Chương 2: Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu (LCL)
2.1. Khái quát chung về nghiệp vụ giao nhận
2.1.5. Các phương thức trong giao nhận hàng hóa
FCL (Full Container Load) là dịch vụ{vận chuyển đường biển{nguyên một container, phù hợp với doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa thường xuyên và có thể tích lô hàng trên 15 mét khối. Thông thường, kích thước của container vận tải chuyên dụng là container 20ft hoặc container 40ft.{
Hầu hết container được xếp đầy hàng hóa bên trong và đóng dấu tại gốc trong quá trình xuất khẩu. Sau đó, đơn vị vận chuyển có thể kết hợp hai hoặc nhiều hình thức khác nhau như đường biển và đường sắt; đường biển và đường bộ để trung chuyển container đến nơi tập kết.{
- Trách nhiệm của bên gửi hàng:
+ Vận tải hàng hóa từ kho chứa đến bãi container (CY) của cảng đi.
+ Chất xếp, đóng gói và chèn lót hàng hóa vào container.{
+ Đánh dấu mã hàng hóa và ký hiệu chuyên chở trên bao bì.{
+ Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì container theo quy định.{
+ Thanh toán chi phí liên quan cho tất cả công việc trên đây.{
- Trách nhiệm của bên nhận hàng:
+ Xin giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô{hàng.{
+ Xuất trình vận đơn hợp lệ cho đơn vị vận chuyển.{
+ Kiểm tra tình trạng bên ngoài của container so với mô tả trong vận đơn.{
+ Dỡ hàng ra khỏi container tại CY/kho để hoàn trả container rỗng cho đơn vị vận chuyển.{
+ Chi trả chi phí có liên quan cho tất cả công việc trên đây.{
- Trách nhiệm của bên vận chuyển:
+ Phát hành vận đơn nhận hàng.{
+ Bảo quản hàng hóa đúng chuẩn trong container.{
+ Xếp container từ bãi chứa ở cảng gửi lên tàu.
+ Hạ container từ tàu xuống bãi chứa ở cảng đến.{
+ Bàn giao container cho bên nhận hàng có vận đơn hợp pháp. Sau đó, thu hồi vận đơn.{
+ Chi trả toàn bộ chi phí xếp dỡ container lên/ xuống tàu.{
b) Hàng lẻ (Less than Container Load)
LCL (Less than Container Load) là dịch vụ vận tải container cho hàng lẻ, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu gửi hàng số lượng ít đến quốc gia khác thông qua đường biển.{
Bản chất của LCL là kết hợp nhiều lô hàng khác nhau, được sắp xếp, phân loại và đóng chung vào một container. Sau đó, đơn vị vận chuyển tiến hành đưa container từ cảng xếp đến cảng đích. Toàn bộ quá trình đóng chung với nhau như vậy gọi là gom hàng hoặc consolidation.
- Trách nhiệm của bên gửi hàng:
+ Vận tải hàng hóa đến kho CFS của cảng đi và thanh toán chi phí liên quan.{
+ Cung cấp chứng từ thương mại, vận tải và thủ tục xuất nhập khẩu cho bên gom hàng (nếu CFS là kho thường). Trong
trường hợp CFS là kho ngoại quan thì bên gửi hàng phải hoàn tất thủ tục xuất khẩu.{
+ Tiếp nhận vận đơn của bên gom hàng (Bill of Lading) và trả cước hàng lẻ.{
- Trách nhiệm của bên nhận hàng:
+ Xin giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng.{
+ Xuất trình vận đơn hợp lệ cho bên gom hàng để tiếp nhận lô hàng.{
+ Thanh toán cước phí (nếu lựa chọn dịch vụ trả sau).
- Trách nhiệm của bên vận chuyển:
+ Tiếp nhận lô hàng LCL tại kho CFS, sau đó phát hành vận đơn cho bên gửi hàng.{
+ Đóng hàng vào container.
+ Đưa hàng ra cảng gửi, bắt đầu quá trình vận chuyển.{
+ Khi đã cập bến, đơn vị vận chuyển tiến hành dỡ container ra khỏi tàu đưa về kho CFS.{
+ Bàn giao lô hàng LCL cho bên chủ hàng.{
+ Thực hiện thu hồi vận đơn.{
2.1.6. Các chứng từ giao nhận hàng hóa 1. Vận tải đơn (Bill of Lading)
Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa được xếp lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.
Vận đơn có 3 chức năng chính:
- Là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu hàng hóa với số lượng, loại hàng, tình trạng cụ thể để vận chuyển hàng hóa từ cảng gứi đến
cảng trả hàng. Như vậy vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấp cho người gửi hàng.
- Dùng để định đoạt và nhận hàng hay là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa được ghi trong vận đơn.
- Bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đường biển đã được ký kết.
Các vận tải đơn xuất hiện trong quá trình giao nhận:
- - Vận đơn chính (MB/L – Master Bill of Lading): bao gồm số vận đơn, tên tàu, chuyến, hãng khai thác (hãng đứng ra làm đại lý giao nhận ở nước ngoài), cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, khối lượng, thể tích, số kiện, số container, số seal, ngày cấp vận đơn, ngày xếp hàng lên tàu…
- - Vận đơn phụ (HB/L – House Bill of Lading): bao gồm số vận đơn, tên tàu, chuyến, tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, khối lượng, thể tích, số kiện, ngày cấp vận đơn, ngày xếp hàng lên tàu…Để đảm bảo tính chính xác, tên tàu, chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, khối lượng, thể tích, số kiện giữa vận đơn chính và vận đơn phụ phải khớp nhau (trường hợp 1 vận đơn chính có nhiều vận đơn phụ thì tổng khối lượng, tổng thể tích, tổng số kiện trên các vận đơn phụ phải bằng khối lượng, thể tích, số kiện trên vận đơn chính.
2. Hóa đơn (Invoice)
Hóa đơn là chứng từ xác nhận thanh toán giữa người bán và người mua trong quá trình trao đổi hàng hóa. Hóa đơn thương mại là chứng từ được sử dụng trong quá trình làm thủ tục xuất, nhập khẩu, là cở sở để tính các loại phí.
Một số trường hợp vẫn nhầm lẫn giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu. Hóa đơn xuất khẩu dùng để làm chứng từ khai báo thuế, nộp thuế, còn hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán.
3. Hợp đồng mua bán (Sale Contract)
Theo khoản 1 Điều 3 Luật Thương mại 2005, hợp động thương mại được hiểu là: hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác.
Theo quy định trên, có thể hiểu hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận giữa các bên để thực hiện hoạt động thương mại nhằm mục đích sinh lợi.
Hoạt động thương mại gồm: Mua bán hàng hóa; cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác.
Các điều khoản trong hợp đồng mua bán sẽ liên quan đến hoạt động thương mại của các thương nhân. Tuy nhiên, các điều khoản này vẫn cần đảm bảo được theo quy định của pháp luật hợp đồng nói chung và thường gồm các điều khoản cơ bản sau:
+ Đối tượng của hợp đồng;
+ Chất lượng;
+ Giá trị hợp đồng;
+ Phương thức, thời hạn thanh toán;
+ Quyền và nghĩa vụ của các bên;
+ Các phương thức giải quyết khi xảy ra tranh chấp;
+ Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng,...
4. Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation)
Booking là chủ hàng thực hiện thao tác đặt chỗ với các hãng tàu để giữ một vị trí hàng hóa của mình khi gửi hàng bằng tàu vận chuyển. Thông thường việc thực hiện booking sẽ do bên Forwarder đảm nhận thông qua việc họ liên lạc và lấy thông tin trực tiếp từ các hãng tàu.
Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) trong xuất nhập khẩu là xác nhận việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng để vận chuyển hàng hóa. Booking Confirmation còn được hiểu là việc lưu khoang/Giấy lưu cước.
5. Phiếu đóng gói (Packing List)
Là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc đồng tiền thanh toán. Nội dung chú trọng là: phương thức đóng hàng, trọng lượng và kích thước.
{Packing List{chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa, hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Từ đó sẽ giúp tính toán được:
+ Khoảng trống trong kho hoặc bãi để xếp dỡ;
+ Bố trí phương tiện vận tải và phương tiện, dụng cụ xếp dỡ;
+ Công nhân xếp dỡ hàng và các thiết bị chuyên dụng;
+ Vị trí cụ thể của mặt hàng khi phải kiểm hàng hóa hoặc trong quá trình làm thủ tục hải quan.
6. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra/vào lãnh thổ Việt Nam.
Truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua mạng. Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua
lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10%
hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
7. Giấy báo hàng đến (Arival Notice)
Giấy báo hàng đến (A/N) là thông báo mà đại lý, hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải đường biển gửi cho chủ hàng (người nhận) để thông báo về ngày lô hàng đến điểm đích.
Thông báo hàng đến là một chứng từ vận chuyển hàng hóa được phát hành bởi hãng tàu hoặc các đại lý hãng tàu, công ty vận tải, được thực hiện 3- 5 ngày trước khi hàng hóa dự kiến đến.
Người phát hành giấy báo hàng đến:
+ Hãng tàu phát hành A/N tới khách hàng: Khi khách hàng trực tiếp thuê dịch vụ vận chuyển của hãng tàu đối với hàng FCL.
+ Đại lý hãng tàu, công ty giao nhận vận tải phát hành A/N tới khách hàng: Khi khách hàng thuê dịch vụ vận chuyển từ bên thứ 3 là Đại lý hãng tàu, công ty vận tải đang giao kết với hãng tàu. Hãng tàu phát hành A/N tới đại lý hoặc đơn vị vận tải, sau đó, đơn vị này sẽ phát hành giấy báo hàng đến lại tới khách hàng, áp dụng cho hàng FCL và LCL.
8. Lệnh giao hàng (Delivery Order)
Là chứng từ {trong vận tải quốc tế do hãng vận tải phát hành cho chủ hàng hoặc shipper thực hiện trình lên cơ quan
giám sát hàng hóa để có thể lấy hàng khỏi bãi hàng, container…
Trên{D/O{sẽ thể hiện: người giữ hàng (shipper) và người nhận hàng (consignee). Chủ hàng muốn nhận được{hàng{bắt buộc phải có lệnh giao hàng từ hãng tàu gửi cho shipper.{Lệnh giao hàng được các hãng tàu hoặc các đơn vị forwarder phát hành cho consignee. Các consignee này sẽ lấy D/O được phát để cung cấp cho cơ quan hải quan sau đó lấy hàng khi tàu đã cập cảng. Cũng có thể hiểu rằng D/O là lệnh của người giữ hàng chỉ thị cho đơn vị nhận hàng lấy hàng.
2.1.7. Các chi phí trong giao nhận hàng hóa Các khoản chi phí trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu gồm có:
- Phụ phí THC (Terminal Handling Charge): phụ phí xếp dỡ tại cảng là khoản phí thu trên mỗi container để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại cảng, như: xếp dỡ, tập kết container từ CY ra cầu tàu… Thực chất cảng thu hãng tàu phí xếp dỡ và các phí liên quan khác và hãng tàu sau đó thu lại từ chủ hàng (người gửi và người nhận hàng) khoản phí gọi là THC.
- Phí Handling (Handling Fee): Handling là quá trình một Forwarder giao dịch với đại lý của họ ở nước ngoài để thỏa thuận về việc đại diện cho đại lý ở nước ngoài tại Việt Nam thực hiện một số công việc như khai báo manifest với cơ quan hải quan, phát hành B/L, D/O cũng như các giấy tờ liên quan. Phí handling là một loại phí do hãng tàu hoặc forwarder lập ra thu của người vận chuyển (shipper) hoặc người nhận (consignee) nhằm bù đắp chi phí take care lô hàng của bạn chẳng hạn như phí giao dịch giữa đại lý của hãng tàu/forwarder, chi phí làm manifest và chi phí làm D/O ( mặc dù đã thu phí D/O), chi phí điện thoại, chi phí khấu hao…. Vì bất kể một lô hàng nào có
đơn giản đến mức nào đi nữa thì hãng tàu và forwarder cũng phải mất thời gian ra để xử lý.
- Phí D/O (Delivery Order Fee): là phí lệnh giao hàng, phí này phát sinh khi hàng cập cảng đến và hãng tàu/forwarder làm D/O lệnh giao hàng để người nhận mang D/O này ra cảng xuất trình với hải quan để lấy hàng.
- Phí chứng từ(Documentation Fee): khi shipper hay consignee nhờ forwarder thực hiện các thủ tục giấy tờ như Packing List, Commercial Invoice, Sales Contract,… thì họ thu phí đó gọi là phí chứng từ.
- Phí B/L (Bill of Lading Fee): tương tự như phí D/O nhưng mỗi khi có một lô hàng xuất khẩu thì các Hãng tàu / Forwarder phải phát hàng một cái gọi là{Bill of Lading{(vận tải đơn bằng đường biển)
- Phí khai hải quan cho hàng thông thường: Khi nhập hàng qua cửa khẩu, bạn sẽ phải trả mức phí và lệ phí hải quan, bao gồm phí tờ khai hải quan cho mỗi tờ khai. Ngoài ra, nếu hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu bị tình nghi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, bạn cũng sẽ phải trả thêm phí hải quan kiểm tra, giám sát và phí tạm dừng làm thủ tục hải quan.
- Phí vận tải (Freight Cost): là khoản phó mà người mua hoặc người bán phải trả cho bên thực hiện vận chuyển hàng hóa.
Hiểu một cách ngắn gọn, phí vận tải là số tiền mà doanh nghiệp phải trả khi có nhu cầu chuyển hàng. Hiện nay có hai cách để thanh toán cho việc vận chuyển hàng hóa:
Freight Prepaid (Vận chuyển hàng hóa trả trước):{Người gửi hàng thanh toán cước phí và có quyền sở hữu hàng hóa đó cho đến khi người nhận hàng nhận hàng và thanh toán hóa đơn.
Freight Collect (Thu thập cước phí):{Người nhận hàng thanh toán cước phí và có quyền sở hữu khi người vận chuyển nhận hàng.
- Phí VGM (Verified Gross Mass): VGM là để hãng tàu biết được trọng lượng của container hàng hóa, để có thể kiểm soát tải trọng và thực hiện công tác xếp dỡ hàng lên xuống tàu.
Nếu trọng lượng của hàng vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép thì hãng tàu có quyền từ chối không vận chuyển hàng hóa, hoặc có thể yêu cầu rút bớt hàng trước khi được xếp lên tàu. Bộ phận khai thác tàu cần được thông báo VGM để có thể bố trí sắp xếp vị trí cho từng container hàng trên tàu. Theo quy tắc chung là từ nặng đến nhẹ (dưới lên cao).
- Phí bốc dỡ (Stevedore): Stevedore có thể hiểu là người điều hành kho cảng được chỉ định để tạo điều kiê ¨n thuận lợi cho hoạt động bốc dỡ tàu hàng và các hoạt động kho cảng khác (còn được gọi là người khuân vác).
- Phí CFS (Container Freight Station Fee): Mỗi khi có một lô hàng lẻ xuất / nhập khẩu thì các công ty Consol / Forwarder phải dỡ hàng hóa từ container đưa vào kho hoặc ngược lại và họ thu phí CFS để bù đắp chi phí giữ hàng và chi phí kho bãi.
- Phí CIC (hoặc CIS, EIS, POS tùy cách đặt tên của các hãng tàu): là phụ phí mất cân đối vỏ container hay còn gọi là phí phụ trội hàng nhập. Có thể hiểu nôm na là phụ phí chuyển vỏ container rỗng. Đây là một loại phụ phí cước biển mà các hãng tàu thu để bù đắp chi phí phát sinh từ việc điều chuyển (re-position) một lượng lớn container rỗng từ nơi thừa đến nơi thiếu.
- Phí lưu Container tại bãi cảng (Demurrage Charge – DEM /Storage Fee):
Nếu vì lý do nào đó bạn giao container về bãi nhưng sau closing time quy định và hàng không kịp xếp lên tầu dự kiến.