MỤC LỤCLời mở đầu 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN 5 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 5 1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 5 1.3 Lĩnh
Trang 1MỤC LỤC
Lời mở đầu 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN
PHÚC NGUYÊN 5
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 5
1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 5
1.3 Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp 7
1.4 Tổng quan các hoạt động của công ty những năm gần đây7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY PHUCNGUYEN MEDIA 11
2.1 Một số vấn đề chung về tổ chức sự kiện 11
2.1.1 Khái niệm và phân loại 11 2.1.2 Mục tiêu của tổ chức sự kiện 12 2.2.3 Các tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện 12 2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty truyền
thông sự kiện Phúc Nguyên giai đoạn 2013-2015 13
2.2.1 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Phucnguyen Media 13 2.2.2 Hoạt động tổ chức sự kiện của công ty 16 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CỦA CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN PHÚC NGUYÊN 17
3.1 Đánh giá chất lượng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện 17
3.1.1 Đánh giá chung của các bên đối tác 17 3.1.2 đánh giá chung của công chúng 19 3.2 Một số đề xuất cá nhân nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ 21
Trang 2Kết luận 23
Phụ Lục 24
Tài liệu tham khảo: 28
Trang 3Lời mở đầu
Hiện nay, với thời đại của khoa học - công nghệ thông tin đã mở ra một vậnhội mới cho các cá nhân và cộng đồng Theo đó, cấu trúc ngành kinh doanh đã thayđổi, các doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, chuyên nghiệp hơn trong tất
cả các lĩnh vực Nhưng để khẳng định được vị trí vững chắc trên thị trường thì cáccông ty luôn có xu hướng quan tâm đến việc quảng bá và đánh bong hình ảnhthương hiệu của mình Và tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biếnnhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, luôn gây đượcnhững tiếng vang lớn Thông qua các sự kiện được tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo
sự chú ý hơn nữa của khách hàng, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanhnghiệp mình, phát triển dịch vụ hay sản phẩm, làm tăng doanh số bán hàng củacông ty qua đó quảng bá thương hiệu của mình Trên thực tế để tổ chức thành côngmột sự kiện thì các doanh nghiệp thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ
tổ chức sự kiện để giúp họ quản lý lĩnh vực này Nhưng các công ty cung cấp dịch
vụ tổ chức sự kiện hoạt động theo một quy trình như thế nào, quy trình tổ chức sựkiện ở doanh nghiệp trải qua những bước nào, và làm thế nào để các công ty tổ chức
sự kiện có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của thị trường về dịch vụ này? Đó là vấn
đề đang được các nhà cung cấp tổ chức sự kiện và xã hội quan tâm
Sau một thời gian thực tập tại công ty Truyền thông- sự kiện Phúc Nguyên ,với vốn kiến thức của mình, thấy được năng lực kinh doanh và chất lượng tổ chức
sự kiện của công ty em đã chọn đề tài: “Đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên”.
Mục đích nghiên cứu: phân tích, đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sựkiện, từ đó nêu được những ưu điểm, nhược điểm của nó, dựa trên các cơ sở lý luận
về tổ chức sự kiện qua quá trình học tập, nghiên cứu và thực tập tại công ty đưa ramột số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty Truyềnthông- sự kiện Phúc Nguyên
Trang 4Trong bài báo cáo, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện cộng vớinghiên cứu thực tiễn bằng quan sát, điều tra phỏng vấn em xin đưa ra một số thôngtin, đánh giá tổng quát và một số nghiên cứu cá nhân về tình hình thực trạng kinhdoanh dịch vụ tổ chức sự kiện trong giai đoạn 2013-2015 và một số ý kiến đóng gópnhằm nâng cao chất lượng dịch vụ trong những năm tiếp theo
Báo cáo của em gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty Truyền thông- sự kiện Phúc Nguyên Chương 2: Thực trạng về chất lượng Hoạt động tổ chức sự kiện của công
ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên.
Chương 3:Đánh giá chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên.
Trang 5CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN
PHÚC NGUYÊN 1.1 Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty ển của công ty ủa công ty
Tên công ty: công ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên
Trụ sở chính: Số 27, Ngách 3/40, Phố Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Công ty truyền thông sự kiện Phúc Nguyên ( PhucNguyen Media) được
thành lập năm 2013 PHUCNGUYEN MEDIA là đơn vị hoạt động chuyên nghiệp
trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo, cung ứng thiết bị sựkiện, nhân sự cao cấp
Trong nhiều năm hoạt động, PHUCNGUYEN MEDIA luôn giữ vị trí làcông ty hàng đầu về sáng tạo và phát triển trong việc cung cấp trọn gói các dịch vụ
hỗ trợ truyền thông tiếp thị, tổ chức sự kiện, cung cấp các thiết bị hội nghị và dịch
vụ hỗ trợ khác Với kỹ năng tư vấn chuyên nghiệp và dịch vụ khách hàng linh hoạtmong muốn tạo ra cho khách hàng những giá trị gia tăng thiết thực thông qua cácdịch vụ của mình
Với phương châm “Chia sẻ ý tưởng, kết nối thành công”, công ty mong
muốn góp sức vào sự phát triển và thành công của khách hàng thông qua việc tạodựng những hình ảnh độc đáo và ấn tượng PHUCNGUYEN MEDIA quyết tâm trởthành một Công ty được kính trọng và thu hút nhất trong lĩnh vực cung cấp các dịch
vụ hỗ trợ – tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng, nhân viên, cộng đồng và cổ đôngcủa mình
1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty PhucNguyen Media:
Trang 6Nguồn: ban quản lý nhân sự trong phòng Sales
Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáokhác theo yêu cầu của Ban điều hành
Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng;đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cảitiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công
Cân đối kế hoạch tài chính của Công ty, điều hoà các loại vốn trong Công
ty, quan hệ với Tổng công ty, ngân hàng và tài chính, cũng như các cổ
Trang 7đông là pháp nhân để tạo nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinhdoanh khi có nhu cầu.
- Nhiệm vụ phòng tổ chức sự kiện hội thảo
Lên kế hoạch cụ thể, phân công công việc cho các nhân viên để thực hiệndịch vụ
Theo dõi quá trình tổ chức sự kiện kể từ khi nhận được thông báo từkhách hàng hay ban giám đốc
Kiểm soát quá trình diễn ra sự kiện để đạt được yêu cầu chất lượng vàtiến độ từ phía khách hàng
Trong từng trường hợp, có thể giúp khách hàng chuẩn bị các thiết bị cânthiết trong sự kiện, hội nghị, hội thảo
Nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, báo cáo về ban giám đốc để rútkinh nghiệm và làm bài học
- Nhiệm vụ phòng truyền thông, thiết kế, kỹ thuât:
Cung cấp các thông tin cần thiết đến với khách hàng
Thiết kế mọi yêu cầu hợp lý, phù hợp với yêu cầu khách hàng Khi thiết
kế xong, bộ phận thiết kế cần gửi lại cho khách hàng xem xét trước khi
in, phun Bộ phận thiết kế có trách nhiệm sửa đổi sao cho khách hàngcảm thấy hài lòng Sau khi nhận được yêu cầu hoàn thiện, bộ phận thiết
kế cần đôn đốc xưởng in, các cơ quan có lien quan đến quá trình cung cấpsản phẩm hoàn thiện đúng thời gian được thoả thuận với khách hàng
1.3 Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
- Dịch vụ tổ chức sự kiện: hội nghị hội thảo, hội chợ- triển lãm, lễ ký kết, khaitrương, giới thiệu sản phẩm…
- Cho thuê thiết bị: thiết bị trình chiếu, thiết bị văn phòng, thiết bị dịch đangôn ngữ, thiết bị âm thanh ánh sang
- Dịch vụ thiết kế, in ấn: thiết kế và dàn dựng, thiết kế sản xuất các loại ấnphẩm phục vụ hội nghị, thiết kế- in ấn các loại ấn phẩm quảng cáo
- Dịch vụ hỗ trợ sự kiện: nhân sự phúc vụ sự kiện, đón khách VIP tại sân bay,dịch vụ cung cấp phương tiện đi lại, đặt phòng khách sạn trong nước và quốc tế…
- Tổ chức tour du lịch: tổ chức các tour du lịch trong nước, tổ chức tour du lịchnước ngoài…
1.4 Tổng quan các hoạt động của công ty những năm gần đây
Bảng: Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của các lĩnh vực kinh doanh của công
ty giai đoạn 2013-2015:
Đơn vị: triệu đồng
Trang 8( Nguồn: Phòng kế toán công ty PhucNguyen Media)
Biểu đồ thể hiện tỷ trọng các lĩnh vực kinh doanh của công ty năm 2015
Từ bảng doanh thu cho thấy, năm 2013 - 2014 phần lớn doanh thu của công
ty từ hoạt động cũng cấp dịch vụ thiết kế in ấn và hỗ trợ tổ chức sự kiện Cho thấytrong giai đoạn này lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là thiết kế, in ấn và hỗtrợ tổ chức sự kiện Do trong giai đoạn đầu thành lập, công ty chưa có chỗ đứng trênthị trường, cũng như lượng khách hàng tiềm năng còn thấp, kỹ thuật chuyên môn vàvấn đề về tài chính và vốn đầu tư còn thấp nên doanh nghiệp chưa thể có đủ điềukiện để tổ chức trọn gói cho một sự kiện, hội nghị , hội thảo
Tổ chức sự kiện
Hỗ trợ sự kiện
Trang 9Tuy nhiên, từ biểu đổ thể hiện tỷ trọng các lĩnh vực kinh doanh của công tynăm 2015, hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện đang chiếm tỷ trọng cao nhất với 33%,đem lại nguồn doanh thu chính cho công ty Nhưng lợi nhuận của công ty năm 2015thấp hơn so với năm 2014, nguyên nhân là do giai đoạn này công ty tập trung nhiềuvào việc đào tạo đội ngũ nhân viên để nâng cao nghiệp vụ đồng thời tuyển thêmnhân viên mới để mở rộng quy mô Đến nay công ty đã có khoảng 30 nhân viênchính thức và hơn 20 cộng tác viên cho các sự kiện PhucNguyen Media chính thức
là một trong những công ty chuyên tổ chức, đồng hành, hỗ trợ các sự kiện hội nghị
Các sự kiện được Phúc Nguyên hỗ trợ và đồng hành tổ chức đều nhận được
sự hài lòng từ phía khách hàng Những sự kiện đó phần lớn là các hội nghị quantrọng, mang tầm quốc tế và mang tính chất chính trị Một số sự kiện nổi bật như:
1 Ngày hội quý ông
vào bếp Công đoàn cơ sở trường đạihọc tài nguyên và môi
3 Khởi động giờ Trái
5 Ngày hội sữa học
Bộ tài nguyên môi trường Ngày 5 tháng 6 năm 2015
7 Hội thảo- khoá đào
9 Kỷ niệm 10 năm Bộ tài chính Ngày 10 tháng 1 năm
Trang 10thành lập hội thẩm
10 Sự kiện Ngày hội
những đôi tay xinh Bộ tư pháp và tổ chứcUSAID Ngày 23 tháng 11 năm2015
(Nguồn: Phòng tổ chức sự kiện công ty PhucNguyen Media)
Cho thấy, những sự kiện Phúc Nguyên tổ chức cũng như đồng hành tổ chứcgồm những sự kiện chính trị, thuộc ban ngành chính phủ Những dự án đó khôngchỉ thuộc lĩnh vực hội nghị mà còn là các buổi họp báo, lễ trao giải, hội chợ- triểnlãm, chương trình từ thiện…
Trang 11CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY PHUCNGUYEN
MEDIA
2.1 Một số vấn đề chung về tổ chức sự kiện.
2.1.1 Khái niệm và phân loại
a) Khái niệm
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các
tư liệu lao động cùng việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện cácdịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào
đó trong một thời gian và không gian cụ thể, nhằm chuyển tới đối tượng tham gia sựkiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu
( Theo giáo trình Kỹ năng tổ chức sự kiện- TS: Lưu Kiếm Thanh)
b) Phân loại
Để phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta
có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:
- Theo địa điểm làm event
Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm
Ngoài trời: ca múa nhạc - thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao
- Theo mục đích của event
+ Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ
+ Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học
+ Chương trình nhân dịp đặc biệt
+ Chương trình cảm ơn khách hàng
Trang 12+ Chương trình kỉ niệm công ty.
+ Chương trình quảng cáo đơn thuần
2.1.2 Mục tiêu của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng
với công chúng là một trong những công việc quan trọng của doanh nghiệp giúpdoanh nghiệp gần với khách hàng hơn
Theo đó, các chiến dịch quảng bá thương hiệu ngày càng được doanh nghiệpchú trọng hơn khi không chỉ áp dụng những chiến dịch quảng bá thông thường nhưtreo băng rôn, quảng cáo trên truyền hình mà các doanh nghiệp ngày càng mạnhdạng đầu tư cho việc tổ chức sự kiện Có thể nói trong các hình thức quảng cáo,chiến dịch marketing thì tổ chức sự kiện là một trong những hình thức mang lại hiệuquả truyền thông, xây dựng hình ảnh hiệu quả nhất
Không chỉ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp tổ chức sự kiện còn giúpdoanh nghiệp mang thương hiệu, mang sản phẩm cùng dịch vụ đến gần với kháchhàng hơn Giúp để lại ấn tượng đẹp và khắc sâu trong lòng khách hàng, hướng dẫnkhách hàng đến gần với nhu cầu mua hàng
2.2.3 Các tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là cầu nối rất tốt giữa các công ty tổ chức sự kiện với kháchhàng hoặc chỉ là với những người trong cùng một công ty, tạo nên sự gắn kết và thểhiện đẳng cấp cũng như sự tinh tế của khách hàng khi sự kiện diễn ra hoàn hảo.Khách hàng sẽ đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện thông qua những tiêuchí như:
Ý nghĩa của sự kiện: Công ty tổ chức sự kiện chất lượng là nhữngngười sẽ giúp khách hàng thể hiện tốt nhất uy tín cũng như đẳng cấpcủa khách hàng thông qua mỗi sự kiện, nó thể hiện trong sự hoàn hảođến từng chi tiết trong sự kiện được tổ chức
Sự chuyên nghiệp, sáng tạo trong từng khâu tổ chức: Công ty tổ chức
sự kiện chuyên nghiệp sẽ lên lịch cho sự kiện, và là người thườngxuyên kiểm tra chạy và báo cáo về tiến độ của sự kiện đó Họ sẽ luônđảm bảo rằng sự kiện diễn ra được suôn sẻ và đúng tiến độ công việcnhất khi có bất cứ vấn đề nào xảy ra, họ sẽ là những người có thểđứng ra giải quyết trực tiếp nhanh nhất tránh ảnh hưởng xấu tới sựkiện Họ sẽ phải đóng vai trò chính trong suốt quá trình diễn ra sựkiện
Sự mạch lạc và kết nối các phần trong sự kiện: Để tổ chức sự kiệnthành công thì công ty tổ chức sự kiện việc phải biết lên một kế hoạchchương trình hoàn hảo , thông tin với các đơn vị cần thiết mà còn cầnphải biết chính xác yêu cầu cũng như thông tin của khách hàng đểchương trình có thể diễn ra suôn sẻ và gắn kết Bởi vì một sự kiện dùlớn hay nhỏ thì sự mạch lạc và kết nối giữa các phần của sự kiện rất
Trang 13được chú trọng, đó cũng là một trong những tiêu chí đánh giá sự thànhcông của sự kiện.
Nắm bắt những yêu cầu của khách hàng: Những công ty tổ chức sựkiện phải đặc biệt lưu ý nắm bắt yêu cầu của khách hàng về thể loại sựkiện, thời gian tổ chức và số lượng người tham dự những điều đó sẽảnh hưởng rất lớn tới địa điểm hay thiết bị và phong cách tổ chức,những tiêu chí rất quan trọng làm nên sự thành công của sự kiện
2.2 Thực trạng chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty truyền thông
sự kiện Phúc Nguyên giai đoạn 2013-2015.
2.2.1 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Phucnguyen Media
Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Phúc Nguyên:
Tìm kiếm khách hàngXác định yêu cầu và thương lượng
Chuẩn bị thực hiệnThực hiệnTruyền thông sau sự kiệnKết thúc hoạt động, đánh giá
Trang 14a) Khách hàng được tìm kiếm thông qua hoạt động PR hoặc các hoạt động bánhàng cá nhân của công ty Những cá nhân tham gia vào quá trình này thường
là giám đốc, trưởng các bộ phận, có khi là những người có kinh nghiệm làmviệc lâu năm
b) Xác định yêu cầu và thương lượng
Dưới góc nhìn của một người marketing điều quan trọng nhất của một chươngtrình tổ chức sự kiện là đáp ứng một cách tối ưu những mong muốn của khách hàng,hay thông điệp gửi tới công chúng trong chương trình tổ chức sự kiện Bởi vậy, xácđịnh yêu cầu và hiểu đúng mong muốn của khách hàng là một trong những yếu tốquan trọng quyết định sự thành bại của cả sự kiện
Nội dung cần thiết cho việc xác định yêu cầu và thương lượng là: thông tin vềđối tác như lĩnh vực gì, người mong muốn thực hiện sự kiện là ai, người tham giađàm phán là ai, họ hiểu thế nào về công tác tổ chức sự kiện, đặc biệt họ muốn tổchức chương trình sự kiện như thế nào, khả năng chi phí của họ cho chương trình sựkiện, thời gian tổ chức khi nào, đối tượng công chúng của họ là ai, mong muốn của
họ đối với công chúng mục tiêu là gì…
Việc đàm phán do người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm Tham giađàm phán thường có 2 người trở lên, một là có mối quan hệ sẵn với đối tác, hai làngười chịu trách nhiệm tổ chức chương trình Hai đối tượng này cùng tham gia vàoquá trình đàm phán để có thể hỗ trợ lẫn nhau cũng như làm thỏa mãn yêu cầu kháchhàng