kiểm soát và vai trò của kiểm soát trong quản trị

Kiểm soát được xem như là một quá trình cung cấp các thông tin phản hồi giúp cho việc khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị , đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác đ

Mục lục Trang

2.Phần nội dung

2.1 Khái niệm chức năng kiểm soát

2.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát

2.3 Tiến trình kiểm soát

2.4 Các loại hình kiểm soát

2.4.1 Kiểm soát lường trước2.4.2 Kiểm tra đồng thời (Kiểm soát trong khi thực hiện)2.4.3 Kiểm tra phản hồi (Kiểm soát sau khi thực hiện)2.5 Các công cụ kiểm soát

2.6 Mục đích và tác dụng của việc kiểm soát

3 Phần kết luận

1 PHẦN MỞ ĐẦU:

1.1 Giới thiệu đề tài:

- Một bài học rút ra từ các thất bại về mặt tài chính cũng như sự sụp

đổ hàng loạt dự án và các doanh nghiệp chính là do sự lỏng lẻo trong công tác kiểm soát Bởi vai trò thiết yếu của một nền tảng quản trị vững chắc là cơ chế kiểm soát hiệu quả, điều đó đóng góp

sự thành công và phát triển vững bền của một doanh nghiệp

- Bất kì doanh nghiệp nào, khi triển khai một kế hoạch, cần phải có sự

kiểm soát quá trình thực hiện để dự đoán được tiến đồ kế hoạch, và

nhanh chóng phát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch để kịp thời khắc phục.

- Như vậy kiểm soát là chức năng cần thiết của mọi nhà quản trị, từ

các nhà quản trị cấp cao đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong doanh nghiệp Tùy thuộc vào các cấp bậc mà quy mô kiểm soát khác nhau,tất cả mọi nhà quản trị cũng như doanh nghiệp đều có nhiệm vụ thực hiện quá trình kiểm soát để đảm báo hiệu quả các kế hoạch, dự án

 Chính vì những lý do trên, nhóm chúng em quyết định lựa chọn

đề tài: “Kiểm soát và vai trò của kiểm soát trong quản trị”để cóthể hiểu rõ hơn việc kiểm soát, cách thức thực hiện kiểm soát và tầm quan trọng của công việc ấy

2 PHẦN NỘI DUNG:

2.1 Khái niệm chức năng kiểm soát:

- Kiểm soát là chức năng sau cùng trong tiến trình quản trị Kiểm

soát được xem như là một quá trình cung cấp các thông tin phản hồi giúp cho việc khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị , đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định Kiểm soát không chỉ dừng lại ở những hoạt động đã diễn ra và kết thúc, nó còn

là quá trình kiểm soát trước đối với những sự việc sắp xảy ra, điều này là đặc biệt quan trọng đối với công tác quản trị trong các doanh nghiệp ngày nay, nó giúp cho các doanh nghiệp chủ động đối phó với những nguy cơ sắp tới giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.

- Hiểu theo cách đơn giản thì kiểm soát là đo lường và chấn chỉnh

việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch đề

ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành

- Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối

kiểm tra càng tốt) cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng kinh nghiệm, khả năng và tài năng quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mong muốn về những công việc được giao

- Tuy nhiên trong thực tiễn, khái niệm của kiểm soát vẫn được hiểu

theo nhiều cách khác nhau, có quan điểm cho rằng: “Kiểm soát là chức năng sau cùng vì vậy nó chỉ diễn ra khi các công việc kết thúc”, “Kiểm soát là một hoạt động chỉ xuất hiện trong một giai đoạn nhất định” , những cách hiểu như vậy là chưa đầy đủ và không đúng với bản chất của việc kiểm soát

- Trích sách “Quản trị học” của nhà xuất bản Phương Đông định

nghĩa như sau: “ Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế

và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát triển sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc có nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó”.

- Hay theo Robert J.Mockler, trong tác phẩm “The Management

Control Process” (Diễn trình kiểm tra quản trị) đã định nghĩa:

“Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập

những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so

sánh những thành tựu thực hiện với định mức đã đề ra, và để đảm bảo rằng nguồn nhân lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt mục tiêu của tổ chức”.

2.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát:

Tất cả các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm tra thích hợp

và hữu hiệu giúp họ trong việc đảm bảo rằng các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra theo đúng kế hoạch và đưa đến việc hoàn thành mục tiêu Vì mỗi tổ chức đều có mục tiêu hoạt động, những công việc, và những con người cụ thể riêng biệt, cho nên các biệt pháp và công cụ kiểm tra của mỗi doanh nghiệp đều phải được xây dựng theo những yêu cầu riêng

 Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát: Vì mục tiêu chủ yếu của kiểm soát là kiểm soát tình

hình thực hiện kế hoạch; do đó kế hoạch trở thành đối tượng

và cũng đồng thời là cơ sở của kiểm soát Kiểm soát phải được thiết kế theo kế hoạch hoat động tổ chức Nội dung kiểm soát tùy thuộc vào nội dung của kế hoạch hoạt động, mặt khác kiểm soát cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng bị kiểm soát Không thể áp dụng việc kiểm soát giống nhau cho tất cả mọi cấp bậc và đối tượng khác nhau Ví

dụ, khi kiểm soát khả năng quản trị của một phó giám đốc chúng ta phải đặt ra những tiêu chuẩn để đánh giá khác với những tiêu chuẩn đặt ra với một tổ trưởng, kiểm soát công việc của một giáo viên khác của một công việc của một

trưởng khoa, sự kiểm soát của nhân viên bán hàng sẽ khác vớikiểm soát bộ phận tài chính, một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi

cách thức kiểm soát khác khác với sự kiểm soát các xí nghiệp lớn.

 Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị: Việc kiểm soát là nhằm làm cho nhà quản trị nắm

bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.Ví dụ: Khi nhà quản tị đang quan tâm đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp thì việc kiểm soát phải nhằm mục đích là xác định cho được những vấn đề tài chính hiện tại của doanh nghiệp

 Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu:

Khi xác định rõ được mục đích của kiểm soát, trên thực tế cácnhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần tập trung việc kiểm soát Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm và kiểm soát trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất mà việc kiểm soát không đạt được hiển quả cao Khâu trọng yếu cần kiểm soát

là những khâu quyết định sự tồn tại của tổ chức Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn Trong công việc kiểm soát, nhà quản trị nên quan tâm đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của xí nghiệp, và những yếu tố đó được coi

là điểm trọng yếu của xí nghiệp.Ví dụ khâu trọng yếu cần được kiểm soát trong nhà trường là những hoạt động liên quan đến giảng dạy và phục vụ cho giảng dạy Đó cũng có thể

là sự yếu kém hay trì trệ đang diễn ra ở nơi nào đó trong hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi phải tập trung kiểm soát tìm ra

nguyên nhân để giải quyết, ví dụ doanh số bán sản phẩm của công ty tai thị trường X đang giảm sút liên tục…

 Kiểm soát phải khách quan: Nếu như việc thực hiện kiểm

soát với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta nhữngnhận xét và đánh giá khách quan, đúng mức về đối tượng được kiểm soát, kết quả kiểm soát sẽ bị sai lệch và dĩ nhiên ảnh hưởng đến những giải pháp đề xuất làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn Vì vậy, kiểm soát phải được thực hiện với thái độ khách quan Đây là một yêu cầu rất cần thiết

để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm soát được chính xác

 Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí cuả doanh nghiệp( tổ chức): Để cho việc kiểm soát có hiệu quả

cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm soát phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp.Nếu doanh nghiệp

có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm soát không nên đi vào quá chi tiết và quá chặt chẽ Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo

cụ thể, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách tự kiểm soát, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người

 Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế: Mặc dù nguyên tác này là việc đơn giản nhưng

thường khó trong thực hành Thực ra việc kiểm soát là chức năng cần thiết trong quản trị Nó đòi hỏi những chi phí nhất định trong quá trình thực hiện Do vậy, cần phải tính toán

nhằm thực hành tiết kiệm, giảm chi phí này vá không nên lạmdụng quá nhiều tác dụng của kiểm soát Ví dụ: nếu cơ chế quản trị doanh nghiệp được xây dựng hợp lý, hoạt động xí nghiệp diễn ra trôi chảy, ít bị trục trặc thì công việc kiểm soát thực hiện ít hơn, chi phí cho kỉm soát giảm xuống.

 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động: Việc kiểm soát được

coi là đúng đắn, nếu những sai lệch so với kế hoạch được pháthiện và tiến hành điều chỉnh trên thực tế Ngược lại, nếu như việc phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch

mà không gắn với quá trình điều chỉnh lại thì, trên thực tế công việc kiểm soát coi như vô nghĩa vì không có tác dụng

Trên đây là một số nguyên tắc cơ bản đòi hỏi công việc kiểm soát trong các doanh nghiệp phải thực hiện Việc nhận thức và vận dụng đúng đắn các nguyên tắc này sẽ góp phần làm tăng hiệu quả của kiểm soát

2.3 Tiến trình kiểm soát:

Bước 1: Xác định tiêu chuẩn kiểm soát:

Như đã đề cập trong định nghĩa trên, kiểm soát là quá trình đo lường và đánh giá kết quả thực tế và so sánh với các tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch, vì vậy để xác lập cơ sở cho quá trình kiểm soát cần phải xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát chính là các chuẩn mực, hay là mục tiêu, chỉ tiêu mà chúng ta đặt ra cho việc thực hiện Nó là những kết quả mà chúng ta mong muốn đạt được Ví

dụ chỉ số tiêu thụ điện năng hoặc nhiên liệu của một động cơ nào đó hoặc là thời gian đáp ứng một đơn hàng,

Tùy theo nội dung và đối tượng kiểm soát mà các chuẩn mực (các tiêu chuẩn kiểm soát) có thể được xác định khác nhau Nếu nội

dung kiểm soát là việc thực hiện kế hoạch thì tiêu chuẩn kiểm soát là những mục tiêu, chỉ tiêu, những tỉ lệ, những đặc tính mà chúng ta đặt ratrong kế hoạch Tiêu chuẩn kiểm soát có thể biểu hiện dưới dạng định tính hoặc định lượng tuy nhiên thông thường các chỉ tiêu định lượng sẽ

dễ dàng cho việc kiểm soát hơn Dễ có thể gia tăng hiệu quả của công tác kiểm soát, khi thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện các yêu cầu sau:

 Các tiêu chuẩn kiểm soát phải nhất quán với các mục tiêu chiến lược chung của tổ chức

 Các tiêu chuẩn kiểm soát được thực hiện dưới hình thức là các mục tiêu của việc thực hiện cần cụ thể hóa ở từng cấp và do mỗi cấp tự định ra trên cơ sở thực hiện tham khảo mục tiêu ở cấp cao hơn

 Các tiêu chuẩn kiểm soát nên thiết kế giúp cho việc kiểm soát quá trình Muốn vậy chúng ta cần thiết lập dưới dạng các yếu tố đầu vào (Inputs), các kết quả đầu ra (Outputs) và các kết quả sau cùng (Outcomes) Chúng có lien hệ mật thiết với nhau, phản ánh chính xác kết quả thực hiện, giúp cho việc phát hiện sai lệch và hiệu chỉnh dễ dàng nhằm đảm bảo hệ thống đạt hiệu quả cao

 Mang tinh chất hiện thực ( không quá coa cũng không quá thấp)

 Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra

 Dể dàng cho việc đo lường

Ví dụ: Để kiểm soát hiệu quả đào tạo của trường đại học ta có thể sử dụng đầu vào (các inputs: điểm chuẩn đầu vào các môn thi tuyển sinh), đầu ra (các outputs: điểm thi các học phần, điểm thi tốt nghiệp, ) và các kết quả sau cùng (các outcomes: sự hài lòng của các doanh nghiệp sự dụng nhân lực:

Loại hình

kiểm soát

Đối tượng kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát

Kiểm tra

đầu vào

(Inputs)

Kiểm soát vật tư

Tỷ lệ phần trăm có khuyết tật trong giới hạn cho phép

Kiểm soát lập

dự toán vốn

Tỷ suất lợi nhuận thời gian thu hồi vốn, tỷ suất lợi nhuận chiết khấu Kiểm soát

nhân lực

Những đặc điểm kỹ thuật của công việc, kỹ năng, kinh nghiệp học vấn đảm bảo hoàn thành công việc.

Các quy trình thực hiện công việc chuẩn, các quy tắc, quy định, Vận hành của

máy móc thiết bị

Các chỉ số phản ánh tình trạng vận hành của máy móc (ví dụ: tốc độ, mức tiêu hao nhiên liệu, )

Kiểm tra

đầu ra

(Outputs)

Kết quả thực hiện công việc

Năng suất, sản lương thực hiện

Tình hình thực hiện kế hoạch

Mức độ hoàn thành các chỉ tiêu trong kế hoạch

Tình hình đáp ứng khách

Chỉ số hài lòng của khách hàng

Bảng 2.1: Ví dụ về các loại hình kiểm soát và tiểu chuẩn kiểm soát

Bước 2: Đo lường thành quả:

Nội dung của bước này là căn cứ vào những tiêu chuẩn đã ra trngbước 1, tiến hành đo lường kết quả thực tế nhằm phát hiện sai lệch Thực tế cho thấy hiệu quả đo lường còn tùy thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường, nhiều khi phải tốn kém rất nhiều chi phí và thể gian để đo lường một hoạt động nào đó nhưng hiệu quả lại rất thấp (độ tin cậy một hoạt động không cao) Ví dụ một nhà sản xuất muốn điều tra thị trường để ước lượng khả năng thích ứng của sản phẩm mới như thế nào? Trường hợp này cho thấy phương pháp đo lường sẽ quyết định độ tin cậy của việc đo lường Ngoài ra việc đo lường đối với những tiêu chuẩn là định lượng sẽ dễ dàng hơn so với những tiêu chuẩn

là định tính hoặc là những “tiêu chuẩn mờ ", ví dụ đo lường thị phần của sản phẩm sẽ dễ hơn việc đo lường uy tín của nhãn hiệu

Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch

Nếu như kết quả thực tế có sai lệch so với những mục tiêu (những tiêu chuẩn)

đã dự kiến thì cần phải phân tích rõ ngyên nhân dẩn đến sự sai lệch và đề ranhững biện pháp nhằm khắc phục sự sai lệch đó Sự sai lệch này có thể bắtnguồn từ nhiều lí do khác nhau như: lỗi của người vận hành; giám sát rồi;huấn luyện không phù hợp; máy móc hoặc vật hư hỏng

Khi phát hiện sự sai lệch, có thể sử dụng nhiều biện pháp để khắc phụcnhư: tổ chức lại bộ máy xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân

viên, tuyển thêm lao động, thay đổi phong cách lãnh đạo và chính sách độngviên hoặc có thể hoạch định lại mục tiêu chiến lược của tổ chức Việc sửachữa sai lầm, tiến trình này có thể diễn tả như sau:

Thông tinphản hồi(Feedback)

Hình 2.2 Tiền trình kiểm tra căn bản

Từ những nội dung được trình bày trên đây cho thấy kiểm soát là một hệthống phản hồi hết sức quan trọng đối với công tác quản trị Chính nhờ hệthống phản hồi mà các nhà quản trị biết rõ được hiện trạng của doanh nghiệp;những vấn đề mà nó đang gặp phải để chủ động thực hiện các biện pháp điểuchỉnh kịp thời

Một hệ thống kiểm tra tốt và hữu hiệu đối với nhà quản trị phải bao gồm kiểmtra mang tính chất dự phòng tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước sự việc sai sót sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại Lý do của sự việc nhấn mạnh đến việc kiểm soát mang tính dự phòng là

do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm soát cho dù mọi bước trong tiến trình

đó đều được thực hiện một cách nhanh chóng Tiến trình kiểm soát dự phòng

có thể diễn tả như sau:

Phát hiện

sai lệch

So sánhvới cáctiêu chuẩn

thực tếSửa chữa

2.3.Vòng phản hồi của kiểm soát

2.4 Các loại hình kiểm soát:

Trong quản trị, kiểm soát là chức năng cuối cùng trong 4 chức năng,điều này làm cho nhiều người ngộ nhận kiểm soát là hoạt động chỉ diển

ra khi sự việc đã kết thúc Sự kiểm soát như vậy trong quản trị gọi làkiểm soát sau khi thực hiện (kiểm soát đầu ra), loại hình kiển soát nàykhông đáp ứng được đầy đủ yêu cầu công tác quản trị ở các doanhnghiệp, vì lẽ đó trong quản trị cần thiết phải thực hiện 3 loại hình kiểmsoát

Thực hiện

sự điềuchỉnh

Kết quảmongmuốn

Kiểm soát

lường trước

Kiểm soátphản hồiKiểm soát

đồng thời

2.4.1 Kiểm soát lường trước:

Kiểm soát lường trước là loại hình kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự Kiểm soát lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm soát lường trước Các nhà quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loại hình kiểm soát này Harold Koontz phân tích rằng: thời gian trễ nải trong quá trình kiểm soát quản trị chỉ ra rằng công việc kiểm soát cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cần

có hiệu quả Sau đây là một số các kĩ thuật kiểm soát hướng tới tương lai:+ Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến bán hàng (sales

promotion) nhằm tăng cường doanh số kỳ vọng của Công ty đối với một sản phẩm hay một đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU: strategic business unit) nào đó;

+ Phương pháp sơ đồ mạng lưới, còn gọi là kỹ thuật duyệt xét và đánh giáchương trình (PERT: Program Evaluation an Preview Te chnique), giúp nhà quản trị lường trước các vấn đề phát sinh trong các lãnh vực chi phí hoặc phân bổ thời gian, và có biện pháp ngăn chặn ngay từ đầu các hao phí về tai chánh hoặc về thời gian

+ Hệ thống các đầu vào để kiểm soát lường trước về tiền mặt, hoặc về mức dự trữ hàng hóa;

+ Kiểm soát lường trước trong kỹ thuật công trình Thí dụ kiểm tra nhiệt

độ trước khi luồng nước chảy ra vòi;

+ Kiểm soát lường trước trong các hệ thống phản ứng của con người Thí

dụ người thợ săn sẽ luôn ngắm đoán trước đường bay của chú vịt trời để điều chỉnh thời gian giữa lúc bắn và lúc viên đạn trúng đích

Kiểm soát lường trước cũng có thể hiểu là quá trình kiểm soát đầu vào, với những nội dung như kiểm soát chất lượng vật tư, nhân lực; công nghệ,thiết kế sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất hoặc phương án kinh doanh trước khi thực hiện Chẳng hạn trước khi quyết định sản xuất sản phẩm mới để tung ra thị trường, xí nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xác địnhkhả năng thích ứng của sản phẩm sau đó nếu kết quả cho thấy sản phẩm mới có tính khả thi mới quyết định sản xuất đại trà Tất cả các doanh nghiệp trước khi đưa kế hoạch vào thực hiện cũng nên kiểm soát lại kế hoạch xem có còn phù hợp hay không? Nếu thấy kế hoạch mà chúng ta đãlập ra không còn phù hợp thì phải chủ động điều chỉnh ngay từ đầu, tránh

để tình trạcg đưa một kế hoạch trước khi thực hiện là do trong khoãng thờigian từ khi xây dựng kế hoạch vào thực hiện có thể xuát hiện nhũng sự thay đổi nhằm ngoài dự kiến ban đầu

Mục đích của sự kiểm soát lường trước đối với kế hoạch kinh doanh làtránh sai lầm ngay từ đầu Cơ sở cỏa kiểm soát lường trước là dực vàonhững thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và môi trường nội bộcủa doanh nghiệp để đối chiếu với những nội dung của kế hoạch mà ta đãlập ra, có còn phù hợp hay không; nếu không phù hợp thì chủ động điềuchỉnh kế hoạch ngay từ đầu Ngoài ra, một cơ sở khác cho sự kiểm soátlường trước là dựa vào những dự báo, dự đoán về môi trường của doanhnghiệp trong thời gian tới

Trong xu hướng biến động phức tạp của môi trường kinh doanh hiện nay,loại hình kiểm soát lường trước ngày càng trở nên quan trọng và theo cácnhà quản trị đây là loại hình kiển soát tốn ít chi phí nhưng hiệu quả lại rất

cao Càng lên cấp bậc cao hơn thì kiểm soát lường trước càng trở nênquan trọng hơn.

2.4.2 Kiểm tra đồng thời (Kiểm soát trong khi thực hiện):

Kiểm soát trong khi thực hiện là kiểm soát bằng cách theo dõi trực tiếpnhững diễn biến trong quá trình thực hiện (trong khi hoạt động đang xảyra) Mục đích của sự kiểm soát này là nhằm kịp thời tháo gở những vướngmắt, những trở ngại hoặc những sai lệch xảy ra trong quá trình thực hiện

để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt những mục tiêu, nhiệm vụ đã dự kiếntrong kế hoạch Việc thường xuyên giám sát, theo dõi, đánh giá và hướngdẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện sẽ góp phần nâng caohiệu quả của loại kiểm soát này

Loại hình kiểm tra này còn có những danh xưng khác: Kiểm tra đạt/khôngđạt (Yes/No control) Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhât làgiám sát trực tiếp (direct supervision): Khi một quản trị viên xem xét trựctiếp các hoạt động của thuộc viên, đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót(nếu có) của thuộc viên đó.Nếu có trì hoãn của diễn tiến hoạt động do tácđộng điều chỉnh (corrective action), thì mức độ trì hoãn hoặc chậm trễthường chiếm thời gian ít nhất

Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồngthời Thí dụ: Hầu hết các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khimột phép tính hay một thuật toán vượt ngoài khả năng thực hiện hoặc cho

ta biết nhập dữ liệu là sai Máy tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta và baocho ta biết tại sao lệnh đó sai

2.4.3 Kiểm tra phản hồi (Kiểm soát sau khi thực hiện)

Kiểm soát ở phía đầu ra đươc thực hiện bằng cách đo lường kết quả thực

tế và đối chiếu với các chuẩn mực đặt ra ban đầu Mục đích của sự kiểmsoát này là nhằm đánh giá lại toàn bộ qúa trình thực hiện, rút ra những bàihọc kinh nghiệm về sự thành công hay thất ại trng quá trình thự hiệnthông qua việc tìm hiểu các nguyên nhân Điều này rất cần thiết đề chocông việc quản trị trong tương lai đạt hiệu quả cao hơn Tuy nhiên như đãchỉ ra ở trên đây, kiểm soát ở phía đầu ra chỉ có tác dụng cho những lầntiếp theo sau, còn bản thân kỳ kế hoạch đó thì đã qua rồi Sự kiểm soátnày có ý nghĩa giiống như các bác sĩ giải phẫu tử thi để tì kiếm nguyênnhân dẩn đến cái chết của các bệnh nhân để giúp các bác sỉ học để chuẩnđoán bệnh đúng hơn Như vậy nhược diểm lớn nhất của loại hình kiểmsoát này là dộ trể về thời gian

Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường khálớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệchcủa kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra Thí dụ:kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10

do những hành động sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó Câunói ví von “Mất bò mới lo rào chuông” có thể phản ánh tình trạng này.Tuy nhiên, kiểm tra phản hồi có hai ưu thế hơn hẳn kiểm tra lường trướclẫn kiểm tra đồng thời

+ Thứ nhất, nó cung cấp cho nhà quản trị những thong tin cần thiết phaảilàm thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quátrình quản trị Nếu kiểm tra phản hồi chỉ ra rằng không có nhiều sai lệchgiữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn ( hoặc mục tiêu) cần đạt được thìđiều này chứng tỏ công tác hoạch định hữu hiệu Ngược lại, sự phát hiện

có nhiều sai lệch sẽ giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kếhoạch mới tốt hơn

+ Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhânviên ( employee motivation) làm việc tốt hơn Nó cung cấp cho mọi ngườitrong công ty những thông tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao chấtlượng các hoạt động của mình trong tương lai

Tóm lại, mỗi giai đoạn kiểm soát đều có những vai trò và tác dụng khácnhau Để cho công tác kiểm soát đạt hiệu quả, sự kiểm soát cần thiết phảithực hiện ở cả 3 giai đoạn

Kiểm soát Kiểm soát sau khi thực hiệnlường trước

Kiểm soát trong khi thực hiện

2.5 Các công cụ kiểm soát:

2.5.1 Ngân quỹ:

Ngân quỹ vừa là một công cụ lập kế hoạch, đồng thời vừa là một công cụkiểm soát rất quan trọng của các nhà quản trị Việc lập kế hoạch ngân quỹcho phép các nhà quản lí thấy một cách rõ ràng là tiền vốn sẽ được ai chi

LẬ

P KẾ HO

ẠC

H CH OẠ Ế H N K HIỆ ỰC TH C ƯỢ T Đ ĐẠ UẢ T Q KẾ