giao tiếp trong đàm phán

• Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai bên • Đám phán giúp phát huy sự tinh tế trong giao tiếp, góp phần tác động đến các quá trình và kết quả cuối cùng... Mô hình cơ bản của giao ti

Phần 5

Giao tiếp trong đàm phán

Giao tiếp trong đàm phán

• Quá trình đàm phán, gồm cả yếu tố ngôn ngữ và phi ngôn ngữ có vai trò tối quan trọng trong việc đạt được mục tiêu và giải quyết tranh chấp.

• Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai bên

• Đám phán giúp phát huy sự tinh tế trong giao tiếp, góp phần tác động đến các quá trình và kết quả cuối cùng

Mô hình cơ bản của giao tiếp

• Giao tiếp là một hoạt động diễn ra giữa hai người: người truyền tin và người nhận tin

• Người truyền tin là người có một thông điệp, mã hóa thông điệp này dưới dạng một tin nhắn để gửi tới người nhận tin

• Người nhận tin cung cấp thông tin về việc tin nhắn này được đón nhận thế nào và phản hồi, phát triển hay từ chối tin nhắn ban đầu (quá trình phản hồi)

Sự sai lệch trong giao tiếp

- Nếu họ càng có nhiều khác biệt về mục đích hoặc có quan hệ đối nghịch thì sự sai lệch trong giao tiếp càng dễ xảy ra

- Lựa chọn phương tiện phát tin có thể ảnh hưởng đến kết quả

- Một số tin nhắn có thể được nói hoặc viết tốt hơn

- Tầm nhìn kém, nghe nhầm làm giảm khả năng hiểu đúng tin nhắn

Sự sai lệch trong giao tiếp

3 Tin nhắn

- Là hình thái biểu hiện thông tin cần truyền tải

- Càng sử dụng hình thái có tính biểu trưng thì nội dung càng khó được hiểu chính xác

Sự sai lệch trong giao tiếp

5 Kênh truyền tin

- Là phương tiện truyền tải tin nhắn từ người gửi đến người nhận

- Tin nhắn có thể bị nhiễu trên phương tiện truyền tin hoặc

bị tác động của các yếu tố khác

6 Giải mã

- Quá trình phiên dịch tin nhắn từ hình thái biểu tượng sang dạng có thể hiểu được

- Khi các bên sử dụng ngôn ngữ khác nhau, quá trình giải

mã có thể gây ra nhiều sai lệch hơn

Sự sai lệch trong giao tiếp

7 Ý nghĩa

- Các nhận thức, ý tưởng, cảm xúc, phản ứng, suy nghĩ tồn tại trong mỗi người và đóng vai trò như bộ lọc trong việc phiên dịch tin nhắn được mã hóa

- Các bộ lọc này có thể gây ra sai lệch trong giao tiếp

8 Phản hồi

- Quá trình người nhận tin phản ứng lại tin nhắn của người gửi tin

- Việc không phản hồi có thể gây ra sự sai lệch đáng kể

- Phản hồi có thể ảnh hưởng đến giao tiếp bẳng cách tác động đến các đề xuất do các bên đưa ra

Cách cải thiện khả năng giao

tiếp trong đàm phán

• Sử dụng 2 loại câu hỏi:

– Câu hỏi có thể quản lý được:

• Thu hút sự chú ý hoặc làm người nghe chuẩn bị

– Tôi có thể đặt một câu hỏi không?

• Thu nhận thông tin

– Sản phẩm này giá bao nhiêu?

• Khơi gợi suy nghĩ

– Bạn có sáng kiến nào để cải tiến việc này không?

Cách cải thiện khả năng giao

tiếp trong đàm phán

– Câu hỏi không quản lý được:

• Tạo khó khăn

– Anh kiếm đâu ra ý tưởng tồi thế này?

• Cung cấp thông tin

– Anh không biết rằng chúng tôi không thể chấp nhận mức giá này ah?

• Đưa thảo luận đến một kết luận không chính xác

– Anh không nghĩ rằng chúng ta đã nói đủ về vấn đề này rồi ah?

Cách cải thiện khả năng giao

Cách cải thiện khả năng giao

tiếp trong đàm phán

• Thay đổi vai

– Người đàm phán hiểu vị thế của đối phương bằng cách tích cực thảo luận về vị thế này cho đến khi đối phương bị thuyết phục rằng họ đã được thấu hiểu

– Tác động và thành công của kỹ thuật thay đổi vai

• Rất hiệu quả để tạo những thay đổi về nhận thức hay thái độ

• Khi các vị thế tương thích sẽ dễ tạo kết quả khả quan, nếu các vị thế không tương thích có thể tạo thay đổi tích cực

• Không nhất định cần thiết như là một phương pháp tạo sự thống nhất giữa hai bên

• Độ biểu cảm qua lời nói

• Biểu hiện của nét mặt

• Trang phục

• Cử chỉ/điệu bộ/phong cách

• Giao tiếp qua ánh mắt

Không rõ ràng, không có phản hồi

Sự khác biệt của từng cá nhân

Giới tính, tuổi, độ tự tin, kinh nghiệm, trình độ học vấn, chủng tộc, văn hóa, niềm tin, quan điểm

Rào cản giao tiếp

Ngôn ngữ

Phương ngữ, giọng điệu, ý nghĩa và chữ viết

Phong cách văn hóa

Trực tiếp/gián tiếp, phép lịch sự, hình thức/không hình thức

Tín hiệu không lời

Tín hiệu không lời không phù hợp với những thông điệp bằng lời=> gây nhầm lẫn

Rào cản giao tiếp

Nghe được thông điệp

– Tiết kiệm thời gian

– Công nhận người nói

Lắng nghe một cách chủ động

• Lắng nghe như một sinh

viên Giả sử có những chủ đề

liên quan đến tình huống mà

bạn không hiểu ngay cả trong

những lĩnh vực mà bạn tự tin

nhất, hãy lắng nghe để hiểu rõ

nguồn dữ liệu hơn là bảo thủ

với niềm tin của bạn bởi bạn

cũng có thể sai hoặc chỉ đúng

một phần.

• Tìm hiểu phong cách lắng

nghe của bạn Nếu bạn thực

sự quan tâm đến sự hiểu biết

và cảm giác của người nào đó

thì sự quan tâm của bạn sẽ là

chân thành chứ không có vẻ

như máy móc

• Hãy lắng nghe ý nghĩa thực

sự của lời phê phán Thật dễ

dàng để lắng nghe và đưa ra những lời khen ngợi.

• Tập trung vào các ý kiến

khác cũng có thể tạo cho người nghe cơ hội để phản ánh về quá trình và chiến lược Bước sang một bên và

nhìn nhận những vấn đề đang diễn ra một cách khách quan hơn là cách giúp cho một nhà thương thuyết đạt hiệu quả.

Sự hòa hợp

• Đàm phán hai bên cùng có lợi cần có sự hòa hợp

– Bạn đang cố gắng thuyết phục đối tác của bạn rằng đề xuất là hợp lý, bạn thiết kế nó chỉ để đáp ứng lợi ích của ông ta cũng như của bạn

– Làm sao để thành công nếu đối tác không tin vào khả năng thấu hiểu lợi ích khách hàng của bạn?

– Một cuộc đàm phán thành công bắt đầu với việc chia sẻ những hiểu biết

về vấn đề cần giải quyết

• Thấu hiểu qua ngôn từ

– Chúng tôi luôn cố gắng để hiểu thông qua từ ngữ

– Khi nhận thấy đối tác không hiểu chúng ta sẽ nói: “Để tôi làm rõ…” và sau đó chúng tôi cố gắng nói lại theo cách khác.

Sự hòa hợp

• Bước vào thế giới của mỗi người.

• Nhìn nó từ quan điểm của họ.

• Hãy suy nghĩ theo phong cách của họ, nói chuyện theo phong cách của họ, trở thành phong cách của họ.