TIỀN PHONG
3.2.1.Khắc phục những vấn đề trong khâu lưu chuyển chứng từ.
a. Chậm trễ chứng từ, chứng từ sai sót.
Do tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ đúng thời hạn và một số nguyên nhân gây ra việc chậm trễ chứng từ, chứng từ sai sót như đa trình bày ở trên thì ta có thể đề xuất một số phương án khắc phục như sau:
- Cần tô chức lại khâu chuẩn bị chứng từ: một tuyến đường vận chuyển Châu á với thời gian rất nhanh từ 2- 7 ngày, do đó cần ưu tiên gửi chứng từ đi trước để hạn chế việc nhận chứng từ chậm.
- Cần phải có những nhân viên đúng chức trách, chịu trách nhiệm về công việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ. Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu sai lệch về thông tin giữa các chứng từ cần tìm hiểu nguyên nhân nào gây ra sai lệch đó, sư sai lệch bắt đầu từ những chứng từ nào, liên lạc với người xuất khẩu để biết được nguyên nhân các sư sai lệch.
Bên cạnh đó công ty có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khẫu chuẩn bị, tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, chứng từ khai báo hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho khách hàng. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng một thời gian nên phải chia cán bộ nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Thế nên tốt hơn là xây dưng một trình tư làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tư đó,mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tư đó. Như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vưc đó.
Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai hải quan và lấy các chứng từ hàng hóa từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hang tàu đề làm thủ tục hải quan. Một cán bộ sẽ chuyên sâu về công tác khai hải
quan, một cán bộ sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ. Hai cán bộ này luôn có mối quan hệ trưc tiếp với nhau trong quá trình làm việc.
Có thể với phương pháp này mặc dù có ít cán bộ nhân viên nhưng vẫn có thể đảm nhận được nhiều thương vụ trong cùng một thời gian.
- Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sư cập nhật thông tin, các văn bản hướng dẫn của cấp trên cũng như các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định có sẵn.
- Nâng cấp hệ thống máy tính, tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhanh chóng và chính xác.
b. Thất lạc, mất chứng từ.
Với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì công ty cần phải bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn và cẩn thận. Cụ thể như sau:
- Trước tiên là phải phân bô chứng từ theo từng nhóm loại hang hóa hoặc theo chủ hàng
- Có thể trong cùng một thời gian công ty thưc hiện một lúc nhiều hợp đồng do vậy các bộ chứng từ này cần phải được đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết, thưc hiện hợp đồng hoặc theo một quy luật, thứ tư nào đó để tiện trong việc tìm kiếm khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy tính hoặc máy quét để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi tìm kiếm nhanh chóng hơn.
- Nên lập sô theo dõi thưc hiện hợp đồng, chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ,giao cho một nhân viên có trách nhiệm quản lý việc bảo quản, lưu trữ này.