Các nguồn tài nguyên trên trái đất là hữu hạn, nhưng ước muốn của con người lại vô cùng. Chính vì vậy, Logistics đã ra đời để giúp con người sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) một cách tối ưu, để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bản thân và xã hội một cách tốt nhất. Thời kỳ trước đây, do bị ngăn trở bởi khoảng cách địa lý và điều kiện truyền thông chưa cho phép, nên người ta chỉ có thể áp dụng logistics trong phạm vi hẹp: công ty, ngành, địa phương, quốc gia. Còn giờ đây, nhân loại đang bước vào nền kinh tế tri thức, không bao lâu nữa, mạng điện tử sẽ cho phép con người vượt qua các trở ngại về thời gian và không gian, tạo điều kiện cho logistics toàn cầu ra đời và phát triển.
Môn: Quản trị hậu cần trong thương mại điện tử. Đề tài: Kiểm soát đóng vai trò gì trong quản trị logistics? Cho biết một số chỉ tiêu căn bản sử dụng trong kiểm soát logistics? Đây là những chỉ tiêu có thể sử dụng thuận lợi nhất ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay? Hệ thống thông tin logistics có hỗ trợ như thế nào trong hoạt động kiểm soát logistics tại doanh nghiệp thương mại điện tử? 1 Mục lục 1. Lời mở đầu. 2. Nội dung. I. Kiểm soát hoạt động logistics. II. Các chỉ tiêu đo lường kết quả hoạt động Logistics. III. Thực tế áp dụng các chỉ tiêu đo lường kết quả kiểm soát logistics tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. IV. Vai trò của logistics đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử: 2 Lời mở đầu Các nguồn tài nguyên trên trái đất là hữu hạn, nhưng ước muốn của con người lại vô cùng. Chính vì vậy, Logistics đã ra đời để giúp con người sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) một cách tối ưu, để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bản thân và xã hội một cách tốt nhất. Thời kỳ trước đây, do bị ngăn trở bởi khoảng cách địa lý và điều kiện truyền thông chưa cho phép, nên người ta chỉ có thể áp dụng logistics trong phạm vi hẹp: công ty, ngành, địa phương, quốc gia. Còn giờ đây, nhân loại đang bước vào nền kinh tế tri thức, không bao lâu nữa, mạng điện tử sẽ cho phép con người vượt qua các trở ngại về thời gian và không gian, tạo điều kiện cho logistics toàn cầu ra đời và phát triển. 3 Nội dung I.Kiểm soát hoạt động logistics Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả hiện hữu với kế hoạch và thiết lập hành động điều chỉnh để cho chúng phù hợp chặt chẽ hơn. Yêu cầu kiểm soát tập trung vào những điều không chắc chắn làm biến đổi những dự tính kế hoạch. Sẽ xẩy ra những sai khác so với các tiêu chuẩn thiết kế bởi có nhiều điều kiện không thể nào dự đoán một cách ổn định. Ngoài ra, còn có thể có những thay đổi cơ bản diễn ra trong môi trường logistics làm biến đổi kế hoạch. Chẳng hạn, những thay đổi về điều kiện kinh tế, công nghệ và những biến đổi thái độ khách hàng không thể thấy trước được lúc hoạch định, nhương có thể làm ảnh hưởng đến kế hoạch. Quá trình kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm tra những điều kiện thay đổi và tiến hành điều chỉnh. Quá trình hoạch định và thực thi hoàn hảo thì không cần phải kiểm soát. Do điều này rất hiếm gặp, nên các nhà quản trị logistics phải triển khai bộ máy kiểm soát để đảm bảo thực hiện các mục tiêu mong muốn. Mô hình kiểm soát Logistics Quá trình kiểm soát logistics diễn ra gần như hàng ngày. Trong hệ thống logistics, các nhà quản trị kiểm soát các hoạt động logistics kế hoạch (vận chuyển, kho, dự trữ, . . . ) theo hướng dịch vụ kế hoạch và chi phí hoạt động. Bộ máy kiểm 4 soát gồm hạch toán và báo cáo kết quả về hệ thống, các mục tiêu hoạt động, một số thông số để thiết lập hành động điều chỉnh. • Đầu vào, quá trình, và đầu ra. Tập trung của hệ thống kiểm soát là các quá trình được điều tiết. Quá trình này có thể là họat động đơn lẻ như thực hiện đơn đặt hàng và tái cung ứng dự trữ, hoặc có thể là sự kết hợp của toàn bộ các hoạt động trong chức năng logistics. Có những đầu vào quá trình ở dạng kế hoạch. Các kế hoạch chỉ ra cách thức thiết kế quá trình. Ảnh hưởng của môi trường là loại đầu vào thứ hai của quá trình. Môi trường bao gồm mọi nhân tố có thể ảnh hưởng đến các quá trình và không được dự tính trong kế hoạch. Điều này giải thích sự không ổn định làm biến đổi đầu ra quá trình so với kế hoạch. Đầu ra của quá trình là cái mà chúng ta thường gọi là kết quả. Kết quả là tình trạng của quá trình ở bất kỳ một thời điểm nào. Kết quả có thể được đo lường theo chi phí trực tiếp như cước phí vận chuyển. . . , chi phí gián tiếp như hao hụt và tổn thất do tai hoạ, hoặc kết quả cung ứng. Các quá trình với các kế hoạch đầu vào và kết quả thực hiện là đối tượng của quá trình kiểm soát. Các nhân tố này là kết quả của quá trình kế hoạch hoá và thực thi. • Các tiêu chuẩn và mục đích. Chức năng kiểm soát yêu cầu cần phải có các tiêu chuẩn để so sánh với kết quả hoạt động. Các nhà quản trị cố gắng làm cho kết quả hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn. Có rất nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau như: ngân sách chi tiêu, trình độ dịch vụ khách hàng, đóng góp lợi nhuận. • Kiểm tra. Kiểm tra là trung tâm đầu não của hệ thống kiểm soát. Nó nhận thông tin về kết quả của quá trình, so sánh với các mục tiêu, tiêu chuẩn, và thiết lập các hoạt động điều chỉnh. Đa số những thông tin nhận được từ các báo cáo định kỳ và các tài liệu hạch toán như: báo cáo tình trạng dự trữ, tình trạng sử dụng nguồn lực, chi phí hoạt động, trình độ dịch vụ khách hàng v.v. Những người kiểm tra là các nhà quản trị, cố vấn hoặc máy điện toán. 5 1. Các hệ thống kiểm soát • Hệ thống mở. Đặc điểm quan trọng của hệ thống này là sự can thiệp của con người giữa hoạt động so sánh kết quả hiện hữu và mong muốn với hành động giảm sai sót của quá trình. Nhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ hành động điều chỉnh nào có thể diễn ra và do đó gọi là hệ thống mở. Lợi ích của hệ thống kiểm soát khung mở là tính linh hoạt và chi phí ban đầu thấp. Các nhà quản trị theo ý mình, yêu cầu loại thông tin cần để kiểm soát, chấp nhận sai lầm ở thời điểm nhất định và thiết lập hành động điều chỉnh. Tính linh hoạt là lợi ích chủ yếu ở thời điểm nhất định và thiết lập hành động điều chỉnh. Tính linh hoạt là lợi ích chủ yếu của hệ thống này khi mà mục tiêu, kế hoạch và ảnh hưởng của môi trường là những đối tượng thay đổi thường xuyên, và khi mà các quá trình kiểm soát tự động bị hạn chế và tốn kém. • Hệ thống đóng. Khi kiểm soát các hoạt động Logistics, các qui tắc quyết định được coi như là đại diện quản trị trong hệ thống đóng. Các qui tắc quyết định hành động được coi như nhà quản trị nếu họ chỉ quan sát các kết quả. Do nhà quản trị tách xa quá trình kiểm soát nên hệ thống này gọi là hệ thống đóng. Ví dụ về hệ thống đóng trong quản trị Logistics là hệ thống kiểm soát dự trữ. Ngược lại với hệ thống kiểm soát mở, hệ thống kiểm soát đóng có khả năng to lớn để kiểm soát khối lượng các hoạt động Logistics với tốc độ và độ chính xác cao. Tuy nhiên, hệ thống đóng có xu hướng cứng nhắc trong việc đáp ứng với nhưng điều kiện thay đổi nằm ngoài các thông số thiết kế. Nó cũng chỉ có thể kiểm soát một phần của toàn bộ quá trình và do đó, có thể thiếu một số lĩnh vực của hệ thống mở. Do vậy, tự động hoá có thể làm giảm tính linh hoạt, lĩnh vực kiểm soát bị hạn chế nhiều hơn, và chi phí ban đầu cao hơn, nhưng nó đem lại cho kiểm soát tốc độ và độ chính xác cao hơn. • Hệ thống kiểm soát hỗn hợp. 6 Đây là hệ thống kiểm soát đóng- mở kết hợp được sử dụng nhiều nhất để kiểm soát các hoạt động Logistics .Nhà quản trị trong hệ thống này không chỉ làm tăng tính linh hoạt và phạm vi hệ thống mà còn hành động như chiếc van an toàn khi hệ thống tư động bị rối loạn. Hệ thống kiểm soát biến dạng đảm bảo kiểm soát các hoạt động phức tạp mà không yêu cầu nhà quản trị phải rời bỏ quyền quản trị hệ thống. Đây có lẽ là lý do chủ yếu sử dụng hệ thống kiểm soát biến dạng phổ biến. Vai trò của kiểm soát trong quản trị logistics Kiểm soát logistics giúp đảm bảo rằng những mục tiêu đã lập theo kế hoạch sẽ được thực hiện. Trong thực tế những biến động và bất định của môi trường sẽ tác động tạo ra những sai lệch giữa kế họach và thực hiện. Hệ thống kiểm soát sẽ giúp hạn chế và triệt tiêu các sai lêch này với một quy trình kiểm soát thống nhất. Doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống kiểm soát đóng, mở hoặc phối hợp cả hai, tất cả đều được áp dụng. Quá trình kiểm soát logistics bao gồm các hoạt động kiểm soát về việc thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra và kiểm soát các chỉ tiêu của logistics. II. Các chỉ tiêu đo lường kết quả hoạt động Logistics Để kiểm soát logistics, cần phải đo lường các kết quả logistics. Các chỉ tiêu đo lường Logistics bao gồm 4 nhóm: Đo lường quản lý chi phí, đo lường chất lượng dịch vụ khách hàng, đo lường năng suất lao động và thiết bị, đo lường quản lý tài sản. Đo lường kết quả tập trung vào các hoạt động và quá trình so sánh đối với các hoạt động và mục đích đặt ra trước đây. 7 Hình 1: Ví dụ về hệ thống kiểm soát hỗn hợp trong quản trị dự trữ • Đo lường quản lý chi phí: 8 T.chuẩn dự trữ: Q, D đ , dịch vụ & chi phí Báo cáo máy tính về D k Qui tắc ra q.định: Khi D k ≤ D b, , đặt Q* H.động điều chỉnh: Đặt hàng Quá trình: Nghiệp vụ kho Nhu cầu Đầu vào: Tái cung ứng, Q * Đầu ra: Tình trạng và chi phí dự trữ Nhà quản trị logistics Báo cáo về CF, dvụ, kế hoạch sx Chi phí để thực hiện các mục tiêu hoạt động xác định là chỉ tiêu phản ánh trực tiếp nhất kết quả Logistics. Kết quả chi phí Logistics chủ yếu được đo bằng tổng số tiền, tỷ lệ phần trăm trên doanh số, hoặc chi phí trên một đơn vị qui mô. − Tổng chi phí và các chi phí thành phần: dự trữ, vậ chuẩn, kho, xử lý đơn đặt hàng − Tỷ lệ chi phí hậu cần trên tổng chi phí của doanh nghiệp/tổng doanh số − Chi phí bình quân để thực hiện một đơn hàng/một đơn vụ sản phẩm − Chi phí xử lý các đơn hàng bị trả lại − Chi phí xử lý hàng hóa đã hư hỏng − Chi phí lao động, v.v.v • Đo lượng chất lượng dịch vụ khách hàng: Các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ hậu cần cần được cụ thể hóa bằng các thước đo chi tiết thì mới có thể đánh giá và so sánh được. − Tổng thời gian đáp ứng một đơn hàng: tình huống thông thường, lúc cao điểm… − Tỷ lệ các đơn hàng hoàn hảo (đúng về số lượng, cơ cấu, thời gian, địa điểm) − Tỷ lệ các đơn hàng đúng về hàng hóa (số lượng/cơ cấu) − Tỷ lệ các đơn hàng đúng về dịch vụ (thời gian, địa điểm) − Số lần khách hàng trả lại hàng − Số lần khiếu nại/than phiền từ phía khách hàng và lực lượng bán hàng − Số lần làm sai về chứng từ, hóa đơn, vận đơn − Tổng giá trị hàng hóa bị hư hỏng do dịch vụ hậu cần − Mức độ tự thỏa mãn của khách hàng − Số lượng khách hàng trung thành − Số lượng khách hàng mới, v.v.v 9 • Đo lường năng suất lao động và thiết bị: − Khối lượng hàng nhập, hàng xuất trên một nhân viên hậu cần (có thể phân loại cho từng bộ phận: lao động kho/lái xe/.v.v) − Khối lượng hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu trên tổng tiền lương của bộ phận hậu cần − Năng suất của thiết bị trong ngày/theo tháng/theo quý.v.v Về mặt lý luận, có 3 loại chỉ tiêu đo lường năng suất cơ bản: thống kê, động thái, và đại diện. Nếu mọi đầu vào và đầu ra của hệ thống bao gồm trong biểu thức năng suất, thì nó sẽ là tổng tỷ số năng suất thống kê nhân tố. Tỷ số là thống kê do nó chỉ dựa vào một số đo. Mặt khác, chỉ tiêu động thái được tổng hợp theo thời gian. Nếu các đầu vào và đầu ra trong hệ thống so sánh các tỷ lệ năng suất thống kê của một thời kỳ naỳ với thời kỳ khác thì kết quả là chỉ số năng suất động thái. • Đo lường quản lý tài sản: Chỉ tiêu đo lường tài sản tập trung vào việc sử dụng đầu tư vốn vào cơ sở vật chất và thiết bị, cũng như sử dụng vốn vào dự trữ để đạt được các mục đích của Logistics. Cơ sở vật chất, thiết bị Logistics, và dự trữ có thể coi như là bộ phận tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Đối với các nhà bán buôn, tổng số tài sản này chiếm hơn 90%. Các chỉ tiêu đo lường quản trị tài sản tập trung vào chỗ tài sản quay vòng có nhanh không, như tốc độ chu chuyển dự trữ và mức thu hồi vốn từ đầu tư. Có thể sử dụng một số các hệ số về hoàn trả vốn đầu tư, khấu hao thiết bị kho… − Hệ số hoàn trả vốn đầu tư (ROI) − Hệ số khấu hao thiết bị kho, phương tiện vận tải − Dự trữ bình quân 10 [...]... hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị Đây chính... dụng quản lý kiểm soát phát triển mạnh Nhờ vào việc quản lý thông qua hệ thống thông tin Logistic , nhu cầu khách hàng , tình hình dự trữ hàng hoá giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tối ưu trong việc nhập hay mua hàng hoá hiệu quả nhất Tầm quan trọng của kiểm soát logistics đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt thì thông tin chiếm vai trò. .. … Quản lý trong hoạt động phân phối : Hệ thống thông tin Logistic kiểm soát để đạt được sự thuận lợi và phối hợp ở các kho để cung ứng hàng hoá thoả mãn đơn hàng Phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng cả trong trường hợp điều kiện dự trữ kho thấp Quản lý trong việc vận chuyển và giao hàng : Khả năng kiểm soát hành trình lô hàng của doanh nghiệp và khách hàng Khả năng tích hợp hệ thống thông tin trong. .. sánh hiệu quả thực hiện của tổ chức với các đối thủ cạnh tranh và tiêu chuẩn ngành; ● Cung cấp cơ hội để học hỏi và lôi kéo sự tham gia của mọi người Giúp cho việc huy động nguồn nhân lực trong tổ chức thông qua việc chia sẻ các thành quả về năng suất IV Vai trò của logistics đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử: Đem lại lượng thông tin lớn cho doanh nghiệp giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết... bộ doanh nghiệp thương mại điện tử Hệ thống thông tin Logistic cung cấp thông tin để nhà quản trị có thể kiểm soát 21 Logistic hiệu quả đặc biệt là việc phục vụ cho quá trình quản lý Các hệ thống thông tin cấu thành nên hệ thống thống tin logistic tuy có cấu trúc khác nhau nhưng chúng hỗ trợ cho nhau không chỉ cho ta kiểm soát được các giá trị thực tế mà còn đánh giá được các giá trị hoạch định Nhờ... thống kiểm soát doanh nghiệp đánh giá được một cách đúng đắn về tình hình hoạt động đưa ra dự báo sơm về các nguy cơ để có thể khắc phục xử lý các hoạt động còn kém hiệu quả Hệ thống thông tin Logistics Là sự kết hợp giữa con người , công nghệ , các quy trình cung cấp thông tin thích hợp cho các nhà quản trị đặc biệt là về chức năng đánh giá , kiểm tra , kiểm soát logistic của các doanh nghiệp thương mại. .. Logistic còn hỗ trợ đặc biệt cho kiểm soát các hoạt động thuộc về thông tin nghiệp vụ thương mại điện tử : Quản lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng : 20 Kiểm soát việc chuyển thông tin về nhu cầu giữa các thành viên tham gia phân phối hàng hoá đảm bảo tiếp nhận chính xác đáp ứng yêu cầu của khách hàng Sử dụng các công cụ chuyển tin như điện thoại để thực hiện đơn hang của khách hàng Trên cơ sở nhu cầu... thông tin trong việc vận chuyển và giao hàng trong thương mại truyền thống là vô cùng khó khăn nhưng đối với thương mại điện tử lại vô cùng dễ dàng Chỉ cần vào thao tác đơn giản là doanh nghiệp có thể biết ngay được thông tin về lô hàng như đang ở đâu , ai mua hay thời gian nhận hàng Quản lý trong quá trình mua và nhập hàng : Hiện nay cùng sự phát triển của công nghệ thông tin máy vi tính càng ngày... các quyết định đúng đắn hơn Hệ thống thông tin hậu cần thương mại điện tử là 18 một bộ phận của hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp hướng tới các vấn đề đặc thù của quá trình ra quyết định hậu cần Thông tin là yếu tố tiềm năng nhất có cơ hội giúp các hoạt động hậu cẩn trở nên đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng và giảm chi phí Thông tin đóng vai trò lớn vì là nền tảng cho các quyết định chiến lược lẫn... tin giao thông vận tải 19 Hệ thống thông tin Logistic giúp ta thực hiện các chức năng khác nhau và các chức năng này hỗ trợ rất nhiều cho kiểm soát logistics thương mại điện tử : Chức năng tác nghiệp : Khởi xướng và ghi lại các hoạt động , chức năng riêng biệt của logistic như : Nhận đơn hàng , xử lý đơn hàng , giải quyết yêu cầu , khiếu nại và phải dựa trên một loạt các thông tin tác nghiệp Triển