ERP là Hệ thống Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP) nguyên thuỷ ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v. Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sựtiền lương, quản trị sản xuất … song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gồm tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau. ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications). Dưới đây là một số chức năng chính của bộ phần mềm ERP: Quản lý Khách hàng và đơn đặt hàng (Customer and Order Management). Quản lý Mua sắm (Purchasing Control). Lập Kế hoạch sản xuất (Production Schedule). Lập và quản lý danh mục thành phẩm, bán thành phẩm (Ingredient List). Quản lý Kho (Inventory Management). Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành (Interface with CMMS system) Báo cáo và Phân tích (Reporting and Analysis) Quản lý Tài chính Kế toán (Financial Management) Quản lý tiền lương (Payroll) Quản lý Nhân sự (Human Resources) Tóm lại, chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là phần mềm quản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
Trang 1Đề tài: Tìm hiểu hệ thống ERP của website chodientu.vn
I.Tìm hiểu về chodientu.vn
II.Hoạt động chính của website chodientu.vn
Phần 3: Kết luận
Trang 2Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vàotrong một hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềmnhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất … song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gồm tất
cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông vớinhau
ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material ResourcePlanning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợptoàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu một cách đơn giản, ERPchỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói
Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kếhoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng) Hệ thống ERP mở rộng như vậy đượcgọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications) Dưới đây làmột số chức năng chính của bộ phần mềm ERP:
* Quản lý Khách hàng và đơn đặt hàng (Customer and Order Management)
* Quản lý Mua sắm (Purchasing Control)
* Lập Kế hoạch sản xuất (Production Schedule)
Trang 3* Lập và quản lý danh mục thành phẩm, bán thành phẩm (Ingredient List).
* Quản lý Kho (Inventory Management)
* Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành (Interface with CMMS system)
* Báo cáo và Phân tích (Reporting and Analysis)
* Quản lý Tài chính Kế toán (Financial Management)
* Quản lý tiền lương (Payroll)
* Quản lý Nhân sự (Human Resources)
Tóm lại, chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là phần mềmquản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản Những gìquan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, và với mỗi ngànhnghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP cóthể rất khác nhau
2 – Đặc điểm chung của hệ thống.
Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phầnmềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên Khởi đầu thì ERP nhắm tớingành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinhdoanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuynhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất màcòn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERPtiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu
Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công
ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban
Trang 4trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thốngmáy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.
Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất đểphục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộphận Hành Chánh Nhân sự và Kho Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệthống máy tính để điều hành công việc của mình Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệthống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữliệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau Giải pháptích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm mộtcách hợp lý
Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa họchơn toàn bộ thông tin của DN Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõi Để đạtđược tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệpchặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ Không ít
DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tácnghiệp của ERP Kết quả, họ đã biến ERP thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩalớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để cóthể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin
3 – Vai trò của hệ thống đối với hoạt động của doanh nghiệp:
Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệpkiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình Nhưng nó không phải là công cụ tạo radoanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thu được khoản lợinhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong quá trình doanhnghiệp hoạt động Các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại bao gồm:
Trang 5Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định: Được ứng dụng các côngnghệ tiên tiến trong ngành Công nghệ thông tin, hệ thống ERP cho phép người
sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng Có khả năngphân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm
vi quyền hạn được phân bổ
Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Yêu cầu quantrọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là khả năng đồng
bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp dù nằm ởđâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho
dữ liệu Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thayđổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ
Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Quy trình kinh doanh thường
bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận
Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyểnthông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
Giảm chi phí vô lý: Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệthống phân tích toàn diện mọi mặt trong một tổ chức Hệ thống ERP giúp cácquy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý sẽ luôn được sẵnsàng cho một quy trình khác
Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP đáp ứngtốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấutrúc doanh nghiệp Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặcbớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng
Trang 6Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống: Nhà phân phối và triển khai các hệthống ERP thường ký kết với doanh nghiệp các hợp đồng hỗ trợ dài hạn như làmột phần của việc mua hệ thống Điều này sẽ giúp nhà phân phối và triển khaibám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp.
Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường được yêucầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặcnhững hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay
hệ thống quản lý chuỗi cung ứng
Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ liệu củadoanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực tiếpyêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ giúprút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác
4 – Các nhà cung cấp ERP hiện nay
Đây là một số trong những công ty phần mềm ERP hàng đầu (Enterprise ResourcePlanning) với các liên kết đến các trang web của họ:
www.ssagt.comwww.intentia.com
Trang 7www.sage.comwww.navision.com/us/
www.scala-na.comwww.deltek.comwww.fs.comwww.lillysoftware.comwww.flexi.com
www.glovia.comwww.aremissoft.comwww.sysprousa.comwww.profitkey.comwww.solomon.comwww.macola.comwww.made2manage.comwww.visibility.comwww.powercerv.com
Trang 8II – Phân loại
Các loại hệ thống ERP hiện nay gồm 3 loại đó là: Phần mềm Thương Mại, Mã Nguồn Mở và Miễn Phí.
1 – Phần mềm ERP Thương mại
Các loại phần mềm ERP Thương mại là những phần mềm được các hãng sản xuất
ra với mục đích bán cho người dùng, được đăng ký bản quyền, nghĩa là bạn sẽ phải trảmột khoản phí cho việc sử dụng phần mềm ERP của hãng sản xuất, thường thì khoảnđầu tư này là tương đối lớn đối với các doanh nghiệp Bộ phần mềm ERP này chỉ chophép bạn sử dụng, khai thác các chức năng của nó, chứ bạn không được tác động và
bộ mã nguồn của phần mềm để chỉnh sửa, tùy chỉnh theo ý muốn
Trang 9Tuy nhiên bộ phần mềm ERP Thương mại lại có những ưu điểm riêng của nó Vì là
bộ phần mềm được xây dựng vì mục đích lợi nhuận, do đó các công ty sản xuất sẽphải cố gắng để đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu của khách hang Vì vậy chức năng củacác phần mềm ERP thương mại sẽ đa dạng hơn, được đầu tư kỹ lưỡng, tỷ mỷ hơn rấtnhiều Khi doanh nghiệp chọn bộ phần mềm ERP thương mại, họ sẽ có được sự hỗ trợtốt nhất của công ty cung cấp, giúp dễ dàng triển khai phần mềm vào doanh nghiệp và
sử dụng một cách hiệu quả nhất
Đây cũng chính là loại phần mềm ERP được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiệnnay, và nó thường được áp dụng vào các công ty có cấu trúc lớn và phúc tạp Bởi vìcác công ty lớn thường không muốn mạo hiểm vận mệnh của doanh nghiệp vào các bộphần mềm ERP không đầy đủ, ổn định, chưa có uy tín và khả năng phục vụ kháchhàng, mà thường thì các công ty cung cấp ERP thương mại lại rất đề cao điều này,
“Tiền nào của nấy” mà!
Một số bộ phần mềm ERP thương mại lớn hiện nay là: E-Business Suite,PeopleSoft Enterprise (của hãng Oracle); AX, Navision, Solomon (của Microsoft);SAP R/3, mySAP ERP, Business One (của SAP),…
2 – Phần mềm ERP Mã nguồn mở
Trang 10Bộ phần mềm ERP Mã nguồn mở là bộ phần mềm mà đi kèm theo các ứng dụngcần thiết là bộ mã nguồn (source code) của phần mềm, giúp cho người sử dụng, doanhnghiệp có thể chủ động tùy chỉnh bộ phần mềm theo ý của mình sao cho phù hợp nhấtvới môi trường phát triển liên tục của doanh nghiệp Đây cũng chính là một hướngphát triển mới sáng sủa cho bộ phần mềm ERP.
ERP là một bộ phần mềm lớn và vô cùng phức tạp, nên việc triển khai, ứng dụngcũng là cả một chặng đường gian nan với doanh nghiệp Khi triển khai, yêu cầu lớnnhất và phức tạp nhất là customize phần mềm theo đặc thù hoạt động của doanhnghiệp Tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và do đó hệ ERPcũng phải thay đổi theo liên tục Nếu dùng các hệ ERP quy mô lớn như Oracle E-Business Suite hoặc SAP thì phần công việc thay đổi đó phải do các đơn vị triển khaiđảm nhiệm, khách hàng không làm chủ, kiểm soát được phần mềm Các hệ thốngphần mềm này cũng đòi hòi chi phí đầu tư rất lớn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ khóvới tới được
Vì vậy, trong một bài báo gần đây, tạp chí CIO đưa ra đánh giá trong 3-5 năm tớiđây, công nghệ phần mềm ERP nguồn mở sẽ là một trong những công nghệ mới nổiđáng chú ý nhất Một bài báo khác của tạp chí ComputerWorld cũng cho biết cácdoanh nghiệp vừa có xu hướng chuyển sang dùng các hệ ERP nguồn mở
Còn về lý do? Quá rõ ràng đó là vì chi phí thấp hơn nhiều so với các phần mềmthương mại khác; Làm chủ công nghệ, đảm bảo an toàn và riêng tư: Do nắm được mãnguồn nên những người sử dụng và phát triển làm chủ được PM, có khả năng thayđổi, bổ sung và phát triển các ứng dụng theo yêu cầu riêng của mình, điều mà PMthương mại không cho phép; Độc lập, không bị lệ thuộc vào bất kỳ nhà cung cấp nào;Khách hàng có thể làm chủ công nghệ và chủ động tùy biến theo ý mình, phù hợp vớicác đặc thù của doanh nghiệp và đáp ứng được các thay đổi, phát triển liên tục củadoanh nghiệp Bên cạnh đó phần mềm ERP nguồn mở còn Không bị hạn chế sử dụng:
Do PMNM không bị giới hạn người dùng nên các cơ quan có thể yên tâm cung cấpcho số lượng không giới hạn người sử dụng theo mục đích riêng của mình,…
Trang 11Tuy nhiên nói thế không có nghĩa là phần mềm ERP nguồn mở không có hạn chếcủa nó Vì là phần mềm mã nguồn mở, ta có thể tùy chỉnh phần mềm theo ý củachúng ta, nhưng để có thể tùy chỉnh một phần mềm vốn đã phức tạp như thế này thìkhông phải là một chuyện dễ dàng, vì nếu bạn không phải là một kỹ sư IT có trình độhiểu biết thì việc thâm nhập, chỉnh sửa code cho phần mềm sẽ là việc không hề đơngiản Bên cạnh đó, phần mềm mã nguồn mở sẽ không được ổn định như các phầnmềm nguồn đóng, vì nó để mở mã nguồn, nên dễ bị tác động, có thể làm cả bộ phầnmềm hoạt động sai lệch Bên cạnh đó, các phần mềm nguồn mở chưa có hỗ trợ kỹthuật tin cậy, nghĩa là nếu người dùng gặp sự cố, sẽ được sự giúp đỡ của cộng đồngnguồn mở quốc tế, nhưng không ai chịu trách nhiệm hỗ trợ đầy đủ,…
Vấn đề luôn có 2 mặt của nó, chủ yếu là bạn sẽ có lựa chọn như thế nào Hiện nay,lựa chọn ERP nguồn mở (phần lớn là miễn phí và một số có phí) thường là lựa chọnhàng đầu những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiềm lực kinh tế không lớn, hoặc muốn đápứng được với mọi sự thay đổi của thị trường, xã hội
Dưới đây là một số ví dụ về các giải pháp ERP nguồn mở hiện đang phổ biến:
* Openbravo
Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Có hai phiên bản: bản nguồn mở miễn phí (Community Edition) và bản thương mại (Network Edition, 10.000 ơrô một năm) Bản miễn phí có các công nghệ mới nhất nhưng không tin cậy, ổn định bằng bản thương mại và không có hỗ trợ chính thức của hãng
Trang 12Các chức năng chính như sau:
* Compiere
Trang 13
3 – Phần mềm ERP miễn phí (và mã nguồn đóng)
Bộ phần mềm ERP miễn phí ngay từ tên gọi của nó cũng đã bộc lộ bản chất của
mình, đó là bộ phần mềm được viết vì các mục đích nghiên cứu, … chứ không vì mụcđích lợi nhuận (để bán) Chính vì vậy nên sự đầu tư vào những bộ phần mềm như thếnày là không lớn, do đó việc gặp nhiều lỗi, khó khăn, thiếu ổn định trong áp dụngphần mềm là điều không thể tránh khỏi
Thường thì đây là lựa chọn số 1 của các công ty nhỏ, khả năng kinh tế hạn chế,không cần thiết để sử dụng các bộ phần mềm quản lý đồ sộ, cũng như không đủ tiềmlực để đầu tư vào các phần mềm lớn, hiện đại
Trang 14PHẦN 2 Vận Dụng
I – Tìm hiểu về website chodientu.vn
Với tham vọng phát triển thành một trung tâm giao dịch trực tuyến hàng đầu tạiViệt Nam, Cty giải pháp phần mềm Peacesoft bước đầu hoàn thànhwww.chodientu.com.vn (CĐT), cầu nối liên lạc giữa người cung cấp sản phẩm vàdịch vụ với người tiêu dùng
Chơdientu.vn la sàn giao dịch mua bán, đấu giá tích hợp thanh toán trực tuyến thôngqua mạng Internet
Chodientu.vn là một trong những trang web dẫn đầu Việt Nam về thương mại điện
tử Thuộc sở hữu của PeaceSoft, Chodientu.vn hoạt động theo mô hình trung tâm
Trang 15thương mại trực tuyến Vụ Thương Mại Điện Tử (TMĐT) - Bộ Thương Mại vừa cóđánh giá tổng kết tình hình TMĐT trong 6 tháng đầu năm 2006
Tại thời điểm tháng 3, năm 2008, Chodientu.vn có trên 120.000 thành viên và hơn4.000 doanh nghiệp hoạt động Được xem là website hoạt động tốt nhất trong mô hìnhB2C và C2C, Chodientu.vn hiện đang hợp tác với eBay để xúc tiến mạnh hơn nữa cáchoạt động thương mại trực tuyến trong nước
Trước 2007, Chodientu.vn tìm cho mình rất nhiều hình thức thanh toán để hỗ trợngười mua và người bán hoạt động trên website Các phương pháp thanh toán truyềnthống như thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, hoặc chuyển tiền qua bưu điện được ápdụng nhưng không đáp ứng được nhu cầu của các giao dịch trực tuyến Nhận thức rõviệc áp dụng kênh thanh toán điện tử giúp mở rộng không giới hạn phạm vi kinhdoanh cho các thành viên, Chodientu.vn luốn cố gắng tìm và áp dụng những phươngthức thanh toán hiện đại như FastMobiPay, hoặc Internet Banking của ngân hàng Tuynhiên những phương thức thanh toán này chỉ có thể áp dụng cho phạm vi nhỏ, tínhphổ dụng không cao
Đầu 2007, Chodientu.vn hợp tác với OnePAY với mục tiêu cung cấp giải phápthanh toán trực tuyến theo chuẩn quốc tế, chấp nhận thanh toán thẻ cho hàng triệu chủthẻ tại Việt Nam Do tính chất đặc biệt, Chodientu.vn xây dựng mô hình thanh toáncho khách hàng của mình thông qua tài khoản trung gian của PeaceSoft Doanh thubán hàng của các doanh nghiệp trên Chodientu.vn được PeaceSoft chuyển trả sau khithỏa mãn các quy định đã đặt ra