giao tiếp trong đàm phán

Phần 5 Giao tiếp trong đàm phán Giao tiếp trong đàm phán • Quá trình đàm phán, gồm cả yếu tố ngôn ngữ và phi ngôn ngữ có vai trò tối quan trọng trong việc đạt được mục tiêu và giải quyết tranh chấp. • Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai bên • Đám phán giúp phát huy sự tinh tế trong giao tiếp, góp phần tác động đến các quá trình và kết quả cuối cùng. Mô hình cơ bản của giao tiếp • Giao tiếp là một hoạt động diễn ra giữa hai người: người truyền tin và người nhận tin • Người truyền tin là người có một thông điệp, mã hóa thông điệp này dưới dạng một tin nhắn để gửi tới người nhận tin • Người nhận tin cung cấp thông tin về việc tin nhắn này được đón nhận thế nào và phản hồi, phát triển hay từ chối tin nhắn ban đầu (quá trình phản hồi) Sự sai lệch trong giao tiếp 1. Người đưa tin và người nhận tin - Nếu họ càng có nhiều khác biệt về mục đích hoặc có quan hệ đối nghịch thì sự sai lệch trong giao tiếp càng dễ xảy ra. 2. Phương tiện phát và nhận tin - Lựa chọn phương tiện phát tin có thể ảnh hưởng đến kết quả - Một số tin nhắn có thể được nói hoặc viết tốt hơn - Tầm nhìn kém, nghe nhầm làm giảm khả năng hiểu đúng tin nhắn. Sự sai lệch trong giao tiếp 3. Tin nhắn - Là hình thái biểu hiện thông tin cần truyền tải - Càng sử dụng hình thái có tính biểu trưng thì nội dung càng khó được hiểu chính xác. 4. Mã hóa - Là quá trình tin nhắn được biểu hiện dưới các hình thái có tính biểu trưng - Người gửi có thể mã hóa thông tin dưới dạng người nhận không ưu thích Sự sai lệch trong giao tiếp 5. Kênh truyền tin - Là phương tiện truyền tải tin nhắn từ người gửi đến người nhận - Tin nhắn có thể bị nhiễu trên phương tiện truyền tin hoặc bị tác động của các yếu tố khác 6. Giải mã - Quá trình phiên dịch tin nhắn từ hình thái biểu tượng sang dạng có thể hiểu được - Khi các bên sử dụng ngôn ngữ khác nhau, quá trình giải mã có thể gây ra nhiều sai lệch hơn. Sự sai lệch trong giao tiếp 7. Ý nghĩa - Các nhận thức, ý tưởng, cảm xúc, phản ứng, suy nghĩ tồn tại trong mỗi người và đóng vai trò như bộ lọc trong việc phiên dịch tin nhắn được mã hóa - Các bộ lọc này có thể gây ra sai lệch trong giao tiếp 8. Phản hồi - Quá trình người nhận tin phản ứng lại tin nhắn của người gửi tin - Việc không phản hồi có thể gây ra sự sai lệch đáng kể - Phản hồi có thể ảnh hưởng đến giao tiếp bẳng cách tác động đến các đề xuất do các bên đưa ra. Cách cải thiện khả năng giao tiếp trong đàm phán • Sử dụng 2 loại câu hỏi: – Câu hỏi có thể quản lý được: • Thu hút sự chú ý hoặc làm người nghe chuẩn bị – Tôi có thể đặt một câu hỏi không? • Thu nhận thông tin – Sản phẩm này giá bao nhiêu? • Khơi gợi suy nghĩ – Bạn có sáng kiến nào để cải tiến việc này không? Cách cải thiện khả năng giao tiếp trong đàm phán – Câu hỏi không quản lý được: • Tạo khó khăn – Anh kiếm đâu ra ý tưởng tồi thế này? • Cung cấp thông tin – Anh không biết rằng chúng tôi không thể chấp nhận mức giá này ah? • Đưa thảo luận đến một kết luận không chính xác – Anh không nghĩ rằng chúng ta đã nói đủ về vấn đề này rồi ah? Cách cải thiện khả năng giao tiếp trong đàm phán • Lắng nghe: 3 cách chính 1. Lắng nghe thụ động: nhận tin nhắn nhưng không phản hồi cho người gửi tin 2. Thừa nhận: người nhận tin gật đầu, giữ giao tiếp qua ánh mắt hoặc trả lời 3. Lắng nghe tích cực: người nhận tin tái lập tin nhắn bằng cách riêng. [...]...Cách cải thiện khả năng giao tiếp trong đàm phán • Thay đổi vai – Người đàm phán hiểu vị thế của đối phương bằng cách tích cực thảo luận về vị thế này cho đến khi đối phương bị thuyết phục rằng họ đã được thấu hiểu – Tác động và thành công của kỹ thuật... điệu • Độ rõ ràng • Độ biểu cảm qua lời nói Ngôn từ NHỮNG GÌ BẠN NHÌN THÂY VÀ CẢM NHẬN • Biểu hiện của nét mặt • Trang phục • Cử chỉ/điệu bộ/phong cách • Giao tiếp qua ánh mắt 12 6 Lọc Lọc 1 5 2 would you like something to drink? 4 3 13 Rào cản giao tiếp Rào cản thể chất Âm thanh, thị lực kém, mệt mỏi, căng thẳng, thời tiết Cảm xúc Ghét, sợ hãi, yêu, tức giận, không có cảm xúc Giả định và nhận thức Không... có phản hồi Sự khác biệt của từng cá nhân Giới tính, tuổi, độ tự tin, kinh nghiệm, trình độ học vấn, chủng tộc, văn hóa, niềm tin, quan điểm 14 Rào cản giao tiếp Ngôn ngữ Phương ngữ, giọng điệu, ý nghĩa và chữ viết Phong cách văn hóa Trực tiếp/ gián tiếp, phép lịch sự, hình thức/không hình thức Tín hiệu không lời Tín hiệu không lời không phù hợp với những thông điệp bằng lời=> gây nhầm lẫn 15 Lắng nghe... cho một nhà thương thuyết đạt hiệu quả 20 Sự hòa hợp • Đàm phán hai bên cùng có lợi cần có sự hòa hợp – Bạn đang cố gắng thuyết phục đối tác của bạn rằng đề xuất là hợp lý, bạn thiết kế nó chỉ để đáp ứng lợi ích của ông ta cũng như của bạn – Làm sao để thành công nếu đối tác không tin vào khả năng thấu hiểu lợi ích khách hàng của bạn? – Một cuộc đàm phán thành công bắt đầu với việc chia sẻ những hiểu... ngay cả trong những lĩnh vực mà bạn tự tin nhất, hãy lắng nghe để hiểu rõ nguồn dữ liệu hơn là bảo thủ với niềm tin của bạn bởi bạn cũng có thể sai hoặc chỉ đúng một phần • Tìm hiểu phong cách lắng nghe của bạn Nếu bạn thực sự quan tâm đến sự hiểu biết và cảm giác của người nào đó thì sự quan tâm của bạn sẽ là chân thành chứ không có vẻ như máy móc • Hãy lắng nghe ý nghĩa thực sự của lời phê phán Thật... được thông điệp 17 Lắng nghe chủ động • • Hỏi những câu hỏi mở Phản ánh cảm xúc – Cố gắng hiểu cảm giác của người khác trong tình huống mà họ gặp phải – Biết thông cảm – Xoa dịu cảm xúc – Tạo ra cảm giác chấp nhận 18 Xác nhận các điểm chính bằng cách tóm tắt – Tổng hợp kết quả của cuộc đàm thoại một cách ngắn gọn rõ ràng – Tóm tắt những điểm chính đã đạt được – Tổng kết trước khi kết thúc – Tìm cơ hội . Phần 5 Giao tiếp trong đàm phán Giao tiếp trong đàm phán • Quá trình đàm phán, gồm cả yếu tố ngôn ngữ và phi ngôn ngữ có vai trò tối quan trọng trong việc đạt được mục tiêu. chấp. • Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai bên • Đám phán giúp phát huy sự tinh tế trong giao tiếp, góp phần tác động đến các quá trình và kết quả cuối cùng. Mô hình cơ bản của giao tiếp • Giao. khả năng giao tiếp trong đàm phán • Lắng nghe: 3 cách chính 1. Lắng nghe thụ động: nhận tin nhắn nhưng không phản hồi cho người gửi tin 2. Thừa nhận: người nhận tin gật đầu, giữ giao tiếp qua