chiu trách nhiệm trước Giám đốc

về mọi hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng Phó trưởng phòng giúp việcquản lý, điều hành trong một số lĩnh vực và các chuyên viên, cán sự chuyên môn, nghiệp

vụ giúp việc trong từng lĩnh vực

4 Phòng kinh doanh Bưu chính

Chức năng:

Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, điều hành về: chất lượng, kinh doanh, tiếp thị,

- Xây dựng và tổ chức thực hiện phương án vận chuyển Bưu chính đảm bảo an toàn vàchỉ tiêu thời gian quy định.

- Nghiên cứu thị trường, sản phẩm dịch vụ, giá cước, xây dựng hệ thống thông tinchăm sóc khách hàng

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất theo yêu cầu củaBưu điện tỉnh

- Theo dõi, giải quyết các đơn thư khiếu nại liên quan đến các dịch vụ Bưu chính thuộcBưu điện Tỉnh đã cung cấp, các phiên bản sai sót nghiệp vụ theo quy định

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị cơ sở việc sử dụng, bảo quản các trang thiết bị, công

cụ lao động, phương tiện sản xuất,vật tư ấn phẩm phục vụ cho khai thác các dịch vụ Bưuchính-PHBC

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị cơ sở việc thực hiện, đề xuất với Giám đốc Bưu điệntỉnh về khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị trực thuộc trong quá trình thực hiện cácchuyên môn về Marketing

- Định kỳ tổng hợp số liệu, tình hình hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh và chấtlượng các dịch vụ Bưu chính, đánh giá, phân tích kết quả thực hiện, đề xuất biện phápphát triển sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh

- Phối hợp với các phòng chức năng của Bưu điện tỉnh, tổ chức thực hiện các nhiệm vụkhác theo yêu cầu của Giám đốc Bưu điện tỉnh

Tổ chức

Phòng kinh doanh Bưu chính do trưởng phòng phụ trách, chịu trách nhiệm trước giámđốc về mọi hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng Có Phó trưởng phònggiúp việc quản lý, điều hành trong một số lĩnh vực và các chuyên viên, cán sự chuyênmôn, nghiệp vụ giúp việc trong từng lĩnh vực

5 Phòng kinh doanh Viễn thông- Tin học

Chức năng:

Tham mưu, giúp Giám đốc Bưu điện tỉnh quản lý, điều hành về: Quản lý, kinh doanh,tiếp thị, chăm sóc khách hàng và phát triển các dịch vụ Viển thông-Tin học trên địa bàntỉnh

- Tổ chức tiếp nhận và triển khai thực hiện xây dựng hệ thống mạng tin học, ứng dụngthông tin trong quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫncủa Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh

- Nghiên cứu thị trường, sản phẩm dịch vụ, giá cước, xây dựng kế hoạch kinh doanh,xây dựng hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng

- Theo dõi, giải quyết các đơn thư khiếu nại liên quan đến dịch vụ Viễn thông-tin họcthuộc Bưu điện tỉnh đã cung cấp

- Định kỳ tổng hợp số liệu, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và chất lượng cácdịch vụ Viễn thông-Tin học

- Phối hợp các phòng chức năng của Bưu điện tỉnh, tổ chức thực hiện các nhiệm vụkhác theo yêu cầu của Giám đốc Bưu điện tỉnh

Tổ chức

`.Phòng kinh doanh Viễn Thông-Tin học do Trưởng phòng phụ trách, chịu trách nhiệmtrước Giám đốc về mọi hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng Phó trưởngphòng giúp việc quản lý, điều hành trong một số lĩnh vực và các chuyên viên, cán sựchuyên môn, nghiệp vụ giúp việc trong từng lĩnh vực

6 Phòng hành chính tổng hợp

Chức năng

- Tham mưu giúp Giám đốc Bưu điện tỉnh về công tác tổng hợp tình hình sản xuất kinhdoanh các dịch vụ Bưu chính Viễn thông, quản lý và thực hiện công tác thi đua, thanh tra,pháp chế, bảo tàng lịch sử, truyền thống của Bưu điện tỉnh

- Tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị, công tác đời sống của cán bộ, côngnhân viên thuộc khối Văn phòng Bưu điện tỉnh

Nhiệm vụ

- Xây dựng công tác thi đua hàng năm trong toàn Bưu điện tỉnh

- Xây dựng công tác thanh tra pháp chế

- Xây dựng công tác bảo tàng truyền thống

- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ

vụ giúp việc trong từng lĩnh vực

B/ Khối sản xuất.

1 Các Bưu điện Huyện

Bưu điện tỉnh Hải Dương có 11 Bưu điện Huyện, đó là:

- BĐ huyện Thanh Miện

- BĐ huyện Ninh Giang

chí trên địa bàn huyện phù hợp với quy hoạch phát triển mạng lưới Bưu chính của tỉnh vàQuốc gia.

- Ký hợp đồng thực hiện việc thu thuê các loại cước viễn thông với bên Viễn thông

- Tổ chức quản lý, kinh doanh và đảm bảo chất lượng các dịch vụ Bưu chính – PHBCtrên địa bàn huyện, kể cả hợp đồng thuê phát Bưu phẩm, Bưu kiện, báo chí đến địa chỉngười nhận ở xã

- Quản lý nghiệp vụ, tổ chức kinh doanh tại các điểm Bưu điện – Văn hoá xã

- Hướng dẫn nghiệp vụ và ký hợp đồng với các đại lý Bưu điện, Ki ốt, điểm Bưu điệnvăn hoá xã

- Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tổng công ty và Bưu điện tỉnh cho phép

2 Bưu điện Thành phố Hải Dương

- Ký hợp đồng thực hiện việc thu thuê các loại cước viễn thông với bên Viễn thông

- Theo dõi giải quyết các đơn thư hồ sơ khiếu nại của khách hàng về sử dụng dịch vụBưu chính trong phạm vi quyền hạn của đơn vị

- Tổ chức, quản lý, khai thác, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị, phương tiệnbưu chính, đề xuất phương án hoàn thiện, phát triển mạng lưới Bưu chính – PHBC trên địabàn Thành phố phù hợp với qui hoạch phát triển mạng lưới Bưu chính của tỉnh và quốcgia

- Tổ chức quản lý, kinh doanh và đảm bảo chất lượng các dịch vụ Bưu chính – PHBCtrên địa bàn Thành phố kể cả hợp đồng thuê phát bưu phẩm, bưu kiện, báo chí đến địachỉ người nhận ở các phường

- Quản lý nghiệp vụ, tổ chức kinh doanh tại các đại lý, kiốt, điểm Bưu điện văn hoá xã

- Hướng dẫn nghiệp vụ và ký hợp đồng với các đại lý, kiốt, điểm Bưu điện văn hoá xã

- Kinh doanh các ngành nghề khác khi được Tổng công ty và Bưu điện tỉnh cho phép

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI

BƯU ĐIỆN TỈNH HẢI DƯƠNG

Trong điều kiện và tình hình mới của Tổng Công ty, sau khi chia tách Bưu chính – Viễnthông, việc xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch đã có nhiều sự thay đổi so với mô hình cũ.Trước đây, khi chưa chia tách, các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn được xâydựng chưa có sự tách bạch rõ ràng giữa hai mảng Bưu chính và viễn thông Nhưng đếnnay, các chỉ tiêu kế hoạch được xây dựng riêng và cụ thể cho mảng Bưu chính Vì vậy màcông tác xây dựng kế hoạch tại đơn vị cũng có sự thay đổi đáng kể Tổng Công ty Bưuchính đã yêu cầu các đơn vị hạch toán phụ thuộc chủ động xây dựng kế hoạch, năng độngtrong điều hành, quản lý sản xuất kinh doanh, nâng cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệmtrong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty

Trong điều kiện đó, Bưu điện tỉnh Hải Dương đã chủ động xây dựng kế hoạch hoạtđộng sản xuất kinh doanh, cụ thể như sau:

2.1.1 Căn cứ lập kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch được xây dựng tại Bưu điện Tỉnh Hải Dương dựa trên căn cứ:

- Hệ thống định mức kinh tế, kỹ thuật của ngành, kết quả nghiên cứu và ứng dụng tinhọc vào sản xuất Hệ thống định mức ở đây có thể là định mức lao động, định mức tiêuhao vật tư, định mức tiêu hao nhiên liệu… do Tổng Công ty ban hành

- Hướng dẫn, định hướng xây dựng kế hoạch trong năm của nhà nước và mục tiêu kếhoạch đề ra

- Kế hoạch năm trước do tổng công ty giao xuống

- Kế hoạch năm hiện tại do Tổng Công ty giao xuống

- Tình hình thực hiện kế hoạch năm trước

- Báo cáo xây dựng kế hoạch sản xuất trong năm của đơn vị

- Trên cơ sở những biến động về môi trường kinh doanh, các nguồn lực, dự báo, vànghiên cứu nhu cầu thị trường, các hoat động kinh tế đã được ký kết

- Kết quả phân tích và dự báo tình hình sản xất kinh doanh và các khả năng về nguồnlực có thể khai thác

2.1.2 Các loại kế hoạch

a/ Xét về độ dài thời kỳ kế hoạch

- Kế hoạch dài hạn và trung hạn: Căn cứ vào chính sách phát triển của Đảng, Nhà

nước, mục tiêu quy hoạch và phát triển mạng lưới của ngành cũng như của Tổng công ty

Kế hoạch dài hạn và trung hạn có thể được sửa đổi, bổ sung tùy theo tình hình cụ thể củatừng giai đoạn phát triển

- Kế hoạch ngắn hạn: Hàng năm, Bưu điện căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch do Tổng

công ty giao xuống, kế hoạch dài hạn của cả giai đoạn và tình hình thực hiện kế hoạchnăm trước của đơn vị cùng với việc phân tích các biến động môi trường kinh doanh tại địabàn để xây dựng các kế hoạch chi tiết cho các kỳ của năm hiện tại Kế hoạch cả năm làtổng hợp kế hoạch của các kỳ Theo đó Bưu điện sẽ phân bổ nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạchnăm cụ thể xuống cho các Đơn vị và kiểm tra, giám sát các đơn vị thực hiện hoàn thành kếhoạch đó

b/ Xét về phạm vi hoạt động

Các hoạt động sản xuất, kinh doanh, phục vụ của các đơn vị được phản ánh trong một

hệ thống kế hoạch theo hướng dẫn của Tổng công ty, bao gồm:

 Kế hoạch phát triển dịch vụ mới

 Kế hoạch phát triển mạng lưới Bưu chính viễn thông

 Kế hoạch đầu tư từ nguồn vốn đầu tư và nguồn vốn phân cấp của đơn vị

 Kế hoạch sản lượng và doanh thu

 Kế hoạch chi phí

 Kế hoạch tuyển dụng lao động và tiền lương

 Kế hoạch bảo hộ lao động

 Kế hoạch đào tạo

 Kế hoạch Marketing, nghiên cứu thị trường

 Kế hoạch nghiên cứu KHKT và cải tiến quản lý

 Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định

 Kế hoạch phòng chống và khắc phục, giảm nhẹ thiên tai

 Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chính.

2.1.3 Quy trình lập kế hoạch.

Tại Bưu điện tỉnh Hải Dương, quy trình lập kế hoạch như sau:

Bước 1: Nhận biết cơ hội kinh doanh dựa trên kết quả điều tra thị trường:

- Tình hình kinh tế xã hội của toàn tỉnh, số lượng doanh nghiệp, đặc biệt lưu ý tới cácdoanh nghiệp có mức sử dụng dịch vụ cao, khả năng và nguồn lực của các doanh nghiệpnày

- Triển khai các dịch vụ mới theo qui định của Tổng công ty có tác động như thế nàođối với các dịch vụ hiện tại

- Xem xét tới quy mô, cơ cấu, nhu cầu của khách hàng

- Nghiên cứu các dịch vụ của đối thủ cạnh tranh

Bước 2: Xác định các mục tiêu tổng quát của hoạt động kinh doanh:

- Trong ngắn hạn là mục tiêu về tốc độ tăng trưởng sản xuất

- Trong dài hạn là định hướng mục tiêu các chiến lược

Bước 3: Rà xét các tiền đề, căn cứ:

- Xem xét lại các kế hoạch, các báo cáo phân tích kết quả thực hiện kế hoạch trong các

kỳ trước của đơn vị để tìm nguyên nhân ảnh hưởng tới kế hoạch, tốc độ tăng trưởng củasản phẩm, dịch vụ

- Xem xét các báo cáo, đánh giá, đề nghị của cấp dưới là tiền đề căn cứ quan trọng đểxây dựng kế hoạch

Bưu cục cấp 3Xác định mục tiêu tổng quát

Rà xét các tiền đề, căn cứ

Hoạch định các phương án KD

Đánh giá, so sánh và lựa chọn p/án

Xây dựng các p/án kế hoạch hỗ trợ

- Xem xét các dự báo về môi trường, điều kiện kinh doanh, nội lực của doanh nghiệp.

- Xem xét, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của năm trước và chỉ tiêugiao của Tổng công ty để giao kế hoạch phù hợp với khả năng, năng lực của đơn vị đó

Bước 4: Hoạch định các phương án kinh doanh:

Căn cứ vào các mục tiêu tiền đề để xác định ra các phương án kế hoạch kinh doanh cónhiều triển vọng nhất và tập trung phân tích các điểm mạnh, điểm hạn chế để xác địnhphương án có thể chấp nhận được

Bước 5: Đánh giá, so sánh và lựa chọn phương án kinh doanh.

Dựa trên các căn cứ và các mục tiêu để tiến hành so sánh, đối chiếu các phương án vớinhau và xây dựng phương án lần 1 Sau đó qua trao đổi, chỉnh sửa hình thành phương ánlần 2 hoặc phương án lần 3 cuối cùng lựa chọn một phương án tối ưu nhất và 1 sốphương án dự phòng

Bước 6: Lựa chọn phương án kinh doanh được tiến hành dựa trên các kết quả đánh giá,

so sánh các phương án với nhau để tìm ra 1 phương án tối ưu nhất

Bước 7: Xây dựng các phương án kế hoạch hỗ trợ.

- Trong ngắn hạn là việc xác định các kế hoạch điều kiện về đầu tư xây dựng cơ bản, kếhoạch đào tạo, kế hoạch bảo hộ lao động

- Trong dài hạn các kế hoạch hỗ trợ là việc xác lập các chính sách, các biện pháp, cácchiến lược…

Bước 8: Lượng hoá bằng phương pháp lập ngân quỹ Bởi vì ngân quỹ là một phương

tiện để kết hợp các bộ phận kế hoạch khác nhau và là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường

sự tăng tiến của kế hoạch

2.1.4 Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch.

Chỉ tiêu kế hoạch Tổng Công ty giao cho Bưu điện tỉnh Hải Dương năm 2008.

a) Doanh thu phát sinh:

Doanh thu phát sinh bao gồm: Doanh thu từ hoạt động KD và thu nhập khác

* Doanh thu kinh doanh phát sinh:

- Doanh thu BCVT phát sinh: Là toàn bộ doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụBC-VT phát sinh trong kỳ (kể cả thu ngay và thu ghi nợ)

- Doanh Thu kinh doanh khác

- Doanh thu hoạt động tài chính: Thu từ các hoạt động đầu tư tài chính, từ các hoạtđộng liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, lãi tiền gửi, lãi tiền cho vay, mua bán chứngkhoán, trái phiếu, tín phiếu…

* Thu nhập khác: Là nguồn thu từ các hoạt động: bán vật tư, hàng hoá dôi thừa, chuyểnnhượng, thanh lý tài sản, nợ khó đòi đã xử lý nay đòi được…

b) Doanh thu kinh doanh dịch vụ BC-VT phân chia (DTBCVT phân chia)

DTBCVT phân chia là kết quả bù trừ giữa phần DTBCVT phải trả và phần DTBCVTđược nhận về do thực hiện phân chia cước trên cơ sở hợp tác cùng kinh doanh và doanhthu thanh toán cước kết nối với các đơn vị trong nội bộ khối HTPT và phần doanh thuphân chia cho các đối tác theo hợp đồng hợp tác kinh doanh

Đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc, DTBCVT phân chia bao gồm:

* DTBCVT phân chia trong nội bộ khối HTPT:

- Doanh thu phân chia giữa các đơn vị trong khối HTPT trên cơ sở hợp tác cùng kinhdoanh được xác định theo tỷ lệ % do Tổng Công ty quy định

- Doanh thu cước kết nối đối với các đơn vị trong nội bộ khối HTPT được thực hiệntheo phương pháp bù trừ và đều được ghi vào doanh thu phân chia

* Doanh thu BCVT phân chia ngoài khối HTPT: Là doanh thu phân chia với các đối tác

BCC theo hợp đồng ký kết và các phân chia khác (nếu có) theo quy định hoặc thoả thuậnhoặc phân chia với các nhà khai thác khác (nếu có)

c) Doanh thu thuần

Doanh thu thuần tại đơn vị bao gồm doanh thu bưu chính công ích thuần và doanh thubưu chính kinh doanh thuần

- Doanh thu thuần là doanh thu phát sinh sau khi thanh toán các khoản doanh thu Bưuchính phân chia và trừ các khoản giảm trừ (nếu có)

Cách xác định:

d) Doanh thu riêng.

Doanh thu riêng của đơn vị có giá trị để hạch toán nội bộ Bao gồm doanh thu cướcdịch vụ bưu chính đơn vị được hưởng và doanh thu kinh doanh khác

e) Doanh thu được điều tiết hoặc doanh thu phải nộp.

* Doanh thu được điều tiết:

DTBCVT

thuần = DTBCVTphát sinh + DTBCVTphân chia - Các khoản giảm trừdoanh thu BCVT

Là phân doanh thu được Tổng Công ty Bưu chính điều tiết nếu đơn vị có doanh thucước dịch vụ BC được hưởng lớn hơn doanh thu BC thuần

Cách xác định:

* Doanh thu phải nộp:

Là phần doanh thu phải nộp về Tổng Công ty nếu đơn vị có doanh thu thuần lớn hơndoanh thu cước dịch vụ được hưởng

g) Đơn giá tiền lương

Đơn giá tiền lương được Tổng công ty giao theo các yếu tố:

- Tiền lương chính sách theo quy định chung của Nhà nước

- Doanh thu tính đơn giá tiền lương

- Hiệu quả sản xuất kinh doanh

h) Đầu tư

Kế hoạch đầu tư bao gồm: Danh mục các dự án đầu tư, tổng vốn đầu tư, nguồn vốn đầu

tư, trên cơ sở nhiệm vụ kinh doanh, phục vụ của từng đơn vị, đảm bảo chỉ tiêu hiệu quả sửdụng vốn đầu tư

i) Hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Năng suất lao động được xác định theo công thức:

- Hiệu quả sử dụng TSCĐ được xác định theo công thức:

Năng suất lao

DT tính ĐGTLBCVT

Lao động bìnhquân năm

vụ được hưởng

k) Chi phí kinh doanh:

Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: Chi bưu chính công ích, chi bưuchính kinh doanh, chi phí kinh doanh khác và chi hoạt động tài chính

Trong đó chi bưu chính kinh doanh bao gồm: Khấu hao tài sản cố định, sửa chữa tài sản

cố định, chi tiền lương, giá vốn hàng bán, chi C22, chi tiếp tân tiếp khách, và các quỹ dựphòng

n) Lợi nhuận:

Lợi nhuận bao gồm tổng lợi nhuận kinh doanh và lợi nhuận khác

Trong đó lợi nhuận kinh doanh bao gồm: Lợi nhuận công ích, lợi nhuận bưu chính kinhdoanh, lợi nhuận kinh doanh khác, lợi nhuận hoạt động tài chính

2.1.5 Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch trong quý 1 năm 2008.

Những thuận lợi và khó khăn

Hiệu qủa sửdụng TSCĐ =

DT tính ĐGTLBCVT

Nguyên giá TSCĐbình quân năm

:

Bưu điện tỉnh lập hồ sơ theo dõi chăm sóc khách hàng và hàng quý đều tổ chức cácđội ngũ chăm sóc khách hàng đến tặng quà khách hàng lớn và lấy ý kiến đóng góp về chấtlượng dịch vụ, chất lượng phục vụ thường xuyên.

Theo dõi sát tình hình kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn Ra quychế khen thưởng cho các đơn vị có cố gắng trong công tác tiếp thị Tổ chức có hiệu quảcác đợt khuyến mại nhằm thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ

- Khó khăn

Các dịch vụ Bưu chính mới như dịch vụ Phát hàng thu tiền (COD), dịch vụ Khaigiá… hầu như không có khách hàng sử dụng Các dịch vụ Bưu chính truyền thống đềugiảm so với cùng kỳ: Dịch vụ TCT và ĐCT giảm 25%, dịch vụ Bưu kiện giảm 3%, doanhthu tem thư giảm 7%, doanh thu tem máy giảm 26% Tuy nhiên nhờ công tác tiếp thị tốtnên dịch vụ chuyển phát nhanh EMS đã có tốc độ tăng khá cao: 35% so với cùng kỳ

- Tình hình thực hiện kế hoạch trong quý 1 năm 2008

Số

Đơn vị tính

KH năm 2008

TH quý I năm 2008

So sánh Quý I/cả năm

I Dthu phát sinh tại đơn vị Tr đồng 44.412 8.369,6 18,8%

1 Dthu Bưu chính kinh doanh nt 36.995 7076,3 19,1%

2 Dthu Bưu chính công ích nt 3.167 436,3 13,7%

3 Doanh thu kinh doanh khác nt 4.170 857 20,5%

- Bưu điện tỉnh Hải Dương là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty

Bưu chính Việt Nam Hàng năm được Tổng công ty giao kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi

nhuận, được giao vốn phù hợp với khả năng kinh doanh Bưu điện Tỉnh Hải Dương chịutrách nhiệm trước Tổng công ty về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn đượcgiao.

+ Bưu điện tỉnh chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của Tổng công ty, của cơ

quan Tài chính địa phương và các hoạt động Tài chính, quản lý vốn và tài sản Nhà nước.+ Bưu điện tỉnh có các đơn vị cơ sở trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Bưu điện Tỉnh,được giao kế hoạch doanh thu, chi phí phù hợp với điều kiện, vị trí kinh doanh của từngđơn vị

+ Bưu điện tỉnh có trách nhiệm thực hiện công tác kế toán tài sản, tiền vốn trong đơn vị.Thực hiện chế độ kế toán thống kê hiện hành: mở sổ kế toán phản ánh chính xác nguồnvốn, công nợ, vốn bằng tiền, các khoản thanh toán với Tổng công ty và các đơn vị cơ sởtrực thuộc

a/ Quản lý vốn, tài sản: Bưu điện tỉnh được Tổng giám đốc giao quản lý tài sản, vốn

phù hợp với qui mô và nhiệm vụ kinh doanh, phục vụ chịu trách nhiệm trước Tổng giámđốc về hiệu quả sử dụng tài sản, số vốn được giao, được chủ động bổ sung nguồn vốn kinhdoanh từ lợi nhuận sau thuế của đơn vị

+ Được sử dụng vốn và các quỹ để phục vụ kịp thời nhu cầu kinh doanh theo nguyêntắc bảo toàn và phát triển vốn, sử dụng vốn, quỹ để đầu tư xây dựng, chấp hành đầy đủ cácqui định hiện hành của Nhà nước, của Tổng công ty

+ Thực hiện đúng chế độ khấu hao tài sản theo qui định của Nhà nước, của Tổng công

ty Toàn bộ khấu hao tài sản cố định nộp về Tổng công ty Trường hợp phải trả nợ vốn đãvay đầu tư thì được giữ lại khấu hao để trả nợ đến hạn

+ Được Tổng công ty bảo lãnh vay vốn theo qui định của pháp luật hiện hành phục vụnhu cầu hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm về mục đích và hiệu quả sử dụng vốnhuy động; hoàn trả vốn, lãi theo đúng cam kết và hợp đồng vay vốn

+ Được thực hiện việc đánh giá lại tài sản trong trường hợp có hướng dẫn và quyết địnhcủa Tổng công ty

+ Khi xảy ra tổn thất tài sản như: Mất, hư hỏng làm giảm giá trị tài sản được thành lậphội đồng xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất, lập phương án xử lý báo cáo Tổng công

ty Giám đốc Bưu điện Tỉnh được Tổng công ty uỷ quyền quyết định mức bồi thường đốivới tổn thất tài sản có giá trị đến 20 triệu đồng, trên 20 triệu đồng lập thủ tục báo cáo Tổngcông ty

b/ Nhượng bán và thanh lý tài sản:

- Những tài sản kém mất phẩm chất, lạc hậu kỹ thuật không còn nhu cầu sử dụng, tàisản hư hỏng không thể phục hồi được, tài sản sử dụng không có hiệu quả và không thểnhượng bán nguyên trạng Đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng tài sản chủ động lập phương

án thanh lý, nhượng bán trình Tổng công ty quyết định Khi thanh lý phải lập Hội đồngđánh giá thực trạng về mặt kỹ thuật, thẩm định giá trị tài sản Khi nhượng bán phải tổ chứcđấu giá, thông báo công khai

- Tài sản cố định có nguyên giá dưới 100 triệu đồng đã khấu hao hết hoặc giá trị còn lạidưới 5 triệu đồng Trong thời gian 10 ngày sau khi thanh lý tài sản phải báo cáo Tổnggiám đốc bằng văn bản

c/ Quản lý công nợ:

Đơn vị có trách nhiệm mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả; Phân tíchtình hình công nợ phải thu, xác định nợ đến hạn, quá hạn, các khoản nợ khó đòi Định kỳđối chiếu cộng nợ với Tổng công ty và các đơn vị cơ sở trực thuộc Hàng năm lập dựphòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng công nợ khó đòi Giám đốc Bưu điện tỉnh đượcTổng giám đốc uỷ quyền xử lý các khoản nợ khó đòi dưới 10 triệu đồng với một khách nợ.Tổng số nợ trong một lần xử lý không vượt quá 50 triệu đồng Các khoản nợ khó đòi trên

10 triệu đồng với một khách nợ, tổng số nợ trong một lần xử lý trên 50 triệu đồng lập báocáo Tổng công ty xử lý

2.2.2 Quản lý doanh thu và chi phí kinh doanh

a/ Quản lý doanh thu:

Doanh thu gồm: Doanh thu kinh doanh và doanh thu hoạt động khác phát sinh tại bưuđiện Tỉnh và các cơ sở trực thuộc

- Doanh thu kinh doanh:

+ Doanh thu cước dịch vụ Bưu chính, sau khi đã trừ các khoản giảm cước, hoàn cước,phân chia cước với các đơn vị có liên quan

+ Thu về phát hành phí báo chí đã phát hành sau khi đã trừ các khoản thiệt hại về báo ế,báo thiếu hụt

+ Thu về dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện

+ Thu khác gồm: Thu về bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phần mềm tin học,cung cấp các dịch vụ khác, làm đại lý cho các doanh nghiệp Viễn thông

+ Doanh thu hoạt động tài chính

- Doanh thu các hoạt động khác:

Là các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên bao gồm: Thu từ bán vật

tư, hàng hoá, tài sản dôi thừa, công cụ phân bổ hết giá trị, bị hư hỏng, hoặc không cần sửdụng, các khoản phải trả nhưng không trả được, thu chuyển nhượng, thanh lý tài sản, nợkhó đòi nay thu hồi được Toàn bộ doanh thu trong kỳ phải được phản ánh đầy đủ, rõ ràngtrên các sổ sách kế toán, báo cáo đúng chế độ quy định của Tổng công ty, Bưu điện tỉnh

- Doanh thu riêng được xác định tại Bưu điện Tỉnh để xác định lợi nhuận và hạch toán

nội bộ Doanh thu riêng gồm toàn bộ doanh thu cước dịch vụ Bưu chính được hưởng doTổng công ty qui định

b/ Quản lý chi phí và giá thành

Chi phí và giá thành bao gồm: Chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí hoạt động khác

- Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh:

+ Chi khấu hao tài sản cố định: Mọi tài sản cố định của Bưu điện tỉnh được huy độngvào sản xuất kinh doanh và trích đủ khấu hao theo đúng quy định của Nhà nước để thu hồivốn Sau khi đã khấu hao hết tài sản cố định vẫn còn sử dụng được thì không phải tríchkhấu hao nữa nhưng vẫn phải quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành Công trình xâydựng cơ bản hoàn thành đã đưa vào sử dụng nhưng chưa quyết toán gia trị công trình thìtạm ghi tăng tài sản cố định theo giá tạm tính hoặc giá dự toán được duyệt để trích khấuhao Khi quyết toán giá trị công trình thì điều chỉnh lại giá trị của tài sản cố định đó

+ Chi mua bảo hiểm tài sản, phí kiểm toán, các khoản trích nộp theo quy định của Nhànước: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, chi về nghiên cứu khoa học,đổi mới công nghệ, sáng kiến, cải tiến nâng cao hiệu quả kinh doanh

+ Các khoản chi bằng tiền khác như: Thuế môn bài, trả lãi tiền vay đầu tư xây dựng cơbản, các khoản thiệt hại được hoạch toán vào chi phí, các khoản dự phòng, trợ cấp thôiviệc; chi khác

+ Chi phí hoạt động tài chính: Là các khoản chi phí đầu tư tài chính ra ngoài Bưu điệntỉnh nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệuquả kinh doanh của Bưu điện tỉnh

- Quản lý chi phí hoạt động khác: Là các khoản chi phí không xảy ra thường xuyên

như: chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợphải thu khó đòi đã xoá sổ kế toán, chi phí tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, cáckhoản chi bất thường khác

2.2.3 Xác định lợi nhuận và phân phối lợi nhuận

a/ Xác định lợi nhuận:

Lợi nhuận tại Bưu điện Tỉnh gồm: Lợi nhuận hoạt động kinh doanh dịch vụ Bưu chính

và lợi nhuận hoạt động khác

- Lợi nhuận hoạt động kinh doanh Bưu chính: Là số chênh lệch giữa phần doanh thu

cước dịch vụ Bưu chính được hưởng trừ ( - ) đi chi phí kinh doanh các dịch vụ Bưu chính

- Lợi nhuận hoạt động khác: Là khoản chênh lệch giữa thu nhập từ các hoạt động khác

trừ (-) đi chi phí của hoạt động khác

- Nộp Tổng công ty: Thuế thu nhập doanh nghiệp của hoạt động kinh doanh theo quy

định của Nhà nước, Tổng công ty và toàn bộ lợi nhuận hoạt động khác

- Trích lập các quỹ: Sau khi bù các khoản lỗ của năm trước không được trừ vào lợi

nhuận trước thuế, trừ các khoản tiền nộp phạt vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm chungnhư: Vi phạm luật thuế, luật giao thông, môi trường, thương mại, quy chế hành chính, cáckhoản chi phí thực tế đã chi nhưng chưa được tính vào chi phí hợp lý phần lợi nhuận cònlại được trich lập các quỹ như sau:

+ Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chính, khi số dư quỹ bằng 25% vốn điều lệ thì tạmdừng Quỹ này dùng để bù đắp phần thiếu hụt của những tổn thất thiệt hại về tài sản trongmọi trường hợp sau khi đã xử lý các khoản bồi thường của cơ quan bảo hiểm, bồi thườngcủa tập thể, các khoản dự phòng liên quan không đủ

+ Trích tối thiểu 50% vào quỹ đầu tư phát triển để mở rộng qui mô sản xuất của Bưuđiện tỉnh, mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất và quản lý

+ Trích 5% vào quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, khi số dư quỹ bằng 6 tháng lươngcủa Bưu điện tỉnh thực hiện thì tạm dừng Quỹ này dùng để trợ cấp cho người lao độngmất việc làm do thay đổi công nghệ, thu hẹp qui mô sản xuất, cổ phần hoá, liên doanh liênkết

+ Phần còn lại được trích vào quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo tỷ lệ do Giám đốcBưu điện tỉnh quyết định

Việc sử dụng các quỹ được thực hiện theo quy định của Nhà nước, Quy chế Tài chínhcủa Tổng công ty Bưu chính Việt Nam

b/ Phân phối lợi nhuận

+ Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp về Tổng Công ty và tại địa phương theo quy định.+ Phần lợi nhuận còn lại được phân phối như sau:

- Bù vào các khoản lỗ năm trước đối với các khoản lỗ không được trừ vào lợi nhuậntrước thuế

- Trừ các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của đơn vị sau khi đã trừ

đi tiền bồi thường của cá nhân, tập thể (nếu có)

- Trừ các khoản chi phí thực tế đã chi ra nhưng không được tính vào chi phí hợp lý khixác định thu nhập chịu thuế

- Trả lãi cho các đối tác góp vốn theo hợp đồng hợp tác kinh doanh

- Phần lợi nhuận còn lại sau khi trừ đi các khoản trên được trích lập vào các quỹ củađơn vị

+ Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chính, khi số dư quỹ này bắng 25% vốn điều lệ củacông ty thì không trích nữa

+ Trích tối thiểu 50% vào quỹ đầu tư phát triển

+ Trích 5% vào quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, khi số dư quỹ này bằng 6 thánglương thực hiện của công ty thì không trích nữa

+ Phần lợi nhuận còn lại trích vào quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, Giám đốc sau khitham khảo ý kiến Công đoàn đơn vị quyết định tỷ lệ phân chia mỗi quỹ cho phù hợp

2.2.4 Cơ chế phân cấp quản lý tài chính của BĐT cho các đơn vị cơ sở

- Bưu điện huyện, thành phố là cơ sở trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Bưu điện Tỉnh,được giao kế hoạch doanh thu, chi phí phù hợp với điều kiện, vị trí kinh doanh của từngđơn vị

- Chịu sự kiểm tra, giám sát về mặt tài chính của Bưu điện tỉnh, của cơ quan Tài chínhđịa phương về các hoạt động tài chính, quản lý vốn, và tài sản Nhà nước

- Bưu điện tỉnh uỷ quyền cho đơn vị cơ sở được sử dụng, bảo quản tài sản cố định hiện

có của đơn vị Được quyền đề xuất điều động tài sản cố định trong nội bộ đơn vị để nângcao hiệu quả sử dụng

- Quản lý doanh thu bao gồm doanh thu kinh doanh và doanh thu từ hoạt động khác

phát sinh tại cơ sở Bưu điện Tỉnh căn cứ vào tình hình thị trường, khả năng mạng lưới,năng lực sản xuất kinh doanh của từng đơn vị cơ cở để giao kế hoạch cả năm vào đầu năm

kế hoạch và điều chỉnh vào tháng bảy hàng năm Các đơn vị cơ sổ trực thuộc đăng ký kếhoạch từng quý và chủ động tìm biện pháp thực hiện

- Quản lý chi phí: Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu gồm: chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng

cho khai thác nghiệp vụ và sửa chữa tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh

+ Tiền lương, tiền công, các khoản có tính chất lương, tiền ăn giữa ca phải trả cho cán

bộ công nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ, chính sách của Nhànước, của ngành, và quy định của Bưu điện tỉnh

+ Các chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí sửa chữa thuê ngoài, thuê thu bưu điện phí,chi phí điện, nước, bốc xếp, vận chuyển hàng hoá, chi phí cho điểm Bưu điện văn hóa xã,trả hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiền thuê quảng cáo

+ Các khoản chi sửa chữa tài sản cố định (trừ sửa chữa lớn) nhằm khôi phục năng lựccủa tài sản thì chi phí thực tế hạch toán vào chi phí SXKD trong năm

+ Các khoản chi bằng tiền khác: Chi đào tạo, thuế sử dụng đất, tiền thuê đất, lệ phí cầuphà, chi quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị, tiếp tân, khánh tiết, hội họp, giao dịch đốingoại theo quy định của Nhà nước, Tổng công ty và của Bưu điện tỉnh Hàng quý phảibáo cáo lên Bưu điện tỉnh

+ Tiền khoán công tác phí cho các đối tượng thường xuyên phải lưu động (thủ quỹ, kếtoán giao dịch ngân hàng, trưởng phó các đài đội sản xuất) thực hiện theo quy định củaTổng công ty và Bưu điện tỉnh

+ Tiền tàu xe, nghỉ phép, đi học tại chức, tập trung thanh toán theo giá vé và khôngvượt giá vé tàu hoả giường nằm thấp nhất hiện hành

+ Các khoản chi phí khác: Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ phải thu khó đòi đãxoá sổ kế toán chi phí tiền nộp phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế; chi phí để thu tiền phạt,các khoản chi bất thường khác

2.3 CÔNG TÁC KẾ TOÁN

2.3.1 Tổ chức công tác kế toán

a/ Bộ máy kế toán :

Bộ máy kế toán tại Bưu điện tỉnh được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung,

vừa phân tán Phòng kế toán Bưu điện tỉnh có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinhtại văn phòng Bưu điện tỉnh và hạch toán tập trung doanh thu, chi phí, lợi nhuận của cácđơn vị trực thuộc Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc hạch toán các nghiệp vụ kinh tếphát sinh tại đơn vị mình, quản lý vốn và tài sản cố định về mặt hiện vật do Bưu điện tỉnhgiao chứ không quản lý về mặt giá trị Hàng kỳ, kế toán các đơn vị trực thuộc lập các báocáo tổng hợp và chi tiết gửi lên phòng kế toán Bưu điện tỉnh

cấp do đặc thù của ngành đều do Tổng công ty quy định Mặt khác, do công tác tin họchoá nên các tài khoản được mở chi tiết theo bộ mã.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Bưu điện tỉnh Hải Dương :

d/ Tin học hoá công tác kế toán

Bưu điện tỉnh đã áp dụng tin học hoá vào công tác kế toán Tại các phòng kế toán đều

sử dụng "Chương trình kế toán Bưu điện" chạy trên phần mềm Microsoft Windows NTServer và Microsoft SQL Server, chương trình kế toán được viết bằng phần mềmMicrosoft Visual Foxpro Mạng máy tính sử dụng là mạng diện rộng (WAN: Wide AreaNetwork), gồm nhiều mạng nội bộ (LAN: Local Area Network)

Kế toántiền mặt

Kế toándoanh thu

Thủ quỹkiêm thủkho

Kiểm tratài chính

Kế Toán các Bưu điện huyện - Thành phố

e/ Công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán

Hàng năm Bưu điện tỉnh cử nhân viên kế toán đi tập huấn về nghiệp vụ tin học vàtruyền số liệu của Tổng công ty, nhằm phục vụ cho công tác quản lý kế toán qua mạngphát hiện kịp thời những sai sót của cơ sở

Mô hình phân cấp mạng máy tính

2.3.2 Kế toán kinh doanh dịch vụ Bưu chính

a/ Tại Bưu điện Huyện

Bộ máy kế toán tại các Bưu điện Huyện thuộc Bưu điện tỉnh Hải Dương đều bao gồm 2

kế toán viên, một kế toán viên kiêm phần thu, một kế toán viên kiêm phần chi Công táchạch toán thu chi được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính với phần mềm kế toán Tổngcông ty cung cấp

- Phần thu Bao gồm:

+ Thu kinh doanh

+ Thu về phát hành báo chí

+ Thu về Tiết kiệm Bưu điện

- Phần chi: Được hạch toán chung theo quy định.

Cuối ngày, kế toán viên tại các Bưu điện Huyện tập hợp và chuyển số liệu về Bưu điệnTỉnh bằng hệ thống máy tính đã được nối mạng

SERVER

Các đơn vị trực thuộc

b/ Tại Bưu điện Tỉnh

Bao gồm hai mảng:

+ Thanh toán với Bưu điện Tỉnh

+ Hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh tại Bưu điện Tỉnh

Toàn bộ công việc hạch toán kế toán trên máy vi tính, các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược thực hiện đúng theo sơ đồ hạch toán kế toán mà Tổng công ty hướng dẫn

2.3.3 Kế toán kinh doanh khác hạch toán riêng

Tại Bưu điện tỉnh Hải Dương do các hoạt động kinh doanh khác tại Bưu điện hiện naychưa có nên không có công tác kế toán kinh doanh khác hạch toán riêng

2.3.4 Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản

a/ Tại Bưu điện Tỉnh

Các nguồn của dự án đầu tư, gồm:

+ Nguồn đơn vị vay tại Ngân hàng địa phương

+ Nguồn quỹ đầu tư phát triển của đơn vị

+ Nguồn quỹ tập trung của Tổng công ty

Khi nhận vốn đầu tư xây dựng cơ bản của Tổng công ty bằng vật tư thiết bị theo dự án,căn cứ vào hoá đơn, biên bản bàn giao vật tư, thiết bị, kế toán Bưu điện tỉnh hạch toán.Khi xuất kho thiết bị cho công trình, cấp vật tư cho nhà thầu, kế toán tiến hành hạchtoán đầy đủ chi tiết các nghiệp vụ theo các sơ đồ hướng dẫn hạch toán cụ thể của Tổngcông ty

a/ Tại Bưu điện Huyện

Công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Bưu điện huyện tuỳ từng trường hợp cụ thể

sẽ có những nghiệp vụ khác nhau, như: các dự án do Bưu điện tỉnh ra quyết định đầu tư,giao cho Bưu điện huyện trung tâm ký hợp đồng với các nhà thầu để thi công; hoặc côngtrình do Bưu điện tỉnh, trung tâm tự làm, công trình do Giám đốc Bưu điện tỉnh ký hợpđồng với các nhà thầu nhưng giao cho Bưu điện huyện thực hiện một số nghiệp vụ Cácnghiệp vụ kế toán này được kế toán viên hạch toán đầy đủ và tuân theo quy trình đã đượchướng dẫn

2.3.5 Kế toán tăng giảm nguồn vốn

Công tác kế toán tăng giảm nguồn vốn được kế toán viên chuyên trách đảm nhiệm vàthực hiện theo sơ đồ hướng dẫn của Tổng công ty

Các tài khoản kế toán liên quan: TK 111, 112, 153, 211, 213, 241, 411, 414, 421,

Trong đó: Ltt là Quỹ lương tập thể

P là đơn giá tiền lương do Tổng công ty giao cho

Đơn giá tiền lươngcủa 1 HSMĐPT/1ngày công

Số ngàylươngkhoán

x Hệ số lương cấpbậc chức vụ x

Số ngàylươngchính sách

Nguồn hình thành tài sản cố định của Bưu điện tỉnh:

+ Vay tập trung tại Tổng công ty;

+ Tái đầu tư;

+ Tổng Công ty cấp;

+ Vốn Ngân sách nhà nước;

+ Vốn tự bổ sung tại đơn vị…

Phân loại tài sản cố định tại đơn vị:

Để phục vụ yêu cầu quản lý, toàn bộ tài sản cố định của Bưu điện tỉnh được phân loạinhư sau:

+ Nhà cửa, công trình kiến trúc: Là tài sản cố định được hình thành sau quá trình thicông, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho…

+ Máy móc thiết bị: Là toàn bộ các máy móc thiết bị dùng trong hoạt động sản xuấtkinh doanh của đơn vị như hệ thống chia chọn bưu phẩm tự động, máy phân hướng thư…+ Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: ô tô vận chuyển chuyên ngành, hệ thốngđiện, hệ thống thông tin…

+ Thiết bị, dụng cụ quản lý: Là những thiết bị, dụng cụ dùng trong công tác quản lýhoạt động sản xuất kinh doanh như máy vi tính, thiết bị điện tử, máy hút bụi

+ Tài sản cố định khác

Khấu hao tài sản cố định:

Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định chịu sự hao mòn hữu hình và vô hình, do vậy,doanh nghiệp phải tiến hành khấu hao tài sản cố định

Việc tính khấu hao tài sản cố định phải phù hợp với mức độ hao mòn của tài sản cốđịnh và đảm bảo thu hồi đầy đủ vốn đầu tư ban đầu

Phương pháp khấu hao:

Bưu điện áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng Theo phương pháp này, tỷ

lệ khấu hao, mức khấu hao hàng năm được xác định không đổi trong suốt thời gian sửdụng của tài sản cố định và được xác định theo công thức sau:

+ Ngt là nguyên giá tài sản cố định bình quân phải khấu hao tăng trong kỳ.+ Ngg là nguyên giá tài sản cố định bình quân phải khấu hao giảm trongkỳ.

+ Ngt là nguyên giá tài sản cố định phải khấu hao tăng trong kỳ

+ Ngglà nguyên giá tài sản cố định phải khấu hao tăng trong kỳ

+ Tsd là số tháng sử dụng tài sản cố định trong năm kế hoạch

- Nguyên giá tài sản cố định bình quân được tính theo công thức

Ng Ng

Ng

Trong đó:

+ Ngkh là nguyên giá tài sản cố định bình quân phải tính khấu hao

+ Ngdk là nguyên giá tài sản cố định đầu kỳ phải tính khấu hao

- Xác định mức khấu hao bình quân năm theo công thức

T Ng

Trong đó:

+ Mkh là mức khấu hao bình quân năm

+ Tkh là tỷ lệ khấu hao bình quân năm

Bưu điện áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng Theo phương pháp này, tỷ

lệ khấu hao, mức khấu hao hàng năm được xác dịnh không đổi trong suốt thời gian sửdụng của tài sản cố định và được xác định theo công thức

+ Tkh là tỷ lệ khấu hao hàng năm.

+ Ngbd là nguyên giá ban đầu của tài sản cố định

+ T là thời gian sử dụng của tài sản cố định (năm) Thời gian sử dụng củatài sản cố định được xác định theo quy định của Tổng công ty

- Mức khấu hao hàng tháng bằng mức khấu hao hàng năm chia cho 12 tháng

- Tài sản cố định sử dụng tại các đơn vị trực thuộc cua Bưu điện tỉnh do Bưuđiện tỉnh quản lý về giá trị, các đơn vị trực thuộc chỉ quản lý về mặt hiện vật

- Kế toán tài sản cố định theo quy định Tổng công ty đã ban hành

2.3.8 Báo cáo kế toán tài chính, kế toán quản trị

a/ Báo cáo kế toán tài chính

B u i n H i D ải Dương có trách nhiệm lập và gửi các báo cáo Tài chính sau: ơng có trách nhiệm lập và gửi các báo cáo Tài chính sau: ng có trách nhi m l p v g i các báo cáo T i chính sau: ập và gửi các báo cáo Tài chính sau: à gửi các báo cáo Tài chính sau: ửi các báo cáo Tài chính sau: à gửi các báo cáo Tài chính sau:

2 Kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN Quý

3 Thuyết minh báo cáo tài chính B09-DN Quý, năm

4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ B02-DN Quý

– Thời hạn gửi báo cáo

+ Báo cáo quý: Chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý

+ Báo cáo năm: Chậm nhất là sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm

– Nơi nhận báo cáo: Sở Tài chính; Cục Thuế Tỉnh; Tổng Công ty.

b/ Báo cáo kế toán quản trị

Các biểu kế toán quản trị tại Bưu điện tỉnh Hải Dương bao gồm:

- Báo cáo kế toán nội bộ

- Báo cáo quyết toán đầu tư

Nơi nhận báo cáo

+ Báo cáo quyết toán vốn đầu tư: Cơ quan Thống kê Tỉnh và TCTy

+ Báo cáo kế toán nội bộ: Tổng công ty