đồ án tổ chức sự kiện “ giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012”

Tuy nhiên, cuộc sống hội nhập đã kéo theo sự gia nhập của nhiều loại hình thể thaodưới nước hiện đại khác như lướt ván, đua thuyền buồm…làm cho người dân quên đinhững bộ môn thể thao dướ

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc sống hiện đại, xã hội ngày càng phát triển, đời sống của con người càng đượcnâng cao, họ mong muốn có nhiều lĩnh vực để đáp ứng nhu cầu của mình trong đó cónhu cầu được giải trí và xu hướng ngày nay lĩnh vực thể thao cụ thể là ngành thể thaodưới nước đang là một lựa chọn để đáp ứng nhu cầu đó

Tuy nhiên, cuộc sống hội nhập đã kéo theo sự gia nhập của nhiều loại hình thể thaodưới nước hiện đại khác như lướt ván, đua thuyền buồm…làm cho người dân quên đinhững bộ môn thể thao dưới nước truyền thống đã có từ lâu đời của dân tộc như đuathuyền rồng, lắc thúng chai…

Đây cũng là vấn đề mà nhóm quan tâm, chính vì thế tổ chức một giải đua thuyềntruyền toàn quốc nhằm gợi về những giá trị truyền thống của dân tộc đó là một điềucần thiết

Trong quá trình học tập tại trường với sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo, nhóm cũngdần hình thành nên những kĩ năng trong công việc tổ chức các sự kiện Tổ chức “ Giảiđua thuyền truyền thống năm 2012” là đề tài đồ án mà nhóm chọn

Nội dung của đồ án bao gồm 3 chương :

Chương 1:Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện

Chương 2: Thực trạng về tổ chức giải đua thuyền truyền thống toàn quốc qua các năm.

Chương 3: Tổ chức “ Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012”

Trong quá trình làm đố án nhóm đã cố gắng xây dựng nên ý tưởng và tìm kiếmthông tin nhưng do chưa được cọ sát với thực tế nhiều nên nhóm có nhiều thiếu sót.Mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô Nhóm cũng xin chân thành cảm ơn côgiáo bộ môn Tổ Chức Sự Kiện – Nguyễn Thị Kim Ánh đã nhiệt tình hướng dẫn nhómthực hiện đồ án này

Xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Khái niệm

Tổ chức sự kiện là tất cả các chương trình, hoạt động nhằm mục tiêu hỗ trợ việctiếp thị trực tiếp sản phẩm, công bố chương trình mới hoặc xây dựng tên tuổi lâu dàicho công ty, tổ chức

Tổ chức sự kiện là tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nóilên mục đích nào đó của chủ nhân sự kiện khi hướng đến đối tượng của họ

1.2 Vai trò

1.2.1 Truyền tải thông điệp

- Mỗi một sự kiện đều có thông điệp cụ thể Muốn thông điệp được công chúngnhớ thì doanh nghiệp phải nhắc đi nhắc lại thông điệp đó một cách nhất quán từ đầuđến cuối

- Thông điệp có thể được thể hiện qua hình ảnh, phông sân khấu, băng rôn treo,quà tặng, sản phẩm trưng bày, thậm chí tiếc mục giải trí như múa, ảo thuật, tròchơi Thông điệp cũng có thể được thể hiện qua lời như tên gọi sự kiện, bài phát biểu,bài thuyết trình, tài liệu, v v

1.2.2 Xác định khán thính giả mục tiêu

- Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trịcủa những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng

- Doanh nghiệp cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì

mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến họ

1.2.3 Công cụ của chiến lược truyền thông

- Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lýthông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu

và thâm nhập thị trường

1.2.4 Đánh bóng thương hiệu

- Tổ chức sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá tên tuổi của mình trong mộtnăm, một chương trình giới thiệu sản phẩm mới trong 3 tháng, hoặc đơn giản chỉ là

một cuộc hội nghị khách hàng, cuộc đi chơi dã ngoại cho nhân viên, hay một buổi gặp

gỡ báo chí nhân dịp xuất khẩu chiến hàng đầu tiên

1.3 Mục tiêu

1.3.1 Thông tin

- Doanh nghiệp cung cấp những thông tin về doanh nghiệp (mục đích, tôn chỉ hoạtđộng của doanh nghiệp, các sản phẩm của doanh nghiệp, ) Dựa trên những thông tinnhận được, công chúng sẽ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, biết doanh nghiệp đang làm

gì Từ đó họ sẽ quyết định có chấp nhận và ủng hộ doanh nghiệp hay không?

1.3.2 Tiếp thị, quảng bá thương hiệu

- Gây sự chú ý cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiêp

- Tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng nhằm giúp tăng doanh số bán của doanhnghiệp

1.3.3 Tạo mối quan hệ

- Sự kiện là nơi tập trung các đối tượng công chúng quan tâm đến hoạt động củadoanh nghiệp

- Thông qua sự kiện, khách hàng sẽ hiểu rõ hơn về tổ chức, tạo sự tin tưởng, lòngtrung thành vào sản phẩm/ dịch vụ

- Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác,các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều vàtăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp

1.3.4 Mục tiêu kinh doanh

- Tăng cường sản lượng bán ra thị trường

- Giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng

- Thiết lập hệ thống kênh phân phối

- Gia tăng lợi nhuận cho tổ chức

1.4 Quy trình tổ chức sự kiện

1.4.1 Nhận, thu thập thông tin

Thông qua bước nhận bảng yêu cầu sáng tạo (Brief) từ cấp trên (đối với nhữngngười làm sự kiện cho chính công ty mình (In house Event) hay Khách hàng (đối vớiEvent Agency), người làm sự kiện phải có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý

do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đốivới sự kiện… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện củamình

Thường các sự kiện tổ chức cho chính công ty thì trong bước này ta thực hiện cáccông việc đánh giá tình hình, xác định mục tiêu, khán thính giả mục tiêu Còn các sựkiện tổ chức cho khách hàng, thường nhận bảng yêu cầu của họ và thực hiện, tuy nhiêncũng có những trường hợp với đơn hàng là tư vấn chiến lược cho khách hàng thì tacũng phải tiến hành thu thập thông tin, phân tích và đưa ra các mục tiêu, đối tượng cụthể để định hướng cho việc tổ chức sự kiện

1.4.2 Hình thành ý tưởng (Concept) và chủ đề(Theme)

Ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm sự kiện ví như “linhhồn của sự kiện” cho nên bước hình thành ý tưởng cho sự kiện rất quan trọng Sau khi

đã có ý tưởng (Concept), người ta sẽ phát triển được chủ đề (Theme) của sự kiện,những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí,

hoạt động của sự kiện sao cho phù hợp với ý tưởng đã định ra Nếu ý tưởng là “linhhồn” thì chủ đề là “diện mạo” của sự kiện Chủ đề chi phối toàn bộ nội dung và cáchoạt động của sự kiện, là cái trực quan, đập vào mắt người tham dự, còn ý tưởng phảithông qua những gì diễn ra ở sự kiện làm cho người tham dự cảm nhận được nó.

Để có một ý tưởng thuyết phục người tổ chức sự kiện phải đầu tư cho những ýtưởng vừa độc đáo, mới lạ, ấn tượng vừa có tính khả thi, tuy nhiên, tất cả những điếu

đó không nằm ngoài khuôn khảo thông điệp mà sản phẩm cần truyền tải đến kháchhàng của nó

Để có được ý tưởng và chủ đề, người ta phải dựa trên các thông tin về đặc điểm,thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêutruyền thông của sự kiện Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng để hìnhthành nên ý tưởng và chủ đề người ta gọi là tấn công não

1.4.3 Lập kế hoạch và báo giá

Từ ý tưởng chủ đạo phát triển ra nhiều ý tưởng (Idea), tuy nhiên các ý tưởng nàyphải xoay quanh ý tưởng chủ đạo Và sau khi phát triển được các ý tưởng thì phác thảo

kế hoạch (proposal) dựa trên những ý tưởng đó Một kế hoạch hoàn hảo phải vẽ ra chokhách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện sự kiện đó: Ýtưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông,cách thức đo lường hiệu quả…

Với một bảng kế hoạch cần chú ý hình thức viết, cách thức trình bày, cách thể hiệnnội dung diễn đạt ý tưởng, văn phong của bạn Ngoài ra việc năm bắt “gu” chủa kháchhàng, cấp trên để có cách trình bày bảng kế hoạch tạo sự thoải mái, thiện cảm khi đọcnội dung

Để cho người đọc bảng kế hoạch có thể hình dung được “mặt mũi” chương trình,thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu(backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu… Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch sẽcàng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn

Một phần không thể thiếu nữa là dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay báogiá (nếu làm cho khách hàng) Việc dự trù kinh phí phải đi sát với bảng kế hoạch đểtránh việc bỏ qua các mục Phải dự kiến trước danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết

cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí Tùy loại hình sự kiện và nộidung của nó mà chúng ta lên kế hoạch dự trù các hạng mục cho phù hợp với sự kiện.Thông thường bảng ngân sách cho một sự kiện có các khoản mục sau:

- Địa điểm (thuê địa điểm, đò dùng tại địa điểm…)

- Dịch vụ ăn uống

- Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào….)

- Thiết bị truyền thông (âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu, photo, camera…)

- Văn nghệ

- Set up (sân khấu, bàn ghế,…(nếu những thứ này không có trong phí thuê địađiểm))

- Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card, …)

- Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục, …)

- Trò chơi, quà tặng

- Phương tiện đi lại, vận chuyển

- Giao tiếp (gọi điện thoại, gửi thiệp mời, tiếp khách, …)

- Bảo hiểm, an ninh (nếu có)

- Chi phí khác (tiền điện, nước, …)

- Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

Nên chủ động liên hệ nhà cung cấp để biết giá cả, và phải lưu ý đến giới hạn ngânsách và cuối cùng là không thể không tính đến phần chi phí dự phòng cho sự kiện, tùythuộc quy mô mà phần này có thể là từ 5 – 10% trong toàn bộ chi phí

1.4.4 Thuyết trình kế hoạch

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho sự kiện,bắt đầu cho bước gặp khách hàng/ cấp trên để thuyết trình kế hoạch của mình Thôngqua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện

kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/ cấp trên sẽ đòi hỏibạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ

Nếu sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức,mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.

1.4.5 Tổ chức sự kiện

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi phải có nhân sự thực hiện.Nếu là người trong một công ty, cần huy động nhóm/ phòng ban của mình, nhờ sự hỗtrợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợthực hiện Nếu ở một công ty sự kiện, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có nhữngnhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phậnphụ trách khách hàng (Account), bộ phận thiết kế (Design), bộ phận ý tưởng(Creative), bộ phận sản xuất (Production), bộ phận tài chánh (Finance), bộ phận truyềnthông đối ngoại (PR-Media)…

Nhiệm vụ của một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính sự kiện này, là kếtnối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt sự kiện Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả,phân công công việc, tiến độ (schedule) có các thời hạn cụ thể… thật chi tiết và giámsát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảosát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ,dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách,phương tiện đi lại (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)… và bạn sẽ phải thật chu đáo vànghiêm túc để hoàn thành Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra

để có biện pháp ứng biến phù hợp

Trong sự kiện (At-Event), với vai trò trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọihoạt động Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ,đem lại một sự kiện làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/ Khách hàng

Mọi việc vẫn chưa kết thúc mà có rất nhiều công việc khác cần giải quyết ngay sau

sự kiện (Post-Event): dọn vệ sinh ngay sau khi sự kiện kết thúc, bàn giao địa điểm cho

chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phảicùng nhóm làm sự kiện (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí làkhông thành công)

1.4.6 Đánh giá

Sau đó vài ngày chúng ta phải gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết,quyết toán với công ty:

- Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởngphạt cho nhân sự trong chương trình

- Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chươngtrình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồicủa họ

- Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờphơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…

- Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm

Trong nhóm sự kiện cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… càng sớmcàng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những sự kiện tiếptheo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sựkiện Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trongmột, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể Nói ngắngọn, đằng sau một sự kiện, có rất nhiều thứ để làm

1.5 Các loại hình sự kiện

1.5.1 Phạm vi không gian

Gồm có 2 loại:

+ Sự kiện bên ngoài

+ Sự kiện bên trong

1.5.2 Nội dung sự kiện

Tùy vào nội dung của sự kiện mà có những loại sự kiện như:

+ Họp báo là buổi họp mà khách mời là báo chí (gồm đài truyền hình, đài phát

thanh, báo viết, báo điện tử )

Mục đích: Thường thì doanh nghiệp sẽ họp báo để thông báo một tin quan trọng

liên quan đến doanh nghiệp (khai trương, động thổ, đổi tên, giới thiệu logo), đến ho

ạt động kinh doanh (tung ra sản phẩm mới), hay các hoạt động mà xã hội thamgia (đóng góp cho quỹ hỗ trợ ngưòi nghèo).

+ Tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị là cuộc gặp mặt của nhiều người để bàn về một số nội dung, vấn đề quan

tâm

Mục đích của hội nghị: Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung, vấn đề

trong chương trình công tác hoặc đang được quan tâm lưu ý Những đề xuất, kiến nghịhoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học

+ Tổ chức khai trương

Mục đích: nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn

nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt Chúng tôi khác với các đối thủcạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục

vụ bạn” Doanh nghiệp phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi

lễ khai trương

+ Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm

Giới thiệu sản phẩm mới những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm

với các chương trình giải trí, biểu diễn

Mục đích: là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Kỷ niệm thành lập

Mục đích: thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó của doanh nghiệp là

một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ,lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại

+ Tổ chức triển lãm

Triển lãm thương mại là sự kiện thương mại liên quan đến việc đàm phán các tỷ lệ

tài trợ cho gian hàng thương mại quảng cáo, không gian và thúc đẩy sự kiện này, tạinhững triển lãm thương mại, các nhà kinh doanh có thể trưng bày sản phẩm, tìm kiếmđối tác

Mục đích: Tổ chức tham dự triển lãm thương mại là một hoạt động thế hệ lãnh

đạo, hoặc tổ chức để củng cố hình ảnh của mình như một nhà lãnh đạo ngành công

nghiệp trong số những người tham dự, chẳng hạn như các thành viên, khách hàng,triển vọng và các nhà cung cấp.

+ Tổ chức sự kiện văn hoá, thể thao

Là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng Những chương trìnhnày cần được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc Thể hiện được tínhchuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi Và người tham gia cầnphải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọnlựa, đánh giá và trao giải thưởng

Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song Nhà tổ chức sự kiện có thểchuẩn bị được những vấn đề cơ bản do thời tiết gây ra Nhà tổ chức cần lưu ý rằng thờitiết khí hậu mang tính quy luật của tự nhiên, song tác động cụ thể của nó tới đời sốngkinh tế, văn hóa, xã hội lại phải gắn với địa hình từng khu vực Khi tiến hành phân tíchthời tiết để dự trù công việc phải kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố đó mới có thể xuyênsuốt những công việc cụ thể phải giải quyết do thời tiết gây ra

Ở Việt Nam, thời tiết mang tính quy luật rõ nét ở hai miền rất khác nhau, vì vậy sựảnh hưởng của thời tiết cũng có sự khác nhau.Trước khi lên chương trình, hãy xem xét

ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện tới mức nào Cần quan hệ với

cơ quan khí tượng địa phương, cơ quan du lịch để nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ranhư nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm, sương giá, gió mùa, v.v… trước khi đưa ra quyếtđịnh cuối cùng Hãy hỏi số liệu thống kê diễn biến thời tiết chính thức, không chấpnhận một bản báo cáo bằng miệng

Cho dù trước kia chưa bao giờ diễn ra những hiện tượng thời tiết mà ta quan tâm(gió, mưa, tuyết, v.v…) thì các Nhà tổ chức sự kiện cần có những giải pháp dự phòngđối với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những điểm dựphòng

Những người từng tổ chức sự kiện ở cả hai miền Nam, Bắc là người cần nhận biết

rõ những điểm khác biệt này và hiểu làm thế nào để tổ chức một sự kiện phù hợp vớivăn hóa, tập quán, sở thích của từng vùng chứ không đơn thuần là bê y nguyên một môhình từ miền này áp vào miền kia

Nhiều người tổ chức sự kiện ở Sài Gòn gặp một số rắc rối ban đầu khi lần đầu tiên

tổ chức sự kiện ở miền Bắc và ngược lại Tuy nhiên, sau một vài lần đúc kết được kinhnghiệm, tất cả đều thấy rằng chìa khóa cốt lõi nằm ở chỗ họ phải khám phá đượcnhững điểm khác nhau đó để thực hiện cho phù hợp

Ngay cả từ khâu chuẩn bị, tổ chức đã có những điểm khác biệt đòi hỏi người tổchức sự kiện phải nắm rõ để quá trình thực hiện của mình thuận lợi hơn Bởi vì, người

ta hay nói là “thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, một sự kiện được tổ chức tốt không chỉphụ thuộc vào năng lực của người tổ chức, mà sự hỗ trợ của những nhân tố đi kèmcũng hết sức quan trọng” – Anh Nguyễn Đức Bộ – chuyên gia tổ chức sự kiện củacông ty MC (TPHCM) khẳng định

1.6.3 Nhân lực

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố đểđạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyềntải và người thực hiện việc truyền tải thông tin Thành công sẽ nằm ở việc xác địnhđúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thươngmại đó Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhânviên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phầnquan trọng

1.6.4 Tài chính

Tài chính là vấn đề quan trọng và là hàng đầu của tổ chức sự kiện tài chính quyếtđịnh việc tổ chức sự kiện có thể được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổchức sự kiện

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC “GIẢI ĐUA THUYỀN TRUYỀN THỐNG TOÀN QUỐC” QUA CÁC NĂM

2.1 Tổng quan về thể thao

Theo nghĩa hẹp thể thao là một hoạt động trò chơi( trình độ khác nhiều so với tròchơi thông thường, đơn giản), một hình thức thi đấu đặc biệt Chủ yếu và phần nhiềubằng sự vận động thể lực , nhằm phát huy những năng lực chuyên biệt, đạt nhữngthành tích cao, cao nhất, được so sánh trực tiếp và công bằng trong những điều kiệnchuyên môn như nhau

Theo nghĩ rộng, thể thao không chỉ là hoạt động thi đấu biểu diễn đặc biệt mà còn

là sự chuẩn bị cho nó cùng những quan hệ, chuẩn mực, những thành tựu đạt đượctrong hoạt động này

Phong trào thể thao là một hình thức đặc biệt của các hoạt động xã hội, có nhiệm

vụ phối hợp nâng cao trình độ văn hóa thể chất và phát triển thể thao trong nhân dân.Phong trao thể thao là hoạt động có tính mục đích của các tổ chức nhà nước, xã hội,nhằm phát triển thể dục thể thao Phong trào thể thao là một bộ phận hoạt động vănhóa, giáo dục, có vị trí và chức năng quan trọng trong giáo dục hài hòa về nhân cách

và thể chất con người

2.2 Các sự kiện đua thuyền đã diễn ra

2.2.1 Nguồn gốc của sự kiện đua thuyền

Từ xa xưa ở Việt Nam đã có đua thuyền Đua thuyền ở nhiều nơi không phải là tròthi tài mà là hành vi thực hiện một nghi lễ với thuỷ thần, xuất phát từ tục cầu nước của

cư dân nông nghiệp - tín ngưỡng phồn thực

Có nơi cuộc thi chỉ có hai thuyền, một chải “đực” mang hình chim ở mũi thuyền,chải kia là “cái” mang hình cá Hai biểu tượng đối ứng giao hoà âm - dương (chim trêncao, dương - cá dưới nước, âm); khô - ướt (thuyền và nước); thuyền trôi, mái chèokhuấy nước nhằm “đánh thức thuỷ thần” và cuộc đua ấy chỉ thực hiện vào ban đêm,đến dạng sáng thì kết thúc Cuộc đua thuyền của cư dân miền biển thì lại mang ý nghĩacầu ngư Có địa phương tổ chức đua thuyền để tưởng niệm các anh hùng giỏi về thủychiến

Ngày nay, đua thuyền là một nội dung quan trọng trong chương trình của rất nhiều

lễ hội từ Bắc chí Nam, nhất là các địa phương có sông hồ hoặc gần biển Cuộc đuathuyền hiện nay ở nhiều địa phương không đơn thuần là một hoạt động tín ngưỡng nhưbưổi ban đầu mà đã trở thành sự kiện thể thao hấp dẫn có quy mô lớn, thu hút nhiềuđối tượng tham gia Đua thuyền đã có thêm sứ mệnh của cuộc thi tài và biểu dươngsức mạnh tập thể

2.2.2 Giới thiệu về các sự kiện đua thuyền truyền thống đã diễn

2.2.2.1 Đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2009

Giải Đua thuyền truyền thống vô địch quốc gia năm 2009 sẽ chính thức khởi tranh

từ ngày 01/7 - 03/7/2009 tại sông Thạch Hãn - Thị xã Quảng Trị Có 07 tỉnh, thành:

An Giang, Bình Thuận, Cần Thơ, Đà Nẵng, Đồng Tháp, Kiên Giang và chủ nhàQuảng Trị tham dự

Giải khởi tranh sáng ngày 01/7/2009 tại sông Thạch Hãn, Thị xã Quảng Trị doHiệp hội Thể thao dưới nước Việt Nam, Sở VHTTDL Quảng Trị và UBND Thị xãQuảng Trị tổ chức Giải được tổ chức trùng thời điểm kỷ niệm 200 năm lỵ Sở QuảngTrị, 20 năm tái lập Thị xã Quảng Trị (1989 - 2009)

Tham dự giải có trên 300 VĐV thuộc 07 tỉnh, thành tham dự: An Giang, BìnhThuận, Cần Thơ, Đà Nẵng, Đồng Tháp, Kiên Giang và Quảng Trị tranh 18 bộ huy

chương ở các nội dung 200m, 500m, 1000m thuyền 12 nam, nữ; thuyền 22 nam, nữ vàthuyền 12, 22 nam-nữ hỗn hợp

2.2.2.2 Đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2010

Giải Đua thuyền truyền thống vô địch toàn quốc năm 2010 trong chương trình Đạihội TDTT toàn quốc lần thứ VI – 2010 diễn ra từ ngày 24 – 26/4/2010 tại sông Hàn,

Tp Đà Nẵng do Hiệp hội Thể thao Dưới nước Việt Nam và Sở VHTTDL Tp ĐàNẵng phối hợp tổ chức

Tham dự giải có trên 600 tay chèo thuộc 11 tỉnh, thành: An Giang, Bình Thuận,

Tp Cần Thơ, Đồng Tháp, Kiên Giang, Sóc Trăng, Cà Mau, Quảng Trị, Thừa ThiênHuế, Thanh Hóa và Tp Đà Nẵng dự tranh 18 bộ huy chương các nội dung nam, nữ vàhỗn hợp loại thuyền 12 và thuyền 22 ở các cự ly 200m, 500m và 1000m

Qua 3 ngày tranh tài, Quảng Trị với lực lượng đồng đều, đầu tư tập trung tập luyệntrong 7 tháng đã xuất sắc đoạt ngôi Nhất toàn đoàn với 8 HCV, 7 HCB, 1 HCĐ.Tương tự, hơn 5 tháng đầu tư trọng điểm cho các quận theo từng nội dung, chủ nhà ĐàNẵng dự tranh đủ 18 bộ huy chương Mặc dù qua 2 ngày thi đấu, Tp Đà Nẵng chỉ đoạt

01 HCV, 03 HCB, 01 HCĐ, sang ngày thứ ba ở cự ly 200m được lợi thế về thuyền đua

12 và các tay chèo thuyền 12 nữ vốn không được giới chuyên môn đánh giá mạnh đã

“bất ngờ” đạt 2 HCV, đưa chủ nhà Tp Đà Nẵng lên vị trí Nhì toàn đoàn (3 HCV, 3HCB, 03 HCĐ) Trong khi đó, ở ngày thi đấu đầu tiên, trong thời tiết sóng to gió lớn,

sự đầu tư hơn 5 tháng của Tp Cần Thơ có lợi thế về đường đua may mắn đoạt 02HCV ở nội dung thuyền 12 và thuyền 22 hỗn hợp 1000m vốn không đánh giá cao độimạnh ở nội dung này, kết quả chung cuộc Cần Thơ vị trí Ba toàn đoàn với 2 HCV, 3HCB, 2 HCĐ Tổng toàn giải có 8/11 đơn vị tỉnh, thành đạt huy chương, ba đơn vị SócTrăng, Cà Mau và Đồng Tháp không đạt huy chương nào

2.2.2.3 Đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2011

Từ ngày 10 - 12/5/2011 tại Vịnh Mũi Né, Tp Phan Thiết, nhằm hưởng ứng năm

Du lịch quốc gia Duyên Hải Nam bộ với chủ đề “Du lịch biển đảo 2011”, giải đuathuyền truyền thống VĐTQ 2011 khởi tranh với 7 tỉnh tranh 12 bộ huy chương ở 4 nộidung thuyền 10 hỗn hợp, thuyền 20 hỗn hợp, thuyền 10 nam và thuyền 10 nữ ở các cự

ly 200m, 500m, 1000m

Giải đua thuyền truyền thống vô địch quốc gia 2011 có 300 vận động viên của 7đội thuyền truyền thống mạnh của cả nước gồm: chủ nhà Bình Thuận, Hải Dương, ĐàNẵng, An Giang, Quảng Trị, Cần Thơ, Kiên Giang Các đội tuyển tham gia thi đấutranh 12 bộ huy chương ở 4 nội dung thuyền 10 hỗn hợp, thuyền 20 hỗn hợp, thuyền

10 nam và thuyền 10 nữ ở các cự ly 200m, 500m, 1000m

Giải được tổ chức nhằm hưởng ứng Năm du lịch quốc gia duyên hải Nam Trung

bộ 2011 với chủ đề “Du lịch biển đảo”, đồng thời nhằm thúc đẩy phong trào tập luyệnmôn Đua thuyền truyền thống ngày càng phát triển rộng khắp trên cả nước; bảo tồn vàphát huy các giá trị văn hoá, thể thao truyền thống của dân tộc mà qua đó, còn nhằmkiểm tra, đánh giá chất lượng công tác đào tạo và huấn luyện VĐV môn Đua thuyềntrên cả nước Bên cạnh đó, giải đấu chính là dịp để quảng bá hình ảnh, tiềm năng dulịch, con người Bình Thuận đến với bạn bè các tỉnh trong cả nước nói riêng và quốc tếnói chung

2.2.3 Cách thức tổ chức các chương trình đua thuyền

2.2.3.1 Mục đích

- Nhằm thúc đẩy việc phát triển phong trào tập luyện môn Đua thuyền truyềnthống (Thuyền Rồng) ngày càng rộng khắp trong cả nước, nhằm bảo tồn và phát huytruyền thống Văn hóa, Thể thao của dân tộc; tăng cường sự hiểu biết, giao lưu, đoànkết giữa các địa phương

- Kiểm tra, đánh giá kết quả, chất lượng đào tạo, huấn luyện vận động viên đuathuyền truyền thống trong cả nước

- Nâng cao năng lực tổ chức thi đấu, công tác điều hành của trọng tài các môn Đuathuyền truyền thống

2.2.3.2 Thời gian, địa điểm

- Thời gian: từ 3 – 5 ngày

- Địa điểm: mỗi năm sẽ được tổ chức tại các tỉnh thành khác nhau

2.2.3.3 Đối tượng tham gia

- Tất cả các vận động viên Đua thuyền truyền thống của các tỉnh, thành, ngànhtrong cả nước

2.2.3.4 Tính chất và nội dung sự kiện

- Các VĐV trẻ, khỏe, có tinh thần đoàn kết trong thi đấu rất cao

- Đẩy phong trào tập luyện môn Đua thuyền truyền thống ngày càng phát triểnrộng khắp trên cả nước

- Góp phần bảo tồn và phát huy các giá trị văn hoá, thể thao truyền thống của dântộc

- Giải đấu chính là dịp để BTC, các trọng tài nâng cao năng lực tổ chức thi đấucũng như công tác điều hành tại các giải

2.2.4.2 Nhược điểm

- Tốn nhiều kinh phí cho việc tập huấn hay phải đi thi đấu mà không có thuyền(chủ yếu là thuê vì không đủ kinh phí vận chuyển thiết bị thuyền đua)

- Các tay đua rất trẻ nên chưa có kinh nghiệm trong thi đấu, kỹ năng tay nghề cònchưa cao

- Trong suốt thời gian diễn ra thì những hình ảnh bạo lực chửi bới, văng tục của

người xem đã phần nào làm mất đi vẻ đẹp và tinh thần thể thao cao thượng của mộtmôn thể thao truyền thống bậc nhất của người dân Việt Nam

CHƯƠNG III: TỔ CHỨC “GIẢI ĐUA THUYỀN TRUYỀN THỐNG TOÀN

Ngoài ra giải được tổ chức cũng nhằm tuyên truyền, quảng bá về tiềm năng, lợi thế

về phát triển du lịch của vùng đất Thừa Thiên - Huế đến đông đảo du khách trong vàngoài nước

3.1.2 Phân tích SWOT

3.1.2.1 Điểm mạnh

Đua thuyền truyền truyền thống là một nét văn hóa có từ rất lâu của người dân biểnViệt Nam, trải qua thời gian nhưng nó vẫn giữ được những nét truyền thống vốn có,như chúng ta đã biết bất cứ bộ môn thể thao nào cũng có một điểm mạnh và điểm yếunhất định và bộ môn đua thuyền truyền truyền thống cũng không ngoại lệ, cụ thể nó cócác điểm mạnh như sau:

- Các nội dung thi đấu trong bộ môn đua thuyền truyền truyền thống rất đa dạng

như đua thuyền rồng , lắc thúng chai…từ đó có thể thu hút được khán giả

- Quy định trong giải đua thuyền truyền thống rất cụ thể từ đó các VĐV có thểtránh được những sai sót đáng tiếc

- Đua thuyền truyền thống là bộ môn thể thao dễ chơi, không phân biệt đối tượngtham dự bất kì nam, nữ đều có thể tham dự

- Bộ môn đua thuyền truyền thống không đòi hỏi kỹ năng kiến thức văn hóa nhiều

mà chỉ đòi hỏi về sức khỏe để có thể đưa con thuyền đi nhanh nhất

ở giữa sông, biển.

- Quy định trong giải đua thuyền truyền thống rất cụ thể đôi khi tạo áp lực cho cảngười tham gia thi đấu và cả người tham gia cổ vũ

- Các nội dung thi đấu trong bộ môn đua thuyền truyền truyền thống rất đa dạng tuy nhiên nội dung thi đấu chưa được đầu tư sâu

- Môn đua thuyền truyền thống đòi hỏi nhiều kinh phí cho việc tập huấn và phải có sự đầu tư trong thi đấu

3.1.2.3 Cơ hội

Lĩnh vực thể thao là một lĩnh vực luôn được công chúng quan tâm, chú ý đó là một

cơ hội lớn để chúng ta có thể phát triển được bộ môn đua thuyền truyền thống này.Ngoài ra đất nước ta có một điều kiện địa hình thuận lợi cho việc phát triển mônđua thuyền truyền thống đó là có nhiều biển, sông, suối Yếu tố này sẽ góp phầnkhông nhỏ cho việc giải quyết vấn đề nơi tập luyện và địa điểm thi đấu cho bộ mônnày

Sự phát triển của kinh tế đất nước kéo theo sự ra đời của các đoàn thể, tổ chức, cụthể như:

Ngày 16-6-2011, Bộ Nội vụ có quyết định về việc cho phép chia tách Hiệp hội Thểthao dưới nước Việt Nam thành Hiệp hội Thể thao dưới nước Việt Nam và Liên đoànĐua thuyền Việt Nam Việc thành lập Liên đoàn Đua thuyền Việt Nam là một bướctiến quan trọng thúc đẩy sự phát triển cũng như bảo tồn và gìn giữ bộ môn thể thaotruyền thống thú vị và ý nghĩa này

3.1.2.3 Thách thức

Bên cạnh những cơ hội có được thì môn đua thuyền truyền thống cũng có nhữngthách thức như:

Sự phát triển của kinh tế đất nước kéo theo là sự gia nhập của nhiều loại hình thểthao dưới nước hiện đại, mạo hiểm đang dần đươc ưa chuông bởi giới trẻ như: lướtván, đua thuyền buồm…làm cho đua thuyền truyền thống ngày càng ít dần cả về quy

mô và số lượng

Chưa có nhiều sự quan tâm, đầu tư của ngành thể thao cho bộ môn này dẫn đến đờisống sinh hoạt thiếu thốn, trang thiết bị thi đấu nghèo nàn đã ảnh hưởng rất lớn đếnviệc tập luyện và thi đấu của các vận động viên, làm giảm sút tinh thần thi đấu

Ngoài ra đua thuyền truyền thống cũng phải chống chọi sự khắc nghiệt của thờitiết, liên tiếp những trận mưa to kèm gió lớn đã ảnh hưởng không nhỏ tới thành tíchcủa các vận động viên trong thi đấu

mà bây giờ đang ngày càng bị mai một bởi sự gia nhập của nhiều hình thức thể thaodưới nước hiện đại khác

Chương trình có tất cả 22 nội dung thi đấu, trong đó có 18 nội dung thi đấu của bộmôn đua thuyền rồng cho cả nam, nữ và hỗn hợp nam, nữ ở các loại thuyền 10 và 20tay chèo và 4 nội dung thi đấu của bộ mô lắc thúng chai cho nam, nữ ở loại thuyền 1tay chèo

Giải được tổ chức trên phạm vi toàn quốc, đối tượng tham gia là các vận động viênđua thuyền truyền thống đến từ các miền tổ quốc đó là các tỉnh(TP) Hải Phòng, PhúThọ, Thanh Hóa, Thừa Thiên- Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Bình Thuận , Kiên Giang.Các vận động viên đua thuyền của các tỉnh sẽ được thi đấu tại biển Lăng Cô, một trong những địa điểm du lịch đẹp và nổi tiếng của xứ Huế, trong không khí ấm áp của mùa xuân cùng với những nội dung thi đấu đa dạng, được dàn dựng và chuẩn bị kỹ lưỡng

3.3 Lên nội dung chương trình

Ngoài ra giải đua thuyền truyền thống được tổ chức nhằm quảng bá tiềm năng dulịch của xứ Huế đến với đông đảo công chúng trong và ngoài nước từ đó thu hút khách

du lịch đến với xứ Huế nói chung và du lịch Việt Nam nói chung

3.3.2 Thời gian, địa điểm

“Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” được tổ chức kéo dài từ ngày15/04/2012 đến ngày 18/04/2012 tại biển Lăng Cô thuộc thị trấn Lăng Cô, huyện PhúLộc, tỉnh Thừa Thiên Huế

Hình: Biển Lăng Cô,tỉnh Thừa Thiên - Huế

3.3.3 Đối tượng tham gia

Đối tượng tham gia bao gồm trên 400 vận động viên Đua thuyền truyền thốngnam, nữ đến từ các tỉnh (TP): Hải Phòng, Phú Thọ, Thanh Hóa, Thừa Thiên- Huế, ĐàNẵng, Quảng Ngãi, Bình Thuận , Kiên Giang và một số các đối tượng có liên quankhác như:

 Các trưởng đoàn, huấn luyện viên của các tỉnh(TP) Hải Phòng, Phú Thọ, ThanhHóa, Thừa Thiên- Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Bình Thuận , Kiên Giang.

 Tổ trọng tài bộ môn thể thao dưới nước

 Du khách và nhân dân đến xem và cổ vũ

3.3.4 Các nội dung thi đấu

Giải có tất cả 22 nội dung thi đấu, trong đó có 18 nội dung thi đấu của bộ môn đuathuyền rồng cho cả nam, nữ và hỗn hợp nam, nữ ở các loại thuyền 10 và 20 tay chèo

và 4 nội dung thi đấu của bộ mô lắc thúng chai cho nam, nữ ở loại thuyền 1 tay chèo

Thuyền 20Thuyền 10

Nữ Thuyền 20

Thuyền 10

Thuyền 20Thuyền 10

Thuyền 20Thuyền 10Hỗn hợp Thuyền 20

Thuyền 10

Thuyền 20Thuyền 10

Thuyền 20Thuyền 10

Bảng: Nội dung thi đấu bộ môn đua thuyền rồng

Bảng: Nội dung thi đấu bộ môn lắc thúng chai

3.3.5 Những quy định trong thi đấu.

Bất kì các cuộc thi đấu thể thao nào cũng có các quy định nhất định.Các quyđịnh sẽ làm chương trình đi đúng với theo kế hoạch, đảm bảo cho chương trình từ khikhai mạc đến khi kết thúc diễn ra một cách tốt đẹp không có sơ xuất nào xảy ra Ở đây

“Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” cũng có các quy định trong thiđấu như sau:( xem phần phụ lục)

3.3.6 Nội dung của chương trình.

Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012 với chủ đề là “Thừa Thiên Huế Điểm đến văn hóa biển Việt Nam” sẽ được tổ chức từ ngày 15 đến 18 tháng 4 năm

-2012 bao gồm các nội dung như sau:

Nội dung trước ngày thi đấu:

Các cá nhân và đội đua tậpluyện, làm quen với địađiểm thi đấu

14h00-16h00 Họp Ban trọng tài, phân

công nhiệm vụ

Nội dung các ngày diễn ra thi đấu:

Thi đấu vòng loại lắc thúng chai, nộidung 100m nam, nữ, thuyền 1

14h00-17h00

Thi đấu vòng loại nội dung 1000m nam,

nữ, hỗn hợp (nam, nữ) thuyền 20, thuyền10

Thi đấu vòng loại lắc thúng chai, nộidung 200m nam, nữ thuyền 1

8h00-11h00

Thi đấu bán kết nội dung 200m và 500nam, nữ, hỗn hợp (nam, nữ) thuyền 20,thuyền 10

Thi đấu bán kết lắc thúng chai, nội dung100m nam, nữ, thuyền 1

14h00-17h00

Thi đấu bán kết nội dung 1000m nam,

nữ, hỗn hợp (nam, nữ) thuyền 20,thuyền 10

Thi đấu bán kết lắc thúng chai, nội dung200m nam, nữ, thuyền 1

17/4

8h00-11h00

Thi đấu vòng chung kết nội dung 200m

và 500 nam, nữ, hỗn hợp (nam, nữ)thuyền 20, thuyền 10

Thi đấu chung kết lắc thúng chai, nộidung 100m nam, nữ, thuyền 1

14h00-16h00

Thi đấu chung kết nội dung 1000m nam,

nữ, hỗn hợp (nam, nữ) thuyền 20, thuyền10

Thi đấu chung kết lắc thúng chai, nộidung 200m nam, nữ, thuyền 1

18/4 7h30- 9h00 Lễ bế mạc- tổng kết – trao giải

3.3.7 Lập nội dung giấy phép thực hiện chương trình.

Việc quan tâm đầu tiên khi thực hiện một giải đua thuyền là phải xin được giấy phépthực hiện chương trình từ các cơ quan chức năng có trách nhiệm trong lĩnh vực thểthao cụ thể là Bộ VHTTDL Việt Nam Những hồ sơ cần thiết để xin giấy phép thựchiện “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” là : Đơn xin cấp phép tổchức giải, Bản cam kết tổ chức giải đúng theo quy định và một số giấy tờ khác có liênquan khác

3.3.8 Lên nội dung cho việc quảng bá chương trình

Khi xây dựng một chiến lược truyền thông cần lựa chọn được những công cụtruyền thông tích hợp phù hợp để có thể truyền thông một cách hữu hiệu nhất.Trong ‘‘Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012’’ căn cứ vào mục tiêu vàhiệu quả của chiến lược truyền thông, khi lựa chọn các phương tiện quảng cáo, sau khi

đã xem xét nhiều mặt, tính chất và mục đích của giải, nhóm đã chọn ra các phươngtiện để quảng cáo cho giải một cách phù hợp nhất như sau:

- Quảng cáo trên truyền hình

- Quảng cáo trên báo

- Quảng cáo ngoài trời

Đối với một sự kiện thể thao, truyền thông là một điều tất yếu là quan trọngnhất, nó quyết định đến sự thành bại của chương trình Ở từng phương tiện truyềnthông, chúng tôi sẽ đi sâu để phân tích kĩ hơn

3.3.8.1 Thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí là một hình thức tiếp cận hữu hiệu với giới truyền thông,thông qua thông cáo báo chí giới truyền thông sẽ đưa tin cho sự kiện một cách hiệuquả Chúng tôi sẽ tiến hành soạn thảo và in 20 bản thông cáo báo chí và gởi đài truyềnhình Việt Nam và các đài truyền hình cùng giới báo chí của các tỉnh có vận động viêntham gia sự kiện

Thông cáo báo chí có nội dung đơn giản, dễ hiểu nhưng phải đầy đủ các thôngtin về “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012 Hạn chế tối đa những thôngtin không cần thiết ( Có bản thông cáo báo chí kèm theo)

3.3.8.2 Quảng cáo trên truyền hình

Quảng cáo trên truyền hình là một trong những công cụ đưa tin hữu hiệu, vìtính hiệu quả và khả năng tiếp cận với đông đảo quần chúng nhân dân của nó rất cao,chuyển tải thông tin về ngày, giờ, địa điểm tổ chức “Giải đua thuyền truyền thống toànquốc năm 2012” một cách chính xác và nhanh chóng

Vì đây là giải đua thuyền truyền thống có quy mô toàn quốc và được tổ chức tạitỉnh Thừa Thiên-Huế nên chúng tôi quyết định chọn các kênh VTV1, VTV3 và TRT1(đài truyền hình tỉnh Thừa Thiên Huế) để đưa bản tin cho “Giải đua thuyền truyền

thống toàn quốc năm 2012”, các kênh này có tính chất phổ biến đối với nơi tổ chứcgiải và đông đảo công chúng trong cả nước.

- Khi đưa tin lên truyền hình chúng tôi sử dụng hình ảnh Poster kèm theo lời thoạicủa biên tập viên được thể hiện như sau:

Lời thoại của biên tập viênNhằm chào đón Năm Du lịch Quốc Gia Duyên Hải Bắc Trung Bộ - Huế 2012 với chủ

đề “Du lịch di sản” sẽ được tổ chức tại tỉnh Thừa Thiên Huế, Được sự ủy nhiệm của

Bộ VHTTDL, Hiệp hội Thể thao Dưới nước Việt Nam và Sở VHTTDL Tỉnh ThừaThiên- Huế phối hợp tổ chức giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012

Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012 với chủ đề “Thừa Thiên Huế - Điểmđến văn hóa biển Việt Nam” hộ tụ những đoàn đua thuyền truyền thống mạnh trên cảnước với những kỹ năng về kỹ thuật và chuyên môn cao hứa hẹn sẽ đem lại nhữnggiây phút gây cấn, hồi hộp nhưng không phần hấp dẫn cho người xem Giải được kéodài từ ngày 15/4/2012 đến 18/4/2012 tại biển Lăng Cô thuộc thị trấn Lăng Cô, huyệnPhú Lộc, tỉnh Thừa Thiên Huế Sáng ngày 15/4 sẽ diễn ra lễ khai mạc giải, cuộc thiđấu vòng loại đầu tiên sẽ bắt đầu vào chiều cùng ngày Hãy đến xem và cổ vũ cho

“Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012”

3.3.8.3 Quảng cáo trên báo

Quảng cáo trên báo cũng là một trong những công cụ quảng cáo hiệu quả, nócũng cung cấp đầy đủ thông tin về “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm2012”, mặc dù chi phí quảng cáo trên báo thấp hơn nhưng mức độ hiệu quả lại khôngbằng quảng cáo trên truyền hình

Trong “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” chúng tôi lựa chọncác tờ báo như báo Thanh Niên, Nhân Dân,Thể Thao Ngày Nay vì đây là sự kiện thểthao có quy mô toàn quốc đưa thông tin lên các báo này sẽ có nhiều đối tượng côngchúng tiếp cận được thông tin mà chúng ta cần truyền đạt Ngoài ra chúng tôi còn lựachọn báo Thừa Thiên Huế để đưa tin cho sự kiện vì Thừa Thiên Huế là nơi diễn ra sựkiện.Khi đăng tin lên báo chúng tôi sử dụng hình poster của giải cùng một số lời dẫnliên quan đến “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012”

3.3.8.4 Quảng cáo ngoài trời

Sau khi đã xem xét nhiều mặt, tính chất, hiệu quả Chúng tôi lựa chọn các loạihình quảng cáo ngoài trời như: banroll, phướn, tờ rơi.Cụ thể:

a Banroll

Tiến hành truyền thông bằng bandroll, bằng cách treo các bandroll tại các tỉnh có vậnđộng viên tham dự giải, mỗi tỉnh sẽ treo 20 bandroll tại các trung tâm huyện chính nơi đông dân cư và 30 bandroll nơi gần địa điểm tổ chức giải và các trục đường chính nơi

có đông dân cư và nhiều người qua lại tại tỉnh Thừa Thiên Huế

Banroll phải có nội dung đơn giản nhưng nổi bật được tên sự kiện, thời gian vàđịa điểm Hạn chế tối đa những thông tin không cần thiết Banroll sẽ có khổ là 6m x1m

Thời gian treo banroll sẽ là 1 tháng trước khi diễn ra sự kiện

b Phướn

Phướn cũng là loại hình quảng cáo ngoài trời hiệu quả, phướn sẽ treo dọc tại cáctrụ điện tại các tuyến đường dẫn đến biển Lăng Cô và các tuyến đường chính của cáchuyện trong tỉnh với số lượng 300 cái từ ngày 12/3/2012 đến khi kết thúc giải

Thời gian treo phướn sẽ là 1 tháng trước khi diễn ra sự kiện

Phướn có nội dung đơn giản nổi bật được tên sự kiện, thời gian và địa điểm.Phướn sẽ có khổ là 2m x 0,8m Mẫu phướn cho giải đua thuyền thống toàn quốc năm

2012 như sau:

c.Tờ rơi

Tờ rơi được in màu và thuê người phát tại các nơi đông người, các tuyến đườnglớn, sầm uất tại tỉnh Thừa Thiên Huế với kích thước ½ trang A4 với số lượng 5000 tờ

Tờ rơi sẽ được phát trước khi diễn ra sự kiện 1 tuần

Nội dung và bố cục của tờ rơi:

 Tờ rơi phải có nội dung ngắn gọn

 Ghi rõ tên, chủ đề, địa điểm, ngày diễn ra giải

 Những đội tham gia trong giải

 Tên, logo các nhà tài trợ, bảo trợ

3.3.9 Xin tài trợ

Chúng tôi sẽ tiến hành xin tài trợ từ các doanh nghiệp, công ty, cá nhân có khảnăng và có quan tâm đến các vấn đề thể thao, đặc biệt là bộ môn đua thuyền truyềnthống Căn cứ vào kinh phí cho chương trình thì tài trợ sẽ chia thành các mức khácnhau với những khoản tiền hoặc hiện vật và những quyền lợi khác nhau: Cụ thể

+ Các nhà tài trợ chính cho giải đó là:

 Tập đoàn viễn thông quân đội Viettet

 Công ty Bia- Rượu-Nước Giải Khát Sài Gòn (SABECO)

 Công ty bia Huda Huế

 Ngân hàng công thương Việt Nam (Vietinbank)

+ Các nhà đồng tài trợ bao gồm:

 Công ty nước khoáng Vĩnh Hảo

 Công ty TNHH du lịch Hoàng Gia Việt Nam

Mẫu đơn xin tài trợ và những quyền lợi mà nhà tài trợ nhận được khi tài trợ cho

“Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” như sau: (xem phần Mục Lục)

3.3.10 Chuẩn bị chương trình

3.3.10.1 Nhân sự

- MC : Người dẫn chương trình trong buổi lễ khai mạc

MC của buổi khai mạc phải thoả mãn tiêu chí: Là MC nam độ tuổi khoảng từ

25-35 tuổi, phong cách tự tin, có giọng nói rành mạch để mọi người có thể nghe được

- Lễ tân: Chuẩn bị 15 lễ tân để đón tiếp khách mời, xác nhận khách mời vàhướng dẫn chỗ ngồi cho khách mời trong buổi lễ khai mạc và bế mạc của giải

- Người phát biểu trong buổi khai mạc

Một hoặc hai ngày trước buổi khai mạc, cần gặp gỡ trước với những đại biểu,khách mời có nhiệm vụ đọc diễn văn khai mạc và phát biểu tại lễ khai mạc để thôngbáo và hướng dẫn họ để tránh mọi sự sai sót

- Ban bảo vệ: Bất kỳ sự thành công của một chương trình nào cũng có sự đóng gópkhông nhỏ của ban bảo vệ, và giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012 cũngkhông ngoại lệ, ban bảo vệ được chuẩn bị 50 người để đảm bảo an ninh cho giải Ngoài ra BTC cũng sẽ phối hợp với lượng an ninh của tỉnh Thừa Thiên -Huế nhằmgiúp giải diễn ra trong an toàn và hạn chế những sự việc đánh tiếc xảy ra

- Ban cứu hộ : Vì đây là giải đua thuyền được tổ chức trên biển có diện tích rộngnên trong khi thi đấu cũng có nhiều sự cố xảy ra chính vì thế vai trò của ban cứu hộ làkhông thể phủ nhận, ban cứu hộ được chuẩn bị 20 người với đầy đủ trang thiết bị cầnthiết.

- Ban vệ sinh : Giải đua thuyền thống toàn quốc năm 2012 là một giải đấu có quy

mô toàn quốc, chính vì vậy sẽ quy tụ rất nhiều người, từ đó vấn đề vệ sinh nơi diễn ragiải sẽ không được đảm bảo, ban vệ sinh gồm 20 người có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinhnơi diễn ra giải

- Ban y tế : ban y tế gồm 15 người có nhiệm vụ đảm bảo về vấn đề sức khỏe chocác VĐV và cấp cứu khi cần thiết

- Ca sĩ : Ca sĩ cũng có vai trò rất lớn trong sự thành công của sự kiện, ca sĩ sẽ gópvui cho chương trình bằng những tiệt mục văn nghệ, giúp động viên tinh thần của cácVĐV từ đó có thể thi đấu tốt hơn Trong giải đua thuyền truyền thống toàn quốc sẽmời 2 ca sĩ đó là Mai Hoa và Mỹ Tâm những ca sĩ nổi tiếng đang được nhiều ngườihâm mộ

3.3.10.2 Cơ sở vật chất

Chuẩn bị cơ sở vật chất là một điều rất quan trọng, một sự kiện có sự chuẩn bị cơ

sở vật chất tốt sẽ làm cho các đối tượng tham gia sự kiện có sự thích thú hơn trongtham gia thi đấu Các công việc chuẩn bị về cơ sở vật chất cho giải cụ thể như sau:

- Chuẩn bị 176 thuyền rồng và 32 thuyền thúng cho vận động viên

- Chuẩn bị máy chèo

- 5 thuyền máy cho trọng tài để có thể giám sát, điều khiển trong thi đấu

- 3 thuyền máy cho ban cứu hộ để thực hiện việc cứu hộ khi xảy ra sự cố đáng tiếc

- Chuẩn bị chỗ ở, và nơi ăn uống cho các đoàn tham gia

- 176 chiếc trống cỡ trung để trên thuyền trong khi thi đấu và 5 bộ trống lớn phục

+ Micro: 1 micro không dây cho MC, 1 micro không dây đặt ở mục phát biểu

và 5 micro không dây dự phòng

+ Loa: 4 bộ loa lớn để hai bên sân khấu và 1 ampli trong buổi lễ khai mạc + 5 bộ camera để theo kiểm soát giải

+ 10 bộ đàm để BTC có thể liên lạc khi cần thiết

- Hệ thống bàn ghế bao gồm:

+ 10 bộ bàn ghế cho đại biểu, khách mời

+ 1000 ghế cho các vận động viện, khán giả tham dự và một số các đối tượngkhác

3.3.10.3.Chuẩn bị nội dung các bài phát biểu.

 Diễn văn khai mạc (xem phần phụ lục)

 Lời tuyên thề của đại diện trọng tài

 Lời tuyên thề của đại diện VĐV

 Diễn văn bế mạc giải

3.3.10.4 Chuẩn bị thiệp mời

Thiệp mời sẽ được ban nội dung trong BTC thiết kế, lời mời cần trang trọng,lịch thiệp và thật ngắn gọn nhưng phải nội bật được chủ đề, địa điểm, thời gian, nộidung sự kiện Thiệp mời sẽ được gửi trước khoảng 2 tuần trước khi lễ khai mạc củagiải đua thuyền truyền thống năm 2012 được diễn ra được diễn ra

Các tập thể, cá nhân được mời trong “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốcnăm 2012” bao gồm:

- Bộ VHTTDL Việt Nam

- Hội thể thao dưới nước việt Nam

- Các đơn vị tài trợ chính và nhà đồng tài trợ

- cơ quan báo chí của các tỉnh tham dự giải

- Đài truyền hình Việt Nam và của các tỉnh tham dự giải cùng một số đối tượng

có liên quan khác tổng số thiệp mời là 100 cái

Mẫu thiệp mời như sau:

3.3.10.5 Chuẩn bị trang phục

Chuẩn bị trang phục là việc hết sức quan trọng, các đối tượng cần chuẩn bị trangphục trong “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” đó là:

- 1 bộ trang phục cho MC

Các công việc chuẩn bị cho việc trang trí bao gồm:

- Hoa trang trí tại địa điểm tổ chức

- Hoa cài áo cho khách mời

- Thể đeo của ban tổ chức, VĐV

- Chuẩn bị Backdrop

3.3.10.6 Chuẩn bị quà tặng, giải thưởng.

Bất kỳ chương trình sự kiện nào cũng có sự chuẩn bị về quà tặng, giải thưởng để từ

đó có thể lên ngân sách một cách dễ dàng hơn, vì đây là sự kiện thể thao cụ thể là giảiđua thuyền nên các công việc chuẩn bị quà tặng, giải thưởng bao gồm các loại nhưsau:

- 1 Cúp cho tỉnh nhất toàn đoàn

- 66 bộ huy chương các loại vàng, bạc, đồng

- 66 Giấy khen

- 150 Cờ lưu niệm cho các VĐV và các đối tượng khác tham gia trong giải

- 150 bó bó tươi

3 5.2.7 Chuẩn bị các vật dụng cho sự an toàn

Đây là giải đấu được diễn ra trên biển nên sự an toàn là vấn đề được đặt lên hàngđầu, vì vậy chuẩn bị các vật dụng cho sự an toàn cho các VĐV và các đối tượng kháctham gia trong giải là một điều cần thiết, bao gồm:

- 450 Áo phao

- 100 chiếc phao cứu hộ

- 2 xe cấp cứu phục vụ cho việc di chuyển khi xảy ra tai nạn

3.3.10.Lên kinh phí cho chương trình.

ĐVT: đồng

BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ THỰC HIỆN “GIẢI ĐUA THUYỀN TRUYỀN

THỐNG TOÀN QUỐC NĂM 2012”

STT HẠNG

TIÊU CHUẨN

SỐ LƯỢN G

Kênh TRT1 Gói 20s 2 lần/ngày 1,000,000 38,000,000Kênh VTV1 Gói 20s 2 lần/ngày 7,000,000 266,000,000Kênh VTV3 Gói 20s 2 lần/ngày 8,000,000 304,000,000

dân

Trắngđen

3 lần/

tuần 10,500,000 157,500,000Báo Thừa

32 thuyềnthúng

1,0000,0000/

thuyền rồng và500,000/thuyềnthúng

11 Ban bảo vệ Người 50 100,000/người/