CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ
3/ LẬP ĐƠN HÀNG BÁN
Sau khi hợp đồng đặt hàng được thỏa thuận, nhân viên của phòng kinh doanh sẽ vào hệ thống để tạo đơn hàng bán dựa trên nội dung hợp đồng đó.
Trong quá trình lập đơn hàng, nhân viên sẽ nhập các thông tin cần thiết, bao gồm mã khách hàng, phương thức bán hàng, mô tả sản phẩm, địa điểm giao hàng, loại đơn hàng, loại tiền tệ, tỷ giá hối đoái, phương thức thanh toán, và bảng giá (nếu có quy định giá cho khách hàng đó).
Màn hình Đơn hàng bán SO
Phiếu in Đơn hàng bán
Trong phần đơn hàng chi tiết, nhân viên sẽ nhập thông tin về các sản phẩm, bao gồm số lượng và đơn giá (nếu có). Nếu đơn hàng đủ điều kiện để áp dụng các chương trình khuyến mãi hoặc được chiết khấu, sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, nhân viên chỉ cần nhấn nút để lấy thông tin khuyến mãi và chiết khấu. Hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền khuyến mãi và chiết khấu cho đơn hàng dựa trên các chương trình đã được thiết lập trước đó.
Đối với những khách hàng đã có nhiều giao dịch trước đây và đã có bảng giá riêng, nhân viên có thể tạo đơn hàng một cách tự động bằng cách tải thông tin từ bảng giá đó lên. Nhân viên sẽ kiểm tra lại thông tin, rồi lấy khuyến mãi và chiết khấu như đã nói.
Sau khi hoàn tất việc nhập và kiểm tra tất cả thông tin, nhân viên sẽ nhấn nút Lưu (Save). Khi đó, tình trạng của đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái "Đã nhập" (Entered), chờ kế toán xác nhận công nợ. Lưu ý rằng không được phép tạo đề nghị giao hàng cho những đơn hàng có tình trạng này.
Màn hình Đơn hàng chi tiết
**Đơn hàng hợp đồng (Contract):** Đây là loại đơn hàng chỉ ghi tổng giá trị mà không liệt kê các sản phẩm cụ thể. Hợp đồng này chỉ nêu rõ các thỏa thuận mua bán như mức giá áp dụng, mức chiết khấu, và thời gian hiệu lực, nhưng không cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, hay tiến độ giao hàng.
**Đơn hàng kế hoạch (Planned):** Đây là dạng đơn hàng có thể không có số lượng và giá cả, hoặc chỉ có một trong hai yếu tố đó. Tuy nhiên, nó chưa xác định thời gian giao hàng cụ thể.
**Đơn hàng chuẩn (Standard):** Đây là loại đơn hàng chi tiết, cung cấp đầy đủ thông tin về khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá cả, và tiến độ giao hàng, bao gồm số lượng sản phẩm sẽ được giao và ngày giao hàng cụ thể.
2.9 4/ KIỂM TRA CÔNG NỢ, HẠN MỨC TÍN DỤNG
Dựa vào thông tin đã được lưu trữ trong hệ thống ERP từ các phòng ban về khách hàng và các nguồn tin đáng tin cậy, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra công nợ và hạn mức tín dụng của khách hàng. Đây là bước rất quan trọng trong mỗi giao dịch kinh doanh. Nếu bước kiểm tra này được thực hiện tốt, khả năng thu hồi vốn và lợi nhuận trong thời gian mong đợi sẽ cao hơn. Việc này là cần thiết trong quy trình bán hàng trước khi đưa ra đề nghị sản xuất (theo mô hình làm theo đơn đặt hàng - MTO) hoặc đề nghị giao hàng (theo mô hình tồn kho -
MTS).
Khi kế toán quay lại đơn hàng (SO) có tình trạng "Đã nhập" (Entered), họ sẽ kiểm tra công nợ bằng cách nhấn nút "Kiểm tra công nợ". Hệ thống sẽ hiển thị phiếu in về doanh số của khách hàng để kế toán có thể đối chiếu. Nếu công nợ không vượt quá hạn mức tín dụng, kế toán sẽ quay lại màn hình đơn hàng và nhấn nút "Duyệt". Lúc này, tình trạng của chứng từ sẽ chuyển sang "Đã đặt"
(Booked), và thông tin trên đơn hàng sẽ được tự động chuyển sang bước tiếp
theo để tạo đề nghị giao hàng.