3.1 Hạn chế trong quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty
Nhược điểm quy trình nhận đơn đặt hàng:
Các hệ thống ERP thường có các quy trình mặc định, không thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Điều này khiến việc áp dụng ERP cho các quy trình nhận đơn đặt hàng phức tạp gặp khó khăn.
Quy trình nhận đơn đặt hàng thường cần nhiều bước: nhập liệu, kiểm tra và xác nhận, làm tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót nếu thao tác không chính xác.
Quy trình nhận đơn đặt hàng trong nhiều hệ thống ERP không cung cấp giao diện hiển thị thông tin một cách trực quan và dễ truy cập, gây khó khăn cho nhân viên trong việc theo dõi trạng thái đơn hàng.
Quy trình nhận đơn thường phải nhập thông tin khách hàng, sản phẩm và số lượng, dẫn đến nguy cơ nhập sai. Những lỗi nhỏ này có thể ảnh hưởng lớn đến quy trình xử lý đơn hàng, từ khâu xuất kho đến giao hàng.
Một số ERP không cập nhật thông tin theo thời gian thực, ảnh hưởng đến khả năng phản hồi nhanh cho khách hàng, đặc biệt trong các trường hợp đơn hàng có thay đổi.
Nhược điểm của quy trình soạn hàng:
- Một số ít nhân viên có quyền truy cập vào phần mềm những việc soạn hàng cần thu thập đủ các chứng từ thì mới thực hiện được. Không có ủy quyền nên gây ra việc giao hàng chậm trễ.
- Nhân viên kho kiêm nhiệm luôn nhập dữ liệu xuất kho vào phần mềm. Việc này có thể gây tổn thất kinh tế cho công ty nếu như nhân viên quên ghi nhận vào phần mềm. Hàng hóa đã gửi đi nhưng không có phiếu xuất kho
Nhược điểm của quy trình xuất hóa đơn giá trị gia tăng:
Để sử dụng ERP hiệu quả, kế toán cần có kiến thức chuyên sâu và kỹ năng sử dụng phần mềm. Điều này đòi hỏi thời gian và chi phí đào tạo, đồng thời tăng nguy cơ sai sót nếu nhân viên chưa quen thuộc với hệ thống.
Một số hệ thống ERP không hỗ trợ cập nhật thông tin theo thời gian thực, khiến kế toán gặp khó khăn khi cần xem tình trạng hóa đơn mới nhất hoặc khi lập báo cáo tài chính tức thời.
Khi có yêu cầu điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, hệ thống ERP thường yêu cầu nhiều bước kiểm tra và phê duyệt từ nhiều bộ phận, gây ra sự chậm trễ. Đối với kế toán, điều này có thể ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu và báo cáo tài chính đúng hạn.
Nhược điểm của quy trình giao hàng và thu tiền khách hàng:
- Phòng kế toán kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ trong quy trình bán hàng thu tiền vừa xuất hoá đơn giá trị gia tăng, vừa là bên chịu trách nhiệm thu tiền khách hàng và kiêm luôn việc ghi sổ cũng như lập các loại báo cáo, sổ sách.
- Công ty tập trung vào các báo cáo tài chính, chưa chú trọng vào việc lập các báo cáo bán hàng và thu tiền để phục vụ thông tin cho nhà quản lý.
3.2 Ưu điểm trong quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty
Ưu điểm quy trình nhận đơn đặt hàng:
+Hệ thống quản lý đơn hàng: Sử dụng phần mềm ERP giúp ghi nhận và theo dõi đơn hàng một cách chính xác.
+Khả năng xử lý linh hoạt: Có thể điều chỉnh đơn hàng dễ dàng khi có yêu cầu từ khách hàng.
Ưu điểm của quy trình soạn hàng:
+Tối ưu hóa quy trình soạn hàng: Sử dụng công nghệ để quản lý và theo dõi hàng hóa trong kho hiệu quả hơn.
+Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Nhân viên được đào tạo bài bản, có khả năng soạn hàng nhanh chóng và chính xác.
Ưu điểm quy trình xuất hóa đơn giá trị gia tăng:
+Tự động hóa quy trình xuất hóa đơn: Giảm thiểu sai sót trong việc lập hóa đơn nhờ vào hệ thống tự động.
+Chính xác và minh bạch: Hóa đơn được lập rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi và quản lý.
Ưu điểm của quy trình giao hàng và thu tiền khách hàng:
+Phương thức giao hàng đa dạng: Có nhiều lựa chọn giao hàng giúp khách hàng linh hoạt hơn.
+Chính sách thu tiền rõ ràng: Có các phương thức thu tiền dễ dàng cho khách hàng, giảm thiểu nợ khó đòi.
3.3 Đề xuất các thủ tục kiểm soát, tổ chức lại quy trình
Đề xuất giải pháp quy trình nhận đơn đặt hàng:
- Nếu người sử dụng nhận thấy ngày cập nhật khá xa và thông tin không chính xác thì có thể gửi yêu cầu cho MISA để thực hiện cập nhật và thông báo lại cho người dùng.
- Chỉ chấp nhận các đơn hàng đối với khách không có vấn đề gì về công nợ.
Đề xuất giải pháp quy trình soạn hàng:
- Cấp trên nên ủy quyền cho 1 số nhân viên để việc giao hàng tiến hành đúng thời gian. Đồng thời phải luôn có người thứ 3 theo dõi và giám sát.
- Công việc phải được phân chia, 1 người không nên kiêm nhiệm quá nhiều việc.
Khi nhập liệu hay xuất kho cần có người chứng kiến hoặc nên là 2 người khác nhau.
Đề xuất giải pháp quy trình xuất hóa đơn giá trị gia tăng:
- Công ty cần có bộ phận thủ quỹ để đảm nhiệm công việc thu tiền khách hàng,nhằm tránh việc biển thủ tiền
-Việc thu tiền cần phải có bên thứ 3 chứng kiến hoặc một bộ phận khác đảm nhiệm,phải tách biệt bộ phận lập hóa đơn và thu tiền để tránh việc biển thủ tiền của công ty
Đề xuất giải pháp của quy trình giao hàng và thu tiền khách hàng:
- Tại thời điểm giao hàng và thu tiền nên có thêm 1 thủ quỹ chịu trách nhiệm cho việc thu tiền và lập phiếu thu, từ đó phòng kế toán chỉ việc xác nhận lại khoản phải thu so với hoá đơn và ghi sổ mà không còn kiêm nhiệm cả 2 việc ghi sổ và thu tiền để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Xây dựng các báo bán hàng và thu tiền để phục vụ cho các nhà quản lý cũng như khách hàng nếu có nhu cầu để họ có thể xem xét và so sánh tình trạng bán hàng của công ty đang diễn ra có hiệu quả chưa.