CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ
1. Xác định khách hàng mục tiêu
Phân chia khách hàng theo các nhóm dựa trên độ tuổi, nhu cầu và hành vi mua sắm, tạo hồ sơ chi tiết về từng nhóm.
Sử dụng các dữ liệu từ hệ thống CRM hoặc các nguồn tiếp thị khác để hiểu rõ hơn về khách hàng và xác định các chiến lược tiếp cận phù hợp.
Chứng từ:báo cáo phân tích thị trường hồ sơ khách hàng, danh sách các khách hàng tiềm năng
Bộ phận thực hiện: Phòng Marketing (nghiên cứu nhu cầu và phân tích thị trường), Phòng Kinh doanh (xác định và xây dựng danh sách khách hàng), Phòng Chăm sóc khách hàng (tổng hợp phản hồi và nhu cầu từ khách hàng hiện tại).
2.Lên kế hoạch bán hàng:
Xây dựng chiến lược bán hàng cụ thể cho từng nhóm khách hàng, bao gồm các yếu tố như giá cả, ưu đãi và kênh phân phối.
Đảm bảo nguồn cung và lập kế hoạch về thời điểm cung ứng để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường.
Chứng từ: Kế hoạch bán hàng, bảng giá sản phẩm, tài liệu chương trình khuyến mãi, dự báo doanh số bán hàng.
Bộ phận thực hiện: Phòng Kinh doanh (thiết lập và triển khai kế hoạch), Phòng Marketing (xây dựng giá và chiến lược khuyến mãi), Phòng Tài chính (kiểm soát và đánh giá về giá thành và lợi nhuận).
3.Quản lý tồn kho và phân phối:
Theo dõi sát sao hàng tồn kho để có thể bổ sung kịp thời và tránh tình trạng hàng tồn lâu ngày không bán được.
Đảm bảo sản phẩm được chuyển đến các điểm bán lẻ hoặc đại lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chứng từ: Báo cáo tồn kho, phiếu nhập xuất kho, kế hoạch điều phối hàng hóa, hợp đồng với các đối tác vận chuyển.
Bộ phận thực hiện: Phòng Kho vận (quản lý hàng tồn kho và luân chuyển sản phẩm), Phòng Logistic (điều phối vận chuyển), Phòng Sản xuất (đảm bảo nguồn cung đáp ứng nhu cầu bán hàng).
4.Thực hiện bán hàng:
Áp dụng đa dạng các cửa hàng bán lẻ, hệ thống đại lý và các nền tảng trực tuyến.
Trang bị cho đội ngũ bán hàng kiến thức về sản phẩm và kỹ năng chăm sóc khách hàng để tư vấn khách hàng một cách tốt nhất.
Chứng từ: Đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán.
Bộ phận thực hiện: Bộ phận Bán hàng (quản lý và xử lý đơn hàng), Phòng Kho vận (xuất kho và vận chuyển), Phòng Kế toán (kiểm soát hóa đơn và quy trình thanh toán).
5.Chăm sóc khách hàng:
Tạo các trang web để tiếp nhận và giải quyết các phản hồi từ khách hàng, giúp cải thiện trải nghiệm mua sắm.
Tăng cường dịch vụ chăm sóc sau bán hàng để xây dựng lòng tin và giữ chân khách hàng.
Chứng từ: Phiếu khảo sát, báo cáo phản hồi từ khách hàng, phiếu bảo hành sản phẩm (nếu có), báo cáo dịch vụ hậu mãi.
Bộ phận thực hiện: Phòng Chăm sóc khách hàng (xử lý và ghi nhận phản hồi), Phòng Marketing (thu thập thông tin từ thị trường), Bộ phận Bán hàng (hỗ trợ và tư vấn khách hàng sau khi mua hàng).
6.Đánh giá và cải tiến:
Phân tích kết quả kinh doanh qua các chỉ số như doanh thu, phản hồi từ khách hàng để đánh giá hiệu quả của chiến lược bán hàng.
Dựa trên dữ liệu và các đánh giá thực tế, điều chỉnh quy trình và chiến lược để tăng cường hiệu quả bán hàng và phù hợp với xu hướng thị trường.
Chứng từ: Báo cáo doanh số, phân tích hiệu quả bán hàng, báo cáo xu hướng thị trường, biên bản họp về cải tiến.
Bộ phận thực hiện: Phòng Kinh doanh (phân tích hiệu suất bán hàng), Phòng Tài chính (đánh giá tài chính và lợi nhuận), Ban quản lý (đưa ra các quyết định và điều chỉnh quy trình).
2.5 Xử Lý và Phân Loại Dữ Liệu
Mục tiêu: Phân loại và xử lý dữ liệu sao cho phù hợp với các tài khoản kế toán và áp dụng các nguyên tắc và quy tắc kế toán cần thiết. Điều này giúp tạo ra
các báo cáo tài chính chính xác và cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý và
ra quyết định.
Các bước thực hiện:
Phân loại giao dịch:
- Phân loại theo tài khoản kế toán: Các giao dịch được phân loại vào các tài khoản kế toán thích hợp như tài khoản mua hàng, tài khoản chi phí, tài khoản doanh thu, và tài khoản hàng tồn kho.
- Phân loại theo loại giao dịch: Ví dụ, giao dịch mua hàng có thể được phân loại thành giao dịch mua nội địa và giao dịch mua quốc tế.
Áp dụng các nguyên tắc kế toán:
- Nguyên tắc nhất quán: Đảm bảo rằng các giao dịch được ghi nhận theo các nguyên tắc kế toán nhất quán, chẳng hạn như phương pháp FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) trong quản lý hàng tồn kho.
- Nguyên tắc thận trọng: Đảm bảo rằng các chi phí và nợ phải trả được ghi nhận một cách thận trọng để tránh làm sai lệch tình hình tài chính của công ty.
Ghi nhận và cập nhật dữ liệu:
- Ghi nhận giao dịch: Các giao dịch được ghi nhận vào hệ thống kế toán ngay sau khi chúng xảy ra. Điều này bao gồm việc nhập dữ liệu từ các chứng từ kế toán vào hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning).
- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu kế toán được cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng thông tin trong hệ thống luôn chính xác và kịp thời.
Tạo báo cáo tài chính:
- Báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo tài chính định kỳ như báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, và hàng năm để cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty.
15- Phân tích dữ liệu: Sử dụng các báo cáo tài chính để phân tích tình hình
tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp
Cách Thức Lưu Trữ Dữ Liệu Lưu Trữ Thủ Công
Mô tả: Mặc dù phần lớn dữ liệu hiện nay được lưu trữ dưới dạng điện tử, nhưng việc lưu trữ thủ công vẫn còn được áp dụng cho các chứng từ gốc và các
tài liệu quan trọng khác.
- Lưu trữ chứng từ gốc: Các chứng từ như hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận thường được lưu giữ dưới dạng bản giấy.
- Sắp xếp có hệ thống: Các tài liệu được phân loại và sắp xếp theo ngày tháng hoặc số thứ tự để dễ dàng tra cứu. Ví dụ, mỗi tháng sẽ có một tủ hồ sơ riêng với các tài liệu được đánh số theo ngày.
- Lưu trữ an toàn: Các tài liệu này được lưu giữ trong các tủ hồ sơ chống cháy hoặc các phòng lưu trữ bảo mật để đảm bảo an toàn. Tại Vinamilk, các tủ hồ sơ này được đặt trong các phòng lưu trữ có kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm để bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng.
Lưu Trữ Điện Tử
Mô tả: Việc lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm không gian và tăng cường hiệu quả quản lý dữ liệu
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): vinamilk sử dụng hệ thống ERP để quản lý và lưu trữ dữ liệu kế toán và tài chính. Hệ thống này giúp tự động hóa việc nhập liệu và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn
Cơ sở dữ liệu điện tử: Dữ liệu được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép dễ dàng truy xuất và quản lý.
16- Lưu trữ đám mây: Vinamilk sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như AWS
(Amazon Web Services) để lưu trữ các bản sao dữ liệu quan trọng. Điều này giúp truy cập dữ liệu từ xa và tăng cường khả năng khôi phục khi có sự cố.