Báo cáo thực hành Đề tài nghiên cứu về nghề thuật Đón tiếp khách của bộ phận lễ tân tại công ty cổ phần sữa việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC HÀNH ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU VỀ NGHỀ THUẬT ĐÓN TIẾP KHÁCH CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM Giảng viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC HÀNH

ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU VỀ NGHỀ THUẬT ĐÓN

TIẾP KHÁCH CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn : Th.s Nguyễn Thị Tuyến

Sinh viên thực hiện : Nhóm 5

Môn học : Nghiệp vụ thư kí văn phòng

Lớp : Quản trị văn phòng 02 – K13

Hà Nội - 2020

MỤC LỤC 3

LỜI CẢM ƠN 5

Phần Mở Đầu 6

CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHỆ THUẬT TIẾP KHÁCH CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN VÀ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM – VINAMILK 9

1.1 Khái niệm lễ tân, nghệ thuật đón tiếp khách của lễ tân 9

1.1.1 Khái niệm lễ tân 9

1.1.2 Công tác lễ tân văn phòng 10

1.2 Công việc và nhiệm vụ của nhân viên lễ tân trong việc tiếp dón khách.11 1.3 Những kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân văn phòng 15

1.4 Quy định và quy trình đón tiếp khách 16

1.4.1 Quy định 16

1.4.2 Quy trình tự đón, tiếp khách 16

1.5 Tổng quan về công ty Vinamilk 19

1.5.1 Lĩnh vực kinh doanh 21

1.5.2 Tầm nhìn và sứ mạng của công ty 21

1.5.3 Nhiệm vụ chức năng và định hướng phát triển: 22

1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sữa Vinamilk 23

1.6.1 Sơ đồ tổ chức của công ty Vinamilk 23

1.6.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận lễ tân của công ty cổ phần sữa Việt Nam ( Vinamilk) 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHỆ THUẬT ĐÓN TIẾP KHÁCH CỦA BỘ

PHẬN LỄ TÂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮ VIỆT NAM 31

2.1 Ưu điểm bộ phận đón tiếp khách của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.32 2.2 Nhược điểm bộ phận đón tiếp khách của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.32 2.3 Nhận xét-đánh giá 35

CHƯƠNG 3: Nguyên nhân và các biện pháp nâng cao hiệu quả của công việc

đón tiếp khách hàng tại công ty cổ phần sữa Việt Nam 37

3.1 Nguyên nhân 37

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ Lễ tân của công ty sữa Việt Nam 38 3.2.1 Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật 38

3.2.2 Tăng cường công tác quản lý, tổ chức lao động tại bộ phận Lễ tân trong công ty 38

3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, không ngừng nâng cao tay nghề cho các nhân viên tại bộ phận Lễ tân 39

3.2.4 Đảm bảo yêu cầu về vệ sinh trong toàn công ty, cũng như tại bộ phận Lễ tân 39

3.3 Kết luận 39

Kết luận 41

Danh mục tài liệu tham khảo 42

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại họcCông nghiệp Hà Nội đã đưa môn học Nghiệp vụ thư ký văn phòng vào chươngtrình giảng dạy Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộmôn - Cô Nguyễn Thị Tuyến đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu chochúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua Chúng em đã có thêm cho mìnhnhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Cảm ơn cô đãgiúp đỡ cũng như đã cung cấp cho chúng em những kiến thức sâu rộng đểchúng em có nền tảng nghiên cứu đề tài Đây chắc chắn sẽ là những kiến thứcquý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này

Bộ môn Nghiệp Vụ Thư Ký Văn Phòng là môn học thú vị, vô cùng bổ ích

và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầuthực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khảnăng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sứcnhưng chắc chắn bài báo cáo này khó có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiềuchỗ còn chưa chính xác, kính mong cô xem xét và góp ý để bài báo cáo củachúng em được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Phần Mở Đầu1: Lý do chọn đề tài

Những năm đầu khi mới du nhập vào Việt Nam, lễ tân chỉ mang một bóngdáng xa lạ, một cách hiểu mờ nhạt: làm công việc của một người chuyên tiếpđón khách, tiếp nhận và trả lời điện thoại, và giải đáp mọi thắc mắc liên quancho khách hàng về tổ chức… Đó là một cách hiểu còn nhiều hạn chế Đến ngàynay, vai trò của người lễ tân được đánh giá ở nhiều khía cạnh, lễ tân có trongnhiều danh mục ngành nghề khác nhau: từ trường học, bệnh viện, khách sạn,văn phòng luật sư cho đến văn phòng công ty, nhân viên lễ tân được xem là hìnhảnh đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp, tổ chức Là người tiếp thị văn hóa,hình ảnh của tổ chức đến các cá nhân, tổ chức có nhu cầu quan tâm, hợp tác.Nhận thấy tầm quan trọng của nhân viên lễ tân, nhóm 5 đã nghiên cứu vàtìm hiểu về đề tài "Nghiên cứu về nghệ thuật đón tiếp khách của bộ phận lễ tântại công ty cỗ phần sữa Việt Nam " nhằm hoàn thiện hơn công tác lễ tân trongđón tiếp khách của công ty sữa Việt Nam

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu về nghệ thuật đón tiếp khách của bộ phận lễ tân là yếu tố tấtyếu để giúp cơ quan, thể hiện được những lĩnh vực mà mình đang theo đuổi, tổchức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng vàhiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo Vì vậy, việc tăng cường đổi mới và cảicách hoạt động bố trí trụ sở văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặcbiệt Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của bài:

- Lý luận về nghệ thuật đón tiếp khách của bộ phận lễ tân

- Thực trạng nghệ thuật đón tiếp khách của bộ phận lễ tân tại công ty sữaViệt Nam đồng thời thông qua đó em muốn đưa ra một số kiến nghị của bảnthân về nghệ thuật đón tiếp khách của bộ phận lễ tân tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Chúng em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập và xử lý số liệu:

 Việc thu thập toàn bộ số liệu thứ cấp có liên quan đến chuyên đề làrất quan trọng, giúp cho ta có thể giảm bớt nhiều công sức, thờigian để đi tìm hiểu thực tại

 Các thông tin thứ cấp được lấy từ phòng hành chính, nhân sự,phòng kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty

- Phương pháp tổng hợp, phân tích thống kê:

Dựa trên tất cả các số liệu, tài liệu thu thập được, tổng hợp lại, so sánh và rút ra nhận xét , kết luận

- Phương pháp thống kê: thu thập, lập bảng biểu, sơ đồ

- Phương pháp vẽ và sử dụng bảng: dựa vào số liệu có sẵn thu được rồi từ

đó lập bảng

5 Kết cấu của bài báo cáo

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luậnvăn được bố cục thành ba chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận chung về nghệ thuật đón tiếp khách của bộphận lễ tân tại công ty cỗ phần sữa Việt Nam

- Chương 2 : Thực trạng về nghệ thuật đón tiếp khách của bộ phận lễ tântại công ty cỗ phần sữa Việt Nam

- Chương 3: Một số nguyên nhân và biện pháp để nâng cao chất lượnghiệu quả trong công tác đón tiếp khách của bộ phận lễ tân tại công ty cỗ phầnsữa Việt Nam.

CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHỆ THUẬT TIẾP KHÁCH CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN VÀ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA

VIỆT NAM – VINAMILK 1.1 Khái niệm lễ tân, nghệ thuật đón tiếp khách của lễ tân1.1.1 Khái niệm lễ tân

Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi,làm việc giữa các tổ chức, cá nhân Nhân viên lễ tân làm việc tại vị trí tiềnphong của công ty, là người đầu tiên tiếp đón khách hàng đến liên hệ trực tiếpvới công ty với nhiệm vụ tạo được ấn tượng vàng tốt đẹp, là trung gian nhận vàlưu chuyển các cuộc điện thoại gọi đến đúng chuẩn chuyên nghiệp Phụ tráchcác công việc hành chính như chấm công, quản lí văn phòng phẩm, đặt vé máybay, đặt dịch vụ du lịch, khách sạn…

1.1.2 Công tác lễ tân văn phòng

Khi đến bất cứ công ty nào, người đầu tiên bạn tiếp xúc và dễ để lại ấntượng nhất là cô Lễ tân của công ty Lễ tân được coi là gương mặt, là hình ảnhđại diện cho 1 tổ chức Liệu rằng Công việc của Lễ tân có chỉ dừng lại ở đón,tiếp khách Công việc đó có thật sự đơn giản

Trước hết ta cùng khám phá nhiệm vụ của lễ tân và tìm hiểu yêu cầu đốivới 1 lễ tân chuyên nghiệp là gì? Lễ tân "là những người trực tiếp ảnh hưởngnhiều nhất đến ấn tượng của công ty trong lòng khách hàng” Ấn tượng đầu tiêncủa khách hàng đối với một lễ tân chuyên nghiệp phải là một khuôn mặt ưa nhìnvới nụ cười thân thiện và trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹnnăng động Các công ty đều có đồng phục dành riêng cho nhân viên lễ tân Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người hiểu rõ hơn ai hết hoạtđộng của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của đốitác, khách hàng về công ty của bạn Nếu muốn biết ai là người kích thích hứngkhởi trong công ty, ai là người làm việc nhóm hiệu quả nhất, vấn đề trong nội bộdoanh nghiệp hay đời sống tinh thân của nhân viên trong công ty như thế nào…Hãy hỏi nhân viên lễ tân Họ chính là người quan sát nhiều nhất, lắng nghenhiều nhất và thấu hiểu rõ nhất các sự việc diễn ra trong công ty

Nhưng một lễ tân chuyên nghiệp sẽ không góp mặt trong những câuchuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mật thông tin của nhân viên và của công ty…

Họ luôn ý thức được rằng, một lễ tân buôn chuyện có thể gây nên những thiệthại không thể lường trước cho công ty, cho đồng nghiệp và cả bản thân mình Ngoài những am hiểu về kiến thức nghề nghiệp, một lễ tân chuyên nghiệprất cần thêm những hiểu biết về văn hóa ứng xử giao tiếp, biết ngoại ngữ, biết sửdụng công nghệ thông tin… Cơ hội phát triển nghề nghiệp sẽ rất lớn đối vớinhững lễ tân này

Một lễ tân chuyên nghiệp cần phản ứng nhanh nhạy và khả năng giảiquyết các tình huống phát sinh thật tốt Lễ tân cần bình tĩnh ngay cả khi kháchhàng đối tác nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của lễ tân qua điện thoạicũng đủ để khách hàng đối tác có thể từ chối hợp tác Đó là lý do vì sao mộtnhân viên lễ tân cần phải có tính cách lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gâythiện cảm với người đối diện.

Những chuyên gia nhân sự cho hay, lễ tân không chỉ có tầm quan trọngnhất định trong bộ máy công ty mà còn có tác động không nhỏ trong sự nghiệp,cũng như việc tạo nên tinh thần làm việc chuyên nghiệp của mỗi người: Tính tựgiác cao, quản lý thời gian tốt, hòa nhã, chịu đựng áp lực lớn và luôn biết hòagiải mâu thuẫn với khách hàng…

1.2 Công việc và nhiệm vụ của nhân viên lễ tân trong việc tiếp dón khách.

- Tiếp đón khách và theo dõi khách ra vào tại công ty

- Trực điện thoại tổng đài và nối máy với phòng ban cần gặp

- Quản lý mail chung của công ty

- Đảm bảo mỹ quan khu vực quầy tiếp tân

- Book xe (nếu có)

Đón tiếp khách

Việc đón tiếp khách là công việc đầu tiên của lễ tân văn phòng Sau khilàm các thủ tục như chảo hỏi, ghi tên…, lễ tân cần phải trang bị các vật dụng cầnthiết, bố trị sạch sẽ lịch sự để

đón tiếp khách

Nhân viên lễ tân phải

thông báo cho thư ký biết

những khách đang có kịch

hẹn hoặc ngồi chờ và hướng

dẫn họ đến văn phòng Nhiều

trường hợp đặc biệt thư ký

hay trực tiếp lãnh đạo phải ra

tận nơi để đưa khách vào

Tiếp khách qua điện thoại

Thông thường, khách

hàng gọi tới cơ quan, công ty,

lễ tân là người đầu tiên họ

tiếp xúc, vì thế nếu lễ tân có

kỹ năng giao tiếp tốt, thái độ

niềm nở đó sẽ là ấn tượng

ban đầu dành cho khách

hàng Qua đó, lễ tân có thể sử

dụng ngữ điệu và lựa chọn

các từ ngữ phù hợp để thể hiện tình cảm, thái độ mà mình muốn thể hiện Qua

đó, lễ tân thực hiện các công việc như:

– Trả lời các cuộc điện thoại đến từ bên ngoài hoặc nội bộ doanh nghiệp.– Thực hiện các cuộc gọi

– Chuyển cuộc gọi

– Duy trì cuộc gọi

viên hoặc một công việc

nào đó Lúc này, người lễ

tân phải biết kỹ năng lễ tân văn phòng đối đáp, đáp ứng những lời phàn nàn củakhách hàng và giải quyết hoặc hỗ trợ giải quyết các tình huống gặp phải mộtcách ổn thỏa Đặc biệt, nếu các vị khách này không hẹn trước nhưng đến doanhnghiệp và nhất định đòi gặp được lãnh đạo hoặc nhân viên quan trọng khác vớithái độ cáu kỉnh và thô lỗ

Cách ứng xử tốt nhất trong trường hợp này là nhân viên lễ tân phải bỏ quathái độ đó của khách hàng, giữ sự bình tĩnh, lịch sự và chăm chú nghe lời phànnàn, bày tỏ thái độ thông cảm với khách hàng Ở đây, có hai trường hợp:– Nếu nằm trong phạm vi giải quyết, thuộc thẩm quyền trả lời và giải đápthì nhân viên lễ tân cần phải cho khách câu trả lời ngay

– Nếu đó là những phàn nàn chưa thể giải quyết ngay được, nhân viên lễtân không tự ý giải quyết mà phải ghi chép lại đầy đủ và tác nghiệp với các bộphận có thể giải quyết trong công ty để giải quyết nhanh và thấu đáo nhất chokhách hàng.

Tiếp đãi khách

Tiếp – đãi khách là công việc quen thuộc của một nhân viên lễ tân Trongcác cuộc họp hoặc các cuộc tiếp đãi khách của công ty, doanh nghiệp, lễ tânthường sẽ đảm nhận nhiệm vụ dưới 3 hình thức như sau:

– Tiếp nước trà: là hình thức giải khát thông thường mà bất cứ khách hàngnào Bạn phải chuẩn bị nước sôi, nước lọc, trà và ấm chén sạch sẽ Nhân viêncần biết cách pha trà

– Tiếp nước giải khát: Trong một số trường hợp cụ thể, ngoài nước trà cóthể tiếp khách bằng nước giải khát Ở nước ta thì hiện nay các loại nước giảikhát sử dụng phổ biến là nước hoa quả, cà phê, nước chanh, nước ngọt hoặcbia… tùy vào thời tiết, từng thời điểm và tùy trường hợp mà bạn cần đưa ra loạithức uống thích hợp

– Tiếp rượu: Trong những dịp quan trọng hoặc đặc biệt, người ta sẽ sửdụng rượu vang hoặc rượu mạnh Vì vậy, bạn cũng cần chuẩn bị cho mình kỹnăng tiếp rượu đúng chuẩn với những loại ly, dụng cụ mở nút chai, kèm theochút thức ăn nhẹ phù hợp

Đặt tiệc

Ngoài ra, nhân viên lễ tân cần phải đảm đương nhiệm vụ đặt tiệc đãikhách theo các phong cách: Âu, Á, tiệc đứng, tiệc ngồi Nhân viên phải vậndụng sự khéo léo, khả năng ứng xử và những hiểu biết của mình để làm hài lòngkhách hàng, để lại ấn tượng tốt cho doanh nghiệp của mình

Truyền đạt thông tin đến Ban lãnh đạo

Nhân viên lễ tân còn có nhiệm vụ truyền đạt thông tin tới Giám đốc cácphòng, ban liên quan Nhận thông tin từ phòng ban đến cho tổng giám đóc

1.3 Những kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân văn phòng

Chỉn chu về hình thức

Chỉn chu là yêu cầu bắt buộc đối với các nhân viên lễ tân

Đối với lễ tân

xúc với lễ tân như: nụ

cười thân thiện, trang

phục gọn gàng, thể hiện

tác phong nhanh nhẹn và khéo léo

Thành thạo và am hiểu các kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ

– Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân phải có thái độ ân cần, chu đáo, thânthiện để kháchhàng cảm thấy thoải mái nhất Và đặc biệt, lễ tân cần phải có kỹnăng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt hoặc một ngoại ngữ mà doanh nghiệp sử dụng.– Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối nhận các văn thư đến và vănthư đi của cơ quan Vì vậy, bạn phải có các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử

lý các văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy

in, máy fax, photo…

– Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, quản lý, tránh trùng lịch, hỗ trợ hậu cần,chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống khi có nhu cầu

Thái độ làm việc

Với những vị trí khác thì năng lực làm việc của nhân viên là quan trọngnhất, còn vị trí lễ tân, thái độ làm việc lại được đặt lên hàng đầu Một lễ tân cầnphải có những kỹ năng cụ thể như sau:

– Phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình hống phát sinhthật tốt.

– Bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng, bởi chỉ cần một câu nóinóng giận của lễ tân đủ để khách hàng từ chối hợp tác

– Lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện.– Không góp mặt vào những câu chuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mậtthông tin của nhân viên và của công ty…

1.4 Quy định và quy trình đón tiếp khách

- Thực hiện tốt việc phối kết hợp giữa các đơn vị, bộ phận có liên quan,đảm bảo sự thống nhất trong quá trình đón tiếp khách

- Các khâu đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tính chủđộng và hiệu quả cao

- Mọi khoản chi phí tiếp khách phải thật sự tiết kiệm và đúng chế độ quyđịnh của Công ty

1.4.2 Quy trình tự đón, tiếp khách

1.4.2.1 Trình tự tiếp khách bình thường:

 Quy định chung

- Tiếp khách thông thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác

và làm việc với Công ty

- Đối với trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó

có trách nhiệm thông tin cho cán bộ tổ chức biết trước để tiếp khách chu đáo.Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn

- Khi khách đến Công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có tráchnhiệm hướng dẫn khách gặp bộ phận tổ chức để làm việc

- Sau khi nghe yêu cầu từ khách, cán bộ tổ chức xử lý như sau:

a) Khách đã có hẹn trước

- Khi gặp khách cán bộ tổ chức chào hỏi lịch sự và hỏi nhu cầu của khách

- Sau đó kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếpkhách, rót nước mời khách, sau đó liên hệ với người cần gặp để thông tin lại

- Trường hợp không thể liên hệ được người cần gặp thì cán bộ tổ chứcphải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báocho người có trách nhiệm biết

b) Khách không hẹn trước:

- Trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời kháchngồi vào phòng tiếp khách, cán bộ tổ chức hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau

đó liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách

- Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thìcán bộ tổ chức trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin củakhách để liên hệ sau Đồng thời thông báo cho người cần gặp biết để xử lý

1.4.2.2 Trình tự tiếp khách quan trọng

 Đề xuất yêu cầu

- Khách quan trọng được hiểu là các đối tác ký kết các hợp đồng, dự ánvới Công ty, là lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp huyện trở lên

- Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Tổng Giámđốc, Giám đốc điều hành chỉ đạo

- Khi phát sinh nhu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu cần phải ghiphiếu yêu cầu tiếp khách trình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phêduyệt.

- Sau khi Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc phê duyệt, người đề nghị cùngvới Phòng TC-HC lập kế hoạch tổ chức tiếp đón

+ Nội dung, thời gian, chương trình làm việc của khách

+ Dự kiến chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu khách có đềnghị hỗ trợ);

+ Đề xuất thành phần tham gia tiếp khách và người chủ trì buổi làm việc;+ Và một số nội dung khác theo yêu cầu

- Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công tráchnhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận

- Phòng TC-HC phải chuyển cho người đề nghị tiếp khách và người đượcphân công tiếp khách để cùng trao đổi, thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đótrình Giám đốc điều hành hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt

- Các thành phần tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục,lời nói chuẩn mực.

- Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải quyết công việc nhằmđáp ứng yêu cầu của khách và quy định của công ty

- Báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành vềnhững việc vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh

1.5 Tổng quan về công ty Vinamilk

- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

- Tên viết tắt: VINAMILK

- Trụ sở: 36 – 38 Ngô Đức Kế, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh

- VP giao dịch: 184¬-186-188 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, Tp HCM

Sản phẩm Công ty chủ yếu được tiêu thụ tại thị trường Việt Nam và cũngxuất khẩu sang các thị trường nước ngoài như Úc, Campuchia, Philipines vàMỹ

Hiện tại, VNM đang kinh doanh trên 5 dòng sản phẩm:

Vinamilk, là một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữacũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Theo thống kê của Chươngtrình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm

2007

Vinamilk hiện là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biếnsữa, hiện chiếm lĩnh 54,5% thị phần sữa nước, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9%thị phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn và 79,7% thị phần sữa đặctrên toàn quốc Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới hơn220.000 điểm bán hàng phủ đều 63 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk còn đượcxuất khẩu sang 43 quốc gia trên thế giới như Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức,Nhật Bản khu vực Trung Đông, Đông Nam Á… Sau hơn 40 năm ra mắt ngườitiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được 14 nhà máy sản xuất, 2 xí nghiệpkho vận, 3 chi nhánh văn phòng bán hàng, một nhà máy sữa tại Campuchia(Angkormilk) và một văn phòng đại diện tại Thái Lan

S a đ u nành ữ ậ S a t ữ ươ i

Dành cho bà

mẹ

Dành cho trẻ

em Cafe hòa tan

N ướ c ép trái cây S a chua ữ

Dành cho trẻ

em Cafe rang xay

Trà hoa qu ả Kem

Dành chongười lớn Cafe uốống liềền

Smoothie S a đ c ữ ặ

1.5.1 Lĩnh vực kinh doanh

 Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng và các sản phẩm

từ sữa khác;

 Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành và nước giải khát;

 Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất vànguyên liệu;

 Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của Pháp luật

 Sản xuất và kinh doanh bao bì

 GIÁ TRỊ CỐT LÕI

- Chính trực: Liêm chính, trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giaodịch

- Tôn trọng: Tôn trọng Khách hàng-Đồng nghiệp-Công ty- Đối tác

- Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và cácbên liên quan khác

- Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế,chính sách, quy định của Công ty