kiếm soát chu trình tiền lương tại xí nghiệp giày i , công ty cổ phần thanh bình

LỜI MỞ ĐẦU . Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố năng suất và chất lượng luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, và tiền lương cũng được xem là một trong những chính sách quan trọng. Có thể nói, tiền lương đóng vai trò như một bộ phận thiết yếu trong thu nhập của người lao động, đồng thời là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra. Chính vì thế, tiền lương là mối quan tâm của nhiều đối tượng khác nhau như người lao động, người sử dụng lao động, công đoàn, cơ quan thuế… Chất lượng quá trình kiểm soát tiền lương sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng lao động, tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị, tăng thu nhập cho người lao động, góp phần đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ các luật lệ và hệ thống pháp lý. Một chính sách tiền lương hiệu quả được thể hiện không chỉ thông qua một chu trình tiền lương chặt chẽ, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, mà bên cạnh đó còn bởi quá trình kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại doanh nghiệp. Việc thực hiện công tác tiền lương hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin hữu ích về quản lý, sử dụng lao động, chi phí lao động nhằm đề ra những biện pháp tối ưu hóa công tác và quá trình sản xuất kinh doanh. Các số liệu thực tế đã cho thấy, rằng một doanh nghiệp nếu chỉ ban hành chính sách tiền lương đúng đắn chưa hẳn sẽ kích thích người lao động hăng hái tham gia và gia tăng hiệu suất, hiệu quả hoạt động kinh doanh mà bên cạnh đó, điều này còn đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại doanh nghiệp có được thiết kế phù hợp và vận hành một cách hữu hiệu hay không. Vì vậy, xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn đó, bài tiểu luận này đã tập trung nghiên cứu và đưa ra những phân tích, nhận định tổng quát về vấn đề “Kiểm soát nội bộ Chu trình tiền lương tại Công ty Cổ phần Thanh Bình, Xí Nghiệp giày I”. Qua đây, bài tiểu luận cũng đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ Chu trình tiền lương tại Công ty. 1 PHẦN 1 . GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH BÌNH XÍ NGHIỆP GIẦY 1 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Xí nghiệp giày I là một xí nghiệp trực thuộc Tổng công ty cổ phần Thanh Bình. Địa chỉ: 22 Dương Quảng Hàm Phường 7 Quận gò Vấp TPHCM. Xí nghiệp giày I được hình thành và phát triển: - Tháng 5/1995 quy mô 1 chuyền sản xuất, 320 lao động. - Tháng 10/1996 quy mô 2 chuyễn sx, 650 lao động. - Tháng 12/1997 quy mô 3 chuyễn sản xuất, 1200 lao động. Hiện nay tháng 3/2013 xí nghiệp có quy mô 3 chuyền , với 750 lao động. Sản phẩm: Gia công giày xuất khẩu sang thị trường một số nước châu Âu. II. MỘT SỐ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHÍNH SÁCH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY 1. Cơ cấu tổ chức a. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty được chia thành các phòng ban chức năng gọn nhẹ. Trong đó, các phân xưởng tổ chức sán xuất và các phòng ban chức năng (Bộ phận kế toán, Bộ phận XNK,bộ phận kho- vật tư và tổ bảo vệ) có quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Công ty (Giám đốc và Phó giám đốc) thực hiện các nghiệp vụ tác nghiệp trong quản lý, các chỉ tiêu kế hoạch, chính sách, đề xuất các phương hướng biện pháp trong sản xuất kinh doanh giúp cho Ban giám đốc thực hiện tốt công tác quản lý của Công ty. Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo đời sống cán bộ nhân viên. b. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 2 2. Bộ máy kế toán Để phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ , phòng kế toán của Công ty chỉ gồm 4 người, mỗi người đảm nhiệm 1 phần kế toán và phải chịu trách nhiệm về phần việc của mình. Bộ phận tiền lương tách biệt với kế toán, do 1 nhân viên phụ trách, nhân viên này có nhiệm vụ cập nhật bảng chấm công, tính giờ công qua thẻ bấm giờ, sau đó chuyển qua nhân viên kế toán ghi sổ. Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Việc xử lý số liệu kế toán chủ yếu là thủ công với sự hỗ trợ của Excel và các chương trình ứng dụng khác, công ty không sử dụng phần mềm kế toán để tiến hành tin học hóa công tác kế toán. Mức dộ tự động hóa công việc kế toán tùy thuộc vào 3 Ban giám đốc XN Bộ phận sản xuất Phòng giám đốc Bộ phận XNK Bộ phận kế toán Bộ phận vật tư- kho Tổ bảo vệ Tổ bao bì Chuyền gò ráp D Chuyền Gò ráp A Chuyền bọc gót G Chuyền bọc gót A Tổ bán thành phẩm Tổ may thủ công A Tổ may thủ công E Bộ phận tính lương Công tác đoàn Bộ phận TC- quản trị BP ATL Đ- PCCC Bộ phận nhà ăn Tổ kỹ thuật Tổ kiểm phẩm Tổ cơ điện Xưởng may Xưởng bọc gót Xưởng gò Xưởng pha cắt trình độ tin học của nhân viên kế toán và sự quen thuộc của nhân viên đó với các chương trình ứng dụng như Access, Excel…. Công ty không có sự đồng bộ trong việc ứng dụng tin học hóa kế toán. Phần II:CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP 1 I. Lý thuyết về chu trình tiền lương 1. Tiền lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của số lượng và chất lượng sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh… Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, và là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra. Thông thường, tiền lương bao gồm: lương cơ bản và các khoản khác như tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca… 2. Hình thức trả lương Về cơ bản có hai hình thức trả lương là lương theo thời gian và lương theo sản phẩm. Lương theo thời gian thường áp dụng cho bộ phận quản lí, còn lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng-lương theo doanh số cũng là một dạng của lương theo sản phẩm. Lương theo thời gian Lương theo thời gian là khoản tiền trả cho người lao động theo thời gian làm việc của họ (ngày, tháng, quý hoặc năm). Lương thời gian không phụ thuộc vào khối lượng công việc (sản phẩm) mà người lao động hoàn thành trong khoảng thời gian đó. Lương theo thời gian được tính dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương. Tùy theo yêu cầu và khả năng quản lí, đơn vị có thể tính lương theo thời gian giản đơn hoặc trả lương theo thời gian có thưởng. Lương theo sản phẩm Trong hình thức này, tiền lương được tính toán dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc hay ,lao vụ đã hoàn thành. Để tính lương theo sản phẩm, cần xây dựng định mức hợp lí làm cơ sở xác định đơn giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, công việc. Tùy theo yêu cầu và khả năng quản lí của đơn vị, việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo các hình thức sau đây: Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: tiền lương được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương. Hình thức này thường được áp dụng phổ biến để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. 4 Tính lương theo sản phẩm gián tiếp: thường được sử dụng để tính lương cho công nhân phục vụ sản xuất như vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị… Tính lương theo sản phẩm có thưởng: tiền lương được tính theo sản phẩm (trực tiếp hoặc gián tiếp) kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Tính lương theo sản phẩm lũy tiến: ngoài tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp, căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính thêm tiền lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến. Tiền lương khoán theo sản phẩm cuối cùng: được tính theo đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công đoạn cuối cùng. Khoán quỹ lương: hình thức này có thể áp dụng cho các phòng ban của đơn vị. Trên cơ sở số lao động định biên hợp lí của các phòng ban, đơn vị tính toán và khoán quỹ lương cho từng phòng ban theo nguyên tắc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của từng phòng ban. 3. Chu trình tiền lương Chu trình tiền lương có những đặc điểm cần quan tâm như sau: Chu trình tiền lương là một chu trình quan trọng trong nhiều đơn vị, vì vừa phản ánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương) vừa là cơ sở để xác định chi phí đầu ra (giá thành sản phẩm/dịch vụ). Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện, như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân… nên nếu có sai phạm có thể dẫn đến những hậu quả pháp lí nghiêm trọng. Những biến động lớn trong chi phí tiền lương hay những sai phạm trong chu trình này là mối quan tâm không chỉ của người quản lí đơn vị mà còn là của cơ quan quản lí nhà nước-do chúng là cơ sở để tính các khoản trên. Chu trình tiền lương trải qua nhiều giai khâu liên quan đến người lao động, đến những tài sản nhạy cảm như tiền, séc nên dễ bị tính toán sai và là đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng. Chi phí tiền lương tại nhiều đơn vị là khoản mục chiếm tỷ trộng lớn trong tổng chi phó và giá thành của doanh nghiệp và các sai phạm sẽ gây ảnh hưởng lớn tới các quyết định khác về sản xuất, tiêu thụ. Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi sự xét đoán của nhà quản lí các cấp. Do vậy, nếu đánh giá không đúng những cống hiến của người lao động, dẫn tới việc trả lương không phù hợp (như thiếu công bằng, chưa thỏa đáng ) có thể 5 khiến đơn vị mất đi nguồn nhân lực có chất lượng cao nhất là trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực. Hiệu quả hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chính chu trình này, chẳng hạn như giá bán sản phẩm có mang tính cạnh tranh hay không, năng suất lao động cao hay không, đơn vị có tuyển dụng và giữ được những nhân lực chủ chốt hay không… Kiểm soát tốt chu trình tiền lương sẽ giúp các nhà quản lí trả lời được những câu hỏi trên. Thực tế, chu trình tiền lương thường bao gồm các bước công việc sau đây: Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương Tính lương và các khoản khấu trừ Phát hành séc trả lương Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước Ghi sổ kế toán II. Thực trạng chu trình tiền lương tại xí nghiệp giầy 1 công ty cổ phần Thanh Bình 1. Chu trình tiền lương a. Hình thức tuyển dụng lao động Do bộ phận Lao động tiền lương phụ trách.Sau khi người lao động nộp hồ sơ,phòng lao động –tiền lương tuyển dụng,ký hợp đồng lao động,đồng thời kế toán ghi nhận người lao động để chấm công (Do trên thực tế tại xí nghiệp nhân viên quản lý về lao động tiền lương chính là nhân viên kế toán) Hiện nay toàn xí nghiệp có 749 lao động Vào đợt hàng nhiều, công ty thường xuyên tuyển thêm nhân sự . vào đợt hè, sinh viên học sinh có thể xin vào làm thời vụ, trong số này có thể không làm lâu dài, thỏa thuận với công ty không làm hồ sơ xin việc mà chỉ cần mang giấy cmnd photo là có thể vào làm, số công nhân này do không do tổ trưởng từng phân xưởng quản lý mà do 1 bộ phận khác quản lý. b. Hình thức tiền lương áp dụng tại xí nghiệp Xí nghiệp hiện áp dụng 2 hình thức trả lương theo thời gian và theo sản phẩm Xưởng may trả lương theo sản phẩm, tiền lương của công nhân được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá lương. Đơn giá tính lương tùy thuộc vào từng loại sản phẩm. Các xưởng còn lại tính lương theo thời gian: 95,000/1 ngày công(8h) 6 Lập và thu thập bảng chấm công và các thông tin liên quan Tính lương và các khoản khấu trừ Nộp tiền cho nhà nước Trả lương bằng tiền mặt Ghi sổ kế toán Ngoài ra có quy định khác biệt giữa mức lương của công nhân chính thức và công nhân làm việc theo thời vụ. c. Các chế độ phụ cấp áp dụng tại xí nghiệp Xí nghiệp đang áp dụng các chế độ trợ cấp đối với nhân viên chính thức Phụ cấp trách nhiệm:tùy theo vị trí của nhân viên Phụ cấp chuyên cần :100000đ /1 công nhân đi làm đủ tháng (28 công) Trợ cấp tiền nhà 100,000đ/tháng,trợ cấp tiền ăn 50,000/tháng –ngoài ra xí nghiệp vẫn cung cấp 1 bữa trưa tại cangtin xí nghiệp,công nhân có thể ăn hoặc không,trợ cấp tăng ca 5,000đ/1 ca,chủ nhật đi làm 10,000đ/1 ngày.(Có bữa ăn tăng ca cho công nhân) d. Chu trình tiền lương Sơ đồ chu trình tiền lương: 7 Các chứng từ sử dụng: thẻ bấm giờ, bảng theo dõi lao động và bảng chấm công do tổ trưởng của phân xưởng đóng bọc gót theo dõi; bảng kê sản lượng hoàn thành do tổ trưởng xưởng may theo dõi. Bảng chấm công Hàng ngày nhân viên khi đi làm sẽ tiến hành quẹt thẻ.Cuối tháng nhân viên lao động và tiền lương căn cứ trên các số liệu do phần mềm tổng hợp,đối chiếu so sánh với bảng chấm công do các tổ trưởng các xưởng thực hiện chấm công thực tế tại xưởng (hàng ngày),tiến hành tính lương,lập bảng thanh toán tiền lương. Sau khi lập bảng lương,nhân viên tính lương gửi cho Giám đốc xí nghiệp ký xét duyệt,sau đó chuyển sang cho nhân viên kế toán.Nhân viên kế toán dựa vào bảng lương tiến hành ghi sổ kế toán.Lập và kí phiếu chi,làm Kế toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.Thủ quỹ tiến hành trả lương,ký xác nhận đã chi lên phiếu chi, 8 Ngày 10 hàng tháng xí nghiệp tiến hành trả lương cho công nhân bằng tiền mặt.Tổ trưởng nhận lương từ phòng tài vụ kèm bảng thanh toán lương.Sau đó phát cho công nhân.Công nhân ký nhận lương. 9 10 [...]... TPHCM là ít i, chính vì vậy ảnh hưởng t i tâm lý cho ngư i lao động, công nhân không có tinh thần làm việc, dẫn t i mục tiêu về sự hữu hiệu và hoạt động khó đạt được Định k , trên tổng công ty Thanh Bình tiến hành kiểm tra việc tính lương, và các khoản trích theo lương để tiến hành nộp cho Nhà nước Tổng công ty lập dự toán lương cho xí nghiệp, so sánh chi phí tiền lương thực tế v i tiền lương dự toán... chẽ được Xí nghiệp xây dựng chính sách tiền lương hợp l , đảm bảo công bằng giữa các công nhân Tuy nhiên thu nhập của công nhân chỉ cao vào th i kỳ công ty có nhiều đơn đặt hang, việc làm nhiều Nhưng vào khoảng từ tháng 9 đến tháng 2 năm sau công nhân thường xuyên r i vào tình trạng thất nghiệp, tiền lương nhận được chỉ xấp xỉ tiền lương hợp đồng khoảng 2,5 tr đồng Số tiền này v i mức sống t i TPHCM...PHẦN III:THỰC TRẠNG KSNB I) Các hoạt động kiểm soát Bảng câu h i 1) 2) 3) Hoạt động kiểm soát Xí nghiệp đã có sự phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khác nhau, giám đốc xí nghiệp chính là ngư i xét duyệt chứng từ trước khi chi lương, có bộ phận tính lương riêng tách bạch v i bộ phân sử dụng lao động và bộ phận trả lương, tuy nhiên nhân viên của bộ phận tính lương cũng là ngư i trực tiếp tuyển... trọng yếu sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết, thực hiện biện pháp xử lý kịp th i 11 Xí Nghiệp có thực hiện kiểm soát bù đắp, ngo i thẻ bấm giờ để tính giờ công, bộ phận trực tiếp sử dụng lao động còn tiến hành chấm công vào bảng chấm công và g i cho bộ phận tính lương kiểm tra đ i chiếu nếu có chênh lệch thì sử dụng số liệu của bảng chấm công Xí nghiệp đã thiết kế mẫu thống nhất và đánh số thứ tự liên tục cho... bảng chấm công, bảng kê sản lượng, giấy nghỉ ốm… Các chứng tư đều được xét duyêt; bảng chấm công, bảng kê sản lượng được phê chu n b i bộ phận sử dụng lao động; bảng thanh toán lương ph i được giám đốc xét duyệt trước khi chi lương Khi thanh toán lương ngư i lao động ph i kí nhận lương trực tiếp Xí nghiệp chưa tiến hành tin học hóa công tác kế toán, mức độ tự động hóa công việc kế toán, tính lương tùy... trực tiếp nhân viên phụ trách lao động tiền lương để trao đ i và được gi i quyết.Khi có sự biến động về nhân sự (Nhân viên nghỉ việc,chuyển việc giữa các xưởng…) tổ trưởng sẽ tổng hợp báo cáo v i nhân viên phụ trách lao động nhân viên này sẽ tổng hợp, i u chỉnh danh sách nhân viên,bảng lương Khi có những vấn đề về tiền lương, thu nhập nhân viên có thể phản ánh v i các tổ trưởng,các tổ trưởng trực tiếp... thông tin giữa các bộ phận cũng như các khó khăn… 5)Giám sát T i xí nghiệp cũng không có bộ phận kiểm soát riêng biệt mà được thực hiện chủ yếu thông qua ban giám đốc,bộ phận quản lý tiền lương, bộ phận xưởng Bộ phận quản lý lao động thường giám sát tình hình lao động t i xưởng Khi có thắc mắc khiếu n i của nhân viên thì việc này cũng sẽ được i u tra xử lý đầy đủ T i các xưởng,các tổ trưởng sẽ có nhiệm... báo l i v i nhân viên quản lý lao động:ngày 3 hoặc ngày 4 hàng tháng xí nghiệp sẽ mang bảng chấm công xuống để công nhân có thắc mắc,khiếu n i và gi i quyết trước khi trả lương Ngo i ra theo như nhóm tìm hiểu ,xí nghiệp có thiết lập đường dây nóng để nhân viên có thể thông báo về việc sai sót hoặc gian lận trong tính lương Đầu tuần thì các tổ trưởng ban giám đốc và trưởng bộ phận tiến hành họp ,trình. .. về tiền thưởng dịp lễ tết Chính vì vậy không xây dựng được m i trường làm việc cạnh tranh thi đua tăng năng suất làm việc, không khuyến khích nhân viên làm việc nhiệt tình Không sử dụng hình thức trả lương qua t i khoản ngân hàng, dễ dẫn t i sai sót trong việc trả lương, khó bảo mật thông tin về lương của cá nhân Tốn nhiều công sức và th i gian cho công tác trả lương 4)Thông tin và truyền thông T i xí. .. hiểu thì nhân viên tính lương này là ngư i làm việc lâu năm, có uy tín trong công ty, được giám đốc tín nhiệm, và để tiết kiệm chi phí thì nhân viên này kiêm nhiệm luôn bộ phận tuyển dụng nhân sự.Nhưng theo nhóm , có rất nhiều r i ro có thể xảy ra, nếu nhân viên này thông đồng v i trưởng bộ phận sử dụng lao động như chuyền trưởng, tổ trưởng hoặc giả mạo chữ kí của những ngư i này để bổ sung nhân viên . tiền lương t i Công ty Cổ phần Thanh Bình, Xí Nghiệp giày I . Qua đây, b i tiểu luận cũng đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát n i bộ Chu trình tiền lương t i Công ty. 1 PHẦN. 1 . GI I THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH BÌNH XÍ NGHIỆP GIẦY 1 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Xí nghiệp giày I là một xí nghiệp trực thuộc Tổng công ty cổ phần Thanh Bình. . Excel…. Công ty không có sự đồng bộ trong việc ứng dụng tin học hóa kế toán. Phần II :CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG T I XÍ NGHIỆP 1 I. Lý thuyết về chu trình tiền lương 1. Tiền lương Tiền lương là biểu hiện