Tại thị trường quốc tế, công ty đã có mặt tại một số đất nước châuÂu, châu Mỹ,… Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc với các tiềm lực sản xuất kinh doanh từ các công ty thành viên, có
Giới thiệu chung về Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc
Khái quát về công ty
–Tên quốc tế : INTERNATIONAL NORTHERN FREIGHT – BRANCH OF
VIETNAM OCEAN SHIPPING AGENCY CORPORATION
–Tên viết tắt : ĐẠI LÝ VẬN TẢI QUỐC TẾ PHÍA BẮC
: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ HÀNG HẢI VIỆT NAM VOSA CORPORATION
–Người đại diện : Trần Văn Quảng
–Trụ sở : Số 25 Điện Biên Phủ, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng, Việt Nam.
Lịch sử hình thành phát triển
Công ty cổ phần Đại lý Hàng hải Việt Nam (Vosa Corporation) được thành lập vào ngày 13/03/1957, theo Nghị định số 50/NĐ của Bộ Giao thông và Bưu điện, đánh dấu sự khởi đầu cho ngành Vận tải biển tại Việt Nam Trải qua quá trình hình thành và phát triển, Vosa Corporation đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực vận tải biển Vào ngày 08/08/1989, công ty được đổi tên từ Đại lý Tàu biển Việt Nam thành Đại lý Hàng hải Việt Nam theo Quyết định số 1436QĐ/TCCB-LĐ, khẳng định vị thế và sự phát triển bền vững của mình trong ngành.
Vào ngày 12/05/1993, Bộ Giao thông vận tải đã tái thành lập Đại lý Hàng hải Việt Nam (VOSA) theo Quyết định số 885/QĐ/TCCB-LĐ, là doanh nghiệp hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam Nhà nước đã ban hành các quy định về cước phí tại các cảng và thể lệ giao nhận, bốc xếp hàng hóa cho tàu buôn nước ngoài tại các cảng Việt Nam, cũng như quy định về quan hệ giữa tàu nước ngoài và VOSA Được thành lập vào ngày 13/3/1957, VOSA là tiền thân của công ty Đại lý tàu biển Việt Nam, một trong những đơn vị đầu tiên trong ngành hàng hải Việt Nam, đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội trong bối cảnh giao thương toàn cầu phát triển Ngày 6/5/1993, Bộ Chính trị đã ban hành nghị quyết về phát triển kinh tế biển, thúc đẩy xây dựng kinh tế biển tại các địa phương Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển ngành hàng hải, vào ngày 9/2/1995, Cục trưởng Cục Hàng hải đã quyết định thành lập Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc.
Thời điểm hiện tại đánh dấu sự chuyển mình quan trọng của ngành Hàng hải, với việc mở rộng hội nhập kinh tế quốc tế và thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc, được thành lập trong bối cảnh nền kinh tế quốc gia chuyển sang cơ chế thị trường sau năm 1990, đã phải đối mặt với thách thức do thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu trong những năm đầu hoạt động.
Sự phát triển của nền kinh tế đã mang lại nhiều cơ hội cho ngành vận tải biển, với các dịch vụ hàng hải ngày càng tiên tiến Để hòa nhập với xu thế toàn cầu, Việt Nam đã đề xuất chính sách đa dạng hóa và đa phương hóa quan hệ kinh tế đối ngoại Nhiều hãng vận tải lớn trên thế giới đã tìm kiếm đại lý tại Việt Nam để thực hiện các chức năng như đại lý tàu, đại lý vận tải và đại lý giao nhận Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc, thuộc Đại lý Hàng hải Việt Nam, có tư cách pháp nhân đầy đủ để thực hiện các hoạt động kinh doanh, tài chính và tổ chức nhân sự theo phân cấp của Tổng giám đốc VOSA.
Ban đầu, NorthFreight đã gặp nhiều khó khăn trong quá trình thành lập Tuy nhiên, nhờ vào việc phát huy lợi thế kinh doanh từ Công ty mẹ VOSA và duy trì các dịch vụ truyền thống đã có thương hiệu như đại lý tàu biển, logistics, đại lý vận tải, giao nhận, và thương mại xuất nhập khẩu, công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình.
Công ty được thành lập ban đầu với mục đích làm đại lý cho khách hàng tại Hải Phòng Năm 1998, nhận thấy nhu cầu thị trường, công ty đã mở chi nhánh Hà Nội mang tên Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc Đến năm 2001, để đáp ứng nhu cầu lưu kho bãi hàng hóa, phòng kho bãi NorthFreight đã được thành lập Với sự phát triển mạnh mẽ trong kinh doanh, VOSA đã mở rộng thêm nhiều chi nhánh trên toàn quốc và hiện có mặt tại một số quốc gia châu Âu và châu Mỹ.
Công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc, với tiềm lực sản xuất kinh doanh mạnh mẽ từ các công ty thành viên và khả năng đầu tư ổn định qua nhiều năm, đã khẳng định vị thế là một trong những công ty uy tín hàng đầu trong lĩnh vực đại lý tàu biển, vận tải và dịch vụ kho bãi Chúng tôi không chỉ phục vụ khách hàng trong nước mà còn là đối tác tin cậy của nhiều khách hàng quốc tế, đặc biệt là các hãng tàu lớn trên thế giới.
Hiện nay, cả nước có hơn 300 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hàng hải, bao gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty nhà nước và công ty trách nhiệm hữu hạn, cùng với hơn 500 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đại lý vận tải và giao nhận hàng hóa Tại Hải Phòng, có hơn 100 công ty trong ngành dịch vụ hàng hải, như WANHAI, GEMADEPT, GEMETRAN, APL, và VOSA Hải Phòng Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty Đại lý vận tải quốc tế phía Bắc không ngừng đổi mới để củng cố vị thế cạnh tranh, không chỉ với các doanh nghiệp trong nước mà còn với các công ty nước ngoài.
Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ chính
Giao nhận vận tải đường biển, đường hàng không, dường sắt, đường bộ và đường thủy nội địa.
Dịch vụ kinh doanh vận tải biển, khai thác vận tải đường biển và đường hàng không.
Dịch vụ đại lý tàu biển (cung ứng thực phẩm, nước ngọt).
Môi giới và dịch vụ hàng hải.
Dịch vụ cửa tới cửa.
Gom hàng lẻ, bốc xếp hàng hóa.
Dịch vụ cho thuê và quản lý kho bãi.
Làm thủ tục xuất nhập khẩu và khai thuế hải quan
Đại lý hàng hải và môi giới thuê tàu.
Vận tải hàng hóa quá cảnh, chuyển khẩu, hàng tạm nhập tái xuất và hàng xuất nhập khẩu ủy thác.
Cơ cấu tổ chức, lực lượng lao động, chức năng nhiệm vụ các phòng ban
nhiệm vụ các phòng ban.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY
Giám đốc điều hành là người đứng đầu bộ máy tổ chức, chịu trách nhiệm chính trong việc hoạch định chiến lược, xây dựng cơ cấu tổ chức và thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
Phó giám đốc Kinh doanh
Phòng đại lý vân tải
Phòng tài chính – kế toán
Các chi nhánh hoạch kinh doanh cần chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và các cơ quan quản lý nhà nước về tất cả các hoạt động của công ty.
Phó giám đốc là người tham mưu cho giám đốc, trực tiếp chỉ đạo các hoạt động phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty Họ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn dưới sự phân bổ của giám đốc, hỗ trợ điều hành công ty Phó giám đốc thiết lập mạng lưới kinh doanh, thu thập thông tin thị trường và phát triển kinh doanh trong khu vực Bên cạnh đó, họ còn thu thập và tổng hợp thông tin về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm, đồng thời xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ.
Đại lý tàu biển là tổ chức được ủy quyền bởi chủ tàu hoặc người khai thác tàu để thực hiện các dịch vụ liên quan đến hoạt động tại cảng.
Thủ tục ra vào cảng cần tuân thủ đúng quy định và luật pháp hiện hành Đại lý hãng tàu có trách nhiệm sắp xếp hoa tiêu, cầu bến cho tàu, đồng thời thực hiện các giao dịch với cảng, chủ hàng và các bên liên quan trong suốt quá trình khai thác tàu tại cảng.
+ Ký hợp đồng vận chuyển, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng thuê thuyền viên, hợp đồng bốc dỡ hàng hóa, hợp đồng thuê tàu,…
+ Thực hiện công tác phục vụ tàu: giám định khoang tàu, giám định hàng hóa trước khi xếp/ dỡ.
+ Ký phát vận đơn và chứng từ vận chuyển.
+ Làm công tác thuyền viên.
+ Cung ứng vật tư, nhiên liệu, lương thực thực phẩm, nước ngọt cho tàu biển.
+ Thay mặt các bên ủy quyền thanh toán, thu tiền cước tàu biển, tiền bồi thường thiệt hại, thưởng/ phạt.
+ Giải quyết tranh chấp về hợp đồng vận chuyển hoặc về tai nạn hàng hải.
+ Kết hợp chặt chẽ với phòng tài chính theo dõi các khoản thu cước phí.
Phòng đại lý vận tải:
Phòng đại lý vận tải gồm 10 người, với một trưởng phòng điều hành chung và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty Chức năng chính của phòng là cung cấp dịch vụ đại lý, giao nhận vận chuyển và làm đại lý cho các hãng vận tải nước ngoài, đồng thời cung cấp dịch vụ logistics cho các chủ hàng trong nước Phòng được chia thành các bộ phận chuyên trách như hàng xuất, hàng nhận, dịch vụ door to door, dịch vụ khai thuế hải quan, kho bãi và làm hàng công trình Các chức năng và nhiệm vụ của phòng ban rất đa dạng và quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động vận tải.
+ Nhận sự ủy thác cảu chủ hàng để làm công việc của người đại lý vận tải về hàng hóa giữa người gửi và người nhận.
Tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng là bước quan trọng để trở thành đại lý vận tải, đóng vai trò là người khai thác vận tải đa phương thức từ Việt Nam đến các thị trường toàn cầu Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển mà còn mở rộng cơ hội kinh doanh và phát triển mạng lưới khách hàng quốc tế.
+ Làm đại lý vận tải cho các hãng trong nước và nước ngoài, tham gia ký kết các hợp đồng đại lý vận tải đường biển là chủ yếu.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ liên hệ và phục vụ các chủ hàng trong việc giao nhận hàng hóa, bao gồm đóng gói, xếp dỡ và thực hiện các thủ tục cần thiết cho vận chuyển hàng hóa bằng container.
+ Làm thủ tục giao nhận hàng hóa đúng nghĩa vụ của người đại lý vận tải
Phòng Tài chính – Kế toán:
Phòng Tài chính - Kế toán gồm 7 nhân viên và 1 Trưởng phòng, có nhiệm vụ đảm bảo hạch toán đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đội ngũ nhân sự được phân công công việc phù hợp nhằm hỗ trợ và tham mưu hiệu quả cho Tổng Giám đốc trong các quyết định quản lý.
Để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả, cần thực hiện việc hoạch toán kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, chi phí kinh doanh tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và chi phí duy trì hoạt động.
+ Tổ chức hạch toán kế toán các hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Tư vấn tài chính cho hoạt động tài chính và chi tiêu của đơn vị.
Quản trị tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế toán quản trị, cung cấp các giải pháp cho Tổng Giám đốc nhằm bảo toàn và phát triển nguồn vốn, cũng như tối ưu hóa hoạt động đầu tư và kinh doanh.
+ Thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại các chi nhánh/đơn vị trực thuộc
Để thực hiện hiệu quả hệ thống chính sách đãi ngộ người lao động, công ty mẹ cần xây dựng quỹ thù lao, đãi ngộ và khen thưởng, đồng thời lập kế hoạch triển khai hàng năm cho đội ngũ nhân sự quản lý Việc lập quỹ lương thưởng cũng rất quan trọng, nhằm phục vụ cho kế hoạch và thực hiện các chế độ đãi ngộ cho người lao động hàng năm.
+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng trong kế hoạch hàng năm của người quản lý và người lao động công ty
Hội đồng xét nâng lương và thăng tiến có trách nhiệm xây dựng kế hoạch nâng lương và thăng tiến hàng năm cho người lao động, đồng thời thực hiện đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các chính sách khác theo quy định pháp luật Bên cạnh đó, hội đồng cũng giải quyết các vấn đề liên quan đến nghỉ hưu, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, sa thải và hướng dẫn thực hiện các chính sách cho nhân viên.
+ Thực hiện công tác tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc Tổng Công ty theo thẩm quyền.
Trưởng phòng ban được Tổng Giám đốc bổ nhiệm dựa trên đề xuất của các Trưởng phòng ban khác, có trách nhiệm với Ban điều hành và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phòng ban thực hiện tham mưu cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vưc kinh doanh và khai thác thị trường trong nước và quốc tế:
+ Xây dựng các phương án định hướng chiến lược trong kinh doanh. + Xây dựng và theo dõi các hợp đồng kinh tế, công tác pháp chế hàng hóa.
+ Lập kế hoạch kinh doanh, tiếp thị mở rộng thị trường.
+ Lập hồ sơ thị trường, dự báo doanh thu và khảo sát khách hàng tiềm năng.
Để xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng, cần triển khai các chính sách khuyến mãi và giảm giá hấp dẫn, cùng với các chương trình khuyến mại hiệu quả Thực hiện chiến dịch marketing sáng tạo nhằm thu hút khách hàng mới và đề xuất các chính sách ưu đãi đặc biệt cho từng nhóm khách hàng Tất cả những hoạt động này sẽ được báo cáo trực tiếp tới Tổng Giám đốc để đảm bảo tính hiệu quả và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây
NorthFreight được công nhận là một trong những công ty uy tín trong lĩnh vực đại lý tàu biển, đại lý vận tải và dịch vụ kho bãi, phục vụ cả khách hàng trong nước và đối tác quốc tế, đặc biệt là các hãng tàu lớn Tuy nhiên, công ty hiện đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều doanh nghiệp khác trong ngành như Vietrans, Vosco, SITC Logistics, Maxspeed và Superstar.
Ngành đại lý tàu, vận tải và dịch vụ logistics của NorthFreight chịu ảnh hưởng lớn từ tình hình kinh doanh của ngành cảng biển Việt Nam Dữ liệu từ Cục Hàng hải Việt Nam cho thấy, tổng sản lượng hàng hóa qua các cảng biển nước ta đã liên tục tăng trưởng từ năm 2015 đến 2019.
Năm 2018, Việt Nam ghi nhận mức tăng trưởng mạnh 6,05%, đạt 27,3 triệu tấn, đánh dấu mức cao nhất trong 11 năm và đưa quốc gia vào nhóm tăng trưởng hàng đầu khu vực và thế giới Tổng kim ngạch xuất khẩu vượt 58 tỷ USD với xuất siêu 1,04 tỷ USD, nhờ vào việc thu hút dòng vốn đầu tư quốc tế Việc gia nhập và ký kết các hiệp định thương mại tự do với Hàn Quốc và Liên Minh Kinh tế Á Âu (EEU) dự kiến sẽ duy trì nhu cầu xuất nhập khẩu, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp dịch vụ đại lý vận tải và logistics Tuy nhiên, tình hình hàng hóa xuất nhập khẩu vẫn thiếu ổn định tại các cảng biển, khiến thị trường vận tải và dịch vụ hàng hải đối mặt với nhiều thách thức Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt để tận dụng cơ hội trong bối cảnh triển vọng ngành nghề rất lớn.
Công ty hiện đang hoạt động trong nhiều lĩnh vực, bao gồm đại lý tàu, đại lý vận tải, kho ngoại quan, kiểm đếm và giao nhận hàng hóa, cho thuê phương tiện, và cho thuê nhà kho Trong số đó, dịch vụ chính của Công ty là cung cấp các dịch vụ đại lý tàu, đại lý vận tải và kho ngoại quan.
1 Hoạt động kinh doanh Đại lý tàu: Đây là hoạt động kinh doanh gắn liền với hình ảnh và thương hiệu củaCông ty từ những ngày đầu thành lập Thị trường dịch vụ hàng hải vô cùng cạnh tranh nhưng khách hàng đến NorthFreight vẫn ổn định nhờ vào chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng nhiệt tình và bảo vệ tối đa quyền lợi, lợi ích khách hàng Một số khách hàng lớn trong vận chuyển hàng rời như: các hãng tàu NYK Lines, Toko Line, First Ship Tokyo, Dai-ichi, Tokyo Marine
NorthFreight Co., Ltd, based in Japan, serves as an agent for major container shipping lines, including SeaLand (USA), NYK Line (Japan), and China Shipping Container Line (China), which are among the world's leading shipping companies with extensive routes across continents Additionally, NorthFreight represents SYMS and Grand China Shipping from China, while continuing its agency roles for Namsung Shipping (South Korea) and Sinotrans Container Line (China), primarily operating in Northeast Asia and Southeast Asia.
Trong đại lý tàu có 2 loại là tàu hàng rời và tàu container:
Tàu chở hàng rời là phương tiện vận chuyển hàng hóa có công suất lớn, chuyên chở các loại hàng hóa thô và khô như than đá, quặng sắt, ngũ cốc và phế liệu Những hàng hóa này được chứa trực tiếp trong các khoang hàng chống thấm nước của tàu mà không cần đóng thùng hay bao kiện.
Tàu container là loại tàu chuyên chở hàng hóa được đóng gói trong các container thông qua kỹ thuật Containerization Đây là phương tiện vận tải phổ biến trong thương mại đa phương thức, hiện nay đảm nhận việc vận chuyển hầu hết hàng hóa không phải hàng rời qua đường biển.
Sức tải của tàu container được tính bằng đơn vị TEU (tương đương hai mươi feet) Tải trọng tiêu chuẩn thường bao gồm sự kết hợp giữa các container ISO 20 feet và 40 feet (2 TEU), trong đó container 40 feet chiếm ưu thế về kích thước.
1) Theo thế hệ phát triển: 6 thế hệ
2) Theo phương thức xếp dỡ container: LOLO, RORO, …
3) Theo kích thước tàu: Panamax, Post-Panamax, Suezmax, Post-Suezmax, Post Malacamax
4) Theo mức độ chuyên dụng: tàu bách hóa, tàu semi-container, tàu container chuyên dụng
5) Theo phạm vi hoạt động: tàu feeder, tàu mẹ.
Hiện North Freight đã tập trung đầu tư phát triển cả hệ thống tàu hàng rời và tàu container.
Doanh thu năm 2021 đã tăng 134% so với năm 2020, vượt kế hoạch đề ra nhờ vào sự gia tăng mạnh mẽ ở hầu hết các hoạt động kinh doanh Cụ thể, doanh thu từ đại lý vận tải tăng 145% và dịch vụ hàng hải tăng 211% Tuy nhiên, sự tăng trưởng này chủ yếu do một số yếu tố khách quan, trong đó doanh thu từ đại lý vận tải chiếm 68% tổng doanh thu, được thúc đẩy bởi sự gia tăng cước vận tải hàng không và cước vận tải biển do tình trạng thiếu vỏ container từ cuối năm 2020 trong bối cảnh dịch Covid-19.
Bảng 1.1: Sản lượng đại lý tàu North Freight (số liệu năm 2021)
Tàu hàng rời Tàu container
2 Hoạt động kinh doanh Đại lý vận tải
Công ty đã chú trọng phát triển dịch vụ đại lý vận tải trong chuỗi cung ứng logistics, đồng thời học hỏi từ các tập đoàn logistics lớn Qua quá trình đầu tư và mở rộng, dịch vụ đã được nâng cao từ đại lý vận tải đơn thuần đến khai thác kho bãi, phương tiện, khai thuê hải quan, xếp dỡ và vận tải nội địa Hiện tại, doanh thu từ đại lý vận tải đã chiếm hơn 50% tổng doanh thu của Công ty.
Doanh thu từ đại lý vận tải gồm:
- Cước phí vận tải biển (Sea Freight)
- Cước phí vận tải đường không (Air Freight)
Bảng 1.2: Doanh thu đại lý vận tải trong (số liệu năm 2021)
Giá trị thực hiện (VND)
3 Hoạt động kinh doanh kho bãi
Công ty đại lý NorthFreight cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ trong quản lý và khai thác kho bãi, tạo dựng uy tín vững mạnh trên thị trường Khách hàng, hãng tàu và cảng đều tin tưởng vào dịch vụ của NorthFreight, giúp công ty ngày càng phát triển Chúng tôi luôn sẵn sàng hợp tác với khách hàng để mở rộng hệ thống kho bãi, nhằm phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh doanh bền vững.
Doanh thu phòng khai thác kho bãi:
Doanh thu từ khai thác hàng CFS (Container Freight Station) chủ yếu đến từ việc thu gom hàng lẻ tại các khu vực kho, bãi Đây là nơi thực hiện các hoạt động thu gom, chia tách hàng hóa từ nhiều chủ hàng khác nhau, nhằm tối ưu hóa việc vận chuyển chung trong container.
- Lưu kho bãi, nâng hạ, bốc xếp: chiếm khoảng 15% tổng doanh thu kho.
- Kích thước container: Container có nhiều loại, và kích thước cụ thể từng loại có thể khác nhau ít nhiều tùy theo nhà sản xuất
North Freight không sở hữu đội xếp dỡ riêng, do đó công ty phải thuê dịch vụ cần cẩu và xếp dỡ từ bên ngoài để thực hiện việc xếp container vào kho.
- Chi giám định (GĐ): đây là khoản chi cho công ty cổ phần tập đoàn Vinacontrol để phục vụ cho hoạt động giám định container.
Chi phí đội xe (ĐX) là khoản chi trả cần thiết để vận chuyển container từ cảng về kho khai thác, đặc biệt đối với các container chung chủ không được khai thác tại cảng.
- Chi nâng hạ (NH): khoản chi trả cho việc nâng và xếp hạ container chung chủ.
- Chi hải quan (HQ): khoản chi trả cho các thủ tục hải quan
Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu (LCL)
Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận
Sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế và thương mại quốc tế tại Việt Nam có sự đóng góp quan trọng của ngành giao nhận vận tải đường biển Trước đây, việc giao nhận thường do người gửi hàng, người nhận hàng hoặc bên chuyên chở thực hiện Tuy nhiên, với sự tiến bộ trong giao thương quốc tế, giao nhận đã trở nên chuyên môn hóa hơn, được thực hiện bởi các tổ chức và doanh nghiệp giao nhận chuyên nghiệp Do đó, giao nhận đã chính thức trở thành một loại hình dịch vụ quan trọng trong nền kinh tế.
Sự khác biệt về quốc gia trong thương mại quốc tế yêu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu phải được vận chuyển qua biên giới ít nhất một quốc gia Để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng, cần thực hiện nhiều quy trình như gom hàng, thông quan xuất nhập khẩu, lập bộ chứng từ thanh toán, thanh toán chi phí cảng, lưu kho và bảo quản hàng hóa.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý toàn bộ quy trình logistics Theo quy tắc của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo điều 163, Luật Thương mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận là
Hành vi thương mại liên quan đến dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan khác Những hoạt động này được thực hiện theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra hiệu quả và thuận lợi cho khách hàng.
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ này trực tiếp hoặc thông qua đại lý bên thứ ba.
Doanh nghiệp giao nhận hàng hóa được chia thành hai loại chính: doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hóa trong nước và doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Doanh nghiệp giao nhận trong nước thực hiện các hoạt động vận chuyển hàng hóa trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, trong khi doanh nghiệp giao nhận quốc tế thực hiện các hoạt động ngoài lãnh thổ Sản phẩm của các doanh nghiệp này là dịch vụ giao nhận, trong đó họ chịu trách nhiệm về hàng hóa mà khách hàng ủy thác.
2.1.2 Phạm vi hoạt động của giao nhận
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho người gửi hàng và người nhận hàng trong quá trình vận chuyển hàng hóa Họ có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua các đại lý mà họ thuê, đồng thời làm việc với các đại lý nước ngoài Trong một số trường hợp, người gửi hàng hoặc người nhận hàng có thể muốn tham gia trực tiếp vào các thủ tục hoặc chứng từ liên quan đến quá trình giao nhận.
Người giao nhận sẽ thực hiện các nhiệm vụ:
- Thỏa thuận dịch vụ giao nhận với khách hàng.
- Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu từ khách hàng.
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp.
- Kiểm tra giá, lịch tàu dựa trên dữ liệu có sẵn và thông báo khách hàng.
- Ký hợp đồng vận chuyển, lưu cước với người chuyên chở đã chọn
- Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận,…
Nghiên cứu các điều khoản trong tín dụng thư và quy định của chính phủ liên quan đến giao hàng tại các nước xuất khẩu, nhập khẩu và quá cảnh là rất quan trọng Đồng thời, việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết cũng không kém phần quan trọng để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
- Lo liệu việc lưu kho hàng hóa, cân đo hàng hóa, tổ chức xếp dỡ hàng hóa (nếu cần).
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu.
- Chuẩn bị chứng từ khai hải quan.
- Vận tải hàng hóa đến cảng, thực hiện khai báo hải quan, các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở.
- Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả cước
- Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng.
- Phát hành vận đơn, gửi chứng từ cho đại lý giao nhận nước ngoài.
Giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận là rất quan trọng, bao gồm việc liên lạc thường xuyên với người chuyên chở và đại lý quốc tế của bên giao nhận.
- Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại về những tổn thất hàng hóa (nếu có) b Dịch vụ giao nhận thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu)
Người giao nhận sẽ thực hiện các nhiệm vụ:
- Nhận bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu từ khách hàng.
- Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ nhập khẩu dựa theo các thông tin trên hợp đồng mua bán và thư tín dụng.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa sau khi nhận được thông báo giao hàng của người gửi (trong điều kiện thỏa thuận người nhận hàng phải mua bảo hiểm).
- Lập phương án giao nhận, chuẩn bị phương tiện vận tải, kho bãi, nhân công xếp dỡ hàng hóa.
- Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước(nếu cần).
- Lập các chứng từ cần thiết và khai báo hải quan.
- Trả lệ phí, thuế và những chi phí khác cho hải quan và những cơ quan khác.
- Thu xếp việc lưu kho quá cảnh nếu cần.
- Thông báo bằng lệnh giao hàng D/O để chủ hàng làm thủ tục nhận hàng.
- Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận.
- Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại về những tổn thất hàng hóa (nếu có). c Dịch vụ khác trong giao nhận
Ngoài 2 loại dịch vụ giao nhận nêu trên, người giao nhận cũng có thể đảm nhận một số dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở như gom hàng (tập hợp những lô hàng lẻ tại kho) Người giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều khoản thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và nói chung là tất cả những vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng Người giao nhận phải tuân thủ những chỉ dẫn đặc biệt của chủ hàng về phương thức chuyên chở được sử dụng, về tình hình vận chuyển, về nơi cụ thể làm thủ tục Hải quan ở nước đến khi giao hàng triển lãm, về những chứng từ cần lập.
2.1.3 Mối quan hệ của người giao nhận với các bên a Chính phủ và các cơ quan khác
- Cơ quan Hải quan: thực hiện khai báo hải quan.
- Cơ quan Cảng: làm thủ tục thông qua Cảng.
- Ngân hàng Trung ương: để được phép giao dịch quốc tế.
- Bộ y tế: cấp phép y tế, kiểm dịch động, thực vật.
- Quan chức lãnh sự: xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ.
- Cơ quan kiểm soát nhập khẩu.
- Cơ quan cấp giấy phép vận tải. b Các bên tư nhân
Người chuyên chở, bao gồm chủ tàu, đường sắt, người vận chuyển đường bộ và doanh nghiệp vận tải thủy, thực hiện việc sắp xếp vận chuyển và lưu cước thông qua các đại lý khác.
- Người bảo hiểm hàng hóa.
- Ngân hàng thương mại: giao dịch thanh toán quốc tế, thanh toán chi phí cước và các khoản phí khác.
2.1.4 Vai trò và nghĩa vụ của người giao nhận
Ngành giao nhận trước đây chỉ thực hiện một số nhiệm vụ như xếp dỡ, lưu kho, lập kế hoạch vận tải nội địa và xử lý thủ tục giấy tờ Tuy nhiên, sự phát triển của thương mại quốc tế và tiến bộ kỹ thuật trong vận tải đã mở rộng vai trò của ngành giao nhận, cho phép họ đảm nhận nhiều công việc hơn trong chuỗi cung ứng.
Người giao nhận không chỉ thực hiện thủ tục hải quan và đặt tàu, mà còn cung cấp dịch vụ vận tải toàn diện theo yêu cầu của khách hàng Họ vừa là nhà vận tải đa phương thức, vừa là người tổ chức và lập kế hoạch vận tải Để tối ưu hóa hiệu quả kinh tế, người làm dịch vụ cần lựa chọn phương tiện, người vận tải và tuyến đường phù hợp, đồng thời sắp xếp quá trình vận tải qua nhiều loại phương tiện như đường thủy, đường bộ, đường sắt và đường hàng không, chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng trong suốt hành trình vận chuyển qua nhiều quốc gia.
Phát triển dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế không chỉ thúc đẩy tốc độ lưu thông hàng hóa xuất nhập khẩu mà còn giúp đơn giản hóa các chứng từ và thủ tục thương mại, hải quan Điều này thu hút doanh nghiệp nước ngoài hợp tác với doanh nghiệp trong nước, nâng cao sức cạnh tranh hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế Hơn nữa, sự phát triển này gia tăng nguồn thu ngoại tệ, góp phần cải thiện cán cân tài chính quốc gia, đồng thời liên kết chặt chẽ với sự phát triển kinh tế của đất nước.
1 Người giao nhận đóng vai trò là một đại lý của chủ hàng (Agent)
Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hàng hóa theo ủy thác của khách hàng nhằm bảo vệ lợi ích cho chủ hàng Đóng vai trò trung gian giữa người gửi hàng và người vận tải, cũng như giữa người vận tải và người nhận hàng, và giữa người bán với người mua.
Phòng ban quản lý nghiệp vụ
Bộ phận này thường chỉ có 2-3 nhân viên vậy nên khối lượng công việc những ngày trọng điểm khá là nhiều.
Trách nhiệm của Trưởng bộ phận:
Theo dõi lịch tàu hàng tuần và phân công công việc hợp lý cho nhân viên là rất quan trọng Việc giám sát và đôn đốc các thành viên trong bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Mỗi thứ Hai hàng tuần, bộ phận sẽ gửi email thông báo lịch phân công làm tàu cho ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan, đảm bảo mọi người nắm rõ nhiệm vụ và công việc của mình.
- Gửi báo cáo hàng nhập trong tháng đối với hàng rời và hàng cont.
- Bao quát chung công việc của bộ phận mình quản lý, hỗ trợ các thành viên khi có phát sinh sự cố
Trách nhiệm của Nhân viên chứng từ:
- Đảm bảo cập nhật thông tin về tàu và hàng đầy đủ, chính xác để thông tin kịp thới với khách hàng
Để đảm bảo quy trình khai hải quan cho tàu diễn ra suôn sẻ, cần cung cấp chứng từ hàng hoá chính xác cho bộ phận khai thác Mọi thay đổi liên quan đến tàu và hàng hoá cần được thông báo ngay lập tức cho đại lý để có phương án bổ sung và sửa đổi kịp thời.
Chúng tôi phối hợp chặt chẽ với bộ phận khai thác và kiểm kiện để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng, bao gồm cả hàng thừa thiếu và khiếu kiện của khách hàng liên quan đến chất lượng hàng hóa, nhằm đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ của chúng tôi.
Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu (LCL)
2.3.1 Thông tin lô hàng cụ thể
Vụn cao su (Rubber Powder Scrap) - Pallet C028
Bột canxi Carbonate (Calcium Carbonate) - Pallet D080
Bột Barium Sulphate (Barium Sulphate) - Pallet D081
Bột Zirconium Silicate (Zirconium Silicate) - Pallet D084
- Loại hàng: Hàng bao - Số lượng: 7 Pallet
Phương pháp giao nhận hàng bao cần tuân thủ quy trình kỹ thuật để hạn chế hư hỏng do bao bì bị rách, ướt, hay dính chặt Việc sử dụng công cụ và phương tiện xếp dỡ phù hợp với loại hàng là rất quan trọng để bảo vệ chất lượng sản phẩm Trong quá trình giao nhận, việc kiểm đếm chính xác số lượng và phân loại hàng hóa nguyên vẹn, còn tốt và hàng hóa bị hư hỏng là cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong vận chuyển.
- Cảng xếp hàng: Bangkok, Thailand.
- Cảng dỡ hàng: Hai Phong, Vietnam.
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu tại công ty NF
Tiếp nhận thông tin lô hàng từ đại lý nước ngoài
Kiểm tra, đối chiếu với
2.3.2 Quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng (LCL) tại công ty NorthFreight
Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng từ đại lý nước ngoài
Trước khi lô hàng cập bến Việt Nam, North Freight sẽ nhận thông tin chi tiết về lô hàng từ Đại lý nước ngoài, bao gồm các dữ liệu cần thiết cho bộ phận hàng nhập.
- Vận đơn chính (MB/L – Master Bill of Lading)
- Vận đơn phụ (HB/L – House Bill of Lading)
- Bản kê khai hàng hóa (Manifest).
- Các giấy tờ khác (nếu có).
Nhận giấy báo hàng đến
Khai báo E-Manifest và thông báo hàng đến cho chủ hàng
Thanh quyết toán với tài vụLập và phát lệnh giao hàng hoặc giấy ủy quyền
Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu với thông tin từ hãng tàu
Sau khi nhận thông tin về lô hàng, bộ phận hàng nhập cần kiểm tra tính chính xác của thông tin, bao gồm người gửi, người nhận, mã vận đơn chính và phụ, cùng tổng số lượng trên HB/L và MB/L Nếu thông tin chính xác, cần phản hồi cho đại lý nước ngoài Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu chứng từ, nhân viên hàng nhập phải liên hệ với đại lý để điều chỉnh Việc này phải được thực hiện ngay sau khi nhận chứng từ và trước khi tàu cập bến Đồng thời, nhân viên hàng nhập cần theo dõi và cập nhật thông tin từ hãng tàu để chủ động trong giao nhận hàng hóa.
Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến
Trước khi nhận được giấy báo hàng đến từ hãng tàu, đại lý giao nhận thường nhận được Shipping Advice từ đại lý nước ngoài, cung cấp thông tin cần thiết để tạo giấy báo hàng đến trước và lưu trữ thông tin trên ứng dụng của công ty.
Trước khi tàu cập cảng từ 1-3 ngày, hãng tàu hoặc Đại lý giao nhận sẽ gửi Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho North Freight Mẫu giấy này có thể khác nhau tùy theo từng hãng tàu, nhưng thường bao gồm các thông tin như tên tàu, chuyến, số vận đơn chính, thời gian dự kiến tàu vào, khối lượng, thể tích, số kiện, cảng bốc, cảng dỡ, kho khai thác (đối với hàng lẻ), mã số hồ sơ khai báo E-manifest, thời hạn khai báo E-manifest, mức phí áp dụng và những lưu ý khi nhận hàng.
Sau khi nhận giấy báo hàng đến, nhân viên cần kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa giấy báo và vận đơn chính Nếu phát hiện có sự khác biệt, họ phải ngay lập tức thông báo cho hãng tàu để kịp thời sửa đổi thông tin.
Chỉ còn 1 ngày trước khi tàu cập cảng, nhân viên cần nhanh chóng liên hệ với Đại lý nước ngoài để nhận thông báo về hàng đến Thông tin này sẽ là cơ sở để báo hàng cho khách hàng và thực hiện khai báo E-manifest.
Hình 2 1 Báo giấy báo hàng đến trên ứng dụng của công ty
Bước 4: Khai báo E-Manifest và thông báo hàng đến cho chủ hàng
Sau khi nhận được giấy báo hàng từ hãng tàu và xác nhận thông tin đã chính xác, nhân viên sẽ thực hiện nhập các thông tin còn thiếu vào giấy báo hàng đến, đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.
Sau khi đã hoàn thành thông tin thì sẽ xuất file excel Khi xuất file excel, hệ thống sẽ yêu cầu mã hồ sơ (tra mã từ Arrival Note)
Truy cập vào https://vnsw.gov.vn để khai báo E-Manifest, một phần của Cổng thông tin một cửa quốc gia Hệ thống này tích hợp các thủ tục hải quan và hành chính liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, cũng như quản lý người và phương tiện vận tải trong các hoạt động xuất cảnh, nhập cảnh và quá cảnh.
Mỗi công ty đại lý và dịch vụ hàng hải sẽ được cấp tài khoản để truy cập vào hệ thống Sau khi đăng nhập, người dùng chọn mục Cục hải quan và di chuyển đến phần quản lý hồ sơ cấp phép Tại đây, danh sách hàng hóa xuất/nhập khẩu và quá cảnh sẽ được hiển thị Để tìm đơn hàng cần khai báo, người dùng có thể dựa vào tên tàu, số chuyến hoặc mã hồ sơ.
Việc khai báo E-Manifest đã được gia hạn, cho phép sửa chữa và cập nhật thông tin nếu phát hiện lỗi trước khi hết hạn Tuy nhiên, nếu sai sót được phát hiện sau khi hết hạn, cần liên hệ ngay với cục Hải quan để điều chỉnh thông tin trước khi tàu cập cảng.
Dựa trên giấy báo hàng nhận được, North Freight sẽ gửi thông báo hàng đến cho khách hàng Đối với hàng nguyên Container FCL, thông báo này thường bao gồm các thông tin quan trọng như tên người nhận hàng, tên tàu, số chuyến, ngày tàu cập cảng và cảng đích.
Bước 5: Lập và phát lệnh giao hàng hoặc giấy uỷ quyền
Khi hàng hóa được khai thác bởi NorthFreight, sẽ lập lệnh giao hàng (03 bản) cho hàng nguyên Container và hàng gom lẻ Đối với hàng lẻ không do NorthFreight khai thác, cần lập giấy ủy quyền (03 bản) cho chủ hàng để lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu Lệnh giao hàng phải ghi rõ thông tin về người nhận, địa điểm giao, số vận đơn, trọng lượng và thể tích hàng Người lập lệnh giao hàng cần trực tiếp ký và đóng dấu, trong khi giấy ủy quyền sẽ được ký và đóng dấu bởi trưởng phòng Đại lý vận tải.
* Đối với hàng gom lẻ LCL do NorthFreight khai thác :
Hình 2 2 Khai báo E-Manifest thành công
Trước khi lấy được lệnh giao hàng, người nhận hàng phải xuất trình các chứng từ sau đây:
- Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy uỷ quyền (trường hợp chủ hàng uỷ quyền nhận hàng cho công ty khác)
Chủ hàng cần đệ trình 02 bản sao HB/L có đóng dấu Surrender hoặc Telex Release Nếu không có dấu này, phải nộp 01 bản gốc và 01 bản sao HB/L Đối với B/L theo lệnh, HB/L phải được ký hậu bởi người đã chỉ định.
Bộ phận hàng nhập sẽ tiếp nhận giấy giới thiệu và ủy quyền (nếu có) từ người nhận, sau đó cung cấp 02 lệnh giao hàng, 01 bản MB/L có chữ ký và đóng dấu của NorthFreight, cùng với 01 bản HB/L (bản sao) cũng có chữ ký và đóng dấu của NorthFreight Đồng thời, họ sẽ thu lại 01 bản HB/L đã được chủ hàng ký nhận lệnh giao hàng.
Sau đó, bộ phận hàng nhập sẽ lưu vào hồ sơ các chứng từ sau:
- Giấy uỷ quyền (nếu có)
- 01 bản HB/L (bản gốc nếu không có dấu Surrender hoặc Telex Release) đã được khách hàng ký nhận lệnh
* Đối với hàng gom lẻ LCL không do NorthFreight khai thác