cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của ctcptm và dịch vụ vận tải tiên phong

LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Giao nhận vận tải đóng vai trò hết sức quan trọng đời sống kinh tế- xa hội của mỗi quốc gia cũng thế giới Có thể nói giao thông là huyết mạch của nền kinh tế Không có giao thông vận tải thì không những kinh tế của thế giới mà cả kinh tế của quốc gia, một vùng cũng không thể phát triển Hàng hóa sản xuất cần phải vận chuyển đến nơi tiêu thụ và điều tất yếu là sư đời của giao thông vận tải để lưu thông các luồng hàng hóa đó Muốn phát triển kinh tế, một những yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu đó là sư phát triển đồng bộ hệ thống giao thông vận tải vững mạnh đủ sức theo kịp sư phát triển của nền kinh tế ấy Vận tải biển là nghành quan trọng thời hiện đại Kể từ đời đến nay, vận chuyển đường biển vẫn chứng tỏ nó là một phương thức vận tải hàng hóa tối ưu và quan trọng, đặc biệt vận tải quốc tế Một số ưu việt được kể đến là: - Chi phí vận tải biển thấp so với các loại hình vận tải khác - Vận chuyển được lô hàng có khối lượng lớn - Vận chuyển với khoảng cách xa từ châu lục này tới châu lục khác… Một quốc gia có nền vận tải biển phát triển là một quốc gia chiếm nhiều ưu thế Không những tạo thế chủ động quan hệ kinh tế đối ngoại, vận tải biển cũng làm tăng nguồn thu ngoại tệ nhờ việc phát triển mạng lưới vận tải Bên cạnh đó, vận tải biển cũng đẩy mạnh quá trình xuất nhập khẩu, tạo động lưc thúc đẩy quan hệ sản xuất phát triển… đặc biệt đối với nước ta, với 3200km đường bờ biển kéo dài và nhiều vùng vịnh thế nên vận tải biển giữ vai trò then chốt mạng lưới vận tải quốc gia, dễ dàng giao lưu phát triển việc xuất nhập khẩu hàng hóa và vận tải biển với các nước Singapore, Thái Lan, Đài Loan, Trung Quốc, Hàn Quốc… Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng lớn thì việc giới hóa, hiện đại hóa sở vật chất kỹ thuật của hệ thống vận tải ở mỗi nước ngày càng quan trọng Vì vậy việc chuyên chở hàng hóa bằng container đa chứng minh tính ưu việt của nó so với các phương pháp chuyên chở bao gói thông thường Nhu cầu vận chuyển hàng hóa nước hiện là tương đối lớn và các công ty vận tải biển nước ngoài đa tham gia vào thị trường vận tải biển Việt Nam Tuy nhiên sư gặp gỡ trưc tiếp giữa chủ hàng và người vận tải còn có nhiều khó khăn hạn chế về thông tin, thiếu tính chuyên môn Do đó xuất hiện người đại lý vân tải đứng làm trung gian thu xếp các công việc giữa chủ hàng và người vận tải được đáp ứng nhanh chóng với chi phí bỏ hợp lý nhất Việt Nam là một nước có điều kiện thuận lợi để phát triển vận tải biển cũng các hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển Thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của nước ta những năm qua phát triển mạnh mẽ, từng bước bắt kịp với trình độ tiến triển thế giới Thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế với các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận nước và quốc tế cạnh tranh hết sức quyết liệt Là một công ty cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải biển và kinh doanh kho bai, công ty cô phần thương mại và dịch vụ vận tải Tiên Phong những năm qua đa có chỗ đứng nhất định thị trường và tạo được mối quan hệ tốt với các hang đại lý nước ngoài để làm đại lý vận tải cho họ ở Việt Nam và cũng dùng họ làm đại lý vận tải cho mình ở nước ngoài Trong nước với các chi nhánh ở cả miền Bắc, Trung, Nam công ty đa phần nào khai thác được nhu cầu về vận tải Ở Hải Phòng- một thành phố phát triển tương đối mạnh về cảng biển và dịch vụ liên quan đến vận tải thì công ty cũng đa thành lập tại một chi nhánh chuyên về kinh doanh dịch vụ giao nhận và đại lý giao nhận cho khách hàng Trong những năm qua công ty hoạt động tượng đối hiệu quả, đạt được doanh thu và lợi nhuận cao, có được uy tín lớn đối với khách hàng Tuy nhiêm, quy trình giao nhận, vận tải hàng hóa cũng thủ tục luân chuyển chứng từ của công ty vẫn còn tồn tại một số điểm bất cập, không hiệu quả làm giảm hiệu quả chung của toàn bộ quá trình giao nhận vận tải hàng hóa chi nhánh Do đó để công ty Tiên Phong khẳng định được mình và vươn lên chế thị trường lĩnh vưc hoạt động giao nhân thì việc nghiên cứu hoàn thiện hoạt động giao nhận bằng đường biển tại công ty là rất cần thiết Chính vì lý đó mà đa chon đề tài là “ Cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của CTCPTM và dịch vụ vận tải Tiên Phong” Do kiến thức còn hạn chế, thời gian thưc tập tại công ty còn chưa được nhiều nên các vấn đề của đề tài mà em nghiên cứu mới ở mức độ bao quát Em rất mong được sư góp ý của các thầy cô giáo cùng các bạn để bài luận của em được hoàn chỉnh Mục tiêu nghiên cứu Bất kỳ công ty nào cũng muốn cho doanh nghiệp mình hoạt động một cách có hiệu quả và thu được nguồn lợi nhuận không lồ Để đạt được điều đó doanh nghiệp phải tập trung mở rộng thị trường tăng doanh thu cho doanh nghiệp Đối với các công ty giao nhận kho vận hiệu quả từ dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng được coi trọng Chất lượng dịch vụ giao nhận khẳng định vị thế của doanh nghiệp thị trường, tăng uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không mà dịch vụ của doanh nghiệp được khách hàng tin dùng Trong thời gian thưc tâp tại công ty, được tiếp xúc với nghiệp vụ giao nhận, kiến thức thưc tế đa giúp em lý giải thêm phần nào những khúc mắc về việc học lý thuyết tại trường Em đa quyết định chọn đề tài này và mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là : sâu vài nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nghiên cứu quy trình phục vụ khách hàng của nghiệp vụ này, kết quả từ hoạt động này thế nào, những mặt đa đạt được của bộ phận này và những mật còn hạn chế cần khác phục và đưa những biện pháp để nghiệp vụ này càng chuyên nghiệp và thu hút được sư ủng hộ của khách hàng nước cũng nước ngoài Phạm vi nghiên cứu Do thời gian thưc tập tại công ty không nhiều nên đề tài của giới hạn phạm vi: sâu vào tìm hiểu quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty CTCPTM và dịch vụ vận tải Tiên Phong, từ đó tìm những thuận lợi và khó khăn để tìm các biện pháp giúp công ty hoạt động ngày càng trở nên hiệu quả và mang lại nhiều nữa những lợi nhuận cho công ty Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tổng quan về hoạt động giao nhận vận tải 1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận người giao nhận  Dịch vụ giao nhận Giao nhận vận tải hay còn gọi là freight forwarding là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, đó người giao nhận( freight forwarder ) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thưc hiện dịch vụ Theo quan điểm chuyên nghành, Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận ( FIATA) đưa khái niệm về lĩnh vưc này sau: “Giao nhận vận tải là bất ky dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hoá” Như vậy về bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thưc hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Giao nhận vận tải phục vụ hoạt động mua bán hàng hóa, đó giao nhận xuất nhập khẩu chiếm tỉ trọng lớn Trong quá trình này có nhiều bên tham gia, phơ biến bao gờm: • Người mua hàng( buyer) : người mua đứng tên hợp đờng thương • • • • mại và trả tiền mua hàng Người bán hàng( seller) : người bán hàng hợp đồng thương mại Người gửi hàng( consignor): người có quyền nhận hàng hóa Người nhận hàng( consignee): người có quyền nhận hàng hóa Người gửi hàng ( shipper ): người gửi hàng trưc tiếp ký hợp đồng với bên vận tải • Người vận tải ( carrier ):vận chuyển hàng từ điểm giao đến điểm nhận theo hợp đờng vận chủn • Người giao nhận vận tải: Người trung gian thu xếp hoạt động vận chuyển, đứng tên người gửi hàng( shipper ) hợp đồng với người vận tải  Người giao nhận Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận thưc hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá” Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tư đứng đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thưc hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận với trình độ chuyên môn cần thiết đó là phải biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau, biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng, biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tô chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa hải quan, đại lý hàng tàu,bảo hiểm, bến cảng… để có thể tiến hành công việc một cách nhanh chóng, chính xác và ít chịu tôn thất không đáng xảy 1.1.2 Phạm vi dịch vụ người giao nhận 1.1.2.1 Đại diện cho người xuất Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau: - Lưa chọn truyến đường vận tải Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (như: biên lai nhận hàng - the Forwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - the Forwarder Certificate of Transport) - Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp của chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, cũng - chuẩn bị các chứng từ cần thiết Ðóng gói hàng hoá (trừ hàng hoá đa đóng gói trước giao cho người - giao nhận) Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá - (nếu được yêu cầu) Chuẩn bị kho bao quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần) Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thưc hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vưc - giám sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệ - với người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài Ghi chú về những mất mát, tôn thất đối với hàng hoá (nếu có) Giúp người xuất khẩu việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tôn thất của hàng hoá 1.1.2.2 Đại diện cho người nhập Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người nhập khẩu) những công việc sau: − Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển − Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hoá − Nhận hàng từ người vận tải − Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng các lệ phí khác liên quan − Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết) − Giao hàng hoá cho người nhập khẩu − Giúp người nhập khẩu việc khiếu nại đối với những tôn thất, mất mát của hàng hoá 1.1.2.3 Các dịch vụ khác Ngoài các dịch vụ kể trên, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp, v.v 1.1.3 Quyền hạn , nghĩa vụ người giao nhận mối quan hệ giữa người giao nhận với bên 1.1.3.1 Quyền hạn − Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác − Thưc hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng − Quá trình thưc hiện hợp đồng, nếu có lý chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thưc hiện khác với dẫn của khách hàng phải thông báo cho khách hàng − Sau ký kết hợp đồng, nếu xảy trường hợp có thể dẫn đến việc không thưc hiện được toàn bộ hoặc một phần những dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng biết để xin dẫn thêm − Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thưc hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thưc hiện các nghĩa vụ của mình thời hạn hợp lý 1.1.3.2.Trách nhiệm người giao nhận a Khi là đại lý chủ hàng Tuỳ theo chức của người giao nhận, người giao nhận phải thưc hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đa ký kết và phải chịu trách nhiệm về:         Giao hàng không đúng dẫn Thiếu sót việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đa có hướng dẫn Thiếu sót làm thủ tục hải quan Chở hàng đến sai nơi quy định Giao hàng cho người không phải là người nhận Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà gây nên Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu chứng minh được là đa lưa chọn cần thiết Khi là đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình b Khi là người chuyên chở Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà thuê để thưc hiện hợp đồng vận tải thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của thế nào là luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không trường hợp tư vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Perfoming Carrier) mà còn trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm người chuyên chở nếu người giao nhận thưc hiện các dịch vụ bằng phương tiện và người của mình hoặc người giao nhận đa cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm một người chuyên chở.Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các Công ước quốc tế hoặc các Quy tắc Phòng thương mại quốc tế ban hành.Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây: - Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác, - Khách hàng đóng gói và ghi ký ma hiệu không phù hợp, - Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá, - Do chiến tranh, đình công , - Do các trường hợp bất khả kháng Ngoài người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng, về sư chậm chễ hoặc giao nhận sai địa mà không phải lỗi của mình 1.1.3.3 Mối quan hệ người giao nhận với bên liên quan Người giao nhận là người nhận sư ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà quá trình vận chuyển hàng hóa phải qua rất nhiều giai đoạn, chịu sư kiểm tra, kiểm soát của rất nhiều quan chức Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các công việc có liên quan đến rất nhiều bên HĐUT Người gửi hàng HĐUT Người giao nhận HĐDV Người nhận hàng HĐBH HĐDV Ngân hàng Người chuyên chở Người bảo hiểm Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa người giao nhận và các bên Trước hết là quan hệ với khách hàng, có thể là người gửi hàng hoặc người nhận hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, mang nhiều quốc tịch khác Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng ủy thác giao nhận Quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người chuyên chở: đó có thể là chủ tàu, người môi giới, hay bất kỳ người kinh doanh vận tải nào khác, mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng cung cấp dịch vụ Ngoài ra, người giao nhận còn có mối quan hệ nghiệp vụ với ngân hàng, người bảo hiểm 1.2 Các chứng từ sử dụng giao nhận hàng hóa bằng đường biển 1.2.1 Vận đơn( Bill of lading- B/L ) Định nghĩa: : -Theo quy tắc Hamburg điều khoản 7, vận đơn được định nghĩa sau: Vận đơn làd một loại chứng từ mà nó là bằng chứng cho một hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, chịu trách nhiệm hoặc chất hàng lên tàu bởi người chuyên chở, và theo đó người chuyên chở giao hàng hóa cho người nào xuất trình được Vân đơn Một quy định Vận đơn là hàng hóa được giao theo lệnh của một người được định hoặc giao cho người nắm giữ Vận đơn hoặc theo lẹnh của người này giao cho người khác - Theo bộ luật Hàng Hải Việt Nam năm 1991: các điều khoản quy định có liên quan đến vận đơn được quy định từ điều 80 đến 88 Vân đơn là bằng chứng về việc người vận chuyển đa nhận lên tàu số hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng ghi rõ vận đơn để chuyển đến nơi trả hàng Vận đơn gốc là chứng từ có giá trị dùng để định đoạt và nhận hàng Vận đơn xác định mối quan hệ pháp luât giữa người vận chuyển và người nhận hàng Các quy định hợp đồng vận chuyển và người nhận hàng Các quy định hợp đồng vận chuyển hàng hóa có tác dụng ràng buộc người nhận hàng nếu vận đơn ghi rõ điều đó Các chức Vận đơn Theo quan điểm của các luật gia thì B/L có ba chức bản sau •Mặc dù nó khơng phải là hợp đồng nó là một bằng chứng tốt của hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển vì thông thường hợp đồng vận chuyển có hiệu lưc trước B/L được ký •Nó là giấy chứng nhận về khới lượng và tình trạng bề ngoài của hàng hóa đa được bốc lên tàu Nó được thể hiện qua các mặt: Giấy chứng nhận về số lượng hàng mà tàu thưc tế đa nhận, Giấy chứng nhận về tình trạng bề ngoài của bao bì đóng gói hàng hóa có đủ khả biển được xếp tàu đó, Giấy chứng nhận về ký hiệu mác ma ghi bao bì, chứng nhận ngày chất hàng lên tàu •Là chứng từ sở hữu đối với hàng hóa được vận chuyển tàu, vậy người nào nắm giữ vận đơn gốc người đó được quyền định đoạt với hàng hóa được vận chuyển tàu đó Từ tính chất này mà người nắm giữ vận đơn có thể chuyển nhượng cho bất kỳ một người khác thông qua thủ tục ký hậu 1.2.2 Các chứng từ khác a Giấy gửi hàng đường biển ( Sea waybill ) - Thông báo thuế Lái xe sẽ vận chuyển hàng đến kho người nhận, bàn giao chứng từ cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào biên bản giao hàng • Bước 7: Trả container tại CY quy định Hàng hóa sau được rút hết tại kho riêng của chủ hàng hay rút ruột tại cảng, người giao nhận vận chuyển container rỗng về địa điểm trả vỏ ghi giấy mượn container, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trae container, tại sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tinhd trạng container • Bước 8: Liên hệ với hang tàu để lấy lại tiền cược vỏ Nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu thể hiện tình trạng container đến hang tàu để nhận lại tiền cược vỏ Mọi hư hỏng hay thất lạc container, mọi sư chậm trễ trả container cho hang tàu phải tính them phí lưu container, sẽ được trừ vào tiền cược vỏ • Bước 9: Gửi hóa đơn, chứng từ cho đại lý định Đối với hàng le thì người giao nhận sẽ rút hàng trưc tiếp tại kho CFS và giao cho lái xe để vận chuyển về kho người nhận đó khong phải là thủ tục mượn và trả vỏ container cho hang tàu ĐẠI LY HẢI QUAN HÃNG TÀU (8) (4) (2) (3) TIỀN PHONG (2) (1) (6) KHÁCH HÀNG (9) (7) (5) ĐẠI LY VẬN TẢI NƯỚC NGOÀI Sơ đồ 2.5 giao nhận hàng nhập FCL chỉ định Nhận thông tin và chứng từ từ đại lý CT: B/L, MB/L Nhận A/N từ hang tàu, lập A/N Tiên Phong cho khách hàng Lấy D/O từ hang tàu CT: vận đơn gốc, giấy giới thiệu Làm thủ tục hải quan Nhận hàng tại CY, giao chứng từ cho lái xe CT: phiếu xuất kho, tờ khai đa hoàn thành thủ tục hải quan Vận chuyển hàng hóa đến kho người nhận Trả container tại CY CT: phiếu giao nhận container Lấy tiền cược vỏ Gửi hóa đơn, chứng từ cho đại lý CY Sơ đồ giao nhận hàng nhập khẩu LCL địn ĐẠI LY HÃNG TÀU HẢI QUAN (2) (3) (4) TIỀN PHONG (2) (1) (6) KHÁCH HÀNG (7) ĐẠI LY VẬN TẢI NƯỚC NGOÀI Sơ đồ 2.6 giao nhận hàng nhập LCL chỉ định Nhận thông tin và chứng từ từ đại lý CT: B/L, MB/L Nhận A/N từ hang tàu, lập A/N Tiên Phong cho khách hàng Lấy D/O từ hang tàu CT: vận đơn gốc, giấy giới thiệu Làm thủ tục hải quan Rút hàng tại CFS, giao chứng từ cho lái xe CT: phiếu xuất kho, tờ khai đa hoàn thành thủ tục hải quan (5) CFS Vận chuyển hàng hóa đến kho người nhận CT: phiếu giao nhận container Gửi hóa đơn, chứng từ cho đại lý b Hàng nhập sale Trong trường hợp này công ty có trách nhiệm đứng làm các thủ tục nhập khẩu bà chuyển hàng về Việt Nam • Bước1: Nhận offer và làm giá, ký kết hợp đồng - Nhận yêu cầu hỏi giá từ khách hàng, tiếp nhận các thông tin chủ yếu về lô hàng - Kiểm tra giá với đại lý tại nước người xuất khẩu để báo giá với khách hàng, sau đó bên sẽ thỏa thuận về giá để đến ký kết hợp hợp đơng ủy thác nhập khẩu • Bước 2: thu xếp việc xếp hàng tại nước xuất khẩu - Tiên Phong liên hệ với đại lý của mình ở bên nước xuất khẩu để tiến hành đặt tàu,hoàn thành các thủ tục hàng xuất, tiến hành xếp hàng lên tàu và theo dõi việc xếp hàng Đồng thời phải thông báo cho Tiên Phong các thông tin về tên tàu, số chuyến, số container - Ngay tàu chạy , đại lý sẽ gửi cho Tiên Phong các chứng từ bao gồm: MBL, HBL,debit note… Các bước tiếp theo diễn giống hàng nhập định nhiên sau mọi công việc đa hoàn thành thì công ty không phải gửi hóa đơn chứng từ cho đại lý mà cần toán phần lợi nhuận mà đại lý nhậ được ĐẠI LY HẢI QUAN HÃNG TÀU (9) (5) (3) (4) TIỀN PHONG (3) (1) (2) (7) KHÁCH HÀNG (6) (8) ĐẠI LY VẬN TẢI NƯỚC NGOÀI Sơ đồ 2.7 giao nhận hàng nhập FCL sale Giao dịch ký kết hợp đồng ủy thác Nhận thông tin và chứng từ từ đại lý CT: B/L Nhận A/N từ hang tàu, lập A/N Tiên Phong cho khách hàng Lấy D/O từ hang tàu, lập D/O cho khách hàng CT: vận đơn gốc, giấy giới thiệu Làm thủ tục hải quan Nhận hàng tại CY, giao chứng từ cho lái xe, Vận chuyển hàng hóa đến kho người nhận CT: phiếu giao nhận container Trả container tại CY CT: phiếu giao nhận container Lấy tiền cược vỏ CT: phiếu giao nhận container CY 2.4 2.4.1 • Một sớ bất cập và hạn chế các khâu của quy trình Bất cập, vướng mắc khâu cơng việc Làm thủ tục hải quan Khai báo và làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu là công việc ảnh hưởng nhiều đến thời gian tiến hành giao nhận một lô hàng xuất nhập khẩu.đối với những lô hàng thông thường việc làm thủ tục hải quan có thể diễn nửa ngày hoặc một ngày tùy thuộc vào hàng hóa có phải kiểm hóa hay không và ohuj thuộc kiểm hóa nhanh hay chậm, hàng hóa có đúng với chứng từ khai báo hay không… Hiện hầu các thương vụ mà công ty đảm nhận thì việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng chủ yếu thuộc trách nhiệm của người xuất nhập khẩu Điều này mang đến một số thuận tiện cho công ty đó là trách nhiệm ít hơn,lượng công việc ít hơn,tuy nhiên nó cũng ảnh hưởng đến hiệu quả chung của toàn quy trình giao nhận Khi việc làm thủ tục hải quan người xuất nhập khẩu làm thì công ty phải thường xuyên đốc thúc nắm bắt tình hình để có thể làm các công đoạn sau một cách ăn khớp,do đó công ty không chủ động được về mặt thời gian, làm giảm hiệu quả làm việc • Lưu kho bai, đóng hàng Do khơng sở hữu kho bai riêng mà phải thuê nên có nhu cầu về hạ vỏ hoặc container hàng trước xuất hoặc giao hàng cho người nhận hoặc cần kho bai để đóng hàng vào container thì công ty lại phải liên hệ đặt chỗ trước với cảng, chủ kho bai Điều này vừa tốn kém vừa bất tiện bởi công ty không thể chủ động công việc, còn gặp khó khăn lớn bai không cho phép hạ cont vì lý nào đó • Vận chuyển hàng nội địa Vận tải hàng hóa nội địa là một mảng kinh doanh chủ yếu của chi nhánh từ thành lập cho đến nay, mang lại lợi nhuận cũng tương đối lớn cho chi nhánh.Tuy nhiên, quá trình thưc hiện nghiệp vụ này vẫn chưa thưc sư đạt hiệu quả cao nhất Vẫn còn tình trạng hàng hóa vận chuyển đến kho người nhận hoặc từ kho người nhận đến CY chậm so với thời gian yêu cầu, hoặc hàng hóa bị giảm chất lượng qua quá trình vận chuyển àm chủ yếu là việc tô chức, kết hợp khâu, các bước công việc và các bên liên quan chưa chặt chẽ, nhịp nhàng 2.4.2 • Mợt sớ bất cập ln chủn chứng từ Chứng từ chậm trễ, sai sót Những chậm trễ việc hoàn thành bộ chứng từ trở thành một vấn đề đáng quan tâm Sai sót của người là một những nguyên nhân chủ yếu và cũng có thể là lưc công tác của nhân viên quan gây nên Những nguyên nhân phô biến nhất của sư chậm trế - Sư chậm trế xảy tính không liên tục của dịch vụ bưu điện trường hợp gửi chứng từ gốc - Người xuất khẩu gửi thiếu một những chứng từ cần thiết - Các sai sót về thông tin chứng từ - Chậm trễ việc liên lạc giữa nhân viên cảng, hải quan và các quan khác - Khi nhận hồ sơ không xem xét kĩ lưỡng Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu diễn chủ yếu dưa vào việc cung cấp các chứng từ hợp lệ vậy xảy sư cố chậm trễ chứng từ thì nó gây ảnh hưởng đến toàn bợ các bước cơng việc sau đó • Thất lạc, mất chứng từ Trong quá trình chuẩn bị, tiến hành và sau giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu thì chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến công ty Do đó quá trình lưu chuyển chứng từ công ty việc thất lạc mất mát chứng từ đa xảy ra, nó làm công tác giao nhận bị ngưng trệ Trong trường hợp nếu mất chứng từ gốc mà không được cấp lại sẽ có thể gây mất toàn bộ lô hàng gây thiệt hại lớn cho cơng ty Chương 3: MỢT SỚ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NHẰM CẢI TIẾN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TIÊN PHONG 3.1 Xu hướng phát triển của công ty thời gian tới Cùng với sư phát triển của nền kinh tế đất nước và sư phát triển của hoạt động thương mại quốc tế, hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế taih Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ, và ngày càng đóng vai trò quan trọng sư phát triển của nghành hàng hải nói riêng và các nền kinh tế đất nước nói chung Trong các hoạt động kinh doanh truyền thống là đại lý tàu và môi giới bị cạnh tranh gay gắt thì để công ty trụ vững và phát triển mạnh mẽ thị trường, theo kịp sư chuyển đôi kinh tế thì công ty cần phải xây dưng cho mình một phương hướng, chiến lược phát triển lâu dài tương lai và đưa những giải pháp cụ thể nhằm thưc hiện những phương hướng đó Trong thời gian tới để mở rộng và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ kinh doanh thì một phương hướng phát triển quan trọng của công ty tương lai cho sư phát triển vào hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đa dạng hóa các loại hình dịch vụ giao nhậ và mở rộng thị trường và ngoài nước Cụ thể là - Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch với các tô chức giao nhận thế giới Tích cưc tham gia các hiệp hội giao nhận nước và quốc tế để nâng cao trình độ nghiệp vụ và học hỏi kinh nghiệm - Phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận quốc tế gắn liền với đẩy mạnh công tác giao nhận vận tải nước, củng cố lưc giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, vững mạnh về tô chức - Tăng cường đoàn kết nội bộ, thưc hiện phương châm vừa học vừa làm, ưu tiên đào tạo các cán bộ nhân viên tinh thông về nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết rộng về địa lý, pháp luâto, tập quán quốc tế - Củng cố tăng cường sở vật chất kỹ thuật cho đội ngũ nhân viên làm công tác giao nhận nhằm phục vụ có hiệu quả - Ứng dụng công nghệ và quy trình giao nhận 3.2 Một số đề xuất biện pháp nhằm cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa x́t nhập của cơng ty 3.2.1 Khắc phục những vấn đề khâu lưu chuyển chứng từ a Chậm trễ chứng từ, chứng từ sai sót Do tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ đúng thời hạn và một số nguyên nhân gây việc chậm trễ chứng từ, chứng từ sai sót đa trình bày ở thì ta có thể đề xuất một số phương án khắc phục sau: - Cần tô chức lại khâu chuẩn bị chứng từ: một tuyến đường vận chuyển Châu á với thời gian rất nhanh từ 2- ngày, đó cần ưu tiên gửi chứng từ trước để hạn chế việc nhận chứng từ chậm - Cần phải có những nhân viên đúng chức trách, chịu trách nhiệm về công việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu sai lệch về thông tin giữa các chứng từ cần tìm hiểu nguyên nhân nào gây sai lệch đó, sư sai lệch bắt đầu từ những chứng từ nào, liên lạc với người xuất khẩu để biết được nguyên nhân các sư sai lệch Bên cạnh đó công ty có thể có hay nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khẫu chuẩn bị, tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, chứng từ khai báo hải quan cho đến vận chuyển hàng đến cho khách hàng Vì vấn đề xảy là có nhiều thương vụ cùng một thời gian nên phải chia cán bộ nhân viên để làm, vậy xảy trục trặc nào đó một công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung Thế nên tốt là xây dưng một trình tư làm việc và chia nhỏ công việc trình tư đó,mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trình tư đó Như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều và thành thạo lĩnh vưc đó Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có công đoạn chủ yếu là lập tờ khai hải quan và lấy các chứng từ hàng hóa từ người nhập khẩu cũng nhận D/O từ hang tàu đề làm thủ tục hải quan Một cán bộ sẽ chuyên sâu về công tác khai hải quan, một cán bộ sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ Hai cán bộ này có mối quan hệ trưc tiếp với quá trình làm việc Có thể với phương pháp này mặc dù có ít cán bộ nhân viên vẫn có thể đảm nhận được nhiều thương vụ cùng một thời gian - Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sư cập nhật thông tin, các văn bản hướng dẫn của cấp cũng các quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định có sẵn - Nâng cấp hệ thống máy tính, tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhanh chóng và chính xác b Thất lạc, mất chứng từ Với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì công ty cần phải bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn và cẩn thận Cụ thể sau: - Trước tiên là phải phân bô chứng từ theo từng nhóm loại hang hóa hoặc theo chủ hàng - Có thể cùng một thời gian công ty thưc hiện một lúc nhiều hợp đồng vậy các bộ chứng từ này cần phải được đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết, thưc hiện hợp đồng hoặc theo một quy luật, thứ tư nào đó để tiện việc tìm kiếm có trục trặc xảy và tiện cho việc sắp xếp sau này Cũng có thể dùng máy tính hoặc máy quét để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để tìm kiếm nhanh chóng - Nên lập sô theo dõi thưc hiện hợp đồng, chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ,giao cho một nhân viên có trách nhiệm quản lý việc bảo quản, lưu trữ này 3.2.2 Cung cấp dịch vụ khai hải quan Như đa trình bày thì công ty không đảm nhận việc khai hải quan cho hàng hóa vì vậy công ty sẽ có một số bất lợi và một số thuận lợi Tuy nhiên để tăng tính cạnh tranh,đẩy nhanh tiến độ công việc và tăng them thu nhập thì công ty nên có them dịch vụ khai báo hải quan cho khách hàng Hiện thì khai báo hải quan được thưc hiện hoàn toàn thông qua phần mềm điện tử, rất nhanh chóng, tiết kiệm thời gian 3.2.3 Tổ chức vận chuyển hàng nhập đến kho chủ hàng Để thưc hiện được khâu vận tải hàng hóa một cánh nhanh chóng,đúng hẹn, an toàn hiệu quả,bảo quản tốt hàng hóa thì công ty cần phải có một sư chuẩn bị kỹ lưỡng, cụ thể là: • Nghiên cứu, tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hóa vận chuyển Việc tìm hiểu đặ tính riêng biệt của hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì có hiểu được đặc tính,tính chất của hàng hóa thì mới biết được cách phòng tránh,cách khắc phục,tránh làm méo mó,biến dạng hàng hóa quá trình vận chuyển tạo uy tín cho công ty và tránh được những tôn thất không đáng có vì sư thiếu hiểu biết • Chuẩn bị nhân công, kho, phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chủn • Tơ chức quá trình vận chủn Sau đa ký kết hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển đe chở hàng hóa đến đúng nơi quy định mà người ủy thác yêu cầu thì công ty không phải đa hết trách nhiệm Để thưc hiện quá trình vận chuyển được tốt thì cần có cán bộ của công ty theo để giám sát và hỗ trợ về mặt kỹ thuật quá trình vận chuyển Cán bộ công ty cần phải giữ liên lạc với công ty để xin ý kiến đạo của ban lanh đạo việc xử lý, giải quyết tình huống khó khăn Trong quá trình vận chuyển cán bộ giám sat yêu cầu người vận chuyển thưc hiện nghiêm ngặt các yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hóa để giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy KẾT LUẬN Nghành giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Việt Nam đóng vai trò to lớn sư nghiệp ôn định và phát triển kinh tế- xa hội, nó là cầu nối giữa Việt Nam với bên ngoài Trong những năm kháng chiến cứu nước và sư nghiệp xây dưng đất nước, nghành giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Việt Nam đa vượt qua nhiều khó khăn thử để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Để đáp ứng nhu cầu của sư nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước chế thị trường theo định hướng xa hội chủ nghĩa đòi hỏi nghành giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Việt Nam cần phải không ngừng phấn đấu vươn lên Một lần nữa, có thể khẳng định rằng, hoạt động giao nhận là một hoạt động không kém phần quan trọng hoạt động ngoại thương Nghiệp vụ vận tải giao nhận quốc tế xét về bản chất thì là những nội dung được cụ thể hóa từng nghĩa vụ của Incoterms, là một những nội dung quan trọng nhất một chuỗi các nghiệp vụ của quá trình thưc hiện một hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu Là một công ty hoạt động lĩnh vưc giao nhận, Tiên Phong ngày càng phát triển và đứng vững thị trường nhờ vào sư cung cấp dịch vụ có chất lượng, đảm bảo thời gian giao nhận hàng với khách Tuy nhiên, công ty cũng còn những tồn tại nhất định, em rất hy vọng đề tài này sẽ đóng góp một phần nhỏ việc nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận cho công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO: GS TS Hoàng Văn Châu; Vận tải - giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; NXB Khoa học và Kỹ thuật; 2003 Phạm Mạnh Hiền; Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm ngoại thương; NXB Thống kê; 2007 GS TS Võ Thanh Thu; Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu; NXB Lao động – xa hội; 2006 Luật hải quan, 2001 Luật thương mại, 2005 Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 của Chính phủ Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn – FIATA Báo cáo tài chính hợp nhất các năm của Công ty thương mại và dịch vụ vận tải Tiên Phong Mục lục Bảng 2.1 : Sản lượng khai thác hàng năm về các loại hình dịch vụ của Tiên Phong .27 ... LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tổng quan về hoạt động giao nhận vận tải 1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận người giao nhận  Dịch vụ giao nhận Giao nhận... Đánh giá về quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Công ty Tiên Phong chi nhánh Hải Phòng áo dụng 2.3.1 Quy trình giao nhận hàng xuất Tiên phong thưc hiện tiến hành việc... chuyên chở lập sơ đồ xếp hàng 1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập qua cảng biển 1.3.1 Hàng xuất Yêu cầu đối với giao hàng xuất khẩu: giao hàng nhanh chóng, kết toán chính