cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của ctcptm và dịch vụ vận tải tiên phong

Dođó để công ty Tiên Phong khẳng định được mình và vươn lên trong cơ chế thịtrường trên lĩnh vực hoạt động giao nhân thì việc nghiên cứu hoàn thiện hoạtđộng giao nhận

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Giao nhận vận tải đóng vai trò hết sức quan trọng trong đời sống kinh tế- xãhội của mỗi quốc gia cũng như trên thế giới Có thể nói giao thông là huyếtmạch của nền kinh tế Không có giao thông vận tải thì không những kinh tế củathế giới mà ngay cả kinh tế của quốc gia, một vùng cũng không thể phát triển.Hàng hóa sản xuất ra cần phải vận chuyển đến nơi tiêu thụ và điều tất yếu là sự

ra đời của giao thông vận tải để lưu thông các luồng hàng hóa đó Muốn pháttriển kinh tế, một trong những yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu đó là sựphát triển đồng bộ hệ thống giao thông vận tải vững mạnh đủ sức theo kịp sựphát triển của nền kinh tế ấy

Vận tải biển là nghành quan trọng trong thời hiện đại Kể từ khi ra đời đếnnay, vận chuyển đường biển vẫn chứng tỏ nó là một phương thức vận tải hànghóa tối ưu và quan trọng, đặc biệt trong vận tải quốc tế Một số ưu việt được kểđến như là:

- Chi phí vận tải biển thấp hơn so với các loại hình vận tải khác

- Vận chuyển được lô hàng có khối lượng lớn

- Vận chuyển với khoảng cách xa từ châu lục này tới châu lục khác…

Một quốc gia có nền vận tải biển phát triển là một quốc gia chiếm nhiều ưuthế Không những tạo ra thế chủ động trong quan hệ kinh tế đối ngoại, vận tảibiển cũng làm tăng nguồn thu ngoại tệ nhờ việc phát triển mạng lưới vận tải.Bên cạnh đó, vận tải biển cũng đẩy mạnh quá trình xuất nhập khẩu, tạo động lựcthúc đẩy quan hệ sản xuất phát triển… đặc biệt đối với nước ta, với hơn 3200kmđường bờ biển kéo dài và nhiều vùng vịnh thế nên vận tải biển giữ vai trò thenchốt trong mạng lưới vận tải quốc gia, dễ dàng giao lưu phát triển việc xuất nhậpkhẩu hàng hóa và vận tải biển với các nước Singapore, Thái Lan, Đài Loan,Trung Quốc, Hàn Quốc…

Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngàycàng lớn thì việc cơ giới hóa, hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật của hệ thốngvận tải ở mỗi nước ngày càng quan trọng Vì vậy việc chuyên chở hàng hóabằng container đã chứng minh tính ưu việt của nó so với các phương pháp

chuyên chở bao gói thông thường Nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nướchiện nay là tương đối lớn và các công ty vận tải biển nước ngoài đã tham gia vàothị trường vận tải biển Việt Nam Tuy nhiên sự gặp gỡ trực tiếp giữa chủ hàngvà người vận tải còn có nhiều khó khăn do hạn chế về thông tin, thiếu tínhchuyên môn Do đó xuất hiện người đại lý vân tải đứng ra làm trung gian thuxếp các công việc giữa chủ hàng và người vận tải được đáp ứng nhanh chóngvới chi phí bỏ ra hợp lý nhất.

Việt Nam là một nước có điều kiện thuận lợi để phát triển vận tải biển cũngnhư các hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển Thị trường giao nhậnhàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của nước ta trong những năm quaphát triển mạnh mẽ, từng bước bắt kịp với trình độ tiến triển trên thế giới Thịtrường giao nhận hàng hóa quốc tế với các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhậntrong nước và quốc tế đang cạnh tranh hết sức quyết liệt Là một công ty cungcấp các dịch vụ liên quan đến vận tải biển và kinh doanh kho bãi, công ty cổphần thương mại và dịch vụ vận tải Tiên Phong trong những năm qua đã có chỗđứng nhất định trên thị trường và tạo được mối quan hệ tốt với các hãng đại lýnước ngoài để làm đại lý vận tải cho họ ở Việt Nam và cũng dùng họ làm đại lývận tải cho mình ở nước ngoài Trong nước với các chi nhánh ở cả 3 miền Bắc,Trung, Nam công ty đã phần nào khai thác được nhu cầu về vận tải Ở HảiPhòng- một thành phố phát triển tương đối mạnh về cảng biển và dịch vụ liênquan đến vận tải thì công ty cũng đã thành lập tại đây một chi nhánh chuyên vềkinh doanh dịch vụ giao nhận và đại lý giao nhận cho khách hàng

Trong những năm qua công ty hoạt động tượng đối hiệu quả, đạt đượcdoanh thu và lợi nhuận cao, có được uy tín lớn đối với khách hàng Tuy nhiêm,trong quy trình giao nhận, vận tải hàng hóa cũng như thủ tục luân chuyển chứngtừ của công ty vẫn còn tồn tại một số điểm bất cập, không hiệu quả làm giảmhiệu quả chung của toàn bộ quá trình giao nhận vận tải hàng hóa chi nhánh Dođó để công ty Tiên Phong khẳng định được mình và vươn lên trong cơ chế thịtrường trên lĩnh vực hoạt động giao nhân thì việc nghiên cứu hoàn thiện hoạtđộng giao nhận bằng đường biển tại công ty là rất cần thiết Chính vì lý do đómà đã chon đề tài là

“ Cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của CTCPTM vàdịch vụ vận tải Tiên Phong”

Do kiến thức còn hạn chế, thời gian thực tập tại công ty còn chưa đượcnhiều nên các vấn đề của đề tài mà em nghiên cứu mới chỉ ở mức độ bao quát

Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo cùng các bạn để bài luận của

em được hoàn chỉnh hơn

2 Mục tiêu nghiên cứu

Bất kỳ công ty nào cũng muốn cho doanh nghiệp mình hoạt động một cáchcó hiệu quả và thu được nguồn lợi nhuận khổng lồ Để đạt được điều đó doanhnghiệp luôn phải tập trung mở rộng thị trường tăng doanh thu cho doanh nghiệp.Đối với các công ty giao nhận kho vận hiệu quả từ dịch vụ mà công ty cung cấpcho khách hàng luôn được coi trọng Chất lượng dịch vụ giao nhận khẳng địnhvị thế của doanh nghiệp trên thị trường, tăng uy tín của doanh nghiệp đối vớikhách hàng Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không khi mà dịch vụ củadoanh nghiệp được khách hàng tin dùng

Trong thời gian thực tâp tại công ty, được tiếp xúc với nghiệp vụ giao nhận,kiến thức thực tế đã giúp em lý giải thêm phần nào những khúc mắc về việc họclý thuyết tại trường Em đã quyết định chọn đề tài này và mục tiêu nghiên cứucủa đề tài này là : đi sâu vài nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu,nghiên cứu quy trình phục vụ khách hàng của nghiệp vụ này, kết quả từ hoạtđộng này như thế nào, những mặt đã đạt được của bộ phận này và những mậtcòn hạn chế cần khác phục và đưa ra những biện pháp để nghiệp vụ này càngchuyên nghiệp và thu hút được sự ủng hộ của khách hàng trong nước cũng nhưnước ngoài

3 Phạm vi nghiên cứu

Do thời gian thực tập tại công ty không nhiều nên đề tài của chỉ giới hạntrong phạm vi: đi sâu vào tìm hiểu quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuấtnhập khẩu của công ty CTCPTM và dịch vụ vận tải Tiên Phong, từ đó tìm ranhững thuận lợi và khó khăn để tìm ra các biện pháp giúp công ty hoạt độngngày càng trở nên hiệu quả và mang lại nhiều hơn nữa những lợi nhuận chocông ty

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG

HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1.1.Khái niệm về dịch vụ giao nhận và người giao nhận

 Dịch vụ giao nhận

Giao nhận vận tải hay còn gọi là freight forwarding là dịch vụ vận chuyểnhàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao nhận( freightforwarder ) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồngđối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ

Theo quan điểm chuyên nghành, Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (

FIATA) đưa khái niệm về lĩnh vực này như sau: “Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hoá”

Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liênquan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửihàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

Giao nhận vận tải phục vụ hoạt động mua bán hàng hóa, trong đó giao nhậnxuất nhập khẩu chiếm tỉ trọng lớn Trong quá trình này có nhiều bên tham gia,phổ biến bao gồm:

 Người mua hàng( buyer) : người mua đứng tên trong hợp đồng thươngmại và trả tiền mua hàng

 Người bán hàng( seller) : người bán hàng trong hợp đồng thương mại

 Người gửi hàng( consignor): người có quyền nhận hàng hóa

 Người nhận hàng( consignee): người có quyền nhận hàng hóa

 Người gửi hàng ( shipper ): người gửi hàng trực tiếp ký hợp đồng với bên vận tải

 Người vận tải ( carrier ):vận chuyển hàng từ điểm giao đến điểm nhận theo hợp đồng vận chuyển.

 Người giao nhận vận tải: Người trung gian thu xếp hoạt động vận chuyển,nhưng đứng tên người gửi hàng( shipper ) trong hợp đồng với người vận tải

 Người giao nhận

Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanhnghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding

Agent) Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được

chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác.Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợpđồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểmhoá”

Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhậncông việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàngthực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhậnchuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giaonhận hàng hóa

Người giao nhận với trình độ chuyên môn cần thiết đó là phải biết kết hợpnhiều phương thức vận tải với nhau, biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải củacác công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng, biết kết hợp giữa vận tải – giaonhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trìnhvận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hàng tàu,bảo hiểm, bến cảng… để cóthể tiến hành công việc một cách nhanh chóng, chính xác và ít chịu tổn thấtkhông đáng xảy ra

1.1.2. Phạm vi dịch vụ của người giao nhận

1.1.2.1. Đại diện cho người xuất khẩu

Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình(người xuất khẩu) những công việc sau:

- Lựa chọn truyến đường vận tải

- Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải

- Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (như: biên lai nhận hàng - theForwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - the ForwarderCertificate of Transport)

- Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật phápcủa chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu,nước nhập khẩu, kể cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, cũngnhư chuẩn bị các chứng từ cần thiết

- Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho ngườigiao nhận)

- Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá(nếu được yêu cầu)

- Chuẩn bị kho bao quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần)

- Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vựcgiám sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải

- Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu

- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệvới người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

- Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có)

- Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mấtmát hay tổn thất của hàng hoá

1.1.2.2. Đại diện cho người nhập khẩu

Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình(người nhập khẩu) những công việc sau:

− Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhậpkhẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển

− Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyểnhàng hoá

− Nhận hàng từ người vận tải

− Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như cáclệ phí khác liên quan

− Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết)

− Giao hàng hoá cho người nhập khẩu

− Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mấtmát của hàng hoá

1.1.2.3. Các dịch vụ khác

Ngoài các dịch vụ kể trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ kháctheo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng vềthị trường mới, tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giaohàng phù hợp, v.v

1.1.3.Quyền hạn , nghĩa vụ của người giao nhận và mối quan hệ giữa người giao nhận với các bên.

1.1.3.1. Quyền hạn

− Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

− Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

− Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích củakhách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưngphải thông báo ngay cho khách hàng

− Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việckhông thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của kháchhàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm

− Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thựchiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mìnhtrong thời hạn hợp lý

1.1.3.2.Trách nhiệm của người giao nhận

a Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiệnđầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:

 Giao hàng không đúng chỉ dẫn

 Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.

 Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

 Chở hàng đến sai nơi quy định

 Giao hàng cho người không phải là người nhận

 Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

 Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

 Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu tráchnhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc ngườigiao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết Khi là

đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn”

(Standard Trading Conditions) của mình

b Khi là người chuyên chở

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầuđộc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàngyêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của ngườichuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồngvận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và tráchnhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định.Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh

ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trườnghợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình(Perfoming Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứngtừ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của ngườichuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier) Khi người giao nhậncung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hayphân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chởnếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người củamình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịutrách nhiệm như một người chuyên chở.Khi đóng vai trò là người chuyên chở thìcác điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các

Công ước quốc tế hoặc các Quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành.Tuynhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng củahàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác,

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp,

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá,

- Do chiến tranh, đình công ,

- Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽkhách hàng được hưởng, về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà khôngphải do lỗi của mình

1.1.3.3 Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan

Người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc vậnchuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà trong quá trình vận chuyển hànghóa phải qua rất nhiều giai đoạn, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của rất nhiều cơquan chức năng Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các công việc cóliên quan đến rất nhiều bên

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa người giao nhận và các bên

Trước hết là quan hệ với khách hàng, có thể là người gửi hàng hoặc ngườinhận hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, mang nhiều quốc tịch khácnhau Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng ủy thác giao nhận

Người nhận hàng

Người bảo hiểm Người chuyên chở

Quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người chuyên chở: đó có thể làchủ tàu, người môi giới, hay bất kỳ người kinh doanh vận tải nào khác, mốiquan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, người giao nhận còn có mối quan hệ nghiệp vụ với ngân hàng,người bảo hiểm

1.2. Các chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

1.2.1. Vận đơn( Bill of lading- B/L ).

Định nghĩa: :

-Theo quy tắc Hamburg điều 1 khoản 7, vận đơn được định nghĩa như sau:Vận đơn làd một loại chứng từ mà nó là bằng chứng cho một hợp đồng vậnchuyển hàng hóa bằng đường biển, chịu trách nhiệm hoặc chất hàng lên tàu bởingười chuyên chở, và theo đó người chuyên chở giao hàng hóa cho người nàoxuất trình được Vân đơn Một quy định trong Vận đơn là hàng hóa được giaotheo lệnh của một người được chỉ định hoặc giao cho người nắm giữ Vận đơnhoặc theo lẹnh của người này giao cho người khác

- Theo bộ luật Hàng Hải Việt Nam năm 1991: các điều khoản quy định cóliên quan đến vận đơn được quy định từ điều 80 đến 88

1 Vân đơn là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu sốhàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn đểchuyển đến nơi trả hàng

2 Vận đơn gốc là chứng từ có giá trị dùng để định đoạt và nhận hàng

3 Vận đơn xác định mối quan hệ pháp luât giữa người vận chuyển vàngười nhận hàng Các quy định trong hợp đồng vận chuyển và người nhận hàng.Các quy định trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa chỉ có tác dụng ràng buộcngười nhận hàng nếu trong vận đơn ghi rõ điều đó

Các chức năng của Vận đơn

Theo quan điểm của các luật gia thì B/L có ba chức năng cơ bản sau đây

Mặc dù nó không phải là hợp đồng nhưng nó là một bằng chứng tốt củahợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển vì thông thường hợp đồng vậnchuyển có hiệu lực trước khi B/L được ký.

Nó là giấy chứng nhận về khối lượng và tình trạng bề ngoài của hàng hóađã được bốc lên tàu Nó được thể hiện qua các mặt: Giấy chứng nhận về sốlượng hàng mà tàu thực tế đã nhận, Giấy chứng nhận về tình trạng bề ngoài củabao bì đóng gói hàng hóa có đủ khả năng đi biển được xếp trên con tàu đó, Giấychứng nhận về ký hiệu mác mã ghi trên bao bì, chứng nhận ngày chất hàng lêntàu

Là chứng từ sở hữu đối với hàng hóa đang được vận chuyển trên tàu, dovậy người nào nắm giữ vận đơn gốc người đó được quyền định đoạt với hànghóa đang được vận chuyển trên con tàu đó Từ tính chất này mà người nắm giữvận đơn có thể chuyển nhượng cho bất kỳ một người khác thông qua thủ tục kýhậu

1.2.2. Các chứng từ khác.

a. Giấy gửi hàng đường biển ( Sea waybill )

Những năm gần đay trong vận tải biển xuất hiện một số chứng từ như : seawaybill, linerwaybill, ocean waybill,…Đây là những chứng từ gửi hàng mà nókhông thể chuyển nhượng được Sea waybill là chứng từ do người chuyên chởphát hành cho một người nhận hàng có tên cụ thể, người nhận hàng chỉ đưa rachứng chỉ hợp thức thì nhận được hàng không phải xuất trình sea waybill Loạinày giống vận đơn đích danh ở chỗ nó cũng chỉ rõ tên người nhận, nhưng khác ởchỗ người nhận trong vận đơn đích danh xuất trình vận đơn đích danh, còn trongsea waybill thì không cần thiết

b. Phiếu gửi hàng( Shipping note ).

Là phiếu ghi chi tiết về hàng hóa do chủ hàng gửi cho người chuyên chở đềnghị lưu khoang xếp hàng lên tàu Đây là những thông tin chỉ dẫn cần thiết đểlập đơn và để người chuyên chở bố trí nhận hàng Đây cũng là cam kết của chủhàng với người chuyên chở Có trường hợp người vận chuyển chở ý kiến chấp

nhận phiếu gửi hàng, có trường hợp lập phiếu lưu cước làm cơ sở pháp lý choviệc chuyên chở hàng.

c. Lệnh giao hàng.( delivery order )

Khi hàng đến cảng đích, người chuyên chở hoặc đại lý của anh ta cấp chongười nhận hàng( hoặc đại lý giao nhận) lện giao hàng ( D/O ) để anh ta nhậnhàng từ tàu Nói chung, để nhận được lệnh giao hàng, người nhận hàng phảixuất trình B/L gốc, trường hợp B/L đến chậm, muốn nhận được D/O người nhậnhàng phải viết giấy cam kết bồi thường cho người vận chuyển nếu sau đó anh takhông chứng minh hoặc không xuất trình chứng từ sở hữu hợp pháp và tốt nhấtlà phải bảo lãnh của một Ngân hàng

d. Biên lai thuyền phó( Mate’s receipt )

Là biên nhận của thuyền phó của con tàu sau khi mỗi lô hàng được nhận vàxếp xong trên tàu Khi thuyền trưởng hoặc người thay mặt cho người chuyênchở ký vận đơn, đối chiếu lại với biên lai thuyền phó, nếu trên biên lai có bảolưu nghi ngờ hoặc nhận xét xấu về bao bì hàng hóa thì thuyền trưởng cũng sẽghi ý kiến bảo lưu đó vào vận đơn Do vậy, để nhận được vận đơn hoàn hảo,phải giải quyết sao cho biên lai thuyền phó không bị ghi bảo lưu

e. Biên bản đổ vỡ.( Cargo outurn report- COR )

Là biên bản được thiết lập giữa người nhận hoặc người đại diện cho ngườinhận ( Người giao nhận) phản ánh tình trạng hàng hóa có bề mặt ngoài khôngđược trong tình trạng hoàn hảo như rách, vỡ, thủng, méo, bẹp…Biên bản này chỉcó giá trị khi có chữ ký của người chuyên chở hoặc đại diện cho người chuyênchở và nó được lập khi phát hiện thấy hàng hóa bị hư hại nhưng chưa được dỡ rakhỏi tàu Biên bản này làm cơ sở cho người nhận hàng khiếu nại với ngườichuyên chở, nếu người chuyên chở chứng minh được rằng anh ta không có lỗithì người chuyên chở được miễn trách nhiệm và ngược lại, anh ta phải chịu tráchnhiệm bồi thường cho những tổn thất và thiệt hại đó, COR thông thường đượcsử dụng với loại hàng bách hóa, bao kiện

f. Biên bản kết toán hàng hóa giao nhận với tàu( Receipt of Receive on Cargo)

ROROC, sau khi hoàn thành việc bốc hàng, một biên bản được ký kết giữangười giao nhận với tàu nhằm xác định lượng hàng hóa được dỡ Trên ROROCcó ghi chú đầy đủ lượng hàng thừa, thiếu, hư hại… và các biên bản chứng minhvà những tổn thất và hư hại đó.

g. Cargo plan.

Là sơ đồ chi tiết về vị trí, số lượng hàng hóa được chất xếp cụ thể trên tàu

Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng lập trên cơ sở giấy đăng ký gửi hàng và cácđặc tính kỹ thuật của từng con tàu cụ thể, sơ đồ xếp hàng có tác dụng:

 Với người gửi, nhận hàng: Nó là cơ sở cho người gửi, ngươi nhận biếtđược dự kiến thời gian bốc dỡ lô hàng cụ thể nào đó trên tàu, trên cơ sở đó chủhàng chuẩn bị tốt các phương tiện để tiếp nhận vận chuyển hàng hóa, cũng quađó có thể dự kiến được những tình huống tổn thất hàng hóa có thể xảy ra

 Với cảng: chuẩn bị phương tiện, nhân lực cần thiết để bốc xếp một loạihàng cụ thể nào đó vào thời gian thích hợp

h. Cargo list

Phiếu đăng ký gửi hàng do người gửi hàng lập trên cơ sở các thông tin vềhàng như: số lượng, kích cỡ, điều kiện và tình trạng bao gói, mác mã,…phiếugửi hàng được thông báo trước cho người chuyên chở một thời gian hợp lý Căncứ vào phiếu gửi hàng mà người chuyên chở lập sơ đồ xếp hàng

1.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng biển.

1.3.1. Hàng xuất khẩu.

Yêu cầu đối với giao hàng xuất khẩu: giao hàng nhanh chóng, kết toánchính xác, lập bộ chứng từ đầy đủ để thanh toán tiền hàng

Trình tự giao hàng xuất khẩu gồm các bước sau:

Sơ đồ 1.2 Trình từ giao nhận hàng hóa xuất khẩu.

 Chuẩn bị hàng hóa, nắm tình hình tàu:

- Nghiên cứu hợp đồng mua bán và L/C để chuẩn bị hàng hóa, xem

người mua đã trả nợ tiền mở L/C chưa

- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan

- Nắm tình hình tàu hoặc tiến hành lưu cước

- Lập cargo list gửi cho hãng tàu

 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

- Kiểm tra về số lượng, trọng lượng, phẩm chất xem có phù hợp với

hợp đồng mua bán hay không

- Xin kiểm nghiệm, giám định Kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng

nhận hay biên bản thích hợp

Giao hàng hóa xuất khẩu cho tàu

Thanh toán các chi phí cần thiết cho các bên liên quan

Lập bộ chứng từ

thanh toán

Làm thủ tục hải quan

Kiểm tra hàng hóa xuất

6 1

 Làm thủ tục hải quan.

- Đăng ký tờ khai hải quan

- Tinhh thuế sơ bộ và thông báo thuế

- Tính lại và nộp thuế

 Giao hàng hóa xuất khẩu cho tàu

 Lập bộ chứng từ thanh toán: căn cứ vào hợp đồng mua bán vàL/C( nếu thanh toán bằng L/C ), cán bộ giao nhận phải lập hay lấy các chứng từcần thiết để tập hợp thanhf bộ chứng từ thanh toán để thanh toán tiền hàng Bộchứng từ thanh toán theo L/C thường bao gồm các chứng từ sau đây:

- Hóa đơn thương mại

- Phiếu đóng gói

- Giấy chứng nhận phẩm chất

- Giấy chứng nhận trọng lượng

- Giấy chứng nhận xuất xứ

- Giấy chứng nhận kiểm dịch

- Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm

 Thanh toán các khoản chuyển thẳng

a Hàng chuyển thằng.

Nếu hàng hóa không lưu tại kho bãi cảng thì chủ hàng hoặc người đượcchủ hàng ủy thác có thể để hàng trong kho riêng của mình và từ kho riêng giaohàng trực tiếp cho tàu Các bươc như sau:

- Chủ hàng đăng ký với cảng về số lượng, địa chỉ, cầu tàu cần xếp hàng,số phương tiện

- Chủ hàng làm các thủ tục hải quan liên quan đến xác nhận như hảiquan, kiểm dịch

- Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở( cargo list) gửi cho thuyền trưởngđổi lấy cargo plan

- Vận chuyển hàng đến cảng do chủ hàng hoặc người giao nhận tiếnhành.

- Tiến hành xếp hàng lên tàu: hàng sẽ được giao lên tàu với sự giám sátcủa nhân viên hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm củacảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally report, cuối ngày ghi vào DailyReport và khi xếp xong một tàu phải ghi vào Final Repprt Phía tàu cũng cónhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheep Nhân viên giao nhận theodõi quá trình để giải quyết vấn đề xảy ra và ghi vào Tally Sheet

- Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trongTally sheep, cảng sẽ lập bảng tổng kết hàng xếp lên tàu và cùng ký xác nhận vớitàu, đây cũng là cơ sở để lập vận đơn

- Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng tình trạng hàng hóa xếp trên tàuđể làm cơ sở lập vận đơn

- Người chuyên chở cấp vận đơn cho chủ hàng

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác lập bộ chứng từ thanhtoán tiền hàng được quy đinh trong hợp đồng hoặc L/C

- Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và mua bảo hiểm chohàng hóa nếu có

b Hàng lưu kho tại cảng.

Đối với loại hàng này bao gồm các bước lớn sau:

 Giao hàng cho cảng

- Làm thủ tục liên quan đến xuất khẩu

- Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến và chấp nhận NOR

- Lập Cargo list, đổi lấy Cargo plan từ thuyền trưởng và giao giao Cargoplan cho cảng

- Giao cho cảng các giấy tờ sau: cargo list, chỉ dẫn xếp hàng, thông báoxếp hàng hãng tàu cấp ( shipping order) nếu cần, giấy phép xuất nhập khẩu nếucần

- Giao hàng cho cảng

 Cảng giao hàng cho tàu

- Tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cầu tàu.

- Lấy lệnh xếp hàng

- Ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải

- Tiến hành dỡ hàng và giao hàng cho tàu

- Khi giao nhận xong một lô hàng hoặc toàn tàu cảng phải lấy Mate’sreceipt và trên cơ sở đó lấy B/L

- Lập bộ chứng từ thanh toán căn cứ vào hợp đồng mua bán hoặc L/C,nhân viên giao nhận lập và lấy chứng từ cần thiết tập hợp lại thành bộ chứng từxuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm chohàng hóa

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có

c Hàng hóa xuất khẩu đóng trong container.

 Hàng nguyên container ( FCL )

- Chủ hàng hoặc người ủy thác điền vào Booking note và đưa cho đạidiện hãng tàu xin ký cùng danh mục hàng hóa xuất khẩu( cargo list )

- Sau khi chủ hàng nhận được Booking note hãng tàu sẽ cấp lệnh giaovỏ cont cho chủ hàng mượn

- Chủ hàng lấy cont rỗng mang về địa điểm đóng hàng của mình đểnđóng hàng vào container Lập packing list

- Mang hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan

- Giao packing list cho cảng để cảng làm thủ tục và đến hải quan đăngký hạ bãi container, đông thời lập Shipping order để trên cơ sở đó lập B/L

- Vận chuyển cont ra bãi CY quy định, làm thủ tục hạ bãi trước thờigian quy định của từng chuyến tàu, đóng phí và lấy biên lai nhận container đểlấy Mate’s receipt Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi nhưđã xong( việc xếp container lên tàu do chủ hàng làm) và chủ hàng có thể dùngMate’s Receip đổi lấy B/L

- Trước khi xếp container lên tàu, đại lý tàu biển sẽ lên danh sách hàngxuất khẩu ( Loading list ), sơ đồ xếp hàng, thông báo thời gian bắt đầu làm hàngcho điều độ của cảng biết để bố trí người và phương tiện.

- Bốc container lên tàu( do cảng làm ) Cán bộ giao nhận liên hệ với đạilý để lấy vận đơn

 Hàng lẻ

- Chủ hàng gửi Cargo List cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu hoặcngười giao nhận Sau khi chấp nhận, hãng tàu hau người giao nhận sẽ thỏa thuậnvới chủ hàng giờ và địa điểm giao hàng

- Chủ hàng hay người được chủ hàng ủy thác mang hàng ra cảng, kiểmtra hải quan và giao hàng cho người chuyên chở( cùng với Shipping order để lậpB/L ) hoặc người giao nhận tại CFS hoặc ICD quy định và lấy B/L

- Người chuyên chở chịu trách nhiệm đóng hàng vào container, bốccontainer lên tàu và vận chuyển đến nơi đến, hoặc nếu thông qua người giaonhận thì người giao nhận sẽ đóng hàng của nhiều chủ hàng vào container và giaonguyên container cho hãng tàu để lấy Master B/L

- Thanh lý, thanh khoản tờ khai hải quan

1.3.2. Hàng nhập khẩu.

Yêu cầu đối với hàng nhập khẩu là nhận hàng nhanh chóng, kết toán chínhxác, lập kịp thời, đầy đủ chứng từ, hợp lệ các chứng từ, biên bản liên quan đếntổn thất hàng hóa để khiếu nại các bên liên quan

Trình tự giao nhận hàng hóa nhập khẩu gồm các nghiệp vụ sau:

 Chuẩn bị trước khi nhận hàng nhập khẩu:

- Kiểm tra việc trả tiền hay việc mở L/C

- Nắm thông tin về hàng hóa và tàu, về thủ tục hải quan

- Nhận các giấy tờ như NOR, thông báo tàu đến, B/L và các chứng từkhác về hàng hóa

 Nhận hàng từ cảng hoặc tàu

 Làm các thủ tục hải quan: sau khi có B/L và D/O có thể tiến hành làmthủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu

- Chuẩn bị hồ sơ hải quan.

- Khai và tính thuế nhập khẩu

- Đăng ký tờ khai

- Đăng ký kiểm hóa: với các hàng nguyên cont có thể kiểm hóa tại cảnghoặc đưa vè ICD ngoài cảng Đối với hàng lẻ hay hàng rời phải kiểm hóa tại khocủa cảng Trước khi kiểm hóa, cán bộ hải quan thường đối chiếu D/O vớiManifest

- Kiểm tra thuế

- Nhận thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan

- Thanh toán chi phí cho các bên lien quan như tiền thưởng phạt xếp dỡ,tiền phạt lưu cont

a Hàng không lưu kho bãi cảng.

 Với hàng không lưu kho bãi tại cảng, chủ hàng hoặc người được chủhàng ủy thác đứng ra giao dịch vơi tàu để có thể tiến hành dỡ hàng trước khi tàuđến trạm hoa tiêu Chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ :

- Bản lược khai hàng hóa

- Sơ đồ xếp hàng

- Chi tiết hầm hàng

- Bản kê khai hàng hóa quá khổ, quá nặng

 Chủ hàng xuất trình B/L gốc cho đại diện hãng tàu Chủ hàng trực tiếpnhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như

- Biên bản giám định hầm tàu

- Biên bản giám định hàng đổ vỡ, hư hỏng( COR )

- Thư dự kháng đối với tổn thất không rõ rệt ( LOR )

- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu ( ROROC )

- Biên bản giao nhân hàng thừa thiếu ( CSC )

Sau khi dỡ hàng khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng của mình vàmời hải quan về kho kiểm đếm Nếu hàng không có niêm phong kẹp chì thì mớimời hải quan ở cảng tới kho

 Làm thủ tục hải quan cho lô hàng

 Chuyên chở hàng hóa về kho và phân phối hàng.

b Hàng lưu kho bãi tại cảng.

 Cảng nhận hàng từ tàu

- Sau khi nhận được giấy tờ cần thiết sẽ tiến hành dỡ hàng và nhận hàngtừ tàu, lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận

- Đưa hàng vào kho bãi cảng

 Giao hàng cho chủ hàng

- Chủ hàng cầm giấy thông báo hàng đến và vận đơn gốc đến đại lý củahãng tàu để nhận lênh giao hàng Hãng tàu sẽ giữ lại B/L và giao lại cho chủhàng 2 tờ lênh giao hàng.( D/O )

- Chủ hàng mang biên lai nộp phí cùng lệnh giao hàng tới văn phòngquản lý tàu tại cảng và đề nghị văn phòng này ký xác nhận vào D/O và chỉ chovị trí giao hàng

- Chủ hàng mang D/O còn lại đến bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho

- Chủ hàng làm thủ tục hải quan

+ Đăng ký tờ khai hải quan

+ Hải quan kiểm tra các chứng từ và kiểm tra hàng hóa

+ Hải quan tính và thông báo thuế

+ Chủ hàng ký xác nhận vào giấy thông báo xin hải quan cấp giấy chứngnhận đã hoàn thành thủ tục hải quan

c Đối với hàng container.

- Hàng nguyên container ( FCL )

- Khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hay đại lý của hãngtàu, chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấylệnh giao hàng và đóng lệ phí

- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 2 bản D/O cùng bộ chứng từ nhậnhành đến văn phòng quản lý tàu biển của cảng xin xác nhận D/O, đồng thờimang 1 bản D/O đến hải quan giám sát để đối chiếu với Manifest

- Cán bộ giao nhận của chủ hàng mang bộ D/O đã có xác nhận của hãngtàu trên đó có ghi rõ phương thức nhận hàng đến bộ phận kho vận làm phiếuxuất kho và nhận hàng.

- Chủ hàng có thể nhận cont về kho riêng hoặc ICD rồi mời hải quanđến làm thủ tục, sau đó trả vỏ cont cho hãng tàu Khi đó, người nhận hàng phảixuất trình giấy mượn vỏ cont của hãng tàu và đến bãi yêu cầu xếp cont lênphương tiện vận tải Nếu nhận cont theo phương thức rút ruột thì phải có lệnhđiều động công nhân rút cont và xếp lên phương tiện vận tải

 Hàng lẻ ( LCL )

- Chủ hàng mang B/L gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu lấyD/O

- Mang D/O đến thủ kho nhận phiếu xuất kho

- Mang chứng từ đến kho CFS quy định và làm thủ tục để nhận hàng

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY VÀ ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH GIAO NHẬN MÀ

CÔNG TY ĐANG ÁP DỤNG.

2.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Tiên Phong

2.1.1.Các thông tin cơ bản về công ty

Tên pháp định: Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Tiên Phong

Trụ sở chính Số 39 Đoàn Như Hài, Phường 12, Quận 4, Tp.HCM

Điện thoại: (08) 38253560

Website: www.Tiền Phong.com.vn

Giấy CNĐKKD: Số 063595 đănh ký lần đầu ngày 31/08/1998 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp, đăng ký thay đổi lần 1 ngày

26/05/2006

Vốn điều lệ: 11.385.008.045

Mã số thuế: 03011471330 – 1

Tài khoản tiền: số 007100001597.3 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

Ngành nghề kinh doanh:

 Đại lý vận tải, đại lý ủy thác quản lý container và giao nhận hàng hóa xuấtnhập khẩu

 Khai thác, thu gom hàng hóa và vận tải nội địa

 Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải

 Vận chuyển hàng hóa quá cảnh đi Lào, Campuchia và ngược lại (chỉ thựchiện khi có đầy đủ thủ tục về hàng quá cảnh)

 Dịch vụ hàng hải và cung ứng tàu biển

 Sản xuất, mua bán bao bì, chèn lót Đóng gói bao bì hàng hóa

 Cho thuê văn phòng làm việc

 Vận tải đa phương thức quốc tế.

 Đại lý cho thuê và mua bán container

2.1.2.Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển.

Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ có lịch sử hình thành và phát triểngần 15 năm trong ngành Hàng hải và dịch vụ vận tải đa phương thức

Công ty được chính thức hoạt động từ ngày 02 tháng 11 năm 1992 theoQuyết định thành lập số: 05/TCCB ngày 20/10/1992 của Cục trưởng Cục Hànghải Việt Nam với các chức năng chính là môi giới và đại lý tàu biển, đại lý vậntải đường không và đường biển và giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu,có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh

Năm 1995, Công ty thành lập chi nhánh Hà Nội để phục vụ khách hàng ởphía Bắc và mở rộng thêm mạng lưới hoạt động của công ty tại khu vực phíaBắc

Năm 1996, Tiên Phong đã thành lập phòng Logistics để đáp ứng yêu cầucủa khách hàng để chuyên tập trung cho công việc khai quan và giao nhận hànghoá xuất nhập khẩu

Năm 1998, công ty quyết định thành lập chi nhánh Hải Phòng thực hiệncác dịch vụ Đại lý vận tải đường biển, dịch vụ container chung chủ, Đại lý tàuvà dịch vụ khai quan giao nhận cho các nhà máy và khách hàng trong địa bànHải Phòng và lân cận

Tháng 5 năm 1998, Công ty được cổ phần hoá theo Quyết định1247/1998/QĐ- BGTVT của Bộ giao thông vận tải và đổi tên thành Công ty cổphần thương mại và dịch vụ Tiên Phong với số vốn điều lệ ban đầu là5.692.504.027 đồng

Sau hơn một năm cổ phần hoá, Tiên Phong đó đạt được những thành tíchđáng khích lệ với sự đóng góp tích cực của chi nhánh Hà Nội và các phòngnghiệp vụ của Tiên Phong Sài Gòn và chi nhánh mới thành lập ở Vũng Tàu Bêncạnh đó, liên doanh COSFI với đối tác là hãng tàu COSCO của Trung Quốcđược thành lập vào tháng 11 năm 1998 cũng đã đạt được kết quả kinh doanh với

tỷ lệ lãi cao

Tháng 7 năm 2000, Tiên Phong mở thêm chi nhánh ở Đà Nẵng để cungcấp dịch vụ cho khu vực Miền Trung.

Tháng 3 năm 2001, Xí nghiệp Hải Phong được thành lập với chức năngchính là làm đại lý Container và đại lý vận tải giao nhận

Tháng 10 năm 2004, Liên doanh Yusen - Việt Nam được thành lập có trụsở chính tại thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh ở Hà Nội Trong năm này, khobãi có diện tích 2.500m2 tại Quận 7 Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã được đưavào khai thác, nằm trong chiến lược đầu tư chiều sâu để phát triển ổn định và lâudài của Tiên Phong

Hiện tại, Công ty là Hội viên chính thức của các Hiệp hội dưới đây:

 Hội viên liên kết của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận kho vận quốctế FIATA 1994;

 Đại lý hàng hóa của Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế IATA 1994,

 Hội viên Hiệp hội Đại lý và Môi giới Hàng hải Việt Nam VISABA1994,

 Thành viên của Hiệp hội AMSA của Mỹ (về dịch vụ di chuyển và khobãi) 1996,

 Thành viên của hiệp hội Hàng hải Baltic và quốc tế BIMCO năm 1997,

 Hội viên của Hiệp hội Giao nhận vận tải Việt Nam VIFFAS năm 1999,

 Hội viên Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI năm2001,

 Thành viên hiệp hội HHGFAA của Mỹ (về dịch vụ di chuyển và đại lývận tải) 2005

2.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty

2.1.3.1.Cơ cấu tổ chức

Công ty Cổ phần thương mai và dịch vụ vận tải Tiên Phong được tổ chứcvà hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng Hoà Xã HộiChủ Nghĩa Việt Nam khóa XI kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005

Hiện nay công ty có 1 trụ sở chính nằm ở Thành Phố Hồ Chí Minh và đãcó chi nhánh ở hầu hết các tỉnh thành quan trọng như: Hà Nội, Hải Phòng, Đà

Nẵng, Quy Nhơn, Vũng Tàu,Quảng Ninh, Cần Thơ Ngoài ra cty còn liên doanhvới 2 hàng COSFI và YUSEN là một trong những liên doanh đại lý vận tải lớn

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy công ty

2.1.3.1.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

Như sơ đồ trên, ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệthống được liên kết một cách chặt chẽ Đứng đầu công ty là Giám Đốc, dưới làPhó Giám đốc và dưới Phó Giám Đốc là các phòng ban Nhìn chung công tyđược tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng

Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chứcnăng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý Đối với những vấn đề chung củacông ty sẽ có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và Phó Giám Đốc, Giám đốc sẽ làngười đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệmvề quyết định của mình

Phó Giám Đốc : là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉđạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinhdoanh, hổ trợ Giám đốc trong quản lí và hoạch định

Phòng xuất nhập khẩu bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ,đây là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp

BỘ PHẬN GIAO NHẬN

BỘ PHẬN CHỨNG TỪ

nhận các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhânviên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chống.

Bộ phận giao nhận : bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận,chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàngcho khách hàng của công ty Với đội ngủ nhân viên năng động, được đào tạothành thạo nghiệp vụ chuyên môn Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọngyếu trong việc tạo uy tín với khách hàng

Bộ phận chứng từ : theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn.Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhậnhoàn thành tốt công việc được giao Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng,liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lôhàng

Phòng kinh doanh : tổ chức và điều hành các hoạt dộng kinh doanh củacông ty, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìmkiếm khách hàng mới Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trong trong hoạtđộng của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trịcho công ty

Phòng kế toán : hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáocác số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liêntục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác

Các chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của văn phòng chính

Dưới sự quản lý gián tiếp của Giám đốc và sự quản lý trực tiếp của PhóGiám đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công

ty ngày càng trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển

2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Tiên Phong.

Giao nhận vận tải đường biển là một hoạt động truyền thống và then chốtcủa Tiên Phong Có thể nói hoạt động giao nhận đường biển chiếm một phần lớndoanh thu trong hoạt động giao nhận của phòng Logistic, cũng như trong tổngdoanh thu của công ty

Đối với mảng này, Tiên Phong cạnh tranh trực tiếp với các công ty có têntuổi như Vinatrans, Viconship và trong nhiều năm liền, Tiên Phong đượcđánh giá là 1 trong 5 doanh nghiệp hàng đầu của ngành Đặc biệt, trong nhữngnăm gần đây Tiên Phong đã tạo được thế đứng vững trong dịch vụ thu gom hànglẻ đóng container chung chủ đi các cảng trên thế giới.

Để hiểu rõ hơn hoạt động này, ta xem xét các mặt sau:

a Sản lượng giao nhận

Hàng năm, khối lượng hàng mà công ty giao nhận qua các cảng biển ViệtNam vào khoảng trên 10.000 TEUs, với tốc độ tăng bình quân khá cao, khoảng12%/năm Trong giai đoạn 5 năm trở lại đây, khối lượng hàng giao nhận đườngbiển của công ty như sau:

Bảng 2.1 : Sản lượng khai thác hàng năm về các loại hình dịch vụ của Tiên

Phong

Sản lượng khai

6 tháng đầu năm 2013

Hàng

hóa:

T E Us

17,539

24,

866

13,943

Nguồn: Tiên Phong

Qua bảng trên ta thấy rằng trong những năm gần đây, sản lượng giao nhậnnăm tăng đều qua các năm, trung bình khoảng 9% đến 15%

Đặc biệt là trong năm 2010 đã có mức tăng ấn tượng So với năm 2009,lượng hàng nguyên cont đạt 19.147 TEUs, tương đương với tăng khoảng63,07%; và lượng hàng lẻ đạt 8.250 Tấn, tương đương với tăng khoảng 15% Sở

dĩ có như vậy là vì trong năm 2010, lượng container xuất nhập qua các cảngViệt Nam tăng 36% so với năm 2009 Tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt,ngày càng có nhiều công ty ra đời; Nhưng với sự nỗ lực hết mình của tập thểnhân viên và uy tín của công ty đã giúp cho công ty đạt được những kết quả nhấtđịnh

Và trong năm 2012, mặc dù gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của khủnghoảng kinh tế thế giới nhất là vào cuối quý 3 đầu quý 4 năm 2012 nhưng tìnhhình sản xuất kinh doanh của Tiên Phong chưa bị giảm sút gì đáng kể, sản lượnggiao nhận hàng hóa vẫn tiếp tục tăng, lượng hàng nguyên cont đạt 24.866 TEUs,tăng khoảng 9% so với năm 2011; và lượng hàng lẻ đạt 10.042 Tấn, tăng khoảng3,8% so với năm 2011

Để thấy rõ hơn về lượng hàng nguyên cont và lượng hàng lẻ qua các năm,

ta xem 2 biểu đồ dưới đây:

Biểu đồ 2.1 Lượng hàng nguyên cont (FCL)

TEUS

Biểu đồ 2.2 Lượng hàng lẻ (LCL)

TẤN

Nhìn 2 biểu đồ trên, ta có nhận xét rằng: lượng hàng nhập nguyên contnhiều hơn trong khi lượng hàng nhập lẻ lại ít hơn Nhìn chung sản lượng giao