Báo cáo môn học kiểm soát hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện quy trình kiểm soát bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần sữa việt nam

-Phòng Marketing: Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mãi...Xây dựng và thực hiện các hoạt

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

VIỆN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Phương Thúy

Nhóm sinh viên thực hiện: NHÓM 7

4 Võ Thị Bích Phượng 22673271 DHKTKT18BTT

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2024

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin trân trọng cảm ơn Trường Đại học Công Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa học phần "Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán " vào chương trình giảng dạy để tạo cơ hội cho chúng em tiếp thu được nhữngkiến thức quý giá từ ThS Nguyễn Thị Phương Thuý Cô là người đã giúp chúng em hoàn thiện môn học này dưới sự hướng dẫn tận tình và chân thành nhất

Chúng em đặc biệt rất ấn tượng với phong cách giảng dạy của cô, ngoài việcdạy lý thuyết cô còn dạy cho chúng em những kinh nghiệm thực tế quý báu Trong thời gian tham dự lớp học của cô, chúng em đã được tiếp cận với nhiều kiến thức bổ ích và rất cần thiết cho quá trình học tập và làm việc sau này của chúng em Bộ môn “Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán” là một môn học thú vị và vô cùng bổ ích Trong những buổi học của cô, chúng em cảm nhận được sự thoải mái, gần gũi giữa giảng viên dành cho sinh viên.Chúng em xin tạm biệt cô ở môn học này và rất mong sẽ gặp lại cô trong một môn học tiếp theo

Tuy đã cố gắng thực hiện đề tài nhưng chắc chắn bài làm vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong tiếp tục nhận được những lời góp ý của quý thầy, cô

để bài tiểu luận ngày càng hoàn thiện hơn

Cuối cùng, chúng em xin chân thành cảm ơn và chúc quý thầy,cô hạnh phúc,thành công hơn nữa trong sự nghiệp giảng dạy của mình Kính chúcquý thầy,cô luôn dồi dào sức khỏe để tiếp tục dìu dắt nhiều thể hệ học trò đến những bến bờ tri thức

Xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô!

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

SỮA VIỆT NAM 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM

1.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (tiếng Anh: Vietnam Dairy Products Joint Stock Company), thường được biết đến với thương hiệu Vinamilk, là một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và sản phẩm từ sữa cũng như các thiết bịmáy móc liên quan tại Việt Nam

TẦM NHÌN

“Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng

và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người“

SỨ MỆNH

“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”

GIÁ TRỊ CỐT LÕI

“Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng

và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “

TRIẾT LÝ KINH DOANH

Vinamilk mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích ở mọi khu vực, lãnh thổ Vì thế chúng tôi tâm niệm rằng chất lượng và sáng tạo là người bạn đồng hành của Vinamilk Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng

Chính sách chất lượng

Luôn thỏa mãn và có trách nhiệm với khách hàng bằng cách không ngừng cải tiến, đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm với giá cả cạnh tranh, tôn trọng đạo đức kinh doanh và tuân theo luật định.

Trụ sở chính: tại số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, Quận 7, Thành phốHồ Chí Minh

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

1.1.2.1 Lịch sử hình thành

Vinamilk, tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, được thành lập vào năm 1976, tiền thân là Công ty Sữa, Cà phê và Bánh kẹo miền Nam Qua nhiều năm phát triển, Vinamilk đã định hướng chiến lược vào sản xuất và cung cấp các sản phẩm sữa, nhanh chóng khẳng định vị trí dẫn đầu trong ngành công nghiệp sữa Việt Nam Với những nỗ lực không ngừng trong việc

mở rộng quy mô sản xuất và đầu tư công nghệ hiện đại, công ty đã nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường xuất khẩu Đến nay, Vinamilk không chỉ là thương hiệu sữa được ưa chuộng trong nước mà còn được biết đến rộng rãi trên trường quốc tế, góp phần đưa thương hiệu Việt vươn xa.sau thời gian 10 năm tiến hành cổ phần hóa, Vinamilk đã trở thành một trong những công ty có vốn hóa lớn nhất thị trường chứng khoán Việt Nam Không chỉ vậy, tổng tài sản của doanh nghiệp còn tăng trưởng vượt bậc, duy trì doanhthu cao hơn khoảng 22% mỗi năm dù trải qua nhiều biến động của thị trường, dịch bệnh

1.1.2.2 Chiến lược phát triển

Trong những năm tới, Vinamilk đặt mục tiêu phát triển bền vững thông qua việc mở rộng thị trường, cải tiến công nghệ và nâng cao trách nhiệm xã hội Tại thị trường trong nước, công ty tiếp tục đẩy mạnh chất lượng sản phẩm và

đa dạng hóa danh mục, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của

người Việt Ở thị trường quốc tế, Vinamilk đặt trọng tâm vào các khu vực chiến lược như Đông Nam Á, Trung Đông và châu Phi để củng cố sự hiện diện của thương hiệu Việt.

Lấy chất lượng dịch vụ làm mũi nhọn và là tiêu chí quan trọng hàng đầu để công ty phát triển, công ty đẩy mạnh đầu tư vào tự động hóa và các công nghệ tiên tiến, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm nghiêm ngặt Để thích ứng với xu hướng tiêu dùng hiện đại, Vinamilk cũng phát triển các sản phẩm giàu dinh dưỡng, có lợi cho sức khỏe Song song, công ty cam kết thực hiện trách nhiệm bảo vệ môi trường thông qua các phương pháp sản xuất tiết kiệm năng lượng và giảm thiểu tác động đến hệ sinh thái

Với chiến lược này , Vinamilk kỳ vọng sẽ không chỉ duy trì vị thế vững chắc tại Việt Nam mà còn phát triển trở thành thương hiệu sữa uy tín trong khu vực

và thế giới, góp phần đưa sản phẩm Việt Nam tiếp cận với người tiêu dùng toàn cầu

Năm 2021 là năm cuối trong giai đoạn 5 năm 2017 - 2021, đánh dấu cột mốc

45 năm thành lập Công ty, Vinamilk vinh dự đón nhận Huân chương Độc lập hạng Nhất, phần thưởng cao quý do Đảng và Nhà nước trao tặng Trong giai đoạn này, Vinamilk đã đạt được những thành tích đáng ghi nhận như: Vươn lên hạng 36 trong danh sách các công ty sữa lớn nhất thế giới về doanh thu (theo Plimsoll, Anh Quốc); Đại diện duy nhất của khu vực Đông Nam Á lọt vào Top 10 thương hiệu sữa giá trị nhất toàn cầu và Top 5 thương hiệu thực phẩm mạnh nhất toàn cầu với giá trị thương hiệu 2,4 tỷ USD (theo Brand Finance, Anh Quốc)

Năm 2021, tổng doanh thu hợp nhất của Vinamilk lần đầu vượt mốc 60.000 tỷđồng, đạt 61.012 tỷ đồng, tăng 2,2% so với cùng kỳ, trong đó doanh thu thuần xuất khẩu đạt 6.128 tỷ đồng, tăng 10,2% so với cùng kỳ và doanh thu thuần các công ty con ở nước ngoài đạt 3.589 tỷ đồng, tăng 11% so với cùng kỳ.

Công ty cũng duy trì thị phần dẫn đầu trong nhiều ngành hàng, tiếp tục mở rộng thị trường quốc tế, quy mô doanh số, hệ thống phân phối, hệ thống các nhà máy và trang trại, song song theo đuổi các mục tiêu phát triển bền vững vàtrách nhiệm xã hội Đây chắc chắn là nền móng vững chắc để Vinamilk để chuẩn bị cho giai đoạn 2022 - 2026 kế tiếp

1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý và bộ máy kế toán tại công ty

1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty

1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức Vinamilk, các cấp trong công ty được phân tầng theo thứ tự sau: cấp quản trị tối cao, cấp quản trị trung gian, cấp quản trị cơ sở

và công nhân viên

Sơ đồ tổ chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bổphòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty Sơ đồ tổ chức giúp cho chúng tôi hoạt động một cách hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một Vinamilk vững mạnh

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1.2.1.2 Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông của cơ cấu tổ chức Vinamilk bao gồm tất cả cổ đông – những người có quyền biểu quyết từ cổ đông phổ thông đến cổ đông ưu đãi biểu quyết Đại hội đồng chính là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

Đại hội cổ đông sẽ có quyền quyết định phương án kinh doanh và nhiệm

vụ đảm bảo sản xuất dựa trên các định hướng phát triển của công ty Ngoài ra, đại hội đồng cổ đông còn có thể quyết định sửa đổi hay bổ sung vào vốn điều lệ của công ty.

Một số quyền hạn khác của hội đồng cổ đông là bầu hoặc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát hay quyết định giải thể, tổ chức lại công ty

1.2.1.3 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị chính là cơ quan quản lý cao nhất trong sơ đồ tổ chức của Vinamilk Vị trí này có toàn quyền nhân danh doanh nghiệp quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục tiêu, quyền lợi công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị của Vinamilk do đại hội đồng cổ đông bầu ra, bao gồm một chủ tịch hội đồng quản trị và 10 đại hội đồng cổ đông Từ năm 2015, chức vụ cao nhất của Vinamilk do bà Lê Thị Băng Tâm nắm giữ, tuy nhiên, tháng 4 năm

2022 vừa qua, ông Nguyễn Hạnh Phúc đã chính thức trở thành Chủ tịch hội đồng quản trị mới của nhiệm kỳ năm 2022 đến năm 2026 thay cho bà

Lê Thị Băng Tâm.

1.2.1.4 Giám đốc, Tổng giám đốc công ty

Giám đốc hay Tổng giám đốc công ty trong cơ cấu tổ chức Vinamilk là người phân công công việc và điều hành kinh doanh của công ty Vị trí này sẽ do hội đồng quản trị chịu trách nhiệm bổ nhiệm một người trong

số hội đồng hoặc tuyển dụng nhân sự mới.

Hiện nay, Tổng giám đốc của Vinamilk là bà Mai Thị Kiều Liên Bà được xem là người đã giúp đưa thương hiệu Vinamilk lên bản đồ thế giới với nhiều đóng góp cho công ty và xã hội.

Những chiến lược và quyết định sáng suốt của bà đã giúp Vinamilk liên tục đầu tư, cải tiến, đem lại nhiều sản phẩm chất lượng cho người tiêu dùng trong nước Đồng thời, mảng xuất khẩu, kinh doanh quốc tế của công ty cũng đạt được nhiều thành tựu ấn tượng.

1.2.1.5 Ban kiểm soát

Ban kiểm soát trong cơ cấu tổ chức bao gồm 4 thành viên do đại hội đồng

cổ đông bầu ra Nhiệm kỳ của ban kiểm soát được bầu là 5 năm Các thành viên sẽ được bầu lại và số nhiệm kỳ không hạn chế.

Ban kiểm soát có chức năng và nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, tính trung thực, mức độ cẩn trọng trong quá trình quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh Các hoạt động kiểm tra, giám sát bao gồm công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích

của các cổ đông một cách hợp pháp Đặc biệt, đơn vị này sẽ hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban giám đốc.

1.2.1.6 Chức năng của các phòng ban:

-Phòng Kinh doanh:

Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh;

Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá cả;

Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm;

Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về nhu cầu của thị trường

-Phòng Marketing:

Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mãi Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thươnghiệu;

Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường;

Thực hiện thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị trường và các đối thủ cạnh tranh;

Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty;

Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính,

nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với quy định, chế độ hiện hành của Nhà nước;

Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty

Xây dựng, ban hành và giám sát định mức kinh tế kỹ thuật;

Nghiên cứu, đề xuất các phương án thiết kế xây dựng dự án, giám sát chất lượng xây dựng công trình và theo dõi tiến độ xây dựng Nhà máy;

Theo dõi công tác quản lý kỹ thuật;

Lập kế hoạch và tổ chức đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, có chất lượng đáp ứng được tiêu chuẩn Công ty đề ra cho từng dự án

Dự báo về nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng nội địa vàxuất khẩu hiệu quả;

Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận Phối hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi công nợ của khách hàng;Trung tâm Nghiên cứu Dinh dưỡng và Phát triển Sản phẩm:

Nghiên cứu, quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản phẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm;

Chịu trách nhiệm về công tác đăng ký công bố các sản phẩm, công tác đăng kýbảo hộcác quyền sở hữu trí tuệ trong và ngoài nước;

Xây dựng và giám sát hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế vàtrong

nước (ISO, HACCP);

Thiết lập, quản lý, giám sát thực hiện quy trình công nghệ, quy trình sản xuất

và quy

trình đảm bảo chất lượng;

Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để pháttriển những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

- Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung để thuận tiện cho việc kiểm tra và tổng hợp số liệu Cụ thể như sau:

1.3.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Kế toán trường: Kế toán trường là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán nói chung của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xí nghiệp, cơ sở và là người đảm trách, chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp Kế toán trường là người hướng dẫn, chỉ đạo, rà soát, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất.

Kế toán tổng hợp :

Kế toán tổng hợp là bộ phận thu thập, tổng hợp, xử lý, kiểm tra, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, họ chịu trách nhiệm về số liệu chỉ tiết đên tổng hợp trên số kế toán.

Kế toán tổng hợp có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp Hầu hết các doanh nghiệp đều cần có một kế toán tổng hợp để giải quyết những vẫn đề phát sinh liên quan đến tài chính trong công ty một cách chính xác nhất Công việc của kế toán tổng hợp cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra cũng như theo dõi các diễn biến thị trường nhằm quản lý doanh nghiệp đạt hiệu suất tốt hơn Kế toán tổng hợp giúp nhà quản

lý nắm rõ được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, để có thể đưa

ra những quyết định đúng đắn kịp thời cho hoạt động sản xuất.

Kế toán thu chi: Thực hiện việc lập các chứng từ thu, chỉ trong công

ty khí có các nhu cầu cần thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Kế toán bán hàng : Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi và tổng hợp số lượng hàng bán được để lập báo cáo về tình hình bán hàng, tình hình tăng giảm của hàng hóa theo yêu cầu của quản lý doanh nghiệp

Kế toán công nợ : Kế toán công nợ là việc theo dõi các khoản công nợ gồm công nợ với khách hàng, công nợ nội bộ và các loại công nợ khác.

1.3.1.2 Chế độ kế toán

- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và sau đó đã cập nhật theo Thông tư 200/2014/TT-BT của Bộ tài chính

- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

 Phương pháp hạch toán: kê khai thường xuyên

 Phương pháp tính giá vật tư, thành phẩm: Nhập trước- xuất trước

 Phương pháp tính giá thành: phương pháp giản đơn

 Tính giá trị dở dang cuối kì theo phương pháp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

 Phân bổ chi phí sản xuất chung theo :chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

 Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định

+TSCĐ hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng Thời gian sửdụng hữu ích (liên quan đến tỷ lệ khấu hao) được thực hiện theo quyết định

QĐ 67/QĐ-CTS-KTTK ngày 12/01/2004 do Công ty CP sữa Việt Nam ban hành

- Phương pháp tính khấu Tài sản cố định: phương pháp đường thẳng

- Niên độ kế toán được xác định theo năm tài chính, bắt đầu từ ngày 01/01

và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, năm trùng với năm dương lịch

- Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng (ký hiệu: VNĐ), các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là đồng ngoại tệ thì sẽ được quy đổi theo tỷ giá do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh

Khẩu hao của TSCĐ được ghi nhận ngay trong tháng : sẽ được tính nguyên tháng nếu tăng trước ngày 15, và khẩu hao 2 tháng nếu ghi nhận tăng sau ngày15

TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất không áp dụng trích khấu hao, Công ty đang xây dựng quy định về khẩu hao đổi với các loại tài sản cố định vô hình khác

- Phương pháp kê khai và nộp thuế GTGT: Khấu trừ

Hệ thống và quy trình kế toán

Vinamilk sử dụng nhiều phần mềm và hệ thống kế toán, trong đó có ERP đểquản lý hoạt động tài chính một cách hiệu quả Hệ thống được thiết kế nhằm đảm

bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định

Quy trình kế toán tại Vinamilk bao gồm các bước:

Thu thập dữ liệu đầu vào: Từ các nguồn như chứng từ, hóa đơn Dữ liệu

được nhập vào hệ thống thông qua phương thức thủ công hoặc tự động.

Xử lý dữ liệu: Dữ liệu được xác thực, kiểm tra tính chính xác, hợp lệ Sau

đó được phân loại vào các tài khoản thích hợp theo các nguyên tắc kế toán.Lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ một cách an toàn dưới dạng điện tử,

1.4 Kiểm toán và công bố thông tin

Vinamilk thực hiện kiểm toán và công bố thông tin tài chính qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm:

Công ty kiểm toán độc lập: Vinamilk thường hợp tác với các công ty kiểm toán quốc tế uy tín, như Deloitte hoặc PwC, để thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm Các công ty này đảm bảo tính trung thực, minh bạch, và khách quan của các báo cáo tài chính trước khi công bố

Trang web chính thức của Vinamilk: Vinamilk đăng tải báo cáo tài chính, báo cáo thường niên và các thông tin quan trọng khác trên trang web chính thức của mình tại www.vinamilk.com.vn Trang web này cung cấp đầy đủ các tài liệu cho cổ đông, nhà đầu tư và công chúng

1.4.1 Hình thức kế toán tại Công ty

Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk là một công ty sản xuất và cung cấp cho thị trường đa dạng những danh mục sản phẩm từ sữa Có mạng lưới tới hơn 220.000 điểm bán hàng phủ đều 63 tỉnh thành cùng việc đẩy mạnh thâm

nhập thị trường ngoại, vấn đề sản xuất và quản lý tới các kênh chính là thách thức cho doanh nghiệp này.

Chính vì thế, Vinamilk đã sử dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP nhằm nâng cao hơn vị thế của mình Trong vòng 2 năm thử nghiệm ứng dụng ERP, Vinamilk đã từng bước đưa vào sử dụng và kết nối toàn bộ hệ thống của mình, từ trụ sở, đến hệ thống kho hàng, và nhà máy trên toàn quốc

Kết quả cho thấy, Vinamilk đã cải thiện được năng lực cạnh tranh trong và ngoài nước, để tiến tới vị thế dẫn đầu Việt Nam và vươn ra top 200 công ty có doanh thu tỷ USD tốt nhất Châu Á – Thái Bình Dương

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ

THU TIỀN TẠI CÔNG TY 2.1 Mục tiêu của hoạt động kiểm soát đối với quy trình bán hàng và thu tiền

2.1.1 Mục tiêu về hoạt động

- Quy trình bán hàng cần bán đúng (đúng hàng hoá, đúng giá, đúng khách hàng), bản đủ (đủ số lượng đã thoả thuận) và bán kịp thời (giao hàng trong thời hạn cam kết)

2.1.2 Mục tiêu về báo cáo

- Quy trình bán hàng và thu tiền ảnh hưởng tới chỉ tiêu doanh thu trên báo cáo tài chính của đơn vị Để báo cáo tài chính đáng tin cậy thì khoản mục doanh thu cần đảm bảo cơ sở dẫn liệu như tính phát sinh, đầy đủ, chính xác, đúng kỳ (cutoff) và phân loại Ngoài báo cáo tài chính, thì các báo cáo chi tiết về doanh thu (báo cáo doanh thu, giá vốn, lãi gộp theo từng mặt hàng và

đơn hàng), báo cáo tỉnh trạng đơn hàng bán (nhận đơn, đang soạn hàng, đanggiao hàng, đã thanh toán) cần đạt được mục tiêu đúng, đủ, kịp thời, rõ ràng

và dễ hiểu

2.1.3 Mục tiêu về tuân thủ

- Hoạt động bán hàng và thu tiền cần tuân thủ các quy định của pháp luật và quy định của đơn vị Khi xuất hoá đơn giá trị tăng giao cho khách cần tuân thủ quy định về hoá đơn khi bán hàng và cung ứng dịch vụ; giá cả hàng hoá

và thuế suất giá trị gia tăng trên hoá đơn cần tuân thủ quy định về thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp và hồ sơ hải quanđối với hàng xuất khẩu; Tuân thủ quy định về hoạt động khuyến mại theo Luật Thương mại, Luật Cạnh tranh và các pháp luật chuyên ngành khác khi bán hàng và cung ứng dịch vụ

2.2 Công việc trong quy trình bán hàng và thu tiền

2.2.1 Công việc trong quy trình bán hàng

*Tìm người mua:

Các nhân viên kinh doanh, nhân viên phát triển thị trường của công ty Vinamilk sẽ thực hiện tìm kiếm người mua (đại lý, bán lẻ, siêu thị) ở những khu vực có tiềm năng phát triển sản phẩm, những khu vực mà sản phẩm của công ty chưa được thâm nhập vào thị trường

* Phân loại người mua:

Sau khi đã xác định được khu vực, đối tượng mua; họ sẽ thực hiện phân loại người mua: họ là đối tượng nào (đại lý, bán lẻ hay siêu thị), khả năng tài chínhcủa các đối tượng này, nghiên cứu một số thông tin về tình hình kinh doanh của cửa hàng như tần suất khách hàng mua hàng trong ngày, giá trị trung bình của mỗi đơn hàng, những sản phẩm mà khách hàng thường xuyên mua nhất, các vị trí “đắc địa” được nhiều khách hàng quan tâm nhất trong cửa hàng đó

*So sánh và đàm phán:

Sau khi đã phân loại được người mua, mỗi một đối tượng sẽ có một mức chiết khẩu khác nhau Ví dụ như nhập số lượng x thì sẽ được mức giá A, nhưng khi nhập 2x thì sẽ được mức giá hởi hơn là B Ngoài mức giá thì còn có đàm phánthêm về các thông tin liên quan đến việc tần suất nhập hàng, số lượng hàng hóa, các chính sách hỗ trợ nếu không bản được hàng, khu vực đặt hàng hóa để tăng cơ hội tiếp xúc với khách hàng, những banner, biển hiệu

*Tiến hành thỏa thuận:

Sau khi đã chốt được các vấn đề về phân phối thì Vinamilk và người bán sẽ kýkết hợp đồng và có thêm các thỏa thuận về việc thanh toán trong quá trình nhập hàng hóa (% cần thanh toán trước, phải thanh toán hoàn toàn sau khi nhập hay sau khi bản hết mới cần thanh toán )

*Tạo đơn hàng, vận chuyển và thanh toán:

Người bản sẽ nhập những đơn hàng đầu tiên, Vinamilk sẽ tạo đơn hàng thông qua form điện tử hoặc các mẫu đơn có sẵn Bên kho sẽ thực hiện điều phối theo quy trình logistics, kiểm tra hàng hóa trong kho và giao đến cho người mua Đồng thời, thực hiện các nhiệm vụ nhiệm thu, bản giao và thanh toán đúng như những thỏa thuận trong hợp đồng trước đó

2.3 Lưu đồ trong quy trình bán hàng và thu tiền

Hình 2.2: Lưu đồ trong quy trình bán hàng và thu tiền

Khách hàng đưa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu được thì lập lệnh bán hàng gồm 3 liên:

• Liên 1: Giữ lại tại bộ phận kinh doanh để lưu:

• Liên 2: Giao cho bộ phận bản hàng:

• Liên 3: Giao cho phòng kế toán;

Bộ phận bản hàng được lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng

để bản thì quyết định bán Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho gồm 2 liên:

• Liên 1: Giữ lại để lưu:

• Liên 2: Giao bộ phận kế toán;

Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 3 liên

• Liên 1: Giữ lại để lưu:

• Liên 2: Giao cho khách hàng:

• Liên 3: Giao cho bộ phận kế toán;

Phòng kế toán sau khi nhận được lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bản hàng chuyểnsang, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên:

• Liên 1: Giữ lại để lưu:

• Liên 2: Giao cho khách hàng:

• Liên 3: Giao cho thủ quỹ;

Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bản chịuthì kế toán sẽ ghi số công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên

2.4 Quá trình thu thập dữ liệu đầu vào:

Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn: Sử dụng dữ liệu từ hệ thống nội bộ của

công ty (như CRM, ERP), khảo sát thị trường và phản hồi từ khách hàng Điềunày giúp tạo ra nguồn thông tin đa dạng và phong phú

Chọn lọc và sắp xếp thông tin theo các tiêu chí cụ thể:

Dữ liệu khách hàng: Bao gồm thông tin chi tiết về khách hàng hiện tại, tiềm

năng, và các thói quen tiêu dùng

Dữ liệu sản phẩm: Tập hợp các thông tin về đặc điểm sản phẩm, như giá cả,

lượng tồn kho, khuyến mãi hoặc hạn sử dụng

Dữ liệu thị trường: Phân tích xu hướng tiêu dùng, mức độ cạnh tranh và dự

đoán nhu cầu tương lai

Sử dụng công cụ hỗ trợ:

Áp dụng các công cụ như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản

lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), và phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ

Từ dữ liệu thu thập, dự đoán xu hướng tiêu dùng của khách hàng trong tương lai, giúp công ty điều chỉnh chiến lược sản phẩm và tiếp thị.

Tạo ra nội dung gốc khi trình bày dữ liệu:

Sử dụng ngôn ngữ riêng để tóm tắt và giải thích dữ liệu thu thập được, tránh sao chép nguyên văn

Sáng tạo nội dung dựa trên những phân tích và đánh giá cá nhân về dữ liệu

Đánh giá hiệu quả và liên tục cải tiến quy trình:

Sau khi thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu Từ đó, tối ưu hóa quy trình thu thập và phân tích để phù hợp với các chiến lược bán hàng trong tương lai

2.4.1 Quy trình và cách thức lập, luân chuyển chứng từ

Quy trình bán hàng tại công ty sữa Việt Nam bao gồm 6 bước

1 Xác định khách hàng mục tiêu:

 Phân chia khách hàng theo các nhóm dựa trên độ tuổi, nhu cầu và hành vi mua sắm, tạo hồ sơ chi tiết về từng nhóm

 Sử dụng các dữ liệu từ hệ thống CRM hoặc các nguồn tiếp thị khác để hiểu

rõ hơn về khách hàng và xác định các chiến lược tiếp cận phù hợp

 Chứng từ:báo cáo phân tích thị trường hồ sơ khách hàng, danh sách các khách hàng tiềm năng

 Bộ phận thực hiện: Phòng Marketing (nghiên cứu nhu cầu và phân tích thị trường), Phòng Kinh doanh (xác định và xây dựng danh sách khách hàng), Phòng Chăm sóc khách hàng (tổng hợp phản hồi và nhu cầu từ khách hànghiện tại)

2.Lên kế hoạch bán hàng:

 Xây dựng chiến lược bán hàng cụ thể cho từng nhóm khách hàng, bao gồmcác yếu tố như giá cả, ưu đãi và kênh phân phối

 Đảm bảo nguồn cung và lập kế hoạch về thời điểm cung ứng để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường.

 Chứng từ: Kế hoạch bán hàng, bảng giá sản phẩm, tài liệu chương trình khuyến mãi, dự báo doanh số bán hàng

 Bộ phận thực hiện: Phòng Kinh doanh (thiết lập và triển khai kế hoạch), Phòng Marketing (xây dựng giá và chiến lược khuyến mãi), Phòng Tài chính (kiểm soát và đánh giá về giá thành và lợi nhuận)

3.Quản lý tồn kho và phân phối:

 Theo dõi sát sao hàng tồn kho để có thể bổ sung kịp thời và tránh tình trạng hàng tồn lâu ngày không bán được

 Đảm bảo sản phẩm được chuyển đến các điểm bán lẻ hoặc đại lý một cách nhanh chóng và hiệu quả

 Chứng từ: Báo cáo tồn kho, phiếu nhập xuất kho, kế hoạch điều phối hàng hóa, hợp đồng với các đối tác vận chuyển

 Bộ phận thực hiện: Phòng Kho vận (quản lý hàng tồn kho và luân chuyển sản phẩm), Phòng Logistic (điều phối vận chuyển), Phòng Sản xuất (đảm bảo nguồn cung đáp ứng nhu cầu bán hàng)

6.Đánh giá và cải tiến:

 Phân tích kết quả kinh doanh qua các chỉ số như doanh thu, phản hồi từ khách hàng để đánh giá hiệu quả của chiến lược bán hàng

 Dựa trên dữ liệu và các đánh giá thực tế, điều chỉnh quy trình và chiến lược để tăng cường hiệu quả bán hàng và phù hợp với xu hướng thị trường

 Chứng từ: Báo cáo doanh số, phân tích hiệu quả bán hàng, báo cáo xu hướng thị trường, biên bản họp về cải tiến

 Bộ phận thực hiện: Phòng Kinh doanh (phân tích hiệu suất bán hàng), Phòng Tài chính (đánh giá tài chính và lợi nhuận), Ban quản lý (đưa ra cácquyết định và điều chỉnh quy trình)

2.5 Xử Lý và Phân Loại Dữ Liệu

Mục tiêu: Phân loại và xử lý dữ liệu sao cho phù hợp với các tài khoản kế

toán và áp dụng các nguyên tắc và quy tắc kế toán cần thiết Điều này giúp tạora

các báo cáo tài chính chính xác và cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lývà

ra quyết định.

Các bước thực hiện:

Phân loại giao dịch:

- Phân loại theo tài khoản kế toán: Các giao dịch được phân loại vào cáctài khoản kế toán thích hợp như tài khoản mua hàng, tài khoản chi phí, tàikhoản doanh thu, và tài khoản hàng tồn kho

- Phân loại theo loại giao dịch: Ví dụ, giao dịch mua hàng có thể đượcphân loại thành giao dịch mua nội địa và giao dịch mua quốc tế

Ghi nhận và cập nhật dữ liệu:

- Ghi nhận giao dịch: Các giao dịch được ghi nhận vào hệ thống kế toánngay sau khi chúng xảy ra Điều này bao gồm việc nhập dữ liệu từ cácchứng từ kế toán vào hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning)

- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu kế toán được cập nhật định kỳ để đảm bảo rằngthông tin trong hệ thống luôn chính xác và kịp thời

Tạo báo cáo tài chính:

- Báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo tài chínhhàng tháng, hàng quý, và hàng năm để cung cấp thông tin về tình hình tàichính của công ty

15- Phân tích dữ liệu: Sử dụng các báo cáo tài chính để phân tích tình hình

tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyếtđịnh quản lý phù hợp

Cách Thức Lưu Trữ Dữ Liệu

Lưu Trữ Thủ Công

Mô tả: Mặc dù phần lớn dữ liệu hiện nay được lưu trữ dưới dạng điện tử,

nhưng việc lưu trữ thủ công vẫn còn được áp dụng cho các chứng từ gốc và các

tài liệu quan trọng khác

- Lưu trữ chứng từ gốc: Các chứng từ như hóa đơn, phiếu nhập kho, biênbản giao nhận thường được lưu giữ dưới dạng bản giấy

- Sắp xếp có hệ thống: Các tài liệu được phân loại và sắp xếp theo ngàytháng hoặc số thứ tự để dễ dàng tra cứu Ví dụ, mỗi tháng sẽ có một tủ hồ

sơ riêng với các tài liệu được đánh số theo ngày

- Lưu trữ an toàn: Các tài liệu này được lưu giữ trong các tủ hồ sơ chốngcháy hoặc các phòng lưu trữ bảo mật để đảm bảo an toàn Tại Vinamilk, các tủ

hồ sơ này được đặt trong các phòng lưu trữ có kiểm soát nhiệt độ và độ

ẩm để bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng

Lưu Trữ Điện Tử

Mô tả: Việc lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm không gian và tăng cường hiệu

quả quản lý dữ liệu

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): vinamilk sử dụng hệ thống

ERP để quản lý và lưu trữ dữ liệu kế toán và tài chính Hệ thống này giúp

tự động hóa việc nhập liệu và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn

Cơ sở dữ liệu điện tử: Dữ liệu được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu quan

hệ, cho phép dễ dàng truy xuất và quản lý

16- Lưu trữ đám mây: Vinamilk sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như AWS

(Amazon Web Services) để lưu trữ các bản sao dữ liệu quan trọng Điềunày giúp truy cập dữ liệu từ xa và tăng cường khả năng khôi phục khi có

sự cố

Tổ Chức Sao Lưu Dữ Liệu

1 Sao Lưu Định Kỳ

Mô tả: Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để bảo vệ dữ liệu trước các rủi

ro như hỏng hóc thiết bị, lỗi hệ thống hoặc mất mát dữ liệu

●

Lịch sao lưu: Vinamilk thiết lập lịch sao lưu định kỳ hàng ngày cho các

dữ liệu quan trọng và hàng tuần hoặc hàng tháng cho các dữ liệu ít thay đổi

●

Phần mềm sao lưu: Vinamilk sử dụng các phần mềm sao lưu chuyên

dụng như Veeam hoặc Acronis để tự động hóa quy trình sao lưu, đảm bảo tínhnhất quán và toàn vẹn của dữ liệu

2 Lưu Trữ Bản Sao Dữ Liệu

Mô tả: Lưu trữ bản sao dữ liệu tại các vị trí khác nhau để đảm bảo an toàn

trước các rủi ro về thiên tai hoặc sự cố kỹ thuật

- Địa điểm sao lưu: Vinamilk lưu trữ bản sao dữ liệu tại cả các địa điểm trongnước và ngoài nước để giảm thiểu rủi ro Ví dụ, dữ liệu quan trọng có thểđược sao lưu tại các trung tâm dữ liệu ở Hà Nội và TP.HCM, đồng thời cóbản sao lưu tại các trung tâm dữ liệu quốc tế

- Lưu trữ đám mây: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây của AWS,Google Cloud hoặc Microsoft Azure để lưu trữ các bản sao dữ liệu, giúptăng cường khả năng phục hồi dữ liệu

3 Kiểm Tra và Khôi Phục Dữ Liệu

Mô tả: Thực hiện kiểm tra định kỳ và thử nghiệm quá trình khôi phục dữ

liệu để đảm bảo rằng dữ liệu sao lưu có thể được khôi phục khi cần thiết

- Kiểm tra định kỳ: Vinamilk thực hiện kiểm tra định kỳ các bản sao lưu đểđảm bảo rằng chúng không bị lỗi và có thể khôi phục được.

- Thử nghiệm khôi phục: Thường xuyên thực hiện các bài kiểm tra khôiphục dữ liệu để đảm bảo rằng quy trình khôi phục hoạt động hiệu quả Ví17dụ, mỗi quý Vinamilk sẽ tiến hành khôi phục một số dữ liệu từ các bản sao lưu

để kiểm tra tính khả dụng của chúng

2.6 Bảo mật và quản lý truy cập hệ thống:

2.6.1 Kiểm Soát Truy Cập

Mục tiêu: Đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy

cập vào các hệ thống và dữ liệu quan trọng, ngăn chặn truy cập trái phép và bảo

2

Phân quyền truy cập:

- Cấp quyền theo vai trò: Truy cập vào các hệ thống và dữ liệu được phâncấp dựa trên vai trò của người dùng trong tổ chức Ví dụ, nhân viên kếtoán chỉ có thể truy cập dữ liệu tài chính trong phạm vi công việc của họ

- Nguyên tắc ít đặc quyền: Mỗi người dùng chỉ được cấp quyền truy cậptối thiểu cần thiết để thực hiện công việc của mình

Giám sát và ghi nhật ký truy cập:

- Ghi nhật ký truy cập: Mọi hành động truy cập vào hệ thống và dữ liệuđều được ghi lại, bao gồm thời gian truy cập, người truy cập và hành độngthực hiện

- Giám sát liên tục: Hệ thống giám sát an ninh được thiết lập để phát hiện

và cảnh báo các hành vi truy cập bất thường hoặc trái phép

2.6.2 Mã Hóa Dữ Liệu

Mục tiêu: Bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép thông qua việc mã hóa

dữ liệu trong quá trình lưu trữ và truyền tải

1

Mã hóa dữ liệu lưu trữ:

18- Mã hóa ổ đĩa: Dữ liệu trên các ổ đĩa của máy chủ và máy tính cá nhânđược mã hóa bằng các thuật toán mã hóa mạnh như AES-256 để đảm bảo

an toàn

- Mã hóa cơ sở dữ liệu: Các cơ sở dữ liệu quan trọng được mã hóa để ngănchặn truy cập trái phép vào dữ liệu lưu trữ

2

Mã hóa dữ liệu truyền tải:

- Giao thức SSL/TLS: Sử dụng giao thức SSL/TLS để mã hóa dữ liệu khitruyền tải qua mạng, bảo vệ dữ liệu khỏi bị đánh cắp trong quá trình

truyền dẫn

- VPN: Nhân viên làm việc từ xa sử dụng mạng riêng ảo (VPN) để mã hóa

và bảo vệ dữ liệu khi truy cập vào hệ thống nội bộ của công ty

2.7 Quá trình kết xuất thông tin:

2.7.1 Các Loại Thông Tin Cần Cung Cấp

Mục tiêu: Đảm bảo rằng thông tin được kết xuất từ hệ thống đáp ứng nhu

cầu của các đối tượng sử dụng khác nhau, từ cấp quản lý đến các phòng ban cụ

thể

1

Báo cáo tài chính:

- Báo cáo thu nhập: Cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí, và lợi nhuậntrong một khoảng thời gian nhất định

- Bảng cân đối kế toán: Cung cấp thông tin về tài sản, nợ phải trả và vốnchủ sở hữu của công ty tại một thời điểm cụ thể

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Cung cấp thông tin về dòng tiền vào và racủa công ty trong một kỳ báo cáo

2

Báo cáo quản lý:

- Báo cáo hiệu suất kinh doanh: Đánh giá hiệu suất hoạt động của cácphòng ban và bộ phận trong công ty

- Báo cáo tình trạng tồn kho: Cung cấp thông tin chi tiết về số lượng vàgiá trị hàng tồn kho, giúp quản lý hiệu quả nguồn hàng

- Báo cáo chi phí: Phân tích chi tiết các khoản chi phí theo từng bộ phậnhoặc dự án

3

Báo cáo vận hành:

19- Báo cáo tiến độ dự án: Cung cấp thông tin về tiến độ và trạng thái củacác dự án đang thực hiện

- Báo cáo sự cố và rủi ro: Ghi nhận và phân tích các sự cố xảy ra và các rủi

ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động

2.5.2 Quy Trình Lập và Cung Cấp Báo Cáo

Mục tiêu: Thiết lập quy trình chuẩn để tạo lập và cung cấp các báo cáo

một cách chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

Cung cấp báo cáo:

- Phân phối qua email: Báo cáo được gửi tới các đối tượng sử dụng quaemail nội bộ hoặc hệ thống thông tin doanh nghiệp

- Truy cập trực tuyến: Các báo cáo cũng được lưu trữ trên hệ thống ERP,cho phép người dùng truy cập trực tuyến bất kỳ lúc nào

5

Phản hồi và cải tiến:

- Thu thập phản hồi: Thu thập phản hồi từ các đối tượng sử dụng để cảitiến quy trình lập và cung cấp báo cáo

20- Cải tiến liên tục: Dựa trên phản hồi, cải tiến các quy trình và công cụ lậpbáo cáo để nâng cao chất lượng và hiệu quả

2.8 Quy trình bán hàng - thu tiền trên ERP

CHI TIẾT QUY TRÌNH TỪ BÁN HÀNG ĐẾN THU TIỀN TRONG GIẢI PHÁP ERP CỦA SS4U:

1/ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

Trong thời đại 4.0, với sự phát triển của Big Data, việc quản trị ngày càng trở nên phức tạp Quản lý khách hàng hiện không chỉ là việc lưu trữ danh sách khách hàng lớn trong ổ cứng hay trên giấy tờ Thay vào đó, doanh nghiệp cần biết cách tận dụng và khai thác triệt để nguồn dữ liệu này để tạo ra giá trị.

CRM, hay quản trị quan hệ khách hàng, là một khái niệm linh hoạt Tùy theo cách mỗi doanh nghiệp phân tích dữ liệu, CRM có thể mang những ý nghĩa khác nhau Để làm được điều này, doanh nghiệp phải thu thập và

xử lý một lượng lớn dữ liệu thô từ khách hàng Ngoài các thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, địa chỉ, hệ thống CRM còn cần quản lý nhiều thông tin mở rộng khác như: mạng xã hội, website, ngày thành lập, lĩnh vực hoạt động, nguồn khách hàng, và lịch sử giao dịch.

Cụ thể hơn, CRM có thể lưu trữ toàn bộ email (bao gồm nội dung), cuộc gọi, tin nhắn SMS, và các nhiệm vụ mà nhân viên đã thực hiện liên quan đến khách hàng Với từng đầu mối liên hệ, hệ thống cũng ghi nhận chi tiết tương tự như với một khách hàng chính thức Qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến dịch phù hợp và hiệu quả, đem lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng.

2/ GIAO DỊCH KINH DOANH

Sau khi nhân viên bán hàng tiếp cận và thu hút được khách hàng, họ sẽ bước vào giai đoạn đàm phán, một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong quytrình bán hàng Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) sẽ giúp cập nhật thông tin về tình trạng của dự án trong suốt quá trình này Điều này cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi và giám sát, từ đó đưa ra quyết định hợp lý hoặc cung cấp hỗ trợ khi cần thiết Họ cũng có thể hiểu rõ hơn về nguyên nhân khiến dự án thành công hay không.

Một trong những thông tin quan trọng cần được quản lý trong hệ thống CRM

là giao dịch Tại đây, doanh nghiệp có thể theo dõi từng giai đoạn của dự án,

từ khi bắt đầu cho đến khi ký hợp đồng Họ cũng có thể đánh giá khả năng thành công, biết được giao dịch liên quan đến các gói sản phẩm nào, giá trị và doanh thu ước tính là bao nhiêu Những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập các chính sách bán hàng phù hợp, như chiết khấu, giảm giá, hay khuyến mãi, cũng như tính toán và báo giá hợp lý Ngoài ra, họ cũng có thể nắm bắt yêu cầu đặt hàng của khách hàng, cho dù là đặt hàng trực tiếp hay thông qua hệ thống đặt hàng trực tuyến (SO Online) trong hệ thống ERP

Màn hình SO Online

Khi kết thúc một giao dịch, nhân viên kinh doanh sẽ thu thập thông tin cần thiết về khách hàng đủ điều kiện nhận chính sách ưu đãi Những thông tin này bao gồm tên khách hàng, sản phẩm được áp dụng chính sách, các điều kiện cụ thể, tỷ lệ và phần trăm của sản phẩm được hưởng ưu đãi

Đối với những khách hàng đã nhận báo giá, nhân viên sẽ có bảng giá tương ứng cho từng khách Đối với khách hàng đặt hàng trực tuyến, tất cả thông tin

từ đơn hàng trực tuyến sẽ được lưu trữ và kế thừa để sử dụng sau này.Tất cả thông tin và kết quả từ các giao dịch này sẽ được nhập vào hệ thống ERP Việc này giúp người dùng chuẩn hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong các công việc sau đó