3.3.10.1. Nhân sự
- MC : Người dẫn chương trình trong buổi lễ khai mạc.
MC của buổi khai mạc phải thoả mãn tiêu chí: Là MC nam độ tuổi khoảng từ 25- 35 tuổi, phong cách tự tin, có giọng nói rành mạch để mọi người có thể nghe được. - Lễ tân: Chuẩn bị 15 lễ tân để đón tiếp khách mời, xác nhận khách mời và hướng dẫn chỗ ngồi cho khách mời trong buổi lễ khai mạc và bế mạc của giải.
- Người phát biểu trong buổi khai mạc.
Một hoặc hai ngày trước buổi khai mạc, cần gặp gỡ trước với những đại biểu, khách mời có nhiệm vụ đọc diễn văn khai mạc và phát biểu tại lễ khai mạc để thông báo và hướng dẫn họ để tránh mọi sự sai sót.
- Ban bảo vệ: Bất kỳ sự thành công của một chương trình nào cũng có sự đóng góp không nhỏ của ban bảo vệ, và giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012 cũng không ngoại lệ, ban bảo vệ được chuẩn bị 50 người để đảm bảo an ninh cho giải.
Ngoài ra BTC cũng sẽ phối hợp với lượng an ninh của tỉnh Thừa Thiên -Huế nhằm giúp giải diễn ra trong an toàn và hạn chế những sự việc đánh tiếc xảy ra.
- Ban cứu hộ : Vì đây là giải đua thuyền được tổ chức trên biển có diện tích rộng nên trong khi thi đấu cũng có nhiều sự cố xảy ra chính vì thế vai trò của ban cứu hộ là
không thể phủ nhận, ban cứu hộ được chuẩn bị 20 người với đầy đủ trang thiết bị cần thiết.
- Ban vệ sinh : Giải đua thuyền thống toàn quốc năm 2012 là một giải đấu có quy mô toàn quốc, chính vì vậy sẽ quy tụ rất nhiều người, từ đó vấn đề vệ sinh nơi diễn ra giải sẽ không được đảm bảo, ban vệ sinh gồm 20 người có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh nơi diễn ra giải.
- Ban y tế : ban y tế gồm 15 người có nhiệm vụ đảm bảo về vấn đề sức khỏe cho các VĐV và cấp cứu khi cần thiết.
- Ca sĩ : Ca sĩ cũng có vai trò rất lớn trong sự thành công của sự kiện, ca sĩ sẽ góp vui cho chương trình bằng những tiệt mục văn nghệ, giúp động viên tinh thần của các VĐV từ đó có thể thi đấu tốt hơn. Trong giải đua thuyền truyền thống toàn quốc sẽ mời 2 ca sĩ đó là Mai Hoa và Mỹ Tâm những ca sĩ nổi tiếng đang được nhiều người hâm mộ.
3.3.10.2. Cơ sở vật chất
Chuẩn bị cơ sở vật chất là một điều rất quan trọng, một sự kiện có sự chuẩn bị cơ sở vật chất tốt sẽ làm cho các đối tượng tham gia sự kiện có sự thích thú hơn trong tham gia thi đấu. Các công việc chuẩn bị về cơ sở vật chất cho giải cụ thể như sau:
- Chuẩn bị 176 thuyền rồng và 32 thuyền thúng cho vận động viên - Chuẩn bị máy chèo
- 5 thuyền máy cho trọng tài để có thể giám sát, điều khiển trong thi đấu
- 3 thuyền máy cho ban cứu hộ để thực hiện việc cứu hộ khi xảy ra sự cố đáng tiếc. - Chuẩn bị chỗ ở, và nơi ăn uống cho các đoàn tham gia.
- 176 chiếc trống cỡ trung để trên thuyền trong khi thi đấu và 5 bộ trống lớn phục vụ trong giải.
- Chuẩn bị 4 nhà vệ sinh lưu động phục vụ cho giải. - 3 nhà giữ xe.
- Hệ thống kĩ thuật, âm thanh: để phục vụ cho lễ khai mạc, bế mạc giải, phục vụ trong việc thông báo các thông tin từ BTC đến các VĐV và các đối tượng khác trong những ngày giải diễn ra đồng thời cả trong việc thi đấu bao gồm
+ Micro: 1 micro không dây cho MC, 1 micro không dây đặt ở mục phát biểu và 5 micro không dây dự phòng.
+ 5 bộ camera để theo kiểm soát giải.
+ 10 bộ đàm để BTC có thể liên lạc khi cần thiết. - Hệ thống bàn ghế bao gồm:
+ 10 bộ bàn ghế cho đại biểu, khách mời.
+ 1000 ghế cho các vận động viện, khán giả tham dự và một số các đối tượng khác.
3.3.10.3.Chuẩn bị nội dung các bài phát biểu.
Diễn văn khai mạc (xem phần phụ lục) Lời tuyên thề của đại diện trọng tài Lời tuyên thề của đại diện VĐV Diễn văn bế mạc giải
3.3.10.4. Chuẩn bị thiệp mời
Thiệp mời sẽ được ban nội dung trong BTC thiết kế, lời mời cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn nhưng phải nội bật được chủ đề, địa điểm, thời gian, nội dung sự kiện. Thiệp mời sẽ được gửi trước khoảng 2 tuần trước khi lễ khai mạc của giải đua thuyền truyền thống năm 2012 được diễn ra được diễn ra .
Các tập thể, cá nhân được mời trong “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” bao gồm:
- Bộ VHTTDL Việt Nam. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hội thể thao dưới nước việt Nam.
- Các đơn vị tài trợ chính và nhà đồng tài trợ. - cơ quan báo chí của các tỉnh tham dự giải
- Đài truyền hình Việt Nam và của các tỉnh tham dự giải cùng một số đối tượng có liên quan khác..tổng số thiệp mời là 100 cái.
Mẫu thiệp mời như sau:
3.3.10.5 Chuẩn bị trang phục
Chuẩn bị trang phục là việc hết sức quan trọng, các đối tượng cần chuẩn bị trang phục trong “Giải đua thuyền truyền thống toàn quốc năm 2012” đó là:
- 1 bộ trang phục cho MC - 15 bộ Lễ tân
- 400 bộ trang phục cho VĐV đua thuyền (mỗi tỉnh tham dự sẽ có những trang phục màu khác nhau, trên trang phục có in tên của tỉnh )
3.3.10.6. Trang trí
Các công việc chuẩn bị cho việc trang trí bao gồm: - Hoa trang trí tại địa điểm tổ chức
- Hoa cài áo cho khách mời - Thể đeo của ban tổ chức, VĐV - Chuẩn bị Backdrop
3.3.10.6. Chuẩn bị quà tặng, giải thưởng.
Bất kỳ chương trình sự kiện nào cũng có sự chuẩn bị về quà tặng, giải thưởng để từ đó có thể lên ngân sách một cách dễ dàng hơn, vì đây là sự kiện thể thao cụ thể là giải đua thuyền nên các công việc chuẩn bị quà tặng, giải thưởng bao gồm các loại như sau:
- 1 Cúp cho tỉnh nhất toàn đoàn.
- 66 bộ huy chương các loại vàng, bạc, đồng. - 66 Giấy khen.
- 150 Cờ lưu niệm cho các VĐV và các đối tượng khác tham gia trong giải. - 150 bó bó tươi.
3..5.2.7. Chuẩn bị các vật dụng cho sự an toàn
Đây là giải đấu được diễn ra trên biển nên sự an toàn là vấn đề được đặt lên hàng đầu, vì vậy chuẩn bị các vật dụng cho sự an toàn cho các VĐV và các đối tượng khác tham gia trong giải là một điều cần thiết, bao gồm:
- 450 Áo phao
- 100 chiếc phao cứu hộ
- 2 xe cấp cứu phục vụ cho việc di chuyển khi xảy ra tai nạn.
3.3.10.Lên kinh phí cho chương trình.
ĐVT: đồng