kiếm soát chu trình tiền lương tại xí nghiệp giày i , công ty cổ phần thanh bình

Mức dộ tự động hóa công việc kế toán tùy thuộc vào trình độ tin học của nhân viên kế toán và sự quen thuộc của nhân viên đó với các chương trình Ban giám đốc XN Bộ phận XNK Bộ phận kế t

LỜI MỞ ĐẦU

.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố năng suất và chất lượng luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, và tiền lương cũng được xem là một trong những chính sách quan trọng Có thể nói, tiền lương đóng vai trò như một bộ phận thiết yếu trong thu nhập của người lao động, đồng thời là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra Chính vì thế, tiền lương là mối quan tâm của nhiều đối tượng khác nhau như người lao động, người sử dụng lao động, công đoàn, cơ quan thuế…

Chất lượng quá trình kiểm soát tiền lương sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng lao động, tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị, tăng thu nhập cho người lao động, góp phần đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ các luật lệ và hệ thống pháp

lý Một chính sách tiền lương hiệu quả được thể hiện không chỉ thông qua một chu trình tiền lương chặt chẽ, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, mà bên cạnh đó còn bởi quá trình kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại doanh nghiệp Việc thực hiện công tác tiền lương hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin hữu ích về quản lý, sử dụng lao động, chi phí lao động nhằm đề ra những biện pháp tối ưu hóa công tác và quá trình sản xuất kinh doanh

Các số liệu thực tế đã cho thấy, rằng một doanh nghiệp nếu chỉ ban hành chính sách tiền lương đúng đắn chưa hẳn sẽ kích thích người lao động hăng hái tham gia và gia tăng hiệu suất, hiệu quả hoạt động kinh doanh mà bên cạnh đó, điều này còn đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại doanh nghiệp có được thiết kế phù hợp và vận hành một cách hữu hiệu hay không Vì vậy, xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn đó, bài tiểu luận này đã tập trung nghiên cứu và đưa

ra những phân tích, nhận định tổng quát về vấn đề “Kiểm soát nội bộ Chu trình tiền lương tại Công ty Cổ phần Thanh Bình, Xí Nghiệp giày I” Qua đây, bài tiểu luận cũng đề xuất một số kiến

nghị nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ Chu trình tiền lương tại Công ty

PHẦN 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH BÌNH

XÍ NGHIỆP GIẦY 1

Xí nghiệp giày I là một xí nghiệp trực thuộc Tổng công ty cổ phần Thanh Bình Địa chỉ: 22 Dương Quảng Hàm Phường 7 Quận gò Vấp TPHCM

Xí nghiệp giày I được hình thành và phát triển:

- Tháng 5/1995 quy mô 1 chuyền sản xuất, 320 lao động

- Tháng 10/1996 quy mô 2 chuyễn sx, 650 lao động

- Tháng 12/1997 quy mô 3 chuyễn sản xuất, 1200 lao động

Hiện nay tháng 3/2013 xí nghiệp có quy mô 3 chuyền , với 750 lao động

Sản phẩm: Gia công giày xuất khẩu sang thị trường một số nước châu Âu

CÔNG TY

1 Cơ cấu tổ chức

a Bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của Công ty được chia thành các phòng ban chức năng gọn nhẹ Trong đó, các

phân xưởng tổ chức sán xuất và các phòng ban chức năng (Bộ phận kế toán, Bộ phận XNK,bộ

phận kho- vật tư và tổ bảo vệ) có quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của

Ban giám đốc Công ty (Giám đốc và Phó giám đốc) thực hiện các nghiệp vụ tác nghiệp trong

quản lý, các chỉ tiêu kế hoạch, chính sách, đề xuất các phương hướng biện pháp trong sản xuất kinh doanh giúp cho Ban giám đốc thực hiện tốt công tác quản lý của Công ty Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo đời sống cán bộ nhân viên

b Sơ đồ cơ cấu tổ chức

2 Bộ máy kế toán

Để phù hợp với quy mô sản xuất của doanh nghiệp, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức

gọn nhẹ , phòng kế toán của Công ty chỉ gồm 4 người, mỗi người đảm nhiệm 1 phần kế toán và

phải chịu trách nhiệm về phần việc của mình Bộ phận tiền lương tách biệt với kế toán, do 1 nhân

viên phụ trách, nhân viên này có nhiệm vụ cập nhật bảng chấm công, tính giờ công qua thẻ bấm

giờ, sau đó chuyển qua nhân viên kế toán ghi sổ

Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Việc xử lý số liệu kế toán chủ yếu là thủ công với sự

hỗ trợ của Excel và các chương trình ứng dụng khác, công ty không sử dụng phần mềm kế toán

để tiến hành tin học hóa công tác kế toán Mức dộ tự động hóa công việc kế toán tùy thuộc vào

trình độ tin học của nhân viên kế toán và sự quen thuộc của nhân viên đó với các chương trình

Ban giám đốc XN

Bộ phận XNK

Bộ phận

kế toán

Bộ phận vật tư-kho

Tổ bảo vệ

Phòng giám đốc

Tổ bao bì

Tổ may thủ công E

Tổ may thủ công A

Tổ bán thành phẩm

Chuyền

gò ráp D

Chuyền bọc gót A

Chuyền

Gò ráp A

Chuyền bọc gót G

Bộ phận sản xuất

Công

tác

đoàn

Bộ

phận

tính

lương

Bộ phận TC-quản trị

BP ATL Đ-PCCC

Tổ kiểm phẩm

Tổ cơ điện Tổ kỹ thuật

Bộ phận nhà ăn

Xưởng pha cắt

Xưởng may

Xưởng bọc gót Xưởng gò

ứng dụng như Access, Excel… Công ty không có sự đồng bộ trong việc ứng dụng tin học hóa kế toán

Phần II:CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI XÍ NGHIỆP 1

I Lý thuyết về chu trình tiền lương

1 Tiền lương

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của số lượng và chất lượng sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh… Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, và là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch

vụ do đơn vị tạo ra

Thông thường, tiền lương bao gồm: lương cơ bản và các khoản khác như tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca…

2 Hình thức trả lương

Về cơ bản có hai hình thức trả lương là lương theo thời gian và lương theo sản phẩm Lương theo thời gian thường áp dụng cho bộ phận quản lí, còn lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng-lương theo doanh số cũng là một dạng của lương theo sản phẩm

Lương theo thời gian

Lương theo thời gian là khoản tiền trả cho người lao động theo thời gian làm việc của họ (ngày, tháng, quý hoặc năm) Lương thời gian không phụ thuộc vào khối lượng công việc (sản phẩm) mà người lao động hoàn thành trong khoảng thời gian đó Lương theo thời gian được tính dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương Tùy theo yêu cầu và khả năng quản lí, đơn vị có thể tính lương theo thời gian giản đơn hoặc trả lương theo thời gian có thưởng

Lương theo sản phẩm

Trong hình thức này, tiền lương được tính toán dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc hay ,lao vụ đã hoàn thành Để tính lương theo sản phẩm, cần xây dựng định mức hợp lí làm cơ sở xác định đơn giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, công việc Tùy theo yêu cầu và khả năng quản lí của đơn vị, việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo các hình thức sau đây:

Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: tiền lương được tính trực tiếp theo số

lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương Hình thức này thường được áp dụng phổ biến để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất

Tính lương theo sản phẩm gián tiếp: thường được sử dụng để tính lương cho công nhân

phục vụ sản xuất như vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị…

Tính lương theo sản phẩm có thưởng: tiền lương được tính theo sản phẩm (trực tiếp hoặc

gián tiếp) kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất

Tính lương theo sản phẩm lũy tiến: ngoài tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp, căn cứ

vào mức độ vượt định mức để tính thêm tiền lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến

Tiền lương khoán theo sản phẩm cuối cùng: được tính theo đơn giá tổng hợp cho sản

phẩm hoàn thành đến công đoạn cuối cùng

Khoán quỹ lương: hình thức này có thể áp dụng cho các phòng ban của đơn vị Trên cơ

sở số lao động định biên hợp lí của các phòng ban, đơn vị tính toán và khoán quỹ lương cho từng phòng ban theo nguyên tắc hoàn thành nhiệm vụ được giao Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của từng phòng ban

3 Chu trình tiền lương

Chu trình tiền lương có những đặc điểm cần quan tâm như sau:

Chu trình tiền lương là một chu trình quan trọng trong nhiều đơn vị, vì vừa phản ánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương) vừa là cơ sở để xác định chi phí đầu ra (giá thành sản phẩm/dịch vụ)

Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện, như bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân… nên nếu có sai phạm có thể dẫn đến những hậu quả pháp lí nghiêm trọng Những biến động lớn trong chi phí tiền lương hay những sai phạm trong chu trình này là mối quan tâm không chỉ của người quản lí đơn vị mà còn là của cơ quan quản lí nhà nước-do chúng

là cơ sở để tính các khoản trên

Chu trình tiền lương trải qua nhiều giai khâu liên quan đến người lao động, đến những tài sản nhạy cảm như tiền, séc nên dễ bị tính toán sai và là đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng

Chi phí tiền lương tại nhiều đơn vị là khoản mục chiếm tỷ trộng lớn trong tổng chi phó và giá thành của doanh nghiệp và các sai phạm sẽ gây ảnh hưởng lớn tới các quyết định khác

về sản xuất, tiêu thụ

Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi sự xét đoán của nhà quản lí các cấp Do vậy, nếu đánh giá không đúng những cống hiến của người lao động, dẫn tới việc trả lương không phù hợp (như thiếu công bằng, chưa thỏa đáng ) có thể

khiến đơn vị mất đi nguồn nhân lực có chất lượng cao nhất là trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực

Hiệu quả hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chính chu trình này, chẳng hạn như giá bán sản phẩm có mang tính cạnh tranh hay không, năng suất lao động cao hay không, đơn vị có tuyển dụng và giữ được những nhân lực chủ chốt hay không… Kiểm soát tốt chu trình tiền lương sẽ giúp các nhà quản lí trả lời được những câu hỏi trên

Thực tế, chu trình tiền lương thường bao gồm các bước công việc sau đây:

Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương

Tính lương và các khoản khấu trừ

Phát hành séc trả lương

Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước

Ghi sổ kế toán

II Thực trạng chu trình tiền lương tại xí nghiệp giầy 1 công ty cổ phần Thanh Bình

1 Chu trình tiền lương

a Hình thức tuyển dụng lao động

Do bộ phận Lao động tiền lương phụ trách.Sau khi người lao động nộp hồ sơ,phòng lao động –tiền lương tuyển dụng,ký hợp đồng lao động,đồng thời kế toán ghi nhận người lao động để chấm công (Do trên thực tế tại xí nghiệp nhân viên quản lý về lao động tiền lương chính là nhân viên kế toán)

Hiện nay toàn xí nghiệp có 749 lao động

Vào đợt hàng nhiều, công ty thường xuyên tuyển thêm nhân sự vào đợt hè, sinh viên học sinh có thể xin vào làm thời vụ, trong số này có thể không làm lâu dài, thỏa thuận với công ty không làm hồ sơ xin việc mà chỉ cần mang giấy cmnd photo là có thể vào làm, số công nhân này do không do tổ trưởng từng phân xưởng quản lý mà do 1 bộ phận khác quản lý

b Hình thức tiền lương áp dụng tại xí nghiệp

Xí nghiệp hiện áp dụng 2 hình thức trả lương theo thời gian và theo sản phẩm

Xưởng may trả lương theo sản phẩm, tiền lương của công nhân được tính trực tiếp theo

số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá lương Đơn giá tính lương tùy thuộc vào từng loại sản phẩm

Các xưởng còn lại tính lương theo thời gian: 95,000/1 ngày công(8h)

Lập và thu thập bảng chấm công và các thông tin liên quan

Tính lương và các khoản khấu trừ

Ngoài ra có quy định khác biệt giữa mức lương của công nhân chính thức và công nhân làm việc theo thời vụ

c Các chế độ phụ cấp áp dụng tại xí nghiệp

Xí nghiệp đang áp dụng các chế độ trợ cấp đối với nhân viên chính thức

Phụ cấp trách nhiệm:tùy theo vị trí của nhân viên

Phụ cấp chuyên cần :100000đ /1 công nhân đi làm đủ tháng (28 công)

Trợ cấp tiền nhà 100,000đ/tháng,trợ cấp tiền ăn 50,000/tháng –ngoài ra xí nghiệp vẫn cung cấp 1 bữa trưa tại cangtin xí nghiệp,công nhân có thể ăn hoặc không,trợ cấp tăng ca 5,000đ/1 ca,chủ nhật đi làm 10,000đ/1 ngày.(Có bữa ăn tăng ca cho công nhân)

d Chu trình tiền lương

Sơ đồ chu trình tiền lương:

Các chứng từ sử dụng: thẻ bấm giờ, bảng theo dõi lao động và bảng chấm công do tổ trưởng của phân xưởng đóng bọc gót theo dõi; bảng kê sản lượng hoàn thành do tổ

trưởng xưởng may theo dõi

Bảng chấm công

Hàng ngày nhân viên khi đi làm sẽ tiến hành quẹt thẻ.Cuối tháng nhân viên lao động và tiền lương căn cứ trên các số liệu do phần mềm tổng hợp,đối chiếu so sánh với bảng chấm công do các tổ trưởng các xưởng thực hiện chấm công thực tế tại xưởng (hàng ngày),tiến hành tính lương,lập bảng thanh toán tiền lương Sau khi lập bảng lương,nhân viên tính lương gửi cho Giám đốc xí nghiệp ký xét duyệt,sau đó chuyển sang cho nhân viên kế toán.Nhân viên kế toán dựa vào bảng lương tiến hành ghi sổ kế toán.Lập và kí phiếu chi,làm Kế toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.Thủ quỹ tiến hành trả lương,ký xác nhận đã chi lên phiếu chi,

Ngày 10 hàng tháng xí nghiệp tiến hành trả lương cho công nhân bằng tiền mặt.Tổ trưởng nhận lương từ phòng tài vụ kèm bảng thanh toán lương.Sau đó phát cho công nhân.Công nhân ký nhận lương

h

PHẦN III:THỰC TRẠNG KSNB

I)Các hoạt động kiểm soát

Bảng câu hỏi

1)

2)

3) Hoạt động kiểm soát

Xí nghiệp đã có sự phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khác nhau, giám đốc xí nghiệp chính là người xét duyệt chứng từ trước khi chi lương, có bộ phận tính lương riêng tách bạch với

bộ phân sử dụng lao động và bộ phận trả lương, tuy nhiên nhân viên của bộ phận tính lương cũng là người trực tiếp tuyển dụng nhân sự Theo như nhóm chúng em tìm hiểu thì nhân viên tính lương này là người làm việc lâu năm, có uy tín trong công ty, được giám đốc tín nhiệm, và

để tiết kiệm chi phí thì nhân viên này kiêm nhiệm luôn bộ phận tuyển dụng nhân sự.Nhưng theo nhóm , có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra, nếu nhân viên này thông đồng với trưởng bộ phận sử dụng lao động như chuyền trưởng, tổ trưởng hoặc giả mạo chữ kí của những người này để bổ sung nhân viên ảo vào danh sách, hay cố tình không xóa công nhân đã thôi việc, tất cả đều có thể xảy ra

Xí nghiệp thường xuyên tiến hành kiểm tra , theo dõi tình hình làm việc của công nhân, giám đốc xí nghiệp thường xuyên trực tiếp tới phân xưởng nhận định tình hình hoạt động Nhưng thực

tế công nhân vẫn còn thiếu nghiêm túc trong làm việc do số lượng công nhân tương đối lớn có khoảng 750 lao động, bộ phận sử dụng lao động không quản lý chặt chẽ được

Xí nghiệp xây dựng chính sách tiền lương hợp lý, đảm bảo công bằng giữa các công nhân Tuy nhiên thu nhập của công nhân chỉ cao vào thời kỳ công ty có nhiều đơn đặt hang, việc làm nhiều Nhưng vào khoảng từ tháng 9 đến tháng 2 năm sau công nhân thường xuyên rơi vào tình trạng thất nghiệp, tiền lương nhận được chỉ xấp xỉ tiền lương hợp đồng khoảng 2,5 tr đồng Số tiền này với mức sống tại TPHCM là ít ỏi, chính vì vậy ảnh hưởng tới tâm lý cho người lao động, công nhân không có tinh thần làm việc, dẫn tới mục tiêu về sự hữu hiệu và hoạt động khó đạt được Định kì, trên tổng công ty Thanh Bình tiến hành kiểm tra việc tính lương, và các khoản trích theo lương để tiến hành nộp cho Nhà nước Tổng công ty lập dự toán lương cho xí nghiệp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với tiền lương dự toán Nếu có chênh lệch trọng yếu sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết, thực hiện biện pháp xử lý kịp thời

Xí Nghiệp có thực hiện kiểm soát bù đắp, ngoài thẻ bấm giờ để tính giờ công, bộ phận trực tiếp

sử dụng lao động còn tiến hành chấm công vào bảng chấm công và gửi cho bộ phận tính lương kiểm tra đối chiếu nếu có chênh lệch thì sử dụng số liệu của bảng chấm công

Xí nghiệp đã thiết kế mẫu thống nhất và đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ như bảng chấm công, bảng kê sản lượng, giấy nghỉ ốm…

Các chứng tư đều được xét duyêt; bảng chấm công, bảng kê sản lượng được phê chuẩn bởi bộ phận sử dụng lao động; bảng thanh toán lương phải được giám đốc xét duyệt trước khi chi lương Khi thanh toán lương người lao động phải kí nhận lương trực tiếp

Xí nghiệp chưa tiến hành tin học hóa công tác kế toán, mức độ tự động hóa công việc kế toán, tính lương tùy thuộc vào trình độ của nhân viên kế toán và nhân viên tính lương và sự quen thuộc của nhân viên đó với các chương trình ứng dụng như Excel, Access… Khối lượng nhân viên vào cuối tháng lớn, có thể dẫn tới áp lực, do đó có thể dẫn tới sai sót trong quá trình tính lương

Xí nghiệp không bảo mật mức lương của từng cá nhân, moi công nhân đều có thể biết được mức lương của mình và của người khác Dễ gây ra sự mâu thẫu giữa các nhân viên trong công ty ảnh hưởng đến môi trường làm việc và sự cộng tác, gây ảnh hưởng tới tâm lý người lao động, khó khuyến khích tăng năng suất lao động

Xí nghiệp chưa xây dựng chính sách tiền thưởng cho công nhân viên một cách cụ thể, hàng tháng vào ngày ứng lương, công nhân được xí nghiệp phát quà( thường là đường hoặc sữa) cho những ai làm tăng ca đủ Xí nghiệp cũng chưa có quy định rõ ràng về tiền thưởng dịp lễ tết Chính vì vậy không xây dựng được môi trường làm việc cạnh tranh thi đua tăng năng suất làm việc, không khuyến khích nhân viên làm việc nhiệt tình

Không sử dụng hình thức trả lương qua tài khoản ngân hàng, dễ dẫn tới sai sót trong việc trả lương, khó bảo mật thông tin về lương của cá nhân Tốn nhiều công sức và thời gian cho công tác trả lương

4)Thông tin và truyền thông

Tại xí nghiệp giầy 1 thì không có bộ phận thông tin và truyền thông chính thức.Tuy nhiên thì các thông tin bên trong và bên ngoài xí nghiệp vẫn được xử lý kịp thời đảm bảo mọi hoạt động diễn

ra hợp lý

Đối với thông tin bên trong:Ở xí nghiệp mọi nhân viên được thông báo đầy đủ về các chính sách,các sự thay đổi một cách kịp thời thông qua tổ trưởng các xưởng.Khi có thắc mắc hay khiếu