Sau 14 tuần thực tập tại công ty, tôi được bà Ngô Thị Oanh Kiều chỉ dẫn tận tình từ những công việc đơn giản nhất như: quy cách, cách giao tiếp,…cùng với sự hỗ trợ của các nhân viên bán hàng trong công ty đã giúp tôi tự tin hơn rất nhiều và hoàn thành tốt
những công việc được giao. Bản thân tôi cũng đã nắm bắt được công việc và rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm cho bản thân trong cách bán hàng cũng như những công việc đơn giản, nhỏ nhoi tưởng chừng như ai cũng làm được. Nơi đây không chỉ cho tôi những bài học kinh nghiệm về công việc mà còn dạy cho tôi cách đối nhân xử thế và những phép tắc trong giao tiếp, đó là những công việc vô cùng quý báu mà tôi đã nhận được từ phía công ty.
3.1Đọc các quy định và tiêu chí của công ty
Khi vào công ty, tôi được ký nhận ở bộ phận kinh doanh nhưng trong quá trình thực tập, công ty cho tôi theo hoạt động tại bộ phận bán hàng và hỗ trợ một phần bên phòng Marketing.
Vì vậy, tôi không những tuân thủ quy định của công ty mà còn phải tuân theo các tiêu chí mà công ty đã đề ra cho một nhân viên bán hàng. Giống như một nhân viên bán hàng tại showroom, tôi phải thực hiện những quy định sau:
Phong cách
Không ngồi, không tụ tập tán gẫu, luôn chắp hai tay đứng phía trước chào khách.
Tiếp chuyện với khách và tư vấn về sản phẩm của thế giới phụ kiện, giới thiệu chương trình khuyến mãi, hàng chủ lực của công ty.
Lấy thông tin khách hàng: tên, điện thoại, email, ngày sinh… ghi vào sổ thông tin khách hàng.
Mở cửa tiễn khách, gửi card, báo giá và đứng cúi đầu chào cám ơn khi khách ra về.
Tuy tôi đã từng được kiến tập tại công ty nhưng vẫn chưa nắm bắt được nhiều sản phẩm của công ty, nhưng sau quá trình tôi tiếp tục công việc thực tập thì có nhiều sản phẩm mới hơn. Chính vì thế tôi chỉ lắng nghe và học hỏi để có thêm kinh nghiệm.
• Quy trình: thực hiện đúng quy trình bán hàng.
• Đèn: tất cả bóng đèn luôn hoạt động đầy đủ. Ánh sáng điểm nhấn luôn chiếu sáng vào hàng trưng bày.
• Máy lạnh: luôn hoạt động tốt, nhiệt độ vừa phải thoải mái, không quá nóng, quá lạnh.
• Nhạc: luôn mở đúng thể loại nhạc trẻ sôi động. Âm lượng đủ nghe, không quá to, quá nhỏ.
• Trang phục: chỉnh tề, mặc đồng phục đúng quy định. Tóc gọn gàng, giày thể thao, bỏ áo vào quần.
• Hàng hóa: phải được giữ gìn cẩn thận, nhân viên làm việc tại SR sẽ phải chịu trách nhiêm bồi thường nếu có mất mát.
• Vệ sinh:
- Kệ, tủ kiếng: không có bụi, luôn bóng, không có dấu vân tay.
- Sàn nhà: sạch và bóng… lối đi không bị chắn.
- Quầy thu ngân: không được đặt sản phẩm, không lộn xộn, sắp xếp ngay ngắn, thiết bị đồ dùng làm việc không để lung tung, không để giấy tờ, giấy rác bỏ… ở quầy.
• Trưng bày: sản phẩm sắp xếp trưng bày theo khu theo loại, các sản phẩm được sắp thẳng tắp theo hàng, cột chặt, không bị rớt dây xuống.
• Kiểm tra hàng: nơi kiểm tra hàng sạch sẽ, thiết bị kiểm tra để gọn gang, ngăn nắp. Đầy đủ thiết bị để kiểm tra, không để giấy tờ ở quầy kiểm tra.
• Trang trí: tạo sự mềm mại uyển chuyển bằng các vật dụng trang trí: hoa, bình bông, kiếng, nước chảy, các hạt bi,…
• Demo: thay đổi thường xuyên, xoay vòng sản phẩm tạo cảm giác luôn mới.
• Thông tin khách hàng: Sổ thông tin khách hàng, các phản hồi của khách hàng được sale tập hợp mỗi ngày gửi về mail công ty.
• Doanh số: đạt doanh số đã được giao, báo cáo doanh số của mình hàng ngày cho quản lý. Theo dõi doanh số bằng sổ.
• Thái độ: nhiệt tình chịu khó trong công việc, tinh thần team-work, đồng nghiệp luôn hỗ trợ lẫn nhau và hòa đồng, vui vẻ trong công việc.
Kết quả đạt được
Trong vòng hai ngày sau khi đến công ty thực tập tôi đã nắm được các quy định của công ty và dựa vào đó để tuân thủ theo quy định giống như một nhân viên làm việc tại công ty.
Kinh nghiệm
Thuận lợi
Không chỉ được sự hướng dẫn của bà Ngô Thị Oanh Kiều mà còn được sự chỉ dẫn, dạy bảo tận tình của các nhân viên trong công ty vì vậy mà tôi đã nhanh chóng nắm rõ được nội quy công ty.
Khi còn ngồi trên ghế nhà trường tôi cũng đã tuân thủ những nội quy, nề nếp của trường học nên việc chấp nhận thêm các quy định và nội quy của công ty cũng là một điều không khó đối với tôi.
Khó khăn
Là một người vốn dĩ ít tham khảo các quy định, quy tắc nên việc đọc các quy định này còn thiếu tự tin, chưa chủ động được bản thân. Vì vậy tôi cần phải chủ động, tự tin hòa nhập vào môi trường công ty một cách nhanh chóng.
Lúc đầu còn chưa nhớ rõ thông tin quy định nên còn hơi rụt rè. Cần đọc kỹ quy định trước khi làm việc, không được hờ hững trước những gì mình đang làm.
3.2 Viết mã và dán mã hàng
Công việc tiếp theo của tôi được làm tại công ty là viết mã hàng sau đó dán mã hàng tương ứng với từng sản phẩm đó.
Lúc đầu máy in mã hàng đang bảo trì, sửa chữa nên việc in mã không thực hiện được vì vậy mà tôi được giao với nhiệm vụ là viết mã. Bộ phận giao nhận hàng giao cho tôi tờ giấy ghi mã và một phiếu hàng đã định vị mã sản phẩm sẵn để tôi dựa vào đó viết vào tờ giấy ghi mã hàng: số lượng hàng bao nhiêu thì ghi mã bấy nhiêu với các mặt hàng tương ứng. Đến khi viết xong mã tôi có nhiệm vụ là dán các mã vừa viết vào các sản phẩm tương ứng rồi giao lại bộ phận giao nhận.
Sau khi máy in mã đã được sửa chữa xong công việc của tôi đơn giản hơn là chỉ việc lấy mã đã được in sẵn dán vào các sản phẩm tương ứng với từng loại mã hàng đó.
Kết quả đạt được
Lần đầu tiên tôi đã thực hiện công việc này nhưng tôi đã làm tốt với công việc được giao. Với sự hướng dẫn nhiệt tình mà tôi đã tiếp thu một cách nhanh cách nhanh chóng trong việc ghi mã hàng cũng như cách nhìn nhận mã trong gói hàng tương ứng với mã của công ty in.
Kinh nghiệm
Thuận lợi
Với lợi thế là tôi đã xem qua các nhân viên trong công ty ghi và dán mã hàng nên trong lúc được các nhân viên đi trước hướng dẫn nên tôi nắm bắt rất nhanh trong khâu này.
Là một người đã cẩn thận, chu đáo nên trong lúc ghi và dán mã hàng tôi không sợ bị sai sót. Qua công việc này thì tính cẩn trọng của tôi sẽ được nâng cao hơn nữa trong những công việc khác.
Khó khăn
Ban đầu tôi cảm thấy hơi e ngại vì trước giờ tôi chưa bao giờ làm công việc ghi và dán mã hàng nên còn hơi bỡ ngỡ, nhưng thời gian qua dần tôi cũng đã thích ứng với công việc này. Đây là một công việc không quá khó đối với tôi nhưng cũng không thực sự dễ dàng, nhờ vậy mà tôi có thể suy nghĩ tích cực hơn với câu: hãy bắt đầu bằng công việc nhỏ nhất và đơn giản nhất.
Những sản phẩm mà công ty nhập về nó không được sắp xếp theo thứ tự nhất quán mà được để lộn xộn nên trong lúc dán mã hàng tôi tìm kiếm sản phẩm tương ứng với mã sẽ lâu hơn, tốn nhiều thời gian, dễ bị nhầm sản phẩm. Qua đây tôi nhận thấy rằng công ty cần phải có sự phân chia hàng hóa rõ ràng theo từng dòng sản phẩm để việc ghi và dán mã sẽ được nhanh gọn hơn, đỡ tốn thời gian và ít bị sai sót mã.
3.3 In giá và dán giá sản phẩm
Sau khi hoàn thành khâu ghi mã và dán mã hàng tôi tiếp tục nhận nhiệm vụ là in giá và dán giá sản phẩm. Trước khi bắt đầu công việc này tôi được nhân viên kế toán của công ty hướng dẫn trong khâu in và dán giá sản phẩm.
Công việc này cũng không quá phức tạp đối với tôi, tôi đến bộ phận kế toán nhận phiếu báo giá sản phẩm để bắt đầu in và dán giá. Sau khi nhận được phiếu báo giá sản phẩm thì tôi được sử dụng máy bấm giá để bắt đầu công việc.
Tùy theo các sản phẩm khác nhau nên giá tiền sẽ khác nhau, tôi chỉ dựa vào mã sản phẩm trong phiếu báo giá để bấm giá tiền và dán lên từng sản phẩm tương ứng với mã của sản phẩm đó.
Kết quả đạt được
Qua những ngày học hỏi và tiếp thu tôi cũng quen dần với công việc này, vì vậy mà số lần làm việc của tôi được tăng dần.
Số lượng sản phẩm mà tôi đã bấm giá và dán lên các sản phẩm cũng khá nhiều, hầu như ngày nào tôi cũng có làm công việc này.
Kinh nghiệm
Việc bấm giá và dán giá sản phẩm cũng tương tự như việc ghi mã và dán mã sản phẩm, vì vậy mà thao tác làm việc của tôi cũng nhanh hơn.
Khó khăn
Nhiều sản phẩm có giá tương tự nhau nhưng mã hàng lại khác nhau chính vì vậy mà tôi cần phải có sự quan sát kỹ lưỡng trước khi dán giá sản phẩm
3.4Bán hàng
Trong quá trình quan sát và học hỏi tôi đã được giới thiệu cho khách một số mặt hàng của công ty.
Một số tiêu chí bán hàng
Khi khách hàng vào thì phải mở cửa, chào khách hàng, thực hiện tác phong “chào, cười, chủ động, cảm ơn” và tôi đã thực hiện được điều đó.
Bên cạnh đó thì một nhân viên bán hàng phải hấu hiểu khách hàng mình đang cần gì, mình phải đưa ra tiêu chí như thế nào để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Với kiến thức mà tôi đã lĩnh hội được ở trường qua môn Quản Trị Bán Hàng phần nào cũng áp dụng được vào trong bán hàng.
Quá trình bán hàng
Khi khách hàng vào mua hàng tôi phải chào khác hàng và hỏi khách hàng muốn tìm sản phẩm gì? Sau đó giới thiệu các mẫu sản phẩm mà khách hàng muốn mua, giới thiệu về chất liệu, nguồn gốc xuất xứ, các mẫu mới của sản phẩm,… nhằm tạo hứng thú cho khách hàng khi họ biết tôi am hiểu về sản phẩm và tạo lòng tin để họ mua sản phẩm. Khi khách hàng đang xem sản phẩm và lựa chọn sản phẩm thì chúng tôi phải giữ khoảng cách nhất định để họ có thể lựa chọn thoải mái, đồng thời phải quan sát từ xa và tiếp cận khách hàng khi họ có nhu cầu và mong muốn mua sản phẩm.
Đối với một số người nước ngoài vào showroom mua hàng tôi phải tập dần cách giao tiếp bằng tiếng Anh với người nước ngoài. Một lợi thế lớn đối với tôi là khi học ở trường tôi đã được đào tạo các lớp tiếng Anh về kinh doanh nên cũng biết nhiều và hiểu được người nước ngoài họ nói gì và đang cần mua sản phẩm gì.
Đối với một nhân viên bán hàng thì việc giao tiếp bằng tiếng Anh là vô cùng quan trọng, bất cứ nơi đâu họ cũng cần để có thể giao tiếp với người nước ngoài.
Kết quả đạt được
Qua quá trình học hỏi, sự tự tin bán hàng và kỹ năng bán hàng của tôi ngày càng được nâng cao, bán được nhiều sản phẩm hơn.
Kỹ năng bán hàng ngày càng được nâng cao theo thời gian chính vì thế các sản phẩm bán được nhiều hơn.
Kinh nghiệm
Là một nhân viên bán hàng chúng ta cần phải cởi mở, giao tiếp thân thiện, phải có khả năng giao tiếp với khách hàng và phải am hiểu về sản phẩm mà chúng ta đang bán.
Thuận lợi
Có sự hướng dẫn nhiệt tình và vô cùng chu đáo của các nhân viên bán hàng trong công ty.
Được sử dụng thử các phụ kiện trong công ty như: tai nghe, loa, adapter điện thoại… Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh với người nước ngoài nhờ vào kiến thức đã được học ở trường. Chính vì vậy mà tôi nâng cao được khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh. Bên cạnh đó thì showroom còn cung cấp máy vi tính cho nhân viên tìm hiểu về thông tin sản phẩm, nhờ vậy mà tôi cũng đã tận dụng được để tìm hiểu về nguồn gốc cũng như các tính năng của các phụ kiện.
Khó khăn
Ban đầu còn hơi khó tiếp thu một số dòng phụ kiện của công ty vì tôi chưa bao giờ tìm hiểu những thông tin về mặt hàng đó.
Đa số nhân viên đều đứng để giao tiếp khách và bán hàng, vì vậy tôi phải đứng theo để lắng nghe và học hỏi. Vào những ngày đâu tiên thật sự rất khó khăn vì tôi chưa quen với công việc tại công ty bán hàng tại công ty nên khá là mệt vì phải đứng tư vấn cho khách. Nhờ sự kiên trì và nổ lực nên tôi đã vượt qua để có thể thực hiện tốt những công việc ở công ty.
Chưa làm quen được với một số khách hàng khó tính và không có khả năng thuyết phục họ mua hàng cho nên tôi phải cố gắng kìm chế bản thân để hòa nhã, lịch sự với khách hàng khó tính này.
1.1 Lau chùi kệ, tủ đựng sản phẩm trưng bày
Mặc dù khi đến thực tập công ty không bắt buộc hằng ngày tôi phải lau chùi sản phẩm trưng bày, kệ đựng sản phẩm,…nhưng sau khi tôi đọc các quy định của công ty tôi tự ý
thức được là tôi phải thực hiện các công việc đó, mặc dù tôi không phải là một nhân viên chính thức của công ty.
Để có được một không gian đẹp, thu hút khách hàng thì hằng ngày các nhân viên bán hàng của công ty ai cũng phải lau chùi sản phẩm, tủ kiếng đựng sản phẩm,…để khách hàng nhìn vào họ có thiện cảm và tạo ra nhu cầu ngay khi đến showroom.
Kinh nghiệm
Ý thức giữ gìn vệ sinh, tự giác lau chùi sản phẩm,… Thể hiện tinh thần tự giác, có trách nhiệm trong công việc.
3.5 Báo cáo hàng tồn kho
Quy trình báo cáo hàng tồn kho
Nhận giấy báo hàng tồn kho về để kiểm tra hàng ở showroom
Trong giấy báo hàng tồn kho có ghi rõ số lượng hàng còn tồn là bao nhiêu, sau đó tôi và nhân viên bán hàng chỉ việc đi kiểm tra xem số liệu có khớp với nhau hay không.
Đầu tiên kiểm tra theo kệ hàng, dòng sản phẩm: Nếu dòng sản phẩm nào có ít hàng nhất thì kiểm tra trước, còn những dòng sản phẩm nào nhiều thì để kiểm tra sau.
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của tôi chỉ ghi số lượng hàng còn tồn là bao nhiêu tương ứng với sản phẩm đó để đối chiếu với giấy báo hàng tồn xem có khớp hay không.
Đối với nhân viên bán hàng thì họ kiểm tra các mã sản phẩm ứng với mã hàng tồn rồi đọc lại cho tôi số lượng hàng tồn hiện có để tôi ghi vào giấy báo và đối chiếu.
Sau quá trình kiểm tra hàng tồn kho
Nếu số liệu thực tế không phù hợp với số liệu phần mềm thì nhân viên bán hàng phải kiểm tra hàng lại lần nữa.
Còn trường hợp nếu đã kiểm tra xong rồi nhưng vẫn còn thiếu sản phẩm thì nhân viên bán hàng và sinh viên thực tập ở bộ phận bán hàng sẽ tự chịu trách nhiệm về việc này.
Kết quả đạt được
Sau 3 ngày kiểm tra hàng tồn liên tục thì chúng tôi đã hoàn thành được nhiệm vụ được giao. Mặc dù có nhiều số lượng sản phẩm không khớp với dữ liệu phần mềm và số liệu thực tế nhưng cũng được giải quyết. Nguyên nhân một số sản phẩm không khớp dữ liệu là do nhiều sản phẩm bị lỗi đã được cất, bên cạnh đó thì nhiều sản phẩm đã được chuyển sang showroom2 nhưng bộ phận bán hàng không báo về kế toán để nhập dữ liệu.