CHƯƠNG I: Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa xuất,nhập khẩu tại Công ty TNHH Hoài Ân 1.1. Lịch sử hình thành công ty TNHH Hoài Ân Công ty TNHH Hoài Ân được thành lập vào năm tháng 6/2006, tiền thân là công ty TNHH An Dương với 2 người đồng sở hữu là ông Nguyễn Thanh Bình và ông Trịnh Đức Tuấn. Sau khi có sự thay đổi nhận sự, ông Trịnh Đức Tuấn rút cổ phần, công ty chỉ còn 1 chủ sở hữu duy nhất là ông Nguyễn Thanh Bình. Đầu năm 2008, công ty đổi tên thành cty TNHH Hoài Ân
Trang 1NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Sinh viên: Lê Thị Thùy Hương
MSV: 40416
Lớp KTB51-ĐH2
Khoa: Kinh tế vận tải biển
Đề tài: Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của
công ty TNHH Hoài Ân
Nội dung báo cáo: Gồm 2 phần chính :
- Chương I : Giới thiệu về công ty TNHH Hoài Ân
- Chương II : Quy trình giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa của công
ty
Giáo viên hướng dẫn
HỒ THỊ THU LAN
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, vận tải biển giữ một vị trí quan trọng trong chuyên chở hàng hóa trên thị trường thế giới Vận tải đường biển là ngành vận tải chủ chốt so với các phương thức vận tải khác nhau trong chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu, nó đảm nhiệm nhận chuyên chở gần 90% tổng khối lượng hàng hóa trong buôn bán quốc tế Nguyên tắc “ tự do đi biển” đã tạo thuận lợi ngành vận tải biển và nhờ
đó tàu thuyền mang mọi quốc tịch được tự do hoạt động trên các tuyến thương mại quốc tế Khối lượng hàng hóa chuyên chở bằng đường biển quốc tế tăng nhanh qua các giai đoạn Vận tải là nguồn thu ngoại tệ lớn cho nhu cầu phát triển kinh tế của một đất nước, tạo điều kiện cho sự phát triển quan hệ giữa các quốc gia trên toàn thế giới.
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng thì việc cơ giới hóa, hiện đại hóa cơ sở vật chất kĩ thuật của hệ thống vận tải ở mỗi quốc gia ngày càng quan trọng Vì vậy, việc chuyên chở hàng hóa bằng Container đã chứng minh tính ưu việt của nó so với các phương pháp chuyên chở bao gói thông thường Nhu cầu vận chuyển các tuyến trong và ngoài nước hiện nay là tương đối lớn và các công ty vận tải biển nước ngoài đã tham gia vào thị trường vận tải biển Việt Nam Tuy nhiên sự gặp gỡ trực tiếp giữa chủ hàng và người vận tải còn nhiều khó khăn do hạn chế về thông tin, thiếu tính chuyên môn Do đó xuất hiện người đại lý vận tải đứng ra làm trung gian thu xếp các công việc giữ chủ hàng và người vận tải Nhờ đó nhu cầu vận tải được đáp ứng nhanh chóng với chi phí bỏ ra là hợp lý nhất.
Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoài Ân chuyên thực hiện các chức năng giao nhận Ngoài ra công ty còn thực hiện các công việc của người đại lý vận tải, thủ tục hải quan, vận tải nội địa để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng cũng như tăng tính cạnh tranh trên thị trường vận tải đầy biến động Trong quá trình thực tập em được thực hành các nghiệp vụ chính của công ty và quyết định chọn nghiệp vụ giao nhận hàng hóa để làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp Dưới đây là nội dung chi tiết của bài báo cáo.
Trang 3Bố cục của bài báo cáo bao gồm:
- Chương 1: Giới thiệu về công ty trách nhiệm hữu hạn Quốc Tế Delta.
- Chương 2: Tình hình thực hiện quy trình nghiệp vụ giao nhận container tại công ty.
- Chương 3: Chứng từ liên quan.
.
Trang 4MỤC LỤC
CHƯƠNG I: Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa xuất,nhập khẩu 3
tại Công ty TNHH Hoài Ân 3
1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH Hoài Ân 3
1.2.Cơ cấu tổ chức công ty : 3
1.3.Chức năng,nhiệm vụ: 4
1.4 Cơ cấu lao động 5
1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật của công ty 6
1.6 Tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (không tính lương nhân viện và các chí phí khác) 7
Chương II Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa của công ty 11
2.1 Mẫu hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty 11
2.2 Qui trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty 14
1.Các bên liên quan 19
2 Các chứng từ có liên quan: 19
Trang 5CHƯƠNG I: Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hóa xuất,nhập khẩu
tại Công ty TNHH Hoài Ân1.1 Lịch sử hình thành công ty TNHH Hoài Ân
Công ty TNHH Hoài Ân được thành lập vào năm tháng 6/2006, tiền thân là công tyTNHH An Dương với 2 người đồng sở hữu là ông Nguyễn Thanh Bình và ông TrịnhĐức Tuấn Sau khi có sự thay đổi nhận sự, ông Trịnh Đức Tuấn rút cổ phần, công tychỉ còn 1 chủ sở hữu duy nhất là ông Nguyễn Thanh Bình Đầu năm 2008, công ty đổitên thành cty TNHH Hoài Ân
- Tên Giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH Hoài Ân
Tiếng Anh: Hoai An Company Limited
- Địa chỉ: Số 48/16 Đường vòng Vạn Mỹ, phường Vạn Mỹ, Ngô Quyền, Hải Phòng
- Fax : 0313 796363 - SĐT : 0313 796587
- Mail : binh3796363@vnn.vn
- Mã số thuế: 0201085250
- Ngành nghề kinh doanh :
+ Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
+ Dịch vụ giao nhận hàng hóa,khai thuê hải quan
+ Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa
1.2.Cơ cấu tổ chức công ty :
- Nhân sự trong công ty Chức năng,nhiệm vụ của mỗi bộ phận:
Công ty bao gồm 4 bộ phận chính: Giám đốc, kế toán, bộ phận giao nhận, bộ phận vậntải
Trang 6Nhân sự Chức năng nhiệm vụ
Giám đốc Điều hành chung mọi công việc trong công
ty
Kế toán Kế toán trưởng Làm báo cáo tài chính và thanh khoản mỗi
tháng
Kế toán Nhập sổ sách, thống kê các khoản thu,chi
Bộ phận giao nhận Thực hiện những công việc liên quan đến
Công ty đảm nhiệm cả trách nhiệm của người chuyên chở, hoạt động theo sự uỷthác của người gửi hàng, như cầu nối giữa người gửi hàng và bến bãi, kho vận…Người
uỷ thác sẽ chịu mọi chi phí trách nhiệm về hoạt động của người giao nhận khi họ thựchiện công việc được uỷ thác nhận hàng,giao hàng, làm thủ tục hải quan… trên cơ sởhợp đông uỷ thác
Căn cứ vào loại hàng hoá, yêu cầu cua người gửi hàng và qua việc xem xét lịchtrình tàu chạy của hãng tàu để nghiên cử, thiết kế quá trình chuyển tải và chuyển tiếphàng hoá, đảm bảo được thời gian, tuyến đường,tính nhanh chóng và hiệu quả, an toàncho hàng hoá
Ngoài ra, công ty còn đảm nhận những công việc sau:
- Phân loại hàng hoá
- Lưư kho cho hàng hoá
- Tổ chức bảo quản phù hợp với tính chất hàng hoá
- Là trung tâm phân phối, lưu thông hàng hoá
Trang 7Với uy tín và trách nhiệm của mình, công ty cam kết với người gửi hàng về việcchuyên chở từ địa điểm này qua địa điểm khác
Nếu có bất kì thiệt hại nào trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty sẽ chịu tráchnhiệm đền bù như trong cam kết của 2 bên
Công ty không phải chịu trách nhiệm trong những trường hợp sau đây:
- Không được thông báo về khiếu nại trong thời hạn 14 (không tính chủ nhật vàngày lễ) kể từ ngày giao hàng
- Không được thông báo bằng văn bản về vịêc kiên tại trọng tài toà án trong thờihạn 9 tháng kể từ ngày giao hàng
1.4 Cơ cấu lao động
3 Khai báo hải quan điện tử 1 1 Đại học,cao đẳng
Trang 84 Giao nhận 2 Cao đẳng,trung cấp
Qua những số liệu trên ta thấy lao động trong công ty đa phần có trình độ caođẳng Số lao động nam nhiều hơn, chiếm gần 83% tổng số lao động Độ tuổi trung bìnhcủa lao động là 27 Trong bộ phận giao nhận, nhân viên có nghiệp vụ giao nhận ở mứckhá trở lên, có tác phong công nghiệp, có hiểu biết vê luật pháp và đặc biệt là luôn cótrách nhiệm với hàng hóa Cơ cấu lao động trong từng lĩnh vực được duy trì ở mứcđảm bảo năng suất lao động, tránh lãng phí nguồn lực và chí phí hoạt động
1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật của công ty
- 2 phòng làm việc rộng 70m2/phòng bao gồm 3 khu vực :
+ Khu vực dành cho giám đốc
+ Khu vực dành cho kế toán
+ Khu vực dành cho nhân viên giao nhận và nhân viên vận tải
Việc bố trí riêng rẽ các khu vực giúp nhân viên đảm bảo sự tập trung trong giờ làmviệc, tranh sao nhãng và tạo điều kiện cho việc quản lý cũng nhữ lưu trữ chứng từ, sổsách, hóa đơn
- Hệ thống máy tính kết nối internet phục vụ cho việc khai báo hải quan điện tử, lưutrữ chứng từ hóa đơn, các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ kế toán :7 máy
- Các thiết bị in, foto, scan, máy ảnh, máy fax, điện thoại phục vụ cho hoạt độngchung
- Các trang thiết bị khác phục vụ cho công việc và hoạt động nghỉ ngơi, thư giãn
- Ngoài ra còn có thể kể đến đội xe tải gồm 3 chiếc có trọng tải 1 tấn
Nhìn chung trang thiết bị và cơ sở vật chất của công ty là tương đối đầy đủ, phục vụtốt cho hoạt động của công ty Riêng đội vận tải hiện tại vẫn chưa đáp ứng được nhucầu chuyên chở hàng hóa
1.6 Tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (không tính lương nhân viện và các chí phí khác).
Trang 10IV 1.289.000.000 701.000.000 194.000.000 394.000.000
( Nguồn : Phòng kế toán )
So sánh tình hình sản xuất, tăng trưởng của 3 năm:
- Năm 2011 doanh thu đạt 4.691.000.000 VNĐ, lợi nhuận trước thuế đạt1.004.000.000 VNĐ
- Năm 2012 doanh thu đạt 4.854.000.000 VNĐ , lợi nhuận trước thuế đạt1.473.000.000 VNĐ
=> So với năm 2011 :
Doanh thu tăng 163.000.000 VNĐ tương đương 3,47%
Lợi nhuận trước thuế tăng 469.000.000 VNĐ tương đương 46,7%
- Năm 2013 doanh thu đạt 4.395.000.000 VNĐ , lợi nhuận trước thuế đạt1.025.000.000 VNĐ
=> So với năm 2012 :
Doanh thu giảm 459.000.000 VNĐ tương đương 10,4 %
Lợi nhuận trước thuế giảm 448.000.000 VNĐ tương đương 43,7%
Nhận xét: Khả năng duy trì lợi nhuận của công ty qua các thời điểm là khôngđều, thấp vào đầu năm, tăng lên vào giữa năm và biến động lên xuông vào cuối mỗinăm.Sự chênh lệch doanh thu giữa các quí không cao.Năm 2013, Việt Nam bị ảnhhưởng bởi khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên doanh thu năm này giảm mạnh so vớinăm trước đó là năm 2012
Trang 11Bảng cân đối kế toán công ty TNHH Hoài Ân
(31/12/2011,2012,2013)( Đơn vị : VNĐ )
I.TSCĐ và đầu tư ngắn hạn 1.500.000.000 2.200.000.000 3.000.000.000Tiền mặt taị quĩ 450.000.000 450.000.000 450.000.000Tiền gửi ngân hàng 1.050.000.000 1.750.000.000 2.550.000.000Đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 0Phải thu của khách hàng 600.000.000 800.000.000 1.000.000.000Các khoản thu khác 50.000.000 75.000.000 100.000.000Thuế GTGT được khấu trừ 375.000.000 420.000.000 500.000.000Tài sản lao động 45.000.000 85.000.000 115.000.000Cộng tài sản 1.500.000.000 2.200.000.000 3.000.000.000
Nợ ngắn hạn 102.000.000 98.000.000 120.000.000Thuế và các khoản phải nộp
cho nhà nước 150.000.000 220.000.000 300.000.000Phải trả người lao động 400.000.000 600.000.000 800.000.000
III Chi phí phát sinh
Đền bù trong giao nhận vận
tải cho khách hàng 60.000.000 60.000.000 60.000.000Chi phí văn phòng 100.000.000 110.000.000 120.000.000Chi phí sản xuất kinh doanh,
dịch vụ hàng hoá 250.000.000 420.000.000 650.000.000
( Nguồn : Phòng kế toán )( Nguồn : Phòng kế toán )
Báo cáo tài chính công ty
(31/12/2011,2012,2013)
Trang 12( Đơn vị :VNĐ )
1 Tổng doanh thu 4.691.000.000 4.854.000.000 4.393.000.000
2 Khấu hao cơ bản trích 70.000.000 67.000.000 74.000.000
3 Lợi nhuận thuế trước 1.004.000.000 1.473.000.000 1.025.000.000
4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 99.000.000 336.000.000 107.000.000
5 Lãi sau thuế 905.000.000 1.137.000.000 918.000.000
6 Lãi phải trả vốn vay 42.000.000 70.000.000 102.000.000
7 Tổng đã nộp nhà nước 924.000.000 1.369.000.000 1.815.000.000
( Nguồn : Phòng kế toán )
Đánh giá chung:
Công ty TNHH Hoài Ân là một công ty giao nhận thuộc loại nhỏ
- Năm 2011, doanh thu đạt 4.691.000.000 VNĐ, lãi thuần đạt 905.000.000VNĐ, tổng tái sản là 1.500.000.000 VNĐ tỷ lệ lãi/tài sản đạt hơn 60%, hệ số quayvòng vốn đạt 1,4 lần
- Năm 2012, doanh thu đạt 4.854.000.000 VNĐ, lãi thuần đạt 1.137.000.000VNĐ tỷ lệ lãi/tài sản đạt gần 52%, hệ số quay vòng vốn đạt 1,0 lần
- Năm 2013, doanh thu đạt 4.393.000.000 VNĐ, lãi thuần đạt 918.000.000VNĐ tỷ lệ lãi/tài sản đạt gần 31%, hệ số quay vòng vốn đạt 0,65 lần
Quá trinh sinh lợi nhuận tài sản ở mức cao, qui mô kinh doanh nhỏ nhưng tàisản năng động Các chỉ tiêu qua 3 năm cho thấy công ty đang hoạt động khá hiệu quả
Chương II Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa của công ty2.1 Mẫu hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 13HỢP ĐỒNG ĐẠI DIỆN
Số:…/HĐĐD
- Căn cứ Luật thương mại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
- Căn cứ Nghị định…/CP ngày …tháng…năm… của Chính phủ quy định chi tiết thihành Luật thương mại
- Căn cứ…( văn bản hướng dẫn các cấp các ngành)
- Căn cứ Quyết định số…/TLDN ngày….tháng….năm…của…về việc thành lập tổchức doanh nghiệp (tên doanh nghiệp)
- Căn cứ………
Hôm nay ngày… tháng… năm… chúng tôi gồm có
BÊN ỦY NHIỆM:………
- Địa chỉ trbbsdụ sở chính :…………
- Điện thoại:……….Telex:………Fax………
- Tài khoản số :……… Mở tại ngân hàng:………
- Đại diện là :………….Chức vụ:
Trong hợp đồng này gọi tắt là bên A
BÊN B ĐẠI DIỆN:………
- Địa chỉ trụ sở chính :………
- Điện thoại :………Telex :……… Fax:…………
- Đại diện là :…………Chức vụ: Trưởng đại diện
Trong hợp đồng này gọi tắt là bên B
Sau khi bàn bạc hai bên thỏa thuận đồng ý ký hợp đồng đại diện với những nội dung vàđiều khoản sau
Điều 1: Công việc ủy nhiệm cho bên đại diện
Trang 14Bên A ủy nhiệm cho bên B làm đại diện với danh nghĩa Công ty A để làm thủ tục xuất(nhập) khẩu hàng hoá của công ty A với các nội dung như sau :
Điều 2 : Phạm vi đại diện
Bên B soạn thỏa các hợp đồng để bên A xem xét, ký kết
Bên A ủy quyền cho bên B làm thủ tục giao nhận, vận tải sau khi đã được bên A đồng
ý với từng điều khoản cụ thể
Bên B chỉ được thực hiện hợp đồng sau khi khách hàng trình hợp đồng đã ký với bên
A Trong trường hợp khác phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của bên A thì bên B mớiđược tiến hành thực hiện hợp đồng
Bên B không được tự ý đại diện cho bên A ngoài phạm vi các hoạt động đã được quyđịnh trong hợp đồng này
Trang 15Bên B có nghĩa vụ phải thực hiện các hoạt động thương mại với danh nghĩa và vìlợi ích của bên A, không được xúc tiến hoạt động thương mại với danh nghĩa của mìnhhoặc các hoạt động mang tính chất cạnh tranh đối với bên A.
Thời gian làm đại diện cho bên A, bên B không được tiết lộ hoặc cung cấp chongười khác các bí mật liên quan đến hoạt động thương mại của bên A trong thời gianlàm đại diện và trong thời hạn là….năm, kể từ khi hợp đồng đại diện chấm dứt;
Bên B tuân thủ mọi hướng dẫn về nghiệp vụ kinh doanh ngành hàng của bên A phùhợp với quy định của pháp luật và bảo vệ những bí quyết về kinh doanh do bên A chỉdẫn
Bên A cam kết thanh toán tiền thù lao đầy đủ cho bên B theo thỏa thuận ghi tronghợp đồng
Điều 5 Trách nhiệm vật chất do vi phạm hợp đồng
Hai bên có thể thỏa thuận và ghi trong hợp đồng tỷ lệ đối với từng mức phạt cụ thể
Điều 6 Điều khoản về tranh chấp
Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện hợp đồng, nếu cóvấn đề bất lợi gì phát sinh , các bên phải kịp thời báo cho nhau biết và chủ động bànbạc giải quyết trên cơ sở thương lượng, bình đẳng đảm bảo hai bên cùng có lợi ( có lậpbiên bản ghi toàn bộ nội dung đó)
Trường hợp có nội dung tranh chấp không tự giải quyết được thì hai bên thống nhất sẽkhiếu nại tới tòa, trọng tài….(nêu tên cơ quan giải quyết) là cơ quan có thẩm quyền giảiquyết vụ việc này
Các chi phí về kiểm tra, xác minh và lệ phí tòa án, trọng tài do bên có lỗi chịu
Điều 7 Thời gian có hiệu lực của hợp đồng
Thời hạn mà bên A ủy quyền cho bên B thực hiện các hoạt động thương mại có giá trịtrong vòng 12 tháng kể từ ngày….tháng….năm…
Hai bên sẽ tổ chức hợp và lập biên bản thanh lý hợp đồng sau đó… ngày tại… vănphòng của bên A
Hợp đồng này được làm thành….bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ…bản
Trang 16ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A
Chức vụ Chức vụ
Ký tên, Đóng dấu Ký tên, Đóng dấu
2.2 Qui trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty
* Đối tượng giao nhận:
Mặt hàng may mặc Hàng may mặc được nói đến trong phạm vi nghiên cứu của luận văn lànhững sản phẩm thuộc ngành dệt may, bao gồm các loại quần áo may nói chung và các phụ
Trang 17kiện kèm theo Bởi vậy đây chính là những sản phẩm công nghiệp, được sản xuất hàng loạtvới nhiều chủng loại và kích cỡ Với ngành dệt may Việt Nam, các sản phẩm may mặc củangành cũng rất đa dạng nhằm đáp ứng yêu cầu xuất khẩu Những sản phẩm may mặc phổ biếnthường được xuất khẩu sang các thị trường chính của Việt Nam như Mỹ, EU, Nhật Bản làquần dài, quần short, áo jacket, áo sơ mi, áo bông, áo thun… Trong biểu thuế xuất khẩu năm
2010 của Tổng cục Hải quan đã đưa ra danh mục quần áo và hàng may mặc phụ trợ ở chương
61 và chương 62 Theo danh mục này, hàng may mặc bao gồm rất nhiều loại khác nhau như :
- Áo khoác ngoài, áo choàng mặc khi đi xe( car-coats), áo khoác không tay, áo choàng khôngtay, áo khoác có mũ trùm( kể cả áo jacket trượt tuyết), áo gió, áo jacket chống gió và các loạitương tự, dùng cho nam giới hoặc trẻ em trai - Áo khoác ngoài, áo choàng mặc khi đi xe, áokhoác không tay, áo choàng không tay, áo khoác có mũ(kể cả áo jacket trượt tuyết), áo gió, áojacket chống gió và các loại tương tự, dùng cho phụ nữ hoặc trẻ em gái
- Bộ com-lê, bộ quần áo đồng bộ, áo jacket, áo khoác thể thao, quần dài, quần yếm có dâyđeo, quần ống chẽn và quần sooc dùng cho nam giới hoặc trẻ em trai
- Bộ com-lê, bộ quần áo đồng bộ, áo jacket, áo khoác thể thao, váy dài, váy, chân váy, quầndài, quần yếm có dây đeo, quần ống chẽn, quần sooc, dùng cho phụ nữ hoặc trẻ em gái
- Áo sơ mi nam giới hoặc trẻ em trai
Áo choàng ngắn, áo sơ mi và áo choàng sơ mi phỏng kiểu nam cho phụ nữ hoặc trẻ em gái
-Áo may ô và các loại áo lót khác, quần lót, quần đùi, quần sịp, áo ngủ, bộ pyjama, áo choàngtắm, áo khoác ngoài mặc trong nhà và các loại tương tự, dùng cho nam giới hoặc trẻ em trai
- Áo may ô và các loại áo lót khác, váy lót, váy lót trong, quần xilip, quần đùi bó, váy ngủ, bộpyjama, áo mỏng mặc trong nhà,áo choàng tắm và các loại tương tự, dùng cho phụ nữ hoặc trẻ
em gái
- Quần áo may sẵn và đồ phụ kiện hàng may mặc cho trẻ em - Bộ quần áo thể thao, bộ quần
áo trượt tuyết và quần áo bơi, quần áo khác
Cũng giống như các công ty làm về giao nhận khác,công ty có những bước để thựchiện qui trinh giao nhận theo 1 trình tự nhất định
I Đối với hàng xuất:
A Đối với hàng hoá lưu kho,bãi
1 Giao hàng xuất khẩu cho cảng:
Trang 18+ Nhân viên giao nhận giao danh mục hàng hóa xuất khẩu (Cargo list) và đăng
ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ
+ Nhân viên giao nhận liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho,bốc xếp hàng hóa với cảng
+ Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng
+ Lái xe đưa hàng vào kho, bãi của cảng
2 Giao hàng xuất khẩu cho tàu:
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu:
+ Làm thủ tục kiểm dịch (vì hàng công ty giao nhận đa phần là hàng may mặc) +làm thủ tục hải quan
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến
+ Giao cho cảng Danh mục hàng hóa xuất khẩu để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ.Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lên Sơ đồ xếp hàng.+ Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng, thuê công nhân cảng, tổ chức xếp và giao hàng chotàu
+ Trước khi xếp, nhân viên giao nhận cùng lái xe vận chuyển hàng từ kho ra cảng,lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân
+ Tiến hàng giao hàng cho tàu: Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm Hàng
sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan Trong quá trình giaohàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Final Report Phíatàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet
+ Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate’sReceipt) để lập vận đơn
Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽlập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận vớitàu Đây cũng là cơ sở để lập B/L
- Lập bộ chứng từ thanh toán
Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận của công ty sẽ lập hoặclấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngânhàng để thanh toán tiền hàng
Trang 19Bộ chứng từ thanh toán theo L/C bao gồm: hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấychứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhậntrọng lượng, số lượng.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếucần
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có
B Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container.
* Nếu gửi hàng nguyên (FCL/FCL)
- Nhân viên giao nhận điền vào Booking Note và đưa cho đại diện hãng tàu để xin
ký cùng với Danh mục hàng xuất khẩu
- Sau khi ký Booking Note và đóng tiền cược vỏ, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏcontainer để chủ hàng mượn và giao Packing List và Seal
- Nhân viên giao nhận lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình, mời đạidiện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định đến kiểm tra và giám sát việc đónghàng vào container Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chìcontainer
- Lái xe vận chuyển và giao container cho tàu tại nơi quy định, trước khi hết thờigian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầuxếp hàng) và lấy Mate’s Receipt
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn
* Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL)
- Nhân viên giao nhận gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu,cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Sau khi Booking Noteđược chấp nhận, nhân viên giao nhận sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểmgiao nhận hàng
- Nhân viên giao nhận + lái xe mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại
lý tại CFS hoặc ICD
- Mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vàocontainer của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niêm phong,kẹp chì container, hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vậnđơn
Trang 20- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
- Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu Nếu phát hiện thấyhầm tàu ẩm ướt, hàng hóa ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phảilập biên bản để hai bên cùng ký Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quangiám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng
- Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải đểđưa về kho, bãi Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng nhân viên giao nhận cảngđếm và phân loại hàng hóa cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hóa và ghi vào TallySheet
- Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hưhỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàugiao thiếu
2 Cảng giao hàng cho chủ hàng
- Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận phải mang vận đơn gốc,giấy giới thiệu (có thể là thêm cả photo CMND) của đơn vị ủy quyền đến hãng tàu đểnhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery order) Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc
và trao 3 bản cho nhân viên giao nhận
- Nhân viên giao nhận đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản => mang biênlai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng
